CODIGO G101PR01 PROCEDIMIENTO Versión: 13 …

Estructura del

Procedimiento:

Convenciones del

descriptivo:

Este procedimiento inicia con la elaboración de la propuesta del plan estratégico institucional (PEI) del cuatrienio y finaliza con la recepción de

retroalimentación sobre el ejercicio y resultados de la planeación estratégica institucional. Aplica para todos los procesos de la Entidad.

3.3 SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN

• Durante los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes y con el fin de efectuar el seguimiento a la ejecución físico-financiera de los recursos de inversión, los gerentes de proyecto deberán reportar en el

Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI), los avances de dicha ejecución, conforme a las indicaciones que se den para tal fin por el Departamento Nacional de Planeación (DNP), exceptuando para

el corte del mes de diciembre, cuyo plazo se extiende hasta la primer semana hábil después del cierre financiero de la vigencia anterior.

• A más tardar el 30 de abril de cada vigencia deberán ser registrados y actualizados en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP), los proyectos de inversión que conformarán el Plan

Operativo Anual de Inversiones (POAI), de la siguiente vigencia, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.

3.1 COHERENCIA Y ARTICULACIÓN DE LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL:

• En cumplimiento a lo definido en la Ley 152 de 1994, la planeación institucional debe estar articulada con lo definido en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) vigente, a fin de garantizar que las acciones de la

Entidad aporten a los fines del Estado.

• El Plan Estratégico Institucional formulado por el Departamento Administrativo de Ciencia Tecnología e Innovación corresponde al mismo Plan Estratégico Sectorial (PES), teniendo en cuenta que la Entidad es el

ente rector de Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación (SNCTeI).

• En coherencia con lo dispuesto en la Ley 152 de 1994, Ley 1474 de 2011, Decreto 2482 de 2012, Ley 1757 de 2015, Decreto 1499 de 2017 y Decreto 612 de 2018, que determinan las directrices en materia de

diagnóstico, formulación, planeación, ejecución y seguimiento a la gestión, publicación del plan de acción y la integración de la planeación y la gestión, Colciencias articula en su Plan de Acción Institucional (PAI)

los objetivos, metas, programas e iniciativas estratégicas que de manera articulada, se armonizan con los siguientes planes de acción:

1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR

2. Plan Anual de Adquisiciones

3. Plan Anual de Vacantes

4. Plan de Previsión de Recursos Humanos

5. Plan Estratégico de Talento Humano

6. Plan Institucional de Capacitación

7. Plan de Incentivos Institucionales

8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo

9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

10. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI

11. Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información

12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información

Estos Planes de acción integrados permiten dar cumplimiento a los lineamiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual tiene como propósito servir de marco de referencia para dirigir,

planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y

problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según dispone el Decreto1499 de 2017.

Formular y realizar seguimiento a la planeación estratégica institucional con el fin de verificar el avance en la gestión,

cumplimiento de objetivos y metas institucionales a través de instrumentos adecuados.

3.2 PLAZOS PARA LA PUBLICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES

• El Plan Estratégico Institucional (PEI), el Plan de Acción Institucional Integrado (PAI) , los Planes de acción integrados al PAI definidos en el numeral 3.1 del presente procedimiento, el Plan Anual de

Convocatorias (PACONV), Plan Anual de Inversión (PAINV), Plan Anual de Adquisiciones (PAA) y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), deberán publicarse en la página web de la entidad a

más tardar el 31 de enero de cada año como lo señala el artículo 73 y 74 de la ley 1474 de 2011.

• El seguimiento a los planes se dará con la siguiente frecuencia:

- Plan Estratégico Sectorial/Institucional: trimestral.

- Plan de Acción Institucional Integrado: trimestral.

- Planes de Acción integrados al PAI - Dec 612 de 2018: trimestral

- Plan Anual de Convocatorias: mensual.

- Plan Anual de Inversión: mensual.

- Plan Anual de Adquisiciones: mensual.

- Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano: cuatrimestral.

• El seguimiento del Plan de Acción Institucional Integrado, Plan Anual de Convocatorias, Plan Anual de Inversiones y del Plan Anual de Adquisiciones será publicado en la página web de la Entidad, en formato

editable con el fin de facilitar la consulta de los grupos de interés y la transparencia en la gestión.

• Periódicamente se deberá reportar los avances de los indicadores registrados en SINERGIA, de acuerdo con las indicaciones que para tal efecto brinde el Departamento Nacional de Planeación (DNP).

• Los indicadores que conformen el Tablero de Control Estratégico deberán contar con la "ficha técnica de indicadores estratégicos" G101PR01F21, que define la hoja de vida del indicador en donde se precisan

conceptos asociados a la medición del mismo, su metodología de cálculo y metas definidas.

• La gestión de los programas estratégicos que conforman el plan de acción institucional, plan de riesgos, planes operativos de convocatorias y su respectivo seguimiento se llevará a cabo a través de la

herramienta tecnológica GINA-Gestión Integral Nuestra Aliada.

• Anualmente se formulará la matriz de hitos de planeación como estrategia de control y seguimiento al cumplimiento de los compromisos relacionados con la funciones propias de la Oficina Asesora de

Planeación.

3. DISPOSICIONES GENERALES

iPuntos de Control:

Implican verificaciones, revisiones y toma de decisiones.

Actividades procedimiento Planeación InstitucionalRegistros en cursiva y subrayado: Controlados por el SGC y

disponibles en GINA

1. OBJETIVO 2. ALCANCE

IMPORTANTE: Cómo leer este procedimiento

Este procedimiento se compone de tres capítulos, cada uno en una pestaña diferente:

Capítulo 1. Disposiciones Generales: Este capítulo se compone de objetivo, alcance, disposiciones generales sobre el procedimiento, definiciones y documentos de referencia.

Capítulo 2. Descriptivo: Este capítulo da una descripción detallada de las actividades del procedimiento. Se encuentra el detalle de cada actividad, tiempos, responsables, registros e identificación de controles.

Capítulo 3. Registro de aprobación: Este capítulo es administrado por el Equipo Calidad, donde consigna los cambios que se efectúan en cada versión y se registra el nombre y cargo de quien elabora, revisa y

aprueba el procedimiento.

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

CODIGO G101PR01Versión: 13

Este procedimiento rige a partir de su liberación en GINA

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Es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que

atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, convirtiéndose en el instrumento para desarrollar el

proceso de gestión de las entidades públicas, con base en el ciclo: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Incorpora 7 dimensiones y 16 políticas de gestión y desempeño institucional con el fin de garantizar que se generen resultados eficaces en la administración pública.

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

(2)

“Es el instrumento público de programación financiera que permite articular el diseño de políticas, la planeación macroeconómica y fiscal en el mediano plazo y la programación presupuestal

anual”.

4. DEFINICIONES

Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP)

(1).

Son documentos de política pública que se elaboran con el fin de solucionar problemáticas transversales en cuya solución participan varios sectores y cuya formulación es coordinada por el

Consejo Nacional de Política Económica y Social que fue creado por la Ley 19 de 1958 y es la máxima autoridad nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del

Gobierno en todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico y social del país.

GINA

Gestión Integral Nuestra Aliada, es una Solución de software que permite fortalecer competencias para la planeación y auto-control en toda la Entidad, optimizando el desempeño institucional

a través de la integración de las herramientas claves del Sistemas de Gestión de la Entidad.

Incluye los siguientes módulos de gestión: Balanced Scorecard - BSC, indicadores, planes, documentos, mejoras, Gestión del Riesgo.

Documentos CONPES

Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse a corto, mediano o largo plazo, deben contener mínimo acciones, responsables, fechas resultados esperados, recursos asociados.Plan

El Plan Nacional de Desarrollo se define como el pacto social que se establece entre la comunidad y el Estado para planificar el desarrollo, que contempla los objetivos nacionales y

sectoriales de la acción estatal a mediano y largo plazo según resulte del diagnóstico general de la economía y de sus principales sectores y grupos sociales; las metas nacionales y

sectoriales de la acción estatal a mediano y largo plazo y los procedimientos y mecanismos generales para lograrlos; las estrategias y políticas en materia económica, social y ambiental que

guiarán la acción del Gobierno para alcanzar los objetivos y metas que se hayan definido; y el señalamiento de las formas, medios e instrumentos de vinculación y armonización de la

planeación nacional con la planeación sectorial, regional, departamental, municipal, distrital y de las entidades territoriales indígenas; y de aquellas otras entidades territoriales que se

constituyan en aplicación de las normas constitucionales vigentes.

“Organiza y orienta estratégicamente las acciones de las entidades pertenecientes a un sector administrativo en un plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con la política sectorial y

los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo (PND). Colciencias por ser cabeza de sector y no tener entidades adscritas establece su plan estratégico institucional como el plan estratégico

sectorial”.

Planes Integrados al Plan de Acción

Institucional

De conformidad con lo establecido en el Decreto 612 de 2018, se adiciona al Capítulo 3 del Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de

Función Pública, estableciendo que las Entidades del Estado, deberán integrar a sus planes institucionales y estratégicos, los siguientes planes, a más tardar el 31 de enero de cada año:

1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR

2. Plan Anual de Adquisiciones

3. Plan Anual de Vacantes

4. Plan de Previsión de Recursos Humanos

5. Plan Estratégico de Talento Humano

6. Plan Institucional de Capacitación

7. Plan de Incentivos Institucionales

8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo

9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

10. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI

11. Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información

12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información

La integración de éstos planes se hará sin perjuicio de las competencias de las instancias respectivas para formularlos y adoptarlos.

Cuando se trate de planes de duración superior a un (1) año, se integrarán al Plan de Acción las actividades que correspondan a la respectiva anualidad.

Harán parte del Plan de Acción las acciones y estrategias a través de las cuales las entidades facilitarán y promoverán la participación de las personas en los asuntos de su competencia, en

los términos señalados en la Ley 1757 de 2015.

Plan Nacional de Desarrollo (PND)

Plan Estratégico Sectorial (PES) (3)

Plan Estratégico Institucional (PEI) (4)

Plan Anual de Inversión (PAInv)

“Entiéndase como Plan Indicativo Cuatrienal como lo establece la Ley 152 de 1994. Es el instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de 4

años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo”.

“Es la programación anual de las actividades, programas y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada área de la entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional”. El

plan de acción institucional es la forma como se operativita para una vigencia el plan estratégico a fin de garantizar su cumplimiento. Se encuentra constituido de programas, iniciativas,

indicadores y metas propuestas para la vigencia. El seguimiento a cada programa se realiza a través de la herramienta GINA, mediante los Planes de Gestión por Programa.

Es la herramienta que permite a la entidad organizar sus procesos y recursos para el logro de objetivos y metas anuales, mediante la ejecución de convocatorias que se realizarán durante el

año. Establece estrategias, modalidades, fuentes de financiación, presupuesto, actividades clave del proceso y cronograma.

Identifica los proyectos de inversión a través de los cuales se distribuye el presupuesto apropiado por la Entidad en la vigencia para implementar los programas diseñados. Este plan identifica

la programación acorde con la registrada en el SUIFP. De éste componente se genera el Plan Anual de Adquisiciones (PAA), en el plan se especifican las compras y contrataciones de

acuerdo a la distribución presupuestal de los proyectos de inversión y de funcionamiento. Dicha información se registra en el sistema SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) de

Colombia Compra Eficiente, la cual es el ente rector en materia de contratación pública.

Plan de Acción Institucional (PAI) (5)

Plan Anual de Convocatorias (PAConv)

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Indicador estratégico

SUIFP Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas

Indicador programáticoEs aquel que permite valorar el cumplimiento de las iniciativas y acciones registradas en los planes de gestión por programa. Contribuyen al avance de las metas estratégicas y algunos son

componentes fundamentales de los indicadores estratégicos.

Formato de soporte al indicador

programático

Planes de Gestión por Programa

Plan Operativo por Convocatoria

Es una herramienta de gestión de nivel operativo que permite organizar y controlar el cumplimiento de los hitos establecidos para cada convocatoria, a fin de orientar su adecuada gestión de

acuerdo a las metas y fechas establecidas en el plan anual de convocatorias. La administración de este plan operativo esta a cargo del responsable de la convocatoria y de la oficina asesora

de planeación quienes deben asegurar la coherencia con lo aprobado en el plan anual de convocatorias por el Comité de Dirección.

Son los movimientos que no afectan los montos aprobados por el Congreso de la Republica y pueden clasificarse en dos: Traslados (entre proyectos, a vigencia expirada) y autorizaciones

(vigencia futura), cada uno requiere unos requisitos particulares.

De acuerdo con el artículo 73 del Estatuto Anticorrupción, cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción

y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las

estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Este plan se construye tomando los componentes antes mencionados del Plan de Acción Institucional y se

construye desplegando cada uno de los componentes que hacen parte integral del mismo, a continuación se realiza la descripción correspondiente en su orden: 1) mapas de riesgo de

corrupción y medidas para mitigarlo, 2) estrategia antitrámites, 3) rendición de cuentas y 4) atención al ciudadano y 5) transparencia y acceso a la información pública.

Es el instrumento que permite organizar el trabajo al interior de las áreas, mediante la identificación de tareas específicas y sus responsables. El plan de gestión por programa establece con

mayor detalle los compromisos para la vigencia, sobre la base de las capacidades reales de gestión por programa, teniendo en cuenta los recursos humanos y resultados de gestión. Este

plan contiene un conjunto de tareas de nivel táctico y operativo de las cuales, algunas aportan al cumplimiento del plan de acción institucional; para facilitar el control de la gestión estas

tareas se cargan en la herramienta informática GINA: Gestión Integral Nuestra Aliada, teniendo en cuenta que pueden o no aportar directamente al cumplimiento de los objetivos estratégicos.

La administración de este plan de gestión esta a cargo del responsable del programa o iniciativa y de la oficina asesora de planeación, quienes deben asegurar la coherencia con lo aprobado

en el plan de acción y plan estratégico institucional por parte del Comité de Dirección.

Cada plan de gestión por programa, se carga en GINA como un plan, aspecto que debe ser tenido en cuenta para su consulta y seguimiento.

Corresponde al Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA que administra el Departamento Nacional de Planeación como una de las fuentes de información más

relevantes en materia de seguimiento y evaluación de políticas públicas. El seguimiento y la evaluación permiten al Gobierno nacional, y a la ciudadanía en general, verificar el progreso de

las políticas y programas para la consecución de sus objetivos y de las metas priorizadas por el mismo. En un periodo de Gobierno SINERGIA reporta los indicadores planteados en el Plan

Nacional de Desarrollo establecido para dicho periodo.

Es una representación (cuantitativa preferiblemente) establecida mediante la relación entre dos o más variables, a partir de la cual se registra, procesa y presenta información relevante

con el fin de medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo en un periodo de tiempo determinado, ésta debe ser verificable objetivamente, la cual al ser

comparada con algún nivel de referencia (denominada línea base) puede estar señalando una desviación sobre la cual se pueden implementar acciones correctivas o preventivas según

el caso.

Instrumento que permite caracterizar un indicador identificando diferentes variables: nombre, descripción, unidad de medida, componentes, periodicidad de medición entre otras. No es una

herramienta de seguimiento.

Es el que da cuenta de los resultados a corto, mediano o largo plazo de los objetivos estratégicos institucionales.

Sistema Nacional de Evaluación de

Gestión y Resultados (SINERGIA)

Modificaciones Presupuestales

Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano (PAAC)

Instrumento que permite caracterizar un indicador programático cualificando el resultado y diferenciando aspectos de interés para la gestión como coberturas, lugares, población objetivo,

áreas de intervención etc., en relación al cumplimiento de los planes de gestión por programa.

REFERENCIAS DE LAS DEFINICIONES

(1) Documento CONPES Marco de Gasto de Mediano Plazo vigente.

(2) Decreto 1499 de 2017, Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

(3) (4) (5) Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, página 67

(6) Guía para la construcción y análisis de indicadores, DAFP, página 24, 2015

SECOP El SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública), es una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea.

Indicador (6)

Ficha técnica de indicadores

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Normatividad Legal Asociada Ver en GINA: documentos/consultar/documentos asociados

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos externos controlados

• Plan Nacional de Desarrollo (PND).

• Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico (Requisitos de calidad para la generación de estadística).

• Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001/2015.

• Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Presidencia de la República, 2017.

• Guía nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimiento y trámites.

• Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

• Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones (SECOP).

• Guía metodológica para la formulación de indicadores (DNP).

• Instructivo Trámite de traslados (DNP).

• Instructivo Adiciones por donación (DNP).

Documentos internos de referenciaProcedimientos Anteproyecto de presupuesto y marco de gasto de mediano plazo, Planeación de Convocatorias, Diseño de instrumentos de CTeI, Operación de Comités Institucionales, Guía

para la planeación y seguimiento estratégico.

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DESCRIPTIVO PROCEDIMIENTO

PLANEACIÓN

INSTITUCIONALCODIGO: G101PR01

VERSIÓN: 13

N° 6. DESCRIPCIÓN GENERAL PLANEACIÓN ESTRATÉGICA RESPONSABLE TIEMPOS

REGISTROS

Subrayado y en cursiva:

Registro controlado por el

SGC y disponible en GINA

DIAGRA DE BLOQUES

1

ELABORAR PROPUESTA DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL (PEI) DEL CUATRIENIO

Elabora la propuesta del Plan Estratégico Institucional (PEI) con base en el análisis de la siguiente información:

• Los objetivos de Ciencia Tecnología e Innovación (CTeI) planteados en el proyecto de Plan Nacional de Desarrollo (PND).

• Análisis del Contexto Estratégico de la Entidad.

• Evaluación del Plan Estratégico Institucional (PEI) del periodo anterior.

• Documentos de política pública en materia de CTeI (CONPES).

• Marco de Gasto de Mediano Plazo.

• Ley orgánica de presupuesto y su decreto de reglamentación.

• Misión.

• Visión.

Con base en el análisis de los documentos y lineamientos descritos se formula la propuesta del Plan Estratégico Institucional (PEI) el cual debe contener como mínimo: objetivos

estratégicos, metas e indicadores para cada periodo del cuatrienio con su respectiva línea base, presupuesto del plan plurianual de inversiones y área responsable.

Nota: La Oficina Asesora de Planeación asesora metodológicamente, acompaña y consolida la información del Plan Estratégico Institucional (PEI); esta actividad se desarrolla cada

4 años de acuerdo con los periodos de Gobierno Nacional en coherencia con lo establecido en la Ley 152 de 1994.

Dirección General,

Subdirección

General,

Directores

Técnicos, Jefes de

Oficina, Jefe

Oficina Asesora de

Planeación

Entre septiembre

y noviembre del

periodo

inmediatamente

anterior al inicio

de la vigencia del

plan

Formato Plan Estratégico

Institucional (PEI)

(G101PR01F01)

2

APROBAR PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

La Oficina Asesora de Planeación somete a consideración del Comité de Dirección para su aprobación el Plan Estratégico Institucional (PEI).

i ¿Se presentan recomendaciones por parte del Comité de Dirección?

Si: La Oficina Asesora de Planeación, en compañía de los responsable de procesos, incorporan las recomendaciones del Comité Directivo y lo presenta de nuevo para que sea

aprobado. Una vez aprobado pasa a la actividad 3.

No: Se aprueba la propuesta de Plan de Estratégico Institucional. Pasa a la actividad 3.

Nota 1: Todos los años la Entidad revisará el Plan Estratégico Institucional de acuerdo con las directrices de orden nacional y posibles cambios en el contexto estratégico externo e

interno de la Entidad; en caso de ser necesario, actualiza el PEI y procede a solicitar su aprobación por parte del Comité de Dirección. Si no hay cambios que hagan necesario el

ajuste del PEI, continúa con la actividad 3 del presente procedimiento.

Nota 2: Si el Plan Nacional de Desarrollo (PND) de la vigencia cambia durante el proceso de aprobación ante el Congreso de la República se realizan los ajustes pertinentes en el

Plan Estratégico Institucional (PEI) del cuatrienio, para lo cual debe surtir el proceso de aprobación por parte del Comité de Dirección

Nota 3: La Oficina Asesora de Planeación genera las respectivas fichas técnicas de los indicadores estratégicos G101PR01F21, que se definieron en el Plan Estratégico Institucional

(PEI).

Comité de

Dirección

El COMDIR

sesiona cada 15

días

En todos los

casos el Plan

Estratégico

Institucional (PEI)

debe estar

aprobado antes

del 1 de Enero.

Plan Estratégico Institucional

(PEI) aprobado

(G101PR01F01)

Acta de Reunión

(G102PR02F01)

Formato Ficha Técnica

Indicadores Estratégicos

(G101PR01F21)

3

ELABORAR EL PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL INTEGRADO

Con base en el Plan Estratégico Institucional (PEI) aprobado, las diferentes áreas definen y documentan en las Fichas Técnicas de Programas Estratégicos, los programas,

iniciativas estratégicas, tareas, indicadores programáticos con sus metas, para la vigencia, así como el presupuesto requerido para cumplirlas, asegurando la coherencia de los

programas, iniciativas, indicadores y metas propuestas, con las definidas en el PEI vigente.

i Las Direcciones Técnicas y Jefes de Oficina deben asegurar un ejercicio articulado, que permita la optimización de los recursos disponibles y la interacción de los diferentes

equipos de trabajo; deben haber una socialización previa de las Fichas Técnicas de Programas Estratégicos formuladas por cada dirección, a través de la cual se asegure que todas

las Direcciones conozcan el contenido de las Fichas propuestas por las otras Direcciones.

La Oficina Asesora de Planeación proporciona asesoría metodológica para la elaboración del Plan de Acción Institucional Integrado (PAI), los Planes de Acción Integrados al PAI y

los planes de gestión por programa. Durante todo el proceso, lidera mesas de trabajo y consolida las Fichas Técnicas de Programas Estratégicos diligenciadas por los procesos.

Nota 1: Esta actividad puede ser realizada de forma paralela con la elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI), debido a la necesidad de asegurar su articulación estratégica

y la identificación del qué, el cuándo y el cómo se lograrán las metas.

Nota 2: La Oficina Asesora de Planeación debe identificar los programas que ameriten diseño o rediseño de instrumentos de CTeI, los cuales deben ser revisados por la

Subdirección General, aplicando para tal fin y si es requerido el procedimiento Diseño de Instrumentos de CTeI (M201PR01).

Dirección General,

Subdirección

General,

Directores

Técnicos, Jefes de

oficina adscritas a

Dirección

20 días

(A más tardar el

15 de enero de la

vigencia)

Fichas Técnicas de

Programas Estratégicos

(G101PR01F13)

Plan de Acción Institucional

Integrado (PAI) propuesto

(G101PR01F02)

Planes de Acción Integrados

al PAI

(G101PR01MO3 y

G101PR01MO4)

4

ELABORAR LOS PLANES INTEGRADOS AL PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL - MIPG

De conformidad con la establecido en el Decreto 612 de 2018, se deben formular los 12 planes de acción que se integran al Plan de Acción Institucional, para lo cual cada

responsable debe asegurar su formulación acatando la metodología e instrumentos definidos para cada uno, así como la normatividad vigente:

1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR: Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión Documental

2. Plan Anual de Adquisiciones: Secretaría General - Contratación

3. Plan Anual de Vacantes: Secretaría General - Equipo de Talento Humano

4. Plan de Previsión de Recursos Humanos: Secretaría General - Equipo de Talento Humano

5. Plan Estratégico de Talento Humano: Secretaría General - Equipo de Talento Humano

6. Plan Institucional de Capacitación: Secretaría General - Equipo de Talento Humano

7. Plan de Incentivos Institucionales: Secretaría General - Equipo de Talento Humano

8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo: Secretaría General - Equipo de Talento Humano

9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Oficina Asesora de Planeación

10. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI: Oficina TIC

11. Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información: Oficina TIC

12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información: Oficina TIC

Para cada iniciativa, estrategia o actividad propuesta en los planes, se debe asegurar la definición de responsable, recursos (financieros, tecnológicos, humanos, logísticos, etc.),

fecha de inicio, fecha de finalización, meta e indicador.

i En todos los casos los responsables de cada plan deben garantizar su alineación con los objetivos, programas y líneas estratégicas formuladas en el PAI, asegurando que los

mecanismos seguimiento y medición se encuentran definidos en las Fichas Técnicas de Programas Estratégicos (G101PR01F13)

Dirección

Administrativa y

Financiera - Grupo

de Gestión

Documental

Secretaría General

- Contratación

Secretaría General

- Equipo de

Talento Humano

Oficina TIC

Oficina Asesora de

Planeación

15 días

(A más tardar el

10 de enero de la

vigencia)


al PAI

(G101PR01MO3 y

G101PR01MO4)

Fichas Técnicas de


(G101PR01F13)

INICIO

Elaborar propuesta PEI

¿Recomendaciones COMDIR?

SI

Incorporarecomendaciones

Aprobar

NO

Elaborar el Plan de Acción Institucional

Elaborar los Planes de Acción

Integrados al PAI

Una vez impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA. Vigente a partir de su liberación en GINA

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PLANEACIÓN


VERSIÓN: 13


REGISTROS




DIAGRA DE BLOQUES

5

CONSOLIDACION PRELIMINAR DEL PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL INTEGRADO

Con base en las Fichas Técnicas de Programas Estratégicos remitidas por las Direcciones Técnicas y Jefes de Oficina, la Oficina Asesora de Planeación consolida y verifica la

información suministrada tenido en cuenta los siguientes criterios:

* Coherencia con los objetivos y metas del Plan Estratégico Institucional (PEI),

* Relevancia y claridad de los programas propuestos en relación a su aporte a los objetivos y metas del Plan Estratégico Institucional (PEI),

* Coherencia con los techos presupuestales propuestos.

* Relevancia y claridad de las iniciativas propuestas para dar cumplimiento a los programas.

i ¿Las Fichas Técnicas de Programas Estratégicos requieren ajuste?

SI: La Oficina de Planeación remite la ficha técnica a la Dirección u Oficina correspondiente, con las observaciones y recomendaciones a que haya lugar. El responsable debe remitir

el ajuste a la Oficina Asesora de Planeación en un plazo máximo de 5 días hábiles. Una vez se verifique que el ajuste cumple requisitos continua con la actividad 5.

No: Continua con la actividad 5.

Oficina Asesora de

Planeación20 días

Fichas Técnicas de


(G101PR01F13)


Integrado (PAI) propuesto

(G101PR01F02)


al PAI

(G101PR01MO3 y

G101PR01MO4)

6

ELABORAR EL PLAN DE ANUAL DE CONVOCATORIAS

A partir de las iniciativas del Plan de Acción Institucional Integrado (PAI) y las Fichas Técnicas de Programas Estratégicos remitidas por las Direcciones Técnicos se realiza la

identificación de las convocatorias a través de las cuales se van a apoyar iniciativas, programas, proyectos o actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación

(SNCTI).

La Oficina Asesora de Planeación realiza la distribución y registro de las convocatorias en el formato teniendo en cuenta el objetivo de la mismas, así:

1. Formación de alto nivel: Apoyo en formación de alto nivel para el fortalecimiento de las capacidades de investigación.

2. Investigación: Apoyo a programas y proyectos en actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación.

3. Innovación y desarrollo tecnológico: Promueve el desarrollo tecnológico y la innovación a través de los beneficios para empresas, el apoyo a iniciativas sectoriales y la

formalización de licenciamientos tecnológicos y el incentivo al nuevo registro de patentes.

4. Mentalidad y Cultura: Promover la generación de una cultura que gestione y valore el conocimiento, mediante la sensibilización de personas y al apoyo de niños y jóvenes en el

desarrollo de una vocación científica y tecnológica.

5. Internacionalización: Promueve la generación de vínculos entre actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación (SNCTI) y actores internacionales estratégicos.

6. Colombia BIO: Promover estrategias para conocer, valorar, conservar y aprovechar sosteniblemente la biodiversidad del país, contribuyendo a un desarrollo sostenible y

socialmente inclusivo

7. Construcción de paz: Apoyar actividades en Ciencia, Tecnología e Innovación que promuevan soluciones apropiadas en comunidades de zonas de posconflicto

8. Servicios del SNCTI: Servicio permanente de homologación de revistas y reconocimiento de actores del SNCTI.

En el formato de Plan Anual de Convocatorias se registran las metas a la que aporta cada convocatoria, la descripción de la misma, el presupuesto y la fecha planificada para su

apertura. La fecha propuesta para la apertura de las diferentes convocatorias, están sujeta a cambios, dependiendo de aspectos como:

- Ajuste de condiciones o requisitos por parte de los aliados o socios estratégicos de la Convocatoria

- Necesidad de articulación con otras Direcciones Técnicas, o dinámica propia de la convocatoria..

- Necesidad de ampliar la cobertura de la convocatoria, su promoción, o el alcance de los medios tecnológicos planificados para su desarrollo.

i Una vez consolidado el Plan Anual de Convocatoria (PAConv), la Oficina Asesora de Planeación remite a las Direcciones Técnicas y/o Equipos de Trabajo responsables, a fin

de solicitar la validación de la información contenida, previa aprobación en el Comité de Dirección.

Oficina Asesora de

Planeación

30 días

(A más tardar el

15 de enero de la

vigencia)

Plan Anual de Convocatorias

propuesto

(G101PR01F22)

7

ELABORAR EL PLAN DE ANUAL DE INVERSIÓN

A partir de lo establecido del Plan de Acción Institucional Integrado (PAI) y una vez surtido el Procedimiento de "Anteproyecto de presupuesto y marco de gasto de mediano plazo"

G101PR02, se definen los recursos de inversión para la vigencia, los cuales se consolidan en el Plan Anual de Inversión (PAInv).

Los elementos mínimos que debe contener el Plan Anual de Inversión (PAInv) son :

- Objetivos estratégicos.

- Áreas responsables.

- Código y nombre del proyecto de inversión.

- Indicadores de producto y metas.

- Actividades del gasto.

- Apropiación.

- Modificaciones.

- Observaciones.

i Una vez elaborada la propuesta del Plan Anual de Inversión (PAInv), conjuntamente con los Directores Técnicos y/o Jefes de Oficina, responsables de los recursos de inversión,

se revisa el Plan Anual de Inversión (PAInv) proyectado, a fin de solicitar la validación de la información contenida, previa aprobación por el Comité de Dirección.

Oficina Asesora de

Planeación

15 días

(A más tardar el

10 de enero de la

vigencia)


(PAI) propuesto

(G101PR01F22)

Plan Anual de Inversión

G101PR01F10

8

ELABORAR EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

De conformidad con la guía de Estrategia para la construcción del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública

(DAFP), y en coherencia con el Plan Acción Institucional (PAI), se debe formular el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano institucional (PAAC), el cual debe contener como

mínimo las políticas, estrategias o iniciativas relacionadas con los siguientes componentes:

1) Gestión del riesgo de corrupción -Mapa de riesgo de corrupción.

2) Racionalización de trámites.

3) Participación Ciudadana

4) Rendición de Cuentas

5) Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

6) Mecanismos para la transparencia y acceso a la información.

Para cada iniciativa, estrategia o actividad propuesta, se debe asegurar la definición de responsable, recursos, fecha de inicio, fecha de finalización y entregable / meta o parámetro

de seguimiento.

Oficina Asesora de

Planeación

15 días

(A más tardar el

10 de enero de la

vigencia)

Plan Anticorrupción y

Atención al Ciudadano

G101PR01F11

¿Fichasrequieren ajustes?

SI

NO

Elaborar el Plan Anual de

Convocatorias

Remiteobservaciones a

responsable

Elaborar el Plan Anual de Inversión

Elaborar el Plan Anticorrupción y


Elaborar los Planes


Pág. 6 de12


PLANEACIÓN


VERSIÓN: 13


REGISTROS




DIAGRA DE BLOQUES

9

SOMETER A CONSULTA CIUDADANA LA PROPUESTA DE PLANES

Con el fin de garantizar la transparencia y el diálogo con la ciudadanía y demás grupos de interés, así como su aporte efectivo en la formulación de los planes, programas y proyectos

de la Entidad, se somete a consulta ciudadana las siguientes herramientas de planeación:

- Plan Estratégico Institucional (PEI).

- Plan Acción Institucional (PAI).

- Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC).

Los aportes de la ciudadanía son consolidados y analizados con el fin de evaluar su pertinencia frente a la incorporación efectiva en el respectivo plan, previa aprobación en la

instancia correspondiente.

Oficina Asesora de

Planeación /

Equipo de

Comunicaciones

Mínimo 5 días

(A más tardar la

segunda semana

de Enero)

Plan Estratégico Institucional

(PEI)

(G101PR01F01)


(PAI)

(G101PR01F22)



(G101PR01F17)

10

i REVISAR Y APROBAR PLANES

Una vez finalizada la consulta ciudadana la Oficina Asesora de Planeación somete a aprobación del Comité de Dirección (COMDIR) para su aprobación el Plan de Acción

Institucional, Plan Anual de Inversión y el Plan Anual de Convocatorias, socializando los aspectos relevantes sobre los cuales se recibieron aportes, recomendaciones o sugerencias

por parte de la ciudadanía.

El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano(PAAC), Plan Anual de Adquisiciones (PAA), y los Planes Integrados al Plan de Acción, se someten a aprobación del Comité de

Gestión y Desempeño Institucional (CGDI)

i ¿Se presentan recomendaciones por parte del Comité?

Si: La Oficina Asesora de Planeación, en compañía de los responsable de procesos, incorporan las recomendaciones del Comité respectivo y lo presenta de nuevo ante esta

instancia correspondiente para que sea aprobado, antes del 31 de Enero de cada vigencia. Una vez aprobado pasa a la actividad 11.

No: Se aprueba la propuesta de Plan sometido a consideración y se continúa con la actividad 11.

Comité de

Dirección

Comité de

Desarrollo

Administrativo

Oficina Asesora de

Planeación

El COMDIR

sesiona cada 15

días

El CGDI sesiona

1 vez al mes

(A más tardar el

31 de Enero de

cada vigencia)

Planes de Acción Institucional

(PAI) aprobado

(G101PR01F02)


al PAI aprobados

(G101PR01MO3 y

G101PR01MO4)

Plan Anual de Convocatorias

aprobado (G101PR01F22)

Plan Anual de Inversión

aprobado (G101PR01F10)

Plan Anual de Adquisiciones

(PAA) aprobado

(G101PR01F12)



aprobado

(G101PR01F17)

11

SOCIALIZAR LOS PLANES

Socializa los planes a todas las áreas de la entidad y solicita su publicación en página web al Equipo de Comunicaciones. De acuerdo con los artículos 73 y 74 de la Ley 1474 de

2011, los planes se publican en página web a más tardar el 31 de enero de cada año.

El Plan Anual de Adquisiciones(PAA) se carga en la página web de la Entidad y en el SECOP. La Secretaría General es la responsable de realizar la publicación en el SECOP.

i La OAP socializará la programación anual para el reporte y seguimiento de los planes; de manera que las áreas tengan presentan las fechas y plazos en las cuales deberán

llevar a cabo sus reportes oportunamente.

Oficina Asesora de

Planeación

Secretaría General

5 días

(A más tardar el

31 de Enero de

cada vigencia)

Publicación de planes en

página web

Actas de reunión o correos

electrónicos de socialización

12

SOLICITAR A LAS ÁREAS DETALLAR LOS PLANES DE ACCION PARA CARGUE EN GINA

Aprobado el Plan de Acción Institucional (PAI), el Plan Anual de Inversión (PAInv), el Plan Anual de Convocatorias (PAConv), los Planes Integrados al Plan de Acción y el Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), la Oficina Asesora de Planeación solicita a las áreas detallar el Plan de Acción Institucional (PAI) y el Plan Anual de Convocatorias

(PAConv) tanto en las Fichas Técnicas por Programa, como en los Planes Operativos de las Convocatorias, a fin de realizar su cargue en la herramienta de gestión integral de

información GINA.

Oficina Asesora de

Planeación

15 días a partir

de la publicación

oficial de los

planes en página

web

Fichas Técnicas de


(G101PR01F13)

Modelo Planeación de

Convocatorias

(M301PR04MO1)

13

DETALLAR LOS PLANES DE ACCION PARA CARGUE EN GINA

Con base en el Plan de Acción Institucional (PAI), el Plan Anual de Inversión (PAInv), los Planes Integrados al Plan de Acción y el Plan Anual de Convocatorias (PAConv) aprobado,

detalla los entregables y las fechas específicas de cumplimiento de las diferentes actividades tanto en las Fichas Técnicas por Programa, como en los Planes Operativos de las

Convocatorias, remitiendo la información a la Oficina Asesora de Planeación para su cargue en la herramienta de gestión integral de información GINA.

i Cada responsable debe garantizar la entrega oportuna de la información a la Oficina Asesora de Planeación, en los plazos establecidos.

Director Técnico /

Jefe de Oficina /

Responsable Plan/

Líder de programa

15 días a partir

de la publicación

oficial de los

planes en página

web

Fichas Técnicas de


(G101PR01F13)

Modelo Planeación de

Convocatorias

(M301PR04MO1)

14

CARGAR PLANES DE ACCION EN GINA

La información detallada del Plan de Acción Institucional (PAI), los Planes Integrados al Plan de Acción y los Planes Operativos de Convocatorias se carga en la herramienta

tecnológica de apoyo al seguimiento de la planeación institucional GINA.

i Una vez cargada la información en la herramienta GINA se procede a informar al Líder/Director Técnico/Jefe de Oficina con el fin de solicitar la validación del plan, a través de

mesas de trabajo con los responsables.

Nota 1: En el caso de convocatorias operadas y/o manejadas por un aliado, se requiere tener un mínimo de tareas que permita tener evidencia del avance desde la apertura, la

recepción de propuestas hasta los elegibles y financiables de la convocatoria para poder hacer el seguimiento y oportuno reporte. Estos mínimo deben ser concertados con la Oficina

de Planeación.

Nota 2: Durante el proceso de cargue a GINA, los responsables pueden solicitar ajustes a la ficha técnica del programa en aspectos como responsables, fechas de tareas de planes

con la debida justificación siempre y cuando el cambio o actualización no afecte las metas estratégicas institucionales o información de cara al ciudadano.

Oficina Asesora de

Planeación

15 días a partir

de la recepción

de la información

Planes por programa y Planes

Operativos de Convocatoria

cargados en GINA

15

VISTO BUENO POR PARTE DE LAS ÁREAS

Validar la información cargada en la herramienta GINA informando a la Oficina Asesora de Planeación las observaciones que se hayan presentado en los casos que aplique,

mediante correo electrónico dirigido a la Oficina Asesora de Planeación.

Nota: En ningún momento los ajustes efectuados en ésta etapa pueden corresponder a metas, indicadores, entregables, actividades, planes, programas, etc.

Director Técnico /

Jefe de Oficina /

Responsable Plan/

Líder de programa

30 días a partir

de la publicación

oficial de los

planes en página

web

Correo electrónico

Someter a consulta ciudadana

¿Recomendaciones COMDIR?

SI

Ajustar según recomendaciones

NO

Aprobar

Socializar los planes

Solicitar detallar planes de acción

Detallar planes de acción

Cargar en GINA

VoBo por parte de las áreas

Elaborar los Planes


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PLANEACIÓN


VERSIÓN: 13


REGISTROS




DIAGRA DE BLOQUES

16

SOLICITAR A LAS ÁREAS EL REPORTE DE AVANCE A PLANES

A través de distintos mecanismos la OAP recuerda a los Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Responsables de Planes, Líderes de Programa y Responsables de tarea, las fechas

y requisitos para realizar los reportes de avances de planes en la herramienta GINA, consignando la información cualitativa y/o cuantitativa de acuerdo a la periodicidad establecida

en cada uno.

Es necesario tener en cuenta que el reporte integral de las tareas para corte establecido, involucran tanto el registro de avance por parte del responsable de la tarea como la

aprobación de la misma por parte de líder de programa y o responsable de la iniciativa estratégica.

Esta actividad se debe realizar conforme a lo definido en la "Guía de reporte y seguimiento a la gestión G101PR01G02".

Oficina Asesora de

Planeación

30 días a partir

de la publicación

oficial de los

planes en página

web

Correo electrónico

17

REPORTAR EL REPORTE DE AVANCE A PLANES

i El responsable de la tarea de planes reporta en la herramienta GINA el avance a la gestión del período correspondiente. Dicho reporte debe tener en cuenta los siguientes

componentes:

1. Fecha de inicio y finalización (reales) en las que se realizó la tarea (o el reporte de avance)

2. La matriz de recursos que identifica los recursos (persona, servicio) asociados a una tarea que aportan al cumplimiento del indicador con su meta y el equipo de trabajo que apoya

la ejecución de la tarea.

3. El registro de entregables y/o evidencias que dan cuenta de la meta alcanzada o la gestión

4. El reporte cualitativo periódico de las acciones efectuadas y que dan cuenta de la gestión realizada, mencionando las actividades ejecutadas para lograr las metas y/o las posibles

dificultades presentadas.

5. Una vez reportado el seguimiento en el Módulo de Planes y cuando las tareas estén aprobadas, el responsable deberá reportar en el Módulo de Indicadores, el avance

correspondiente del indicador con su respectivo análisis.

Nota 1. El dato reportado en la matriz de recursos debe coincidir con la información soporte cargada en los entregables, la cual es la evidencia objetiva. En el reporte cualitativo se

debe realizar el análisis del dato, para lo cual se debe tener recomendaciones de análisis de la Guía para el reporte de indicadores de proceso G102M02G01.

Nota 2.El dato reportado en los indicadores programáticos debe estar soportado en el Formato de soporte al indicador programático G101PR04F01 vigente, acordados con la Oficina

Asesora de Planeación, que se cargará como entregable.

Responsable de la

tareaTrimestralmente

Reporte de los Programa y

Planes Operativos de

Convocatoria cargados en

GINA

Formato de soporte al

indicador programático

(G101PR04F01)

18

APROBAR EL REPORTE DE AVANCE

El responsable de la iniciativa estratégica (Director Técnico / Jefe de Oficina / Responsable Plan / Líder de programa), revisa el contenido del reporte registrado por parte del

responsable de tarea, garantizando que este contenga los siguientes componentes:

1. Fecha de inicio y finalización (reales) en las que se realizó la tarea (o el reporte de avance)

2. La matriz de recursos que identifica: los indicadores con su meta, y el equipo de trabajo.

3. El registro de entregables y/o evidencias que dan cuenta de la meta alcanzada o la gestión

4. El reporte cualitativo periódico de las acciones efectuadas y que dan cuenta de la gestión realizada.

5. Análisis del indicador que permite evidenciar las acciones realizadas para obtener el resultado. En caso de presentar sobre cumplimiento o no cumplimiento de la meta se debe

ampliar dicho análisis identificando claramente las causas que originaron dicho comportamiento.

i¿ El reporte presentado cumple con los cinco componentes descritos?

Si: Aprueba la tarea en la herramienta GINA, registrando una justificación del porque considera coherente el reporte frente al análisis cualitativo y/o cuantitativo (este último cuando

aplique). Continua actividad 19.

No: Rechaza la tarea en la herramienta GINA justificando las razones por las cuales no considera coherente el reporte. En este caso es importante tener en cuenta que se debe

rechazar la tarea por el incumplimiento de al menos uno de los cinco componentes mencionados. Regresa actividad 17.

Responsable de la

iniciativa

estratégica

Director

Técnico /

Jefe de Oficina /

Responsable Plan/

Líder de programa

Trimestralmente




GINA

Formato de soporte al

indicador programático

(G101PR04F01)

19

CONSOLIDAR LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN LOS REPORTES DE AVANCE A LA GESTIÓN

Una vez reportadas y aprobadas las tareas en la herramienta, la Oficina Asesora de Planeación revisa y analiza la información consignada para preparar el informe se seguimiento

el PAI, PEI, PAConv, PAInv y PAAC en las frecuencias establecidas.

i En caso de identificar oportunidades de mejora en el reporte aprobado por los responsables de la iniciativa estratégica (Director Técnico / Jefe de Oficina / Responsable Plan /

Líder de programa),la Oficina Asesora de Planeación remite un correo con las recomendaciones a que haya lugar.

Realiza el informe de seguimiento a los planes y lo remite a través de correo electrónico a los Directores Técnicos, Jefes de Oficina, Responsables de Planes, Líderes de Programa

y Responsables de tarea con el propósito de socializar el contenido de los mismos, previa presentación a la evaluación del comité correspondiente.

i En caso de que se identifique alguna novedad al dato reportado, el Director Técnico / Jefe de Oficina / Responsable Plan / Líder de programa debe informar mediante correo

electrónico la Oficina Asesora de Planeación, quien llevará a cabo el análisis y tomara la decisión a la que haya lugar.

Es importante considerar que la información que se presenta, corresponde a la registrada en la herramienta GINA; de acuerdo al corte del período al cual pertenece el informe.

Para el caso de los Planes Integrados al Plan de Acción, cada responsable debe asegurar la consolidación del reporte en la matriz de formulación y seguimiento propuesta para tal

fin, la cual es el soporte que se adjunta para evidenciar el avance en la implementación del plan de acción a cargo. De acuerdo con lo definido en el PAI, esta matriz puede

complementarse con el reporte de los Indicadores a que haya lugar.

Oficina Asesora de

Planeación

Responsable Plan

de Acción

Integrado al PAI

15 días hábiles

después del corte

trimestral

Informe de seguimiento a PEI

y PAI (G101PR01F14,

G101PR01F06)

Seguimiento a Planes de

Acción Integrados al PAI

(G101PR01MO3 y

G101PR01MO4)




GINA

Solicitar reporte de avance

Reportar el reporte avance

¿Reportecumple

requisitos?

SI

Aprueba tarea en GINA

Consolidar información

NO

Rechazar en GINA


Pág. 8 de12


PLANEACIÓN


VERSIÓN: 13


REGISTROS




DIAGRA DE BLOQUES

20

i EVALUAR RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS PLANES

La Oficina Asesora de Planeación presenta la información sobre el resultado de seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan de Acción Institucional (PAI),

el Plan Anual de Inversión (PAInv) y el Plan Anual de Convocatorias (PAConv) al respectivo comité.

Para el caso de los Planes Integrados al Plan de Acción cada responsable presenta al Comité de Gestión y Desempeño Institucional, el resultado del seguimiento consolidado del

plan a cargo, explicando los avances del mismo.

El Comité evalúa los informes de avance, el cumplimiento de las metas y compromisos, el BSC, así como también las dificultades que se generaron, solicitando a los responsables

aclaración de las causas de los mismos.

El Comité recomienda las acciones a tomar por el responsable del plan, proyecto o programa y si es el caso solicita la documentación acciones de mejora a que haya lugar.

Nota: La Alta Dirección determinará si el rezago o el sobrecumplimiento en las metas institucionales se debe considerar para el siguiente año de acuerdo con la vigencia del Plan

Nacional de Desarrollo.

Comité de

Dirección

Comité de Gestión

y Desempeño

Institucional

El COMDIR

sesiona cada 15

días

El CGDI sesiona

1 vez al mes

Evaluación del Plan

Estratégico Institucional

(G101PR01F07)

Matriz de seguimiento del PEI

(G101PR01F14)

Matriz de seguimiento al PAI

(G101PR01F06)

Seguimiento a Planes de

Acción Integrados al PAI

(G101PR01MO3 y

G101PR01MO4)

Matriz de seguimiento Plan

Anual de Convocatorias

(G101PR01F24)


Anual de Adquisiciones

(G101PR01F18)


Anticorrupción y atención al

ciudadano (G101PR01F17)

- BSC Balance Score Card

Informe al congreso

21

SOCIALIZAR SEGUIMIENTO A LOS PLANES

Socializa el resultado del seguimiento de los diferentes planes a todas las áreas de la Entidad y solicita su publicación en página web al Equipo Comunicaciones, de acuerdo con lo

establecido en la Ley 1712 de 2014, Ley 1474 de 2011, Decreto 1499 de 2017 y Decreto 612 de 2018.

El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) se publica en pagina web y carga en el SECOP, siendo responsabilidad de SEGEL, su publicación oportuna.

Oficina Asesora de

Planeación

SEGEL

5 días

Publicación de seguimiento a

planes en página web

Actas de reunión o correos

electrónicos de socialización

(si aplica)

22

RECIBIR RETROALIMENTACIÓN SOBRE EL EJERCICIO Y RESULTADOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL

Recibe de manera permanente y mediante diferentes medios, como instancias de comité, reuniones con dependencias y equipos de trabajo, correos electrónicos o comunicaciones

verbales, retroalimentación sobre el ejercicio y resultados de la planeación estratégica institucional, con el fin de identificar oportunidades de mejora e identificación de riesgos en el

ejercicio de la planeación estratégica o para el inicio de la planeación del siguiente año.

i En caso de considerarse pertinente, la OAP, puede solicitar la consideración de algún aporte o solicitud de ajuste que considere pertinente, al responsable del Plan o Programa.

Oficina Asesora de

PlaneaciónPermanente

Actas de comité, asistencia a

reuniones, correos

electrónicos, comunicaciones

verbales (si aplica)

Evaluar resultados de seguimiento

Socializarseguimiento

Recibir retroalimentación

FIN


Pág. 9 de12

Fecha Numerales

2008-05 Todos

2009-09 Todos

2010-10 Todos

2012-08-07 Todos

2012-10-056

7

2013-10-30 Todos

2014-05-30 7

2015-05-26

2

3

4

5

7 y 8

2015-08-25

3

4

6

6

7

8

Se ajustan los códigos de los procedimientos relacionados por nuevo mapa de procesos.

Se ajusta el alcance de acuerdo a las actividades del procedimiento.

Se ajustan las disposiciones generales de acuerdo a las directrices institucionales.

Se actualizan e incluyen nuevas definiciones.

Se actualiza la normatividad asociada.

Se ajustan todas las actividades del procedimiento y sus puntos de control.

Se incluye como disposición general el registro en el SUIFP de proyectos de inversión del Plan

Operativo Anual de Inversiones y su seguimiento.

Se incluye como disposición general el reporte en SPI de los avances de la ejecución físico-

financiera por parte de los gerentes de proyecto.

Se incluye como disposición general la publicación en la página web de la Entidad los diferentes

planes institucionales.

Se incluye como disposición general el reporte de indicadores en SINERGIA de acuerdo a

indicaciones dadas por el DNP.

Se ajusta la definición de Plan de Acción Institucional componente de inversión, se incluyen las

definiciones de Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se incluye la definición SINERGIA.

Se crea la actividad 19 relacionada con la construcción y publicación de planes de adquisiciones,

anticorrupción y atención al ciudadano.

Se ajusta la actividad 22 para aclarar las solicitudes de realización de ajustes a planes de acción

por área.

Se crea la actividad 23 relacionada con la revisión y evaluación de solicitudes de ajustes al plan de

acción por área.

Se ajusta la actividad 24 la cual cita la inclusión de las posibles solicitudes de ajustes a los planes

en el análisis e informe de seguimiento a dichos planes.

Se ajustan las actividades 25 y 29 precisando la necesidad de crear acciones correctivas por

incumplimientos en metas de planes institucionales.

Se ajustan los tiempos de las actividades realizadas por el Comité de Dirección.

7. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción de la modificaciónVersión

Se ajusta objetivo.

Se ajusta alcance.

Se ajustan las disposiciones generales.

Se ajustan las definiciones.

Se actualizan documentos de referencia.

Se ajustó contenido y estructura de actividades y productos de todo el documento.

Se ajusta la estructura e identificación de los puntos de control de todo el documento.

1

2

3

Se actualizan los numerales del procedimiento, respondiendo a mejoras y a hallazgos de revisión

interna.

Se ajustó contenido y estructura de actividades y productos de todo el documento. Se eliminó

numeral 8. Indicadores. Se ajustó el flujo grama. Se modificó numeral de registros.

Se realiza ajuste en la estructura de Objetivo, Alcance, Disposiciones generales. Numeral 6: se

ajusta flujo grama de acuerdo con las modificaciones en actividades.

Numeral 7: Se ajusta la redacción de las actividades, responsables y se identifican los tiempos de

las actividades.

Numeral 8: Se ajusta la estructura e identificación de los puntos de control.

Se elimina el numeral de registros.

Se crea el documento 0

4

5

Se ajusta nombre de actividades en flujograma.

Se ajusta redacción de actividades.

Pág 10 de 12

Fecha Numerales



Rige a partir de su

liberación en GINA

1

2

3

4

5

6

Rige a partir de su

liberación en GINA

5

6

Rige a partir de su

liberación en GINA6

Rige a partir de su

liberación en GINATodo

Rige a partir de su

liberación en GINA

Numeral 3.1, 3.2

Numeral 4.

Numeral 6.

Actividad 4

Numeral 6.

Actividad 6

Numeral 6.

Actividad 8

Numeral 6.

Actividad 13

Numeral 6.

Actividad 14

Numeral 6.

Actividad 17

Numeral 6.

Actividad 19 y 20

11

9

10

13

Si incluyen los lineamientos para la adopción, implementación y seguimiento a los planes integrado

al Plan de Acción del decreto 612 de 2018.

Se incluyen y actualizan las definiciones de GINA, MIPG, Planes Integrados al Plan de Acción

Institucional, Indicador, Ficha Técnica de Indicadores.

Se incluye la actividad 4, para definir los criterios de los Planes Integrados al Plan de Acción

Institucional.

Se incluye en la actividad 6, los objetivos de las convocatorias de Colombia BIO, Construcción de

paz, Servicios del SNCTI.

Se incluye en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el componente de Participación

Ciudadana

Se precisa un control para garantizar el reporte oportuno de la información, en los plazos

establecidos

Se incluyen lineamientos para asegurar de convocatorias operadas y/o manejadas por un aliados

cuenten con un contenido mínimo en el plan operativo de Convocatorias

Se precisa que el reporte del Indicador debe realizarse una vez aprobado el reporte en planes.

Se precisa que los responsables de los Planes Integrados al Plan de Acción, son quienes deben

garantizar el reporte y seguimiento oportuno del plan a cargo.

Se incluyeron los instructivos del DNP asociados a traslados y adiciones del presupuesto general de

la nación.

Se ajusta la nota de la actividad 7 para establecer lineamientos para realizar modificaciones a los

planes institucionales.

Se actualiza el objetivo del procedimiento.

Se ajusta el alcance conforme con las actividades del procedimiento.

Se actualizan las disposiciones generales ajustando los tiempos establecidos por ley.

Se actualizan las definiciones.

Se actualiza la normatividad.

Se ajustan todas las actividades del procedimiento, incorporando los distintos planes estratégicos,

sus instancias de aprobación, responsables de reporte, mecanismos de seguimiento y

retroalimentación de los resultados de cada vigencia o periodo.

Se modifica la nota 1 de la actividad 7 para ajustar el literal c, precisando que para la inclusión de

nuevas convocatorias se deben utilizar los formatos establecidos en GINA. Adicionalmente, se

incluye en la misma actividad la nota 2 relacionada con el control de cambios de los planes

institucionales.

12

Se ajusto el procedimiento al nuevo formato de procedimientos.

Se reorganizó nuevamente la estructura del descriptivo de procedimientos.

Se mejoraron las definiciones y descripciones.

Se incluye la elaboración de una programación anual para el reporte y seguimiento de los planes.

Se incluye la consulta ciudadana a planes, programas y proyectos, el reporte trimestral y la

aprobación del reporte por parte del líder de la iniciativa.

Se incorpora en el seguimiento a planes una periodicidad trimestral, para el reporte de avance.

Se cambia la instancia de aprobación de las tareas para que esta sea realizada por parte del Líder

de programa / Director Técnico / Jefe de Oficina.

Pág 11 de 12

Fecha Numerales



V

Nombre:

Adriana Pereira Oviedo

Diana Yate Vigués

Cesar Fabián Gómez Vega

Luis Felipe Giraldo Romero

Héctor Eduardo Pinzón López

Leonardo Briceño Moreno

Diana Yate Vigués



Cargo: Cargo: Cargo:

Nombre: Nombre:

13

Elaboró Revisó Aprobó

Contratistas OAP Contratistas OAP Líderes Equipos Técnicos OAP


Diana Yate Vigués


Luis Felipe Giraldo Romero

Héctor Eduardo Pinzón López

Leonardo Briceño Moreno

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CODIGO G101PR01 PROCEDIMIENTO Versión: 13 …

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