COI 5.0 Guia Curso Propedeutico

Sistema de Contabilidad Integral Aspel-COI Versión 5.0 Guía Curso Propedéutico Distribuidor

Elaborada por: Soporte Técnico Aspel de México, S.A. de C.V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 México, .DF Abril/2006.

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TEMARIO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 1 1.1 Definición.................................................................................................................................................. 1 1.1 Objetivo del Curso .................................................................................................................................. 1

2. INSTALACIÓN................................................................................................................... 2

2.1 Definición.................................................................................................................................................. 2 2.2 Requisitos del sistema............................................................................................................................ 2 2.3 Esquema de licenciamiento .................................................................................................................. 3 2.4 Asistente de Instalación ......................................................................................................................... 3 2.5 Activación del sistema............................................................................................................................ 8 2.6 Configuración del servidor...................................................................................................................14 2.7 Directorio Común Aspel .......................................................................................................................15 2.8 Configuración del BDE Administrador ...............................................................................................18 2.9 Paradox® en Red ....................................................................................................................................19

2.9.1 Protocolo de Bloqueos ................................................................................................................................. 19 2.9.2 Correcta Inicialización.................................................................................................................................. 20

3. GENERALES ..................................................................................................................... 21

3.1 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel COI? ......................................................................................21 3.2 Ingreso al Sistema (Abrir empresa) ....................................................................................................21 3.3 Cambio de Periodo ................................................................................................................................22 3.4 Cerrar / Abrir Empresa..........................................................................................................................24 3.5 Salir ..........................................................................................................................................................24 3.6 Barra de Herramientas..........................................................................................................................24 3.7 Teclas de Acceso Rápido ......................................................................................................................25 3.8 Operaciones de Aplicación General ...................................................................................................25 3.9 Datos de la Empresa .............................................................................................................................26

4. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ................................................................................. 28

4.1 Parámetros del sistema ........................................................................................................................28 4.1.1 Datos de la empresa ..................................................................................................................................... 28 4.1.2 Cuentas............................................................................................................................................................ 28 4.1.3 Pólizas .............................................................................................................................................................. 30 4.1.4 Activos ............................................................................................................................................................. 31 4.1.5 Multimoneda .................................................................................................................................................. 32

4.2 Datos de la empresa .............................................................................................................................33 4.3 Agregar empresa....................................................................................................................................33 4.4 Perfiles de Usuario ................................................................................................................................35

4.4.1 Perfiles Predefinidos ..................................................................................................................................... 37 4.5 Preferencias ............................................................................................................................................43 4.6 Modo Alterno de Captura ....................................................................................................................43 4.7 Activar sugerencias ...............................................................................................................................44

5. CATÁLOGOS DEL SISTEMA........................................................................................... 45

5.1 Definición................................................................................................................................................45 5.2 Catálogo de Departamentos................................................................................................................45 5.3 Catálogo de Monedas ...........................................................................................................................46

5.3.1 Histórico de Tipos de Cambio .................................................................................................................... 47 5.4 Catálogo de cuentas .............................................................................................................................48

5.4.1 Agregar o modificar cuentas ...................................................................................................................... 50 5.4.2 Generales......................................................................................................................................................... 50 5.4.3 Monedas .......................................................................................................................................................... 51 5.4.4 Atributos.......................................................................................................................................................... 52

5.5 Catálogo de Cuentas Departamentales............................................................................................. 53 5.6 Catálogo de rubros................................................................................................................................ 55 5.7 Catálogo de conceptos de pólizas ...................................................................................................... 57 5.8 Catálogo de pólizas............................................................................................................................... 58

5.8.1 Alta / Modificación de Pólizas ....................................................................................................................59 5.8.2 Operaciones con Pólizas ..............................................................................................................................64 5.8.3 Copiar y Pegar Pólizas...................................................................................................................................66 5.8.4 Visor de Documentos Asociados ...............................................................................................................67 5.8.5 Pólizas Modelo................................................................................................................................................69

5.9 Catálogo de tipos de activos ............................................................................................................... 71 5.10 Catálogo de Activos.............................................................................................................................. 72

5.10.1 Generales.........................................................................................................................................................72 5.10.2 Depreciación Contable .................................................................................................................................73 5.10.3 Depreciación Fiscal........................................................................................................................................74 5.10.4 Moneda Extranjera ........................................................................................................................................75 5.10.5 Mantenimiento y Seguro .............................................................................................................................75 5.10.6 Observaciones ................................................................................................................................................76

5.11 Tabla de I.N.P.C...................................................................................................................................... 80 6. CONSULTAS.................................................................................................................... 82

6.1 Consulta de Catálogo de Cuentas ...................................................................................................... 82 6.2 Consulta de Pólizas ............................................................................................................................... 83 6.3 Consulta de Balanza de Comprobación ............................................................................................. 83 6.4 Consulta de Balanza de Comprobación con departamentos ......................................................... 84 6.5 Consulta de Auxiliares.......................................................................................................................... 84 6.6 Consulta de Catálogos de Activos Fijos ............................................................................................ 85

7. PROCESOS....................................................................................................................... 86

7.1 Administrador de períodos .................................................................................................................. 86 7.1.1 Crear nuevos periodos..................................................................................................................................86 7.1.2 Eliminación de periodos ...............................................................................................................................87 7.1.3 Traspaso de saldos.........................................................................................................................................87 7.1.4 Auditar / Desauditar período......................................................................................................................89 7.1.5 Control de archivos .......................................................................................................................................90 7.1.6 Traducción de archivos.................................................................................................................................90 7.1.7 Generación de respaldo................................................................................................................................90 7.1.8 Reinstalación de Respaldo...........................................................................................................................90 7.1.9 Ayuda................................................................................................................................................................90 7.1.10 Directorio de trabajo ....................................................................................................................................90 7.1.11 Regenera archivo de administrador de períodos....................................................................................91

7.2 Borrado de Movimientos...................................................................................................................... 91 7.3 Contabilización ...................................................................................................................................... 92 7.4 Consolidación ........................................................................................................................................ 93 7.5 Balanza anual ......................................................................................................................................... 95 7.6 Ajuste anual por inflación ................................................................................................................... 96 7.7 Póliza de ajuste cambiario ................................................................................................................... 99 7.8 Póliza de cierre ....................................................................................................................................100 7.9 Integración de pólizas ........................................................................................................................101

8. REPORTES...................................................................................................................... 102

8.1 Generales..............................................................................................................................................102 8.2 Especificar Impresora .........................................................................................................................102 8.3 Emisión de Reportes ...........................................................................................................................103 8.4 Reporte de Catálogo de Cuentas ......................................................................................................104 8.5 Reporte Saldo Promedio Diario ........................................................................................................105 8.6 Reporte Emisión de Pólizas................................................................................................................106 8.7 Reporte Balanza de Comprobación ..................................................................................................106 8.8 Reporte Diario General ......................................................................................................................107

8.9 Reporte de Auxiliares......................................................................................................................... 107 8.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos ............................................................................................. 108 8.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos........................................................................................... 108 8.12 Reportes Financieros.......................................................................................................................... 109

8.12.1 Balance General ...........................................................................................................................................109 8.12.2 Estado de Resultados..................................................................................................................................109 8.12.3 Libro Mayor...................................................................................................................................................110 8.12.4 Reexpresión de Saldos................................................................................................................................110 8.12.5 Presupuestos ................................................................................................................................................110

8.13 Reporte del Usuario ........................................................................................................................... 111 9. MANEJO DE ACTIVOS .................................................................................................112

9.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos .................................................................................... 112 9.1.1 Póliza de depreciación................................................................................................................................112 9.1.2 Parámetros de depreciación .....................................................................................................................113 9.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal...........................................................................................113 9.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal..............................................................................................114 9.1.5 Baja contable del activo.............................................................................................................................115

9.2 Reportes de depreciación contable y fiscal ................................................................................... 116 9.2.1 Reportes de depreciación contable.........................................................................................................116

9.2.1.1 Reporte de depreciación contable ......................................................................................................116 9.2.1.2 Reporte activos que ya no se deprecian............................................................................................116 9.2.1.3 Reporte proyección de depreciación ..................................................................................................117 9.2.1.4 Reporte conciliación de activos...........................................................................................................117

9.2.2 Reportes de depreciación fiscal ...............................................................................................................118 9.2.2.1 Reporte con valores actualizados (factor anual).............................................................................118 9.2.2.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR) ................................................................................119 9.2.2.3 Reporte deducción inmediata ..............................................................................................................120 9.2.2.4 Reporte Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC).................................................................................121

9.3 Revaluación de activos ...................................................................................................................... 122 9.3.1 Proceso revaluación....................................................................................................................................123 9.3.2 Parámetros de revaluación .......................................................................................................................124 9.3.3 Consulta de revaluación ............................................................................................................................124 9.3.4 Detalle de revaluación ...............................................................................................................................125 9.3.5 Reporte de revaluación de activos fijos .................................................................................................125

10. UTILERIAS ......................................................................................................................127 10.1 Traducción de archivos...................................................................................................................... 127 10.2 De Cuentas a Activos ......................................................................................................................... 131 10.3 Importación ......................................................................................................................................... 134 10.4 Control de archivos ............................................................................................................................ 134 10.5 Respaldo de archivos ......................................................................................................................... 138

10.5.1 Generación de respaldo .............................................................................................................................138 10.5.2 Reinstalación de respaldo..........................................................................................................................139

Simbología y Convenciones utilizadas:

Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de Acceso. Advertencia. Práctica.

El menú contextual se activa al presionar el botón secundario del Mouse.

Requisitos:

Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows® 98, NT 4.0, 2000, XP, 2003 o superior. Conocimientos básicos de redes. Conocimientos de MS-Excel®. Conocimientos básicos de Contabilidad.

Nombre del participante: Nombre del asesor: Correo electrónico:

Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-COI 5.0 1

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición La contabilidad es una técnica para producir información cuantitativa, que a través de un proceso de registro histórico, sirve de base para tomar decisiones económicas a los usuarios de la misma, por lo que en la actualidad las herramientas informáticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un sistema administrativo sería muy complicado de poder controlar. El sistema ASPEL-COI 5.0 para Windows, responde a esta necesidad, siendo un software diseñado para capturar, procesar y mantener actualizada la información contable y fiscal de las empresas en forma segura y confiable; además, permite calcular la depreciación contable y fiscal así como la revaluación de activos fijos, además de obtener reportes y gráficas de alto nivel, permitiendo interactuar con los demás sistemas de la línea ASPEL para lograr una administración integrada. Permite mantener la integridad de la información, con sencillos procedimientos del sistema, con los que se puede obtener grandes beneficios, resultado del manejo electrónico de la contabilidad. Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la información que genera, con respecto a otras aplicaciones como hojas de cálculo, evitando así la doble captura y facilitando la elaboración de declaraciones fiscales de la empresa. Cuenta con nueve catálogos: Cuentas, Cuentas Departamentales, Rubros de cuentas, Departamentos, Pólizas, Conceptos de Pólizas, Activos, Monedas y Tipos de activo por empresa. Ofrece cuatro catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más comunes, permitiendo diseñar un catálogo de cuentas personalizado de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa. Permite la generación de los reportes financieros más importantes como son: Balanza de comprobación, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro mayor y Diario general. También emite reportes de depreciación, entre los que destacan: Depreciación contable, con valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), 2% a los activos fijos, deducción y proyección de depreciación. El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos que las originaron. Y para mantener una comunicación completa que ahorre tiempo de captura y errores relacionados, es posible trabajar en conjunto con los demás sistemas de la línea: ASPEL-BANCO, ASPEL-CAJA, ASPEL-NOI y ASPEL-SAE, pudiendo concentrar fácilmente toda la información contable de la empresa. 1.1 Objetivo del Curso Al término de este curso el asesor tendrá los conocimientos necesarios para la captura, modificación y eliminación de los datos en los catálogos. Tendrá conocimientos para manejar los procesos contables que el sistema utiliza y uso de herramientas que permiten trabajar y administrar el Sistema como usuario Administrador, lo que le permitirá realizar instalaciones del sistema de acuerdo a su forma de operar, monousuario y cliente servidor para trabajo en red. También conocerá y emitirá los reportes del sistema Aspel COI 5.0.


2. INSTALACIÓN 2.1 Definición Para una adecuada y correcta instalación e implementación del sistema es necesario conocer la tecnología empleada y establecer así las bases correspondientes. El sistema tiene dos formas de operación:

• Local o monousuario (un equipo) • Cliente / Servidor (Trabajo en red)

Para ilustrar y entender como funcionan estas opciones, supongamos que se ha adquirido una licencia de 1 usuario y 99 empresas, veamos cómo con esa licencia se pueden realizar las dos formas de instalación.

o Local o monousuario. El sistema se instala en un solo equipo y desde ahí se realizan todas las operaciones y procesos del sistema, es decir solo se trabaja en ese equipo, por lo tanto el tipo de instalación que se debe elegir es “Local o Servidor”.

o Cliente / Servidor. Dado que sólo se adquirió la licencia de 1 usuario, se entiende que, el sistema se

va a instalar en un Servidor dedicado pero la operación se realizará desde una estación de trabajo, por lo tanto, en el Servidor se va a instalar eligiendo la opción “Local o Servidor“, y en la estación de trabajo (cliente), se instalará bajo la opción de “Estación de trabajo” (por eso se le denomina Cliente-Servidor).

De esta forma se tendría instalado el sistema en dos equipos, uno como servidor de Licencias Aspel y otro como estación de trabajo, pero como se tiene una licencia de 1 usuario solo puede acceder un usuario (PC) a la vez, ya sea en el Servidor o en la estación de trabajo, si se desea que accedan varios usuarios al mismo tiempo, sería necesario adquirir licencias de usuarios adicionales. Esta forma de instalación es la que se recomienda cuando son varias personas las que desean acceder al sistema pero no de manera simultánea.

La instalación del sistema se hace mediante un asistente el cual guía de forma fácil y adecuada durante este proceso, se debe tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la instalación, cuando de trabajo en red se trate, las cuales se analizaran a continuación. 2.2 Requisitos del sistema Considerando que el sistema puede trabajar de dos maneras, a continuación se mencionan los requerimientos de hardware y software. Requerimientos mínimos de hardware:

• Procesador compatible con Pentium. • 128 MB de RAM mínimo. • 60MB de espacio libre en disco duro. • Monitor VGA o superior.

Requerimientos mínimos de software (Sistema Operativo):

• Para el Servidor: Microsoft Windows® NT, 2000, XP, 2003 o superior. • Estación de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows® 98 o superior.


2.3 Esquema de licenciamiento Una vez instalado el sistema, opera sin necesidad de registro durante 30 días a partir de su instalación, posterior a este periodo, se deberá registrar para que pueda ser utilizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION, el sistema sólo operará para la empresa 1, sin poder personalizarlo con los datos de la misma.

• Una Licencia de uso ampara la instalación del sistema en UN equipo o PC, el registro se realiza vía Internet; de tal forma que al realizarlo queda registrado el número de serie del sistema Aspel, los datos de la empresa y un identificador del equipo donde se instaló, este identificador está formado por elementos únicos de la computadora: disco duro, mother board, por mencionar algunos. Esto quiere decir, que no importa cuantas veces se instale o desinstale el sistema del equipo, mientras sea el mismo, se podrá instalar el sistema sin problema alguno. Además de los datos de la PC

“Sólo se permite la instalación y activación del sistema en un segundo equipo por daño permanente del primer equipo en el que se había activado”.

Si se realizan cambios de hardware como: disco duro, implica un identificador nuevo del equipo, por lo tanto se considera la activación como si fuera otra PC. Por lo anterior, es de suma importancia que antes de realizar el proceso de activación la persona responsable del sistema determine en cuál de los equipos se generará el registro del sistema (proceso de Activación), así como los datos de la razón social de registro. 2.4 Asistente de Instalación Antes de realizar la instalación del sistema se debe considerar:

¡IMPORTANTE! Dado que todos los sistemas de la línea Aspel de nueva generación (NOI 4.0, COI 5.0, SAE 4.0, PROD 2.0 y BANCO 3.0) trabajan bajo un entorno compartido de ciertos archivos, la primera instalación de cualquiera de estos genera un Directorio de archivos comunes, al que de aquí en adelante se denominará DAC, es importante que este directorio quede perfectamente establecido para poder trabajar en red, no importa que de momento sólo se tenga un sistema o no se cuente con licencias adicionales, ya que a éste deberán acceder los usuarios de todos los sistemas. Para ello se debe:

1. Crear el "Directorio de Archivos Comunes" (DAC) del sistema, el cual se sugiere que sea c:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel.

2. Una vez creado el "DAC", se deberá compartir su uso y asignarle una unidad lógica (por ejemplo, X:\).

3. Llevar a cabo el proceso de instalación tanto en el Servidor como en las Estaciones de trabajo, indicando en ambos casos como "Directorio de Archivos Comunes" la MISMA UNIDAD LOGICA creada (de acuerdo con el ejemplo, X:\).

Proceso de instalación: a) Del disco de instalación se debe elegir la opción Instalar. Figura 2.4-1 Asistente de instalación.


b) InstallShield Wizard es el Asistente de instalación de Aspel-COI 5.0, el cual se muestra en la figura 2.4-2.

Al iniciar el Asistente de instalación, muestra una ventana de Bienvenida, para continuar con la

instalación debe dar clic en , para regresar y hacer cambios en la instalación debe dar clic en

y para salir del asistente debe dar clic en . c) Si cuenta con algún otro sistema Aspel, que opere bajo la misma modalidad de licenciamiento, aparecerá

un mensaje indicando que se deshabilitará el servicio de licencias Aspel durante la instalación.

Cada sistema cuenta con su propio servicio

Figura 2.4-4 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.

Figura 2.4-3 Ventana de detección de servicios.

Figura 2.4-2 Asistente de Instalación.


d) Aparece la licencia de uso, al cual se debe leer detenidamente, si está de acuerdo con ella deberá Aceptar

haciendo clic en para continuar con la instalación, o en caso contrario se dar clic en y el asistente terminará con el proceso de instalación.

e) Elegir el tipo de instalación, existen 2 tipos de instalación del sistema, como lo muestra la figura: A continuación se explica cada una de ellas.

• Local o Servidor: Esta opción se debe seleccionar si la instalación que se desea ejecutar es completa y de manera local, es decir, cuando se trabajará el sistema en una sola PC (Monousuario) o si se trabaja en una red Cliente-Servidor se debe ejecutar únicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor.

• Estación de trabajo: Esta opción se debe seleccionar sólo si se tiene una red (LAN/WAN) y se está instalando en una Estación de trabajo que se rea cliente del servidor de licencias Aspel. Es necesario que se haya realizado la instalación previamente en la maquina Servidor de forma “Local o Servidor”. Si no se instala de esta manera, no se podrá utilizar el sistema en red, ya que no se pueden realizar “Instalaciones completas” en las estaciones y compartir el directorio de datos, como se hacía en versiones anteriores.

Figura 2.4-5 Licencia de uso y garantía.

Figura 2.4-6 Tipo de Instalación.


En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red, es decir, que más de un equipo vaya a acceder al mismo, es necesario que todas las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local (LAN), para los equipos que requieran acceder al sistema pero que no tienen conexión en red, se deberá adquirir Licencias de “Sistema base” y no Licencias de usuarios adicionales.

Para obtener mayor información sobre la instalación en red, enlace de licencias y activación del sistema, remitirse al archivo LEEME.TXT, Ayuda electrónica, Manual de referencia o a la “Guía rápida de instalación de los sistemas Aspel” que se encuentra en el anverso de la Licencia de Uso, donde se incluyen tips importantes en la realización de estos procesos. f) Una vez que se ha elegido la forma de instalación, aparecerá una ventana con una serie de indicaciones

referentes a la definición del directorio de archivos comunes (DAC).

Al dar clic en deberá: g) Seleccionar el directorio de instalación. El asistente propone como directorio de instalación C:\ Archivos

de programa\Aspel\Aspel–COI 5.0, como se muestra en la Figura, si se desea instalar en una carpeta

destino diferente se puede indicar con el botón .

Figura 2.4-7 Información del trabajo en red.

Figura 2.4-8 Directorio de instalación.


Figura 2.4-10 Selección del Grupo de programas.

h) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). Es el directorio que contiene archivos necesarios para el

funcionamiento de los sistemas Aspel, (tales como: empresaw.coi, la carpeta de datos, archivos de usuarios, entre otros), por lo que se debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red puedan tener acceso, ésta servirá para compartir la información del sistema entre todas las aplicaciones Aspel y estaciones de trabajo, tal como se indicó en el punto 2.4, debe ser la unidad lógica del recurso compartido por el servidor; ejemplo X:\, incluso el propio servidor, se recomienda que las unidades lógicas de red sean homólogas.

Sin importar el tipo de instalación elegida, el sistema se instala completamente en la PC y accederá al Directorio de Archivos Comunes (DAC) definido. i) Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarán los iconos de acceso al sistema desde la

opción Programas, para lo cual puede seleccionar el sugerido “Aspel” ó uno de la lista ya existente, como se muestra:

Figura 2.4-9 Ruta del Directorio de Archivos Comunes (DAC).


j) El asistente de instalación comenzará a copiar los archivos requeridos por el programa y realizará las operaciones asignadas en el Asistente, incluyendo la configuración del BDE Administrador.

Al terminar de configurar el BDE, el sistema “levanta” el servicio de licencias Aspel. k) Al término del copiado de archivos y para concluir con la instalación, el asistente sugiere ver la

información de último momento e Iniciar Aspel-COI 5.0, como se observa en la Figura 2.4-13. Es de suma importancia leer este documento pues tiene información que permite un mejor uso del sistema como:

• Adaptación de los formatos para emisión del Balance General y Estado de resultados por el

nuevo manejo de rubros de cuentas. • Nueva mecánica para la activación del sistema.

Posteriormente se debe dar clic en el botón . 2.5 Activación del sistema

Ruta de Acceso: Utilerías / Activar Sistema. Después de los 30 días del período de evaluación y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACIÓN el sistema dejará de funcionar, permitiendo el acceso al mismo en modo de sólo lectura. Mientras no se haya realizado la activación del sistema, en cada acceso desplegará un mensaje a manera de recordatorio indicando el número de días restantes para realizar el proceso de Activación, tal como se muestra en la Figura 2.5-1.

Figura 2.4-11 Configuración del BDE.

Figura 2.4-12 Levantando el servicio de licencias.

Figura 2.4-13 Fin de la instalación.


Debido a la importancia de la Activación, al término de la instalación se ejecutará automáticamente el Asistente de Activación, como se muestra en la Figura 2.5-1 o podrá acceder a él desde el menú Utilerías / Activar sistema.

• Para llevar a cabo el proceso de activación será necesario contar con una conexión a Internet, ésta puede ser la de cualquier PC de la empresa (puede se una diferente en la que se está haciendo la instalación) o incluso desde un café Internet. Se tenga o no Internet en la PC, se debe elegir Activación del sistema.

• En la siguiente ventana se debe especificar el Número de Serie y el Código de Activación. En caso de corresponder a una Actualización, el asistente solicitará el Número de Serie y Código de Activación de la versión anterior.

Figura 2.5-1 Asistente de Activación.

Figura 2.5-2 Método para Activar el Sistema.


• Las siguientes dos ventanas corresponden a “Datos de Registro del Cliente” y es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema, los datos son obligatorios y deben ser capturados de manera ordenada y con información correcta ya que se utilizarán para cualquier aclaración al respecto de la propiedad del sistema.

Nota: Los datos de registro del cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer empresa registrada en el sistema.

Figura 2.5-3 Indicar Número de serie y Código de activación del sistema.

Figura 2.5-4 Datos de registro del sistema.

Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema.


• Posteriormente se presentan dos opciones y la elección de alguna de las dos dependerá de si se cuenta o no con una conexión a Internet para realizar la activación:

- Activación en línea. Seleccionar esta opción si el equipo o computadora donde se va

activar el sistema cuenta con conexión a Internet, como se muestra en la Figura 2.5-6.

- Activar desde otro equipo. Se elige esta opción si el equipo o computadora donde se va a activar el sistema no cuenta con conexión a Internet.

Activación en línea En caso de haber elegido esta opción, el asistente muestra las siguientes ventanas: 1. Una pantalla de Resumen de información (Figura 2.5-7), donde se muestra la información capturada en

las ventanas anteriores: Número de serie, Código de activación y Datos de Registro del cliente, con la opción a regresar para modificarlos o dar un clic en el botón de Activar para finalizar con el registro y Activación del sistema.

2. Se realiza la conexión con el Servidor Aspel para realiza la activación del sistema, al finalizar mostrará

una ventana donde se indica que se ha realizado con éxito el proceso de Activación, como lo muestra la figura 2.5-8.

Figura 2.5-6 Petición de Activación en línea del sistema.

Figura 2.5-7 Resumen de información en la Activación en Línea.


En caso contrario envía un mensaje donde se recomienda intentar la activación más tarde. Activar desde otro equipo. En caso de haber elegido esta opción, el sistema presentará: 1. Del paso de la figura 2.5-5, el sistema presentará una ventana donde se debe indicar el nombre y la ruta

donde se creará el Archivo de Petición de Activación (Figura 2.5-9).

2. Este archivo tiene que ser transportado a otro equipo o computadora donde SI se cuente con una conexión a Internet, ya sea en la empresa o una computadora de un café Internet, mediante un dispositivo de almacenamiento portátil (CD-RW, disquete, Memory Stick, etc.).

3. Una vez creado el “Archivo de Petición de Activación”, el asistente presentará una ventana de Resumen

de información (Figura 2.5-10), donde se debe dar un clic en la opción “Guardar”.

Figura 2.5-9 Creación del Archivo de Petición de Activación.

Figura 2.5-8 Finalización del proceso de activación.


Figura: 2.5-11 Pasos a seguir para la activación desde otro equipo.

4. Al terminar la generación del archivo de petición el sistema mostrará una pantalla con las instrucciones a

seguir, para continuar con el proceso de activación. 5. Se deberá acceder a la página www.aspel.com.mx/activación y procesar el archivo, indicando la ruta

donde se guardó el archivo (unidad de 3 ½ por ejemplo) para obtener así un “Archivo de Respuesta de Activación del sistema”, el cual se deberá descargar y transportar al equipo o PC donde se instaló el sistema.

6. Ya que se tiene el “Archivo de Respuesta de Activación” para continuar con el proceso se debe acceder al

Asistente de Activación, desde el menú Utilerías/ Asistente de Activación y seleccionar la opción “Procesar una Solicitud de activación previa”, donde solicitará la ruta del “Archivo de respuesta de activación”, al indicarle la ruta el sistema valida los datos de ese archivo para poder realizar la activación (Figura 2.5-12).

Figura 2.5-10 Ventana de Resumen de información


7. Al finalizar, el sistema mostrará una ventana donde se indica que se ha realizado con éxito el proceso de

Activación, como lo muestra la siguiente figura. 2.6 Configuración del servidor

Ruta de Acceso: Utilerías/Servidor de Licencias Al finalizar la instalación sí va a trabajar de forma monousuario, termina el proceso de instalación y puede ejecutar el sistema inmediatamente, pero si se va a trabajar bajo esquema Cliente-Servidor entonces se deberá proceder a realizar lo siguiente: En el equipo servidor, se debe activar la opción “Servidor de Licencias”. En ese momento el Servicio “Licencias de Usuarios Aspel” se activará.

El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio “Licencias de usuarios Aspel” el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas Administrativas/Servicios.

Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta.

Figura 2.5-13 Finalización del proceso de activación.

Figura 2.6-1 Activación del Servidor de licencias Aspel.


Los servicios únicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos Microsoft Windows XP, 2000, NT, 2003, Vista o superior. Por ello, en el trabajo en red, el equipo que fungirá como Servidor debe tener alguno de estos sistemas operativos. También se puede monitorear el servicio, entrando al Panel de Control / Monitor de Licencias Aspel.

El monitor de Licencias Aspel es una aplicación independiente que permite Monitorear el servicio “licencias de usuarios Aspel”, ya sea del equipo o de la red completa, ya que si esta aplicación detecta más de un servicio corriendo en alguna PC de la red, presentará la información

correspondiente. También cuenta con una pestaña llamada “Registro de Sucesos”, donde se puede visualizar los eventos ocurridos al activar el servicio de licencias Aspel.

Si el servicio ya está funcionando en el Servidor, debe permitir ejecutar en el mismo Servidor tantas sesiones de Aspel-COI como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deberá tener el estatus de “Iniciado” para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema. Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-COI como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio puede estar siendo interferido por algún tipo firewall, por lo que se recomienda agregar el servicio a las excepciones del firewall o verificar el antivirus.

El servicio únicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor. 2.7 Directorio Común Aspel

Ruta de Acceso: Utilerías / Directorio común Aspel

Figura 2.6-2 Monitor de Licencias Aspel.


El directorio de archivos comunes (DAC), puede ser modificado en cualquier momento, para ello los sistemas cuentan con un asistente el cual guía paso a paso durante el proceso. Este asistente en caso requerido también puede crear un nuevo DAC. A continuación se explica el procedimiento para realizar este proceso: Cuando se hace clic en ¿Quiénes utilizan este directorio? El sistema verifica quienes están utilizando este directorio y mostrará una ventana con la información de los equipos, la opción Bitácora de eventos, presenta una lista de archivos Log que contienen una bitácora de las operaciones realizadas en este asistente. En la siguiente ventana se encuentra el Paso 1, el cual consiste en seleccionar entre:

Seleccionar un DAC ya existente y hacer el direccionamiento. Éste consiste en direccionar la ruta del DAC a un directorio ya existente.

Crear todo el grupo de archivos y directorios nuevos en una ruta específica. Con esta función, en la

ruta especificada se realiza una copia del DAC actual, haciendo el correspondiente direccionamiento.

Figura 2.7-1 Asistente para cambio de DAC.

Genera un archivo .log

con el registro de los

eventos, el cual se

visualiza con el icono de la

impresora, (Detalles).

Indica, cuales equipos están utilizando el

DAC.

Figura 2.7-2 y 3 Lista de equipos que utilizan el DAC y bitácora de eventos.


En el siguiente paso se deberá indicar la ruta del nuevo DAC. En caso de que en el directorio indicado para el DAC, no existieran los datos necesarios, el sistema mandaría un mensaje como el siguiente: En cualquiera de las dos opciones, al final se presentará una ventana (como la de la figura 2.7-6), la cual indica una bitácora de las tareas que se realizaron durante este proceso.

Figura 2.7-4 Paso 1 del asistente.

Figura 2.7-5 Selección de ruta para el DAC.


Algunas de las operaciones que realiza el sistema al crear un DAC nuevo son:

Actualización del directorio "Asistente" Actualización del directorio "Aspel-AL" Actualización del directorio "Aspel-Internet" Actualización del directorio "Centro de asistencia" Actualización del directorio "Comprobantes" Actualización del directorio "Extensiones" Actualización del directorio "Información de sistemas" Actualización del directorio "NetDir" Actualización del directorio "Perfiles" Actualización del directorio "Sistemas Aspel" Se redireccionaron los íconos Se actualizó el registro de Windows Se actualizaron todos los accesos directos

2.8 Configuración del BDE Administrador

Ruta de Acceso: Inicio / Panel de Control / BDE Administrador y/o con el icono Al ser instalado Aspel-COI 5.0, se instala conjuntamente una copia del BDE (Borland DataBase Engine) para permitir el uso de diferentes tipos de formatos de base de datos, esta aplicación se almacena en el mismo directorio donde se instala el sistema. De forma predeterminada, el sistema trabaja con archivos en formato Paradox® y por esa razón utiliza el BDE, el cual se puede definir como el administrador de acceso a datos. Cuando se realiza la instalación del sistema, además de copiar los archivos y drivers necesarios para el manejo de bases de datos en diferentes tipos (Paradox®, D’base®, etc.), se realizan algunas modificaciones en los registros de configuración del equipo. En el registro de Windows® se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta donde tiene que ejecutar el BDEAdmin. La ruta es: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \Software \Borland \Database Engine, se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensión .dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrará la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuración de los drivers y alias.

Figura 2.7-6 Finalización de cambio/creación de nuevo DAC.


