DOCUMENTOS QUE SE GENERAN EN EL CICLO DE COMPRAS

Auditoría del ciclo de adquisiciones y pagos (compras y pagos)

La adquisición de mercancías y servicios incluye partidas como la adquisición de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento e investigación y desarrollo. El ciclo no incluye la adquisición y pago de servicios de empleados, ni tas transferencias internas y distribución de costos dentro de la organización. Lo primero forma parte del ciclo de nóminas y personal, Y lo segundo pasa a auditoria como parte de la verificación de activos o pasivos individuales. El ciclo de adquisiciones y pagos también excluye la adquisiciones y pagos de capital (deuda que genera intereses y capital) social que se considera en forma separada.

El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancías y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas también son una clase de transacción.

Existe un número mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa típica.

Procesamiento de las órdenes de compra.

El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancías o servicios por el personal del diente. 1a forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria depende de la naturaleza de las mercancías y servicios, y de la política de la empresa.

Requisición de compra: Solicitud de mercancías y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede tomar la forma de una petición de adquisición de materiales por un superintendente o el supervisor del almacén, reparaciones externas por personal de oficina o de fábrica, o de una póliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo.

Orden de compra: Documento que identifica la descripción, cantidad e información relacionada con las mercancías y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorización, para la adquisición de mercancías y servicios.

Controles internos: La autorización correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta función, porque asegura que las mercancías y servicios se adquieran para propósitos autorizados de la organización y evita la adquisición de partidas excesivas o innecesarias. La mayoría de las compañías permiten la autorización general para la adquisición de necesidades regulares de operación, como inventario, en un nivel, y para la adquisición de activo fijo o partidas similares en otro nivel. Por ejemplo, las adquisiciones de activos fijos que rebasan un límite especifico en dinero necesitan la intervención del consejo de administración; las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como pólizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados funcionarios; los

suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad señalada son aprobados por los supervisoras y jefes de departamento; y algunos tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automática que bajan a un nivel predeterminado.

Personal y nóminas

El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión, y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora.

El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías. En segundo lugar, la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y dé construcción, que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta, por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.

FUNCIONES EN EL CICLO, DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Y CONTROLES INTERNOS.

El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nóminas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta.

PERSONAL Y EMPLEO

El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento también es una fuente independiente de registros para la verificación interna de la información sobre salarios.

Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación, investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizadas, evaluaciones del desempeño y terminación del empleo.

Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por nómina, incluyendo el número de exenciones para la retención de impuesto sobre ingresos, bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales.

Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La fuente de la información es un contrato laboral, autorización por la administración, o en el caso de funcionarios, la autorización del consejo de administradores.

PAGO DE LA NÓMINA

La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su robo.

Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempeñó. Se prepara el cheque como parte de la función de formulación de la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado.

FUNCIONES Y RESPONSABLES QUE INTERVIENEN EN EL CICLO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización

Funciones:

1. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

2. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

3. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

Procedimientos de compras.

Requisición o solicitud de materiales. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio determinado. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido. Número de orden de compra. Nombre y dirección del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y de pago Cantidad de artículos solicitados Número de catálogo Descripción Precio unitario y total Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden.

Firma autorizada

Cotización

Es un documento manejado por los proveedores y en él se manifiestan a sus posibles clientes, las condiciones de entrega, de pago, calidad, cantidad y garantía de los materiales que están en posibilidades de ofrecer.

La orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio determinado. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido Número de orden de compra Nombre y dirección del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y de pago Cantidad de artículos solicitados Número de catálogo Descripción Precio unitario y total Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la órden Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Pedido

Es el documento que utilizamos para que a través de la misma nos solicite los artículos deseados.

Este comprobante es de uso interno para control de Stock de los productos solicitados.

La operación se formaliza luego de concretar el Pago o la Seña de los productos. En ese caso se procede a Facturar y Enviar los productos

Recepción y comprobación de los materiales

Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción.

