Circulos de Calidad en Refineria

Aplicacin de C.C. en la refinera Gualberto Villarroel Gestin de calidad

ESCUELA MILITAR DE INGENIERIA

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Aplicacin de C.C. en la refinera Gualberto Villarroel

Gestin de calidad

2012


17/05/2012



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Tabla de contenido CAPITULO I ........................................................................................................................................................................................... 4

1 GENERALIDADES............................................................................................................................................................................. 4

1.1 INTRODUCCIN .................................................................................................................................................................. 4

1.2 ANTECEDENTES ................................................................................................................................................................ 4

1.3 OBJETIVOS ......................................................................................................................................................................... 5

1.3.1 Objetivos General ....................................................................................................................................................... 5

1.3.2 Objetivos especficos .................................................................................................................................................. 5

1.4 JUSTIFICACIN .................................................................................................................................................................. 5

1.4.1 Justificacin Tcnica ................................................................................................................................................... 5

1.5 ALCANCE ............................................................................................................................................................................ 5

1.5.1 Alcance Temtico ....................................................................................................................................................... 5

1.5.2 Alcance Temporal ....................................................................................................................................................... 5

CAPITULO II ....................................................................................................................................................................................... 6

2 FUNDAMENTACION TEORICA ................................................................................................................................................... 6

2.1 Historia de la refinera Gualberto Villarroel ............................................................................................................................ 6

2.2 Estructura ............................................................................................................................................................................. 6

2.3 Plantel ejecutivo YPFB ......................................................................................................................................................... 7

2.4 Valores de YPFB .................................................................................................................................................................. 7

2.5 Refinera Gualberto Villarroel ................................................................................................................................................ 8

2.5.1 Seccin unidad de crudo .......................................................................................................................................... 8

2.5.2 Seccin recuperacin de gases ............................................................................................................................... 10

2.5.3 Seccin hydrobon platforming ................................................................................................................................. 11

2.5.4 Seccin tanques de almacenamiento ....................................................................................................................... 12

2.6 Mapa de ubicacin de secciones ........................................................................................................................................ 12

2.7 Sistemas de Gestin de la Calidad ..................................................................................................................................... 13

2.8 Crculos de calidad ............................................................................................................................................................. 13

2.9 Definiciones ........................................................................................................................................................................ 13

2.10 Los crculos de calidad .................................................................................................................................................. 14

2.11 Caractersticas de los crculos de calidad. ..................................................................................................................... 15

2.12 Establecimiento de los crculos de calidad. .................................................................................................................... 15

2.13 La operacin de los crculos de calidad. ........................................................................................................................ 16

2.14 Objetivos de los crculos de calidad ............................................................................................................................... 16

2.15 Desarrollo de los crculos de calidad .............................................................................................................................. 16

2.15.1 El Facilitador.- ........................................................................................................................................................... 16

2.15.2 El Lder del Crculo de Calidad.- ................................................................................................................................ 16

2.15.3 Instructor.-................................................................................................................................................................. 17

2.15.4 Asesor.- .................................................................................................................................................................... 17

2.15.5 El experto.- ............................................................................................................................................................... 17

2.16 Capacitacin .................................................................................................................................................................. 17

2.16.1 Objetivos de la capacitacin ...................................................................................................................................... 17

2.17 Tcnicas utilizadas en los crculos para solucionar problemas ....................................................................................... 17

2.18 Otros elementos ............................................................................................................................................................ 18



3

2.18.1 Agendas ................................................................................................................................................................... 18

2.18.2 Procedimientos claros ............................................................................................................................................... 18

2.18.3 Objetivos claramente establecidos ............................................................................................................................ 18

2.18.4 Tiempo de reflexin .................................................................................................................................................. 18

2.18.5 Asignacin de acciones y responsabilidades ............................................................................................................ 18

2.18.6 Minutas ..................................................................................................................................................................... 18

2.18.7 Ambiente Idneo para las Reuniones de los Crculos de Calidad .............................................................................. 18

2.19 Consolidacin de los Crculos de Calidad. ..................................................................................................................... 19

2.20 Contribuciones de los Crculos (Cmo medir su efectividad) .......................................................................................... 19

2.21 Resultados empresariales (Qu se obtiene con su implementacin) .............................................................................. 19

CAPITULO III .................................................................................................................................................................................... 20

3 DESARROLLO DEL DISEO DEL OBJETO SOCIAL (INGENIERA DEL PROYECTO)............................................................ 20

3.1 Toma de datos y tabulacin ................................................................................................................................................ 20

3.2 Plan de accin .................................................................................................................................................................... 22

3.3 Etapas del modelo: ............................................................................................................................................................. 22

3.3.1 Introduccin del modelo de crculos de calidad: ........................................................................................................ 22

3.3.2 Organizacin y direccin de los crculos de calidad................................................................................................... 24

3.3.3 Implementacin de los Crculos de Calidad. .............................................................................................................. 31

3.3.4 Control y evaluacin de los Crculos de Calidad. ....................................................................................................... 32

CAPITULO IV .................................................................................................................................................................................... 38

4 CONCLUSIONES ...................................................................................................................................................................... 38

5 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................................................... 38



4

CAPITULO I

1 GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIN

La Refinera Gualberto Villarroel es una parte de YPFB COORPORACION que tiene el objetivo de abastecer la demanda interna,

gasolina Premium, jet fuel y kerosene ms del 45% de Diesel Oil y un importante aporte de la demanda interna de GLP.

La Refinera trabaja con altos estndares de control y calidad para que sus productos satisfagan de la demanda de manera optima

en trminos de la calidad del producto.

Ya que tiene como compromiso: Comunicar e informar a las partes interesadas sobre la poltica, el desempeo en calidad,

seguridad, medio ambiente, salud ocupacional y responsabilidad social..

Concluy satisfactoriamente en noviembre de 2010 la Auditora de Certificacin de la Norma de Calidad ISO 9001:2008 y la Norma

OHSAS de Seguridad y Salud Ocupacional 18001:2007. La auditora estuvo a cargo de la prestigiosa empresa certificadora TV

Rheinland.

En su inters los Trabajadores y los contratistas buscan y desean participar ms en Reuniones y/o juntas. Para la cual se desea

implementar la herramienta CIRCULOS DE CALIDAD

1.2 ANTECEDENTES

A lo largo de la gestin 2010, YPFB Refinacin S.A. mantuvo y mejor el Sistema de Gestin que le permite ser una empresa

responsable y comprometida con la seguridad y salud ocupacional de sus trabajadores, la valoracin del ser humano y la proteccin

del medio ambiente.

El compromiso con la eficacia del desempeo est reflejado en la estrategia de la empresa. Al mismo tiempo, los cimientos para el

logro de los objetivos trazados son: la mejora continua, el enfoque en el comportamiento humano y la administracin de desvos.

Estos aspectos, a su vez, consolidan la Gestin, Seguridad, Medio

Ambiente y Salud Ocupacional como valores fundamentales en la empresa.

Gracias a este compromiso, la compaa obtuvo en la gestin 2010 la re-certificacin del Sistema de Gestin Integrado segn las

normas ISO 9001 y OHSAS 18001 en la Refinera Gualberto Villarroel.

Fortalecimiento de Brigadas

Con el objetivo de evaluar el perfil psicolgico, valorar la condicin fsica, capacitar y actualizar a todos los brigadistas para

emergencias de la Refinera, se est ejecutando un programa especial que busca fortalecer a estos grupos destinados a

especializarse en situaciones de emergencia, as como ampliar el nmero de sus integrantes.

El Programa de Brigadas est compuesto por un plan de capacitacin que incluye cuatro niveles de formacin (I Incipiente, II

Avanzado, III Lder de Brigada y IV Nivel de Instructor). Quienes aprueben el Nivel III logran un grado de especializacin y los que

superan con xito el Nivel IV, alcanzan el ttulo de instructores.

Hasta marzo de 2011, se ha cumplido con el primer paso del Proyecto de Brigadas, el cual consiste en la valoracin psicolgica y

fsica, as como la declaracin clnica de todo el personal que participa, incluyendo tanto brigadistas actuales como potenciales.

Asimismo, se coordin el programa y contenido del Plan de Capacitacin bajo las normas de referencia internacional NFPA

(National Fire Protection Association), estableciendo un programa corporativo especialmente diseado para las brigadas en caso de

incendio.

Los brigadistas deben aprobar tambin otros cursos como el curso bsico para rescate en altura y espacios confinados, el curso

para bomberos, el curso tcnico en materiales peligrosos y el curso del Sistema de Comando de Incidentes



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1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivos General

Incentivar y responsabilizar a todos los niveles de la organizacin a fin de proveer un ambiente de trabajo seguro por

medio de equipos, procedimientos y programas adecuados para todo el personal, tanto trabajadores tcnicos como

contrtistas.

1.3.2 Objetivos especficos

Identificar el problema mediante visitas a la refinera

Analizar el problema y recopilacin de informacin mediante visitas a la refinera

Buscar soluciones( mediante lluvia de ideas)

Seleccionar una solucin, segn la practicidad en el campo de accin

Presentar la solucin a la gerencia.

1.4 JUSTIFICACIN

1.4.1 Justificacin Tcnica

Con la participacin tanto de trabajadores como de contratistas en reunin de los ingenieros estos estarn mas capacitados para

poder tomar decisiones y coadyuvar ante alguna eventualidad registrada en la refinera

1.5 ALCANCE

1.5.1 Alcance Temtico

Se desarrolla un proceso de Mejora Continua (Crculos de Calidad) que implica a todo el personal relacionado directamente con el

trabaja en proceso de refinacin.

1.5.2 Alcance Temporal

El trabajo se ir desarrollar en el primer semestre de la gestin 2012



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CAPITULO II

2 FUNDAMENTACION TEORICA

2.1 Historia de la refinera Gualberto Villarroel

YPFB REFINACION S.A., se consolida a travs del D.S. 29128 del 12 de mayo de 2007, en el cual se establece que Yacimientos

Petrolferos Fiscales Bolivianos (YPFB) adquiere el 100% del paquete accionario de las refineras del pas, conformando de esta

manera la empresa YPFB REFINACION S.A.

YPFB Refinacin S.A. es una empresa boliviana que forma parte de la corporacin YPFB.

Es la unidad de mayor capacidad de procesamiento de petrleo y la principal responsable del abastecimiento de carburantes de

produccin nacional gracias a un procesamiento de petrleo equivalente a 25.300 barriles por da.

La Refinera Gualberto Villarroel est instalada en la ciudad de Cochabamba y ubicada en la Avenida Petrolera, Kilmetro 6 de la

carretera antigua a Santa Cruz.

Su gran infraestructura fue desarrollada en varias etapas desde el ao 1949, cuando se inici la construccin de la primera planta

de Topping (CRBO).

Entre 1953 y 1957 se construy la primera planta de lubricantes, asumiendo el reto de la produccin de aceites, grasas, asfaltos y

parafinas. En 1967 se ampli la planta Topping y al mismo tiempo se adecuaron tcnicas de operacin para la produccin de

gasolinas, Jet Fuel, Fuel Oil, Solventes y GLP entre otros productos.

En 1976 se instal una nueva planta de Topping de 12.500 barriles por da para cubrir las necesidades del mercado local

En 1979 se inaugur el Complejo de Refinacin, con una capacidad de procesamiento de 27.500 barriles por da en la Unidad de

Carburantes.

Actualmente las plantas producen:

Gas Licuado de Petrleo (GLP) Gasolina Especial Gasolina de Aviacin Jef Fuel Kerosene Diesel Oil Aceites y Grasas Automotrices e Industriales Cemento Asfltico Solventes y otros

La produccin de lubricantes y grasas con la marca YPFB es realizada en la Planta de Lubricantes de la Refinera Gualberto Villarroel y son comercializados por YPFB REFINACION S.A., logrando cumplir con el abastecimiento de ms del 60% de la demanda del pas de lubricantes terminados.

2.2 Estructura



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2.3 Plantel ejecutivo YPFB

2.4 Valores de YPFB

Integridad

Conducta tica, honestidad y transparencia.

Compromiso

Realizar el trabajo cuidando la salud y seguridad de los trabajadores y preservando el medio ambiente.

Excelencia

Mejora continua, orientacin a resultados, innovacin, eficiencia en el trabajo.

Proactividad

Espritu emprendedor, superacin de desafos, liderazgo, iniciativa y creatividad.

Trabajo en equipo

Creacin de sinergias para el logro de objetivos de comunes.

Respeto

Creacin de sinergias para el logro de objetivos de comunes.



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2.5 Refinera Gualberto Villarroel

2.5.1 Seccin unidad de crudo



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10

2.5.2 Seccin recuperacin de gases



11

2.5.3 Seccin hydrobon platforming



12

2.5.4 Seccin tanques de almacenamiento

2.6 Mapa de ubicacin de secciones

Recuperac de gases

Unidad de crudo

Hidrobon platforming

Recepcin, administracin

Tanques de alm.



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2.7 Sistemas de Gestin de la Calidad

Entindase por sistema de gestin todos aquellas actividades, procedimientos, objetivos y estrategias que se implementan en una

organizacin, por lo tanto hablar de sistemas de gestin de calidad se refiere a la capacidad que tiene una empresa de demostrar

todos aquellos controles que se establecen relativos a la calidad de un producto o servicio.

Regularmente las organizaciones se ven en la necesidad de estandarizar todas sus actividades y procesos para evitar que stas

desencadenen problemas en la produccin o servicio, es decir, la estandarizacin facilita la ejecucin de las actividades que dan

como resultado la salida final. Adems cuando existe una correcta administracin de todos los elementos que intervienen en un

proceso, el personal logra identificar ms claramente la importancia de su participacin, de igual manera los responsables de la

gerencia asumen un rol ms participativo en funcin de los resultados que se obtienen al controlar bajo indicadores u objetivos

numricos los procesos que intervienen en su empresa, facilitando de esta manera la implementacin de estrategias de mejora a

travs de acciones de prevencin o correccin.

Si a ello se le agrega la posibilidad de documentar, monitorear y dar seguimiento a cada uno de los pasos que intervienen en los

procesos se asegura un mejor control de los recursos humanos, teniendo como principal objetivo que el producto o servicio que

ser entregado al cliente logre satisfacer sus necesidades.

Los sistemas de gestin de calidad son tan flexibles como as lo requiera cada organizacin.

2.8 Crculos de calidad

La idea bsica de los Crculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los

miembros de una organizacin, a travs del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, as como el apoyo

recproco. Todo ello, para el estudio y resolucin de problemas que afecten el adecuado desempeo y la calidad de un rea de

trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua.

2.9 Definiciones

Las definiciones siguientes son expuestas en el libro de Phillip C. Thompson, Crculos de Calidad, Como hacer que funcionen?, y se

refieren a las distintas maneras como se define el concepto en el texto:

Un Crculo de Calidad es un pequeo grupo de personas que se renen voluntariamente y en forma peridica, para

detectar, analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su rea de trabajo.

Un Crculo de Calidad est formado por pequeos grupos de empleados que se renen e intervienen a intervalos fijos con

su dirigente, para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas.

Un Crculo de Calidad est integrado por un reducido nmero de empleados de la misma rea de trabajo y su supervisor,

que se renen voluntaria y regularmente para estudiar tcnicas de mejoramiento de control de calidad y de productividad,

con el fin de aplicarlas en la identificacin y solucin de dificultades relacionadas con problemas vinculados a sus

trabajos.

El Crculo de Calidad es un grupo pequeo que desarrolla actividades de control de calidad voluntariamente dentro de un

mismo taller. Este pequeo grupo lleva a cabo continuamente, como parte de las actividades de control de calidad en

toda la empresa, autodesarrollo y desarrollo, mutuo control y mejoramiento dentro del taller, utilizando tcnicas de control

de calidad con participacin de todos los miembros.

Un grupo pequeo de empleados que realizan tareas similares y que voluntariamente se renen con regularidad, en

horas de trabajo, para identificar las causas de los problemas de sus trabajos y proponer soluciones a la gerencia.



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A pesar de ser muchas las definiciones atribuidas al concepto de Crculos de Calidad es conveniente dejar claro que para los

efectos que nos competen definiremos Crculo de Calidad como:

Grupo natural de trabajo, conformado por empleados de una misma institucin o empresa que realizan tareas similares y

que voluntariamente se renen con regularidad, en horas de trabajo, para identificar las causas de los problemas de sus

trabajos y proponer soluciones a la gerencia.

2.10 Los crculos de calidad

La popularidad de los Crculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios trabajadores compartan con la administracin la

responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinacin, productividad y por supuesto de calidad.

Adicionalmente, propician la integracin y el involucramiento del personal con el objetivo de mejorar, ya sea productos, servicios o

procesos.En otras palabras los Crculos de Calidad se dan cuenta de todo lo errneo que ocurre dentro de una empresa, dan la

seal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto.

Los empleados de cada Crculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades de sus integrantes estn de alguna forma

relacionadas como parte de un proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor, consiste en

estudiar cualquier problema de produccin o de servicio que se encuentre dentro del mbito de su competencia. En la mayora de

los casos, un Crculo comprende un proyecto de estudio que puede solucionarse en tres meses aproximadamente y que no tomar

arriba de un semestre (seis meses).

La misin de un Crculo pueden resumirse en:

Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa.

Respetar el lado humano de los individuos y edificar un ambiente agradable de trabajo y de realizacin personal.

Propiciar la aplicacin del talento de los trabajadores para el mejoramiento continuo de las reas de la organizacin.

El trmino Crculo de Calidad tiene dos significados. Se refiere tanto a una estructura y a un proceso como a un grupo de personas

y a las actividades que realizan. Por consiguiente, es posible hablar de un proceso de Crculo de Calidad al igual que de la

estructura del mismo.

Estructura: La estructura de un Crculo de Calidad es fundamentalmente la forma como est integrado el grupo y se define d

acuerdo con la posicin de los miembros dentro de una organizacin empresarial. En la prctica, los Crculos de Calidad requieren

de un periodo prolongado de labores bajo la tutela de un Asesor.

Proceso: el proceso de un Crculo de Calidad est dividido en los pasos siguientes.

a) Identificacin del problema.

b) Anlisis del problema y recopilacin de informacin.

c) Bsqueda de soluciones.

d) Seleccin de una solucin.

e) Presentacin de la solucin a la gerencia.

f) Ejecucin de la solucin.

g) Evaluacin de la solucin.



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2.11 Caractersticas de los crculos de calidad.

Los Crculos de Calidad son grupos pequeos. En ellos pueden participar desde cuatro hasta quince miembros. Ocho es

el nmero ideal. Se renen a intervalos fijos (generalmente una vez a la semana) con un dirigente, para identificar y

solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas.

Todos sus miembros deben laborar en un mismo taller o rea de trabajo. Esto le da identidad al Crculo y sentido de

pertenencia a sus integrantes.

Los integrantes deben trabajar bajo el mismo jefe o supervisor, quien a su vez es tambin integrante del Crculo.

Por lo regular, el jefe o supervisor es tambin jefe del Crculo. Este no ordena ni toma decisiones, son los integrantes en

conjunto quienes deciden.

La participacin es voluntaria, tanto para el lder como para los miembros. De ah que la existencia de los Crculos

depende de la decisin de cada integrante.

Los Crculos se renen una vez a la semana durante las horas acordadas con los superiores jerrquicos inmediatos.

Lo ideal es que las reuniones se celebren en lugares especiales alejados del rea de trabajo.

Los miembros del Crculo deben recibir capacitacin especial para participar adecuadamente, tanto previa a la creacin

del Crculo, como continua durante su operacin.

Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes eligen el problema y los proyectos sobre los cuales habr de

trabajarse. En forma ideal el proceso de seleccin no se lleva a cabo por votacin democrtica (por mayora de votos),

sino por consenso; en esta forma todos los participantes convienen en los problemas que es necesario resolver.

Los Crculos deben recibir asistencia o asesora para analizar un problema y decidir al respecto.

La Direccin General y los expertos tcnicos deben comprometerse a brindar su ayuda a los Crculos de Calidad.

Los Crculos habrn de recibir el apoyo de un Asesor (interno o externo), que asistir a todas las reuniones, pero que no

es miembro del Crculo.

Las exposiciones preparadas para la Direccin sern previamente presentadas a los gerentes y los expertos tcnicos

quienes normalmente tienen la autoridad para tomar una decisin acerca de la viabilidad de la propuesta.

La empresa debe efectuar evaluaciones peridicas para comprobar si se

proporciona lo necesario para la operacin de los Crculos de Calidad, as como para la ejecucin de las propuestas que

de stos se deriven.

Los Crculos de Calidad no son para sostenerlos durante un tiempo y luego abandonarlos, sino que hay que

mantenerlos permanentemente en operacin, procurando siempre su mejoramiento.

2.12 Establecimiento de los crculos de calidad.

Para la introduccin de los Crculos de Calidad en una empresa o institucin se requiere fundamentalmente llevar a cabo las

siguientes fases o etapas:

Convencer y comprometer a la Direccin General en el proceso

Establecer la organizacin necesaria para la administracin de los Crculos de Calidad, a partir de una unidad

administrativa encargada de coordinar su introduccin y operacin.

Comprometer a los empleados.

Desarrollar un plan de trabajo para la introduccin de los Crculos de Calidad, a efecto de que stos formen parte de la

operacin de la empresa o institucin.

Reglamentar la forma de operacin de los Crculos de Calidad.

Desarrollar los Sistemas de Apoyo para los Crculos de Calidad.

Aplicar programas de capacitacin a todo el personal y niveles de la empresa, para que se tenga un conocimiento y

metodologa de trabajo homogneos.

Disponer de los apoyos didcticos y logsticos para las tareas de los Crculos de Calidad.



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Al vender la idea de los Crculos de Calidad, es necesario proceder de arriba hacia abajo. Primero se debe involucrar a los

ejecutivos, despus a los gerentes de nivel medio y, finalmente, a los empleados.

Posteriormente, durante el establecimiento de los Crculos de Calidad, es conveniente comenzar por el nivel medio capacitando a

los gerentes o jefes de departamento, segn sea el caso, con el fin de que comprendan cuales son los objetivos del programa, la

funcin que ellos deben desempear y los beneficios que disfrutarn.

Despus se debe capacitar a los jefes o supervisores como jefes de los Crculos de Calidad. Finalmente se debe ensear a los

empleados las tcnicas para solucionar problemas en grupo y los mtodos para la toma de decisiones en conjunto.

2.13 La operacin de los crculos de calidad.

En la operacin de los Crculos de Calidad se distinguen dos etapas:

Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un problema, lo analizan y presentan una solucin a la

gerencia mediante un planteamiento viable, estructurado y documentado.

Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser stos quienes escuchen las propuestas emanadas de los Crculos de Calidad,

las evalan y deciden por lo general despus de dos o tres reuniones- si puede ser puesta en prctica o no. Si la decisin es

favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha con la mayor brevedad posible.

2.14 Objetivos de los crculos de calidad

1) Propiciar un ambiente de colaboracin y apoyo recproco en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de

gestin.

2) Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisin.

3) Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral.

4) Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.

5) Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para mejorar la calidad.

6) Propiciar una mejor comunicacin entre los trabajadores y los directivos o gerentes.

7) Dar a conocer los avances y obstculos a vencer para lograr una mejora constante.

2.15 Desarrollo de los crculos de calidad

Por otra parte, existen personajes encargados del desarrollo de los Crculos de Calidad:

2.15.1 El Facilitador.-

l o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los Crculos y atender sus juntas. Sirve como un enlace o va entre los

Crculos y el resto de la institucin y reporta a una alta autoridad que apoya la idea de los crculos de control de calidad.

Otras responsabilidades incluyen el entrenamiento de lderes y la formacin de otros crculos dentro de la organizacin. Consigue

asistencia tcnica externa cuando se requiera.

2.15.2 El Lder del Crculo de Calidad.-

Es el jefe natural del grupo de trabajo y a la vez el smbolo del respaldo de la gerencia, direccin o jefatura. Su ausencia de los

Crculos de Calidad, de una u otra forma, es siempre perjudicial para el proceso. Con el tiempo, los integrantes del Crculo de

Calidad elegirn al lder que ms prefieran segn sus acuerdos; mientras tanto y hasta que esto suceda, el supervisor ser el

generalmente elegido.



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Las actividades del lder comprenden:

Crear un ambiente en las reuniones que aliente la participacin.

Utilizar tcnicas de interaccin que dan a cada uno la oportunidad de hablar a fin de que se escuchen todos los puntos de

vista.

Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos.

Asegurar que alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos tomados por el Crculo de Calidad.

Dar seguimiento a las propuestas y resoluciones tomadas.

2.15.3 Instructor.-

Organiza y realiza los cursos de capacitacin para el personal operativo, supervisores y jefes de los crculos, as como para los

empleados miembros de los crculos y asesores. Inicialmente, los cursos estn dirigidos a explicar las funciones de cada cual debe

desempear dentro del proceso, despus la capacitacin se orienta al manejo de herramientas y tcnicas para la identificacin y

resolucin de problemas.

2.15.4 Asesor.-

Aconseja a los Crculos y en particular a los lderes, sobre la manera como deben de manejarse las reuniones, solucionar los

problemas y hacer la presentacin de los casos a la gerencia. El asesor asiste a todas las reuniones de los Crculos que le han sido

asignados, se rene en privado con sus lderes antes y despus de cada reunin con el propsito de ayudarles a organizar y

evaluar su progreso, y brinda su apoyo en lo que se refiere a material de estudio.

2.15.5 El experto.-

Es aqul que por su conocimiento cientfico o tcnico est facultado para dictaminar la factibilidad de la solucin o medida

propuesta por el Crculo de Calidad.

2.16 Capacitacin

Dentro del desarrollo de los crculos la capacitacin juega un papel muy importante.

Las primeras acciones de capacitacin deben dirigirse al facilitador y los gerentes. El facilitador a su vez entrena a los lderes,

quienes a su vez entrenarn a los miembros del Crculo.

Los temas en los cuales los miembros son instruidos incluyen principios de tcnicas de solucin de problemas, tormenta de ideas,

anlisis de problemas, toma de decisiones, diagramas de Ishikawa, diagramas de Pareto, histogramas, cartas de control de

procesos, hojas de revisin, tcnicas de muestreo, presentacin de resultados y casos de estudio, entre otras.

El programa de capacitacin para los Crculos de Calidad est dirigido a habilitar al personal que formar parte de los stos,

enfatizando en las funciones principales de cada integrante:

La del miembro de un Crculo.

La del Jefe de un Crculo.

La del Experto, y

La del Asesor.

2.16.1 Objetivos de la capacitacin

Dar a conocer a los participantes el proceso de los Crculos de Calidad y sensibilizarlos de las ventajas que conlleva tanto

para ellos como para la empresa.

Despejar cualquier temor o duda que pueda tenerse acerca de los Crculos de Calidad.

Convencer a los participantes para que colaboren voluntariamente.

Prepararlos para desempear su papel como miembros de un Crculo de Calidad.

Habilitarlos en el manejo de las tcnicas para solucionar problemas en grupo.

Estimularlos para que asuman su compromiso como responsables de la organizacin y sostenimiento del Crculo.

2.17 Tcnicas utilizadas en los crculos para solucionar problemas

Improvisacin de ideas en grupo.

Diagramas de flujo.



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Anlisis de Pareto.

Diagramas de causa efecto.

Histogramas.

Grficos.

Cuadros de control.

Hojas de verificacin.

Matrices para decisiones.

Anlisis de costo-beneficios.

2.18 Otros elementos

Para la adecuada operacin del trabajo en grupo es conveniente enfatizar en el uso correcto de los siguientes elementos:

2.18.1 Agendas

Una agenda clara para las reuniones proporciona a los miembros un esquema de trabajo en el cual operar. La Agenda debe

entregarse por anticipado a cada miembro. Debe incluir la hora (de inicio y terminacin), el lugar y el objetivo de la reunin.

Asimismo puede acompaarse de material de apoyo.

2.18.2 Procedimientos claros

Cuando se llega a un acuerdo comn sobre las reglas o la metodologa de la reunin, todo el mundo se siente ms cmodo con la

manera como se conducen las reuniones. La participacin en la elaboracin induce al compromiso.

2.18.3 Objetivos claramente establecidos

A fin de que los participantes dirijan y concentren sus esfuerzos, todos deben conocer y participar en la definicin de los objetivos

del grupo de trabajo, y actualizarlo o validarlos peridicamente.

2.18.4 Tiempo de reflexin

El tiempo de reflexin puede tomar la forma de un descanso corto para permitir que todos tomen un respiro; tambin. En ocasiones,

cuando surge un conflicto o la situacin se pone difcil, es muy productivo conceder un tiempo de silencio para que los miembros se

serenen y aclaren sus ideas.

2.18.5 Asignacin de acciones y responsabilidades

El lder debe revisar las asignaciones de acciones y responsabilidades antes del final de la reunin y stas deben registrarse en la

minuta.

2.18.6 Minutas

Las minutas se utilizan para comunicar las decisiones y con base en stas, llevar a cabo el seguimiento de las acciones

correspondientes. Durante la reunin, alguien deber ser responsable de registrar lo que sucede. Despus de la reunin, la minuta

debe distribuirse a los miembros de equipo y a cualquier otra persona que necesite saber lo que ocurri.

2.18.7 Ambiente Idneo para las Reuniones de los Crculos de Calidad

El ambiente ms adecuado de una reunin es aquel que propicia el que cada miembro est dispuesto a participar y a aportar.

Escuche a los dems y se comprometa de lleno en el trabajo del equipo.

Debe darse un ambiente especial segn se trate de:

Preparacin de la Reunin.

Disposicin para escuchar

Apertura

Desarrollo de la confianza

2.18.7.1 Disposicin para escuchar.

Esta es quiz la habilidad ms importante para trabajar en equipo. Escuchar es algo que hacemos todos los das; no escuchar es

tambin algo que hacemos todos los das.



19

En las reuniones, un buen oyente se esforzar por comprender la intencin y el contenido de lo que los dems estn diciendo, sin

distraerse con su estilo de hablar. Debe verse ms all de la forma e ir al fondo de lo expuesto, evitando prejuiciarse por estilos

personales.

2.19 Consolidacin de los Crculos de Calidad.

Puede decirse que los Crculos de Calidad estn firmemente establecidos cuando:

1) Cubren la totalidad de la organizacin en todos los niveles.

2) Son permanentes.

3) Son promovidos, capacitados y sustentados por los niveles medios de la gerencia.

2.20 Contribuciones de los Crculos (Cmo medir su efectividad)

Nmero de presentaciones hechas a la gerencia.

Tipos de propuestas presentadas.

Porcentaje de propuestas presentadas (nmero anual de propuestas presentadas por cada Crculo).

Porcentaje de propuestas aprobadas (nmero de propuestas aceptadas por la gerencia).

2.21 Resultados empresariales (Qu se obtiene con su implementacin)

Cambio en el porcentaje de produccin.

Cambio en el porcentaje de defectos.

Cambio en el porcentaje de productos rechazados, o servicios deficientes.

Cambio en el porcentaje de fricciones.

Cambio en el porcentaje de tiempo perdido.

Cambio en el porcentaje de motivos de queja.

Cambio en el ndice de accidentalidad.

Ahorro calculado en costos.

Proporcin entre los ahorros en los costos y los gastos generados por el programa.

Mejores resultados personales.

Finalmente, los logros de los Crculos de Calidad deben publicarse en los boletines de la empresa o institucin o fijarse en los

tableros, de tal manera que los participantes reciban reconocimiento por sus esfuerzos, tanto de la direccin o gerencia donde

laboran como de sus compaeros de trabajo, y a la vez conozcan los avances e impacto de las propuestas desarrolladas.



20

CAPITULO III

3 DESARROLLO DEL DISEO DEL OBJETO SOCIAL (INGENIERA DEL PROYECTO)

3.1 Toma de datos y tabulacin

Hoja de control

A retraso en ingreso a planta 1

B lenta atencin en recepcin 5

C falta de atencin de trabajadores 8

D evasin a respuestas 10

E Exclusin de tcnicos en reuniones gerenciales(sondeo) 24

F uso inadecuado de proteccin personal 2

Hoja de evaluacin

malo regular bueno

organizacin X

limpieza X

responsabilidad X

cordialidad(recepcin) X

cordialidad(planta) X

conocimiento X

seguridad X

uso de EPP X

n

ni Ni hi Hi

A 1 E 24 24 0,42857143 0,42857143

B 5 D 16 40 0,28571429 0,71428571

C 8 C 8 48 0,14285714 0,85714286

D 10 B 5 53 0,08928571 0,94642857

E 24 F 2 55 0,03571429 0,98214286

F 2 A 1 56 0,01785714 1

56

1



21

Segn los datos tomados en las dos visitas a la refinera Gualberto Villarroel se pudo observar que la plata cuenta con

buena organizacin limpieza y responsabilidad adems de buen trato a los trabajadores ya que estos cuentan con todas

las comodidades posibles como ser gimnasios canchas deportivas y dems. Se pudo determinar tambin mediante un

sondeo que los trabajadores que se encuentran en planta no poseen representantes dentro de las reuniones gerenciales

internas y serradas de diario. Se pudo evidenciar que ellos solo cumplen la tarea, el control y la supervisin de los

procesos segn la hoja de trabajo, lo cual provoca un mal ambiente que se reflejo en malas respuestas o un notable mal

humor debido al trabajo tedioso que ellos tienen.

Los datos de la hoja de control y el diagrama de Pareto nos muestra que el problema dominante es la falta de atencin a

las necesidades del trabajador de formar parte de toda reunin ya que estos son los que estn ms al tanto de todos los

inconvenientes de la planta, brindar un opinin practica y tcnica para darlo solucin es algo muy importante, para lo cual

este trabajo indicara los pasos a seguir para la implementacin de un modelo de calidad para erradicar con el problema

determinado.

El modelo de calidad escogido es CIRCULOS DE CALIDAD para lo cual rescribiremos los pasos para poder implementarlo.

0

5

10

15

20

25

A B C D E F

Histograma

0

10

20

30

40

50

60

E D C B F A

Pareto



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3.2 Plan de accin

MISION:

Integrar a los empleados de YPFB refinacin a que participen activamente en la identificacin de problemas que se suscitan en

determinadas reas de sus respectivas organizaciones, con el propsito de darles solucin, mediante la aportacin de sus ideas y

aplicacin de las soluciones con el apoyo y la contribucin de los propietarios y / o gerentes de cada organizacin.

VISION:

Formar empleados altamente comprometidos e identificados con la organizacin a la que pertenecen, que estn en una bsqueda

constante del logro de las metas y objetivos establecidos por la empresa, contribuyendo a mejorar la competitividad de cada sector

de la refineria.

3.3 Etapas del modelo:

El modelo propuesto constar de cuatro etapas, las cuales se mencionan y se detallan a continuacin:

1. Introduccin de los Crculos de Calidad.

2. Organizacin de los Crculos de Calidad.

3. Implementacin de los Crculos de Calidad.

4. Evaluacin y Control de los Crculos de Calidad.

3.3.1 Introduccin del modelo de crculos de calidad:

La parte introductiva de este modelo, se refiere a los diferentes aspectos que se tomarn en cuenta en cada organizacin para llevar a cabo la introduccin de este modelo, los cuales son:

a. Las polticas a considerar para la introduccin del modelo.

b. Pasos a seguir para la introduccin del modelo. a. Polticas a considerar para la introduccin del modelo de crculos de calidad.

Para llevar a cabo la introduccin de los Crculos de Calidad es necesario tomar en cuenta las siguientes polticas:

Apoyo de la alta direccin. Es necesario que exista el apoyo incondicional por parte del dueo (os) y / o gerente de la

empresa, ya que de ello depende la motivacin de los empleados para formar parte de este programa.

Participacin voluntaria de los empleados. El trabajador debe involucrarse libre y decididamente.

Aplicacin efectiva de los pasos: es importante que se aplique de manera adecuada cada uno de los pasos que se

tendrn que seguir al momento de introducir el modelo a la organizacin,

b. Pasos a seguir para la introduccin del modelo:

1) Aprobacin del Propietario de cada organizacin: se llevar a cabo una reunin con el propietario y / o gerente de la empresa, en la cual se presentar el documento formal, en donde se da a conocer todo lo mencionado en esta propuesta, as como el desarrollo del tema de los Crculos de Calidad, con el propsito de tener la aceptacin por parte de ellos para tener el aval de llevar a cabo la implementacin del modelo.

2) Presentacin a todos los miembros de la organizacin: Una vez aprobado el modelo por parte del gerente o propietario de la empresa, el gerente debe de organizar una reunin formal, en la cual se dar a conocer a los diferentes miembros que conforman la organizacin, informacin general sobre el modelo que se pretende integrar a la organizacin, y al mismo tiempo persuadirlos para que participen de este programa.

En cuanto a la reunin se recomienda considerar los siguientes aspectos:

a. Duracin: 1 Hora Mximo.

b. Ponente: Dueo o Gerente de la empresa.

c. Agenda:

Saludo Inicial (2 Minutos).

Resea Histrica de la empresa. (7 Minutos).

Mencionar las Metas, Objetivos, Misin y Visin de la empresa. (7 Minutos).

Dar a conocer el objetivo de la reunin. (10 minutos).



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Brindar refrigerio a los empleados. (10 Minutos), Opcional.

Escuchar opiniones y responder interrogantes que puedan surgir. (10 minutos)

Despedida. (5 Minutos)

d. Recursos a utilizar:

Computadora o Acetatos (Opcional)

Retroproyector o Can. (Opcional)

Refrigerio: Bebidas y Galletas. (Opcional)

Pulmones.

Los primeros tres recursos mencionados anteriormente son opcionales, si la empresa no est en la disposicin utilizarlos, queda a consideracin de ellos, pero sera bueno tener en cuenta que la presentacin que se haga capte la atencin de los empleados, y para ello es necesario utilizar las herramientas adecuadas, para que sta sea llamativa y exprese claramente lo que se quiere dar a entender.

3) Determinar la cantidad de empleados que estn dispuestos a participar. Despus de la reunin realizada, es necesario identificar y determinar el nmero de empleados que estn dispuestos a formar parte de este nuevo proyecto, al principio no se requiere de que sean muchas personas, ya que lo ideal sera empezar probando con un pequeo grupo, el cual servir de prueba piloto para determinar la aplicabilidad y efectividad que puede tener el modelo en cada organizacin. Para llevar un mejor control es necesario utilizar el Formulario de Control de personas que participarn en los Crculos de Calidad, el cual permitir a la empresa tener un registro de las personas que estn dispuestas a integrarse.

4) Eleccin del Departamento o rea donde se comenzar la experiencia.. Una vez identificados y determinados los empleados que desean participar, se tomar en cuenta el rea de la empresa a la que pertenecen, y de acuerdo al nmero de empleados que sean, el sector o departamento que posea un mayor nmero de participantes, se tomar en cuenta como grupo de prueba, para llevar a cabo la aplicacin del modelo y determinar su efectividad.

No necesariamente tendra que ser un equipo aunque se recomienda que para iniciar sea as, todo depende del nmero de empleados que estn dispuestos a participar, ya que si se pueden formar varios grupos hay que tomarlos en cuenta.

5) Capacitacin de Participantes. Una vez se tiene el grupo que participar en este programa, se llevar a cabo el proceso de capacitacin el cual comprender de lo siguiente:

A. Capacitacin.

Al hablar de capacitacin, se hace referencia al conjunto de actividades que proporciona al empleado los conocimientos tericos y

an prcticos que le permitan desempear su puesto actual y a futuro de forma eficiente.

B. Objetivos de la capacitacin.

Proporcionar a los participantes los conocimientos y las tcnicas necesarias para desarrollar las actividades concernientes a los Crculos de calidad.

Concientizar a los miembros del compromiso del cual son responsables hacia con la organizacin y tambin para el sostenimiento del circulo de calidad.

Hacer conciencia de las ventajas que conlleva los crculos de calidad tanto para la empresa como as tambin para el propio miembro del crculo.

Es muy importante observar que, aunque la capacitacin auxilia a los miembros de la organizacin a desempear su trabajo actual,

sus beneficios pueden prolongarse a toda una vida laboral y puede auxiliar en el desarrollo de esa persona para cumplir futuras

responsabilidades. Por tanto, siendo consciente de que la capacitacin es valiosa para la organizacin, se detalla a continuacin

tpicos sobre los cuales se deber de capacitar a los empleados que formarn parte de los crculos de calidad:

Las primeras acciones de capacitacin deben dirigirse al director y a los gerentes. Para luego capacitar a los empleados que

estarn dispuestos a formar parte del o los equipos de trabajo.

Capacitadores: El equipo de estudiantes que propuso el modelo.

Perodo de Duracin:: 6 Semanas

Nmero de Reuniones:: 1 Reunin Semanal.

Da de Reunin:: Se recomienda llegar a un acuerdo tanto el gerente como los empleados, para determinar el da de la semana en que pueden realizar las reuniones.

Duracin:: 2 Horas, con receso de 15 minutos al finalizar la primera hora.

Recursos a utilizar::

Computadora o Acetatos (Opcional)

Retroproyector o Can. (Opcional)



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Refrigerio: Bebidas y Galletas. (Opcional)

Plumones.

Pizarra.

Lpices y Lapiceros.

Material de Apoyo. (Folletos).

Libretas de Apunte.

Sala de Reunin.

C. Temas sobre los cuales se deber abordar en las capacitaciones: Con el propsito de optimizar el tiempo y los recursos con los cuales cuenta la organizacin, a continuacin se presenta un cuadro

en donde se detallan los diferentes temas que se desarrollarn en el proceso de capacitacin:

CUADRO DE ORGANIZACIN DE TEMAS A DESARROLLAR EN EL PROCESO DE CAPACITACION.

SEMANAS TEMA DURACION

Primera La Motivacin El Liderazgo

60 min 60min

Segunda Historia sobre la expansin del los Crculos de Calidad Crculos de Calidad, estructura y proceso.

30 min 90 min

Tercera Elementos bsicos para llevar a cabo una reunin. Tcnicas Diseadas para la resolucin de problemas

60 min 60min

Cuarta El proceso de los Crculos de Calidad para la resolucin de problemas

120 min

Quinta Los Crculos de Calidad y la Productividad La Competitividad.

60 min 60min

Sexta Organizacin del (los) Crculos de Calidad Establecimiento de Funciones para los miembros de los Crculos de Calidad

60 min 60min

3.3.2 Organizacin y direccin de los crculos de calidad.

La organizacin y Direccin de los crculos de calidad, consiste en tener una estructura que permita la implantacin y operacin de los crculos de calidad. Para establecer la organizacin de los Crculos de Calidad a travs de este modelo, se tomarn en cuenta los siguientes aspectos:

a. Estructura organizativa de los Crculos de Calidad. b. Manual de Organizacin y Funciones de los Miembros que integran los Crculos de Calidad. c. Polticas para la formacin del los Crculos de Calidad.

a. Estructura organizativa de los Crculos de Calidad:

1) El Director:: ste ser el dueo o gerente de la organizacin. El propsito del de ste ser coordinar las actividades necesarias para la introduccin y el mantenimiento en operacin de los crculos de calidad. Asimismo, decide acerca de la viabilidad de las propuestas que surjan de los propios crculos de calidad.

2) La Oficina de los Crculos de Calidad, ser la encargada de la administracin de los crculos. Tambin controla e informa de los avances al Director, la cual estar conformada por:

El Supervisor: el o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los crculos y atender sus juntas. Siendo tambin miembro de la Oficina de los Crculos de Calidad sirve como enlace o va entre los Crculos y el resto de la compaa y reporta a la alta autoridad que apoya la idea de los crculos de calidad. Adems est bajo su responsabilidad el entrenamiento y la formacin de otros crculos dentro de la organizacin.

Los Lderes: es el jefe natural del grupo de trabajo y al mismo tiempo es el smbolo del respaldo de la gerencia. Su ausencia de los Crculos de Calidad, de una u otra forma, es siempre perjudicial para el proceso.

3) Los integrantes de los Crculos de Calidad: los cuales sern: Secretario. Vocales.



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Estableciendo los integrantes, se recomienda que cada Crculo de Calidad est conformado por una cantidad mxima de cinco

miembros que para el caso sern: el lder, el secretario y tres vocales; esto permitir un mejor funcionamiento y entendimiento por

parte de cada grupo. A continuacin se presenta el esquema de cmo estara estructurada la organizacin, el Modelo de Crculo de

Calidad:

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE MODELO DE CIRCULOS DE CALIDAD.

b. Manuales de organizacin y funciones para los miembros que integran los Crculos de Calidad:

A continuacin se presentan los manuales de Organizacin y Funciones, de cada uno de los miembros que formarn parte del modelo de Crculos de Calidad, los cuales servirn de gua a cada uno de ellos para conocer las funciones que se deben desempear al ocupar determinado puesto dentro de la estructura organizativa de los Crculos de Calidad:



26



27



28



29



30

c. Polticas para la organizacin de los Crculos de Calidad:

Para realizar un mejor proceso de organizacin es necesario que se tomen en cuenta las siguientes polticas: 1. El establecimiento de la organizacin del Modelo de los Crculos de calidad se deber desarrollar en la ltima reunin que

se realice en el proceso de capacitacin de los empleados (el cual corresponde a la etapa de Introduccin), para definir cmo quedar conformado.

2. Es necesario dar a conocer claramente los manuales de funciones a los miembros, antes de llevar a cabo la asignacin de cargos.

3. Los miembros que conformen los Crculos de Calidad deben de ser de la misma rea de trabajo 4. Para la asignacin de todos los cargos es importante tomar en cuenta los requisitos que debe cumplir cada miembro para

aplicar a cada uno de estos puestos, principalmente para el Supervisor, Lder y Secretario. 5. Se recomienda que la cantidad de miembros que conformen los Crculos de Calidad sea de 5 integrantes (Lder,

Secretario y 3 Vocales).



31

6. Para la asignacin del Supervisor de los Crculos de Calidad se recomienda que el Gerente sea el encargado de evaluar entre los miembros que participarn, y seleccionar a aquel que considere que rene las caractersticas indicadas para asignarlo al puesto.

7. La seleccin de lder debe de hacerse de manera democrtica por parte de los miembros que formarn el Crculo, tomando en cuenta siempre los requisitos necesarios para el puesto, esto permitir que al seleccionar ellos mismos a su lder, exista un mejor entendimiento y funcionamiento del grupo.

8. Para seleccionar a los otros miembros (Secretario y Vocales) del Crculo de Calidad, en este caso ser el lder junto con la ayuda de los mismos miembros, los encargados de asignar los dems puestos para cada uno de ellos, evaluando en cada uno los requisitos que se necesitan para ocupar cada cargo, as como tambin las caractersticas que poseen cada uno de los miembros.

3.3.3 Implementacin de los Crculos de Calidad.

Una vez, establecida la organizacin de los Crculos de Calidad y delegada las funciones que realizar cada uno de los miembros que participarn en los Crculos de Calidad creados, el siguiente paso es la implementacin de los Crculos de Calidad, es decir, la puesta en marcha del funcionamiento del o los Crculos creados. Para ello es necesario tomar en cuenta dos aspectos fundamentales los cuales son:

a. Pasos a seguir para el funcionamiento de los Crculos de Calidad. b. Estrategias a utilizar para el buen funcionamiento de los Crculos de Calidad. c. Polticas que regirn el funcionamiento de los Crculos de Calidad.

a. Pasos a seguir para el funcionamiento de los Crculos de Calidad:

La actividad fundamental de cualquier crculo de calidad se centra bsicamente en la solucin de problemas, para ello es necesario el establecimiento de un orden de fases secuenciales en la bsqueda de la solucin, a continuacin se describen los pasos, que se deben de seguir por los integrantes de los Crculos de Calidad en sus reuniones:

1. Identificar una lista de problemas. Esta fase consiste en la identificacin de problemas existentes en la organizacin, para lo cual ser necesario la utilizacin de tcnicas, entre las cuales podemos mencionar la tormenta de ideas, la cual consiste en que cada uno de los miembros que conforman l circulo de calidad expresa un problema que observa en el lugar de trabajo. Al finalizar esta fase se contar con una gran gama de problemas posibles a tratar de buscar una solucin por parte del crculo.

2. Seleccionar y clarificar el problema.

En esta segunda fase se contar con todos los problemas identificados en un primer momento, de los cuales el circulo dar prioridad al de mayor trascendencia para la organizacin, el cual ser seleccionado mediante un consenso Seguidamente se deber de clarificar el problema, para que todos los miembros puedan comprender las implicaciones del problema seleccionado y de esta manera tener el apoyo de todos los miembros del circulo de calidad.

3. Identificar y evaluar causas y sus posibles soluciones.

Despus de haber seleccionado y clarificado el problema a todos los miembros del crculo es necesaria la debida identificacin y evaluacin tanto de las causas que originan el problema como tambin de sus posibles soluciones. Para ello l circulo deber de hacer uso de tcnicas que le permitan identificar de la mejor manera posible el problema. Al haber identificado el circulo el problema a resolver deber de realizar un listado de las soluciones factibles al problema, seguidamente el circulo tendr que ir depurando la lista de soluciones haciendo uso de criterios que debern ser establecidos por el propio circulo.

4. Decidir y desarrollar un plan para la implantacin de la solucin.

Esta fase consiste en que el circulo luego de haber depurado la lista de soluciones, deber de decidir sobre aquella solucin ms factible para el problema y desarrollar un plan, en el cual se detallar: Cmo?, Cundo? y Dnde? Se realizar cada actividad para la solucin seleccionada.

5. Presentar el plan a la Direccin.

El fin principal de presentar el plan a la Direccin de la organizacin es para que sea sta, quien decida si es factible o no el plan, al mismo tiempo es recomendable incluir en el plan los beneficios que conllevara la aplicacin del plan propuesto para la organizacin. Para la presentacin del plan a la organizacin el crculo debe de seguir el procedimiento correspondiente, es decir, que deber de presentar el plan al supervisor y ser ste ltimo quien deber de presentarlo ante la Direccin de la Organizacin para su estudio respectivo.

6. Ejecutar el plan.

Al haber aprobado el plan la Direccin de la organizacin, el circulo tendr que poner en marcha el plan presentado, siendo ellos los

responsables de los resultados obtenidos, debiendo seguir al pie de la letra el plan propuesto ante la Direccin.



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7. Evaluar los resultados de la solucin propuesta.

Esta fase consiste en la recoleccin y anlisis de la informacin, con el propsito de poder determinar si en realidad la solucin

propuesta fue la ms indicada para el problema. Es de ser consciente de que los resultados no se vern de la noche a la maana,

sino que se deber de realizar una evaluacin a mediano plazo, para observar a ciencia cierta si se obtuvieron o no los resultados

esperados.

Terminado el proceso se podr comenzar de nuevo ya sea con el mismo problema, con el objetivo de perfeccionar u optimizar el proceso, u otro de mayor importancia para el crculo.

b. Estrategias a utilizar para el buen funcionamiento de los Crculos de Calidad: La organizacin deber de proporcionarle a los crculos un lugar apartado del lugar de trabajo, donde stos puedan desarrollar sus

reuniones de trabajo de una manera ms apropiada.

Proporcionarles una hora semanal a los miembros de los crculos con goce de sueldo, para que stos puedan participar en los

diferentes crculos establecidos en la organizacin. Es aconsejable que la hora sea la ltima de un da x laboral.

Proporcionar a los crculos, herramientas que puedan ayudarles para optimizar el tiempo, como plumones, papelera, pizarra, etc., segn lo requieran. c. Polticas que regirn el funcionamiento de los Crculos de Calidad:

1. Respetar el horario de las reuniones, una vez fijado ste. Es necesario crear disciplina y responsabilidad en cuanto a los das y horarios de las reuniones.

