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PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO GTH-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y

COMPETENCIAS LABORALES PÁGINA: 1 de 9

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Mantener actualizado las funciones esenciales de los cargos de planta, con el fin de facilitar el cumplimiento de los objetivos institucionales de acuerdo a la normatividad vigente.

2. ALCANCE

Inicia desde la identificación de la necesidad de actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales y finaliza con la expedición de la resolución que soporta esta actualización.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional Especializado en Gestión de Talento Humano

4. DEFINICIONES

ACTITUDES: Es la disposición de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concreta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo, optimismo, persistencia, flexibilidad y búsqueda de la excelencia, entre otras. ACTO ADMINISTRATIVO: Es el medio a través del cual la Administración Pública cumple su objetivo de satisfacer los intereses colectivos o interés público. Es la formalización de la voluntad administrativa y debe ser dictado de conformidad con el principio de legalidad. COMPETENCIAS COMUNES Y COMPORTAMENTALES: Hacen referencia al conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad, cuyos criterios para describirlas están definidos en los artículos 6, 7 y 8 del decreto 2539, las cuales se aplican de la siguiente forma:

Competencias comunes a los Servidores Públicos a quienes se les aplica los decretos leyes 770 y 785 de 2005.

Competencias comportamentales mínimas por nivel jerárquico. COMPETENCIAS FUNCIONALES: Detallan aquello que debe están en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán a partir del contenido del empleo. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO: Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad.

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ESPECIFICO DE

FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

CÓDIGO GTH-PR-001 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

COMPETENCIAS LABORALES: Se refiere a un nuevo concepto en la administración pública, que se define como la “capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES: Los conocimientos básicos o esenciales comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos, y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES O CRITERIOS DE DESEMPEÑO: En el conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos de “resultados observables” como consecuencia de la realización del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idóneo. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO: Conjunto de datos que describen la denominación, dependencia, código, grado, nivel, número de cargo y cargo del jefe inmediato. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES: Es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de la entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO: La identificación de la misión critica que explica la necesidad de existencia del empleo o razón de ser dentro de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece. VALORES: Corresponden a los principios de conducta, entre ellos se cuentan la ética, responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesión a normas y políticas y orientación al servicio, entre otros. APTITUDES Y HABILIDADES: Característica biológica o aprendida que permite a una persona hacer algo mental o físico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo un determinado tipo de actividad. Fuente: Decreto 2539 de 2005

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia: Art. 122: No Habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en la ley y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos en el presupuesto correspondiente.




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5. NORMAS LEGALES

Ley 909 de 2004: “Por el cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 2539 de 2005: “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos –Ley 770 y 785 de 2005”.

Decreto 770 de 2005: “Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los empleos públicos correspondientes a los niveles jerárquicos pertenecientes a los organismos y entidades del Orden Nacional”.

Decreto 785 de 2005: “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleo de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la ley 909 de 2004”.

Decreto 2772 de 2005: “Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 2489 de 2006: “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleo públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del Orden Nacional”.

6. CONDICIONES GENERALES

No podrá existir un cargo dentro de la planta de personal de la entidad que no cuente con sus funciones respectivas, dentro del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.

Para el desempeño de un empleo que exija una profesión, se deberá exigir la matricula o tarjeta profesional, en los casos reglamentados por ley.

Para los requisitos de estudio y experiencia previstos en el manual, se aplicarán las equivalencias establecidas en el mismo manual y que están acordes en el Decreto Ley 785 de 2005.

Cada servidor debe responder por la veracidad en la documentación que entrega para verificación por parte del CNMH del cumplimiento de los requisitos mínimos para ocupar el empleo.

El proceso de Talento Humano previo al nombramiento del funcionario deberá realizar la revisión del cumplimiento de los requisitos mínimos, establecidos en el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para elaborar el acto administrativo de nombramiento.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1

Identificar la necesidad de actualización del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales

Identifica la necesidad de actualización del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, justificando la necesidad de servicio o la reubicación del cargo. Una vez identificada la necesidad de actualización, el profesional especializado de Gestión del Talento Humano solicita a la dependencia, la información necesaria para la elaboración de la respectiva justificación.

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano

Comunicación interna justificando la actualización del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales. GDC-FT-008 Comunicación oficial por correo electrónico justificando la actualización del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.

2 Identificar el empleo y el propósito principal

Identifica el empleo definiendo denominación, código, grado, nivel jerárquico, dependencia a la que pertenece, número de cargos de la entidad, jefe inmediato, según se encuentra previsto en el acto administrativo. La denominación corresponde al nombre del cargo, el código del empleo: primer digito establece el nivel jerárquico al cual pertenece el empleo, el grado corresponden los dos dígitos siguientes que pertenecen a la remuneración o asignación salarial determinada en la escala fijada, el número de cargos corresponde a la cantidad de cargos con la misma


No Aplica




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


denominación y funciones que exista en la planta, el cargo del jefe inmediato (nombre del cargo a quien corresponde ejercer la supervisión directa del empleo). El propósito principal corresponde a la razón de ser del empleo, lo cual se define con la información enviada por las dependencias y de conformidad con la Guía para establecer o ajustar el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.

3 Definir funciones y competencias laborales

Establece las funciones correspondientes con base en el propósito principal del empleo de conformidad con la Guía del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales y establece las competencias laborales de conformidad con la normatividad vigente y el propósito principal del empleo, conjuntamente con los Directores de cada dependencia.

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano Director(a) de la Dependencia

No Aplica

4

Definir evidencias del desempeño, conocimientos básicos, requisitos del empleo y equivalencias del cargo

Establece la evidencia (Producto, desempeño o conocimiento), conocimientos básicos necesarios para el cumplimiento de las funciones propias del empleo, los requisitos mínimos para ocupar el cargo (estudios y experiencia) y las equivalencias del cargo de conformidad con la normatividad vigente en los casos que se requiera, conjuntamente con los Directores de cada dependencia.

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano Director(a) de la Dependencia

No Aplica

5 Consolidar los ajustes al Manual Especifico de Funciones y

Realiza la consolidación de los ajustes del cargo y se envía a las dependencias para la respectiva validación.


No Aplica




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Competencias Laborales

6

Validar las actualizaciones al Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales

Revisa y emite concepto favorable o desfavorable a la actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. ¿La validación de actualización del manual es favorable? SI: Continuar con actividad 8 NO: Continuar con actividad 7

Director(a) de la Dependencia

Comunicación interna o comunicación oficial por correo electrónico remitiendo concepto favorable o desfavorable del manual. GDC-FT-008

7 Realizar ajustes a la actualización del Manual

Realiza los ajustes requeridos, de acuerdo con las observaciones presentadas por el Director.


No Aplica

8 Elaborar Resolución Elabora la resolución mediante la cual se actualiza el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.


Resolución de actualización del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales. GJU-FT-007

9

Revisar y dar VoBo a la actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales

Revisa y da VoBo a la resolución por la cual se actualiza el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.

Director(a) Administrativa y Financiera

No Aplica




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


10

Firmar Resolución de

actualización del Manual

Especifico de Funciones

y Competencias

Laborales

Firma la resolución por la cual se actualiza el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales y se entrega al responsable para la numeración respectiva en el proceso de gestión documental.

Director(a) General

Resolución de actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales Firmada. GJU-FT-007




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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma




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9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

6

Validar las actualizaciones al Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales

Revisa cada uno de los componentes para la actualización del manual:

Identificación

Propósito principal

Descripción de las funciones esenciales

Competencias o criterios de desempeño

Conocimientos básicos esenciales

Evidencias del desempeño

Requisitos y equivalencias.

Cada vez que se genera una necesidad de actualización

Director(a) de la dependencia

No Aplica

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Guía para establecer o ajustar el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales DAFP. EXT.

11. ANEXOS

No Aplica

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración del documento primera versión DD/MM/AAAA 001

PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO: GTH-PR-002

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE TALENTO HUMANO PÁGINA: 1 de 13


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Proveer la totalidad de los empleos de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción, con personal que cuente con los requisitos mínimos y las competencias requeridas para el ejercicio de las funciones propias de los empleos.

2. ALCANCE

Inicia desde la necesidad de cubrir los cargos vacantes (Carrera Administrativa y Libre Nombramiento y Remoción-LNR) mediante nombramientos en periodos de prueba, nombramientos provisionales y/o nombramientos ordinarios y finaliza con la posesión al cargo y la afiliación al Sistema General de Seguridad Social.



4. DEFINICIONES

CNSC: Comisión Nacional de Servicio Civil: Organismo encargado de vigilar y administrar la carrera administrativa del país. CARRERA ADMINISTRATIVA: Es un sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer; estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público. CONTRIBUCCIONES INDIVIDUALES: Se refiere al conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos de resultados observables como consecuencia de la realización del trabajo. CONVOCATORIA: La convocatoria, que deberá ser suscrita por la Comisión Nacional del Servicio Civil, el jefe de la entidad u organismo, es norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración, como a las entidades contratadas para la realización del concurso y a los participantes. EMPLEADOS PÚBLICOS: Persona natural que ejerce las funciones correspondientes a un empleo público, su vínculo se realiza a través de un acto administrativo unilateral de nombramiento. SIGEP: Sistema de Información y Gestión del empleo Público EMPLEO PÚBLICO: Es la relación laboral en la que el Estado es el empleador. Es el núcleo básico de la estructura de la función pública. ENCARGO: Figura administrativa por la cual se designa temporalmente a una persona ya vinculada en propiedad (carrera administrativa), para asumir otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

PROCEDIMIENTO VINCULACIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO GTH-PR-002 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

LIBRE CONCURRENCIA E IGUALDAD EN EL INGRESO: Todos los ciudadanos que acrediten los requisitos determinados en las convocatorias podrán participar en los concursos sin discriminación de ninguna índole. MERITO: Principio según el cual el ingreso a los cargos de carrera administrativa, el ascenso y la permanencia en los mismos estarán determinados por la demostración permanente de las calidades académicas, la experiencia y las competencias requeridas para el desempeño de los empleos. NOMBRAMIENTO: Elección o designación de una persona para desempeñar un cargo o una función. NOMBRAMIENTO PROVISIONAL: Es el nombramiento que se hace en un empleo de carrera administrativa con personal no seleccionado a través de concurso de selección. NOMBRAMIENTO ORDINARIO: Es la manera que se utiliza para proveer un empleo de libre nombramiento y remoción. NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA: Es cuando se trata de proveer un empleo de carrera, habiendo cumplido los requisitos de selección mediante sistema de mérito. OPEC: Oferta Pública de Empleos de Carrera. PRUEBAS: Instrumentos de selección tienen como finalidad apreciar la capacidad, idoneidad y adecuación de los aspirantes a los diferentes empleos que se convoquen, así como establecer una clasificación de los candidatos respecto a las calidades requeridas para desempeñar con efectividad las funciones de un empleo o cuadro funcional de empleos. RECLUTAMIENTO: Atraer e inscribir el mayor número de aspirantes que reúnan los requisitos para el desempeño de los empleos objeto del concurso. VACANTE DEFINITIVA: Un empleo se encuentra en vacancia definitiva cuando se produce una de las causales del retiro del servicio previstas en la Ley 909 de 2004 y Decretos 775 y 2929 de 2005. VACANTE TEMPORAL: Se produce cuando el titular del cargo se encuentra en una de las siguientes situación administrativa: licencia, Permiso, Comisión, Ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, en vacaciones y suspendido en el ejercicio de sus funciones. Fuente: Ley 909 de 2004.

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia, Art. 122: “(…) y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente”.

Constitución Política de Colombia, Art. 40, numeral 7: “(…) Acceder al desempeño de funciones y cargos públicos (…)”.

Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios: Determina que los empleos vacantes de carrera administrativa de la administración pública deben


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5. NORMAS LEGALES

proveerse mediante concursos abiertos con igualdad de oportunidades a cualquier aspirante que quiera acceder al sector público.

Decreto 1950 de 1973: “Por el cual se reglamentan los decretos-leyes 2400 y 3074de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil”.

Decreto 4968 de 2007, Art. 1: “Por el cual se modifica el parágrafo transitorio del artículo 8 del Decreto 1227 de 2005,, modificado por los artículos 1 de los Decretos 3820 y 1037 de 2007, el cual quedará así: “Parágrafo transitorio. La comisión nacional del Servicio Civil podrá autorizar encargos o nombramientos provisionales, sin previa convocatoria a concurso, cuando por razones de reestructuración, fusión, transformación, o liquidación de la entidad o por razones de estricta necesidad del servicio lo justifique el jefe de la entidad”.


1. Para la selección de los servidores públicos se deberá efectuar una revisión previa para establecer el cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del cargo.

2. El CNMH tiene como propósito que el procedimiento de vinculación de personal cumpla con los lineamientos básicos de la política estatal de Gestión del Talento Humano, para garantizar que éste cuente con servidores íntegros, competentes, comprometidos y contribuyan al logro de los objetivos y planes de la entidad.

3. Todos los cargos de carrera administrativa deben ser provistos bajo los lineamientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 4. Todos los empleos de libre nombramiento y remoción deben ser sometidos al proceso de Meritocracia de conformidad con la normatividad vigente. 5. La Entidad debe garantizar que todos los elegibles se notifiquen del nombramiento del cual fueron sujetos, de acuerdo con el artículo 45, 46 del Código

Contencioso Administrativo de 1984 6. Los Actos Administrativos producto de la vinculación o revocatoria de nombramientos son publicados en el diario oficial. 7. El nombramiento provisional procederá de manera excepcional siempre que no haya empleados de carrera que cumplan con los requisitos y el perfil para

ser encargados y no haya lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada. 8. La Entidad debe tramitar los recursos necesarios para garantizar el inicio del proceso de convocatoria por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Analizar la situación de vacancia de cargos de planta

NOMBRAMIENTOS EN CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA Revisa la ubicación o la distribución de los cargos vacantes por dependencia y el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para establecer el perfil.

Profesional Especializado en Gestión Talento Humano

Plan anual de empleos vacantes. EXT

2 Elaborar la Oferta Pública de Empleos de Carrera - OPEC

Diligencia el formato definido por la Comisión Nacional del Servicio Civil OPEC, con la información de los cargos a proveer y sus perfiles (identificación, propósito principal, funciones, competencias y requisitos mínimos)

Profesional Especializado en Gestión en Talento Humano

Oferta Pública de Empleos de Carrera - OPEC. EXT

3 Definir ejes temáticos y entrega oficial a la CNSC

Define con el apoyo de las direcciones, los ejes y los contenidos temáticos sobre los cuales versarán las pruebas generales y funcionales que se aplicarán para proveer cargos de carrera administrativa. Así como, la cantidad de preguntas, el peso porcentual de la prueba dentro del concurso, la clase de prueba y la cantidad de pruebas. Una vez consolidado los ejes temáticos y la OPEC, se hace la entrega mediante comunicación oficial enviada a la Comisión Nacional del Servicio Civil para el trámite correspondiente.

Profesional Especializado en Gestión en Talento Humano Directores Técnicos

Documento ejes temáticos. EXT Comunicación oficial enviada entregando ejes temáticos y OPEC. GDC-FT-007


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


4 Proveer empleos de carrera administrativa

Identifica el mecanismo (periodo de prueba o nombramiento provisional) a utilizar para el nombramiento de cargos de carrera administrativa. ¿Se cuenta con lista de elegibles? SI: Continuar con actividad 5 NO: Continuar con actividad 14


No Aplica

5 Recibir lista de elegibles por parte de la CNSC

Recibe la lista de elegibles por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil y procede a realizar los nombramientos en periodo de prueba a que haya lugar, en estricto orden de mérito y dentro del tiempo definido por Ley.


No Aplica

6 Revisar cumplimiento de requisitos mínimos para el cargo

Revisa los soportes para verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos exigidos para el cargo, de conformidad con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.


Análisis de Hoja de vida. GTH-FT-001 Lista de Chequeo para Nombramiento. GTH-FT-021

7 Elaborar la Resolución de nombramiento

Proyecta la resolución de acuerdo con el tipo de nombramiento: 1. En periodo de prueba (lista de elegibles) 2. En provisionalidad (candidatos seleccionados) 3. Nombramiento ordinario (cargos de LNR)


Resolución de nombramiento. GJU-FT-007


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


8 Comunicar el nombramiento

Elabora la comunicación interna informando sobre el nombramiento, indicando el tiempo que tiene para aceptar dicho nombramiento y la documentación que se debe adjuntar para la elaboración del acta de posesión: -Hoja de vida -Declaración juramentada de bienes y renta -Certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales -Declaración extra-proceso de no tener procesos de alimentos pendientes -Certificación Bancaria -Certificaciones de estudio y experiencia -Fotocopia de la cédula de ciudadanía -Fotocopia de la tarjeta profesional en los casos reglamentados por la ley -Y demás formatos establecidos ¿El candidato acepta nombramiento? SI: Continuar con actividad 9 NO: Continuar con actividad 11


Comunicación interna informando el nombramiento. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico informando el nombramiento.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


9 Elaborar el Acta de Posesión del empleo

Elabora el acta de posesión una vez verificado los documentos entregados por el candidato a ocupar el cargo. Ingresa los datos básicos del candidato a ocupar el cargo en el SIGEP, para dar de alta y permitir que la persona actualice su hoja de vida en el sistema antes de tomar posesión.


Acta de Posesión. GTH-FT-002

10 Citar a posesión

Cita al candidato a ocupar el cargo a la posesión indicándole día, hora y lugar en la cual se realizará la misma. ¿Candidato a ocupar el cargo se presenta a la posesión? SI: Continuar con actividad 12 NO: Continuar con actividad 11


No Aplica

11 Revocar la resolución de nombramiento

Elabora la resolución de revocatoria de nombramiento por: No aceptación del nombramiento o

No tomar posesión del empleo dentro del tiempo establecido para este fin.

Comunica la revocatoria al interesado, se procede a nombrar al elegible que esté en estricto orden de mérito en la lista


Resolución de revocatoria de nombramiento. GJU-FT-007 Comunicación interna informando la revocatoria de nombramiento.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


(cuando se trate del uso de listas de elegibles para la provisión definitiva de cargos de carrera). Se continúa con la actividad 6.

GDC-FT-008. ó Comunicación oficial por correo electrónico informando la revocatoria de nombramiento.

12 Tomar posesión

Toma posesión del empleo para el cual se postuló, mediante juramento y firma ante el Director General de la entidad o quien este delegue para tal fin.

Profesional Especializado en Gestión en Talento Humano Director General Funcionario

Acta de posesión firmada. GTH-FT-002

13 Afiliar al funcionario al Sistema General de Seguridad Social

Diligencia los formatos definidos para afiliación a salud, pensión, Fondo Nacional de Ahorro y Caja de Compensación Familiar. Diligencia la afiliación a la ARL, en la página web de la respectiva entidad. Enviar al funcionario a realizarse el examen médico de ingreso en la entidad de salud designada.


Copia de las planillas de afiliaciones en salud, pensión fondo nacional de ahorro y caja de compensación familiar y ARL. EXT

14 Establecer la necesidad de provisión de cargo

NOMBRAMIENTOS EN PROVISIONALIDAD Identifica dentro del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales el cargo que se va a proveer.


No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


15 Solicitar autorización para nombramiento provisional

Elabora comunicación interna solicitando autorización para proveer el empleo mediante nombramiento provisional a la CNSC, de acuerdo con los lineamientos definidos por esta entidad, se envía para firma del Director General la comunicación junto con las certificaciones.


Comunicación interna solicitando autorización para proveer el empleo GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico solicitando autorización para proveer el empleo. Certificado de inexistencia de personal en Carrera Administrativa. GTH-FT-003 Certificado de vacancia. GTH-FT-004

16 Reclutar hojas de vida Recluta hojas de vida por diferentes medios, los cuales pueden ser: correo electrónico institucional y/o referenciado.


Hojas de vida. EXT

17 Analizar hojas de vida recibidas

Analiza las hojas de vida recibidas para establecer el cumplimiento de los requisitos mínimos y el perfil del cargo a

Profesional Especializado en Gestión en Talento

Análisis de Hoja de vida. GTH-FT-001


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


proveer. Humano

18 Aplicar pruebas a candidatos preseleccionados

Aplica pruebas definidas dependiendo del cargo a proveer (entrevista, pruebas de ejecución, conocimiento, habilidades, comportamental)


Comunicación interna remitiendo el informe de aplicación de la prueba. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo el informe de aplicación de la prueba.

19 Seleccionar el candidato

Selecciona al candidato, para el cargo de acuerdo con los resultados de las pruebas aplicadas. Una vez seleccionado el candidato se realizan las actividades de la 7 a la 13 del presente procedimiento.


No Aplica

20 Proveer cargos de libre nombramiento y remoción

CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN Envía la hoja de vida con los soportes respectivos (experiencia, estudios) al Departamento Administrativo de la Función Pública mediante comunicación oficial enviada firmada por el Director General, para evaluación del candidato.


Comunicación oficial enviada con soportes. GDC-FT-007


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


21

Recibir resultado del proceso de Meritocracia y enviar hoja de vida para publicación a Presidencia

Recibe resultado del proceso de Meritocracia, se elabora la comunicación oficial enviada con la que se remitirá a la Presidencia de la República, la hoja de vida y los soportes en CD, del candidato, junto con el informe de los resultados enviados por el DAFP, para publicación en el link de aspirantes de la página web de esa entidad.


CD (documentos escaneados hoja de vida y soportes)

22 Publicar hoja de vida en la página web del CNMH

Envía mediante comunicación interna o correo electrónica, al proceso de comunicaciones, la hoja de vida para que se publique en la página web del Centro.


Comunicación interna remitiendo la hoja de vida. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo la hoja de vida.

23 Verificar la publicación en la página web de la Presidencia

Verifica que en la página web de la Presidencia dure publicada la hoja de vida del aspirante, mínimo durante tres días. Una vez verificada la publicación de la hoja de vida con el reporte de la página, se continuará con las actividades de la 7 a la 13 del presente procedimiento.


Reporte. EXT


PÁGINA 12 de 13

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 13 de 13



6 Revisar cumplimiento de requisitos mínimos para el cargo

Verifica que el candidato cumpla con los requisitos mínimos establecidos en el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales

Cada vez que exista la necesidad de provisión de empleo


Análisis de Hoja

de vida.

GTH-FT-001


Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales

Oferta Pública de Empleos de Carrera - OPEC

11. ANEXOS

No Aplica






VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DEL

TALENTO HUMANO PÁGINA: 1 de 16


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar que toda situación administrativa en la que esté incurso un Servidor Público de la Entidad, esté soportada con una resolución y gestionado de acuerdo con los lineamientos establecidos.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con el análisis de las necesidades y/o recepción de solicitudes de trámites relacionadas con las situaciones administrativas en las que se encuentran los funcionarios del CNMH y finaliza con la expedición de la resolución y la inclusión de la novedad en la nómina del respectivo mes.



4. DEFINICIONES

ACTO ADMINISTRATIVO: Manifestación de la voluntad de un órgano de la administración pública, con fundamento en la normatividad, o bien de carácter discrecional pero fundado en atribuciones, susceptible de crear, con eficacia particular o general, obligaciones, facultades, o situaciones jurídicas de naturaleza administrativa. ENCARGO: Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo. LICENCIA REMUNERADA: Permite al funcionario se ausente de supuesto de trabajo conservando su salario y sin necesidad de compensar el tiempo de licencia. LICENCIA ORDINARIO NO REMUNERADA: Los empleados tienen derecho a licencia ordinaria a solicitud propia y sin sueldo, hasta por sesenta (60) días al año, continuos o discontinuos. LICENCIA POR ENFERMEDAD: Es un permiso por enfermedad con goce de sueldo. LICENCIA POR LUTO: Un trabajador al que se le muere un familiar tiene derecho a que se le conceda una licencia remunerada por luto, que consta de cinco días hábiles. LICENCIA POR PATERNIDAD: Es el derecho a reclamar una licencia remunerada por el nacimiento de un hijo.

http://www.gerencie.com/licencia-remunerada-por-luto.html

http://www.gerencie.com/de-cuantos-dias-es-la-licencia-por-luto.html

http://www.gerencie.com/de-cuantos-dias-es-la-licencia-por-luto.html

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

DEL TALENTO HUMANO


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4. DEFINICIONES

PERMISO: Es el tiempo que se le concede a un funcionario para ausentarse de su trabajo, sin dejar de percibir su remuneración, siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos por las leyes para cada caso. SITUACIÓN ADMINISTRATIVA: Situación en la que se encuentra en un momento determinado un funcionario público respecto al servicio, por hechos legalmente previstos y que produce efectos salariales, prestacionales y administrativos. VACACIONES: Es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un determinado tiempo.

5. NORMAS LEGALES

Ley 1635 de 2013: “Por medio de la cual se establece la licencia por luto para los servidores públicos”.

Ley 909 de 2004: “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.

Ley 797 de 2003: “Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales”.

Ley 755 de 2002: Que en su artículo 1 contemplo que: (…) El esposo o compañero permanente tendrá derecho a cuatro (4) días de licencia remunerada de paternidad, en el caso que sólo el padre esté cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud. En el evento en que ambos padres estén cotizando al Sistema General de Seguridad Social en Salud, se concederán al padre ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. (…).

Ley 4ª de 1992: “Por la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del Régimen Salarial y Prestacional de los Empleados Públicos, de los miembros del Congreso Nacional y de la Fuerza Pública y para la fijación de las Prestaciones Sociales de los Trabajadores Oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 150, Numeral 19, Literales e) y f) de la Constitución Política”, Artículo 19.

Decreto 1950 de 1973: “Por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil”.

Decreto 1227 de 2005: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.”, con sus modificaciones.

http://www.gerencie.com/seguridad-social.html

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14861#0


DEL TALENTO HUMANO


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1. Todos los servidores públicos del CNMH deben tener un soporte de resolución dependiendo de la situación administrativa en la que se encuentran. 2. Todas las resoluciones, deben estar numerados y reposar en la historia laboral del funcionario. 3. Los Servidores Públicos pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas:

En encargo

Licencia ordinario no remunerada

Licencia por luto

Licencia por paternidad

En licencia por enfermedad o por maternidad

En permiso

En vacaciones

En retiro por reconocimiento de pensión

Por reubicación 4. El proceso de dar a conocer la novedad, no debe superar los 15 días, salvo cuando se trate de un retiro del servicio.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Analizar el tipo de situación administrativa a tramitar

Analiza el tipo de trámite que se requiere adelantar dependiendo de las características de cada situación administrativa: 1. Si es un Encargo continúe en la actividad 2 2. Si son Vacaciones continúe en la actividad 9 3. Sin son Licencias (ordinaria no remunerada, luto) continúe

en la actividad 13 4. Si son Licencia por maternidad y/o paternidad continúe en

la actividad 18 5. Si son Permisos remunerados por justa causa continúe en

la actividad 23 6. Si es en retiro por reconocimiento de pensión continúe en

la actividad 26 7. Si es por reubicación Continúe en la actividad 30.


No Aplica

2 Verificar la necesidad del Encargo

ENCARGO Analiza la necesidad de efectuar un encargo a un funcionario. .

Director General Directores Técnicos y/o Asesores

No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


3 Solicitar trámite de Encargo

Solicita se inicie el trámite para realizar el Encargo a la Dirección Administrativa y Financiera.

Director General, Directores Técnicos y/o Asesores del CNMH

Comunicación interna Solicitando el Trámite para legalizar el Encargo. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico Solicitando el Trámite para legalizar el Encargo.

4 Revisar requisitos del Encargo

Revisa requisitos, teniendo el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales. ¿Funcionario cumple requisitos para ser encargado? SI: Continuar con actividad 5 NO: Continuar con actividad 1


Análisis de hoja de vida. GTH-FT-001

5 Proyectar la resolución de Encargo

Proyecto la resolución mediante la cual se encarga al funcionario. Con visto bueno de la Directora Administrativa y Financiera se envía para firma del Director General.

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano Director(a) Administrativa y Financiera

Proyecto de resolución de Encargo. GJU-FT-007


DEL TALENTO HUMANO


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


6 Firmar la resolución de Encargo

Firma la resolución de Encargo y la devuelve al Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano para seguir su trámite.

Director General Resolución de Encargo firmada. GJU-FT-007

7 Recibir la resolución de Encargo

Recibe y entrega la resolución al Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera para ser numerada.


No Aplica

8 Comunicar, archivar y registrar la novedad

Comunica el encargo al interesado, envía copia del Acto Administrativo para la Historia Laboral e incluye la novedad en el cuadro de novedades de nómina del mes respectivo.


Comunicación interna informando el Encargo al interesado. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico informando el Encargo al interesado. Cuadro de novedades de nómina. GTH-FT-005

9 Proyectar resolución donde se concede vacaciones y entregar

VACACIONES Proyecta la resolución con el cual se conceden las vacaciones teniendo en cuenta que la novedad esté liquidado en la


Proyecto de resolución de Vacaciones. GJU-FT-007


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


para firma del Director(a) Administrativa y Financiera

nómina del mes respectivo. La resolución debe estar con fecha anterior al pago de la nómina del mes respectivo. Entrega resolución a la Director(a) Administrativa y Financiera para la firma.

Resolución de Vacaciones firmada. GJU-FT-007

10 Numerar la resolución de Vacaciones



No Aplica

11 Comunicar, archivar la novedad

Comunica el encargo al interesado, envía copia de la resolución para la historia laboral.


Comunicación interna informando el Encargo al interesado. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico informando el Encargo al interesado. Cuadro de novedades de nómina. GTH-FT-005


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


12 Radicar solicitud de Licencia (Ordinaria No Remunerada, Luto)

LICENCIAS (ORDINARIA NO REMUNERADA, LUTO) Radica solicitud de la Licencia Ordinaria No Remunerada o Licencia por luto al Director General y/o Director(a) Administrativa y Financiera.

Funcionario solicitante

Comunicación interna remitiendo la solicitud de Licencia. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo la solicitud de Licencia.

13 Remitir la solicitud firmada

Remite la solicitud de la Licencia Ordinaria No Remunerada o Licencia por Luto con visto bueno del Director General y/o Director(a) Administrativa y Financiera, al Profesional de Gestión del Talento Humano.

Director General Director(a) Administrativa y Financiera

Comunicación interna remitiendo la solicitud de Licencia firmada. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo la solicitud de Licencia firmada.

14

Proyecta la Resolución de Licencia y entrega para firma del Director(a) Administrativa y Financiera

Proyecta la Resolución de Licencia Ordinaria No Remunerada o Licencia por Luto, para firma del Director General y/o Director(a) Administrativa y Financiera.


Resolución de Licencia Firmada. GJU-FT-007


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


15 Numerar la resolución de Licencia



No Aplica


Comunica la Licencia al interesado, envía copia de la resolución para la historia laboral e incluye la novedad en el cuadro de novedades de nómina del mes respectivo.


Comunicación interna informando la Licencia al interesado. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico informando la Licencia al interesado. Cuadro de novedades de nómina. GTH-FT-005

17

Radicar solicitud de Licencia por maternidad y/o paternidad

LICENCIA POR MATERNIDAD Y/O PATERNIDAD Radica la solicitud de Licencia por Maternidad y/o Paternidad ante el Director General y/o Director(a) Administrativa y Financiera adjuntando la incapacidad Médica de la EPS respectiva.

Funcionario solicitante

Comunicación interna remitiendo la solicitud de Licencia por Maternidad y/o Paternidad. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico


DEL TALENTO HUMANO


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


remitiendo la solicitud de Licencia por Maternidad y/o Paternidad.

18 Remitir la solicitud firmada a Gestión de Talento Humano

Remite la solicitud de Licencia por Paternidad y/o Maternidad al Profesional de Gestión del Talento Humano.

Director General Director(a) Administrativa y Financiera

Comunicación interna remitiendo la solicitud de Licencia por maternidad y/o paternidad firmada. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo la solicitud de Licencia por maternidad y/o paternidad firmada.

19

Proyectar la Resolución de Licencia y entrega para firma del Director(a) Administrativa y Financiera

Proyecta la Resolución de Licencia por Paternidad y/o Maternidad, para firma del Director General y/o Director(a) Administrativa y Financiera.


Resolución de Licencia Firmada. GJU-FT-007

20 Recibir la resolución de Licencia y numerarla



No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE



Comunica la Licencia al interesado, envía copia de la resolución para la historia laboral e incluye la novedad en el cuadro de novedades de nómina del mes respectivo.


Comunicación interna informando la Licencia al interesado. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico informando la Licencia al interesado. Cuadro de novedades de nómina. GTH-FT-005

22 Radicar solicitud de Permiso remunerados por justa causa

PERMISOS REMUNERADOS POR JUSTA CAUSA Radica solicitud de permiso al Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera, con el visto bueno del Jefe de la Dependencia respectiva.

Funcionario solicitante Solicitud de Permiso. GTH-FT-006

23 Entregar solicitud de Permiso

Entrega la solicitud de Permiso al Profesional de Gestión del Talento Humano para el respectivo trámite.

Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera

Solicitud de Permiso. GTH-FT-006

24 Elaborar comunicación interna concediendo el permiso la

Elaborar la comunicación interna o comunicación oficial por correo electrónico informando al interesado la aprobación del Permiso Remunerado por justa causa.


Comunicación interna informando la aprobación. GDC-FT-008


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


ó Comunicación oficial por correo electrónico informando la aprobación.

25

Recibir notificación del reconocimiento por pensión del Fondo de Pensiones Respectivo

EN RETIRO POR RECONOCIMIENTO DE PENSIÓN Recibe resolución notificando el reconocimiento por pensión del respectivo funcionario, por parte del Fondo de Pensiones.


Resolución de retiro por reconocimiento de Pensión. GJU-FT-007

26 Proyectar resolución de retiro por reconocimiento de pensión

Proyecta resolución retirando del servicio al funcionario por reconocimiento de pensión efectuado por el Fondo de Pensiones Respectivo y envía para firma del Director(a) Administrativa y Financiera.


Resolución de retiro por reconocimiento de pensión. GJU-FT-007

27 Recibir la resolución de retiro por reconocimiento de pensión y numerarla



No Aplica


Comunica la resolución al interesado, envía copia de la resolución para la historia laboral e incluye la novedad en el cuadro de novedades de nómina del mes respectivo.


Comunicación interna informando el retiro de servicio. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


correo electrónico informando el retiro de servicio. Cuadro de novedades de nómina. GTH-FT-005

29

Analizar la necesidad de reubicación de un empleo de la planta global de la Entidad

POR REUBICACIÓN Analiza la necesidad de efectuar una reubicación de un cargo en la planta global de la Entidad.

Director General Directores Técnicos y/o Asesores del CNMH

No Aplica

30 Solicitar trámite de reubicación

Solicita se inicie el trámite para realizar la reubicación a la Dirección Administrativa y Financiera.

Director General, Directores Técnicos y/o Asesores del CNMH

Comunicación interna solicitando el trámite de Reubicación. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico solicitando el trámite de Reubicación.


DEL TALENTO HUMANO


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


31

Proyectar la resolución de Reubicación y entrega para firma del Director(a) Administrativa y Financiera

Proyecta la resolución mediante la cual se reubica un empleo en la planta global de la entidad y se firma por el Director(a) Administrativa y Financiera.

Director(a) Administrativa y Financiera. Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano

Proyecto de resolución por reubicación firmado. GJU-FT-007

32 Recibir la resolución de Reubicación



No Aplica


Comunica la resolución al interesado, envía copia del acto administrativo para la historia laboral e incluye la novedad en el cuadro de novedades de nómina del mes respectivo.


Comunicación interna informando la resolución por reubicación. GDC-FT-008. ó Comunicación oficial por correo electrónico informando la resolución por reubicación. GDC-FT-008. Cuadro de novedades de nómina. GTH-FT-005


DEL TALENTO HUMANO


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


DEL TALENTO HUMANO


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1

Analizar el tipo de situación administrativa a tramitar

Revisa el tipo de situación administrativa que se va a tramitar para establecer la resolución a proyectar y la novedad que afecta la nómina.

Cada vez que se presente una solicitud o necesidad de trámite


No Aplica


Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales.