Este formato contiene:

Nombre del proveedor Número de orden de compra Fecha en que se recibe el pedido, Cantidad recibida Descripción de los artículos Diferencia con la orden de compra (artículos dañados) Firma autorizada

El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las copias también se envían al departamento de contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de compra, además se adjunta una copia de los materiales que van al almacén.

El registro de proveedores

El Archivo de Proveedores, es un registro que se lleva principalmente para que sirva de ayuda al empleado que mecanografía el pedido. Es una lista de todos los proveedores y sus respectivas direcciones postales completas. Este archivo sirve para simplificar el trabajo del comprador, quien anota en las requisiciones de compras el nombre del vendedor que recibirá el pedido, así como del empleado que lleva los pedidos, quien anota los datos suplementarios que copia del archivo. También se debe anotar en eses archivo los siguientes datos: giro a que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombres de los representantes, funciones, etc.

En cuanto a las condiciones exigidas por las empresas para ser proveedoras estas son referentes a: Condiciones de entrega, es decir el lugar donde llegará la mercancía, el tiempo en que las entregarán, etc.; de pago, es decir a crédito o de contado; calidad; cantidad; garantía de los materiales, etc.

Diagrama de responsabilidades de los que intervienen en el Ciclo de Compras

ANEXOS (Ejemplos de Formatos)

FPC002

FECHA:_________________

ASUNTO: SOLICITUD DE AUMENTO DE PRESUPUESTO

C. _________________________

Director Ejecutivo

P R E S E N T E

El área de Recursos Materiales solicita a través de este documento el aumento de presupuesto por

la cantidad de $________________, ya que el presupuesto que se había asignado no cubre el

monto de la cantidad a pagar. Por tal motivo se hace esta solicitud para adquirir el material de la

orden numero __________ con fin de que las actividades de la organización no se vean afectadas.

Sin más por el momento me despido enviándole un cordial saludo

_________________________

NOMBRE Y FIRMA

DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES

FORMATO PARA SELECCION DE PROVEEDORES

Nombre de la empresa: _____________________________________________

Domicilio: ______________________ Ciudad: _________________________

Teléfono: _________________ Correo Electrónico: ____________________

Propietario o representante legal: ___________________ RFC: ____________

PUNTOS CRITERIOS CALIFICACIÒN

20 1.- Cumple los requisitos fiscales (No cumple 0 puntos, si cumple 20 puntos)

20 2.- porcentaje de descuento ofertado en compras al mayoreo (5%, 7 Pts., 10%, 10 Pts., 15 % o más, 20 Pts.)

16 3.- Ofrece crédito (no 0 pts., 15 días 8 pts., 30 días 12 pts., 45 días o más 16 pts.)

16 4.- Horario de servicio (vespertino 8 pts., matutino 12 pts., mixto 16 pts.)

10 5.- Medios de comunicación para solicitar productos (teléfono 5 pts., fax 7 pts., Internet 10 pts.)

10 6.- transporte para entrega de productos a domicilio (no cuenta 0 pts., si cuenta 10 pts.)

8 7.- Cuenta con un catálogo de productos (no tiene 0 pts., si tiene 8 pts.)

TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS

Comentarios: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Resultado menor a 85 puntos SE ACEPTA

Resultado mayor o igual a 85 puntos. SE RECHAZA

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

Fecha de orden de compra: __________________ Número de compra: _______

Nombre del proveedor: ______________________________________________

CANTIDAD DESCRIPCION COSTO UNITARIO COSTO TOTAL

TOTAL

Comentarios: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Elaboro Autorizo

_____________________ __________________________

Director Recursos Materiales Director Financiero

FECHA: _________________

ASUNTO: SUSPENSIÓN DE ORDEN DE COMPRA

C. _________________________

Director de Recursos Materiales

P R E S E N T E

Por este medio se le informa que la orden de compra con número ______________ no

podrá ser adquirida por la organización debido a:

____________________________________________.

Por este motivo se le constar que la orden será suspendida hasta nuevo aviso.

Sin más por el momento me despido enviándole un cordial saludo.

_________________________

NOMBRE Y FIRMA DIRECTOR EJECUTIVO