MICROSOFT EXCEL Introducción

¿Qué es Microsoft Excel?

MICROSOFT EXCEL (MS Excel) es una planilla de cálculo, de gran capacidad y facilidad de uso. Las planillas de cálculo son un tipo de herramienta orientada a manejar información

numérica preferentemente, permitiendo realizar sobre ella cálculos y gráficos de diversa complejidad.

Con esta herramienta, fácil y rápidamente podremos sumar, restar, multiplicar y dividir, calcular sumatorias, porcentajes o manejar funciones de tipo matemático, financiero, estadístico, entre otras, las cuales son provistas por el programa.

Cada documento generado a través de este programa se llama Libro. Un Libro, contiene Hojas (planillas de cálculo) y éstas tienen una dimensión de 1.048.576 filas por 16.384

columnas, cada una. Otra característica importante es que un libro de MSExcel dispone de varias hojas

consecutivas. Con esta cualidad, nos permite construir tablas con distintos anchos de columnas sin que estos afecten a otras tablas en otras hojas ya que cada hoja es independiente.

Definiciones:

Libro de trabajo

Un Libro de Trabajo es un archivo de trabajo y almacenamiento de datos. Un Libro de Trabajo puede contener una o varias hojas de distintos tipos (hojas de cálculo, hojas de gráfico).

Cuando abrimos, cierra o guarda un archivo, MSExcel está abriendo, cerrando o guardando un Libro de Trabajo (con extensión .xlsx si es sin macros, o .xlsm si es con macros).

Cuando abre un nuevo Libro de Trabajo, éste se abre en forma predeterminada con tres hojas de cálculo listas para almacenar y manipular datos.

Hojas de Cálculo o Planilla de Cálculo La hoja de cálculo es la principal base de almacenamiento y manipulación de datos de

un Libro de Trabajo. Una hoja de cálculo se divide en filas y columnas, que forma una gran cuadrícula compuesta por un sinnúmero de pequeñas celdas donde se almacenan los datos. Una hoja de cálculo siempre formará parte de un Libro de Trabajo.

Administrador de listas

Una lista es una ordenación de datos similares (registros), por ejemplo, un listado de clientes

y sus respectivos números de teléfono. Un Libro MS EXCEL puede contener

una lista como una base de datos y proporcionar herramientas estándares para

ordenar, filtrar, agregar, eliminar y resumir datos de una lista. Gráficos

Con MS EXCEL, puede representar gráficamente un conjunto de datos almacenados en una hoja de cálculo y con la posibilidad de elegir entre múltiples y diferentes formatos y

tipos. Después de crear un gráfico, puede mejorarlo agregando elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos, texto, etc. Asimismo, podremos

desplazar y cambiar el tamaño de la mayoría de los elementos de los gráficos. También puede dar formato a un gráfico utilizando diseños, colores, alineación, tipos de fuente y otras características para dar formato. Además, un gráfico podremos formar

parte de una hoja como un gráfico incrustado o podremos guardarlo en una hoja para

gráficos en forma independiente.

Presentaciones y Formatos Avanzados

Es posible mejorar notablemente la presentación de los datos de una hoja de cálculo por medio de múltiples formatos para texto, valores y fechas que están disponibles para

ser aplicadas. Y más aún, cuando los formatos disponibles no se ajustan a sus requerimientos, podremos modificarlos a su medida.

CLASE 1 (18-Ago-015) EXCEL BÁSICO–SENA

Tema – COMO AÑADIR HOJAS DE CÁLCULO A UN LIBRO DE TRABAJO:

Si se necesita trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, se tienen que añadir

más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

FORMA 1:

1- Ubique y haga clic izquierdo en el Botón Insertar Hoja de Cálculo en la

Zona Inferior de la pantalla (A la derecha de las pestañas (Etiquetas) de las Hojas).

“En este caso la Hoja de Cálculo se insertará a continuación de las existentes,

es decir, a la derecha del todo.”

FORMA 2:

1- Ubique el cursor sobre la pestaña de una Hoja de Cálculo existente y haga clic

derecho, esto ejecutara el menú contextual:

2- Escoja Insertar…, esta acción desplegará la ventana:

3- Elija la opción Hoja de Cálculo y haga clic en Aceptar.

En este caso la Hoja de Cálculo nueva se añadirá a la izquierda de la hoja

seleccionada.

Tema – COMO ASIGNAR UN COLOR A LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS DE CÁLCULO:

1- Ubique el cursor sobre la Etiqueta de una Hoja de Cálculo y haga clic derecho, esto

ejecutara el menú contextual:

2- Elija la opción Color de Etiqueta, esta acción desplegará la Paleta de Colores:

3- Escoja el color a aplicar a la Etiqueta seleccionada.

Tema – FUNCIONES DE TEXTO:

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero

Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

CONCATENAR: Esta función concatena varios elementos de texto en uno solo.

Ejemplo–En la siguiente Tabla se presentan las columnas A, B y C como NOMBRES, 1ER

APELLIDO Y 2DO APELLIDO respectivamente:

La Función CONCATENAR permitirá que los elementos de texto A2 (DIANA CAROLINA),

B2 (GONZALEZ) y C2 (COTRINO) se unan en uno solo, para este caso la celda D2.

Proceda así:

1- Seleccione la celda D2 haciendo clic sobre ella:

2- Proceda a digitar la fórmula:

=CONCATENAR(A2;" ";B2;" ";C2)

3- Presione la tecla para terminar el ingreso de la función.

NOTA: Tenga en cuenta que en esta fórmula no se deben dejar espacios a excepción

de los que están señalados con flechas rojas entre las comillas. Si ingresó bien la

fórmula, la Tabla debe quedar así:

La función CONCATENAR de la celda D2 se puede copiar a las celdas D3 y D4 de la

siguiente manera:

COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN: Siguiendo con el ejemplo de la Tabla

anterior:

1- Ubique el cursor en la esquina inferior derecha de la celda D2 (El cursor tomará la

forma de una cruz negra), haga clic sostenido y arrastre el cursor hasta la esquina

inferior derecha de la celda D4:

NOTA: Se observa que el texto de las celdas A3, B3 y C3 quedó CONCATENADO en la

celda D3 y el texto de las celdas A4, B4 y C4 quedó CONCATENADO en la celda D4.

Esto sucede porque las referencias contenidas en la fórmula de CONCATENADO son

relativas a la celda que las contiene (REFERENCIAS RELATIVAS). Obsérvese que al

dar clic sobre las celdas D3 y D4 la formula en la Banda de Fórmulas cambia de una

celda a otra.

Tema – FUNCIONES DE FECHA:

Se explicarán algunas funciones básicas de fecha siguiendo con el ejemplo de la tabla anterior.

1- Proceda a ingresar las siguientes funciones en las celdas correspondientes como se muestra:

NOTA: Debe presionar Enter al terminar de ingresar cada función:

Si se ingresan correctamente las funciones, la tabla debe quedar así:

Y se puede proceder a seleccionar las formulas de las celdas F2 a N2 y

copiarlas con clic sostenido en las celdas F3 a N3 y F4 a N4, quedando la tabla así: