CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

TALLER

Luisa Fernanda Navarro Olaya.

Juan Manuel Suarez Guataqui

GRUPO 4

Universidad del Quindo

Ciencia de la informacin y la documentacin, bibliotecologa y archivstica.

BOGOT, D.C. 2014

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

TALLER

Luisa Fernanda Navarro Olaya.

Juan Manuel Suarez Guataqui

Grupo 4

Luz Marina Arias Gonzlez

Tutora.

Universidad del Quindo

Ciencia de la informacin y la documentacin, bibliotecologa y archivstica.

BOGOT, D.C. 2014

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

TALLER

1. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas?

La gestin documental es una de las reas que ms inters despierta en todo tipo de

empresas. La promesa del ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la

agilidad Muchas ventajas relacionadas con la adopcin de un sistema de este tipo, pero

qu es exactamente, qu define a un sistema de gestin documental y qu es lo que

podemos esperar de l, qu hace falta para que funcione?

Normalmente, cuando hablamos de estos sistemas lo primero que se nos viene a la

cabeza es escanear documentos para deshacernos del papel. Sin embargo esto es slo

rascar la superficie. La gestin documental, al menos la efectiva, supone adoptar otras

medidas de mayor calado que la simple digitalizacin de papeles, medidas que afectan a

cmo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en l. Demos un repaso

a las principales reas que debera englobar un sistema de este tipo para que se pueda

considerar como un elemento definitorio en la modernizacin de nuestra compaa.

Digitalizacin e indexacin de documentos: la digitalizacin o el almacenamiento digital

de cualquier documento es slo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe

contar con algn mtodo de referenciacin o indexacin (automtico o no), que nos

permita luego ser capaces de encontrar la documentacin que necesitamos sin grandes

esfuerzos.

Enlace con el sistema de gestin: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos

que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa estn relacionados

de una u otra forma con su gestin (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestin

documental dentro de nuestro sistema de gestin empresarial puede suponer un gran

ahorro de tiempo en la catalogacin de los documentos. Cada fichero estar relacionado

con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestin. Integrando

ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la bsqueda de informacin,

puesto que la efectuaremos desde la misma aplicacin con la que gestionamos nuestra

compaa.

Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De

facturacin a contabilidad, de ah a gerencia para su revisin, de gerencia al

departamento tcnico Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestin

documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por s mismo, mediante el

software de gestin de la empresa o mediante otra aplicacin) todo ese vaivn de

documentacin se puede reducir al mnimo o eliminar completamente. Si os suena esta

situacin, seguro que apreciaris la mejora productiva que puede suponer.

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin

de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la

produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la

disposicin final de los documentos.

Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se

determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se

desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del

documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

Produccin,

Recepcin,

Distribucin,

Trmite,

Organizacin,

Consulta,

Conservacin, y

Disposicin final de documentos.

2.2.5.1 PRODUCCIN DOCUMENTAL

DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus

funciones. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Artculo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Cdigo Penal

Artculos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los

documentos pblicos.

Artculo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Cdigo de Procedimiento Penal

Artculo 261. Sobre el valor probatorio de documento pblico.

Artculos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Cdigo de Comercio

Artculo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales

- medios para el asiento de operaciones

Artculo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artculo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden

los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artculo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentacin indispensable Registro proponentes Cmaras de

Comercio

Decreto 2150 de 1995

Artculos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos nicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las

entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de

tinta hmeda.

NTC 1673 Papel y cartn: papel para escribir e imprimir.

NTC 2223:1986 Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco

flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas.

NTC 3393. Elaboracin documentos comerciales.

NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y

durabilidad.

2. Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una

organizacin?

LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es una unidad que hace parte del programa de gestin documental, est encargada de la

gestin de manera organizada y normalizada, de los servicios de recepcin, radicacin y

la distribucin de las comunicaciones de una entidad, con el fin de integrar esta

documentacin, de manera adecuada a los procesos que se realizan en los archivos de

gestin, central e histrico.

Las comunicaciones representan gran parte de la documentacin producida por una

empresa, por lo mismo se requiere un ente de control para las mismas, la unidad de

correspondencia gestiona toda esta documentacin de manera adecuada y regularizada,

contribuyendo con los dems procesos de la empresa y con el posterior archivado de esta

documentacin, es ah, donde recae su importancia dentro de una entidad u organizacin.

3. Explique en forma escrita y mediante imgenes o fotografas, cada uno de los

procesos de la Gestin Documental con su definicin, normatividad y

actividades.

Planeacin:

En esta etapa del proceso de la Gestin documental la entidad s encarga de identificar la

dependencia productora de documentos, la creacin de documentos, y los medios y

tcnicas de produccin.

Recepcin:

En este proceso se realizan las actividades de recepcin, radicacin y registro de la

documentacin.

Distribucin:

Se identifica si el documento es interno o externo, se realizan todas las actividades para

el envi de estos, como o son la definicin de los medios de distribucin, los mtodos de

empaque y embalaje, el control de guas y planillas, y las dems actividades realizadas

bajo los parmetros adecuados.

Tramite:

En esta rea se reciben las solicitudes de trmite y se hace las respectivas respuestas a

estas.

Organizacin:

Esta etapa de la gestin documental es la encargada de la clasificacin, ordenacin y

descripcin de los documentos, por medio de la identificacin de los documentos, el uso

de las TRD y las TVD, los sistemas de organizacin, a realizacin de las series, la

foliacin, el anlisis de la informacin del documento, entre otros.

Consulta:

En este procesos se realiza la formulacin de la consulta, se hace una estrategia de

bsqueda y posteriormente se da una respuesta al usuario que solicito la informacin.

Conservacin:

Se hace un diagnostico sobre las particularidades que pueden causar el deterioro del

documento, si el documento llega a tener algn deterioro se repara el documento y se

acondiciona el ambiente de tal manera que ningn agente intervenga con el deterioro de

este, se realizan limpiezas y dems actividades que impidan que los hongos, humedad,

polvo, bacterias, puedan incidir en la descomposicin del documento.

Disposicin final de los documentos:

Se hace una revisin de los documentos y se verifica en las tablas de retencin

documental, para ver si el documento debe ser pasado al archivo central o el archivo

histrico, dependiendo en la etapa del ciclo vital que se encuentre. Esto se establece

cuando el documento deja de ser consultado con la misma frecuencia.

4. Compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que dice el mencionado

decreto sobre los procesos de la gestin Documental y realice las respectivas

observaciones al respecto.

mbito de aplicacin. El presente decreto comprende a la Administracin Pblica en sus

diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades

territoriales indgenas y dems entidades territoriales que se creen por ley; de las

divisiones administrativas;

Las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, a las entidades del Estado en las

distintas ramas del poder; y dems organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley

General de Archivos).

Artculo 2. Tipos de informacin. Las normas del presente decreto se aplicarn a

cualquier tipo de informacin producida y/o recibida por las entidades pblicas, sus

dependencias y servidores pblicos, y en general por cualquier persona que desarrolle

actividades inherentes a la funcin de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta,

independientemente del soporte y medio de registro (anlogo o digital) en que se

produzcan, y que se conservan en:

a) Documentos de Archivo (fsicos y electrnicos).

b) Archivos institucionales (fsicos y electrnicos).

c) Sistemas de Informacin Corporativos.

d) Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e) Sistemas de Administracin de Documentos.

f) Sistemas de Mensajera Electrnica.

g) Portales, Intranet y Extranet.

h) Sistemas de Bases de Datos.

i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio

(anlogo o digital), etc.

j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia)

k) Uso de tecnologas en la nube.

5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.

Este decreto reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58

y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin

Documental para todas las entidades del Estado.

Supone un significativo avance para el pas en lo referente a la gestin documental, y

permitir a las entidades pblicas que forman parte del Sistema Nacional de Archivos

contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del pas, a

partir de los cambios en aspectos normativos, tecnolgicos y de poltica pblica, que han

impactado los procesos de gestin documental del Estado.

El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia contribuirn

a la eficiencia y la transparencia de la administracin pblica, incorporando en su

desarrollo los beneficios de los avances tecnolgicos y la aplicacin de las TIC en este

campo de la funcin archivstica.

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades pblicas, en la adecuada

gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos y en la obligacin de elaborar

el Programa de Gestin Documental y la normalizacin de los Procesos Tcnicos para

cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestin Documental

Electrnica en las Entidades el Estado.

