Clase No_10

Dirección Integrada de Proyectos

Tema: CONCEPTOS Y HERRAMIENTAS DE LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS. “PROJECT MANAGEMENT”.

Profesor: Ing. Orestes Gómez González, MSc.

VI.- El Director de Proyecto.VI.- El Director de Proyecto.6.1.- La organización de los recursos para la DIP.6.1.- La organización de los recursos para la DIP.6.2.- El Director de Proyecto y su papel dentro del 6.2.- El Director de Proyecto y su papel dentro del enfoque sistémico de la DIP.enfoque sistémico de la DIP.6.3.- El equipo de Proyecto.6.3.- El equipo de Proyecto.6.4.- Funciones del Director de Proyecto.6.4.- Funciones del Director de Proyecto.6.5.- Tipos de Director de Proyecto.6.5.- Tipos de Director de Proyecto.6.6.- El perfil del Director de Proyecto.6.6.- El perfil del Director de Proyecto.6.7.- Autoridad del Director de Proyecto.6.7.- Autoridad del Director de Proyecto.6.8.- La distribución del “tiempo” de trabajo del 6.8.- La distribución del “tiempo” de trabajo del Director de Proyecto.Director de Proyecto.6.9.- El cambio o sustitución del Jefe de Proyecto.6.9.- El cambio o sustitución del Jefe de Proyecto.

Primer modulo - Semana No. 4Primer modulo - Semana No. 4Clase No. 10Clase No. 10Contenido:Contenido:

El responsable de ejecutar todas las funciones de El responsable de ejecutar todas las funciones de planificacion y realización es el director, que en el caso planificacion y realización es el director, que en el caso que nos concierne se denomina Director de Proyecto.que nos concierne se denomina Director de Proyecto. El proceso de dirección se basa, sobre el estilo El proceso de dirección se basa, sobre el estilo personal del director y sus cualidades de líder, que personal del director y sus cualidades de líder, que trabaja dentro de un sistema.trabaja dentro de un sistema. Sistema para nosotros es un universo complejo Sistema para nosotros es un universo complejo organizado con la combinación de los elementos que lo organizado con la combinación de los elementos que lo componen de manera unitaria, interdependientes entre componen de manera unitaria, interdependientes entre si y del entorno.si y del entorno.

La organización de los recursos para la La organización de los recursos para la DIPDIP

El concepto o enfoque sistémico consiste en el simple El concepto o enfoque sistémico consiste en el simple reconocimiento de que cualquier organización es un reconocimiento de que cualquier organización es un sistema que esta compuesto de sectores o subsistemas y sistema que esta compuesto de sectores o subsistemas y que cada uno tiene sus propios objetivos.que cada uno tiene sus propios objetivos. Esta organización es un todo indivisible Esta organización es un todo indivisible funcionalmente, que existe dentro de un entorno de funcionalmente, que existe dentro de un entorno de orden superior y que para comprenderla y hacer que orden superior y que para comprenderla y hacer que funcione correctamente hay que visualizarla en a funcione correctamente hay que visualizarla en a integridad que supone tanto el sistema como su entorno. integridad que supone tanto el sistema como su entorno.

Para lograr los objetivos globales, alguna unidad Para lograr los objetivos globales, alguna unidad funcional dentro de la organización puede que no consiga funcional dentro de la organización puede que no consiga sus objetivos parciales, ya que lo que es mejor para el sus objetivos parciales, ya que lo que es mejor para el todo no es necesariamente lo mejor para cada uno de los todo no es necesariamente lo mejor para cada uno de los componentes del sistema. Esta es la esencia del enfoque componentes del sistema. Esta es la esencia del enfoque sistémico.sistémico. El concepto sistémico en la toma de decisiones El concepto sistémico en la toma de decisiones necesita el empleo del análisis de objetivos para necesita el empleo del análisis de objetivos para solucionar los problemas de decisión porque la mente solucionar los problemas de decisión porque la mente humana tiene limitaciones de comprensión y el E. S. humana tiene limitaciones de comprensión y el E. S. requiere de la consideración de muchas interrelaciones requiere de la consideración de muchas interrelaciones complejas entre los elementos del problema y los complejas entre los elementos del problema y los objetivos de las numerosas unidades funcionales.objetivos de las numerosas unidades funcionales.

Se puede llegar a modelar la toma de decisiones Se puede llegar a modelar la toma de decisiones mediante la ayuda de la investigación operativa y del mediante la ayuda de la investigación operativa y del análisis de sistemas, aunque siempre existen elementos análisis de sistemas, aunque siempre existen elementos subjetivos en la decisión de un director, ya que lo que subjetivos en la decisión de un director, ya que lo que realiza es un proceso mental de importancia en el E.S., ya realiza es un proceso mental de importancia en el E.S., ya que ese juicio resulta imprescindible en el proceso de que ese juicio resulta imprescindible en el proceso de integración de los resultados a que pueda dar lugar un integración de los resultados a que pueda dar lugar un análisis objetivo realizado en base a aplicaciones análisis objetivo realizado en base a aplicaciones científicas.científicas. Así, este enfoque del sistema al proceso de Así, este enfoque del sistema al proceso de planificacion y de dirección puede considerarse como un planificacion y de dirección puede considerarse como un método lógicamente coherente para la reducción de un método lógicamente coherente para la reducción de un gran parte del problema complejo en salidas simples, en gran parte del problema complejo en salidas simples, en conjunción con otras consideraciones, para así llegar a la conjunción con otras consideraciones, para así llegar a la mejor decisión.mejor decisión.

La toma de decisiones precisa un procesoLa toma de decisiones precisa un proceso

SISTESISSISTESIS(visión global)(visión global)

ANALISISANALISIS SISTESISSISTESISFINALFINAL

INTUICIONINTUICION

ANALISIS:ANALISIS:- INVESTIGACION OPERATIVA.- INVESTIGACION OPERATIVA.- ANALISIS DE SISTEMAS.- ANALISIS DE SISTEMAS.- MODELOS (INCLUSO NO FORMALES-MENTAL.- MODELOS (INCLUSO NO FORMALES-MENTAL.EN LA SINTESIS FINAL Y ANTES DE “REALIZAR” SE PUEDE ESTUDIAR EN LA SINTESIS FINAL Y ANTES DE “REALIZAR” SE PUEDE ESTUDIAR LOS POSIBLES EFECTOS DE LA DECISION MEDIANTE MODELOS LOS POSIBLES EFECTOS DE LA DECISION MEDIANTE MODELOS (DINAMICA DE SISTEMAS, principalmente).(DINAMICA DE SISTEMAS, principalmente).

El director de Proyecto y su papel dentro del El director de Proyecto y su papel dentro del Enfoque Sistémico de la DIP.Enfoque Sistémico de la DIP.

El Director de Proyecto puede definirse como el El Director de Proyecto puede definirse como el individuo al que se le asigna la tarea de conseguir la individuo al que se le asigna la tarea de conseguir la integración de los esfuerzos funcionales internos y de integración de los esfuerzos funcionales internos y de fuera de la organización para dirigirlos hacia la ejecución fuera de la organización para dirigirlos hacia la ejecución con éxito de un Proyecto especifico.con éxito de un Proyecto especifico. También podemos decir que el Director de Proyecto es:También podemos decir que el Director de Proyecto es: El individuo designado para ejercer el Management El individuo designado para ejercer el Management del Proyecto, al que se le dá la responsabilidad y del Proyecto, al que se le dá la responsabilidad y autoridad correspondiente.autoridad correspondiente. El individuo planificador y realizador del Proyecto que El individuo planificador y realizador del Proyecto que optimiza los recursos para obtener el objetivo global.optimiza los recursos para obtener el objetivo global. El individuo al que se le asigna la tarea de conseguir la El individuo al que se le asigna la tarea de conseguir la integración de los esfuerzos funcionales internos y integración de los esfuerzos funcionales internos y externos para dirigirlos hacia la ejecución con éxito del externos para dirigirlos hacia la ejecución con éxito del Proyecto.Proyecto.

El Director de Proyecto debe tener cualidades de Líder. El Director de Proyecto debe tener cualidades de Líder. El liderazgo y el Management son cosas diferentes.El liderazgo y el Management son cosas diferentes.El Líder es aquella persona que capaz de conducir El Líder es aquella persona que capaz de conducir hombreshombres en busca de un ideal; el Manager de Proyecto h en busca de un ideal; el Manager de Proyecto h de tener ambas cualidades.de tener ambas cualidades. Mientras el Manager debe hacer bien las cosas, el líder Mientras el Manager debe hacer bien las cosas, el líder hace lo que tiene que hacer, para conseguir el éxito, hace lo que tiene que hacer, para conseguir el éxito, mediante el convencimiento de las personas, debe mediante el convencimiento de las personas, debe convencerlos de la “verdad” de su misión; motivarlos convencerlos de la “verdad” de su misión; motivarlos para conseguirla; debe tener la creatividad para para conseguirla; debe tener la creatividad para ilusionar... El Líder es el “comemocos”, al que se sigue ilusionar... El Líder es el “comemocos”, al que se sigue porque convence.porque convence. Este papel liderazgo es de suma importancia en la DIP Este papel liderazgo es de suma importancia en la DIP y lo ideal es un director que sea Líder y Manager.y lo ideal es un director que sea Líder y Manager.


SINTESIS INICIALSINTESIS INICIALVISUALIZAR TODOVISUALIZAR TODO EL “PROBLEMA”EL “PROBLEMA”

ANALISISANALISISDEL “INTRASISTEMA” YDEL “INTRASISTEMA” YDE LOS “ENTORNOS”DE LOS “ENTORNOS”

PLANPLAN

DECISIONDECISIONEJECUCIONEJECUCION

INTUICIONINTUICION


SINTESIS INICIALSINTESIS INICIALVISUALIZAR TODOVISUALIZAR TODO EL “PROBLEMA” EL “PROBLEMA”

ANALISISANALISISDEL “INTRASISTEMA” YDEL “INTRASISTEMA” Y

DE LOS “ENTORNOS”DE LOS “ENTORNOS”

PLANPLAN

DECISIONDECISIONEJECUCIONEJECUCION

INTUICIONINTUICION

DECISIONDECISIONLAS DECISIONES DE PLANIFICACION SON SIEMPRE LAS DECISIONES DE PLANIFICACION SON SIEMPRE PREVISONALES.PREVISONALES.SI LA PREVISION NO SE CUMPLE, O SEA EXISTE DESAJUSTE CON LA SI LA PREVISION NO SE CUMPLE, O SEA EXISTE DESAJUSTE CON LA REALIDAD ES PRECISO TOMAR NUEVA DECISION (REFORMULAR EL REALIDAD ES PRECISO TOMAR NUEVA DECISION (REFORMULAR EL PLANPLAN

El equipo de ProyectoEl equipo de Proyecto

El equipo de Proyecto consiste en una organización El equipo de Proyecto consiste en una organización temporal que ha de desarrollar todas las actividades temporal que ha de desarrollar todas las actividades correspondientes al Proyecto, desde su principio hasta su correspondientes al Proyecto, desde su principio hasta su fase final.fase final.Como es natural en cada ciclo de vida su composición Como es natural en cada ciclo de vida su composición será diferente.será diferente.Es muy importante que mientras sea posible sus Es muy importante que mientras sea posible sus miembros sean elegidos por el director de Proyecto, al miembros sean elegidos por el director de Proyecto, al menos para el personal clave.menos para el personal clave.Las personas elegidas forman un grupo, pero para el Las personas elegidas forman un grupo, pero para el éxito esto no es suficiente, es necesario un Equipo.éxito esto no es suficiente, es necesario un Equipo.

El problema con que ha de enfrentarse el director de El problema con que ha de enfrentarse el director de Proyecto es el de constituir un Equipo con personas que Proyecto es el de constituir un Equipo con personas que forman parte de uno o mas grupos, aun de forman parte de uno o mas grupos, aun de organizaciones diferentes.organizaciones diferentes.La integración de este Equipo precisa, La integración de este Equipo precisa, liderazgo, liderazgo, motivación y creatividadmotivación y creatividad, enfocados a la meta común: La , enfocados a la meta común: La obtención de los objetivos del Proyecto.obtención de los objetivos del Proyecto. Disponer de Equipo es mas importante que tener las Disponer de Equipo es mas importante que tener las mejores “herramientas” para conseguir los Objetivos.mejores “herramientas” para conseguir los Objetivos. Para su selección, el Jefe de Proyecto deberá hacer:Para su selección, el Jefe de Proyecto deberá hacer:

Una lista corta de las personas que considera Una lista corta de las personas que considera imprescindible y que deben formar parte del Equipo.imprescindible y que deben formar parte del Equipo. Un lista larga de las personas que, por alguna razón, no Un lista larga de las personas que, por alguna razón, no desea ver integradas en su Equipo de Proyecto.desea ver integradas en su Equipo de Proyecto. Por supuesto que, según cada miembro del equipo de Por supuesto que, según cada miembro del equipo de Proyecto termina su tarea especifica regresa a su “casa” Proyecto termina su tarea especifica regresa a su “casa” de la organización de Proyecto.de la organización de Proyecto. Si se dispone de un equipo experimentado se puede Si se dispone de un equipo experimentado se puede conducir mediante la DPO y la D.P. Excepción (cada conducir mediante la DPO y la D.P. Excepción (cada miembro informará según sea el caso - aparece en su miembro informará según sea el caso - aparece en su descripción de funciones).descripción de funciones).

Conceptos y funciones básicas del Management Conceptos y funciones básicas del Management (“Dirección Integrada”) y estilos de Dirección(“Dirección Integrada”) y estilos de Dirección

DIRECCIONDIRECCIONPOR OBJETIVOSPOR OBJETIVOS

DIRECCIONDIRECCIONPOR MOTIVACIONPOR MOTIVACION

DIRECCIONDIRECCIONPOR EXCEPCIONPOR EXCEPCION

DIRECCIONDIRECCIONPOR DELEGACIONPOR DELEGACION

Que debemos evitar en el equipo de proyectoQue debemos evitar en el equipo de proyecto

La “estrella (S)” quiere toda la gloria.La “estrella (S)” quiere toda la gloria. Los demás tienen celos de la “estrella” y no aportan Los demás tienen celos de la “estrella” y no aportan todo lo que tienen.todo lo que tienen. El equipo no cree que puede ganar.El equipo no cree que puede ganar. El equipo carece de un objetivo común: GanarEl equipo carece de un objetivo común: Ganar Algunos de sus miembros no entienden: Lo tenemos Algunos de sus miembros no entienden: Lo tenemos que hacer mejor.que hacer mejor. Algunos tienen miedo del entrenador y no se atreven a Algunos tienen miedo del entrenador y no se atreven a preguntar y lo evitan aunque sea necesario.preguntar y lo evitan aunque sea necesario. Algunos “no se enteran” de cual su papel en el equipo Algunos “no se enteran” de cual su papel en el equipo y no lo preguntan.y no lo preguntan. Se considera que el entrenador es un inepto.Se considera que el entrenador es un inepto.


Se ignoran las decisiones del Manager.Se ignoran las decisiones del Manager. El Manager no tiene confianza en si mismo.El Manager no tiene confianza en si mismo. Si fuimos buenos y realizamos el proyecto anterior, Si fuimos buenos y realizamos el proyecto anterior, para que cambiar?para que cambiar? No obtuvimos los resultados que esperamos la No obtuvimos los resultados que esperamos la primera vez, estamos fuera del negocio.primera vez, estamos fuera del negocio. Algunos miembros del equipo piensan que otros son Algunos miembros del equipo piensan que otros son un desastre.un desastre. El equipo no analiza y no aprende de sus errores.El equipo no analiza y no aprende de sus errores. “ “Solo trabajo por dinero”Solo trabajo por dinero” La culpa es de Pepón.La culpa es de Pepón.


No tengo porque recordar y pensar en las “alarmas”. No tengo porque recordar y pensar en las “alarmas”. Solo soy una persona de línea, un subordinado.Solo soy una persona de línea, un subordinado. “ “Fulano es un cabrón... Si el quisiera!.Fulano es un cabrón... Si el quisiera!. “ “Puedo esperar hasta que alguien me proponga un Puedo esperar hasta que alguien me proponga un trabajo mejor pagado”.trabajo mejor pagado”.

Que debemos tener en cuentaQue debemos tener en cuenta

El problema es que cada uno ve el Proyecto según su El problema es que cada uno ve el Proyecto según su propio interés. El Director de Proyecto tiene que propio interés. El Director de Proyecto tiene que convertir las visiones - intereses parciales en la visión convertir las visiones - intereses parciales en la visión global y hacer que todas las personas se concentren en global y hacer que todas las personas se concentren en los objetivos.los objetivos. La formación del Equipo consiste en:La formación del Equipo consiste en: Obtener - conseguir “espíritu de Equipo”.Obtener - conseguir “espíritu de Equipo”. Obtener el compromiso de los integrantes del Equipo Obtener el compromiso de los integrantes del Equipo en lograr los objetivos.en lograr los objetivos.

El Director de Proyecto debe tener claro que es un El Director de Proyecto debe tener claro que es un Equipo y que:Equipo y que: No es solo un grupo de personas.No es solo un grupo de personas. El Equipo de Proyecto, es un grupo de personas que El Equipo de Proyecto, es un grupo de personas que se interrelacionan entre si, de manera importante, para se interrelacionan entre si, de manera importante, para conseguir un objetivo compartido.conseguir un objetivo compartido.

Que debemos tener en cuentaQue debemos tener en cuenta

Así como también puede ser:Así como también puede ser: Un grupo de personas que comparten un objetivo Un grupo de personas que comparten un objetivo común y se esfuerzan para conseguirlo conjuntamente.común y se esfuerzan para conseguirlo conjuntamente. Un grupo de personas que disfrutan trabajando juntos Un grupo de personas que disfrutan trabajando juntos y ayudandose mutuamente.y ayudandose mutuamente. Un grupo de personas de naturaleza y formación Un grupo de personas de naturaleza y formación diversa, de diferentes disciplinas y experiencia que, para diversa, de diferentes disciplinas y experiencia que, para el Proyecto, se concentran en un esfuerzo común.el Proyecto, se concentran en un esfuerzo común. Un grupo de personas con gran lealtad y respeto por Un grupo de personas con gran lealtad y respeto por su Director. A la vez tienen la firme convicción de lo que su Director. A la vez tienen la firme convicción de lo que el Proyecto ha de conseguir.el Proyecto ha de conseguir.

Algunas características de los miembros del equipo:Algunas características de los miembros del equipo: Deben ser interdependientes (que una persona no Deben ser interdependientes (que una persona no crea que no precisa de otra).crea que no precisa de otra). Tener alguna razón para trabajar juntos.Tener alguna razón para trabajar juntos. Aceptar ser contabilizados como unidad funcional Aceptar ser contabilizados como unidad funcional dentro del contexto de una organización mayor.dentro del contexto de una organización mayor. Ser moderadamente competitivos y conflictivos.Ser moderadamente competitivos y conflictivos.

Porque es necesario formar el Equipo de ProyectoPorque es necesario formar el Equipo de Proyecto

Los Proyectos son precisos para resolver problemas Los Proyectos son precisos para resolver problemas complejos.complejos. La DIP es necesaria para realizar con éxito los La DIP es necesaria para realizar con éxito los Proyectos.Proyectos. La formación del Equipo es necesaria para que La formación del Equipo es necesaria para que funcione la DIP.funcione la DIP.A causa de la complejidad (multidisciplinariedad) A causa de la complejidad (multidisciplinariedad) creciente de los sistemas y sus tecnologías. Esta creciente de los sistemas y sus tecnologías. Esta complejidad creciente haría los problemas insolubles si complejidad creciente haría los problemas insolubles si no se aplica:no se aplica: Un enfoque sistémico, yUn enfoque sistémico, y MultidisciplinarMultidisciplinar

Frustración.Frustración. Falta de compromiso/motivación en los miembros Falta de compromiso/motivación en los miembros del Equipo cuanto no se obtienen los resultados del Equipo cuanto no se obtienen los resultados deseados.deseados. Cuando unos “tiran del carro” y otros no. Produce Cuando unos “tiran del carro” y otros no. Produce desmotivación.desmotivación. Cuando unos “sueltan el lápiz a la hora de salir” y Cuando unos “sueltan el lápiz a la hora de salir” y otros no. Produce desmotivación.otros no. Produce desmotivación. Conflictos y competencia desleal entre los Conflictos y competencia desleal entre los miembros del Equipo.miembros del Equipo. El Director de Proyecto debe fomentar la El Director de Proyecto debe fomentar la competencia entre personas que sirva de estimulo, competencia entre personas que sirva de estimulo, pero no la competencia desleal, que degenera en pero no la competencia desleal, que degenera en conflicto.conflicto.

Síntomas de mal trabajo del EquipoSíntomas de mal trabajo del Equipo

Conflictos y competencia desleal entre los Conflictos y competencia desleal entre los miembros del Equipo.miembros del Equipo. El Director de Proyecto debe prestar atención a El Director de Proyecto debe prestar atención a este problema y debe tener especial atención con las este problema y debe tener especial atención con las personas aduladoras y que pretenden trepar.personas aduladoras y que pretenden trepar. Reuniones improductivas.Reuniones improductivas. El director de proyecto debe evitar que se El director de proyecto debe evitar que se produzcan los Bla, Bla, Bla... Y debe obligar a:produzcan los Bla, Bla, Bla... Y debe obligar a: Reuniones con agenda y tiempo limitados.Reuniones con agenda y tiempo limitados. Nombrar Presidente y Secretario de Actas.Nombrar Presidente y Secretario de Actas. Reunirse solo si es preciso y para toma/apoyo Reunirse solo si es preciso y para toma/apoyo decisiones, en todo caso información con decisiones, en todo caso información con documentación entregada previamente.documentación entregada previamente. No reunirse para perder el tiempo.No reunirse para perder el tiempo.

Falta de confianza en el Director de Proyecto.Falta de confianza en el Director de Proyecto.Es esencial una relación de trabajo excelente entre Es esencial una relación de trabajo excelente entre el Director de Proyecto y los miembros del Equipo.el Director de Proyecto y los miembros del Equipo. Si los miembros del Equipo no confían y creen en el Si los miembros del Equipo no confían y creen en el Director de Proyecto el trabajo de Equipo no existe.Director de Proyecto el trabajo de Equipo no existe. El Director de Proyecto que se aísla de su Equipo y El Director de Proyecto que se aísla de su Equipo y no se comunica con el, es ineficaz.no se comunica con el, es ineficaz.

Síntomas de mal trabajo del EquipoSíntomas de mal trabajo del Equipo

Concepto (definición) del Proyecto malo, erróneo o Concepto (definición) del Proyecto malo, erróneo o incompleto.incompleto. Falta de soporte por parte de la alta dirección.Falta de soporte por parte de la alta dirección. Equipo de Proyecto constituido por gente Equipo de Proyecto constituido por gente probablemente improductiva/vaga.probablemente improductiva/vaga. Director de Proyecto inepto.Director de Proyecto inepto. Cuando el Director de Proyecto se incorpora con el Cuando el Director de Proyecto se incorpora con el proyecto comenzado y con problemas (“Proyecto proyecto comenzado y con problemas (“Proyecto heredado”).heredado”).

Limitaciones para el éxito de un buen Equipo de Limitaciones para el éxito de un buen Equipo de ProyectoProyecto

Comenzar con la formación del Equipo de Proyecto Comenzar con la formación del Equipo de Proyecto en su origen.en su origen. Hacer “formación” continua.Hacer “formación” continua. Obtener el acuerdo del Equipo en todas las Obtener el acuerdo del Equipo en todas las acciones principales.acciones principales. Reconocer (y enterarse) de la “pequeña política”, Reconocer (y enterarse) de la “pequeña política”, pero no entrar nunca en ella.pero no entrar nunca en ella. Recordar siempre que el Director de Proyecto Recordar siempre que el Director de Proyecto significa un modelo de “Rol” y que este debe practicar significa un modelo de “Rol” y que este debe practicar lo que predica.lo que predica. El trabajo en Equipo no se produce de manera El trabajo en Equipo no se produce de manera forzada.forzada.

Algunas reglas para la formación con éxito del Algunas reglas para la formación con éxito del Equipo de ProyectoEquipo de Proyecto

No manipular (coartar) a los miembros del Equipo.No manipular (coartar) a los miembros del Equipo. Evaluar y revisar periódicamente la eficacia del Evaluar y revisar periódicamente la eficacia del

EquipoEquipo Estar atento a lo que ocurre.Estar atento a lo que ocurre. No temer pedir ayuda cuando se precise.No temer pedir ayuda cuando se precise.

Por ultimo, el Director de Proyecto debe organizar Por ultimo, el Director de Proyecto debe organizar el Equipo, utilizando las siguientes herramientas:el Equipo, utilizando las siguientes herramientas:

La Estructura de Desagregación del Proyecto, EDP.La Estructura de Desagregación del Proyecto, EDP. El Manual de DIP.El Manual de DIP. La Matriz de Responsabilidades.La Matriz de Responsabilidades.


Además el Director de Proyecto debe realizar el Además el Director de Proyecto debe realizar el proceso de ARRANQUE DEL PROYECTO, mediante proceso de ARRANQUE DEL PROYECTO, mediante las reuniones oportunas.las reuniones oportunas.

En este proceso debe OPTENER EL COMPROMISO En este proceso debe OPTENER EL COMPROMISO DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO en cuanto al DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO en cuanto al tiempo de dedicación al Rol a representar.tiempo de dedicación al Rol a representar.

Y la PRIORIDAD si se esta trabajando en otro Y la PRIORIDAD si se esta trabajando en otro proyecto.proyecto.

Por otra parte debe CONSTRUIR LOS ENLACES O Por otra parte debe CONSTRUIR LOS ENLACES O VINCULOS DE COMUNICACIÓN.VINCULOS DE COMUNICACIÓN.

Finalmente, debe ENTRENAR AL EQUIPO mediante Finalmente, debe ENTRENAR AL EQUIPO mediante “Workshops” y reuniones para motivar.“Workshops” y reuniones para motivar.


Funciones del Director de ProyectoFunciones del Director de Proyecto

Definir los objetivos del Proyecto.Definir los objetivos del Proyecto. Establecer la Establecer la EDP ( (EDT, , EDR, , EDS y y EDE).). Redactar el “Manual de DIP”.Redactar el “Manual de DIP”. Establecer la programación.Establecer la programación. Establecer el Plan de Calidad Total.Establecer el Plan de Calidad Total. Definir el coste objetivo.Definir el coste objetivo. Planificar-decidir previsionalmente en tiempo útil.Planificar-decidir previsionalmente en tiempo útil. Dirigir la ejecución.Dirigir la ejecución. Efectuar el control.Efectuar el control. Establecer el sistema de información para la Establecer el sistema de información para la

Dirección del Proyecto.Dirección del Proyecto. Establecer el sistema de comunicación. Establecer el sistema de comunicación.

Equilibrando la estrategia y la tácticaEquilibrando la estrategia y la táctica

Para implementar el Proyecto el Director debe:Para implementar el Proyecto el Director debe: Considerar su ciclo de vida.Considerar su ciclo de vida. Tener buenas cualidades de estratega y de táctico.Tener buenas cualidades de estratega y de táctico.

El Director de Proyecto debe equilibrar los El Director de Proyecto debe equilibrar los aspectos/decisiones estratégicas con las tácticas aspectos/decisiones estratégicas con las tácticas en la implementación.en la implementación.

Los aspectos críticos para el éxito de un Proyecto:Los aspectos críticos para el éxito de un Proyecto:a) Misión del Proyecto.a) Misión del Proyecto.b) Apoyo/soporte de la alta dirección de forma que b) Apoyo/soporte de la alta dirección de forma que de los recursos precisos así como que delegue la de los recursos precisos así como que delegue la autoridad.autoridad.c) Diseño, EDP, Programación, etc. en detalle.c) Diseño, EDP, Programación, etc. en detalle.d) Consultar con el cliente y escuchar a todas las d) Consultar con el cliente y escuchar a todas las partes interesadas.partes interesadas.

Equilibrando la estrategia y la tácticaEquilibrando la estrategia y la táctica

e) El Equipo de Proyecto.e) El Equipo de Proyecto.f) Tareas técnicas - disponer de la tecnología (s) f) Tareas técnicas - disponer de la tecnología (s) necesaria (s) y del “know-how” - experiencia para necesaria (s) y del “know-how” - experiencia para ejecutar todas las acciones técnicas especificas.ejecutar todas las acciones técnicas especificas.g) Aceptación por el Cliente-usuario.g) Aceptación por el Cliente-usuario.h) Control y “feed-back” realizado en tiempo real y h) Control y “feed-back” realizado en tiempo real y útil.útil.i) Comunicación - Tomar acciones para que su i) Comunicación - Tomar acciones para que su diseño asegure a través de su red que todos los diseño asegure a través de su red que todos los datos/informaciones precisas llegue, en tiempo datos/informaciones precisas llegue, en tiempo real y útil a los actores.real y útil a los actores.j) Resolver problemas (“trouble shooting”) j) Resolver problemas (“trouble shooting”) habilidad para hacer frente a crisis y desviaciones.habilidad para hacer frente a crisis y desviaciones.


INFORMESINFORMESPREVISIONALESPREVISIONALES

OBJETIVOSOBJETIVOS

PROGRAMACIONPROGRAMACION

DECISIONESDECISIONES

EJECUCIONEJECUCION MEDIDAMEDIDA

PROYECTOPROYECTO

COMPARACIONCOMPARACIONANALISIS DEANALISIS DE

DESVIACIONESDESVIACIONES

CONTROLCONTROL


1.- FUNCIONES INTERNAS1.- FUNCIONES INTERNAS1.1.-Definir los objetivos del Proyecto y parámetros 1.1.-Definir los objetivos del Proyecto y parámetros

críticos.críticos.1.2.-Especificar el alcance del trabajo.1.2.-Especificar el alcance del trabajo.1.3.-Establecer una división racional del trabajo.1.3.-Establecer una división racional del trabajo.1.4.-Asignar claramente cada tarea y especificar con 1.4.-Asignar claramente cada tarea y especificar con

claridad los objetivos de cada grupo o elemento claridad los objetivos de cada grupo o elemento del equipo.del equipo.

1.5.-Planificar y programar todo el Proyecto, 1.5.-Planificar y programar todo el Proyecto, específicamente:específicamente:

Su configuración o alcance.Su configuración o alcance. Los costes.Los costes. Los plazos de ejecuciónLos plazos de ejecución Los métodos de ejecución.Los métodos de ejecución. Su calidadSu calidad


1.6.-1.6.- Efectuar control permanente y continuo de la Efectuar control permanente y continuo de la ejecución del Proyecto en todos los aspectos y ejecución del Proyecto en todos los aspectos y especialmente en cuanto a:especialmente en cuanto a:

Su configuración/alcance.Su configuración/alcance. Los costes.Los costes. Los plazos de ejecución.Los plazos de ejecución. La calidad técnica.La calidad técnica.1.7.-Decidir medidas correctoras de desviaciones.1.7.-Decidir medidas correctoras de desviaciones.1.8.-Realizar “control de gestión” y contabilidad del 1.8.-Realizar “control de gestión” y contabilidad del

Proyecto.Proyecto.1.9.-Realizar dirección previsional, en especial con 1.9.-Realizar dirección previsional, en especial con

respecto a factores/parámetros críticos para la respecto a factores/parámetros críticos para la obtención de objetivos.obtención de objetivos.

1.10.-Mantener activo todo el sistema de 1.10.-Mantener activo todo el sistema de comunicación.comunicación.


2.-FUNCIONES EXTERNAS.2.-FUNCIONES EXTERNAS.2.1.-Mantener relaciones con el nivel equivalente de 2.1.-Mantener relaciones con el nivel equivalente de

la propiedad.la propiedad.2.2.-Mantener las relaciones con subcontratistas y 2.2.-Mantener las relaciones con subcontratistas y

proveedores.proveedores.2.3.-Representar a su Empresa ante terceros a todos 2.3.-Representar a su Empresa ante terceros a todos

los efectos del Proyecto.los efectos del Proyecto.

Tipos de Director de ProyectoTipos de Director de Proyecto

Director tipo 1: “Activador”Director tipo 1: “Activador” Corresponde a estructuras de organización Corresponde a estructuras de organización

“Monitor”, Unidad de Comunicación.“Monitor”, Unidad de Comunicación. Director tipo 2: “Coordinador”Director tipo 2: “Coordinador” Corresponde a estructuras de organización de Corresponde a estructuras de organización de

“Matriz débil”, Unidad de Control.“Matriz débil”, Unidad de Control. Director tipo 3: “Director Gerente de Proyecto”.Director tipo 3: “Director Gerente de Proyecto”. Corresponde a estructuras de organización de Corresponde a estructuras de organización de

“Matriz fuerte”, Unidad de Dirección.“Matriz fuerte”, Unidad de Dirección. Director tipo 4: “Director de Proyecto”Director tipo 4: “Director de Proyecto” Corresponde a estructuras de organización de Corresponde a estructuras de organización de

“Task force”, Unidad de “Management”.“Task force”, Unidad de “Management”.

El Perfil del Director de ProyectoEl Perfil del Director de Proyecto

Para poder desarrollar todas las funciones expresadas Para poder desarrollar todas las funciones expresadas anteriormente, el perfil ideal de un Director de Proyecto anteriormente, el perfil ideal de un Director de Proyecto debería satisfacer los siguientes requisitos en cuanto a:debería satisfacer los siguientes requisitos en cuanto a:

Aptitudes personales.Aptitudes personales. Preparación cultural.Preparación cultural. Experiencia profesional.Experiencia profesional.

En cuanto a las aptitudes personalesEn cuanto a las aptitudes personales Sentido común.Sentido común. PersonalidadPersonalidad Capacidad y cualidades de líder.Capacidad y cualidades de líder. Espíritu de iniciativa.Espíritu de iniciativa. Aptitud para la comunicación y las relaciones inter-personales.Aptitud para la comunicación y las relaciones inter-personales. Dotes de mando.Dotes de mando. Capacidad y “habilidad” para motivar.Capacidad y “habilidad” para motivar. Capacidad para tomar decisiones y para actuar.Capacidad para tomar decisiones y para actuar. Claridad en la exposición (verbal y escrita).Claridad en la exposición (verbal y escrita). Capacidad de síntesis.Capacidad de síntesis. Creatividad y fantasía.Creatividad y fantasía. Capacidad de juicio.Capacidad de juicio. Capacidad de adaptación a cualquier situación.Capacidad de adaptación a cualquier situación. Sensibilidad para detectar e identificar problemas.Sensibilidad para detectar e identificar problemas. Capacidad negociadora.Capacidad negociadora.

En cuanto a las aptitudes culturalesEn cuanto a las aptitudes culturales Conocimientos técnicos.Conocimientos técnicos. Conocimientos de organización.Conocimientos de organización. Conocimientos de contratación.Conocimientos de contratación. Conocimientos de administración.Conocimientos de administración. Conocimientos de economía.Conocimientos de economía. Conocimientos financieros.Conocimientos financieros. Conocimientos de seguros.Conocimientos de seguros. Conocimientos jurídicos.Conocimientos jurídicos. Conocimientos de marketing y ventas.Conocimientos de marketing y ventas. Conocimientos de psicología.Conocimientos de psicología. Conocimientos sociales.Conocimientos sociales. Conocimiento profundo de idiomas, en general, del ingles.Conocimiento profundo de idiomas, en general, del ingles.

En cuanto a la formación y experiencia profesionalEn cuanto a la formación y experiencia profesional Visión y concepción sistémica del Proyecto.Visión y concepción sistémica del Proyecto. Conocimiento/experiencia de dirección interdisciplinar e Conocimiento/experiencia de dirección interdisciplinar e

interpersonal.interpersonal. Conocer el arte de comunicar, motivar y dirimir conflictos.Conocer el arte de comunicar, motivar y dirimir conflictos. Saber redactar informes.Saber redactar informes. Valorar recursos.Valorar recursos. Valorar costes.Valorar costes. Conocer la metodología de evaluación-viabilidad del Proyecto.Conocer la metodología de evaluación-viabilidad del Proyecto. Experiencia en Contratación.Experiencia en Contratación. Conocer que es “Calidad Total” y “Garantía de Calidad”.Conocer que es “Calidad Total” y “Garantía de Calidad”. Experiencia en Programación.Experiencia en Programación. Experiencia en control de costes y dirección previsional.Experiencia en control de costes y dirección previsional. Conocimientos de informática.Conocimientos de informática. Conocimientos de investigación operativa.Conocimientos de investigación operativa. Conocimientos de valoración y “Management” del riesgo.Conocimientos de valoración y “Management” del riesgo. Conocimiento de seguridad e higiene del trabajo.Conocimiento de seguridad e higiene del trabajo. Conocimiento en DPO y DPE.Conocimiento en DPO y DPE. Conocimientos financieros.Conocimientos financieros. Conocimientos de Gerencia de Riesgos.Conocimientos de Gerencia de Riesgos.

Autoridad del Director de ProyectoAutoridad del Director de Proyecto

La autoridad que precisa el Director de Proyecto para el La autoridad que precisa el Director de Proyecto para el desarrollo de sus funciones es diferente según el “desarrollo de sus funciones es diferente según el “tipotipo” en ” en que este encuadrado.que este encuadrado.

Esta autoridad debe estar enfocada principalmente a:Esta autoridad debe estar enfocada principalmente a: Definir los objetivos del Proyecto y establecer los Definir los objetivos del Proyecto y establecer los

factores/parámetros críticos, en función del E.V., si existe, factores/parámetros críticos, en función del E.V., si existe, o bien realizandolo expresamente para poder definir los o bien realizandolo expresamente para poder definir los objetivos.objetivos.

Planificar, dirigir y controlar la ejecución del Proyecto.Planificar, dirigir y controlar la ejecución del Proyecto. Definir las especificaciones básicas del Proyecto y Definir las especificaciones básicas del Proyecto y

controlar las asignaciones de trabajo.controlar las asignaciones de trabajo. Exigir la realización de trabajos dentro de los plazos Exigir la realización de trabajos dentro de los plazos

establecidos.establecidos. Dirigir los trabajos correspondientes al Proyecto.Dirigir los trabajos correspondientes al Proyecto. Tomar las decisiones, del tipo que sean.Tomar las decisiones, del tipo que sean.

Autoridad del Director de ProyectoAutoridad del Director de Proyecto

Para ejercer esta autoridad, el Director de Para ejercer esta autoridad, el Director de Proyecto se vale de cauces formales dentro de la Proyecto se vale de cauces formales dentro de la estructura de organización, así como de vías estructura de organización, así como de vías informales derivadas de su personalidad, informales derivadas de su personalidad, capacidad de motivación, de liderazgo y capacidad de motivación, de liderazgo y cualidades humanas.cualidades humanas.

La distribución del “tiempo” de trabajo del Director de La distribución del “tiempo” de trabajo del Director de ProyectoProyecto

El tiempo del Director de Proyecto se divide en El tiempo del Director de Proyecto se divide en realizar una serie de tareas, que podemos realizar una serie de tareas, que podemos subdividir en tres grupos, según el orden de subdividir en tres grupos, según el orden de importancia para la propia función directiva.importancia para la propia función directiva.

Una buen forma de auto-controlarse para no dejar Una buen forma de auto-controlarse para no dejar de hacer lo que tiene que hacer como Director de de hacer lo que tiene que hacer como Director de Proyecto es efectuar una comprobación del uso Proyecto es efectuar una comprobación del uso que hace de su tiempo. Para ello puede auxiliarse que hace de su tiempo. Para ello puede auxiliarse de a siguiente tabla.de a siguiente tabla.

C:\Archivos de programa\ACD\ACDSee\ACDSee.exe

El cambio o sustitución del Director de ProyectoEl cambio o sustitución del Director de Proyecto

Cuando se debe cambiar al Director de Proyecto una vez Cuando se debe cambiar al Director de Proyecto una vez que este ha comenzado su actuación?que este ha comenzado su actuación?

NUNCA SE DEBE CAMBIAR AL DIRECTOR DE PROYECTO, a NUNCA SE DEBE CAMBIAR AL DIRECTOR DE PROYECTO, a menos que:menos que:

Se haya muerto.Se haya muerto. Que este muy enfermo.Que este muy enfermo. Que se demuestre su incompetencia.Que se demuestre su incompetencia. Que sea tan bueno y eficaz que se le ascienda a una Que sea tan bueno y eficaz que se le ascienda a una

posición superior.posición superior.

Clase No_10

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