CIRCULARIZACION

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ContenidoProcesoProcedimientoModelos CartasProgramasPlanilla controlProcedimientos alternativosTiposDefinicinCONFIRMACIONESTallerConclusiones

DEFINICINMember of Crowe Horwath International 2010

Nuestra actitud profesional, la gran diferencia.


DefinicinConsiste en la obtencin de una comunicacin escrita de un tercero independiente de la empresa examinada y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho econmico y de informar vlidamente sobre la misma.


Definicin

La empresa auditada se dirige a la persona a la cual se pide confirmacin que se solicita, pero la respuesta escrita de esta debe ser dirigida a los auditores. El auditor debe colocar personalmente en el correo la solicitud de confirmacin


Definicin

La tcnica de confirmacin consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efecta el auditor o Revisor Fiscal se ajusta a la realidad. La tcnica de la confirmacin se realiza solamente con persona o personas ajenas a la institucin. Ejemplo: Circularizaciones de saldos (cuentas por cobrar, inventarios en consignacin, acreedores).

TIPOS DE CONFIRMACINMember of Crowe Horwath International 2010



Tipos de confirmacinPositiva

La forma ms comn de requerimientos de confirmacin utilizada en la auditora moderna es la llamada confirmacin positiva, porque requiere una respuesta positiva del deudor (u otro responsable).

Este tipo de confirmacin es conocida como positiva "en blanco". Sin embargo, lamentablemente las confirmaciones en blanco generalmente contribuyen a una menor tasa de respuesta por el trabajo adicional que le significa al deudor.


Tipos de confirmacinNegativa

En este tipo de confirmacin por la que se le pide al confirmado que responda slo en caso de que haya una excepcin. Las confirmaciones negativas son usadas menos frecuentemente, debido a que la calidad de la evidencia que provee es usualmente insuficiente para alcanzar los objetivos de auditora

PROCESO DE CONFIRMACINMember of Crowe Horwath International 2010



Proceso

El proceso de confirmacin normalmente incluye los siguientes pasos bsicos:

Determinar si el balance de comprobacin de las cuentas por cobrar cruza con las cuentas de control relacionadas

Decidir qu y cmo confirmar (positivo, en blanco o negativo), qu confirmar (transacciones o saldos) y el mtodo de seleccin (muestreo, estadstico o no estadstico).

Comparar nombres, direcciones y montos mostrados en los estados de cuenta seleccionados con las cuentas de los deudores.

Enviar por correo los requerimientos de confirmacin, acompaados de sobres de porte pagado que muestren la direccin de la Firma como direccin de respuesta.

.Investigar, corregir y redirigir requerimientos no entregados y regresados por la Oficina Postal.Enviar segundos requerimientos.Realizar procedimientos alternativos Realizar procedimientos alternativos

Despus de completar el proceso de confirmacin, incluyendo los procedimientos alternativos, debemos evaluar los resultados. Debemos determinar si los resultados fueron satisfactorios y, si no, el trabajo adicional a realizar


Proceso

Se debe considerar el diseo de confirmaciones para solicitar informacin sobre las transacciones que componen el saldo de cuentas por cobrar, por ejemplo, plazos de pago, derechos de devolucin, obligaciones permanentes del cliente u otros riesgos significativos relacionados.

PROCEDIMIENTO DE CONFIRMACINMember of Crowe Horwath International 2010



Procedimiento

Una vez que hayamos determinado el tipo de requerimiento de confirmacin a enviar, tpicamente le pedimos al personal del cliente que prepare los formatos de requerimiento de confirmacin. Dado que somos responsables de la exactitud de cada requerimiento, el proceso de completar los requerimientos por parte del personal del cliente debe realizarse bajo la supervisin del auditor.


Procedimiento

Debemos sacar fotocopias de todas las confirmaciones antes de enviarlas por correo. Ellas pueden utilizarse para preparar segundos requerimientos.


Procedimiento

Los requerimientos de confirmacin se envan en sobres de la firma, con sus correspondientes ventanas, incluyendo cada requerimiento un sobre de retorno con la direccin de la firma. El sobre de retorno debe contener el nombre del cliente para que las confirmaciones regresadas sean dirigidas a la persona apropiada.

Algunas veces, se pide al personal del cliente que llene los sobres; sin embargo, ellos "no" deben enviar los requerimientos de confirmacin. Nosotros debemos enviar los requerimientos de confirmacin desde la oficina de correos o desde un buzn que se encuentre en las afueras de las oficinas del cliente.


Procedimiento

Antes de enviar los requerimientos de confirmacin, prepare un control de confirmacin. Esto nos permite controlar y registrar las fechas en que se enviaron los requerimientos (primero y segundo) y sus respuestas cuando se reciban.


Procedimiento

Los requerimientos que retornen sin haber sido entregados usualmente significan direcciones equivocadas. Si esto sucede, debemos pedirle al cliente que localice las direcciones correctas (bajo nuestra supervisin) de otra fuente, tal como una gua telefnica. Una direccin incorrecta puede representar un cliente ficticio o alguien que ya no est en el negocio.


Procedimiento

Examinamos los requerimientos de confirmacin recibidos para asegurarnos de que estn completos. Si el requerimiento de confirmacin no est firmado, generalmente debemos regresarlo para que lo firmen. Podemos decidir no regresarlo para la firma y llamar al cliente para verificar su autenticidad, de acuerdo con la materialidad, tiempo disponible y otras consideraciones


Procedimiento

Conciliamos las diferencias, distinguiendo entre errores y diferencias de tiempo. Entre las diferencias que no son errores tenemos pagos en trnsito y envos realizados antes del final del perodo pero que el cliente no recibi hasta el siguiente perodo.


Procedimiento

Tcnicas para aumentar las tasas de respuesta

Enve las confirmaciones a la fecha ms cercana en la que el cliente enva sus facturas. Mientras ms oportuna y fcil sea de completar, ms alta ser la tasa de respuesta.


Procedimiento


Para aquellos deudores particularmente importantes (de saldos importantes), se puede enviar una nota varios das antes de los requerimientos de confirmacin en la que se le informa que un importante requerimiento de confirmacin llegar pronto. Esto pone al receptor en alerta, quien puede hasta agradecer la cortesa, especialmente cuando los requerimientos se envan a personas especficas.


Procedimiento


Haga que sea fcil para el cliente responder. Incluya un listado detallado de las transacciones abiertas a la fecha de la confirmacin.


Procedimiento


Si las condiciones lo permiten, seleccione una fecha de confirmacin que ofrezca una mejor respuesta; por ejemplo, en un momento distinto al tiempo en el que la persona que va responder tiene ms trabajo.


Procedimiento


Dirija el requerimiento de confirmacin a una persona especfica que pueda responder. (El cliente nos puede dar los nombres de las personas correspondientes.) Disee el requerimiento de confirmacin de manera tal que parezca ser una carta importante, en vez de una carta en serie que algunos receptores puedan clasificar como "correo basura".


Procedimiento


Coloque en el sobre una nota en negrillas que rece: "IMPORTANTE CONTIENE CONFIRMACIN DE AUDITORA".

Coloque los encabezados en negrillas de manera de comunicar un sentido de urgencia, por ejemplo "SE REQUIERE RESPUESTA EN CINCO DAS".


Procedimiento


Identifique claramente tanto al cliente como a nosotros mismos. La persona encargada de firmar las confirmaciones (por ejemplo, el gerente de crdito o el jefe de finanzas) debe ser conocido por el deudor o reconocido como importante.


Procedimiento


Haga que el cliente llame por telfono a sus clientes para pedir las respuestas (bajo la supervisin del auditor).

PROGRAMASMember of Crowe Horwath International 2010


MODELOS CARTASMember of Crowe Horwath International 2010


PLANILLA CONTROLMember of Crowe Horwath International 2010


PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOSMember of Crowe Horwath International 2010



Procedimientos alternativos

Para los requerimientos de confirmacin positivas no contestadas, o en los casos de confirmaciones no enviadas por peticin del cliente o cuando el uso de confirmaciones sea probablemente ineficaz debemos realizar una combinacin de procedimientos alternativos.



Los procedimientos alternativos son procedimientos sustantivos que han sido diseados con la intencin de proporcionar a los auditores evidencia de auditora relacionada con las aseveraciones significativas que sean sustancialmente equivalentes a la provista por una confirmacin de saldos.



Por ejemplo, si el objetivo del procedimiento alternativo es determinar si:

El cliente existe: examine los registros de recibos de efectivo subsecuentes u otra evidencia, por ejemplo, facturas de ventas o evidencia de envo y recepcin de inventarios



Los precios son correctos: lea la correspondencia y verifique los precios de cada factura.

Las partidas de las cuentas por cobrar representan envos vlidos: verifique los documentos de envo y las notas de crdito emitidas despus de la fecha del balance.



Los precios son correctos: lea la correspondencia y verifique los precios de cada factura.

Las partidas de las cuentas por cobrar representan envos vlidos: verifique los documentos de envo y las notas de crdito emitidas despus de la fecha del balance.

CONCLUSIONESMember of Crowe Horwath International 2010


Nuestra actitud profesional, la gran diferencia.OFICINA BOGOT D.C.

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