2. Respetar a los compaeros que conforman el crculo. 3. Cada miembro debe de realizar sus funciones de acuerdo al rol que tiene que desempear como miembro del crculo. 4. Trabajar en equipo, ya que los mritos deben de ser colectivos y nunca individuales. Las ideas y mejoras surgidas deben

de ser fruto del trabajo de los crculos, son patrimonio del equipo, y no de un individuo aislado. 5. Evitar todo tipo de bromas pesadas que puedan ocasionar malos entendidos y discordia entre los compaeros. 6. Evitar interferir la reunin con aspectos que no son propios del asunto o problema que se est tratando. 7. En el caso de que faltare a alguna reunin algn miembro del crculo, es necesario hacrselo saber al supervisor, antes

de la reunin o en el mismo momento de realizarse sta. 8. En el caso de que faltar el lder del grupo a alguna reunin, es necesario que el secretario tome su funcin durante el

desarrollo de sta, para el caso de que ste segundo faltara ser uno de los vocales que realizar la funcin de secretario, y para el caso de que ambos faltaran, los dems miembros tendrn que decidir si se lleva a cabo o no la reunin, en el caso de llevarse a cabo tendrn que ser ellos los que se pongan de acuerdo en definir quien realizar el papel de lder y secretario.

9. Cuando por diferentes motivos una reunin ya pactada por los miembros del Crculo de Calidad, no llegara a realizarse es necesario hacrselo saber al Supervisor, de preferencia con anticipacin, para lo cual los miembros deben de ponerse de acuerdo junto con l, en cuanto al da y la hora en la que se realizara esa reunin, en una ocasin futura.

3.3.4 Control y evaluacin de los Crculos de Calidad.

Para llevar un control de los Crculos de Calidad desde su implementacin en las empresas, se utilizarn los siguientes formularios:

a. Formulario de control de los empleados que participarn en los Crculos de Calidad: A travs de este formulario se pretende que las personas que quieran participar de los Crculos de Calidad se anoten, ya que por medio de eso se podr llevar un control del nmero de participantes con los que se puede contar para iniciar la introduccin y aplicacin del modelo a la empresa, as como tambin identificar la seccin al cual pertenecen.



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b. Formulario de inscripcin de los Crculos de Calidad: El formulario presentado a continuacin se utilizar al momento de que los Crculos se creen, con el cual se pretende llevar un registro de los Crculos de Calidad existentes en las empresas, el rea de trabajo a la que pertenecen, as como los miembros que los conforman, este registro ser controlado por el Supervisor en la Oficina de los Crculos de Calidad:



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c. Formulario de evaluacin de las capacitaciones: Este formulario se utilizar para evaluar la calidad y la efectividad de la capacitacin que se impartir a los participantes que integrarn los Crculos de Calidad. Para hacer uso de esa herramienta se deber tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1. El formulario ser llenado por cada uno de los miembros que reciben la capacitacin. 2. La evaluacin se har al finalizar cada una de las charlas de capacitacin, es decir, se pasar una para cada tema. 3. Los encargados de proporcionar el formulario a los miembros sern los mismos encargados de impartir el curso. 4. Una vez se obtienen todos los resultados en cada una de las charlas, el o los capacitadores, tendrn que realizar un

anlisis de los datos obtenidos, para determinar las reas dbiles, para poder mejorarlas en las siguientes reuniones, as tambin identificar los puntos fuertes para no descuidarse de ellos.

5. Despus de haber obtenido los datos y haber realizado el anlisis en cada charla, los capacitadores, deben de presentar un reporte semanal al Propietario y / o Gerente de la empresa, sobre el desarrollo y la evolucin del Curso, para que l lleve un control y registro de las actividades que se estn desarrollando, el cual deber contener:

a. Breve introduccin sobre aspectos relevantes en el desarrollo de la evaluacin. b. Puntos fuertes de la evaluacin. c. Aspectos que es necesario mejorar. d. Conclusiones y recomendaciones sobre la situacin actual del curso, respecto a la evaluacin. e. Firmas de los Capacitadores.



35



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d. Instrumento para la evaluacin del funcionamiento de los crculos de calidad. El presente instrumento de evaluacin se utilizar para medir el funcionamiento reflejado por los Crculos de Calidad existentes en las empresas, para lo cual se tomarn en consideracin las siguientes polticas:

1. La evaluacin se har una vez al mes por el Supervisor. 2. La evaluacin se har exclusivamente para determinar el funcionamiento de los Crculos de Calidad, durante ese lapso de

tiempo. 3. El instrumento de evaluacin a implementar constar de los tems del cuadro

De acuerdo a las puntuaciones obtenidas en las evaluaciones de los Crculos, se establecern los siguientes parmetros de evaluacin:

Las clasificaciones de la evaluacin por cada tem son las siguientes:

a. Excelente: puntuacin de 9 a 10. b. Muy Bueno: puntuacin de 7 a 8. c. Bueno: puntuacin de 5 a 6. d. Regular: puntuacin de 3 a 4. e. Deficiente: puntuacin de 1 a 2.

Las clasificaciones globales de la evaluacin sern:

a. Menos de 40: Deficiente. b. De 40 a 59: Regular. c. De 60 a 79: Bueno. d. De 80 a 89: Muy Bueno. e. De 90 a 100: Excelente.

De acuerdo a los resultados que se obtengan pueden considerarse las siguientes alternativas:

a. Continuidad. b. Readaptacin de los miembros del Crculo. c. Capacitacin. d. Desvinculacin.

Los Crculos evaluados como regular, despus de los primeros dos meses, sern objeto de estudio y se requerir que el supervisor, tome las acciones de mejoramiento respectivas, las cuales sern discutidas con los miembros del Crculo. Este plan tendr que documentarse en la Oficina de los Crculos de Calidad para sentar un precedente y que pueda contribuir a otros Crculos. Los Crculos evaluados como deficiente, durante tres evaluaciones consecutivas, sern sujeto de separacin. El Supervisor ser encargado de formular una accin de separacin, que deber ser revisada y aprobada por el Director.



37

g). Elaboracin de reporte que se presentar al Director:

Con los resultados obtenidos, se recomienda elaborar un reporte mensual, sobre la evaluacin de los Crculos de Calidad, durante el perodo correspondiente, el cual debe de contener la siguiente informacin:

1. Breve introduccin sobre aspectos relevantes en el desarrollo de la evaluacin. 2. Presentacin de los resultados obtenidos 3. Anlisis de los resultados. 4. reas fuertes que se detectaron en el funcionamiento de los Crculos de Calidad. 5. reas que deben mejorarse en el funcionamiento de los Crculos de Calidad. 6. Conclusiones y recomendaciones sobre la situacin actual del funcionamiento de los Crculos de Calidad. 7. Firma del Supervisor de los Crculos de Calidad



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CAPITULO IV

4 CONCLUSIONES

Se concluye que el problema principal hallado fue el ausentismo por parte de tcnicos en reuniones y/o juntas de

ingenieros y jefes de planta.

Los trabajadores de la planta tienen opiniones tcnicas para soluciones a inconvenientes diarios ya que se encuentran

familiarizados continuamente de los procesos.

La implementacin del modelo de calidad es una opcin para la empresa, para asi poder incluir a los tcnicos de planta

en decisiones mejora continua de los procesos con los crculos de calidad.

Se presenta toda la documentacin para la introduccin del modelo.

5 BIBLIOGRAFIA

www.ypfb.com

Gestin de calidad-crculos de calidad

Documentacin adquirida en visita a la refineria Gualberto Villarroel

Circulos de Calidad en Refineria

Documents

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