Clara Boavida (University of Nottingham) Clara.Boavida@nottingham.ac.uk

José Carvalho (Universidade do Minho) jcarvalho@sdum.uminho.pt

Repositorios – Gestión, políticas, diseminación y buenas prácticas

Curso de capacitación para formadores. Guadalajara (México), 22-24 de agosto de 2011

Introducción – Definiciones y tipos de repositorios

Situación de los repositorios en el mundo

Estándares asociados a repositorios

Creación y desarrollo

Advocacy – concepto y ejemplos

Políticas y buenas practicas

Evaluación de repositorios

RepositorioUn sitio, o contenedor donde se pueden depositar y almacenar objetos (frecuentemente para seguridad y preservación)

Repositorio digitalUn sistema para recoger, preservar y dar acceso a objetos digitales

Repositorio de Aceso AbiertoUn repositorio digital que recoge, almacena y ofrece acceso abierto a resultados (publicaciones y/o datos) de investigación científica

Tipos de Repositorios de Acceso Abierto

Institucionales

Disciplinares o temáticos

Repositorios de datos

Repositorios “huérfanos” (o “homeless”)

Agregadores

Almacenan, preservan, diseminan y dan acceso a la producción intelectual de los miembros de una institución (universidad, centro de investigación, etc.).

Pueden contener solamente la producción intelectual/científica (artículos, teses y disertaciones, working papers, datos, etc.) de las instituciones, o reunir también colecciones especiales (se constituyendo como bibliotecas digitales), documentación administrativa, etc.

Repositorios institucionales

Reúnen, preservan y dan acceso a contenidos de una disciplina o área temática.

Pueden ser creados y mantenidos por instituciones académicas o de investigación, o bien por organismos gubernamentales.

Algunos de los repositorios mas conocidos son temáticos como o PubMed en las ciencias de la salud, el RePec en la área de la ciencias económicas, o E-Lis en la área de las ciencias de la información.

Repositorios Disciplinares o Temáticos

Repositorios que almacenan y preservan los datos científicos generados en el proceso de investigación (y que pueden originar, o no, publicaciones científicas)

Existen como repositorios independientes pero también pueden estar integrados en repositorios institucionales

Repositorios de datos científicos

Repositorios establecidos para el archivo de trabajo de autores que no tienen acceso a otro repositorio (institucional o temático).

En general, son establecidos a nivel nacional

Ejemplos: DEPOT - http://opendepot.org/ (UK, pero ahora disponible para

cualquiera), Repositorio Comum - http://comum.rcaap.pt/ (Portugal), OpenAIRE Orphan Record Repository - http://openaire.cern.ch/

(solo para publicaciones financiadas por el FP7)

Repositorios “huérfanos”

Agregadores o portales que recolectan sus contenidos de repositorios institucionales o disciplinares.

Las agregaciones pueden ser geográficas (regional o nacional), área temática o tipo de documento (por ejemplo, teses y disertaciones).

Ejemplos:

EThOS - http://ethos.bl.uk/ (UK, ElectronicTheses Online Service)

RCAAP - http://www.rcaap.pt/ (Portugal)

Agregadores/Portales

Datos extraídos de OpenDOAR - Directory of Open Access Repositories

Por José Carvalho

La situación de los repositorios en el mundo

Los Repositorios en el mundo…

http://maps.repository66.org/

Repositorios por continente

Repositorios en Europa

Repositorios en América del Norte

Repositorios en México

Tipos de Repositorios

Software de los Repositorios

Tipos de contenidos de los Repositorios

Crecimiento del número de Repositorios

Crecimiento del número de Repositorios – América del Norte

Estándares asociados a repositorios:

Creación y desarrollo

Advocacy – concepto y ejemplos

Políticas y buenas practicas

Definir objetivos y obtener el respaldo institucional

Seleccionar la solución tecnológica (infraestructura propia o externa? Software del repositorio)

Establecer e ejecutar una estrategia e un plan de implementación y definir responsables por las diferentes tareas

Creación de repositorios institucionales

Apoyo e implicación de la dirección de la institución y de los investigadores

Obtención de contenidos y promoción del archivo (preferentemente auto-archivo)

Definición de políticas de gestión de los repositorios

Implementación de repositorios institucionales

Obtener el respaldo institucional

Empezar proyectos de demostración o comunidades piloto

Promover y apoyar la utilización del repositorio y el auto-archivo por los investigadores/autores

Divulgar y promover el repositorio en el interior y el exterior de la institución

Implementación de repositorios institucionales

Explicar/ demostrar la ventajas de los repositorios:

Para la visibilidad, posicionamiento y prestigio de la institución

Para la gestión de la información de la institución

Para garantizar la preservación de la producción intelectual de la institución

Para la reforma del sistema de comunicación de ciencia

Obtener el respaldo institucional

Recoger documentos de páginas de los autores o dos departamentos;

Recoger documentos de repositorios de disciplina (PubMedCentral, Arxiv, RePEc);

Establecer un programa con comunidades piloto (depósito de documentos en lote, digitalización de documentos, etc.)

Empezar proyectos de demostración o comunidades piloto

Por Clara Boavida

Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los autores

Para que la participación sea voluntaria y efectiva es necesario que: las ventajas de los repositorios y del Open Access sean

comunicadas (y se posible demostradas) de manera clara y frecuente;

las objeciones y resistencias potenciales al repositorio institucional deben ser anticipadas y comprendidas.

Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los autores

Crear guías y ayudas al proceso de depósito/archivo de documentos;

Realizar presentaciones para los autores sobre el proceso de auto-archivo;

Crear y ofrecer un servicio de apoyo y “esclarecimiento” sobre los derechos de autor;

Crear y ofrecer servicios de valor añadido para los autores (listados, reportes, estadísticas, etc.)

Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los autores

Crear documentos y materiales de presentación y divulgación del repositorio

Presentar el repositorio en reuniones de facultad o departamento, seminarios e conferencias, etc.

Publicar artículos y noticias sobre el repositorio en revistas, boletines e otros medios de comunicación (sitios Web, etc.) de la institución

Identificar comunidades y personas “ejemplares”, líderes de opinión y garantizar su adhesión.

Divulgar “casos de suceso”

Divulgar y promover el repositorio

Promover y apoyar el repositorio - Advocacy

– Repositories Support Project (http://www.rsp.ac.uk/)

Las líneas de la evolución de los repositorios (UK):

REF – Research Excellence Framework

Integración de los repositorios

Advocacy y aumentar los contenidos

Estadísticas (informes)

Inclusión de otro tipo de contenidos más allá de los textuales

La reutilización de la documetación contenida en los

repositorios

La reutilización de la información de los repositorios

• http://www.lincoln.ac.uk/cerd/Staff/Staff_a_thody.htm

• http://www2.hud.ac.uk/staffprofiles/staffcv.php?staffid=492

• http://www2.lse.ac.uk/researchAndExpertise/Experts/profile.aspx?KeyValue=D.Gangjee@lse.ac.uk

• http://fass.kingston.ac.uk/faculty/staff/cv.php?staffnum=572

•

http://www.reading.ac.uk/art/research/ArtHistory/art-history-of-art-publications

.aspx

Promover y apoyar el repositorio - Advocacy

Promover y apoyar el repositorio - Advocacy

CAIRSS – Caul Australian Institutional Repository Support Service (http://cairss.caul.edu.au/cairss/)

Recursos para gestionar repositorioshttp://cairss.caul.edu.au/cairss/repository-manager-tools/#id7

RUBRIC Toolkit - http://cairss.caul.edu.au/packages/RUBRIC_Toolkit/toc.htm

Promover y apoyar el repositorio - Advocacy

Proyecto RCAAP – (Portugal) http://projecto.rcaap.pt/

¿Cómo crear un repositorio? ¿Cómo administrar un repositorio? ¿Cómo autoarchivar documentos? Recursos de apoyo: kit de políticas

Política de contenidos

Políticas y procesos de depósito

Licenciamiento y políticas de copyright

Políticas de preservación

Políticas y mandatos de auto-archivo

OpenDOAR Policies Tool - http://www.opendoar.org/tools/en/policies.php

Políticas y gestión de repositorios

Que contenidos pueden tener los repositorios? Hay repositorios con políticas muy diferentes:

Literatura científica Artículos de revistas (postprints,preprints) Otros tipos de documentos (literatura gris)

Materiales de enseñanza Trabajos de alumnos Publicaciones institucionales

Definir que tipos de documentos pueden ser archivados y eventuales restricciones o recomendaciones en cuanto a los formatos

Políticas de contenido

Quien puede archivar/depositar?