Entre los aspectos que ms nos han llamado la atencin y donde ABOX se posiciona de

una manera importante del lado legislativo:

La consideracin de cualquier tipo documental, incluyendo informacin en la nube,

como documento de archivo, es decir, sujeto a control archivstico .La neutralidad

tecnolgica impuesta a las Administraciones. Parece que termin la poca en la que se

recomendaban ciertas marcas a las organizaciones, algo claramente contrario a los

intereses del propio Estado. La integralidad del proceso de gestin documental, en lnea

con los requisitos de la nueva ISO-30301 y de la ISO-15489, actualmente en fase de

revisin por ISO.

La obligatoriedad del Programa de Gestin Documental para todas las administraciones,

que ya impuesto desde la Ley 594 en 2000, pero que hasta la fecha ha surtido poco

efecto. Interoperabilidad con otros aplicativos .Posibilidad de uso del soporte electrnico

como evidencia para el archivo, algo que ya estaba regulado, pero que en los ltimos

decretos del Gobierno se expone cada vez con mayor claridad y concrecin. Metadatos

mnimos para los tipos documentales.

6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.

Se emiten algunas recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir o

desarrollar sistemas de gestin de documentos, asegurando la gestin de los documentos

durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la informacin, la

preservacin y acceso a los documentos y a la interoperabilidad con los sistemas de

informacin existentes o futuros.

Se trata de ajustar el sistema Orfeo a la norma ISO 15489 Y AL MOREQ. Para dar

condiciones de seguridad a la informacin, la preservacin y acceso a los documentos y

la interoperabilidad con los sistemas de operacin existentes y futuros.

7. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos y los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada

fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico)

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan

los documentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final, siendo esta su

eliminacin o su conservacin permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los

criterios establecidos desde su creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el

transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada

documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administracin

y valor secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica).

La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 por una

comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de informacin que

posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de los documentos no solo en su

organizacin sino tambin en la mayora de las entidades tanto pblicas como privadas

alrededor del mundo.

Esta teora se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de

archivo dentro de una organizacin, estas son:

Primera edad: Cubre desde la creacin del documento y el trmite de la informacin que

contiene.

Segunda edad: informacin que no es consultada frecuentemente pero que todava tiene

un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede

utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacin estrecha con

su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de

Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con las Tablas de Retencin

Documental y por las Tablas de Valoracin Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por ser de uso

frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan ms de

cincuenta aos.

Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente. Corresponde a los

archivos histricos.

Para la correcta comprensin de cmo se decide el tiempo de permanencia de los

documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes

trminos

Tabla de Retencin Documental: La Tabla de Retencin Documental es un listado de

las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa

del ciclo vital de los documentos.

Tabla de Valoracin Documental: La Tabla de Valoracin Documental es un listado de

las series documentales correspondientes a fondos acumulados, 1

Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,

emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de

sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre

otros.2

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas

especficas..

Archivo de Gestin Documentacin activa Valores Primarios

Administrativo

Legal

Contable

fiscal

Tcnico

Archivo Central Documentacin semiactiva Valores Primarios

Evidencial

Testimonial

Informativo

Archivo Histrico Documentacin inactiva Valores Secundarios

Histrico

Cultural

Investigativo

Cientfico

8. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar

el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin.

ETAPAS PARA LA PRODUCCIN DE DOCUMENTOS DIGITALES.

Juan Manuel Suarez Guataqui.

Generacin de lotes de documentos para digitalizar con relacin impresa.

Digitalizacin de documentos.

Preparacin y depuracin de documentos.

Rearmado de documentos de lotes ya digitalizados y validados cotejando con relacin

primaria.

Recepcin en ventanilla de documentos de entrada o salida.

Recepcin y devolucin de lotes cotejando con relacin impresa.

Generacin del reporte de digitalizacin, para revisin del lote y detectar errores.

Flujo principal

Procesos secundarios

Envo de cintas de respaldo a la bveda de seguridad.

Respaldo trimestral encinta de los servidores

TIFF y UCM.

Publicacin y consulta de documentos digitales puestos a disposicin del usuario y de

otros procesos

Transferencia de los lotes digitalizados y validados al servidor TIFF del IMPI.

Reproceso del lote, si es necesario.

Revisin de imgenes e ndices de cdigo de barras reconocidos por el software de

digitalizacin.

(Migracin de imgenes)

Integracin de los lotes digitalizados al servidor de documentos digitales (UCM) por

medio de un programa de migracin. Gua del Procedimiento Operacional para la

Produccin de Documentos Digital

ETAPAS POR LAS QUE PASA UNA CIRCULAR EN UN ARCHIVO.

Luisa Navarro Olaya

Primero la circular es creada por el jefe de personal para comunicar un cambio en los

horarios.

Despus de esto la circular pasa al proceso de recepcin en el archivo de la entidad,

donde se radica y registra el documento.

Luego se organiza el documento (circular cambio de horario), en el archivo

correspondiente, despus del anlisis de la informacin contenida en el documento. El

documento pasa al archivo de gestin por ser un documento reciente. Se establece en las

tablas de retencin documental el tiempo que va permanecer en este archivo.

Posteriormente se hace un anlisis de las particularidades pueden ocasionar un dao en el

documento (circular cambio de horario).

Cuando el documento cumple su ciclo en el archivo de gestin, se hace una evaluacin

para ver si el documento debe pasar al archivo central.

Pasa al archivo central donde se somete de nuevo a una clasificacin y se especifica de

nuevo el tiempo que ahora debe pasar en este archivo hasta que se hace una nueva

evaluacin para ver si el documento debe pasar al archivo histrico o por el contrario

debe eliminarse.

Despus de la segunda valoracin del documento, se dispone que la circular cambio de

horario debe ser eliminada, por no representar algn valor importante histrico para la

entidad creadora.

9. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o

etapas.

El valor es un concepto archivstico y lo proporciona la utilidad que los documentos

tienen como antecedente administrativo para el productor. Cuando la tramitacin

administrativa an no ha concluido, el valor administrativo de un documento es evidente.

El documento se consulta con frecuencia para que sirva de soporte la gestin

administrativa, pero el valor administrativo no lo proporciona el hecho de que su

tramitacin no haya concluido, sino esa frecuencia de la consulta con una finalidad de

gestin administrativa. Cuando la tramitacin ha terminado, los documentos mantienen

su vigencia administrativa durante un tiempo y, habindola perdido o no, pueden ser

consultados con frecuencia como apoyo a esa, por lo que mantendrn su valor

administrativo pleno, independientemente de su vigencia administrativa que, por otra

parte, est establecida en el derecho administrativo positivo de cada pas. Puede suceder

que un documento pierda pronto su vigencia administrativa, pero posea un alto valor

informativo para el productor, por lo que ste lo consulta con frecuencia. El documento

ha perdido su vigencia administrativa, pero mantiene un valor administrativo pleno.

El objeto de un sistema archivstico es el fondo. Un archivo administrativo es algo vivo,

porque los documentos que conserva lo son. Tienen su vida, transcurren por unas edades

cuyo desarrollo est en funcin de esa cualidad del documento de archivo como

testimonio de una actividad y de la utilidad que como tal tiene para el productor. Esta

utilidad como antecedente administrativo, como antecedente para la gestin de los

asuntos, es lo que proporciona al documento su valor administrativo. Todo documento

posee un valor que nace con el documento mismo y que es la razn, el objeto, la

finalidad por la que fue producido.

En el caso de los documentos archivsticos el objeto de su produccin es el de servir de

formalizacin, de testimonio de un acto, de manera que se convierten en fuente directa

para dar fe de una accin concreta. En el mbito de la Administracin y de los negocios,

esta consideracin de fuente primaria hace del documento como antecedente un elemento

fundamental en la gestin administrativa. Es este uso que de l hace el productor el que

proporciona a los documentos su valor. ste no es una constante. Podemos distinguir tres

valores esenciales en el documento, los llamados valor administrativo, valor legal y valor

histrico.

El valor legal es un valor latente que existe en tanto el documento sirva como prueba de

algo ante los tribunales.

10. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04,

05 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y

reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se

dictan otras disposiciones.

Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013

Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se

modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e

implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin

Documental.

Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013

Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y

descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones

pblicas y se dictan otras disposiciones.

REFERENCIAS

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO, Etapa 3, compilado por Luz Marina

Arias Gonzlez. Internet.

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/7648/mod_resource/content/1/G

UIA%20UNIDAD3.pdf

TEORA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO, material suministrado por la tutora

Luz Marina Arias Gonzlez. Internet.

http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.pdf

GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN

DOCUMENTAL, Miriam Meja, Jeannette Can, Amanda barrera, Alexander Melo C.

Hernn Parada, Jorge Triana; trabajo. Internet.

http://201.244.5.242/GUIAIMPLEMENTACIONDEUNPGD.pdf

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL, Gobierno de Cali,

parte tomada de internet, link.

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf