Clase 3 clasificacion de eventos del curso ceremonial y protocolo sag serena

CEREMONIAL Y CEREMONIAL Y PROTOCOLOPROTOCOLO

Servicio Agrícola Ganadero Servicio Agrícola Ganadero SERENASERENA

JULIO 2014JULIO 2014

CLASE 3 CLASE 3 Clasificación de Actividades y EventosClasificación de Actividades y Eventos

Relator: Carlos Echeverria M.Relator: Carlos Echeverria M.Ing Comercial y PeriodistaIng Comercial y Periodista

Master in Business Administration MBAMaster in Business Administration MBA

Servicio Agrícola Ganadero Servicio Agrícola Ganadero SERENASERENA

JULIO 2014JULIO 2014

CLASE 3 CLASE 3 Clasificación de Actividades y EventosClasificación de Actividades y Eventos

Relator: Carlos Echeverria M.Relator: Carlos Echeverria M.Ing Comercial y PeriodistaIng Comercial y Periodista

Master in Business Administration MBAMaster in Business Administration MBA

CLASIFICACION DE ACTIVIDADES O CLASIFICACION DE ACTIVIDADES O EVENTOSEVENTOS

OficialesOficiales• Día institucional o Celebración de la Efeméride de una Día institucional o Celebración de la Efeméride de una

empresa o Instituciones empresa o Instituciones • Inauguración del Año Académico en UniversidadesInauguración del Año Académico en Universidades• Entrega de Grados Académicos y Títulos ProfesionalesEntrega de Grados Académicos y Títulos Profesionales• Entrega de Grados Académicos HonoríficosEntrega de Grados Académicos Honoríficos• Cuentas de Gestión, etcCuentas de Gestión, etc• Actos de Inauguración o Clausura de diferentesActos de Inauguración o Clausura de diferentes• eventos de trabajoeventos de trabajo• Ceremonia de Inauguración de exposiciones y deCeremonia de Inauguración de exposiciones y de• presentaciones de libros y productospresentaciones de libros y productos• Firma de ConveniosFirma de Convenios• Premiaciones por años de serviciosPremiaciones por años de servicios• Actos de bienvenida a Visitas OficialesActos de bienvenida a Visitas Oficiales


Institucionales o CorporativosInstitucionales o Corporativos


PromocionalesPromocionales

• • Lanzamiento de ProductosLanzamiento de Productos• • FeriasFerias• • ExposicionesExposiciones• • Desfiles de ModaDesfiles de Moda

* En el caso de un libro o una feria se debe usar la * En el caso de un libro o una feria se debe usar la palabra “Presentación”palabra “Presentación”


Artístico CulturalesArtístico Culturales

••EstrenoEstreno••ExposicionesExposiciones••ConciertosConciertos••Festivales de MúsicaFestivales de Música••Festivales de Poesía, Juegos Literarios y ConcursosFestivales de Poesía, Juegos Literarios y Concursos••Danza, Teatro, Pintura, etc.Danza, Teatro, Pintura, etc.


BeneficenciaBeneficencia••El sello lo ponen los valores y los atributos más El sello lo ponen los valores y los atributos más profundos de la Filosofía y Cultura Corporativa de la profundos de la Filosofía y Cultura Corporativa de la Organización.Organización.••Algunos ejemplos lo constituyen los Desfiles de Moda, Algunos ejemplos lo constituyen los Desfiles de Moda, Acciones de Gracia, Mesa de Pan y Vino, Pavo Fraterno y Acciones de Gracia, Mesa de Pan y Vino, Pavo Fraterno y otros.otros.

• Menores o de FamiliaMenores o de Familia

• Manifestaciones SocialesManifestaciones Sociales

CONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓNCONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓNDE UNA MANIFESTACION SOCIALDE UNA MANIFESTACION SOCIAL

Al organizar una Manifestación Social con comida, en Al organizar una Manifestación Social con comida, en que los asistentes estén sentados, debemos considerar que los asistentes estén sentados, debemos considerar diferentes tipos de mesas. Entre ellas están las diferentes tipos de mesas. Entre ellas están las Protocolares y aquellas que no necesariamente Protocolares y aquellas que no necesariamente cumplen con las Normas de Ceremonialcumplen con las Normas de Ceremonial

El diseño del espacio físico es responsabilidad nuestra y El diseño del espacio físico es responsabilidad nuestra y debe estar en concordancia con el Objetivo y la debe estar en concordancia con el Objetivo y la Categoría de los invitados.Categoría de los invitados.

CONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓNCONSIDERACIONES EN LA ORGANIZACIÓNDE UNA MANIFESTACION SOCIALDE UNA MANIFESTACION SOCIAL

••Precedencia de las AutoridadesPrecedencia de las Autoridades••Ordenamiento Protocolar de la MesaOrdenamiento Protocolar de la Mesa••Si los invitados son numerosos colocar en la antesala del Si los invitados son numerosos colocar en la antesala del comedor una Pancarta con el dibujo de la Mesa Protocolar comedor una Pancarta con el dibujo de la Mesa Protocolar para así agilizar el trámite de ubicar a los asistentespara así agilizar el trámite de ubicar a los asistentes••En un sitio visible, generalmente próximo al comedor, En un sitio visible, generalmente próximo al comedor, colocar el plano de la mesa con los nombres de los colocar el plano de la mesa con los nombres de los invitados, escritos en forma de fácil lectura, y con la invitados, escritos en forma de fácil lectura, y con la ubicación de la entrada.ubicación de la entrada.

Nómina de los asistentesNómina de los asistentes

MANIFESTACIONES CON COMIDAMANIFESTACIONES CON COMIDA

De PieDe Pie

SentadasSentadas

Vino de HonorVino de HonorCóctelCóctelCopa de ChampagneCopa de Champagne

AlmuerzosAlmuerzos Te u OncesTe u Onces ComidasComidas

MANIFESTACIONES CON COMIDAMANIFESTACIONES CON COMIDA

MixtaMixta

GalaGala

Recepciones Almuerzos o Comidas Americanas

BanquetesBanquetes CenasCenas

MANIFESTACIONES CON COMIDA DE PIEMANIFESTACIONES CON COMIDA DE PIE

Vino de HonorVino de Honor

ComponentesComponentes:

De preferencia se realiza entre las 12.30 y las 15.00 horas.

Vinos tinto de calidad, vino blanco frío y jugos Vinos tinto de calidad, vino blanco frío y jugos (temperaturas)(temperaturas)

Tablas de quesoTablas de queso Canapés, tapaditos, brochetas y empanadas de Canapés, tapaditos, brochetas y empanadas de

cóctelcóctel Dulces chilenosDulces chilenos


ComponentesComponentes:

El horario es de 19.30 a 21.30 y es donde se puede El horario es de 19.30 a 21.30 y es donde se puede subir el grado de alcohol de las bebidas.subir el grado de alcohol de las bebidas.

Ostiones y CaviarOstiones y Caviar Whisky y otros tragos de mayor grado alcohólicoWhisky y otros tragos de mayor grado alcohólico Jugos de naranja, piña y duraznoJugos de naranja, piña y durazno


Tiene una duración de solo 20 minutos y solo Tiene una duración de solo 20 minutos y solo se realiza al cierre de ceremoniasse realiza al cierre de ceremonias

Componentes:Componentes:Se acompaña con canapés o alguno trozo de Se acompaña con canapés o alguno trozo de torta.torta.


RecepcionesRecepciones Comienza con un cóctel y termina con comida Su inicio es Comienza con un cóctel y termina con comida Su inicio es

a las 20.00 horasa las 20.00 horas Se entregan premios, reconocimientos o agradecimientosSe entregan premios, reconocimientos o agradecimientos Después del segundo plato se sirve la copa de champagne Después del segundo plato se sirve la copa de champagne

y se entregan los regalos y las condecoracionesy se entregan los regalos y las condecoraciones Al colocar una condecoración al cuello la autoridad que la Al colocar una condecoración al cuello la autoridad que la

entrega se coloca por delante y quien el asiste por atrás entrega se coloca por delante y quien el asiste por atrás del galardonado para abrochar.del galardonado para abrochar.

El café se acompaña con chocolateEl café se acompaña con chocolate Se ofrece un licor y después un whiskySe ofrece un licor y después un whisky

MANIFESTACIONES CON COMIDA SENTADOSMANIFESTACIONES CON COMIDA SENTADOS

AlmuerzosAlmuerzos: : Se invita a las 13.00 horas.Se invita a las 13.00 horas.

Te u Onces: Te u Onces: Como es tradicional, se invita aComo es tradicional, se invita alas17.00 horas.las17.00 horas.

Comidas: Comidas: Se invita Aproximadamente a Se invita Aproximadamente a las las 21.00 horas.21.00 horas.

MANIFESTACIONES CON COMIDA DE GALAMANIFESTACIONES CON COMIDA DE GALA

Cena: Cena: Se invita a las 22.00 horasSe invita a las 22.00 horas

Banquetes: Banquetes: Son comidas nocturnas que Son comidas nocturnas que tienen un significado de Gran Solemnidad, y tienen un significado de Gran Solemnidad, y generalmente se ofrecen en honor a una generalmente se ofrecen en honor a una distinguida Autoridad.distinguida Autoridad.

VESTIMENTA DE ETIQUETAVESTIMENTA DE ETIQUETA

De NocheDe Noche

FracFrac se indica con la mención “Corbata Blanca” o se indica con la mención “Corbata Blanca” o “White Tie”.“White Tie”.

Las mujeres deben usar traje largo y eleganteLas mujeres deben usar traje largo y elegante

Smoking Smoking Se indica con la mención “Corbata Se indica con la mención “Corbata Negra” o “Black Tie”.Negra” o “Black Tie”.

Las mujeres deben usar traje largo y elegante.Las mujeres deben usar traje largo y elegante.


De díaDe día

Chaqué o “Jaquette”. Frac con chaleco negro y Chaqué o “Jaquette”. Frac con chaleco negro y corbata blanca para ciertos actos oficiales muy corbata blanca para ciertos actos oficiales muy solemnes.solemnes.

Las mujeres deben usar un traje eleganteLas mujeres deben usar un traje elegante


En algunos casos es usual el llamado En algunos casos es usual el llamado “Media “Media Etiqueta” Etiqueta” que consiste en pantalón rayado, que consiste en pantalón rayado, chaqueta negra y chaleco negro.chaqueta negra y chaleco negro.

Cuando en las invitaciones no se haga ninguna Cuando en las invitaciones no se haga ninguna indicación o se señale indicación o se señale “Traje de Calle”, “Traje de Calle”, se debe usar se debe usar ropa oscura y calzado negro, especialmente para ropa oscura y calzado negro, especialmente para almuerzos, comidas, cóctel o recepciones, a menos almuerzos, comidas, cóctel o recepciones, a menos que la costumbre local nos indique otro vestuario. que la costumbre local nos indique otro vestuario. Las mujeres deben usar traje de dos piezas o Las mujeres deben usar traje de dos piezas o “camisero”.“camisero”.

EJEMPLOS DE VESTIMENTAEJEMPLOS DE VESTIMENTA

ESMOQUINESMOQUIN

CHAQUÉCHAQUÉ

EJEMPLOS DE VESTIMENTAEJEMPLOS DE VESTIMENTA

FRACFRAC

VESTIDO DE CÓCTELVESTIDO DE CÓCTEL

EJEMPLOS DE VESTIMENTAEJEMPLOS DE VESTIMENTAVESTIDO CORTOVESTIDO CORTO

TRAJE DE NOCHETRAJE DE NOCHE

Ceremonial Ceremonial yy

ProtoProtocolocolo

Correspondencia ProtocolarCorrespondencia Protocolar

El Ceremonial establece que el estilo de la Correspondencia El Ceremonial establece que el estilo de la Correspondencia Protocolar varía conforme el nivel de las personas que Protocolar varía conforme el nivel de las personas que participan de ella y sus propósitos.participan de ella y sus propósitos.

Las comunicaciones pueden ser de diversos tipos; pero las Las comunicaciones pueden ser de diversos tipos; pero las más comunes son:más comunes son:

• • Nota ProtocolarNota Protocolar• • EsquelaEsquela• • Tarjeta de InvitaciónTarjeta de Invitación• • FelicitacionesFelicitaciones

Otras Notas protocolares son los Agradecimientos, Saludos y Otras Notas protocolares son los Agradecimientos, Saludos y Condolencias, que expresas fundamentalmente sentimientos.Condolencias, que expresas fundamentalmente sentimientos.


Nota Protocolar:Nota Protocolar:

Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa Es una comunicación formal, tipo carta, que se usa para invitar y establecer un compromiso entre para invitar y establecer un compromiso entre invitantes e invitados.invitantes e invitados.

También se emplea para enviar Felicitaciones por También se emplea para enviar Felicitaciones por Efemérides o Aniversarios Institucionales, Efemérides o Aniversarios Institucionales, Nombramientos o Ascensos, Distinciones y Nombramientos o Ascensos, Distinciones y Onomásticos y para expresar una condolencia.Onomásticos y para expresar una condolencia.


EsquelaEsquela:

Es un tipo de carta menos formal que la Nota Protocolar, de carácter exclusivamente personal. La esquela se emplea, en particular, para:

• Agradecer atenciones recibidas• Aceptar una invitación o excusarse de no poder asistir• Enviar felicitaciones por efemérides o aniversarios, nombramientos o ascensos, distinciones y onomásticos y para expresar una condolencia.


Tarjeta de Invitación:Tarjeta de Invitación:

Es una comunicación formal, impresa en Es una comunicación formal, impresa en cartulina, por lo general de Tamaño Sobre cartulina, por lo general de Tamaño Sobre Comercial, que lleva impresos el Logotipo Comercial, que lleva impresos el Logotipo Institucional y establece un compromiso entre Institucional y establece un compromiso entre Invitante e Invitado.Invitante e Invitado.


• • La invitación a un acto o ceremonia se debe formalizar a La invitación a un acto o ceremonia se debe formalizar a través de una Tarjeta de Invitación o Nota Protocolar.través de una Tarjeta de Invitación o Nota Protocolar.• • El tiempo de despacho previo de una invitación es de Siete El tiempo de despacho previo de una invitación es de Siete Días hábiles, como mínimo, y de Veintiún Días hábiles como Días hábiles, como mínimo, y de Veintiún Días hábiles como máximo.máximo.• • Las invitaciones deben imprimirse, considerando una Las invitaciones deben imprimirse, considerando una diagramación y diseño adecuados, reservando espacios diagramación y diseño adecuados, reservando espacios relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano, relativos a aquellos aspectos que deben escribirse a mano, como nombre del destinatario, hora y clase de reunión y como nombre del destinatario, hora y clase de reunión y demás por menores que sean del caso.demás por menores que sean del caso.• • Toda Invitación – sea tarjeta o nota protocolar – debe ser Toda Invitación – sea tarjeta o nota protocolar – debe ser redactada en Tercera Persona.redactada en Tercera Persona.

Normas Generales al Enviar una Normas Generales al Enviar una Tarjeta de InvitaciónTarjeta de Invitación

• La jerarquía del invitado determinará el modo de formular La jerarquía del invitado determinará el modo de formular la invitación.la invitación.

• Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.la parte superior de la tarjeta.

• La respuesta a toda invitación que la solicite, según la La respuesta a toda invitación que la solicite, según la fórmula S.R.C. (se ruega contestar), se debe dar en el fórmula S.R.C. (se ruega contestar), se debe dar en el término de 48 horas o inmediatamente, si la fecha está término de 48 horas o inmediatamente, si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente su muy próxima, evitando modificar posteriormente su respuesta, para no causar dificultades al invitante.respuesta, para no causar dificultades al invitante.


• Cuando la invitación se ha formulado, personal o Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Para nota manuscrita en la parte inferior de la misma (“Para Recordar”, “To Remind”, “Pour Memoire”, o las iniciales Recordar”, “To Remind”, “Pour Memoire”, o las iniciales P.M.), cuidando de tachar con una línea a tinta la mención P.M.), cuidando de tachar con una línea a tinta la mención que solicita respuesta (“S.R.C.”) .que solicita respuesta (“S.R.C.”) .

• Para las comidas o almuerzos formales se debe procurar Para las comidas o almuerzos formales se debe procurar siempre invitar a un grupo de personas cuya categoría no siempre invitar a un grupo de personas cuya categoría no sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el sea totalmente equivalente, con el fin de facilitar el equilibrio y distribución de las mesas.equilibrio y distribución de las mesas.


• Para banquetes, comidas u otros actos formales es Para banquetes, comidas u otros actos formales es IMPRESINDIBLE llegar con exactitud a la hora IMPRESINDIBLE llegar con exactitud a la hora indicada.indicada.

• Para los cóctel y vinos de honor, en que se señala Para los cóctel y vinos de honor, en que se señala la hora de inicio y término, el invitado deberá la hora de inicio y término, el invitado deberá llegar y retirarse de ellos dentro de las horas llegar y retirarse de ellos dentro de las horas señaladas.señaladas.


Felicitaciones:Felicitaciones:

Existen diversos motivos que originan una Esquela o Existen diversos motivos que originan una Esquela o Nota Protocolar de Felicitación. Entre las más usuales Nota Protocolar de Felicitación. Entre las más usuales se pueden mencionar:se pueden mencionar:

Efemérides o Aniversarios InstitucionalesEfemérides o Aniversarios InstitucionalesNombramiento o AscensosNombramiento o AscensosDistincionesDistincionesOnomásticosOnomásticos


VOCATIVOSVOCATIVOS

Los Vocativos son el Tratamiento que se le da a las Autoridades Nacionales y Extranjeras.

Algunos VocativosAlgunos VocativosPresidente de la RepúblicaPresidente de la República

Su Excelencia o Su Excelentísimo SeñorSu Excelencia o Su Excelentísimo Señor

PrPresidente del Senadoesidente del SenadoDistinguido Señor Presidente u Honorable SeñorDistinguido Señor Presidente u Honorable Señor

Presidente de la C. DiputadosPresidente de la C. DiputadosDistinguido Señor Presidente u Honorable SeñorDistinguido Señor Presidente u Honorable Señor

Presidente de la Excelentísima Corte SupremaPresidente de la Excelentísima Corte SupremaHonorable Señor, Vuestra SeñoríaHonorable Señor, Vuestra Señoría

Cardenal Arzobispo Emérito de SantiagoCardenal Arzobispo Emérito de SantiagoSu Eminencia Reverendísima, MonseñorSu Eminencia Reverendísima, Monseñor

Algunos VocativosAlgunos VocativosDecano del Cuerpo DiplomáticoDecano del Cuerpo Diplomático

Excelentísimo Señor Nuncio ApostólicoExcelentísimo Señor Nuncio Apostólico

Señores EmbajadoresSeñores EmbajadoresExcelentísimo Señor EmbajadorExcelentísimo Señor Embajador

Ministros de EstadoMinistros de EstadoSeñor(a) Ministro(a) de EstadoSeñor(a) Ministro(a) de Estado

Contralor General de la RepúblicaContralor General de la RepúblicaSeñor(a) Contralor(a)Señor(a) Contralor(a)

Algunos VocativosAlgunos Vocativos

Ministro de la Corte Suprema de JusticiaMinistro de la Corte Suprema de JusticiaVuestra Señoría

Ministro de la Corte de ApelacionesMinistro de la Corte de ApelacionesVuestra Señoría

Jueces LetradosJueces LetradosSeñor Magistrado, Su Señoría

Ilustrísima, Usía

Algunos VocativosAlgunos VocativosSubsecretarios de EstadoSubsecretarios de Estado

Señor SubsecretarioSeñor Subsecretario

IntendenteIntendenteSeñor Intendente o UsíaSeñor Intendente o Usía

Arzobispos y ObisposArzobispos y ObisposSu Excelencia Reverendísima o MonseñorSu Excelencia Reverendísima o Monseñor

Alcalde (sa)Alcalde (sa)Ilustrísimo Señor(a)Ilustrísimo Señor(a)

Rectores UniversidadesRectores UniversidadesSeñor RectorSeñor Rector

Algunos VocativosAlgunos Vocativos

Encargado de NegociosEncargado de NegociosHonorable SeñorHonorable Señor

CónsulCónsulHonorable Señor CónsulHonorable Señor Cónsul

Funcionarios Diplomáticos ExtranjerosFuncionarios Diplomáticos ExtranjerosHonorable SeñorHonorable Señor

Consejos de protocolo para servir el Consejos de protocolo para servir el café tras una Comida en Casacafé tras una Comida en Casa

¿Se debe tomar en la misma mesa donde se ha comido?¿Se debe tomar en la misma mesa donde se ha comido?

¿Qué no debe faltar en su servicio?, ¿Qué no debe faltar en su servicio?,

¿cómo han de ser las tazas?¿cómo han de ser las tazas?


La comida ha ido sobre ruedas, desde los aperitivos La comida ha ido sobre ruedas, desde los aperitivos hasta el postre. Ahora, llega el momento del café y hasta el postre. Ahora, llega el momento del café y sería una pena ‘arruinarlo’ todo al final. Y es que el sería una pena ‘arruinarlo’ todo al final. Y es que el servicio de esta bebidaservicio de esta bebidarequiere sus propias reglas de protocolo. Estos son requiere sus propias reglas de protocolo. Estos son algunos consejos a tener en cuentaalgunos consejos a tener en cuenta

El café se puede servir tanto en la mesa donde se El café se puede servir tanto en la mesa donde se ha comido como en otro lugar de la casa (cuarto de ha comido como en otro lugar de la casa (cuarto de estar, etc.)estar, etc.)


Nunca olvide preguntar a sus invitados cómo Nunca olvide preguntar a sus invitados cómo prefieren el café, dándoles distintas posibilidades: prefieren el café, dándoles distintas posibilidades: solo, corto, largo... Asimismo, disponga en casa de solo, corto, largo... Asimismo, disponga en casa de infusiones como té, poleo o manzanilla para infusiones como té, poleo o manzanilla para ofrecerlas como alternativa.ofrecerlas como alternativa.

El café puede llevarse a la mesa en una bandeja en El café puede llevarse a la mesa en una bandeja en la que no debe faltar: una jarrita con el café recién la que no debe faltar: una jarrita con el café recién hecho, leche caliente, leche fría, distintos tipos de hecho, leche caliente, leche fría, distintos tipos de azúcar (pinzas en caso de servir terrones), azúcar (pinzas en caso de servir terrones), edulcorantes...edulcorantes...


Lo ideal es que el café se sirva en tazas de Lo ideal es que el café se sirva en tazas de porcelana, gris o barro, que son los materiales que porcelana, gris o barro, que son los materiales que mejor guardan el calor. Las tazas vendrán apoyadas mejor guardan el calor. Las tazas vendrán apoyadas en su plato correspondiente, cuidando que la en su plato correspondiente, cuidando que la cucharilla esté al lado del asa y ésta, cerca de la cucharilla esté al lado del asa y ésta, cerca de la mano derecha del comensal.mano derecha del comensal.

Es conveniente ofrecer unos dulces junto con el Es conveniente ofrecer unos dulces junto con el café. Inmediatamente después de éste, se servirán café. Inmediatamente después de éste, se servirán los licores.los licores.

Recomendaciones para unRecomendaciones para un““Café Diez”Café Diez”

Es importante comprar café fresco y recién Es importante comprar café fresco y recién tostado.tostado.

Utilice siempre café de tueste natural, nunca Utilice siempre café de tueste natural, nunca torrefacto (oculta los sabores naturales). torrefacto (oculta los sabores naturales). Haga siempre caso a las cantidades Haga siempre caso a las cantidades sugeridas por el fabricante (en general se sugeridas por el fabricante (en general se recomienda una cucharada sopera por cada recomienda una cucharada sopera por cada 225 ml de agua).225 ml de agua).

Recomendaciones para unRecomendaciones para un““Café Diez”Café Diez”

Lo ideal es molerlo en el momento que va a ser Lo ideal es molerlo en el momento que va a ser consumido. De esa manera conserva mejor sus aromas y consumido. De esa manera conserva mejor sus aromas y sabores originales.sabores originales.Asegúrese de que las cafeteras y demás utensilios están Asegúrese de que las cafeteras y demás utensilios están perfectamente limpios. Cualquier resto de preparaciones perfectamente limpios. Cualquier resto de preparaciones anteriores puede interferir en el gusto óptimo del café anteriores puede interferir en el gusto óptimo del café recién hecho.recién hecho.Deberá servirlo tan pronto como esté preparado. Intente Deberá servirlo tan pronto como esté preparado. Intente hacer la cantidad justa ya que no es nada recomendable hacer la cantidad justa ya que no es nada recomendable recalentarlo para ocasiones posteriores. Lo mejor es recalentarlo para ocasiones posteriores. Lo mejor es comprarlo en pequeñas cantidades y conservarlo en un comprarlo en pequeñas cantidades y conservarlo en un recipiente hermético, en un sitio fresco y seco.recipiente hermético, en un sitio fresco y seco.

Cómo Organizar unCómo Organizar unEventoEvento

Características delCaracterísticas delOrganizador de EventosOrganizador de Eventos

Habilidad para percibir, con detalle, todos los Habilidad para percibir, con detalle, todos los aspectos económicos, socio-culturales, y de otra aspectos económicos, socio-culturales, y de otra índole que intervengan en la realización del índole que intervengan en la realización del evento.evento.

Preocupado desde la implementación del espacio Preocupado desde la implementación del espacio físico hasta la ubicación estratégica de los físico hasta la ubicación estratégica de los invitados, respetando las precedencias de las invitados, respetando las precedencias de las autoridades según lo establecido en el autoridades según lo establecido en el Ceremonial y teniendo en cuenta los objetivos de Ceremonial y teniendo en cuenta los objetivos de la organización.la organización.

Características delCaracterísticas delOrganizador de EventosOrganizador de Eventos

Actitud positiva, afrontar las situaciones que se Actitud positiva, afrontar las situaciones que se presenten y tomar las acciones correctivas presenten y tomar las acciones correctivas necesarias, sin refugiarse en las necesarias, sin refugiarse en las irresponsabilidades, fallas y definiciones de irresponsabilidades, fallas y definiciones de tercerosterceros

Respeto hacia los superiores y subalternos, Respeto hacia los superiores y subalternos, fundamentado en los conocimientos fundamentado en los conocimientos profesionales y acciones delegadas a terceros y profesionales y acciones delegadas a terceros y verificar su ejecución.verificar su ejecución.

Organizador ResponsableOrganizador Responsable

Nunca dar por hecho las cosas, mantener una Nunca dar por hecho las cosas, mantener una supervisión estricta sobre las responsabilidades y supervisión estricta sobre las responsabilidades y funciones delegadas, verificando su ejecución. funciones delegadas, verificando su ejecución.

Estar siempre dispuesto a compartir ideas que Estar siempre dispuesto a compartir ideas que surjan para el enriquecimiento de la actividad.surjan para el enriquecimiento de la actividad.

Trabajar en grupo o individualmente, ser un Trabajar en grupo o individualmente, ser un comunicador eficiente y manifestar las comunicador eficiente y manifestar las instrucciones con claridad y precisión. No generar instrucciones con claridad y precisión. No generar interpretaciones.interpretaciones.

Consejos para el OrganizadorConsejos para el Organizador

Tener criterio para seleccionar a los Tener criterio para seleccionar a los colaboradores y ayudantes de acuerdo a sus colaboradores y ayudantes de acuerdo a sus capacidades y no por recomendaciones o capacidades y no por recomendaciones o compromisos.compromisos.

Nunca perder de vista los pequeños detalles sin Nunca perder de vista los pequeños detalles sin importar lo insignificantes que ellos seanimportar lo insignificantes que ellos sean

Sabes conciliar los intereses de la organización Sabes conciliar los intereses de la organización con los de los delegados o asistentes y tener con los de los delegados o asistentes y tener presente las diferencias que puedan existir.presente las diferencias que puedan existir.

Razones que Justifican la Realización de Razones que Justifican la Realización de una Actividad en relación al Objetivouna Actividad en relación al Objetivo

• • Intercambio de ideas e informaciónIntercambio de ideas e información• • Planteamiento del problema y búsqueda de Planteamiento del problema y búsqueda de solucionessoluciones• • Enseñanza y perfeccionamientoEnseñanza y perfeccionamiento• • Estudio de nuevas políticasEstudio de nuevas políticas• • Evaluar nuevos procedimientosEvaluar nuevos procedimientos• • Evaluar proyectos concluidosEvaluar proyectos concluidos• • Festejo de acontecimientoFestejo de acontecimiento• • Entrega de reconocimientosEntrega de reconocimientos• • Inauguración de espacios físicosInauguración de espacios físicos

COMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDADCOMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDAD

1.- Determinar la Institución 1.- Determinar la Institución OrganizadoraOrganizadora

CaracterísticasCaracterísticas

Su importancia y reconocimiento en el medioSu importancia y reconocimiento en el medio

Su nivel de influencia o peso político, cultural, Su nivel de influencia o peso político, cultural, económico o científico en la opinión pública y en económico o científico en la opinión pública y en la sociedad.la sociedad.


2.- Determinar Comisión Organizadora2.- Determinar Comisión Organizadora

CaracterísticasCaracterísticas

Idoneidad, representativos de la empresa Idoneidad, representativos de la empresa organizadora, ejecutivos, carácter resolutivo y organizadora, ejecutivos, carácter resolutivo y creativocreativo


LogísticaLogísticaTransporte, Alimentación, Alojamiento, Secretaria, Transporte, Alimentación, Alojamiento, Secretaria, Apoyo Técnico Académico, Audiovisual y Servicios Apoyo Técnico Académico, Audiovisual y Servicios Generales.Generales.

RRPP y ProtocoloRRPP y ProtocoloPlanificación, Producción, Difusión y Evaluación Planificación, Producción, Difusión y Evaluación

FinanzasFinanzasPresupuesto, Administración y CoordinaciónPresupuesto, Administración y Coordinación

Cultura – SocialCultura – SocialRecreativo y TurísticoRecreativo y Turístico

Comisión de TrabajoComisión de Trabajo


3.- Planificación de la Actividad3.- Planificación de la Actividad

Implica establecer un orden lógico y Implica establecer un orden lógico y cronológico de las diferentes etapas de la cronológico de las diferentes etapas de la actividadactividad

COMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDADCOMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDAD3.1 Toma decisiones preliminares3.1 Toma decisiones preliminares

•El tema y selección de expositoresEl tema y selección de expositores•Su trascendencia académica, científica, económica, Su trascendencia académica, científica, económica, política y socialpolítica y social•Nivel de tratamientoNivel de tratamiento•Determinar perfil y número de participantesDeterminar perfil y número de participantes•Su nivel académico y grado de especializaciónSu nivel académico y grado de especialización•Su influencia cultural, científica y políticaSu influencia cultural, científica y política•Sus orígenes, intereses, Nivel socioeconómicoSus orígenes, intereses, Nivel socioeconómico•Claridad del ObjetivoClaridad del Objetivo•Definir Objetivos Generales y EspecíficosDefinir Objetivos Generales y Específicos•Fecha y hora de la realización de la actividadFecha y hora de la realización de la actividad


•Coordinación de intereses con expositores y Coordinación de intereses con expositores y participantesparticipantes•Que no esté planificada otra actividad similarQue no esté planificada otra actividad similar•El espacio físicoEl espacio físico•Ubicación geográficaUbicación geográfica•Características de la localidadCaracterísticas de la localidad•Calidad de la infraestructura e instalacionesCalidad de la infraestructura e instalaciones•Facilidad de accesoFacilidad de acceso•Análisis de la duración de la actividadAnálisis de la duración de la actividad•Selección de patrocinadoresSelección de patrocinadores•Selección de AuspiciosSelección de Auspicios


•Siempre hay que ver cuanto es el tiempo de duración de Siempre hay que ver cuanto es el tiempo de duración de una actividaduna actividad•Estando la autoridad en el acto se da inicio a la actividadEstando la autoridad en el acto se da inicio a la actividad•Cuando asisten autoridades cuestionadas y están los Cuando asisten autoridades cuestionadas y están los Medios de Comunicación se les puede ofrecer una sala Medios de Comunicación se les puede ofrecer una sala anexa para que reciban a la Prensa o que se les consulte anexa para que reciban a la Prensa o que se les consulte en plena actividad. También se le puede “blindar” y que en plena actividad. También se le puede “blindar” y que no hablenno hablen


PatrocinadoresPatrocinadores

Son los que avalan los contenidos de la actividad Son los que avalan los contenidos de la actividad Objetivo General y Específico, temario, Objetivo General y Específico, temario, expositores, profundidad del tema.expositores, profundidad del tema.

Pueden patrocinar Universidades, Comunidades Pueden patrocinar Universidades, Comunidades Científicas, Ministerios y otrosCientíficas, Ministerios y otros

AuspiciosAuspicios

Son los que proveen de los recursos económicos Son los que proveen de los recursos económicos para realizar una actividadpara realizar una actividad


3.2 Tareas de Avance3.2 Tareas de Avance

Elaboración de un Presupuesto EstimativoElaboración de un Presupuesto Estimativo

Se incluyen todos los aspectos administrativos Se incluyen todos los aspectos administrativos que giran esencialmente en relación con el que giran esencialmente en relación con el presupuesto y su financiamientopresupuesto y su financiamiento

COMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDADCOMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDAD3.2 Tareas de Avance3.2 Tareas de Avance

Ítem PresupuestoÍtem Presupuesto

Estadía TrasladoPasajes de Avión Carpetas, folletos y otrosUbicación MobiliarioAlimentación Gastos comunes (luz, agua)Alimentación Invitados principalesPublicidad en Medios de ComunicaciónExtras Sueldos del PersonalImprevistos (el 10% del presupuesto)


3.3 Difusión y Promoción de la Actividad3.3 Difusión y Promoción de la Actividad

Diseño y Elaboración de los afiches y folletosDiseño y Elaboración de los afiches y folletos

Confección de carpetas y diseño del Sitio WebConfección de carpetas y diseño del Sitio Web

Diseñar campañas de prensaDiseñar campañas de prensa


Espació FísicoEspació Físico

•Arriendo e Implementación (sillas, tarimas, Arriendo e Implementación (sillas, tarimas, ornamentación), banderas, salón para Coffe Break, ornamentación), banderas, salón para Coffe Break, salón de Stand, salón Vip o Premium salón de Stand, salón Vip o Premium •Preguntar cuando se puede hacer el montajePreguntar cuando se puede hacer el montaje•Elaborar un reglamento de montaje (horarios, Elaborar un reglamento de montaje (horarios, estética, dimensiones, stand, iluminación, estética, dimensiones, stand, iluminación, equipamiento de iluminación, inventario de todo lo equipamiento de iluminación, inventario de todo lo que entra, personal con credencial, aseo)que entra, personal con credencial, aseo)


Implementación LogísticaImplementación Logística

•Amplificación y Audiovisuales a utilizarAmplificación y Audiovisuales a utilizar•Telones para proyectar imagenTelones para proyectar imagen•Plasma para los expositoresPlasma para los expositores•Notebook del oradorNotebook del orador•Plasma externo que pase información y programa Plasma externo que pase información y programa de la actividadde la actividad•Ningún expositor ingresa al salón con suNingún expositor ingresa al salón con su•Notebook sin parar antes por el salón previewNotebook sin parar antes por el salón preview


AlojamientoAlojamiento

•Habitaciones según categoríaHabitaciones según categoría•Número de días de hospedajeNúmero de días de hospedaje•Pauta de restriccionesPauta de restricciones

COMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDADCOMO ORGANIZAR UNA ACTIVIDADDifusiónDifusión

Gráfica y medios masivosGráfica y medios masivosAfiches, folletos, invitación convocatoria, bolsos, Afiches, folletos, invitación convocatoria, bolsos, carpetas, láminas, diseño e implementación sitio carpetas, láminas, diseño e implementación sitio web, diseño e implementación newletter, web, diseño e implementación newletter, diplomas, credenciales y porta credenciales, diseño diplomas, credenciales y porta credenciales, diseño de avisos, diseño libro de apuntes, CD’s, fotografías de avisos, diseño libro de apuntes, CD’s, fotografías y avisaje Publicación páginas sociales y páginas y avisaje Publicación páginas sociales y páginas empresas Diseño aviso radial y audiovisual empresas Diseño aviso radial y audiovisual Elaboración mensajes en eventos vinculados a laElaboración mensajes en eventos vinculados a laactividadactividad


Difusión PeriodísticaDifusión Periodística

•Buscar todos los contenidos de la actividad Buscar todos los contenidos de la actividad que sean noticiaque sean noticia•Elaborar comunicado de prensa Elaborar comunicado de prensa •Curriculum invitados principales Curriculum invitados principales •Nunca enviar comunicado los lunes o los Nunca enviar comunicado los lunes o los viernesviernes


AlimentaciónAlimentación

Todas las comidas, almuerzos y cóctel que Todas las comidas, almuerzos y cóctel que van dentro del programavan dentro del programa

Coffe Break, Vinos de Honor y otrosCoffe Break, Vinos de Honor y otros

Traducción Simultánea Traducción Simultánea (si fuese necesaria)(si fuese necesaria)


PasajesPasajesTraslado aéreo y terrestre (también puede Traslado aéreo y terrestre (también puede ser marítimo)ser marítimo)

Que el expositor envíe la ruta de viaje para Que el expositor envíe la ruta de viaje para ver si hay problemas de conexiónver si hay problemas de conexiónSeguro de saludSeguro de salud

Actividades socio – culturalesActividades socio – culturalesTour Cultural o salida a un ShoppingTour Cultural o salida a un Shopping


RegalosRegalos

De variedadDe variedadLibros de vinos chilenos, gastronomía localLibros de vinos chilenos, gastronomía localo de museoso de museosTodos con dedicatoriaTodos con dedicatoria

Es de mal gusto entregar regalos Es de mal gusto entregar regalos corporativos que sean comprometedorescorporativos que sean comprometedores


LA CARTA GANTT ES UN LA CARTA GANTT ES UN INSTRUMENTO FUNDAMENTAL INSTRUMENTO FUNDAMENTAL

PARA LA PLANIFICACIÓNPARA LA PLANIFICACIÓN

Significado de una Correcta ProducciónSignificado de una Correcta Producción

En un mundo globalizado, donde una En un mundo globalizado, donde una imagen prevalece sobre todas las cosas, imagen prevalece sobre todas las cosas, quien organiza debe estar capacitado quien organiza debe estar capacitado para, llegado el momento, saber para, llegado el momento, saber concretar la proyección, el desarrollo concretar la proyección, el desarrollo de los preparativos y la puesta en de los preparativos y la puesta en marcha de todo tipo de eventos o marcha de todo tipo de eventos o acontecimiento.acontecimiento.


También debe saber emplear la También debe saber emplear la conciencia y respetar las normativas conciencia y respetar las normativas vigentes imperantes en los ámbitos vigentes imperantes en los ámbitos sociales y empresariales, como así, sociales y empresariales, como así, también, deberá respetar y hará también, deberá respetar y hará respetar las normas del ceremonial, respetar las normas del ceremonial, sumadas a las anteriores, dentro de los sumadas a las anteriores, dentro de los ámbitos oficiales, empresariales o ámbitos oficiales, empresariales o castrenses.castrenses.


Porque si hay algo que jamás debe Porque si hay algo que jamás debe olvidar aquel que organiza una olvidar aquel que organiza una actividad es que la estética de todo actividad es que la estética de todo acto, ceremonia o evento será acto, ceremonia o evento será examinado siempre por “la mirada de examinado siempre por “la mirada de los otros”, ya sean estos partícipes del los otros”, ya sean estos partícipes del acontecimiento o simples acontecimiento o simples espectadores.espectadores.

FASES REALIZACION DE UN EVENTOFASES REALIZACION DE UN EVENTO

Pre – ProducciónPre – ProducciónFase PreviaFase Previa

ProducciónProducciónRealización de la Actividad en SiRealización de la Actividad en Si

Post – ProducciónPost – ProducciónEvaluación cuantitativa y cualitativaEvaluación cuantitativa y cualitativa

Clase 3 clasificacion de eventos del curso ceremonial y protocolo sag serena

Presentations & Public Speaking

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