Reglas del depósito (depósito de texto completo obligatorio?)

Procesos de aceptación/moderación y control de cualidad (los documentos depositados van a ser verificados antes de se quedaren disponibles públicamente?)

Los procesos y reglas de depósito pueden variar en el mismo repositorio dependiendo de los tipos de documentos o departamentos.

Políticas y procesos de depósito

Licencias de depósitoLicencia a perpetuidadLicencia no exclusiva para dar acceso y preservar (incluyendo migrar el suporte/formato)

Embargos y restricciones de acceso

Política de copyright (quien es el responsable de su cumplimiento?)

Sherpa/Romeo - http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ Dulcinea - http://www.accesoabierto.net/dulcinea/

Licencias para los usuarios finalesLicencia Creative Commons – www.creativecommons.org

Licencias y políticas de copyright

Período de retención

Preservación funcional (migración de formatos, etc.)

Preservación de los ficheros (backups, etc.)

Política de retirada (en que condiciones pueden ser retirados los ficheros)

Control de las versiones (alteración de documentos, depósito de varias versiones, etc.)

Política de cierre (que pasará se el repositorio cierre?)

Políticas de preservación

Evaluación de repositorios

Por José Carvalho

La evaluación de puede ser útil desde diversos puntos de vista:

Evaluar la calidad del trabajo realizado en el repositorio

Monitorizar el progreso/éxito

Certificar la “calidad” de los repositorios

Benchmarking o comparación entre repositorios

Evaluación de repositorios

Varios métodos y herramientas de evaluación:

Guías y directrices Certificados Rankings

Evaluación de repositorios

Certificado DINI (Deutsche Initiative für Netzwerkinformation E.V.)

Diseñado como una guía para la configuración general de un repositorio con unos criterios mínimos, cuyo cumplimiento es, y unas recomendaciones adicionales

Examina si están en uso las normas técnicas (servidor, la interfaz, formatos, metadatos, etc) y las mejores prácticas establecidas para los servicios de apoyo (Política, ayuda a los autores, indexación, archivo, etc.)

Al otorgar un certificado, DINI efectúa un control de calidad sobre los repositorios y constituye una herramienta de evaluación e inicio de procesos de mejora.

Evaluación de repositorios

Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación

http://www.recolecta.net/buscador/documentos/GuiaEvaluacionRecolectav1.0-1.pdf

Elaborada por REBIUN-FECYT-RECOLECTA

Basada en Proyectos y directrices de referencia (DINI, DRIVER)

Evaluación de repositorios

La Guía se estructura en un total de siete secciones que definen en conjunto 31 criterios de evaluación

Visibilidad Políticas Aspectos legales Metadatos Directrices DRIVER Logs y estadísticas Seguridad, autenticidad e integridad de los datos

Guia para la evaluación de repositorios

Ranking Web of World Repositories

Elaborado por lo Cybermetrics Lab del CSIC

Metodologia:

http://repositories.webometrics.info/index.html

Evaluación de repositorios

DINI Certificate - http://www.dini.de/english/dini-certificate/

DRIVER Support website - http://www.driver-support.eu/

Institutional Repository Bibliography - http://digital-scholarship.org/irb/irb.html

Projecto repositorio Científico de Acesso Aberto de Portugal - http://projecto.rcaap.pt/

Ranking Web of World Repositories - http://repositories.webometrics.info/

Recolecta - http://www.recolecta.net

Repositories Case Studies - http://www.rsp.ac.uk/repos/cases

Repositories Support Project - http://www.rsp.ac.uk/

Recursos adicionales

Muchas gracias

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