Clase 3 Planificacion Estrategica Curso Control Gestion y Cuadro Mando INE
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CURSO CONTROL DE GESTIN y CUADRO DE MANDO INTEGRALINSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAS Noviembre 2014Carlos EcheverraIngeniero Comercial y PeriodistaMBA Y PMP
PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA
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*Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de otras no es
Si producen bienes u ofrecen serviciosSi son de mbito local, regional, de un solo pas o multinacionalesSi son grandes o pequeasSi son pblicas o privadasSi son con nimo de lucro o sin nimo de lucro... sino
Si son buenas o son malas ... y las buenas son aquellas que
Han incorporado Direccin Estratgica Han asumido el reto de la Calidad Total
PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA
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*con VISIN de futuroQu es la Direccin Estratgica?La estrategia es la gran tarea de la organizacin. En situaciones de vida o muerte es el Tao de la supervivencia o de la extincin.
El arte de la Guerra. Sun Tzu.500 a.C.No hay nada ms difcil y ms necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos.
El arte de la Guerra. Sun Tzu
Organizar y hacer funcionar la organizacin mirando siempre al futuro Cada paso tiene sentido en funcin de los objetivos prefijados. Dirigir es POCA cosa:PlanificarOrganizarCoordinarAcompaarPROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICAaprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos
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Consejo de CalidadDIRECCIN ESTRATGICA =PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICASISTEMADE CALIDAD
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FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO
Estrategia general
MISINVISINcompartida
Accionesestratgicas
GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas
MatrizFODA
PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O
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Respuesta a las preguntas:
Quines somos?A qu nos dedicamos?En qu nos diferenciamos?Por qu y para qu hacemos lo que hacemos?Para quin lo hacemos?Cmo lo hacemos?Qu valores respetamos? La razn de ser de la organizacin MISIN
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Debe ser una frmula:
Ambiciosa: Un retoClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanCorta, para que se pueda recordar fcilmenteCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinMISINLa razn de ser de la organizacin
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Algunos ejemplos para comentar MISIN: Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad y entregando productos competitivos de calidad mundial.
VALORES COMPARTIDOS: Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo en Equipo, Innovacin, Respeto y Responsabilidad individual
VALORES CULTURALES: Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola compaa, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el cliente, objetivos agresivos
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FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO
Estrategia general
MISINVISINcompartida
Accionesestratgicas
GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas
MatrizFODA
PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O
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La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo (Alan Kay, pionero de la informtica) VISIN Compartida Planificar no significa saber qu decisin voy a tomar maana, sino qu decisin debo tomar hoy para conseguir lo que quiero maana (Peter Drucker)Sin VISIN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.Una accin sin visin...carece de sentido.Una visin sin accin...es un sueo.Una visin con accin... puede cambiar al mundo.(Joel Arthur Barker)
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Respuesta a las preguntas:
Qu y cmo queremos ser dentro de x aos?En qu nos queremos convertir?Para quin trabajaremos?En qu nos diferenciaremos?Qu valores respetaremos? Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)VISIN Compartida
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Debe ser una frmula:
Con visin de futuro, no de mejorar el pasadoCoherente con la MISINAmbiciosa: Un reto, pero realista, viableClara: De fcil interpretacinSencilla: para que todos la comprendanAtractiva: para provocar ilusinCompartida: Consensuada por las personas de la organizacinVISIN Compartida Es el futuro de la organizacin dentro de X aos (concretos)
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FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO
Estrategia general
MISINVISINcompartida
Accionesestratgicas
GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas
MatrizFODA
PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O
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Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas.
Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder.
Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirn en derrotas. Sun Tzu, El arte de la guerra FODA
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Es un anlisis de los puntos FUERTES y DBILES de la organizacin, en relacin a las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno Recoge:los puntos Fuertes en que nos debemos apoyarlos puntos Dbiles que debemos superarlas Oportunidades que tenemos que aprovecharlas Amenazas de las que nos tenemos que defenderDebe ser:Ms que una simple identificacin: los puntos ms Fuertes y ms Dbiles, en relacin a las Oportunidades y Amenazas FODA
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MATRIZ FODA
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Cuatro Tipos de Estrategias *
FortalezasOportunidadesDebilidadesAmenazas(FODA)
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Estrategias FO*EstrategiasFO Use las fortalezas internas de la empresa para tomar ventaja de las oportunidades externas
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Estrategias DO *EstrategiasDO
Mejorar las debilidades internas para tomar ventaja de las oportunidades externasFortalezasOportunidadesDebilidadesAmenazas(FODA)
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Estrategias FA*EstrategiasFA Usar las fortalezas de la empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas externas.
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*ESTRATEGIAS DAEstrategiasDA
Tcticas defensivas con el fin de reducir las debilidades internas evitando las amenazas del entorno
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*Matriz FODA
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Matriz FODA
Ambiente interno
Ambiente externoLista de Fortalezas
F1. F2. F3. Lista de Debilidades
D1. D2. D3. Lista de OportunidadesO1. O2. O3. FO (Maxi-Maxi)Estrategia para maximizartanto las F como las O.1. DO (Mini-Maxi)Estrategia para minimizarlas D y maximizar las O.1.
Lista de Amenazas
A1. A2. A3. FA (Maxi-Mini)Estrategia para fortalecer elInstituto y minimizar las amenazas.1. DA (Mini-Mini)Estrategia para minimizartanto las A como las D.1.
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FotoAnlisishistricoAnlisisDAFO
Estrategia general
MISINVISINcompartida
Accionesestratgicas
GruposimplicadosProblemasestratgicosSolucionesestratgicasFactores clave externosreas claveinternasDecisiones estratgicasLneasestratgicas
MatrizFODA
PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICOP R O C E S O
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El PLAN ESTRATGICO puede tener los siguientes elementos:
Una INTRODUCCIN, con la presentacin de la institucin, el objetivo del Plan, los antecedentes, la metodologa utilizada, los participantes, los principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de seguimiento y de evaluacin
La MISINLa VISINLos principales elementos del FODALos EJES ESTRATGICOSLos CUADROS DE MANDOPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando
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EJES ESTRATGICOSLneas bsicas de desarrollo de la institucinAgrupan un objetivo o varios que tienen un mbito comnCoherentes con la Misin, la Visin y el FODANo tienen por qu abarcar todos los aspectos importantes de la institucin. Es necesario priorizarHomogneosMuy pocos (5-10?)Son como un armario con su distribucinPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando
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Objetivos EstratgicosObjetivos OperativosAccionesResponsablesIndicadores Estndar-Objetivo CalendarioRecursos Valoracin Esquema de un CUADRO DE MANDO
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OBJETIVOSObjetivos Estratgicos Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro de la institucin.Declaraciones amplias, no especficas, sin fechambitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE correspondienteHomogneosPocos (1-3 por cada EJE)Viables, de acuerdo con el FODAObjetivos Operativos Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratgicosDiferenciables, distinguiblesPocos (4-5 por cada Objetivo Estratgico)Mejorar la calidad de la docencia, para conseguir resultados adecuadosa los requerimientos del entorno. Planificacin de la docencia. Implantacin de metodologas activasPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando
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ACCIONESPasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativosPermiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluacinRealistas (consultar DAFO)Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar...)Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesariasResponsables Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l desde el punto 0. Deber rendir cuentasCon nombres y apellidosNo es necesario que sean siempre los jefesPLAN ESTRATGICO + cuadros de mando
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PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoIndicadores Instrumentos de medida
Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes) Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativosPreferible un pequeo sistema de indicadores que no uno soloFciles de obtener Permiten introducir medidas correctoras
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PLAN ESTRATGICO + cuadros de mandoCalendario Una fecha concreta (no un perodo). Permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y reaccionar a tiempoViableSi se planifica por 4 aos, distribuir las acciones RecursosLos costes totales de cada accin, o por lo menos los costes aadidos, si los hay Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e incluso objetivosEstndar-ObjetivoResultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo ms concreto posible
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Algunas recomendaciones para la elaboracin de un Cuadro de Mando
La elaboracin tiene que hacerla un grupo muy reducido de personas (3-4) y despus consensuarlo individualmente o en pequeos grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario
Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo No todo tiene por qu tener el mismo peso especfico: se pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores, pero no olvidar que lo mejor es enemigo de lo buenoEn alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y evaluacin: cundo, quin, cmo, consecuencias, etc.No es cuestin de suerte, sino de voluntad... Merece la PENA, pero hay pena!PLAN ESTRATGICO + cuadros de mando
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PLANLIDERES
PLAN
PLAN
PLAN
PLAN
PERSONASPERSONASLIDERESLIDERESLIDERESLIDERESPERSONASRECURSOSPERSONASPERSONAS
RECURSOS
ACCION
RECURSOS
ACCIONACCION
RECURSOS
ACCION
RECURSOS
ACCIONPROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA
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Seguimiento y evaluacin del Plan Institucional- controlando su correcta periodificacin- evaluando para tomar decisiones
Despliegue a grandes sectores y reas - planes sectoriales coherentes con el plan institucional- base para una buena DPO- seguimiento, evaluacin y revisin
Despliegue a las unidades- planes estratgicos de cada unidad coherentes con el plan institucional y con los planes sectoriales- seguimiento, evaluacin y revisin
Revisin, renovacin y siguientes vueltas de todo- nuevo Plan Estratgico Institucional, nuevos planes sectoriales, nuevos planes de las Unidades... y despus qu?si no estn dispuestos a recorrer todo el camino, djenlo, por favor!PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA