CODIGO: PR-GC-013 GESTION VENTAS GOBIERNO Y VERSIÓN: 9 ...

GESTION VENTAS GOBIERNO Y

PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9

ACTUALIZACIÓN: May/2021

EMISIÓN: 1/Ago/2013

1. OBJETIVO

Llevar a cabo la venta de servicios del portafolio y proyectos especiales de 4-72 a clientes corporativos de los sectores gubernamental o privado, asegurando que se generen ventas en términos de calidad y oportunidad, conforme a las necesidades y expectativas de los clientes, los requisitos legales y normativos exigidos por la Entidad.

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades asociadas con la planificación, ejecución y seguimiento de ventas a clientes corporativos del sector gubernamental o privado, bajo la forma de pago de crédito a nivel nacional. Inicia con la prospección y finaliza con la liquidación del contrato.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1 DEFINICIONES

Acta de Inicio: Documento mediante el cual las partes acuerdan dar inicio previo cumplimiento de los requisitos de legalización real y efectiva del objeto del contrato Acta de Liquidación: Como su nombre lo indica es el documento mediante el cual las partes determinan el balance financiero del contrato (saldo a favor o en contra de alguna de las partes) y así finiquitar la relación contractual.

Acta Parcial de Pago: Documento mediante el cual el contratante reconoce el valor del servicio prestado durante un periodo de tiempo (mensual), de acuerdo con la forma de pago establecida en el contrato suscrito por las partes.

Adición: Modificación al contrato que consiste en el incremento en dinero del monto inicial. En ningún caso esta modificación podrá superar el 50% del valor inicial. Certificado BASC: Business Alliance for Secure Commerce, es una alianza empresarial internacional que promueve un comercio seguro en cooperación con Gobiernos y Organismos Internacionales.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es un documento expedido por el Jefe de Presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

Contraparte: Se entiende por contraparte (interna o externa) cualquier persona o entidad con quien exista una relación profesional o de negocios, directa o indirecta.

Contrato: Es el documento escrito mediante el cual se da el acuerdo definitivo de los derechos y obligaciones entre el contratante y el contratista. Para su perfeccionamiento solo se requiere la firma de las partes.


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Contratos Estatales: Constituyen el principal mecanismo para proveer bienes y servicios requeridos para el desarrollo económico y social sostenible del Estado.

Cliente Corporativo: Persona jurídica que define la compra de los servicios del portafolio de 4-72 y cancela únicamente mediante un crédito asignado según la negociación. Puede ser una entidad gubernamental o una organización privada.

Cliente Pareto: Están determinados como aquellos clientes que requieren mayor atención, apoyo y seguimiento, por el volumen de imposición y la representatividad tanto económica como de referenciación para SPN.

Cotizador: Herramienta que permite establecer, particularmente lo correspondiente a los costos, ingresos, rentabilidad y condiciones sobre las negociaciones comerciales; determinando el margen y descuentos aplicados para cada negocio.

Licitación: Es el procedimiento mediante el cual una entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación salvo las siguientes excepciones: Selección Abreviada, Contratación Directa, concurso de méritos.

Mercado Corporativo: Son todas aquellas personas jurídicas de carácter limitada o anónima que celebran contratos con 4-72 - SPN.

Minuta: Es un borrador o proyecto de contrato. Pagaré: Documento contable que contiene promesa incondicional del cliente que pagará a SPN

una suma determinada de dinero en un plazo de tiempo establecido.

Pipeline: Informe comercial mediante la cual se puede realizar seguimiento y clasificación de los diferentes clientes corporativos, desde su prospectación hasta el cierre del negocio.

Prórroga: Implica la ampliación en el término de duración de un contrato por contar con los recursos suficientes para agotar en dicho lapso de tiempo.

Prospectar: Examinar y diagnosticar las necesidades de imposición del cliente tales como cantidades, destinos, periodicidad, forma de pago y tipo de contrato entre otras.

Registro Presupuestal RP: Es el documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que sólo se utilizará para tal fin. Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro destino. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

Renovación: Continuidad de la negociación que existía el año inmediatamente anterior y que da lugar a la prolongación del contrato.

Venta Nueva: Negociación a través de un contrato para la prestación de servicio por primera vez entre un Cliente Corporativo y SPN S.A.


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Venta Consultiva: Basada en construir una relación de confianza entre el Cliente y el Profesional de Mercado Corporativo, en pro de conocer minuciosamente sus necesidades y ofrecer un producto existente en el portafolio o uno nuevo por desarrollar a la medida.

3.2 ABREVIATURAS

A: Actuar

AP: Autorización de pago

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

dh: Día hábil

H: Hacer

P: Planear PCM: Paqueteria, correo y mensajería. SEVEN: Sistema Administrativo y Financiero.

SIPOST: Sistema de Información Postal SMMLV: Salario Mínimo Legal Mensual Vigente

SPN: Servicios Postales Nacionales S.A.

V: Verificar

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. POLITICAS

• Es responsabilidad de Secretaría General definir, estructurar o revisar las minutas (Otrosí, Adiciones, Prorrogas, Canjes, Ordenes de Servicio, Actas de liquidación) y contratos para la relación comercial.

• La venta consultiva involucra una atención constante y personalizada, cuidando la calidad de todos los niveles de contacto con el cliente.

• Los Profesionales de Mercado Corporativo o Ejecutivos Comerciales deben realizar la gestion comercial de acuerdo con la zona delimitada a la regional en la cual se encuentra asignado y debe registrar el proceso del negocio, en el infome pipeline, desde la prospección hasta el cierre de la venta.

• Todos los documentos contractuales quedarán archivados en carpeta física y carpeta virtual de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.9.3. (Documentación requerida) y la información debe ser entregada posteriormente a Secretaría General.

• Las propuestas de servicios que no sean Soluciones de Información o Proyectos Especiales, cuyo monto sea inferior a $100 millones, son aprobadas por parte de la Vicepresidencia


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Comercial, sin Cotizador. Para estos clientes el área de Proyectos realizará un unico informe mensual de imposiciones y gestion para la respectiva facturación.

• El cotizador de negocios que no sea para servicios de Soluciones de Información o Proyectos Especiales, iguales o superiores a $100 millones, será elaborado por el El Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial y el Cotizador de Soluciones de Información o Proyectos Especiales, será elaborado por el área de Diseño y estructuración.

• La Vicepresidencia de operaciones a través del Gerente de Diseño y Estructuracion es la responsable de la estructuración de los proyectos especiales y soluciones de información, a nivel nacional. Asi mismo, se encargará de la revisión de los diferentes negocios cuyo valor sea igual o superior a $100 millones, negocios de soluciones de información, proyectos especiales o negocios del portafolio con valores agregados (personal, insumos o equipos), para todos los casos de negocios con personal se debe elaborar Cotizador.

• El Comité Comercial se reúne con una periodicidad mensual o cuando se requiera, de acuerdo con la resolución definida para tal fin.

• Los tiempos para la revisión y aprobación de los Cotizadores por parte de la Gerencia de Estructuracion y diseño de negocios será de máximo 3 dias hábiles para negocios que no son Soluciones de Información o Proyectos Especiales, 5 dias hábiles Soluciones de Información y/o Proyectos Especiales y 8 dias hábiles cuando sean servicios requeridos a un tercero.

• Los Negocios que ingresan a Comité de Gestion Comercial deben contar con el VoBo de la Direccion Nacional Financiera, los cuales se revisaran en un tiempo no mayor a 2 dias hábiles.

• Los Negocios con ANS deben llevar el VoBo de la Vicepresidencia de Servicio al Cliente o de la Vicepresidencia de Operaciones (Según temas de su competencia), en un tiempo no mayor a un 1 (un) dia habil.

• El Comité Comercial revisa y aprueba las propuestas comerciales de los siguientes servicios:

✓ Negocios cuyo monto sea igual o superior a $500 millones en Bogotá, $100 millones en Regionales y/o con una utilidad inferior a la esperada por la Compañía.

✓ Soluciones de información y proyectos especiales. ✓ Procesos licitatorios en los que la Organización participe, de acuerdo con los montos y

condiciones establecidas en la Resolución 049.

• Para efectos de someter a decisión del Comité un negocio contractual, la Vicepresidencia Comercial deberá coordinar las reuniones y revisiones previas del mismo ante la Dirección Nacional de Logística y Distribución, Dirección Nacional de IT, Dirección Nacional de Gestión Humana, Dirección Nacional de Infraestructura, Dirección Nacional Financiera, la Gerencia de la Oficina de Riesgos y Cumplimiento y la Vicepresidencia de Operaciones en cabeza y bajo la responsabilidad del área de Estructuración de negocios, en los temas de competencia y atribuciones de cada uno. Una vez se tenga la validación y concepto de viabilidad por cada una de las áreas, el Vicepresidente Comercial deberá remitir dicha documentación, junto con la presentación del negocio, al secretario técnico del Comité con mínimo un día de antelación a la celebración de este, con el fin de ser socializada con todos los miembros del comité

• La aprobación y firmas en las propuestas y contratos, deben regirse por la correspondiente resolución que autoriza los montos y competencia establecidos.

• La aprobación de créditos para el sector privado se realizará de acuerdo con lo descrito en el Manual de aprobación de crédito vigente, referente a verificación de documentación y autorizaciones.

• Los tiempos establecidos para la revisión y/o V° B° de las minutas / contratos, es el siguiente, lo cual se encuentra registrado en el formato Hoja de Ruta Trámites Documentos Comerciales (PR-GC-013-FR-004):


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Área Responsable Tiempo definido

Criterios

Asistente comercial 1 día hábil Recepción de documento para recoger

firmas

Profesional jurídico 2 días hábiles Revisión de aspectos legales, con

documentación completa.

