Clasificación de los archivos
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Clasificación de los Archivos
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Clasificación de los
Archivos
Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera optima.
Para ello, es necesario saber que documentos se guardan en cada uno
de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo.
Otro proceso importante en archivonomia es la transferencia de
documentos al archivo perpetuo así como la eliminación de algunos.
¿Cómo se utilizan las gavetas de los
archivadores?
¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para
albergar estos documentos?
¿Qué fin cumple?
¿Por qué debe ser conservado?
¿Necesidades operativas?
¿Exigencias legales?
¿Exigencias históricas?
No es conveniente la conservación de documentos por
razones como:
Posibles eventualidades
Nunca se sabe lo que puede ocurrir
¿Con que frecuencia se consulta?
¿Qué ocurriría en el caso de no disponer de ellos?
¿Podría obtener la misma información de otra forma?
¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?
Niveles de
Archivo
UN ARCHIVO APROPIADO
DEBE ESTAR REPARTIDO EN
VARIOS NIVELES, A PARTIR
DEL GRADO DE ACTUALIDAD
DE LOS DOCUMENTOS
Archivo Activo
A fin de ganar tiempo es conveniente una clasificación previa de la correspondencia, para la cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes, de las que tienen un interés informativo y documentos.
Pueden establecerse cuatro grupos de cartas:
De gestión.
De información.
De documentación.
Personal y confidencial.
Documentos del sector activo
Correspondencia
de entrada
Cartas de
pedido
Cartas de
información
Cartas de
documentación
Cartas personales
y confidenciales
Se clasifican por asuntos
Se clasifican por orden
cronológico
Se clasifican por orden
alfabético
Se clasifican por asuntos
Archivo Semiactivo
El archivo semiactivo contiene documentos de muy
diversa índole, cada uno de los cuales exige una
clasificación distinta.
Documentos del sector semiactivoTi
po
s d
e d
oc
um
en
tos
Facturas
Facturas De compras
De ventas Una copia se clasifica por orden numérico
La segunda copia se clasifica por orden cronológico
Se clasifican por orden numérico o alfabético
Documentos contables Se clasifican por asuntos
Documentos fiscales Se clasifican por asuntos
Contratos Por asuntos o cronológicos
Correspondencia Por orden alfabético o cronológico
Documentos de
departamento de personal Se clasifican por orden alfabético
Documentos bancarios Se clasifican por orden cronológico
Archivo inactivo
Se nutre de:
El archivo activo le envía directamente
todos los documentos que no son
necesarios para el archivo semiactivo.
El archivo semiativo que le envía gran parte
de la documentación.
¿Cómo funciona le archivo inactivo?
1. Una ves que se cumple la fecha señalada, el responsableextraerá todos los documentos que han caducado y noofrecen utilidad.
2. Los envíos de los documentos al archivo inactivo sonregulados para que no se originen obstrucciones,distribuyendo las tareas en este servicio.
3. Para facilitar la extracción de documentos que solo ofrecenvalor histórico, es necesario marcarlos con señales,caballetes, símbolos convencionales así como algunos otrosmedios considerados idóneos.
Organización de los sectores dentro de un archivador de tres gavetas Entrada de
documentos
Archivo activo
1ª gaveta
Archivo
semiactivo
2ª gaveta
Archivo
inactivo
3ª gaveta
Cartas pendientes de contestación.
Cartas contestadas que forman parte de una
gestión en tramite.
Cartas contestadas fuentes de información
Facturas.
Documentos
contables.
Documentos fiscales.
Contratos.
Correspondencia
contestada.
Documentos de
departamento de
personal.
Documentos
bancarios.
Documentos fiscales.
Manuales de oficina.
Archivo histórico.
Transferencia
Archivo perpetuo
Libro de destrucción
Destrucción de documentos
Transferencia y eliminación de
documentos
Documentos vitales
Incluyen documentos legales de incorporación,
escrituras, contratos importantes, planos de la
propiedad, informes para los accionistas, actas de las
reuniones de la Junta Directiva y pólizas de seguro.
Estos documentos nunca deben de ser destruidos
porque son ennéciales para la existencia de la
empresa y son irremplazables.
Documentos importantes
Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registro de
ventas, cotizaciones, estados financieros.
Estos documentos pueden ser trasladados al nivel
activo por un periodo determinado.
Después son trasladados al archivo muerto para ser
conservados en buenas condiciones.
Documentos útiles
Incluyen correspondencia general, memoranda así
como estados de cuentas bancarias.
Estos documentos son destruidos hasta un año después
de la fecha en que fueron recibidos.
Documentos no esenciales
Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de
recibo.
Estos documentos nunca son archivados con otros mas
importantes.
Seis a siete años
Informes de accidentes y reclamaciones.
Cuentas por pagar.
Libros de cuentas por cobrar y balances de prueba.
Cheques cancelados.
Certificados de acciones y bonos cancelados y opciones
expiradas.
Facturas a clientes.
Nominas y resúmenes de pagos a empleados incluyendo pago apensionados.
Registros de ventas,
Libros auxiliares general y balances.
Dos a tres años
Solicitud de empleo.
Póliza de seguro que ha expirados.
Informes de auditoria interna.
Recibos de caja menor.
Documentos de registro de bonos de ahorro de empleados.
Un año o menos
Conciliación bancaria.
Recibos duplicados de depósitos.
Requisiciones.
Libretas de taquigrafía.
Tarjetas de tabulación.
CONCLUSION
Concluimos que existen
diferentes clasificaciones de
archivo estos depende del
tipo de documento y del
grado de actualidad y a
partir de eso se organizan en
el archivo activo, archivo
semiactivo y el archivo
inactivo.
BIBLIOGRAFIA
LIBROS
• Hernandez, T.
(2008). Archivonomia. Mexico: Mc
Graw Hill.
INTERNET
• http://www.ecofin.ull.es/users/jggo
mez/F%20Sig/A%20General/A%20D
ocumentos%20en%20la%20empres
a.pdf
• http://apalopez.info/ivcoindear/93
alvarez_txt.pdf
• http://cms.ual.es/UAL/universidad/
serviciosgenerales/archivo/servicio
s/servicio/GESTIONDOC_7_DOCUM
ENTOSESENCIALES
