ORGANIZACIÓN PROFESIONAL DE

EVENTOS

ASDCLASE 5

Lic. Guillermo José Pedrotti

PLANIFICACIÓN

� Antonio Federico Moreno, definió que planear o planificar, en términos generales podría concebirse como el desarrollo de un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre si, con vistas a alcanzar un objetivo predeterminado.

Planificación

� Entendemos entonces que el planeamiento es, en la práctica, "un curso de acción propulsado por una cadena de decisiones" y responde a la formulación común de: quéhacer; cómo hacerlo; cuándo hacerlo; quién debe hacerlo; qué medios utilizar para hacerlo.

Características.

� Comprensible, concreto y sencillo.� Flexible y adaptable para poder ajustarse

rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.

� Preparado y redactado de de forma tal que personas que no hayan participado de su elaboración lo puedan comprender fácilmente, o sea que tenga secuencias lógicas.

Ventajas

� Se tienen objetivos claros y definidos.� Se establecen programas con metas para su

alcance.� Estimula la creatividad para hacer mejor uso de los

recursos disponibles.� Facilita el alcance progresivo de las metas

planteadas y las revisiones prácticas y objetivas.� Coordina y unifica esfuerzos.

Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando avances,

permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados.

Planeación en RRPP

INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO� A.1.- BRIEF

� Nombre de la empresa. � Actividad. � Productos y/o servicios que comercializa. � Publico al que apunta (target group): -público global + -público

al que quiere apuntar el evento. � Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico

financiero). � Aspiraciones (Imagen a posicionar). � Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué

busca).. � Base de datos. � Probables sponsors o patrocinadores. � Auspicios nominativos.

� A.2.- ENTREVISTAS � Entrevistas con personalidades clave: � Directivos. � Lideres de opinión (formales e informales).

� A.3.- INVESTIGACIONES DE MERCADO � Investigaciones motivacionales: � Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos,

preferencias, deseos y motivaciones del público real y potencial. � A.4.- Análisis de Fortalezas y debilidades (FODA).

� Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos económicos, financieros, humanos y tecnológicos, prestigio, base de datos, etc.)

� Debilidades: están formadas por todos aquellos elementos o variables que no controlamos o controlamos parcialmente.

� Estas y/u otras investigaciones nos permitirán determinar el cuadro de situación actual de la organización y la determinación de los objetivos primarios y secundarios.

OBJETIVOS:

� Proposición que tiene: � Intención: qué quiero realizar. Debe ser posible,

creíble y realizable. � Proporción o medida: cuánto, se cuantifica la

intención. � Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto,

mediano o largo plazo.

LA PLANIFICACIÓN GENERAL DE LOS EVENTOS DEBE INCLUIR:� Definición de los objetivos generales y específicos.� Las políticas generales.� La temática del evento.� El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.� La estructura de organización y la definición de funciones.� La formación, organización y programa del grupo de trabajo.� Los procedimientos de trabajo.� Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de dinero.� La contratación de lugares y servicios.� Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.� La asignación de responsabilidades y tiempos de ejecución.� Las proyecciones de ventas y beneficios.� Las estrategias de comercialización y difusión.� El control de la aplicación de recursos por actividad.� Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles

contingencias y soluciones.� La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.� La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación.� Elaboración de la lista de seguimiento.

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

EL TRABAJO POR COORDINACIONES

� Coordinación General.� Técnica:� Administrativa:� Comercialización y Difusión:� Operaciones:� Información y Relaciones Públicas:� Finanzas:� Soporte:

� COORDINACIÓN GENERAL: es la responsable de que se cumplan los objetivos y metas así como de administrar y ejecutar el evento. La función del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de área y su grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qué, cuándo, cómo, por qué y dónde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.

� TÉCNICA� Proponer el tema general del evento.� Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para de

ponencias.� Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la

intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo.� Proporcionar información técnica a los participantes.� Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para

su difusión.� Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las

ponencias por temas y mesas de trabajo.� Organizar las mesas de trabajo.� Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de

cada una de las mesas de trabajo.

� ADMINISTRATIVA� Determinar e implantar los procedimientos necesarios.� Coordinar la obtención de los permisos y licencias.� Elaborar el programa general de actividades.� Elaborar el programa de actividades de los acompañantes.� Elaborar la convocatoria para seleccionar y contratar sede.� Coordinar la selección y contratación de la sede.� Coordinar la selección y contratación del personal necesario.� Coordinar el sistema de hospedaje.� Coordinar el sistema de registros.� Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte.� Coordinar el sistema de alimentación.� Coordinar la selección de menús.� Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.� Coordinar la contratación de sistemas de financiación.

� COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN� Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de

promoción, publicidad y difusión del evento.� Coordinar la integración de las fuerzas de ventas.� Definir el costo de participación del evento.� Elaborar la carpeta promocional.� Definir los medios de comunicación a utilizar.� Organizar y manejar las conferencias de prensa.� Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio,

anuncios gráficos y comerciales de TV. � Programar las entrevistas para radio y televisión.� Realizar el seguimiento de la difusión del evento.

� OPERACIONES� Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para la operación.� Coordinar la obtención y funcionamiento del equipo necesario.� Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo.� Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general.� Supervisar, coordinar y definir la ubicación de módulos y señalización.� Coordinar la rotulación y distribución de los documentos en general.� Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carácter general.� Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede

de actividades.� Distribuir materiales.� Supervisar el montaje.� Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico.� Coordinar la seguridad.� Coordinar la organización y realización de los simulacros.� Coordinar el centro de operaciones.

� INFORMACIÓN Y RRPP.� Coordinar la invitación a los diferentes participantes.� Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades.� Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos.� Coordinar el servicio de edecanes/asistentes.� Coordinar la ubicación física de las promotoras durante las diferentes

actividades.� Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de

comunicación.� Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento.� Supervisar los servicios que se proporcionan en la sala de prensa.� Elaborar la memoria del evento.

� FINANZAS� Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general .� Coordinar la contabilidad general, la tesorería y l as

finanzas.� Elaborar y controlar el flujo de dinero.� Elaborar el presupuesto para montar e evento.� Autorizar, programar y realizar el pago a proveedor es.� Controlar los recursos financieros.� Solicitar apoyos financieros.� Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el

presupuesto de un evento.� Presentar el informe financiero.

� SOPORTE. INTERVIENE EN:� Trabajo sobre variables de servicios y prestigio integral del evento.� Lugar y sede.� Programa de trabajo.� Personal.� Presupuesto.� Características de los módulos.� Pabellones.� Inventaros.� Mobiliarios.� Software.� Políticas de trabajo.� Cierre del evento.