INGENIERIA

INDUSTRIALADMINISTRACION DE PROYECTOS

UNIDAD 4

“CIERRE DEL PROYECTO”

CATEDRATICO

Dr. IE. JUAN MANUEL CARRION

DELGADO

ALUMNO

Velásquez Galván Ítalo

CIERRRE DEL PROYECTO Cierre del proyecto

Entregar resultados del

proyecto

Reciclar lecciones

aprendidas.

Celebrar y recompensar el

desempeño

Es la última fase del ciclo de vida del proyecto. Este se considera completo

cuando su gerente ha verificado que se ha cumplido con todos los objetivos y el

cliente ha aceptado todos los entregables.

Las actividades del cierre del proyecto siempre son importantes, cualquiera que sea su tamaño y sin embargo son raras las ocasiones en que el proyecto se cierra correctamente

CIERRRE DEL PROYECTO

Cuando los proyectos no se completan de forma

adecuada perdemos una oportunidad de oro para

mejorar, y las mejoras son uno de los motivadores

humanos más importantes. El cierre es un mecanismo

muy poderoso para mejorar independientemente las

fallas del proyecto.

LA MORAL DEL EQUIPO

SE DETERIORA.

Esto ocurre por dos razones:

No culminar con el proyecto, o no haber alcanzado los objetivos. Esto provoca la muerte lenta del equipo de trabajo y el desinterés.

La falta de reconocimiento por parte de los gerentes y sus pares por haber realizado un buen trabajo. Cuando no se cierran los proyectos no se otorga el reconocimiento a los miembros del equipo por su desempeño.

LOS COSTOS AUMENTANEl segundo problema que resulta de no cerrar el proyecto está en el área de costos. Los proyectos abiertos son imanes para los costos, los cual conduce a excesos, esto ocurre por un par de razones:

Los miembros del equipo que todavía están o se sienten asignados al proyecto continúan “pellizcando” los entregables y acumulan costos.

En muchas ocasiones el protocolo del proyecto contiene un código de cardos contra el que se acumula el costo del tiempo de los miembros del equipo. Una vez que el entregable ha sido transferido al cliente, el gerente del proyecto debe cerrar la cuenta.

SE PIERDEN LAS LECCIONES APRENDIDAS.Finalmente, si un proyecto no se cierra no se recogerán las lecciones aprendidas para ayudar a futuros equipos de proyectos. Las lecciones son uno de los medios más importantes para mejorar nuestro desempeño.

MODELO PARA CERRAR EL PROYECTO

Entrega

Celebración

Reciclaje

Recabe la aceptación y aprobación del resultado final. Firmada, si es posible.

Evalué que tan bien se cumplieron las expectativas ¿Cómo puede medir la satisfacción?

Ate los cabos sueltos. Con una lista de verificación de cierre de proyecto.

RECICLAJEEsto se refiere a capturar las lecciones aprendidas y darles uso para equipos de proyectos futuros.

Captura de las lecciones aprendidas. En retrospectiva, cualquier proyecto

podría haber sido manejado en forma un poco diferente, quizás un poco

mejor, si el gerente del proyecto y el equipo hubieran tenido más

experiencia con el cliente.

ENFOQUE INFORMAL

En la mayor parte de los proyectos, para cuando finalmente acepta los bienes o servicios, varios integrantes del equipo han sido reasignados a otros proyectos. Una manera fácil y divertida de lograrlo consiste en combinar el ejercicio con una celebración del proyecto.

LISTA DE VERIFICACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS. El propósito de este cuestionario es ayudar a los resultados del proyecto y traducir dichos resultados aprendidos y recomendaciones de mejoras.

¿Está orgulloso de su producto o servicio final?

¿Cuál fue la parte más frustrante de nuestro proyecto?

¿Qué haría diferente la siguiente vez para evitar esta frustración?

¿Qué dificultades tuvimos al trabajar con otros interesados?

RECICLE LA INFORMACIÓN ÚTIL

Una vez capturadas las lecciones aprendidas, ¿Cómo podremos asegurarnos que estén disponibles para futuros equipos?

Establezca un sitio intranet para las lecciones aprendidas.

Si usted trabaja en una organización de gran tamaño, esta es una opción viables. Establezca el sitio e infórmele a todos los que usted sepa que están relacionados con proyectos.

Envíelas por correo electrónico a todos los miembros del equipo.

El gerente del proyecto y los miembros clave del equipo deben asistir a sesiones de planeación de otros proyectos para transmitir en persona las lecciones aprendidas.

Las lecciones menos útiles pueden solo ser redactas en un reporte formal .

Si las lecciones aprendidas no se compilan los errores que se cometan durante el desarrollo de cada proyecto pueden seguirse repitiendo.

RECICLE LA INFORMACIÓN ÚTIL

PROCEDA AL CIERRE.

Ya hemos discutido esto como una necesidad humana básica. La celebración del proyecto. El ejercicio de lecciones aprendidas y unas cuantas palabras del patrocinador y del gerente del proyecto sirven muy bien a este propósito.

COMUNIQUE LOS LOGROS

“No puedes ser un faro si tu luz no brilla”

No importa lo bien que se hayan desempeñado los miembros del equipo si usted no se lo cuenta al mundo.

Publique los resultados del proyecto en un boletín de la empresa.

Publique proyectos notables redactando artículos

Pídale al patrocinador que hable del proyecto en la siguiente reunión

SI su compañía tiene transmisiones interna, pídale al patrocinador que reconozca el esfuerzo del equipo en ese foro.

DEMUESTRE SU APRECIO A TODOS LOS INVOLUCRADOS

Organice una fiesta: Como una celebración del cierre del proyecto, con un discurso corto reconociendo las contribuciones de todos.

Escriba cartas: Tómese su tiempo para escribir sus agradecimientos a los supervisores y miembros de equipo.

TRANSICION A OPERACIONES, APOYO Y MANTENIMIENTO. En este punto su principal tarea será asegurarse que se haya hecho la transición y que no existan cabos sueltos. Su principal tarea consistirá en lograr que el cliente se acostumbre a no contar ya con la atención constante que usted le ha estado dando y prepararlo para la clase de contactos y apoyos que recibirá después del cierre del proyecto.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS MULTIPLES.

Utilizando los cuatro pasos indispensables para administrar proyectos con base a una administración justamente suficiente, sin duda podrá salir triunfante en el manejo de proyectos únicos.

Tiempo y costos: Ya que influyen en la productividad y calidad del trabajo realizado.

Recursos físicos y humanos: Considerando que cada miembro de nuestro equipo poseerá diferentes fortalezas y debilidades, deben asignarse las tareas correspondientes tomando en cuenta el perfil de cada uno para optimizar el rendimiento.

Evaluación de riesgos: Existen muchos tipos de riesgos que pueden presentarse. Al considerar cada riesgo posible debemos estar preparados para afrontarlos.

Comunicación asertiva interior y exterior: Se debe procurar una buena comunicación entre los miembros del equipo, para que ellos a su vez entiendan lo que se espera de su desempeño y que todos persigan un mismo fin.

ADMINISTRACION DE PROYECTOS MULTIPLES.

CONCLUSION. –EXPERIENCIA CONTEMPORANEA-