11. ANEXOS

No Aplica






VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL PÁGINA: 1 de 13


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Evaluar el desempeño laboral de los Servidores Públicos de Carrera Administrativa y en periodo de prueba, para establecer las competencias (funcionales y comportamentales) que requieren desarrollar para el cumplimiento de las funciones propias del cargo que desempeña y establecer los planes de mejora individual e institucional.

2. ALCANCE

Inicia desde la definición del tipo de evaluación del desempeño laboral (periodo de prueba o anual) a realizar y finaliza con la calificación y elaboración e implementación del plan de mejoramiento del funcionario evaluado.



4. DEFINICIONES

CALIFICACIÓN: Es el resultado de la evaluación de desempeño laboral en el periodo establecido o del promedio ponderado de las evaluaciones parciales que durante el periodo haya sido necesario efectuar. COMPROMISOS LABORALES: Acuerdos sobre los productos, servicios o resultados finales esperados que debe entregar el empleado en el marco de sus funciones, los planes institucionales, plan de acción por dependencia, objeto de la dependencia y propósito principal del empleo, en el periodo a evaluar. COMPETENCIAS LABORALES: Se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Comportamiento laboral requerido en los empleados para el cumplimiento de sus funciones y la prestación de los servicios del estado. COMPETENCIAS FUNCIONALES: Precisaran y detallarán lo que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán una vez se haya terminado el contenido funcional. COMISIÓN EVALUADORA: Grupo de evaluadores responsables de realizar la evaluación del desempeño laboral de los empleados, cuando el jefe inmediato del evaluado sea un servidor con derechos de carrera o con nombramiento provisional. De esta comisión podrán hacer parte quienes siendo empleados de

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL CÓDIGO GTH-PR-004 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

carrera, se encuentran desempeñando cargos de libre nombramiento y remoción. CRITERIOS DE DESEMPEÑO: Requisitos de calidad del resultado obtenido. Condiciones o características que debe reunir el producto o servicio para satisfacer los requerimientos de cada uno de los elementos de competencia. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de un empleado en el marco del propósito principal, las funciones y responsabilidades del empleo de acuerdo con las condiciones previamente establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales y comportamentales, su aporte al logro de las metas institucionales y la generación del valor agregado a la entidad. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO EN PERIODO DE PRUEBA: Establece las competencias del servidor para desempeñarse en el empleo para el cual concursó, se realiza una vez concluido el término de seis (6) meses y se debe producir a más tardar quince (15) días después de finalizado. EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA: Abarca el periodo comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente. Se debe producir a más tardar el quince (15) de febrero de cada año a incluye dos evaluaciones parciales semestrales. EVALUACIONES PARCIALES SEMESTRALES: Son aquellas que permiten evidenciar el porcentaje de avance en que se encuentra el servidor en relación con el cumplimiento de los compromisos fijados. Las evaluaciones parciales semestrales conforman la evaluación anual u ordinaria. EVALUADOR: Jefe inmediato o comisión evaluadora responsable de realizar la evaluación del desempeño laboral. EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO: Son descriptivas de como interviene el evaluado en el proceso, cómo lo realiza y como lo ejecuta, son relativas al comportamiento del evaluado observables a través de sus actitudes y conductas. EVIDENCIAS DE PRODUCTO: Son descriptivas de la calidad y cantidad de producto o servicio entregado, de acuerdo a los criterios establecidos y las metas fijadas. Son elementos concretos que demuestran el cumplimiento de lo establecido, los resultados parciales o totales alcanzados. EVIDENCIAS DE CONOCIMIENTO: Son descriptivas de que el evaluado sabe lo que debe hacer, por qué lo debe hacer y para qué lo debe hacer. Son los conocimientos que requiere el evaluado para alcanzar los compromisos que se han establecido y que fundamentan la práctica en el ejercicio de sus actividades laborales. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN: Son los niveles de cumplimiento, las escalas de calificación y los formatos definidos para el sistema tipo. PLANES ANUALES DE GESTIÓN: Las dependencias deberán formular planes anuales de gestión como marco de referencias para la concertación de objetivos con cada servidor dentro del proceso de evaluación de desempeño.

5. NORMAS LEGALES

Ley 909 de 2004: “Por el cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Capitulo II: De los principios que orientan la permanencia en el servicio y de la evaluación del desempeño”.


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5. NORMAS LEGALES

Ley 1227 de 2005: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 1567 de 1998, art. 50 al 64”.

Decreto 2539 de 2005: “Por el cual se establecen competencias laborales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos –Ley 770 y 785 de 2005”.

Acuerdo 137 de 2010: “Por el cual se establece el sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en periodo de prueba”.

Acuerdo138 de 2010: “Por el cual se establecen los criterios técnicos y legales que fundamental el Sistema de evaluación del Desempeño Laboral de los empleados de carrera y en periodo de prueba y se determinan los elementos mínimos para el desarrollo de Sistemas de Evaluación del Desempeño Laboral propios”.

Resolución 2591 de 2010: “Por el cual se adopta el manual de inspección y vigilancia y control del Evaluación del Desempeño Laboral – EDL”.


La entidad deberá efectuar la calificación por el periodo anual comprendido entre el 1 de Febrero y el 31 de Enero del año siguiente. Deberá producirse dentro de los 15 días siguientes al vencimiento del periodo siendo la sumatoria de dos evaluaciones semestrales, realizadas la primera por el periodo comprendido entre el 1 de Febrero y el 31 de Julio y la segunda por el periodo comprendido entre el 1 de agosto y el 31 de enero del siguiente año.

En Febrero de cada año los jefes con los respectivos funcionarios de carrera administrativa de su dependencia concretan los compromisos los cuales son para el periodo anual y con base a ellos se deben realizar dos calificaciones parciales para ser ponderadas al final del periodo.

Talento Humano emitirá comunicaciones oficiales solicitando tanto la evaluación anual como las semestrales, para lo cual deberá disponer de los formatos respectivos con 15 días de anticipación a la fecha en que se debe llevar a cabo.

Las evaluaciones del desempeño laboral, una vez notificadas al funcionario debe reposar en las historias laborales de cada uno de ellos.

Los resultados de la evaluación sirven de insumo para elaborar los planes de capacitación de la entidad.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Definir tipo de evaluación de desempeño laboral

Define el tipo de evaluación de desempeño laboral a realizar. ¿Funcionario en periodo de prueba? SI: Continuar con actividad 2 NO: Continuar con actividad 10


No Aplica

2

Enviar comunicación interna al evaluador informando que se deben suscribir los compromisos correspondientes al periodo de prueba

Envía al evaluador comunicación o comunicación interna o comunicación oficial por correo electrónico informando que se deben suscribir los compromisos correspondientes al periodo de prueba, recordando la obligatoriedad del cumplimiento, las condiciones de dichos compromisos y el periodo a evaluar.


Comunicación interna solicitando la suscripción compromisos. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico solicitando la suscripción compromisos.

3

Definir los compromisos para el periodo de prueba (laborales y comportamentales)

Define los compromisos tanto laborales como comportamentales a desarrollar por parte del funcionario durante los seis meses del periodo de prueba, bajo los lineamientos del acuerdo 137 de 2010.

Jede de la dependencia y/o Comisión Evaluadora

Compromisos para el periodo de prueba. EXT

4 Comunicar oficialmente al evaluado los compromisos suscritos

Comunica oficialmente al evaluado los compromisos que fueron suscritos y que quedaron firmados por las partes.

Jefe de la dependencia y/o Comisión Evaluadora

Comunicación interna informando los compromisos suscritos.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico informando los compromisos suscritos.

5 Realizar seguimiento del periodo de prueba

Realiza seguimiento al desempeño laboral con la periodicidad que sea necesaria, de acuerdo con el cumplimiento de los compromisos inicialmente pactados.


Informe de seguimiento del periodo de prueba. EXT

6 Realizar evaluación de desempeño laboral del periodo de prueba

Verifica el cumplimiento de los compromisos pactados frente a las actividades efectivamente realizadas durante el periodo de prueba, teniendo en cuenta las evidencias del desempeño laboral. Terminada la evaluación por parte del superior jerárquico competente y/o comisión evaluadora, firman los formularios pertinentes por quienes intervienen en la misma, en constancia de participación y aceptación.


Evaluación de desempeño firmada (calificación definitiva). EXT

7 Notificar los resultados de la evaluación

Notifica mediante comunicación interna o comunicación oficial por correo electrónico al funcionario evaluado los resultados de la evaluación del periodo de prueba. ¿Funcionario evaluado está de acuerdo con el resultado final?


Comunicación interna informando los resultados de la evaluación. GDC-FT-008 ó


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


SI: Continuar con actividad 8 NO: Continuar con actividad 20

Comunicación oficial por correo electrónico informando los resultados de la evaluación.

8

Enviar la evaluación de desempeño laboral en periodo de prueba firmados a Talento Humano

Remite al profesional especializado en Talento Humano la evaluación de desempeño laboral firmados, mediante comunicación oficial.


Comunicación interna remitiendo la Evaluación de desempeño. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo la Evaluación de desempeño. Evaluación de desempeño laboral firmado. EXT

9 Realizar trámite en el registro público de Carrera Administrativa

Envía para trámite de inscripción en la carrera administrativa, a la Comisión Nacional del Servicio Civil, el formato de solicitud de inscripción con los siguientes documentos:

Calificación final del periodo de prueba

Copia del acto administrativo de nombramiento en periodo de prueba


Comunicación oficial enviada para trámite de inscripción y soportes. GDC-FT-007 Inscripción y/o


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Copia del acta de posesión del cargo

Copia de la resolución de lista de elegibles

actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa. EXT

10

Enviar comunicación oficial solicitando el diligenciamiento de la evaluación de los compromisos laborales anuales

EVALUACIÓN LABORAL ANUAL Remite comunicación interna o comunicación oficial por correo electrónico al jefe de la dependencia y/o comisión evaluadora solicitando que suscriban los compromisos (laborales y comportamentales) anuales de los servidores públicos que están a cargo.


Comunicación interna solicitando la suscripción de compromisos anuales. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico solicitando la suscripción de compromisos anuales.

11 Suscribir compromisos anuales (laborales y comportamentales)

Suscribe los compromisos laborales y comportamentales que se desarrollarán durante el periodo anual de conformidad con el propósito principal del empleo y las funciones propias del cargo.

Jefe de la dependencia y/o Comisión Evaluadora Funcionario a evaluar

Evaluación de desempeño diligenciado. EXT


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


12 Realizar seguimiento al desempeño laboral

Realiza seguimiento al desempeño laboral dentro del primer semestre del año, de acuerdo con el cumplimiento de los compromisos inicialmente pactados y se diligencia el registro de evidencias.


Informe de seguimiento al desempeño laboral. EXT Registro de evidencias. EXT

13 Realizar primera evaluación semestral

Realiza la primera evaluación semestral correspondiente al primer semestre comprendido entre el 1 de Febrero al 31 de Julio de cada año, dejando consignado el resultado en el formato de evaluación del desempeño respectivo.


Evaluación de desempeño semestral. EXT


Realiza seguimiento al desempeño laboral dentro del segundo semestre del año, de acuerdo con el cumplimiento de los compromisos inicialmente pactados y se diligencia el registro de evidencias.


Informe de seguimiento al desempeño laboral. EXT Registro de evidencias. EXT

15 Realizar segunda evaluación semestral

Realiza la evaluación del segundo semestre por el periodo comprendido entre el 1 de Agosto a 31 de Diciembre de cada año, dejando consignado el resultado en el formato de evaluación respectivo.

Jefe de la dependencia y/o comisión evaluadora Funcionario a evaluar

Evaluación de desempeño semestral. EXT

16 Realizar calificación definitiva

Efectúa la calificación definitiva sumando las dos evaluaciones parciales semestrales y firman entre las partes.


Evaluación del desempeño firmado. EXT


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


17 Notificar el resultado final de la evaluación al funcionario evaluado

Notifica el contenido final del resultado de la evaluación del desempeño al funcionario evaluado. ¿Funcionario evaluado está de acuerdo con el resultado final? SI: Continuar con actividad 18 NO: Continuar con actividad 20

Jefe de la dependencia y/o Comisión Evaluadora Funcionario evaluado

Evaluación del desempeño notificado. EXT

18 Enviar evaluación del desempeño laboral a Talento Humano

Remite al Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano la evaluación de desempeño firmada por ambas partes (jefe de la dependencia y/o comisión evaluadora y funcionario evaluado) para que reposen en la historia laboral del funcionario.


Comunicación interna remitiendo la evaluación de desempeño. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo la evaluación de desempeño. Evaluación del desempeño firmada. EXT


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


19 Archivar evaluación del desempeño en la historia laboral

Archiva la evaluación de desempeño firmada por ambas partes en la historia laboral del funcionario evaluado.

Profesional Especializado de Gestión del Talento Humano

No Aplica

20 Interponer recurso de reposición y/o apelación

Interpone los recursos de reposición y/o apelación contra la calificación definitiva mediante escrito oficial dentro de los cinco días siguientes a la notificación del resultado final, adjuntando soportes respectivos.

Funcionario Evaluado Comunicación oficial recibida (recurso). EXT

21 Responder recurso Responde el recurso de reposición y/o apelación de conformidad con los procedimientos legales establecidos para tal fin.

Jefe de la dependencia y/o Comisión Evaluadora Director General

Comunicación oficial enviada con respuesta a recurso. GDC-FT-007

22 Presentar los resultados de la evaluación

Presenta informe al Director General con los resultados del proceso de evaluación del desempeño laboral anual, correspondientes a los funcionarios de Carrera Administrativa.


Comunicación interna o comunicación oficial por correo electrónico con informe de resultados de la evaluación del desempeño laboral. GDC-FT-008

23

Analizar resultados de la evaluación de desempeño de los funcionarios evaluados

Analiza el resultado de la(s) evaluación(es) de desempeño laboral y solicita a los jefes de las dependencias y/o comisiones evaluadoras establecer e implementar planes de mejoras en los casos en que sean necesarias.

Jefe de la dependencia y/o Comisión Evaluadora Profesional Especializado en

Planes de mejoramiento


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Gestión del Talento Humano

24 Implementar planes de mejora

Implementa planes de mejoramiento en los casos en que sean necesarios y que hayan quedado plasmados en la evaluación del desempeño laboral.

Jefe de la dependencia y/o Comisión Evaluadora Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano

Planes de mejoramiento


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 13 de 13



5 Realizar seguimiento del periodo de prueba

Verifica que los jefes de las dependencias y/o comisiones evaluadoras realicen los seguimientos respectivos de los funcionarios que estén en periodo de prueba.

Cada dos meses


Acta de reunión de seguimiento del periodo de prueba


Verifica que los jefes de las dependencias y/o comisiones evaluadoras realicen los seguimientos de la evaluación anual en cada uno de los semestres.

Cada seis meses


Acta de reunión de seguimiento anual


Manual Específico de Funciones y Competencias laborales

11. ANEXOS

No Aplica




No Aplica Elaboración del documento primera versión DD/MM/2013 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACIÓN, CAPACITACIÓN (INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN) Y

BIENESTAR DEL TALENTO HUMANO PÁGINA: 1 de 12


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar que los programas de formación, capacitación y bienestar del Talento Humano se realicen en forma eficiente y oportuna, para el mejoramiento de las competencias laborales, habilidades, destrezas y bienestar de los funcionarios de la entidad.

2. ALCANCE

Inicia con la realización del diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar y finaliza con la implementación del Plan Institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar de la entidad.



4. DEFINICIONES

BIENESTAR: Proceso de construcción permanente, que busca crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo del servidor público, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, y que a su vez incremente los niveles de satisfacción, eficiencia de su trabajo y el logro institucional. CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos a la educación no formal como a la informal, de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial, mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva. COMPETENCIA: Es la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo, capacidad determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, y actitudes. EDUCACIÓN NO FORMAL (Educación para el trabajo y Desarrollo Humano): Hoy denominada Educación para el trabajo y el desarrollo humano (según ley 1064 de 2006), comprende la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona. EDUCACIÓN FORMAL: Es aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas y conducente a grados y títulos.


BIENESTAR DEL TALENTO HUMANO


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4. DEFINICIONES

ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO DE TRABAJO: Es la preparación que se imparte en el ejercicio de las funciones del empleo. FORMACIÓN: a capacitar y entrenar al personal para desempeñar satisfactoriamente el cargo asignado. HABILIDADES: Actividad tendiente la aptitud innata, talento, destreza o capacidad que ostenta una persona para llevar a cabo y por supuesto con éxito, determinada actividad, trabajo u oficio. PROGRAMA DE INDUCCIÓN: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en periodo de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho periodo. Sus objetivos con respecto al empleador son:

Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su formación ética.

Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.

Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.

Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.

Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad. PROGRAMA DE RE-INDUCCIÓN: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. Los programas de re-inducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán un proceso de actualizaciones acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Sus objetivos específicos son los siguientes:

Enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del estado y de sus funciones

Informar a los empleados sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo.

Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado por la organización y afianzar su formación ética.

Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad.

A través de procesos de actualización, poner en conocimiento de los empleados las normas y las decisiones para la prevención y supresión de la




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4. DEFINICIONES

corrupción, así como informarlos de las modificaciones, en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servicios públicos.

Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de administración de recursos humanos. PLAN DE BIENESTAR: Acciones que se adelantan para el logro de los objetivos institucionales en materia de Bienestar hacia el desarrollo integral de los servidores públicos. PLAN DE CAPACITACIÓN: Consiste en las acciones que se adelantan para el logro de los objetivos en materia de capacitación orientados hacia el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. INCENTIVOS: Estimulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economía con el fin de elevar los resultados y mejorar los rendimientos. ESTIMULOS: Es el resultado que obtiene un empleado al generar valor agregado a la Entidad.

5. NORMAS LEGALES

Constitución Política de Colombia, Art. 54: Es obligación del Estado y de los empleadores ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran.

Ley 909 de 2004: “Por medio la cual se reglamenta el Sistema de Carrera Administrativa”.

Ley 1064 de 2006: “Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación”.

Decreto 1567 de 1998: “Regula el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos, los programas de Bienestar Social y los Programas de Incentivos. Define los programas de Bienestar Social”.

Decreto 1227 de 2005: “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 909 de 2004 y el Decreto Ley 1567 de 1998, ART. 70: Las entidades públicas en coordinación con los organismos de seguridad y previsión social, podrán ofrecer a todos los empleados y sus familias los programas de protección y servicios sociales en pro de obtener el bienestar del empleado y que pueden ser gestionadas en convenio con Cajas de Compensación u otros organismos que faciliten subsidios o ayudas económicas”.

Decreto 2539 de 2005: “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos –ley 770 y 785 de 2005”.

Decreto 4665 de 2007: “Por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los servidores públicos”.




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1. La Entidad elaborará el Plan de Bienestar y el Plan de Capacitación aprobado mediante acto administrativo. 2. El diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar se realizará durante los tres primeros meses del año para ser ejecutado en el mismo

año. 3. El diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar será levantado con el apoyo de las dependencias de la entidad. 4. Los programas de inducción y re-inducción son actividades que están incluidas en el Plan Institucional de Capacitación. 5. La inducción se debe impartir a todos los funcionarios que ingresan a la entidad. 6. La re-inducción se realiza mínimo cada dos años. 7. Los Servidores Públicos están obligados a participar en las capacitaciones a las que son invitados.




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1

Realizar diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar social

Desarrolla el diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar del talento humano, teniendo en cuenta necesidades institucionales planteadas en los diferentes procesos y resultados de necesidades que se obtuvieron previamente.


Diagnóstico de necesidades de formación, capacitación y bienestar. GTH-FT-007

2 Analizar diagnóstico Analiza la información del diagnóstico, determina si existen temas transversales a la entidad y detectar la cobertura que pueda presentar en los diferentes niveles jerárquicos.


No Aplica

3 Determinar los temas y actividades que requieren financiación

Observa que temas de formación, capacitación y bienestar requieren financiación o apoyo tanto interno como externo. Elabora un cuadro consolidando de la información contemplando los siguientes aspectos: Dependencia

Tema de capacitación

Facilitador: interno o externo

¿Necesita inversión?

Valor de la inversión

Observaciones


Cuadro consolidado programas de formación, capacitación y bienestar. GTH-FT-008

4 Presentar Plan Presenta cuadro consolidado (Plan Institucional y Plan de Profesional Especializado de Plan Institucional de




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Institucional consolidado de programas al comité

Bienestar) al respectivo comité con el fin de contar con las suficientes herramientas para determinar cuáles serán los programas de formación, capacitación y bienestar y conformar de esta forma el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar - PB.

Gestión del Talento Humano

Capacitación y Plan de Bienestar.

5 Revisar y aprobar cuadro consolidado de programas

Revisa y aprueba el proyecto del Plan Institucional de Capacitación y Plan de Bienestar ¿Programas de formación, capacitación y bienestar aprobados? SI: Continuar con actividad 6 NO: Continuar con actividad 2

Comité

Acta de reunión de aprobación del Plan Institucional de Capacitación. SIP-FT-001

6 Ejecutar Plan Institucional de Capacitación y Plan de Bienestar

Publica y da a conocer por correo electrónico el contenido del Plan Institucional de Capacitación y Plan de Bienestar a los funcionarios. En caso de la ejecución de los planes con facilitadores internos, el profesional especializado en Talento Humano trabajará directamente con el funcionario de enlace asignado por la dependencia, frente al cronograma y temas a desarrollar. Para la ejecución de los planes con facilitadores externos, el

Profesional Especializado en Gestión del talento humano Funcionario Asignado por la Dependencia

Listas de asistencia. SIP-FT-002




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


profesional de Talento Humano solicitará la contratación con el proceso respectivo, de acuerdo con el Manual de Contratación de la Entidad.

7

Evaluar el Plan Institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar

Evalúa la transferencia de conocimientos y/o competencias derivadas de la implementación del Plan Institucional de Capacitación. El profesional de Talento Humano enviará el formato de evaluación de transferencias a los funcionarios para ser diligenciado. Evalúa el Plan de Bienestar de acuerdo con el porcentaje de cumplimiento y satisfacción de las diferentes actividades desarrolladas.

Profesional Especializado en Gestión del talento humano

Evaluación de transferencia y resultados de la capacitación. GTH-FT-009 Evaluación del Plan de Bienestar. GTH-FT-010 Comunicación interna informe de evaluación del Plan de Bienestar. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico con informe de evaluación del Plan de Bienestar.

8 Realizar seguimiento al cumplimiento del Plan

Efectúa seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Institucional de Capacitación y en el


Acta de reunión de seguimiento al




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Institucional de Capacitación y Plan de Bienestar

Plan de Bienestar. cumplimiento al PIC. SIP-FT-001

9 Elaborar el cronograma de actividades de inducción y re-inducción

Define el contenido del programa de inducción y re-inducción junto con el cronograma de ejecución, teniendo en cuenta las directrices establecidas por el Departamento de la Función Pública – DAFP y la Escuela Superior de Administración Pública- ESAP. Dentro de los contenidos del programa podrían incluirse los siguientes temas: Plataforma estratégica

Cultura de servicio al ciudadano

Estructura y organización del estado

Gestión Pública

Programa de seguridad y salud en el trabajo

Normas de calidad

MECI

Prestaciones sociales

Derechos y Deberes de los servidores públicos

Estatuto anticorrupción Entre otras.


Cronograma de actividades. GTH-FT-011




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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


10 Realizar la inducción o re-inducción

Convoca a los funcionarios para desarrollar el programa de inducción o re-inducción de conformidad con la programación inicialmente establecida (horas, días, lugar). Realiza el registro de la asistencia a la inducción o re-inducción y la evaluación de la misma. El registro de asistencia a la actividad (inducción o re-inducción) deberá reposar en la historia laboral del funcionario.


Constancia de asistencia a la inducción y re-inducción. GTH-FT-012 Evaluación de la jornada de inducción y re-inducción. GTH-FT-013

11 Analizar la evaluación de inducción o re-inducción

Analiza el resultado de la evaluación de la inducción o re-inducción realizada, para definir los mecanismos de mejoramiento o incluir temas que no están contemplados dentro de la programación inicial.


Comunicación interna informe de la evaluación de inducción y re-inducción. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico con informe de la evaluación de inducción y re-inducción.




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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma




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7

Evaluar el Plan Institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar

Aplicar el formato de evaluación definido para realizar la evaluación del Plan Institucional de Capacitación, donde se evaluará la transferencia de conocimientos y/o competencias derivadas su implementación.

Trimestralmente Anual


Evaluación de transferencia y resultados de la capacitación. GTH-FT-009 Evaluación del Plan de Bienestar. GTH-FT-010


Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación 2008 DAFP. EXT.

11. ANEXOS

No Aplica




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VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO (GS-SST) PÁGINA: 1 de 11


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar el desarrollo, ejecución y mantenimiento del cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud, asegurando el bienestar físico y mental de los Servidores Públicos del Centro Nacional de Memoria Histórica-CNMH y mejorar la productividad con el fin de disminuir los riesgos para el personal y partes interesadas que puedan estar expuestas a peligros.

2. ALCANCE

Inicia desde la actualización del Plan Básico Legal -PBL y finaliza con el seguimiento a objetivos y metas establecidas para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.



4. DEFINICIONES

ACCIDENTE DE TRABAJO Ley 1562 de 2012, Art. 3: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. CONDICIONES DE TRABAJO: Es el conjunto de características de la tarea, del entorno y de la organización del trabajo, las cuales interactúan produciendo alteraciones positivas o negativas y que, directa o indirectamente, influyen en la salud y la vida del trabajador. CONDICIONES DE SALUD: Son los factores de riesgo del ambiente social y del laboral, de las condiciones sociales y económicas derivadas de la forma de vinculación al proceso productivo que influyen en la salud del trabajador. COMITÉ PARITARIO: Organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la empresa. ENFERMEDAD LABORAL: Es enfermedad laboral contraída, como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacional será reconocida como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes Articulo 1 Ley 1562 de 2012. FACTORES DE RIESGO: Aquellas condiciones del ambiente, la tarea, los instrumentos, los materiales, la organización y el contenido del trabajo que

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO (GS-SST)


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4. DEFINICIONES

encierran un daño potencial en la salud física o mental, o sobre la seguridad de las personas. GRADO DE SATISFACCIÓN: Indicador primario de lo que significa la calidad de la atención. En este sentido representa la evaluación que hacen trabajador y proveedor de la calidad del programa. INCIDENTE DE TRABAJO: Suceso acontecido en el curso del trabajo o en relación con esté, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentarán daños a la propiedad y/o perdida en los procesos. NORMAS DE SEGURIDAD: Son las reglas que deben seguirse para evitar daños que puedan derivarse como consecuencia de la ejecución de un trabajo. Especifican o determinan detalladamente las instrucciones a seguir en la operación, manipulación de máquinas y herramientas. PLAN BÁSICO LEGAL (PBL): Condiciones mínimas para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo-SG-SST, los cuales contiene los siguientes documentos: Conjunto de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Panorama de Factores de Riesgo actualizado, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Plan de Emergencias, Resolución de conformación de COPASO y Comité de Convivencia. PLAN DE EMERGENCIAS: Conjunto de normas y procedimientos generales destinados a prevenir y a controlar en forma oportuna y adecuada, las situaciones de riesgo en una empresa. PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO: Información detallada sobre las condiciones de riesgo laboral, así como el conocimiento de la exposición a que están sometidos los distintos grupos de trabajadores afectados por ellos. Dicha información implica una acción continua y sistemática de observación y medición, de manera que exista un conocimiento actualizado a través del tiempo, que permitan una adecuada orientación de las actividades preventivas posteriores. RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligroso y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el evento o exposición. (Norma OHSAS 18001:2007) SALUD OCUPACIONAL: Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. SALUD: Es el completo bienestar físico, mental y social y no solamente la ausencia de enfermedad o invalidez. (O.M.S.). SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST): Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de


EL TRABAJO (GS-SST)


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4. DEFINICIONES

anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas, procedimientos, destinos a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. TRABAJO: Es una actividad vital del hombre. Capacidad no enajenable del ser humano caracterizada por ser una actividad social y racional, orientada a un fin y un medio de plena realización.

5. NORMAS LEGALES

Ley 9 de 1979: Establece medidas sanitarias sobre protección del medio ambiente, suministro de agua, saneamiento, edificaciones, alimentos, drogas, medicamentos, vigilancia y control epidemiológico.

Ley 1562 de 2012: “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”.

Decreto 614 de 1984: “Determina las bases de la administración de Salud Ocupacional en el país, establece niveles de competencia, determina responsabilidades y crea los Comités Seccionales de Salud Ocupacional”.

Decreto 1832 de 1994: Tabla de enfermedades profesionales.

Decreto Ley 1295 de 1994: “Por el cual determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales”.

Decreto 1295 de 1994: Reforma el nombre al Comité, ahora Comité Paritario de Salud Ocupacional y su vigencia en dos años.

Decreto 2566 de 2009: “Por el cual se adopta la tabla de enfermedades profesionales”.

Resolución 251 de 18 de Dic de 2013. Por el Cual se adopta el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial para la Entidad.

Resolución 252 de 2013. Por el cual se adopta el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad.

Resolución 2013 de 1986: “Por la cual crea y determina las funciones de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial”.

Resolución 1016 de 1989: Reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores del país. Establece pautas para el desarrollo de los subprogramas de: Medicina preventiva y del trabajo, Higiene y seguridad Industrial, Comité Paritario de Salud Ocupacional. Así mismo establece cronograma de actividades como elemento de planeación y verificación de su realización y plantea la obligación de registrar los Comités ante el Ministerio de trabajo y seguridad social.

Resolución 1013 de 2008: Guías de Atención Integral en Salud Ocupacional.

Resolución 082 de 2014. Por el Cual se conforma el Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) de la entidad.


EL TRABAJO (GS-SST)


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La Entidad deberá mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a la normatividad legal vigente.

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se modificará cuando exista un cambio en la actividad económica o en los procesos misionales del CNMH.

La Entidad conformará el Comité Paritario de Salud Ocupacional bajo los lineamientos de la resolución 2013 de 1986.

La Entidad conformará el Comité de Convivencia bajo los lineamientos de la resolución 1356 de 2012.

La Entidad establecerá el reglamento de Higiene y Seguridad Industrial bajo los lineamientos de la resolución 2413 de 1979.

El Plan Básico Legal – PBL de la Entidad deberá contener como mínimo

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial

Panorama de Factores de Riesgo

Comité Paritario de Salud Ocupacional

Comité de Convivencia Laboral

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Plan de Emergencias

Todos los funcionarios del CNMH deben participar activamente en el desarrollo de las actividades del SG-SST, se dejará constancia en el formato de lista de asistencia.


EL TRABAJO (GS-SST)


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Realizar actualización del Plan Básico Legal -PBL

Realiza actualización y/o ajuste de cada elemento del Plan Básico Legal, los cuales debe contener como mínimo los siguientes elementos. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial

Panorama de Factores de Riesgo

Comité Paritario de Salud Ocupacional

Comité de Convivencia Laboral

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Plan de Emergencias

Profesional Especializado en Salud Ocupacional

Plan Básico Legal (Actualización de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Panorama de Factores de Riesgo actualizado, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Plan de Emergencias, Resolución de conformación de COPASO y comité de convivencia)

2 Elaborar cronograma de actividades para cada uno de los elementos del PBL

Elaborar el cronograma el cual debe contener como mínimo los siguientes aspectos: actividad a desarrollar, meses en los cuales se van a desarrollar las actividades, responsable y observaciones.

Profesional Especializado en Salud Ocupacional

Cronograma de actividades. GTH-FT-011

3 Validar actualización del Plan Básico Legal

Valida y da VoBo a la actualización de los documentos del Plan Básico Legal. Revisa que la información consignada en cada uno de los documentos del Plan Básico Legal cumpla con los requerimientos normativos legales vigentes en el CNMH.


Plan Básico Legal (documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Panorama de Factores de


EL TRABAJO (GS-SST)


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Este Plan Básico Legal deberá ser validado en primera instancia por el profesional Especializado en Gestión del Talento Humano y por el Director(a) Administrativa y Financiero. ¿Plan básico legal validado? SI: Continuar con actividad 4 NO: Continuar con actividad 1

Director(a) Administrativo y Financiero

Riesgo actualizado, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Plan de Emergencias Médicas. GTH-PL-001 Resolución de conformación de COPASO y comité de convivencia) validado Cronograma de actividades. GTH-FT-011

4 Aprobar actualización del Plan Básico Legal

Aprueba la actualización, por medio de Acto Administrativo, cada uno de los documentos del Plan Básico Legal, junto con el plan de trabajo.

Director General

Resolución adoptando los documentos del Plan Básico Legal Cronograma de actividades del SG-SST. GTH-FT-011


EL TRABAJO (GS-SST)


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


5

Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

Ejecuta el plan de trabajo de acuerdo al cronograma de actividades del SG-SST, desarrollando las actividades de Medicina Preventiva (actividades de prevención para las enfermedades generales), Medicina del Trabajo (actividades para disminución de las enfermedades laborales), Higiene (actividades tendientes a la disminución de los riesgos que genera enfermedades laborales) y Seguridad Industrial (actividades tendientes a disminuir los riesgos que generan incidentes y accidentes de trabajo), actividades de implementación para el panorama de Factores de Riesgo, actividades de divulgación del reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y actividades para la implementación del plan de emergencias.

Profesional Especializado en salud ocupacional

Listas de asistencia. SIP-FT-002 Fotografías Presentación de la capacitaciones Investigación de incidentes y accidentes de trabajo. GTH-FT-019 Panorama de factores de riesgo. GTH-FT-020 Plan de emergencias Médicas. GTH-PL-001

6

Realizar seguimiento a los objetivos y metas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Realiza seguimiento y análisis del resultado de los objetivos y metas establecidos mediante los indicadores de eficacia (gestión) y de efectividad (impacto), así mismo, se genera un plan de mejoramiento a los objetivos y metas no cumplidos, con el fin de garantizar la mejora continua del SG-SST.

Director(a) Administrativo y Financiero Profesional

Acta de reunión de seguimiento al SG-SST. SIP-FT-001


EL TRABAJO (GS-SST)


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


Especializado en Gestión de Talento Humano Profesional Especializado en Salud Ocupacional

Plan de Mejoramiento. Comunicación interna sobre el Informe de Gestión del programa Seguridad y Salud en el Trabajo. GDC-FT-008


EL TRABAJO (GS-SST)


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


EL TRABAJO (GS-SST)


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3 Validar actualización del Plan Básico Legal

Valida y da VoBo a los documentos del Plan Básico Legal. Revisa que la información consignada en cada uno de los documentos del Plan Básico Legal cumpla con los requerimientos normativos legales vigentes.

Cada vez que se actualice o se ajuste el PBL

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano Director(a) Administrativo y Financiero

Plan Básico Legal (documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Panorama de Factores de Riesgo actualizado, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Plan de Emergencias, Resolución de conformación de COPASO y comité de convivencia) validado

6

Realizar seguimiento a los objetivos y metas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Analiza el resultado de los objetivos y metas establecidos mediante los indicadores de eficacia (gestión) y de efectividad (impacto).

Semestral

Director(a) Administrativo y Financiero Profesional Especializado en Gestión de Talento Humano Profesional Especializado en Salud Ocupacional

Plan de Mejoramiento.


GTH-MA-001 Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

GTH-PC-001 Política de Salud Ocupacional

GTH-PL-001 Plan de Emergencias Médicas


EL TRABAJO (GS-SST)


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OHSAS 18000:1999: Salud y Seguridad en el Trabajo.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS (ICONTEC). Guía estructura básica del programa de salud ocupacional. Guía técnica Colombiana GTC. 34. 2010.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS (ICONTEC). Seguridad Industrial, metodología empleada para la valoración y realización del panorama de factores de riesgo. Norma técnica Colombiana GTC. 45. 2010

Guía Estructura Básica del Programa de Salud Ocupacional. Secretaría técnica de Normalización en Salud Ocupacional. Octubre 1995, 7p.MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL. Modelo de Evaluación del desempeño.

Programa de Salud Ocupacional de Empresa. Pequeña empresa. Santafé de Bogotá, 1998

11. ANEXOS

No Aplica






VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL PÁGINA: 1 de 8


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la desvinculación de los servidores públicos del Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH, en cumplimiento con la normatividad vigente.

2. ALCANCE

Inicia desde que se define el motivo de desvinculación del Servidor Público hasta cuando se efectúa la liquidación definitiva de sus prestaciones sociales y se envía comunicación para realizarse el examen médico de egreso.



4. DEFINICIONES

DESVINCULACIÓN: Retiro del vínculo existente entre el empleado y la entidad. DECLARACIÓN INSUBSISTENCIA: Acto mediante el cual se da por terminada la relación laboral por parte del nominador. RENUNCIA: Es la manifestación de la decisión del funcionario, en forma espontánea e inequívoca de retirarse del servicio. REESTRUCTURACIÓN: Decisión de la administración que modifica su estructura y por lo tanto incide en su planta de personal. RECURSO DE REPOSICIÓN: Consiste en un método a través del que la parte agraviada puede impugnar una resolución y solicitar al tribunal que la dictó, una modificación de la resolución para dejarla sin efecto alguno. RECURSO DE APELACIÓN: El recurso de apelación es un medio de impugnación, a través del cual se pide que se revoque una providencia de una autoridad judicial, este recurso a diferencia de la reposición no lo resuelve el mismo funcionario que emitió la decisión, sino su superior jerárquico, es decir, que si la providencia es de un juez civil del circuito, decidirá el recurso la sala civil del tribunal superior.

PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL CÓDIGO GTH-PR-007 VERSIÓN 001

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5. NORMAS LEGALES

Ley 909 de 2004: “Por el cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la carrera administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones y sus decretos reglamentarios”.

Decreto 1950 de 1978: “Por el cual se reglamentan los Decretos –Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil”.


1. Para todas las desvinculaciones de funcionarios, se debe elaborar un acto administrativo. 2. Todos los actos administrativos de desvinculación deben ser notificados al interesado de acuerdo con los términos definidos en el contencioso

administrativo. 3. El presente procedimiento aplica para personas vinculadas en carrera administrativa, provisionalidad y nombramiento ordinario (libre nombramiento y

remoción). 4. La entidad cuenta con noventa (90) días para efectuar la liquidación definitiva.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Conocer el motivo de desvinculación

Establece la causa que da origen a la desvinculación del funcionario de acuerdo con: Declaratoria de insubsistencia por

evaluación del desempeño laboral con calificación insatisfactoria.

Declaratoria de insubsistencia por resultado del proceso disciplinario ordenando la desvinculación.

Retiro por pensión

Retiro por pensión por invalidez

Retiro por renuncia


No Aplica

2 Elaborar resolución de desvinculación

Elabora el proyecto de resolución de desvinculación del servicio, dependiendo del motivo de desvinculación.


Proyecto de resolución de desvinculación. GJU-FT-007

3 Revisar y dar VoBo al proyecto de resolución de desvinculación

Revisa y emite VoBo al proyecto de resolución de desvinculación. Remite al profesional de gestión del Talento Humano para firma del Director General


Proyecto de resolución de desvinculación con VoBo. GJU-FT-007

4 Firmar resolución de desvinculación

Firma resolución de desvinculación. Director General Resolución firmada

5 Tramitar resolución de desvinculación

Numera y escribe la fecha en el físico de la resolución de desvinculación y remite copia de los mismos al proceso de Gestión del

Técnico Administrativo de la Dirección Administrativa y Financiera

Resolución numerada y fechado. GJU-FT-007


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)


Talento Humano para que repose en la historia laboral del ex funcionario.

6 Comunicar y/o notificar resolución de desvinculación

Comunica o notifica al interesado la resolución de desvinculación. ¿Funcionario interpone recurso? SI: Continuar con actividad 7 NO: Continuar con actividad 11

Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano Funcionario Desvinculado

Comunicación interna notificando la resolución de desvinculación GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico notificando la resolución de desvinculación.

7 Interponer recurso de reposición y/o apelación

Interpone los recursos de reposición y/o apelación contra el acto administrativo de desvinculación, mediante comunicación oficial dentro de los cinco días siguientes a la notificación, adjuntando los soportes respectivos.

Funcionario Desvinculado Comunicación oficial recibida (recurso). EXT

8 Elaborar proyecto de respuesta al recurso de reposición y/o apelación

Elabora el proyecto de respuesta al recurso de reposición y/o apelación de conformidad con los procedimientos legales establecidos para tal fin, para revisión de la oficina asesora jurídica.


Resolución con proyecto de respuesta al recurso de reposición y/o apelación. GJU-FT-007

9

Enviar proyecto de respuesta al recurso de reposición y/o apelación a la Oficina Asesora

Envía proyecto de respuesta al recurso de reposición y/o apelación a la Oficina Asesora Jurídica. Ver proceso de Gestión Jurídica.


Comunicación interna remitiendo proyecto de Resolución con respuesta al recurso de reposición y/o apelación. GDC-FT-008


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)


Jurídica

Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo proyecto de Resolución con respuesta al recurso de reposición y/o apelación.

10

Recibir el formato diligenciado de devolución de Bienes Entregados en Servicio

Recibe el formato diligenciado de Devolución de bienes entregados en servicio por parte del responsable de recursos físicos, para la emisión del respectivo paz y salvo por parte de Talento Humano


Devolución de bienes entregados en servicio. GRF-FT-002

11 Emitir paz y salvo

Emite paz y salvo por concepto de entrega de puesto de trabajo. El Funcionario desvinculado de tramitar las respectivas firmas definidas dentro del Paz y Salvo, el cual debe ser firmado por Recursos Físicos para la entrega de equipos, entrega de puesto de trabajo, entrega de tarjetas de acceso; por Gestión Documental para la entrega de expedientes o documentos que son propios del CNMH y firmado por el Jefe Directo para evidenciar la entrega del cargo. El paz y salvo deberá quedar como soporte en el expediente de la historia laboral del


Paz y salvo. GTH-FT-014


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)


funcionario desvinculado.

12

Tramitar la liquidación de prestaciones sociales y la resolución de reconocimiento

Liquida las prestaciones sociales y proyecta la resolución donde reconoce y ordena el pago de las mismas.


Resolución de reconocimiento y ordenación del pago con la liquidación de prestaciones sociales. GJU-FT-007

13

Elaborar comunicación interna remitiendo al ex funcionario al examen médico de egreso

Elabora comunicación oficial o comunicación oficial por correo electrónico citando al ex funcionario para que se realice el examen médico de egreso.


Comunicación interna remitiendo a examen de egreso. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo a examen de egreso.


PÁGINA 7 de 8

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 8 de 8



1 Conocer el motivo de desvinculación

Identifica el motivo de retiro que se aplicará para cada caso.

Cada vez que desvincula a un funcionario


No Aplica

12

Tramitar la liquidación de prestaciones sociales y la resolución de reconocimiento

Verifica que la liquidación definitiva se haga dentro de los noventa (90) días establecidos por Ley.

Cada vez que desvincula a un funcionario


Resolución de

reconocimiento y

ordenación del pago

con la liquidación de

prestaciones sociales.

GJU-FT-007


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica






VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA PÁGINA: 1 de 7


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la liquidación de la nómina del personal de planta del Centro Nacional de Memoria Histórica -CNMH, de conformidad con las normas legales vigentes.

2. ALCANCE

El presente procedimiento inicia desde que se proyecta el costo de la nómina mensual y finaliza con la entrega oficial de la nómina al proceso de Gestión Financiera.



4. DEFINICIONES

ASIGNACIÓN BÁSICA MENSUAL: Corresponde al valor mensual básico señalado para cada cargo o empleo, sin considerar otros factores. AUXILIO DE ALIMENTACIÓN: Son pagos que no constituyen salario CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado. CESANTIAS: INTERESES A LAS CESANTIAS: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA: Es un documento de carácter interno en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto a pagar, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por una semana, quincena o mes. PARAFISCALES: Los aportes parafiscales son una contribución especial que realizan los empleadores al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, según su misión. PRESTACIONES SOCIALES: Es un beneficio exclusivo para las personas que están vinculadas a una empresa mediante un contrato de trabajo. PRIMA TECNICA (FACTOR SALARIO): Es un reconocimiento económico para atraer o mantener en el servicio del Estado a funcionarios o empleados altamente calificados que se requieran para el desempeño de cargos cuyas funciones demanden la aplicación de conocimientos técnicos o científicos especializados o la realización de labores de dirección o de especial responsabilidad, de acuerdo con las necesidades específicas de cada organismo.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA CÓDIGO GTH-PR-008 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

PRIMA TECNICA (AUTOMÁTICA): PRIMA DE SERVICIOS: Corresponde a un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será proporcional al tiempo que el trabajador lleve vinculado. PRIMA DE VACACIONES: Es un beneficio legal exclusivo de los trabajadores del estado, y equivale a 15 días de salario por cada año de trabajo. Doble beneficio del que no gozan los trabajadores del sector privado. PRIMA DE NAVIDAD: Todos los empleados públicos tienen derecho a una prima de Navidad equivalente a un (1) mes de salario que corresponda al cargo desempeñado al 30 de noviembre de cada año. Esta prima se pagará en la primera quincena del mes de diciembre. VACACIONES: Es el derecho que tiene todo trabajador a que empleador le otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un determinado tiempo. SEGURIDAD SOCIAL: La cobertura en salud, y los riesgos de invalidez, vejez, y muerte, al igual que la cobertura en caso de accidentes de trabajo. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS: Es el estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la Administración en un momento determinado. SIIF: Sistema Integrado De Información Financiero SALARIO: Es todo lo que percibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales.

5. NORMAS LEGALES

Ley 4 de 1992: Mediante el cual se señalan las normas, objetivos, y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos.

Decreto 1042 de 1978: “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”.

Decreto de salario de orden nacional de cada año.

Decreto 1661 de 1991: “Por el cual se modifica el régimen de Prima Técnica, se establece un sistema para otorgar estímulos especiales a los mejores empleados oficiales y se dictan otras disposiciones”.



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1. Todo funcionario de planta debe estar incluido dentro de la nómina respectiva. 2. Se reciben novedades para la elaboración de la nómina hasta el 10 de cada mes. 3. Todo funcionario debe quedar afiliado al Sistema de Seguridad Social una vez ingresa a la entidad. 4. Todo funcionario que ingresa a la entidad debe crearse como tercero en el sistema SIIF. 5. Se envía al proceso de Gestión Financiera el plan del costo total anual de la nómina del año inmediatamente siguiente.


PÁGINA 4 de 7

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Costear el valor de la nómina del mes siguiente

Planea el costo de la nómina del mes siguiente enviando el cuadro de costos, el cual contiene todos los emolumentos que se calculan para la liquidación de la nómina. Este es enviado al proceso de Gestión Financiera (Presupuesto y Tesorería) para el trámite respectivo.


Comunicación interna informando el costo de la nómina. GDC-FT-008 Comunicación oficial por correo electrónico informando el costo de la nómina.

2 Recepcionar y clasificar novedades

Recepciona y clasifica novedades (nombramientos, encargos, traslados, vacaciones, embargos, bonificaciones, licencias remuneradas y no remuneradas, incapacidades, créditos o libranzas, sanciones y desvinculación) que envían los funcionarios por dependencia mensualmente. Estas se incluyen en el documento novedades de nómina.


Cuadro novedades de nómina. GTH-FT-005

3 Ingresar en el aplicativo de nómina las novedades de personal

Ingresa en el software de nómina las novedades recepcionadas y organizadas en la tabla de novedades de nómina.


No Aplica

4 Generar la pre-nómina Liquida la pre-nómina en el software respectivo, para efectuar una revisión y realizar los ajustes necesarios.


Pre-nómina (reporte generado del aplicativo de nómina)

5 Liquidar la nómina definitiva

Realiza la liquidación definitiva de la nómina, se imprime con todos los soportes: resumen de nómina, desprendibles de nómina, listado de


Nómina definitiva y resumen de nómina, desprendibles de nómina, listado de bancos,


PÁGINA 5 de 7

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


bancos, listado fondo de pensiones y EPS, listado de parafiscales, listado de terceros.

listado fondo de pensiones y EPS, listado de parafiscales, listado de terceros impresa firmada (reporte generado del aplicativo de nómina)

6

Firmar nómina definitiva y remitir el comunicación oficial para envío de nómina al proceso de Gestión Financiera

Firman la nómina y esta se remite comunicación interna o comunicación oficial por correo electrónico, junto con sus soportes, al proceso de Gestión Financiera donde se efectúa el registro presupuestal respectivo.

Director General Profesional Especializado en Gestión del Talento Humano

Comunicación interna remitiendo la nómina firmada GDC-FT-008. Comunicación oficial por correo electrónico remitiendo la nómina firmada.

7 Comunicar el día que se hace el abono a bancos

Envía correo electrónico a los funcionarios indicando el día en que se hará el abono a banco con el fin de confirmar el respectivo pago.


Comunicación interna informando el abono a bancos. GDC-FT-008. Comunicación oficial por correo electrónico informando el abono a bancos.


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 7 de 7



2 Recepcionar y clasificar novedades

Verificar que todas las novedades recepcionadas queden incluidas en el cuadro de novedades del mes respectivo.

Mensual


Cuadro de novedades de nómina. GTH-FT-005

4 Generar la pre- nómina Verificar que las novedades del mes queden liquidadas en el software.

Mensual


Pre- nómina (reporte generado del aplicativo de nómina)


Instructivo para la elaboración de nómina

11. ANEXOS

No Aplica






VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO TRAMITACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO Y/O

DESPLAZAMIENTOS PÁGINA: 1 de 10


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Realizar de manera oportuna el trámite de comisión de servicios y/o desplazamientos para funcionarios y/o contratistas del Centro Nacional de Memoria Histórica -CNMH, asegurando que cuenten con la autorización previa para el desplazamiento y con los recursos respectivos.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la programación mensual de comisiones y/o desplazamientos que se entrega cinco (5) días antes del inicio del mes al proceso de Gestión de Talento Humano y finaliza con la legalización de la comisión.



4. DEFINICIONES

AREA DE TRABAJO: Son los sitios específicos donde un empleado desempeña las funciones propias de su cargo y aquellos en que la movilización terrestre en ambos sentidos se puede realizar el mismo día. COMISIÓN: Un funcionario se encuentra en comisión, cuando por disposiciones de la autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes de su sede habitual o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo que es titular. GASTOS DE VIAJE: Valor en dinero que se paga a los funcionarios que deben realizar una comisión por concepto de transporte terrestre, fluvial, o aéreo. Cuando el cumplimiento de la comisión requiera transporte aéreo la entidad suministrará, por regla general, los respectivos tiquetes al funcionario. Dentro del concepto de gastos de viaje se enmarca el de gastos de viaje fuera del perímetro urbano, que se definen como aquellos que la entidad reconocerá y pagará a los funcionarios, previa descripción de la solicitud, (i) cuando el aeropuerto de llegada al sitio donde se debe cumplir la respectiva comisión, se encuentra fuera del perímetro urbano de la misma y (ii) cuando los mismo se requieran para desplazamientos terrestres o fluviales en municipios o departamentos que por sus características no se pueda acceder a través de transporte aéreo. SEDE: Lugar físico o geográfico donde un empleado realiza las funciones de su cargo de manera habitual. VIÁTICOS: Valor en dinero que se paga a los funcionarios que deban realizar una comisión fuera de su sede o área de trabajo, dentro del territorio nacional o fuera de él, destinado a atender los gastos de alojamiento y alimentación.


DESPLAZAMIENTOS


PÁGINA 2 de 10

5. NORMAS LEGALES

Ley 4 de 1992: “Por el cual se establece que con base en los criterios y objetivos contenidos en el artículo 2 el Gobierno Nacional, cada año, modificará del sistema salarial correspondientes a los empleados enumerados en el artículo 1 literal a), b), c) y d), aumentando sus remuneraciones”.

Decreto por el cual se fijan las escalas de viáticos para los empleados públicos de cada año.

Resolución por la cual se establece la tabla de honorarios y gastos de viaje de contratistas del Centro Nacional de Memoria Histórica de cada año.

Resolución 037 de 2012: “Por el cual se reglamenta el trámite de las comisiones de servicios para los empleados públicos y contratistas del Centro Nacional de Memoria Histórica”.


1. Los viáticos o gastos de viaje se establecen anualmente dependiendo del decreto de viáticos expedido por el Gobierno. 2. Toda comisión deberá realizarse anticipadamente a la fecha de inicio de la misma. 3. Todas las comisiones deberán ser autorizadas por el jefe de la dependencia y el Director(a) Administrativo y Financiero. 4. Cualquier cambio en las condiciones de la comisión, deberá ser solicitado por el superior inmediato del funcionario o supervisor del contrato antes de su

vencimiento. 5. En caso que una comisión autorizada no se lleve a cabo, deberá solicitarse en Talento Humano, su cancelación o aplazamiento. 6. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión, el comisionado deberá legalizarla ante el proceso de Gestión

Financiero.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


1 Presentar programación Presenta la programación mensual de comisiones a la Directores Técnicos Programación


DESPLAZAMIENTOS


PÁGINA 3 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


mensual de comisiones Dirección Administrativa y Financiera (Talento Humano), dentro de los cinco (5) días anteriores al inicio del mes.

mensual de comisiones. GTH-FT-015

2 Solicitar número de comisión

Solicita, al profesional Especializado en Gestión de Talento Humano, el número de comisión ubicado en el cuadro control de comisiones que será asignado al formato de solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión.

Funcionario de apoyo de las direcciones técnicas

Cuadro de control de comisiones. GTH-FT-018

3 Diligenciar solicitud de Tiquete

Diligencia debidamente el formato de Solicitud Tiquete incluyendo el número de comisión asignado y lo remite al funcionario de la aerolínea encargado para gestionar la reserva del TKT con copia al profesional de Talento Humano. El tiquete deberá ser solicitado con cinco (5) días de anticipación a la fecha de la comisión.

Funcionario de apoyo de las direcciones técnicas

Solicitud de Tiquete. GTH-FT-016

4 Expedir Tiquete

Expide la reserva del tiquete respectivo y lo envía al Funcionario de apoyo administrativo de la Dirección Técnica o Dependencia, para su confirmación. Una vez confirmado el tiquete se emite y se envía por correo electrónico a este Funcionario con copia al profesional de Gestión de Talento Humano y al comisionado.

Funcionario de la aerolínea encargado

Tiquete. EXT

5 Diligenciar y/o ajustar la Diligencia completamente la solicitud, cancelación o Funcionario de apoyo de Solicitud, cancelación


DESPLAZAMIENTOS


PÁGINA 4 de 10

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión

aplazamiento de comisión y/o desplazamiento. Remite la solicitud al Director Técnico para su aprobación mediante firma.

las direcciones técnicas o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento diligenciado. GTH-FT-017

6

Aprobar la solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento

Aprueba la comisión firmándola y la envía al profesional de Gestión del Talento Humano para revisión de la información. En caso de que la comisión sea igual o superior a 3,5 días se debe anexar la debida justificación.

Director Técnico

Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento aprobado. GTH-FT-017

7

Verificar y dar VoBo a la solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento

Verifica la información contenida en el formato de solicitud cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento e ingresa al cuadro de control de comisiones la información suministrada en la solicitud. Una vez complete el cuadro, verifica que el valor total autorizado concuerde con el valor total del cuadro control de comisiones del funcionario o contratista. Da visto bueno a la solicitud en caso que cumpla con todos la


Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento comisión VoBo. GTH-FT-017


DESPLAZAMIENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


información requerida. ¿La comisión cumple con los requisitos? SI: Continuar con actividad 8 NO: Continuar con actividad 5

8 Autorizar la Comisión

Autoriza la comisión mediante su firma y envía el formato Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento, al proceso de Gestión Financiera para que se genere el registro presupuestal.


Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento. GTH-FT-017

9 Generar Registro Presupuestal de la Comisión

Ingresa la comisión al Sistema SIIF para generar el Registro Presupuestal. En caso que el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP de la Dirección Técnica no cuente con los recursos necesarios, se informará a la Dirección correspondiente para ajuste. CANCELACIÓN DE COMISIÓN En caso de cancelación de la comisión por parte de la Dirección Técnica respectiva, el funcionario de apoyo, envía

Profesional de Presupuesto

Registro Presupuestal – RP Comunicación oficial Mediante correo electrónico informando los no recursos para la generación de RP. Solicitud, cancelación


DESPLAZAMIENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


un correo electrónico informando la cancelación de la comisión. El funcionario de apoyo de las direcciones técnicas deberá enviar a la Dirección Administrativa y Financiera el formato de Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento GTH-FT-017, con Vo Bo de cancelación por parte del Director Técnico e informar a Talento Humano para la cancelación del tiquete. Una vez recibido se procede a la cancelación del Registro Presupuestal – RP. ADICIÓN DE COMISIÓN En caso de adicción de la comisión por parte de la Dirección Técnica respectiva, el funcionario de apoyo, envía un correo electrónico informando la cancelación de la comisión. El funcionario de apoyo de las direcciones técnicas deberá enviar a la Dirección Administrativa y Financiera el formato de Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento GTH-FT-017, con Vo Bo de adición de comisión y se realizan las actividades del ID 5 al 9.

Funcionario de apoyo de las direcciones técnicas Director Técnico

o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento GTH-FT-017


DESPLAZAMIENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


APLAZAMIENTO DE COMISIÓN El funcionario de apoyo de las direcciones técnicas deberá enviar a la Dirección Administrativa y Financiera el formato de Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento GTH-FT-017, con Vo Bo de aplazamiento por parte del Director Técnico e informar a Talento Humano para el aplazamiento del tiquete. Nota: El Aplazamiento es aprobado por parte de la Dirección Administrativa y Financiera, siempre y cuando se realice durante el mismo mes que se solicitó la comisión y el mismo itinerario.

10 Legalizar la Comisión

Entrega de los formatos Certificado de Cumplimiento de comisiones y certificado de permanencia de comisión, por parte del comisionado, junto con los soportes (Pasabordo, transporte terrestre y/o fluvial) al funcionario de apoyo de las direcciones técnica El informe de la comisión deberá ser entregado al Director Técnico para su revisión y aprobación.

Funcionario de apoyo de las direcciones técnicas. Director Técnico

Certificado de cumplimiento de comisiones GTH-FT-022 Certificado de permanencia de comisión GTH-FT- 023


DESPLAZAMIENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


11 Revisar la legalización de

la comisión

Revisa los soportes de legalización de la comisión contra la solicitud de comisión e ingresa la información al cuadro control de legalización. ¿Los soportes de la comisión cumplen con los requisitos? SI: Pasa a la actividad 12 NO: Pasa a la actividad 10

Profesional de Financiera

Certificado de cumplimiento de comisiones GTH-FT-022 Certificado de permanencia de comisión GTH-FT- 023 Solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento. GTH-FT-017 Registro Presupuestal – RP

12 Ingresar la comisión al

sistema de información de Talento Humano

Registra la información del comisionado para pago de acuerdo a los campos requeridos. Se entrega al profesional de Contabilidad la comisión

Profesional de Financiera No Aplica


DESPLAZAMIENTOS


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


legalizada, para su respectivo pago de acuerdo al procedimiento “Giro y Pago de Cuentas”

13 Liberar saldo de comisión Relaciona y envía al profesional de presupuesto mediante comunicación interna, el listado de los saldos a liberar.

Profesional de Financiera

Comunicación Interna con listado de los saldos a liberar GDC-FT-008

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma



2 Solicitar número de comisión

Verifica que se está asignando un número de comisión para tramitar el respectivo tiquete.

Cada vez que se solicita la comisión


Cuadro de control de

comisiones. GTH-FT-018

7

Verificar y dar VoBo a la solicitud, cancelación o aplazamiento de comisión y/o desplazamiento

Verifica que el número asignado de la comisión corresponda con el soporte físico de la misma y que los viáticos y los gastos de viaje estén liquidados de conformidad con la

Cada vez que se solicita la comisión


Solicitud, cancelación o

aplazamiento de

comisión y/o

desplazamiento con


DESPLAZAMIENTOS


PÁGINA 10 de 10

8. FLUJOGRAMA

tabla establecida para tal fin. VoBo. GTH-FT-017


No Aplica

11. ANEXOS

Programación Mensual de Comisiones





CÓDIGO PROCESO GESTIÓN DE TALENTO … GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CÓDIGO GTH-PR-001 VERSIÓN 001...

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