Jefatura Nacional de Admisión (cuando aplique)

1 día hábil Revisión de viabilidad del contrato:

elementos a transportar y rutas

Gerente de diseño y estructuración (cuando aplique)

8 dias Elaboración Propuesta

Area de Proyectos o Distribucion (a quien corresponda de acuerdo al tipo de negocio)

1 día hábil Revisión final propuesta vs. Contrato

Secretaría general 1 día hábil V° B° del documento

Servicio al cliente (cuando aplique) 1 día hábil Verificación y aprobación de contratos

con ANS

Vicepresidencia comercial 1 día hábil Documento firmado

Entrega al cliente 1 día hábil Recepción por parte del cliente

Profesional jurídico (correcciones) 1 día hábil Cuando se requiera efectuar

modificaciones.

Profesional Revision y control Cuentas Vicepresidencia de Operaciones

1 día hábil Cuando se requiera efectuar

modificaciones.

4.2. PROSPECCIÓN

4.2.1. El profesional de mercado corporativo o ejecutivo comercial da inicio a la gestión comercial por medio del estudio y levantamiento de bases de datos de los clientes potenciales ubicados en los diferentes segmentos, de acuerdo con los criterios establecidos por el proceso y establece el primer contacto con el cliente para agendar la visita, donde realiza el levantamiento de necesidades en el formato Identificación de necesidades del cliente (PR-GC-013-FR-003) e identifica la viabilidad del negocio. 4.2.2. Como estrategia comercial los Profesionales de Mercado Corporativo o Ejecutivos Comerciales se deben dedicar a las ventas nuevas clasificadas de la siguiente manera:

Nuevas entidades y empresas para SPN. Ventas cruzadas de nuevos productos o servicios para los Clientes actuales. Recuperación de clientes que no continuaron con los servicios contratados de SPN S.A.

4.3. EVALUACIÓN EN LISTAS RESTRICTIVAS Y CRITERIOS DE SEGURIDAD SECTOR PRIVADO 4.3.1. El Asistente Administrativo Comercial en Bogota y el Profesional Comercial y/o Ejecutivo Comercial en las demas regionales a nivel nacional, debe realizar la consulta en el aplicativo Inspektor (link https://inspektor.datalaft.com/) con el usuario y clave asignada, ingresando el nombre o razón social, NIT, cédula del representante legal, de todos los socios en la Cámara de Comercio y el contador del cliente nuevo o con renovación.

https://inspektor.datalaft.com/


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4.3.2. En caso de encontrar algún reporte negativo, el Asistente Administrativo debe informar via correo electrónico al Monitor de Riesgos, este a su vez debe informar de inmediato al Gerente Gestor de Riesgos y Oficial de Cumplimiento para su análisis e investigación. Si se presenta confirmación de rechazo de la vinculación, el asistente administrativo debe informar al Coordinador Comercial y este a su vez debe comunicar por escrito al Jefe de Mercado Corporativo o quien haga sus veces y al Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial, para determinar rechazo de la negociación o si con el seguimiento permanente puede continuar de acuerdo con la información suministrada por parte de la Gerencia de Riesgos; si por el contrario, no se encuentra vinculado en listas restrictivas, se da vía libre a la negociación.

4.3.3. Se debe realizar una nueva validación de Listas restrictivas cuando han transcurrido más de dos (2) meses después de efectuada la primera consulta.

4.3.4. Los Criterios de Evaluación de Seguridad en los clientes deberán ser evidenciados dentro del formato Hoja de Vida del Contrato Comercial PR-GC-013-FR-002, los cuales son:

Evidencia en el Registro Único Empresarial RUE, previa verificación de la existencia de la empresa en la página web del RUES - Registro Unico Empresarial, por parte del Asistente Comercial en https://www.rues.org.co/

No evidencia de registro en listas restrictivas Tiempo en el mercado Control de documentos y firmas adecuado Verificación de referencias comerciales por parte del Asistente Comercial de cada regional.

4.3.5. Durante la relación contractual con el cliente se deben aplicar las políticas relacionadas con el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT. 4.4. VISITA COMERCIAL

4.4.1. El profesional de mercado corporativo o ejecutivo comercial debe agendar con el cliente mediante comunicación telefónica y/o correo electrónico la reunión para la generación del negocio y dejarla registrada por calendario del correo corporativo. 4.4.2. Una vez en la reunión, el profesional de mercado corporativo o ejecutivo comercial ofrece el portafolio de Servicios Postales Nacionales S.A., identificando las necesidades del cliente prospecto las cuales deben ser consignadas en el formato “Identificación de necesidades del cliente”. Para los casos en que el cliente no se encuentre radicado en la misma ciudad, se anexan los correos electrónicos y correos físicos donde se expresen las necesidades del cliente. 4.4.3. Si la negociación requiere servicios que no están estandarizados dentro del portafolio (Servicios Especiales o de Solución de información), el Profesional Comercial de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial debe diligenciar el formato “Levantamiento técnico de información - servicios de Solución de información”, si se requiere ampliar la información de las necesidades del cliente, solicita por medio de correo electrónico al Gerente de Diseño y Estructuración el acompañamiento respectivo, quien asigna un Profesional de Estructuración de Proyectos para que efectúe la visita técnica al cliente de acuerdo a necesidad; una vez se tenga completamente diligenciado el formato, la Gerencia de Estructuración de Proyectos elabora la propuesta, de acuerdo con los montos establecidos, se entrega a la Vicepresidencia Comercial o se remite a Comité Nacional de Gestión Comercial para revisión, aprobación y posteriormente entregarla al cliente.

https://www.rues.org.co/


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4.4.4. El Profesional de diseño y estructuración de proyectos realiza la visita técnica en un plazo máximo de tres (3) dias hábiles en Bogotá y ocho (8) días hábiles en regionales.

4.5. SEGUIMIENTO DE GESTIÓN COMERCIAL – CLIENTES PROSPECTO

4.5.1. Los profesionales de mercado corporativo o ejecutivo comercial deben registrar las visitas realizadas a los clientes prospectados en el “Acta de reunión”, donde se incluye el avance de la negociación. Así mismo en el informe pipeline se incluye el resultado de la visita. En el caso en que el cliente no se encuentre radicado en la misma ciudad, igualmente se deben anexar los correos electrónicos y registrar dentro del pipeline el avance del negocio en la etapa correspondiente según avance del mismo, asi:

1-Prospectación

2-Evaluación de la oportunidad

3-Levantamiento y verificación de la oportunidad

4-Desarrollo de la propuesta

5-Negociación / Revisión

6-Oportunidad ganada

7-Oportunidad perdida

4.5.2. El asistente comercial de cada regional consolida los negocios y los reporta semanalmente al coordinador comercial rol regional ubicado en Bogotá para consolidar la información a nivel nacional, asi mismo, las Coordinadoras comerciales de Bogota consolidan la informacion de negocios dentro del pipeline y posteriormente lo remiten al Profesional rol Analista Comercial, quien genera el respectivo análisis de efectividad en la gestión de visitas. 4.5.3. El resultado de las visitas es corroborado, consolidado y analizado semanalmente por los coordinadores comerciales dentro del Outlook para posteriormente socializarlo con la Vicepresidencia Comercial y Profesional Rol Analista Comercial, en el momento que sea requerido. Lo anterior, con el fin de realizar los respectivos informes de efectividad en la gestión comercial.

4.5.4. El Profesional rol Analista Comercial una vez recibe la información debe generar los siguientes indicadores y reportarlos a la Vicepresidencia Comercial y a la coordinadora Comercial de regionales, para ser socializado a todos los Gerentes Regionales quienes realizarán seguimiento de la efectividad en la gestión de cada canal:

Firma de Contratos Totales Mercado Corporativo Ingresos Totales Gestionables Mercado Corporativo Efectividad en las propuestas totales Mercado Corporativo


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Igualmente, se debe generar el Informe mensual de los negocios contractuales suscritos para presentarlo en el Comité Nacional de Gestión Comercial, remitiendo a la Secretaría Técnica del Comité los documentos correspondientes.

Nota: En caso que el cliente no muestre interés en contratar con Servicios Postales Nacionales S.A., se remite nota de agradecimiento y de invitación a adquirir nuestros servicios para una próxima oportunidad de forma escrita o mediante correo electrónico dejando la evidencia dentro del pipeline.

4.6. ANALISIS Y DISEÑO DE PROPUESTAS Se deben tener en cuenta los montos definidos en las propuestas de Negocios contractuales, para determinar el responsable de su revisión y aprobación, de acuerdo con la Resolución por la cual se institucionaliza el Comité Nacional de Gestión Comercial de SPN vigente. 4.6.1. Propuestas Comerciales de servicios incluidos en el portafolio Las propuestas que no requieren cambios en el portafolio de servicios, son realizadas por el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial. Antes de solicitar la aprobación de las propuestas, se debe garantizar que la misma sea comunicada a las siguientes áreas: Gerencia de Proyectos (para la plenación de la demanda), Dirección Nacional de Logística, Dirección Nacional de IT, Dirección Nacional de Gestión Humana, Dirección Nacional de Infraestructura, Dirección Nacional Financiera, Gerencia Riesgos y Cumplimiento y Gerencia de Diseño y Estructuración (según temas de su competencia). En el caso de propuestas de montos iguales o superiores a $ 500 millones de portafolio que no sean Soluciones de Información o Proyectos Especiales en Bogotá y $100 millones en Regionales, una vez se tenga la validación y concepto de viabilidad por cada una de las siguientes áreas: Dirección Nacional de Logística, Dirección Nacional de IT, Dirección Nacional de Gestión Humana, Dirección Nacional de Infraestructura, Dirección Nacional Financiera, Gerencia Riesgos y Cumplimiento, Jefe de Oficina Asesora de Marketing Estratégico y Nuevos negocios y Gerencia de Diseño y Estructuración, (cuando aplique), se entrega a la Vicepresidente Comercial quien debe remitir dicha documentación al secretario técnico del Comité Nacional de Gestión Comercial para citación a Comité , revisión y aprobación. 4.6.2. Propuestas Comerciales de servicios no relacionados en el portafolio

Proyectos especiales y Solución de información: Las propuestas que requieran cambios en el portafolio de servicios o necesidades diferentes a las allí consignadas como proyectos especiales o Solución de información, serán comunicadas por el profesional de mercado corporativo o Ejecutivo comercial con el aval del Jefe Nacional de Mercado Corporativo o quien haga sus veces o del Gerente Regional, al Gerente de Diseño y estructuración de negocios, con el fin que realicen el análisis y diseño de las propuestas. El cotizador es efectuado por el profesional designado por la Gerencia de Diseño y estructuración de negocios.


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Una vez culminada y verificada la propuesta, el Gerente de Diseño y estructuración envía la versión final al Profesional de Mercado Corporativo por correo electrónico en formato PDF, para la entrega final al cliente. El Profesional de mercado corporativo o Ejecutivo Comercial hace entrega al cliente de la propuesta aprobada; en caso de rechazo de la negociación u observaciones para ser ajustada, se debe remitir esta información a la Gerencia de Diseño y Estructuraciónde negocios, para realizar los ajustes requeridos.

• Licitaciones: Las propuestas por licitaciones que se encuentren por fuera del portafolio serán socializadas por el profesional de Mercado Corporativo Rol Licitaciones al Gerente de Diseño y Estructuración, con el fin de determinar la participación, en caso afirmativo, estructurar la propuesta y dar respuesta dentro de los términos establecidos. En Regionales se cuenta con un funcionario delegado por las Gerencias Regionales, para generar apoyo en los procesos licitatorios, contando con acceso al acervo documental necesario para la presentación de ofertas y asistiendo al Profesional Comercial de Mercado Corporativo responsable del cliente. La aprobación de la propuesta se realiza en el Comité Comercial. Nota: ➢ Las propuestas son aprobadas por el Gerente Regional y/o Vicepresidente Comercial o quien

haga sus veces, de acuerdo con el monto aprobado en la Resolución 049 “por la cual se institucionaliza el Comité Nacional de Gestión Comercial de SPN” vigente.

➢ De acuerdo con la resolución 048 “delegación de funciones” vigente respecto a las cuantías autorizadas para la firma de los contratos, la propuesta presentada al cliente debe ser firmada por la Secretaría General, Vicepresidencia Comercial o Gerentes Regionales, hasta el monto de su competencia.

➢ El cotizador se modificará de acuerdo con las disposiciones de ley o cambios de servicios y tarifas.

4.7. APROBACIÓN DE CRÉDITOS SECTOR PRIVADO

4.7.1. La aprobación de créditos se realizará de acuerdo con los montos establecidos en la resolución del Comité Nacional de Gestión Comercial de SPN vigente para la aprobación de propuestas.

4.7.2. Aprobación de Entidades Especiales Privadas sin estados financieros: cuando no haya lugar a la presentación de estados financieros, se deja registro en la evaluación financiera que el cliente por políticas internas no suministró la información, dejando como observación que se respalda el servicio a través de firma de pagaré en blanco; el registro es entregado al Vicepresidente Comercial quien determina autónomamente su decisión con base en la garantía propuesta, dejando constancia de toma de decisión en la evaluación financiera. 4.7.3. Aprobación para clientes Privados que su constitución o creación ante la cámara de comercio sea inferior a dos (2) años: El Vicepresidente Comercial de Servicios Postales Nacionales S.A.,


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determinará autónomamente sus decisiones con base en las garantías propuestas por estos clientes, dejando constancia de los criterios de toma de decisión a través de correo electrónico o físico al comité de Gestion comercial. 4.8. VALOR DEL CONTRATO

4.8.1. Valor Contrato clientes Privados: Para Bogotá el valor mínimo para un contrato privado es de 6 SMMLV y en las Regionales el valor mínimo es de 2 SMMLV, con opción de extender el plazo de ejecución hasta agotar su valor. Si el cliente no cuenta con el consumo aquí establecido para la generación de un contrato, se debe recomendar la imposición de contado en los puntos de venta donde se debe diligenciar la Factura de Venta. Los negocios contractuales que sean iguales o superiores a las siguientes cuantías: $500 millones de pesos en Bogotá. y superiores a $100 millones de pesos en Regionales y aquellos que estando por debajo de estas cuantías, cuenten con un margen inferior al esperado por la Compañía, deberán ser presentados antes el Comité Nacional de Gestión Comercial. Los negocios iguales o superiores a $500 millones deben contar con previo aval financiero. 4.8.2. Mensualmente, dentro de los tres (3) primeros días de cada mes, la Coordinadora Comercial debe informar a los profesionales de Mercado Corporativo los contratos próximos a vencer, para gestionar las actividades que permitan efectuar la renovación del mismo. 4.9. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Y CONTRACTUAL

4.9.1. Sin perjuicio de los demás documentos necesarios para la firma del contrato comercial, el Profesional de mercado corporativo o Ejecutivo Comercial debe garantizar que el Formato Identificación de necesidades del cliente sea firmado por el cliente para elaborar la propuesta comercial y el Acta de reunión de seguimiento para obtener la aceptación del servicio, estos formatos hacen parte de la documentación del contrato. 4.9.2. Cuando se apliquen descuentos se debe seguir los lineamientos descritos en el numeral 4.12 del presente documento.

Se debe tener en cuenta la siguiente documentación para la legalización del contrato:

DOCUMENTACIÓN INTERNA REQUERIDA POR TIPO DE CONTRATO

No DOCUMENTOS REQUERIDOS Contrato

Interadministrativo (Gobierno)

Contrato Prestación de Servicios (Privado)

1 Certificado de Resultado de dos (2) consultas en listas restrictivas (RUES) Consulta Inspektor

X


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2 Registro de Identificación de necesidades del cliente, de acuerdo al numeral, 4.4.2

X

X

3 Cotizador Aprobado (Si Aplica)

X

X

4 Propuesta Comercial X X

5 Contrato Original X X

6 Estado de cuenta (Adición, Prorroga o Liquidación)

X X

7 Autorización de Crédito (Evaluación Financiera)

X

8 Aplicación de Descuentos dentro de Cotizador (Si Aplica)

X X

9 Comunicación Designación de Supervisión del contrato en el Cliente (Si aplica)

X X

10 Hoja de vida del Cliente X X

11 Acuerdo de confidencialidad X

12 Pagaré (Si no cumple evaluación financiera) con consecutivo y firmado por parte del cliente.

X

13 Informes de Supervisión (Si Aplica) X X

14 Certificación BASC (Si Aplica) X

15 Formato Auto consulta Centrales de Riesgos (Si Aplica)

X

16 Acta De Reunión X X

DOCUMENTACIÓN EXTERNA REQUERIDA POR TIPO DE CONTRATO

No. DOCUMENTOS REQUERIDOS Contrato

Interadministrativo (Gobierno)

Contrato Prestación de

Servicios (Privado)

1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal X

2 Registro Presupuestal X

3 Acta de Posesión X

4 Resolución de nombramiento X

5 Fotocopia de Documento de identidad de Representante Legal

X X

6

Garantías de cumplimientos con sello, debidamente firmadas y fechadas (depende de las condiciones contractuales pactadas) - (si aplica)

X X

7 Acta de inicio (si aplica) X X

8 Acta de liquidación (si aplica) X X


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9 Certificado de Existencia y Representación Legal (Cámara de Comercio)

X

10

Estado Financiero – Balance General (Certificados de antecedentes de la Junta de Contadores vigente, fotocopia de la tarjeta profesional del contador, cédula del contador y notas de los estados financieros)

X X

11 2 Referencias comerciales X

12 1 certificación bancaria X X

13 Fotocopia del Registro Único Tributario – RUT X

14 Formato basado en la circular No 170 de 2002- DIAN (aplica si el objeto del contrato tiene alcance a operaciones aduaneras)

X

15 Pólizas (depende de las condiciones contractuales pactadas)

X

Se debe realizar verificación de las referencias comerciales, por parte de cada asistente comercial y estas deberán ser reflejadas dentro de la hoja de vida del Cliente.

4.10. TIPOS DE CONTRATO

De acuerdo con las necesidades de los servicios ofrecidos: correo, mensajería y cualquier otro tipo de servicio atendible por Servicios Postales Nacionales S.A. que tenga el cliente, se determina si es:

➢ Contrato interadministrativo y/u Orden de Servicios inter administrativos (Público). ➢ Contrato de Prestación de Servicios. ➢ Canjes publicitarios. ➢ Orden de servicio (para servicios del CODE y privados)

4.11. MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS

4.11.1. Cuando las modificaciones en los contratos corresponden a cambios en las cláusulas, se elabora otrosí, sin embargo, este documento no puede modificar el objeto del contrato, lo cual aplica solamente para contratos interadministrativos. 4.11.2. Las modificaciones, prórrogas y adiciones que no presenten ajustes en el alcance saldrán con VoBo de la Vicepresidencia Comercial. En todos los casos con personal o equipos facturados o como valores agregados deben tener el respectivo Cotizador. 4.11.3. Las modificaciones en los contratos serán aprobadas de acuerdo con la delegación de funciones y competencias.

4.11.4. Los negocios con adiciones cuya sumatoria sea superior a $100 en Regionales y $500 millones en Bogota, deben contar con Cotizador para ser presentados a Comité Comercial para aprobación de acuerdo a resolución 049.

4.11.5. Los requisitos para realizar adiciones y prórrogas al contrato son:


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➢ Certificado de Disponibilidad Presupuestal “CDP” (público)

➢ En caso de cambio de la persona que firmó el contrato inicial, copia de la cédula de

ciudadanía.

➢ Resolución de nombramiento y acta de posesión (público)

➢ Cotizador para los montos establecidos de acuerdo al numeral 4.1 Politicas

➢ Estado de cuenta entregado por Facturación y Cartera.

➢ Propuesta

➢ Registro Presupuestal (público)

4.11.6. Las modificaciones a los contratos Comerciales estarán a cargo del Vicepresidente Comercial teniendo en cuenta su alcance y monto descrito en la resolución del Comité Nacional de Gestión Comercial de SPN vigente, la cual indica la aprobación de la suscripción de modificaciones o adiciones que modifiquen las condiciones en las que se aprobó en el negocio contractual, siempre y cuando sean inferiores a $500 millones Bogota y $100 millones Regionales. En el caso de las regionales, el Gerente Regional podrá aprobar las modificaciones con un monto máximo de 120 SMMLV, cuyo objeto sea prestación de servicios (SPU).

4.11.7. El Comité Nacional de Gestión Comercial, aprobará las modificaciones cuyo monto sea superior a $500 millones, de acuerdo con la aprobación del negocio contractual y previo aval del área financiera. 4.11.8. Se debe informar mediante correo electrónico las modificaciones del contrato (prórrogas, renovaciones, adiciones, entre otras) a todos los procesos / subprocesos involucrados en el proceso de prestación del servicio. 4.11.9. Se llevará a la Gerencia de Estructuracion de Proyectos las modificaciones relacionadas con el objeto del contrato - alcance operativo, para aquellos negocios que no se encuentren dentro del alcance de los servicios del portafolio. Una vez recibidas las necesidades de acuerdo a la modificación requerida, se debe elaborar y entregar las propuestas al Profesional de mercado corporativo o Ejecutivo Comercial por parte del Gerente de diseño y estructuración en máximo cinco (5) días en Bogotá y regionales, cuando se proyecte su ejecución por parte de SPN y ocho (8 ) días en Bogotá y regionales, cuando se proyecte para ser ejecutado por un aliado. Para proyectos especiales, se entregará la propuesta con base en la complejidad o variación del servicio a entregar, de acuerdo con los requisitos del cliente. Realizar al siguiente día hábil después de la firma del contrato o legalización del mismo, la entrega de los documentos del cliente y los establecidos contractualmente señalados en el numeral 4.11.3 del presente documento, por parte de los Gerentes Regionales y Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial, a la Asistente Comercial para incluir la información en el consolidado, incluir los documentos en la carpeta correspondiente y remitirlos a Secretaría General. 4.12. APLICACIÓN DE DESCUENTOS

4.12.1. Incluir dentro del cotizador la información de los descuentos a otorgar al cliente, con el fin que sea revisado y avalado por la Vicepresidencia Comercial, Gerencia de diseño y estructuración de negocios o por el Comité Nacional de Gestión Comercial, según aplique, de acuerdo con la resolucion del Comité Nacional de Gestión Comercial vigente.


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4.12.2. El Profesional de Mercado Corporativo o Ejecutivo Comercial remite a Facturación y Cartera el cotizador aprobado con la información de los descuentos otorgados en el Comité Comercial. 4.13. APROBACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO Para la formalización del contrato es importante tener en cuenta: 4.13.1. El plazo de ejecución del contrato debe estar claramente definido, ya sea fecha exacta y/o hasta agotar los recursos, lo primero que ocurra. Es importante incluir en el plazo de ejecución el tiempo de implementación operativa. 4.13.2. La Gerencia de Estructuración de Proyectos debe dar visto bueno a la minuta del contrato, con el fin de validar que el alcance del servicio este alineado a la propuesta comercial presentada.

4.13.3. Es importante tener en cuenta el tiempo de contratación de personal para los servicios de Gestión de la Información y CAD en días hábiles, de acuerdo con la siguiente tabla:

4.13.4. Los documentos necesarios para iniciar el trámite de contratación del personal y entrega de insumos y equipos son:

a. Minuta del contrato, debidamente legalizada. b. Propuesta debidamente diligenciada c. Cotizador aprobado. d. CDP (público) e. Pólizas Firmadas (cuando aplique) “Por solicitud del cliente” f. Aprobación de las Pólizas (cuando aplique) g. Registro Presupuestal (público) h. Documentación Externa del cliente relacionada en el numeral 4.9.3. i. Comunicado “Solicitud de contratación” – prórroga o contrato nuevo

4.13.5. En los proyectos de Gestión de la información, los documentos remitidos para la formalización del contrato (propuesta comercial, minuta de contrato, estudios previos y cotizador) deben incluir expresamente la obligación de suministro de personal, insumos y equipos; deben detallar el cargo y la descripción de los elementos, así como la tarifa a facturar al cliente. Así mismo,


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dichos documentos deben establecer claramente el horario de trabajo de los colaboradores y si se requiere trabajo suplementario u horas extras, deberán estar costeadas en el cotizador. 4.13.6. Una vez elaborada la minuta del contrato, se debe imprimir con el fin de gestionar las firmas correspondientes para su legalización de acuerdo con la Hoja de ruta o correo electrónico, en los tiempos definidos en el numeral 4.1 Políticas del presente documento.

4.13.7. Cuando el contrato se encuentre legalizado, se debe iniciar la gestión de las pólizas antes de la implementación del servicio.

4.13.8. Todos los contratos deben contar con el visto bueno de las áreas correspondientes en la minuta, en Bogotá.

4.14. IMPLEMENTACIÓN DEL SERVICIO

4.14.1. El Profesional de mercado corporativo o ejecutivo Comercial debe entregar a la asistente del área comercial la carpeta la cual debe contener la documentación completa registrada en el numeral 4.9.3, a su vez el área comercial a través de la Asistente informa a los procesos / subprocesos involucrados mediante correo electrónico (Gerencia de Gestión de información, Gestión de la Operación, Servicio al Cliente, Facturación y Cartera, Gestión Humana o cualquier otro proceso que sea necesario para garantizar la prestación del servicio al nuevo cliente). 4.14.2. El Profesional de mercado corporativo o ejecutivo Comercial envía mediante correo electrónico la minuta firmada por las dos partes y cotizador aprobado para la creación del contrato en los sistemas SEVEN y SIPOST al Asistente nivel 3 Rol Parametrización.

4.14.3. Posterior a la creación del contrato en SIPOST y SEVEN para los servicios de correo y mensajería, el equipo de implementación y acompañamiento conformado por la Dirección Nacional de IT y la Gerencia de Proyectos realiza la capacitación en el portafolio y software, de igual manera hace acompañamiento al cliente en la iniciación del servicio.

4.15. SEGUIMIENTO AL CONTRATO

Se debe garantizar para los contratos actuales las siguientes condiciones: Renovación Adición de presupuesto de ejecución. Prórrogas 4.15.1. El Profesional de mercado corporativo o ejecutivo Comercial debe realizar la entrega formal de la entidad y/o Cliente al Gerente Proyectos, con el fin de iniciar el seguimiento del contrato para estar atento a los requerimientos que surjan por parte del cliente. 4.15.2. Para los contratos que contemplen servicios de correo, paquetería y mensajería, el Asistente comercial debe remitir por correo electrónico a la Gerencia de Proyectos la siguiente información, con el fin de efectuar un adecuado seguimiento a su ejecución:

Documento Privado Público

Contrato firmado, anexos técnicos y propuesta comercial X X


PRIVADO

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Póliza X

(Si el cliente lo solicita)

X

Cotizador aprobado en Excel (Correo) si aplica X X

Cotizador firmado en PDF (si aplica) X X

Código del proyecto X X

Soporte de creación y habilitación del cliente en SIPOST y SEVEN X X

Formato de creación de sucursales y usuarios diligenciado *Aplica para contrato nuevo

X X

4.15.3. Para los contratos vigentes y nuevos suscritos con Servicios Postales Nacionales S.A., el Profesional de mercado corporativo o ejecutivo Comercial debe hacer entrega de la información de estos contratos al Profesional o técnico de proyectos asignado al contrato, así como la presentación del mismo al cliente con los requisitos anteriores.

4.15.4. Es responsabilidad de la Gerencia de Proyectos garantizar la correcta ejecución de los contratos, por lo tanto debe realizar con una periodicidad mensual los informes de seguimiento y ejecución del contrato. 4.16. CONTROL DE VENTAS

Apoyados en el seguimiento de la gestión comercial, el quinto (5°) día hábil de cada mes la Jefatura Nacional de Mercado Corporativo o quien haga sus veces y los Gerentes Regionales deben reportar la gestión efectuada en el mes inmediatamente anterior, indicando por cliente: ➢ Cierres de negocios ➢ Tipo de venta (Renovación, Adición, Prórroga, Venta Perdida o Venta Nueva) ➢ Valor de los negocios Esta información se debe entregar al Profesional - rol Analista de estadística Comercial para ser enviado a la Oficina Asesora de Planeación y a la Vicepresidencia Comercial para los fines pertinentes, mediante el informe mensual de gestión comercial. 4.17. CIERRE DEL SERVICIO

4.17.1. Los informes de seguimiento mensuales de los Profesionales o técnicos de proyectos son el insumo para realizar el acta de liquidación,la cual aplica solo para contratos públicos, previo alistamiento de terminación del servicio (retiro de insumos) y cierre del sistema SIPOST módulo pre admisión.

4.17.2. Los estados de cuenta solicitados al área de Cartera deberán ser entregados al Profesional Comercial de Mercado Corporativo en un plazo no mayor a dos (2) dias hábiles,

4.17.3. Posterior al levantamiento del servicio, en los casos del sector público se debe realizar la legalización del acta de liquidación en conjunto con el Profesional o técnico de proyectos asignado y el supervisor del contrato del cliente (en los contratos que aplique)


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4.17.4. En los casos del sector privado, el Profesional de Mercado Coporativo elabora el acta de liquidación en conjunto con el Profesional o técnico de proyectos asignado y el supervisor del contrato del cliente (cuando aplique).

4.17.5. Legalizada el acta de liquidación, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial agenda una nueva cita con el cliente para realizar una nueva negociación. Si el cliente tiene saldo a liberar o por ejecutar y realiza un nuevo contrato, el profesional comercial debe notificar al cliente y dejar soporte por escrito.

4.17.6. Si el cliente realizó anticipos y luego de la ejecución requiere devolución de los recursos, el profesional comercial debe aportar un documento firmado por el supervisor del contrato y solicitar a Tesorería la devolución del dinero, a su vez Tesorería debe confirmar con la Jefatura de facturación y cartera el estado de cuenta del cliente.

4.17.7. Si en el transcurso establecido de cuatro (4) meses para la liquidación del contrato el cliente no solicita devolución del dinero, SPN no realizará la devolución.

4.17.8. El cliente envia un modificatorio u otro si al contrato solicitando la liberación de los recursos, este documento se tramita al interior de la entidad con la firma de la vicepresidencia comercial y aval de la vicepresidencia de soporte corporativo. Nota: Todas las actas de liquidación deben reposar en la carpeta del cliente en original, por lo cual se deben solicitar / generar dos (2) documentos en originales.

5. CONTENIDO

No. Actividad Descripción Responsable Registro

1 INICIO INICIO

2 Prospectar el cliente

corporativo

Realizar la consecución de clientes corporativos por medio de bases de datos consultadas en internet u otras fuentespara dar inicio a la gestión comercial, lo cual debe relacionarse en el pipeline. El Profesional Comercial de Mercado Coporativo realiza un primer contacto con el fin de programar la visita al cliente prospecto dejando registro en la agenda de Outlook. Tipo: P Tiempo de Actividad: 1 dh

Profesional de Mercado

Corporativo

Ejecutivos Comerciales

Pipeline

Agenda de Outlook

3 Verificar clientes del

sector privado en listas restrictivas

Realizar consulta en en el aplicativo INSPEKTOR de la razón social, representante legal y socios, del cliente prospecto e imprimir el resultado y archivarla

Asistente Comercial

Reporte consulta Inspektor


PRIVADO

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VERSIÓN: 9



en la carpeta del cliente o de manera virtual en la carpeta “consultas” del cliente sobre el cual se efectúa la misma. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

4 ¿La consulta realizada arrojó vinculación en

listas restrictivas?

SI: Continúe en la actividad 5 NO: Continúe en la actividad 6

5

Reportar a La

Gerencia de Riesgos la información del cliente vinculado a listas restrictivas.

Informar de inmediato al Monitor de riesgos quien a su vez genera el reporte ante el Gerente Gestor de Riesgos y al Oficial de Cumplimiento del resultado de la consulta para su análisis e investigación. En caso que la Gerencia de riesgos confirme el resultado, remite por correo electrónico dicha información al Monitor de riesgos para que informe al Coordinador comercial, quien comunica el resultado por ese mismo medio al Profesional de Mercado Corporativo y/o ejecutivo Comercial, para dar finalización a la gestión comercial. Si por el contrario no se encuentra vinculado en listas restrictivas, se da vía libre a la negociación. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Asistente comercial

Monitor de

riesgos

erente de Riesgos y

Cumplimiento

Oficial de cumplimiento

Coordinador Comercial

Profesional de

Mercado Corporativo y/o

ejecutivo Comercial

Correo electrónico

Resultado de la

consulta

6

Seleccionar la actividad de acuerdo

con el tipo de servicios requerido

Servicios Portafolio diferente Proyectos Especiales o Solucion de Información: continúa en actividad No. 7 Servicios de proyectos especiales o Solución de información: continúa en actividad No. 12


PRIVADO

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Servicios de procesos licitatorios: continúa en actividad No. 14

7

Identificar necesidades del cliente para

servicios de Portafolio diferente Solucion de

Informacion o Proyectos Especiales

El Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial realiza la visita al cliente donde efectúa la entrega del portafolio de Servicios Postales Nacionales S.A., con el fin de identificar sus necesidades, diligenciando el formato Identificación de necesidades del cliente. La información recepcionada debe ingresarse al pipeline, con el fin realizar la trazabilidad de la gestión al cliente potencial. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh


Corporativo y/o Ejecutivo Comercial

Identificación de necesidades del

cliente

8

Elaborar el cotizador y

tramitar aprobación para servicios del

portafolio.

Con base en las necesidades identificadas de Portafolio diferente Proyectos Especiales o Solucion de Información y en las políticas establecidas en el presente procedimiento, tener en cuenta: Si el valor del negocio es inferior a $100 millones de pesos, sin valores agregados (insumos o equipos), elaborar la propuesta comercial; si el servicio requiere personal, se debe elaborar cotizador. Pasa a la actividad No. 10. En caso que el valor del negocio sea igual o superior a $100 millones de pesos o negocios de Soluciones de información y proyectos especiales o negocios de portafolio con valores agregados (personal, insumos o equipos), elaborar el cotizador con los precios establecidos en el portafolio y remitirlo por correo electrónico a la Gerencia de Diseño y Estructuración de


Corporativo y/o Ejecutivo

Comercial a nivel nacional

Gerencia de

Diseño y Estructuración de negocios

Propuesta

Cotizador

Correo electrónico


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



negocios para que realice la viabilidad financiera y técnica y apruebe el cotizador. Si la negociación incluye descuentos, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial o Gerente de Diseño y Estructuración deben incluir la información en el cotizador y obtener las respectivas aprobaciones. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

9 ¿Es aprobado el

cotizador?

Si: continúe en la actividad No. 10. No: regresa a la actividad No. 8.

10

Socializar la propuesta a las áreas implicadas

Adjuntar el correo de aprobación del cotizador y el Cotizador (en los casos que aplique) a la propuesta comercial elaborada y comunicarla a las áreas implicadas, utilizando la hoja de ruta cuando se realice la socialización en físico o mediante correo electrónico. Comunicar a las áreas implicadas la propuesta a entregar, con el fin que realicen la planeación de la demanda: Gerencia de Proyectos, Dirección Nacional Financiera, Gerencia Riesgos y Cumplimiento, Dirección Nacional IT, Dirección Nacional Gestión Humana y Dirección Nacional de Infraestructura. Como evidencia del conocimiento del negocio. Tipo: H Tiempo de Actividad: 2 dh



Comercial a nivel nacional y Responsables

de áreas

Hoja de ruta

Propuesta

Cotizador

Correo electrónico

11

Revisar que las propuestas comerciales cumplan con los criterios para aprobación: valor inferior o igual a $100 millones.

Vicepresidente Comercial

Propuesta comercial


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



Aprobar las propuestas

comerciales por parte de la Vicepresidencia

Comercial

Una vez verificadas las propuestas, aprobarlas mediante firma y suministrarlas al profesional Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial para su entrega al cliente. Continúa en la actividad No. 39 En caso que la propuesta sea por un valor igual o superior a $100 millones o negocios Solución de Información y/o Proyectos Especiales o negocios del portafolio con valores agregados (personal, insumos o equipos) continúa en la actividad No. 30. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

12

Confirmar necesidades del cliente para

elaborar propuesta de Solución de

Información o Servicios Especiales

El Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial en visita efectuada al cliente diligencia el formato Levantamiento técnico de información, la necesidades son publicadas en el pipeline y luego entregada al Gerente de Estructuración y diseño para gestionar las actividades de acuerdo con el Procedimiento Diseño y estructuración de negocios, según lo indicado en el numeral 4.6.2 del presente documento. En caso de procesos licitatorios, el profesional de mercado corporativo - rol Líder licitaciones, entrega el pliego de condiciones mediante correo electrónico al Gerente de Diseño y Estructuración, con el fin que sea elaborada la propuesta comercial, así mismo, se tiene en cuenta las actividades indicadas en el Procedimiento


Corporativo y/o

Ejecutivo Comercial

Profesional de

mercado corporativo - rol Líder licitaciones

Levantamiento técnico de

información

Pipeline


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



Diseño y estructuración de negocios. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

13

Aprobar las propuestas de Soluciones de

información o servicios especiales

Una vez elaborada la oferta, se determina si corresponde a un estudio de mercado, en caso tal, la propuesta es aprobada por el Gerente de Diseño y estructuración y suministrada al profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial para su entrega al cliente. En caso contrario, es presentada en el Comité Comercial, para revisión y aprobación. Continúa en la actividad No. 30. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Gerente de Diseño y

estructuración de negocios

profesional de


Ejecutivo Comercial

Propuesta Comercial

14 Iniciar la gestión

comercial de procesos licitatorios

Buscar en las siguientes páginas los procesos de selección de contratista:

• www.contratos.gov.co

• www.contratosbogota.gov.co

• www.setcon.com.co

• En las páginas web de las diferentes empresas y organismos que publican los procesos de licitación privada.

Verificar los correos asociados a las páginas de búsqueda a los cuales está asociada la Entidad. Evaluar y atender correos electrónicos con invitaciones públicas abiertas o cerradas para participar en procesos de contratación. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1dh

Profesional de mercado

corporativo - rol Líder licitaciones

/ Auxiliar de Licitaciones

Informe de Gestión de Licitaciones

http://www.contratos.gov.co/

http://www.contratosbogota.gov.co/

http://www.setcon.com.co/


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



15 Realizar análisis de

prepliegos para licitaciones

Al identificar clientes potenciales en la revisión de las páginas de Internet y luego de efectuar el análisis jurídico, financiero, técnico y económico al pre pliego, realizar observaciones que ayuden a esclarecer parámetros confusos o solicitar cambio en algunas condiciones que puedan excluir de la participación en el proceso, incluyendo la información en la base de datos Informe de licitaciones. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh



/ Auxiliar de licitaciones

Base de datos Informe de gestión de licitaciones

16

Presentar parámetros

iniciales de la Licitación ante los delegados de los

procesos intervinientes

Presentar las condiciones de la licitación a los funcionarios delegados de los procesos que intervienen en la futura prestación de los servicios, dando a conocer los requisitos jurídicos, técnicos, financieros, económicos y de riesgos. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh



Delegado de:

Vicepresidencia de Operaciones

/ Vicepresidente

de Soporte Corporativo / Secretaría General /

Subprocesos involucrados: IT

/ Gestión Humana/ Contratos Externos /

Operaciones / Admisión /

Transporte / Paquetería /

Gestión Documental / Gerencia de

Riesgos

Acta de Reunión

17 Verificar cumplimiento

de evaluación financiera

Solicitar al cliente los estados financieros más recientes, para la verificación interna de los indicadores, que permita


Corporativo

Evaluación Financiera

herramienta Access


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



determinar la vinculación de clientes coporativos: Capital de Trabajo, índice de liquidez e índice de endeudamiento. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Director Nacional

Financiero

18 ¿La invitación pública es de mínima cuantía?

No: Continuar en la actividad 19 Si: Continuar en la actividad 24.

19 Elaborar las

observaciones al pliego de condiciones

Consolidar las observaciones técnicas, comerciales y jurídicas a las condiciones del servicio exigidas en el proyecto de pliegos de condiciones generadas en el marco de la Reunión de licitaciones Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh



Delegado de:

Vicepresidencia de Operaciones/ Vicepresidente

de Soporte Corporativo/ Secretaría General/

Subprocesos involucrados:

IT/Gestión Humana/ Contratos Externos/

Operaciones/Admisión/

Transporte/ Paquetería/

Gestión Documental/ Gerencia de

Riesgos

Acta de Reunión

20

Elaborar y enviar el documento con

observaciones a la empresa licitante

Elaborar documento con observaciones para enviar por correo electrónico a la entidad o empresa que publicó el proceso de selección, según las características del proceso Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh


corporativo - rol Líder licitacione

Presentacion De Observaciones En Licitaciones

Correo Electrónico


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



21 Consultar y evaluar la

respuesta de las observaciones

Revisar la respuesta de las observaciones que son publicadas por la empresa licitante, en la página Web de contratación, enviadas por correo electrónico. O por medio del SECOP II Evaluar la conveniencia de la respuesta. Tipo: H




Página Web

22 Comunicar y validar la

participación en el proceso licitatorio

Comunicar mediante correo electrónico al Vicepresidente Comercial y a los delegados de los procesos intervinientes en la prestación de los servicios, la respuesta de la empresa licitante respecto a las observaciones efectuadas del cumplimiento de requisitos. Tipo: H Tiempo de las actividades 21 y 22 1 dh



Correo

electrónico


23 Definir la participación

en el proceso de Licitación

En reunión de licitaciones validar y aprobar los requerimientos y establecer si se da continuidad con el proceso licitatorio. En caso negativo, dar por terminado el proceso. Tipo: V Tiempo de Actividad: 1dh



Delegado de:

Vicepresidencia de Operaciones

/ Vicepresidente

de Soporte Corporativo / Secretaría General /

Subprocesos involucrados: IT

/ Gestión Humana /

Operaciones / Admisión /

Transporte / Paquetería / Gestión de la información / Gerencia de

Acta de Reunión


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



riesgos y cumplimiento /

Gerente de Diseño y

Estructuración

24 Iniciar participación en

el proceso de Licitación

Consultar los pliegos de condiciones definitivos de los procesos de invitación pública en el portal de contratación y realizar las observaciones de temas no identificados inicialmente o modificados. Tipo: H



/ Auxiliar de licitaciones

Portal de contratación


25

Solicitar documentos necesarios a otros

procesos / subprocesos

Solicitar documentos jurídicos, financieros y/o técnicos a otros procesos / subprocesos a través de correo electrónico. Tipo: H Tiempo de las actividades 24 y 25: 1dh




Correo electrónico

26 Asistir a la Audiencia

de aclaración de pliegos de condiciones

Asistir a la audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y de asignación de riesgos. La respuesta a estas observaciones puede generar un documento de respuestas o una adenda, emitido por la entidad contratante y con base en él se determina la participación en el proceso. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Profesional de

mercado corporativo - rol Líder licitaciones

/ Profesional Secretaría General /


Corporativo / Ejecutivo Comercial

Pliego de

condiciones o términos de referencia

27

¿Se determina participar en el

proceso licitatorio?

Si: si las necesidades son de gestión de la información o proyectos especiales, regresa a la actividad No. 12, en caso que corresponda a servicios PCM, continúa en la actividad No. 28. No: dejar registro de la razón de no participación en el Informe de Gestión de Licitaciones. Fin del proceso.


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



28

Elaborar la propuesta licitatoria

El Profesional de Mercado Coporativo debe elaborar la oferta económica y técnica con base en la información del portafolio de servicios. El Profesional de mercado Corporativo – rol licitaciones debe diligenciar los formatos requeridos de acuerdo con lo solicitado por el cliente. Imprimir los documentos jurídicos y financieros y atender las condiciones exigidas por el oferente. Solicitar los documentos faltantes a los procesos / subprocesos. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Profesional de

Mercado Corporativo /

Ejecutivo Comercial




Propuesta comercial

29 Validar la Propuesta

comercial

Validar la propuesta acorde con los requerimientos del proceso, identificando la propuesta Técnica y la propuesta Económica, garantizando que se incluye la información requerida y cumple con las condiciones establecidas en el pliego de condiciones o términos de referencias. Revisar y firmar la propuesta por parte del Vicepresidente Comercial. Tomar copia de la propuesta – archivo Digital. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh





Corporativo / Ejecutivo Comercial

Propuesta en archivo digital

30

Presentar al Comité Comercial las

propuestas para revisión y aprobación

En Comité Comercial realizar la presentación de las propuestas de acuerdo con los criterios establecidos en el numeral 4.1 Políticas, del presente documento.

Presidente SPN/ Secretario General/

Vicepresidente Comercial /

Vicepresidente de Soporte

Propuesta comercial

Correo

electrónico


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



Si la propuesta es aprobada. En caso que el Comité solicite ajustes a las propuestas, el responsable de su elaboración realiza las correcciones y se presenta nuevamente al Comité, así mismo, cuando el cliente solicita ajustes en la propuesta. Si es rechazada la propuesta, se informa al cliente la no participación por medio de correo electrónico. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Corporativo / Vicepresidente de Operaciones

/ Marketing / Direccion Nacional

Financiera / Gerencia Riesgos y

Cumplimiento / Direccion

nacional IT / Direccion Nacional Gestion

Humana / Direccion

Nacional de Infraestructura / Gerencia Diseño Y Estructuración (cuando aplique)

31 Presentar / radicar la Propuesta al cliente

Una vez aprobada la propuesta por la Vicepresidencia Comercial o el Comité Comercial, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial realiza su entrega al cliente e inicia el proceso de cierre de negocio, explicando la propuesta comercial y aclarando las inquietudes presentadas, en caso de requerirse ajustes en las propuestas, se hace la corrección y se entrega nuevamente al cliente. Continúa en la actividad No. 39. Para la entrega de propuestas de procesos licitatorios, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial o quien corresponda debe tener en cuenta las condiciones respecto a forma de presentación, lugar, fecha y hora, radicando la propuesta en las instalaciones de la entidad





Propuesta comercial


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



solicitante antes de la fecha de cierre de la convocatoria o por medio de SECOP II, en los casos en los que el proceso licitatorio se adelante por medio de esta plataforma. Para los procesos de contratación pública, se debe asistir a la audiencia de cierre. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1 dh

32

Generar documentos de Subsanación y aclaraciones del

proceso

Si el proceso lo requiere, se deben elaborar y remitir los documentos e informes que permitan la subsanación de requisitos y/o aclaración de información solicitada por la entidad contratante Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh




Subsanación

33 Asistir a la Subasta

Inversa

En caso que el Presidente de SPN no pueda asistir a la audiencia de Subasta Inversa, se debe elaborar el poder de representación, solicitar su firma y autenticar en notaría pública. Se debe definir el porcentaje máximo de descuento autorizado por la Vicepresidencia Comercial y diligenciar el formato del proceso acorde con la autorización y generar los lances necesarios Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Presidente SPN /

Vicepresidente Comercial /

Gerente Regional /



Profesional de

Mercado Corporativo - Regionales

poder de representación

34 Asistir a la subasta Inversa Electrónica

Si el proceso de selección contempla la definición por subasta inversa electrónica, se cita al representante legal o su delegado para responder al proceso de subasta inversa en las instalaciones de la compañía con los parámetros de valor máximo de porcentaje definido.


corporativo - rol Líder licitaciones /representante

legal o su delegado

Registro proceso subasta

Inversa Electrónica


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



Se debe registrar el proceso de subasta por los medios electrónicos existentes para ser evaluado o usado en procesos de subsanación. Tipo: H

35 Hacer seguimiento a

propuestas de procesos licitatorios

Diligenciar el Informe de Gestión de Licitaciones registrando la siguiente información: a) Tipo de proceso b) Cliente c) Tipo de cliente d) Objeto del contrato e) Valor del contrato f) Resultado g) Causa h) Tipo de proceso Realizar observaciones a la evaluación. Tipo: H Tiempo de las actividades 34 y 35: 1 dh





36 Asistir a la audiencia

de Adjudicación

Asistir a la Audiencia de Adjudicación de acuerdo a citación. En caso que el Presidente de SPN no pueda asistir a la audiencia de adjudicación, se debe elaborar el poder de representación, solicitar su firma y autenticar en notaría pública. Realizar observaciones en la audiencia. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Presidente SPN

/ Vicepresidente

Comercial / Profesional de

mercado corporativo - rol Líder licitacione

/ Profesional Secretaría General

Profesional de

Mercado Corporativo

Poder de representación

37 ¿La propuesta es

aceptada o adjudicada?

No: continúa en la actividad 38. Si: continúe en la actividad 39


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



38 Analizar los resultados

y retroalimentación.

Identificar las razones por las cuales no se escogió la propuesta y retroalimentar a los responsables de proceso / subproceso involucrados, de lo cual se deja constancia en el Informe de Gestión de Licitaciones. Tipo: H Tiempo de Actividad: 1 dh



Profesional de

Mercado Corporativo – Regionales

Apoyo

Licitaciones - Regionales

Informe de gestión de licitaciones

39 Aceptar el servicio por parte del cliente

Como aceptación del servicio, el cliente debe enviar un comunicado o correo electrónico donde acepte el servicio de acuerdo con las condiciones presentadas en la propuesta (sector privado) y solicita o envía el contrato para revisión y legalización. El caso que el cliente acepte la

propuesta remitida por estudio

de mercado mediante correo

electrónico o solicitud formal, el



Comercial debe verificar si el

negocio es por un valor igual o

superior a los $500 millones y

previo aval financiero o su

rentabilidad es menor al 10%, en

caso afirmativo, se debe enviar al

Comité Comercial para su

revisión y aprobación dejando

evidencia en el Acta de reunión,

en caso contrario, se envía a la

Vicepresidente Comercial para

revisión y firma.

Para los clientes del sector gubernamental, se deben entregar los documentos para formalización del contrato a nivel nacional relacionados en el numeral 4.9.3 Documentación

Cliente





Aceptación del servicio

Acta de reunión

Pólizas

Documentación

interna requerida


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



interna requerida del presente documento y revisar el contrato, reunir la documentación necesaria y enviarla a la entidad licitante. Así mismo se deben expedir pólizas (cuando se requiera). TIPO H Tiempo de Actividad: 1 dh

40 Realizar seguimiento a

la gestión comercial

Generar los indicadores y reportarlos a la Vicepresidencia Comercial y a la coordinadora Comercial de regionales, para ser socializarlo, de acuerdo con la condición general No. 4.5.4. Generar el Informe mensual de los negocios contractuales suscritos para presentarlo en el Comité Nacional de Gestión Comercial. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1dh

Profesional rol Analista

Comercial

Informe mensual de gestión comercial

41

Solicitar y revisar la documentación para

contrato interadministrativo y/o prestación de servicios

Solicitar al cliente la información relacionada en las condiciones generales 4.9.3 Documentación externa requerida y contractual, para su revisión. Para los clientes a los cuales se les realizó la consulta inspektor en un término mayor a dos (2) meses, se debe realizar nuevamente la consulta. Nota: En caso que la documentación no se encuentre completa, se debe solicitar al cliente la entrega total de los documentos para dar inicio a la relación contractual. TIPO: V Tiempo de Actividad: 1dh



Comercial

Documentación externa

requerida

Correo electrónico

Reporte consulta inspektor

42

Recibir minuta del cliente para revisar

condiciones técnicas y financieras

Cuando el servicio es de PCM, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial recibe la minuta del


Corporativo y/o

Minuta

Soportes


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



cliente y revisa que corresponda a la información contenida en la Propuesta Comercial aprobada por Servicios Postales Nacionales S.A. y por el cliente, esta información es incluida y en el pipeline. En el caso de Gestión de la información o proyectos especiales, el Gerente de Diseño y estructuración registra su visto bueno en la minuta, previa verificación contra la propuesta comercial. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1dh

Ejecutivo Comercial

Gerente Diseño y Estructuración

Y anexos

Propuesta comercial

Pipeline

43

Validar Minuta

Entregar la minuta al profesional jurídico con el fin que la revise, garantizando que se incluyan generalidades de ley y condiciones contractuales. Si la minuta tiene observaciones, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial solicitan la modificación y aprobación de los cambios por medio de correo electrónico al cliente y una vez recibida la remiten nuevamente a las áreas correspondientes que hayan generado observaciones para su aprobación, para lo cual se debe tener en cuenta los tiempos establecidos en el numeral 4.1 Políticas, de este documento. Se legaliza el contrato con la firma según lo definido en la correspondiente resolución que autoriza los montos y competencia establecidos. De otra parte, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial comunica por correo electrónico a las

Profesional Jurídico

Profesional de


Ejecutivo Comercial

Minuta

Correo electrónico

Contrato


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



áreas involucradas el nuevo servicio. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1dh

44 Legalizar el contrato

El Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial remite a la asistente comercial y esta a su vez envía a la Secretaría General el contrato firmado, con el fin de solicitar las garantías exigidas en el contrato. Una vez expedidas las pólizas, el Profesional de Secretaría General entrega o envía el documento soporte de la Garantía al Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial o Gerente Regional para su respectiva legalización y entregarlo al cliente, con el fin de legalizar el contrato y realizar el acta de inicio remitida por parte del cliente. Ya generada el acta de inicio y de acuerdo con el tiempo acordado para ejecutar el contrato, es formalizada con las áreas implicadas para que den inicio a la planeación de la demanda de acuerdo con el suministro de personal, insumos e infraestructura, según aplique. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1dh



Profesional de

Secretaría General

Gerente Regional

Asistente Comercial

Coordinador Comercial

Minuta

Correo electrónico

pólizas

Contrato

Acta de inicio

del cliente

45

Crear cliente en el sistema

Efectuar la solicitud de la creación de contratos (clientes nuevos), de la siguiente manera: Una vez legalizado el contrato, el Asistente Comercial envía la solicitud de creación del contrato en el aplicativo SEVEN en el formato Solicitud de creación de terceros en SEVEN, mediante

Asistente Comercial

Asistente nivel 3

- rol parametrización

Vicepresidencia

Comercial

Contrato

Solicitud de creación de terceros en

SEVEN


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



correo electrónico al Asistente nivel 3 - rol parametrización, quien verifica su adecuado diligenciamiento. Ya verificada la información, se crea el contrato en el aplicativo SEVEN ingresando la información solicitada, el cual arroja un número interno que servirá para crear el contrato en el aplicativo SIPOST, donde se realiza el ingreso del valor del contrato (monto) y fecha (los cuales son bloqueados para su control) y se habilitan los servicios correspondientes. Para la creación de usuarios, se crea caso en el SISIT para aprobación por parte de la Vicepresidencia Comercial y la Dirección Nacional de IT. Luego de ser aprobados se crea caso en aranda y se notifica a la Asistente Comercial o al Gerente Regional la creación del contrato en los correspondientes aplicativos, según aplique. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1dh

Dirección Nacional de IT

Correo electrónico

Solicitud de creación de sucursales

SEVEN

SIPOST

SISIT

ARANDA

46 Tramitar copia del

contrato y registro en el sistema.

El Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial debe enviar la copia del contrato firmado por las partes al cliente, registrar la venta en la Base de Datos de Clientes Corporativos y diligenciar la Hoja de vida Contrato Comercial. La asistente comercial realiza la entrega al Gerente de Proyectos del contrato, acta de inicio y documentos anexos que hacen parte del mismo a través de correo electrónico, para que



Asistente comercial

Gerente de Proyectos

Hoja de Vida

Contrato Comercial

Contrato y documentos

anexos

Acta de inicio del cliente

Base de Datos

http://190.143.102.99/ISOlucion/FrameSetArticulo.asp?Pagina=/ISOlucion/BancoConocimiento/H/HojadeVidaContratoComercial_v6/HojadeVidaContratoComercial_v6.asp?IdArticulo=4585




PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



asigne el Técnico de proyectos que va a realizar el seguimiento del contrato, lo cual debe informar a Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial, por el mismo medio. Así mismo, la documentación en físico es archiva en carpetas y registrada en la Hoja de control, para luego entregarla a Secretaría General, para su correspondiente archivo. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1dh

de Clientes Corporativos

Hoja de vida

Contrato Comercial.

correo

electrónico

Hoja de control

47

Presentar al cliente la persona delegada de

la Gerencia de Proyectos y pre

admisión

Una vez se dé inicio a la prestación del servicio con todos los elementos requeridos, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial realiza la entrega del contrato por medio de acta y presenta al cliente el Profesional o técnico de proyectos de la Gerencia de Proyectos asignado como la persona encargada de realizar el seguimiento del contrato y brindarle el acompañamiento técnico-operativo (cuando aplique), así mismo debe presentar a la persona delegada de IT para la instalación y capacitación de la herramienta SIPOST El Profesional o técnico de proyectos del área de Proyectos estará a cargo del informe de seguimiento a contratos comerciales para ser adjuntado a la carpeta del contrato. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1 dh



Profesional o

técnico de proyectos - Gerencia de Proyectos

Responsable IT

Contrato

Acta de Reunión

48 Generar reportes

El Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial debe reportar los cierres de negocio a la Asistente


Corporativo y/o

Informe reporte

de ventas

http://190.143.102.99/ISOlucion/FrameSetArticulo.asp?Pagina=/ISOlucion/BancoConocimiento/A/ActadeReunion_v1/ActadeReunion_v1.asp?IdArticulo=2847


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



comercial de Bogotá, quien con base en dicha información diligencia el Informe reporte de ventas. Así mismo el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial debe incluir dentro del pipeline la gestión comercial. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1 dh

Ejecutivo Comercial

Asistente comercial

Pipeline

49 Verificar cambios en

los contratos

Cuando se identifique la necesidad de cambiar las condiciones del contrato (modificación, adición o prórroga), se procede de acuerdo con lo señalado en la actividad No. 4.11 Modificaciones a los contratos. El Profesional de mercado Corporativo y/o ejecutivo Comercial debe solicitar a parametrización las extensión de fechas de vigencia y/o montos de los contratos, previa verificación del estado de cuenta suministrado por Facturación y cartera; en el caso de adiciones, realizar el registro en el pipeline y elaborar un cotizador para presentar una nueva propuesta Comercial con todos los servicios solicitados por el cliente y enviar a Comité Comercial para aprobación (en los casos que aplique según las políticas indicadas en el numeral 4.1 del presente documento), dejando evidencia en el Acta de reunión. Así mismo, debe verificar la información el Profesional Jurídico, para luego una vez legalizado el contrato, actualizar en la base de datos de clientes corporativos la información y

Profesional o técnico de proyectos

Asistente de Mercado

Corporativo


Corporativo y/o ejecutivo Comercial

Profesional

Jurídico

Asistente nivel 3 rol

parametrización

estado de cuenta

pipeline

Cotizador

Propuesta comercial

Acta de reunión

Contrato

Base de datos

de clientes corporativos

SEVEN

SIPOST


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



reportar al Asistente nivel 3 rol parametrización para subir a SEVEN y SIPOST. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1 dh

50 ¿Se da continuidad al servicio con el cliente?

No: continúe en 51 Si: Regrese a la actividad 39

51 Liquidar contratos

Para la liquidación del contrato, el Profesional de Mercado Corporativo y/o Ejecutivo Comercial debe contar con el formato Informe mensual ejecución contractual (de seguimiento a contratos comerciales), diligenciado por parte del Profesional o técnico de proyectos (área de Proyectos) de acuerdo con los soportes suministrados por los diferentes procesos y realizar el alistamiento de la terminación del servicio, solicitando y/o verificando el cierre del sistema SEVEN y SIPOST del módulo de pre admisión. En la liquidación de contratos de Solución de información o proyectos especiales, el profesional o técnico de proyectos de la Gerencia de Proyectos debe gestionar todo lo requerido para garantizar la adecuada terminación del contrato respecto al retiro de insumos y cierre en los sistemas SEVEN y SIPOST. Se debe generar al momento de la finalización, el Acta de liquidación del contrato. TIPO: H Tiempo de Actividad: 1 dh



Comercial

Profesional o técnico de proyectos - Gerencia de Proyectos

Informe de seguimiento a

contratos comerciales

Acta de

Liquidación del contrato

SEVEN

SIPOST

52 FIN FIN


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



6. DIAGRAMA DE FLUJO

7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS:

Versión Fecha Criterio Razón de la actualización

1 27/Feb/2014 4.5

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Se adiciona como nuevo requerimiento el formato basado en la circular 170 de 2002 - DIAN y la frecuencia con que deben ser evaluados y actualizados los documentos requeridos

2 23/Jun/2015 4.5


Se adiciona como nuevo requerimiento los documentos Consulta RUES , Acuerdo de confidencialidad, Formato de visita de seguridad cliente privado, Antecedentes Junta central de contadores (Contador y/o Revisor Fiscal quien firme los Estados Financieros), Cedula (Contador y/o Revisor Fiscal quien firme los Estados Financieros), Tarjeta Profesional (Contador y/o Revisor Fiscal quien firme los Estados Financieros), Hoja de vida

3 23/Ene/2017 2.ALCANCE Se modifica el alcance del procedimiento de acuerdo al enfoque actual del Subproceso

3 23/Ene/2017 4. POLITICAS Se adicionó el Numeral 4 con las políticas generales aplicables al Subproceso de ventas


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



3 23/Ene/2017 5.CONDICIONES

GENERALES

De acuerdo a los cambios e implementaciones de estructura organizacional del subproceso y en cumplimiento de la normativa y aplicación de estándares, se incluyeron nuevas actividades y adicionaron Requisitos documentales de acuerdo al tipo de cliente

3 23/Ene/2017 4.5


Se unificaron los procedimientos PR-GC-VT-005 Ventas Privado y Masivo y PR-GC-VT-006 Ventas Gestión Documental

3 23/Ene/2017 NOMBRE

Por Unificación de los procedimientos de ventas , se solicito a la oficina asesora de planeación el cambio de Nombre del procedimiento por "Ventas Gobierno y Privado"

4 23/Ene/2017 4.5


Se unificaron los procedimientos PR-GC-VT-005 Ventas Privado y Masivo y PR-GC-VT-006 Ventas Gestión Documental y PR-GC-VT-001 Ventas.

5 12/Feb/2018 ACTIVIDADES

Se elimina el formato de Propuesta comercial debido a que el formato publicado en el sistema estaba diseñado para ofertas que no se acoplaran exactamente al portafolio de Servicios.

5 12/Feb/2018 Documentación

externa requerida Se incluyo nota aclaratoria de la documentación requerida en cuanto a pólizas y circular 170

6 21/May/2018

Condiciones generales 4.4 visita

comercial y 4.5 Seguimiento de

gestión Comercial

Se modifican las actividades Con respecto a los formatos y procesos para clientes de ciudades diferentes a la de la regional. Se modifican los indicadores aplicables de acuerdo al enfoque estratégico.

6 21/May/2018 5.REFERENCIA NORMATIVA

Se incluyen las siguientes resoluciones • Servicios Postales Nacionales Resolución Tarifas Vigentes (Resolución No. 0000015 de 04 agosto de 2015). • Servicios Postales Nacionales Resolución Tarifas Vigentes (Resolución 13 de 2017) Tarifas de Encomienda. • Servicios Postales Nacionales - Resolución No. 0000011 de Febrero de 2011, por la cual se regulan los descuentos. • Servicios Postales Nacionales - Resolución No. 0000012 de marzo de 2018, por la cual se modifican las tarifas del masivo dirigido Expreso.

7 04/Nov/20 Nombre y

Codificación

Se cambia el nombre del documento de Ventas

Gobierno y Privado al nombre actual.

De acuerdo, con la modificación al mapa de procesos

cambia la codificación del documento, código anterior

PR-GC-VT-005


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



7 04/Nov/20 Estructura del

documento

Con base en la revisión a los documentos del Sistema

Integrado de Gestión, se ajusta la estructura del

procedimiento, retirando los siguientes numerales:

En Condiciones generales, la Planeación del procedimiento.

Referencia normativa. Documentos y registros referenciados Software y hardware Resumen de actividades

Con relación al Diagrama de flujo bajo la metodología

SIPOC, es reemplazado por el Diagrama de flujo donde

se incluye la imagen dentro del mismo documento con

las actividades relacionadas en numeral 5 – Contenido.

El Control y seguimiento del procedimiento es reemplazado por los puntos de control que deben incluirse dentro del numeral 5 – Contenido.

7 04/Nov/20 Definiciones y abreviaturas

De acuerdo con la actualización al procedimiento del

Sistema Integrado de Gestión, se agregan las

siguientes abreviaturas y definiciones la estructura:

Abreviaturas Nuevas: PCM, Seven, SMMLV

Definiciones Nuevas: Acta de Inicio, Certificado BASC,

Contratos Estatales, Cotizador, Pagaré.

De acuerdo con la actualización al procedimiento del

Sistema Integrado de Gestión, se retiran las siguientes

abreviaturas y definiciones la estructura:

Abreviaturas Retiradas: ECO, SIG, SCC

Definiciones Retiradas: Deflector

Asi mismo se modifica los conceptos de Acta de

liquidación, Pipeline, Renovación, Venta Nueva y Venta

Consultiva.

7 04/Nov/20 Condiciones generales

4.1 POLITICAS Se elimina registro de proceso de ventas en WorkFlow, los negocios se registran dentro del informe Pipeline con cada avance. Se incluye cambio en el proceso de Cotizadores, se suprimen formato de descuentos los cuales se encuentran dentro del formato Cotizador. Se incluyen políticas generales al procedimiento, estableciendo responsabilidades, delimitación de


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



zonas, criterios a tener en cuenta respecrto al Comité Comercial, tiempos establecidos para la revisión y/o V° B° de las minutas / contratos, de acuerdo con ajustes y nuevos lineamientos dentro del proceso de ventas. Se realizan cambios en los siguientes numerales: En 4.2 Prospección, se ajustan las condiciones y la clasificación de las nuevas ventas. Se actualizan los responsables de las consultas y se actualizan las actividades del 4.1. Evaluación en listas restrictivas y criterios de seguridad sector privado. En 4.4 Visita comercial, se actualizan responsables, formatos y tiempos establecidos. Se incluye dentro del 4.5 Seguimiento de gestión comercial – clientes prospecto, el registro dentro del pipeline del avance del negocio según la etapa definida; así mismo se actualizan responsables, formatos e indicadores. En 4.6 Analisis y diseño de propuestas, se divide la información por tipo de propuesta requerida: Propuestas Comerciales de servicios incluidos en el portafolio; 4.6.2 Propuestas Comerciales de servicios no relacionados en el portafolio y Licitaciones. Se actualizan los criterios a tener en cuenta en 4.7 Aprobación de créditos sector privado, así como los responsables. Se actualizan los montos mínimos establecidos y los criterios para aprobación de contratos, en 4.8 Valor del contrato. Se actualiza la documentación interna y externa requerida por tipo de contrato en 4.9 Documentación requerida y contractual. En 4.11 Modificaciones a los contratos, 4.12 Aplicación de descuentos, 4.14. Implementación del servicio y 4.17 Control de ventas (ahora 4.16), se actualizan los criterios y responsables a tener en cuenta para dichas actividades. En 4.13. aprobación y formalización del contrato, se actualiza tabla tiempos de contratación personal y se actualizan las actividades, los responsables y documentos requeridos.


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



Se elimina el numeral 4.15 Facturación y cartera, debido a que se encuentra en actualización manual de facturación. Se actualizan las actividades y responsables de 4.16 Seguimiento al contrato, donde se indica que el seguimiento será efectuado por la Gerencia de Proyectos. En 4.18 cierre del servicio, se realizan los siguientes cambios: El informe de seguimiento a los contratos

comerciales pasa al área de Proyectos. Se agrega tiempo para entrega de estados de

cuenta por parte área de cartera. 4.13 aprobación y formalización del contrato Se actualiza información en tiempos de contratación personal.

7 04/Nov/20

Descripción del

contenido

De acuerdo con las modificaciones efectuadas en codiciones generales, se actualizan todas las actividades a realizar dentro del procedimiento, incluyendo la descripción, responsables y registros respectivos. Se separan las actividades de acuerdo con el tipo de servicios requerido, de la siguiente manera: La actividad No. 6 de licitaciones, pasa a la No. 15 Realizar análisis de prepliegos para licitaciones, la cual se desarrolla hasta la actividad No. 29. Se genera los servicios PCM, las cuales se registran en las actividades de la No. 7 a la 11. Para servicios de proyectos especiales o Solución de información, en las actividades No. 12 y 13. Se incluye en la actividad No. 30 el Comité Comercial para para revisión y aprobación de las propuestas.

8 31-May/21 Formato Nuevos Negocios

Se elimina el formato de nuevos negocios

Observaciones:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Ana Rubiano

Cargo: Ejecutiva Mercado Corporativo

Fecha: May/21

Nombre: Paola Arellana

Cargo: Profesional de Planeacion - Lider SIG

Fecha: May/21

Nombre: Carlos Ignacio De la Rosa Manotas

Cargo: Vicepresidente Comercial

Fecha: May/21


PRIVADO

CODIGO: PR-GC-013

VERSIÓN: 9



Nombre: Maria Fernanda Velasquez

Cargo: Asesora Vicepresidencia Comercial

Fecha: May/21

CODIGO: PR-GC-013 GESTION VENTAS GOBIERNO Y VERSIÓN: 9 ...

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