Inauguración de una oficina de turismo

Índice:

1. Introducción2. Cronograma3. Carta solicitando presupuesto de la carpa4. Carta solicitando presupuesto del catering5. Minuta de la copa de vino6. Presupuesto7. Presupuesto final8. Conclusión

Inauguración de nuestra oficina de turismoActo interno propio con asistencia de terceros (público interno y externo).

Un acto al que asistirán cincuenta personas, entre ellas nuestro personal de la empresa, medios de comunicación y algunos

invitados vip´s del mundo de la política y la cultura.El acto de inauguración tendrá lugar el día 28 de Febrero de

2014 a las 20:00h en las instalaciones de nuestra oficina de turismo, en la calle Flores Nº 1 de Villanueva del Camino.

Entre los actos previstos, visita a las instalaciones, breve intervención oral de las personalidades y un una copa de

vino en una carpa que dispondrá la entidad en el exterior de forma ocasional. El objetivo del acto no es otro que el de dar

a conocer nuestra oficina, se trata por tanto de un acto promocional.

Cronograma

16:00h Está previsto el montaje de la carpa y del catering en las inmediaciones de la oficina.

19:00h Se recibirá a la prensa y se organizará en la sala de exposiciones y congresos de la oficina.

20:00h Comienzo del acto de inauguración con la llegada de las personalidades y del director de la oficina de información turística que serán recibidos por el asesor de protocolo. Esto será en la puerta de la misma oficina.

20:30h Los asistentes al acto y los medios de comunicación se encuentran en el interior de la sala de exposiciones. El acto comenzará con un pequeño discurso del director del proyecto, seguido de la intervención de las personalidades políticas invitadas al acto.

21:30h Visita guiada por las instalaciones de la oficina en compañía de “nuestra asesora en protocolo”, que terminará en la carpa situada en el exterior.

22:00h Comenzará el acto social de tomar una copa y unos aperitivos en la carpa.

22:30h Fin de la copa.22:45h “Nuestra asesora en protocolo” en nombre de todos se despedirá y

agradecerá a los invitados su asistencia al acto, esto ocurrirá en la puerta de la oficina.

23:00h Desmontaje de las instalaciones requeridas para el acto por parte de la organización.

T

Las Palomas Catering

COCKTAIL

Aperitivo de patata, níscalos, anchoas y triguerosVirutas de jamón IbéricoPincho de alcachofas con jamón y huevoMontadito de queso manchego, piquillo y alcaparrasPincho de membrillo, queso manchego y tomates cherry

Revuelto de berenjenas, tomate y pimientos

**********Mini dulces variados

Bebidas

Vino blanco (VdlT)Vino tinto (VdlT)

Vino espumoso (VdlT)Cerveza

RefrescosAgua

Solicitud de presupuesto 1: Carpa

Estimados Sres de Carpas Maestrat, saludos.

Me dirijo a vuestra empresa con la intención de solicitar un presupuesto. Se trata de la inauguración de una oficina de información turística, para ello necesitaremos que nos instalen una de sus carpas con capacidad para 50 personas en el exterior de la oficina. El alquiler de la carpa será de un día y el presupuesto debe incluir la mano de obra para instalarla y desistalarla cuando se solicite.

Ruego especifiquen precios detallados de cada servicio y la forma en que se puede efectuar el pago.

Por favor tengan en cuenta que la fecha del evento está próxima a la hora de contestar este correo.

Sin más, reciba un cordial saludo. Paqui Delgado

Solicitud de presupuesto 2:catering

Estimado Señor López. Catering Las Palomas. Reciba un cordial saludo. El objeto de mi correo es solicitar vuestros servicios en el acto de inauguración de

nuestra oficina de información turística en esta nuestra localidad. El acto tendrá lugar el último viernes del mes de Febrero.

Para este acto solicitamos a su empresa un presupuesto que incluya una copa de vino acompañado de unos aperitivos (que se tomarán de pie) para ofrecer a nuestros invitados, unas cincuenta personas en total . Tratándose de nuestra localidad, para esta ocasión sería muy conveniente que tanto los aperitivos como los vinos sean denominación de origen de nuestra tierra. Por supuesto esta solicitud debe incluir también los recursos humanos necesarios para el catering.

Dada la fecha les rogamos contesten con la mayor brevedad posible. Gracias por su atención, atentamente . Paqui Delgado, asistenta en Protocolo.

Tabla para la propuesta presupuestaria de un acto.

PROPUESTA PRESUPUESTARIA

INAUGURACIÓN OFICINA DE INFORMACIÓN TURÍSTICA DÍA 28 DE FEBRERO

 

EUROS I.V.A TOTAL

SEDE      

Alquiler de la carpa   300 €   21%   363€

Audiovisuales: pantallas, retroproyectores, micrófonos y varios.

  630€   21%   762,3€

TOTAL PRESUPUESTO SEDE   930€   21%   1125€

RESTAURACIÓN      

Cocktail (50 personas)   20000€   21%   2420€

TOTAL RESTAURACIÓN   20000€   21%   2420€

RECURSOS HUMANOS      

Técnicos de sonido   180€   21%   217,8€

Técnicos de iluminación 180€   21%   217,8€

Técnicos en Protocolo   250€   21%   302,5€

TOTAL RECURSOS HUMANOS   610€   21%   738,1€

DISEÑO, PUBLICIDAD E IMPRENTA

     

Trípticos publicidad (70 unidades)

  90€   21%   108,9€

TOTAL DISEÑO, PUBLICIDAD E IMPRENTA

90€ 21%   108,9€

TOTAL DEL PRESUPUESTO 3630€ 21% 4392,3€

FIN

Una vez hecho todo esto sólo queda repasar los detalles una y otra vezpara no quede nada a la improvisación,

cruzar los dedos para que el día de la inauguración salga todo tal y como lo hemos previsto y que no llueva, que siempre desluce el acto.