El sistema mediante el registro de configuración de Windows® verifica si existe o no un BDE instalado, el cual puede ser modificado, las definiciones de instalación las realiza el sistema de manera automática, sin embargo, si detecta una instalación previa sólo si fuera necesario actualizaría los drivers.

Si se utiliza la base de datos en tipo Paradox® se debe verificar que dentro del BDE en la pestaña “Configuration”, en las opciones Configuration/Drivers/Native/Paradox, el parámetro llamado “NETDIR”, esté apuntando aun directorio que exista en todas las estaciones de trabajo. NOTA: Siempre que se realiza un cambio en alguno de los parámetros del BDE aparecen indicadores en color verde. Para que los cambios realizados sean almacenados, se debe entrar al menú Object/Apply, de esta forma, el BDE guarda la nueva configuración. 2.9 Paradox® en Red Paradox usa un sistema de Semáforos para informar a otras aplicaciones o instancias de programas que ciertos registros están siendo usados por otro usuario, en comparación con otros sistemas como DBase que marcaba físicamente los registros que estaban en uso, Paradox® crea unos archivos en los que se registran los usuarios en uso, así como los registros bloqueados. En esta sección nos centraremos en el protocolo de bloqueos de la versión del BDE 4.0 que acompaña a los sistemas. Paradox® crea el archivo PDOXUSRS.LCK en cada directorio donde una aplicación este accediendo a tablas, este archivo regula el acceso concurrente a las tablas, este archivo apunta y se registra en el PDOXUSRS.NET que contiene la información de todos los usuarios o aplicaciones que acceden a un directorio. El BDE necesita un directorio para la creación de tablas temporales y otros usos, para ello en el llamado "Directorio Privado", que es donde se crean los archivos PDOXUSRS.LCK y PARADOX.LCK lo cual evita que otros programas accedan a ese directorio. 2.9.1 Protocolo de Bloqueos Paradox® anota los registros bloqueados de las tablas en el archivo de bloqueos PDOXUSRS.LCK, en este archivo se controlan los accesos a diferentes tablas y por distintos usuarios, cuando un usuario intenta bloquear un registro verifica en el archivo y comprueba que otro usuario no lo tenga bloqueado ya, en caso de que este libre escribe su bloqueo, impidiendo que otros lo hagan, cuando el registro es liberado, se actualiza su estado en PDOXUSRS.LCK. Cuando varios usuarios intentan leer y escribir en una misma tabla dentro de un entorno de red, todos deben realizar sus bloqueos por medio del fichero PDOXUSRS.NET que a su vez mantiene una relación con los archivos *.LCK.

Figura 2.7-1 Configuración del BDE Administrador.


Un error común al instalar los sistemas en red, es que las aplicaciones no apuntan al mismo archivo *.NET, creando un desconcierto en el BDE y como resultado que los bloqueos no se realizan y las actualizaciones son mas bien aleatorias. Dentro del archivo .NET, también se guarda otro tipo de información, como número y nombre de usuarios conectados, y otra información menos relevante. Cuando se intenta acceder a una tabla Paradox® el BDE busca el archivo PDOXUSRS.NET, si no lo encuentra crea uno, continuando con el proceso de arranque. Si el BDE encuentra un archivo .NET pero está apuntando a otro directorio, nos muestra el mensaje de "Múltiple net files in use", generando una excepción impidiendo la carga del BDE. Si no hay errores, crea los archivos *.LCK en el directorio privado, si encuentra archivos, genera la excepción y no se carga el BDE. En resumen podríamos decir que el archivo .NET gobierna los directorios y los archivos *.LCK. 2.9.2 Correcta Inicialización Para evitar errores en la inicialización de sistemas Aspel en RED se deberá haber comprendido el mecanismo de bloqueos de Paradox®. Dado que pueden presentarse fallos eléctricos o bien el sistema puede colgarse en un momento dado, o un usuario “impaciente” puede apagar la computadora de forma incorrecta, algunas veces quedan archivos *.LCK en el directorio de datos sin que esté algún usuario conectado, en este caso, cuando el sistema intenta inicializar el BDE, se presenta un error indicando que las tablas están ocupadas (busy), siendo esto falso. La solución consiste en verificar que haya usuarios conectados y antes de abrir el sistema comprobar la existencia de tales archivos, si no hay usuarios y los archivos están en el directorio, deberán ser borrados.


3. GENERALES

3.1 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel COI? Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa COIWIN.EXE y se puede hacer de diferentes maneras:

1) A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio. 2) Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema. 3) Desde la opción Inicio/ Ejecutar. 4) Mediante el icono creado en el grupo de programas.

3.2 Ingreso al Sistema (Abrir empresa)

Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa ó con el icono . Podemos entender como Empresa a la entidad financiera de la cual se van a capturar sus movimientos contables. El sistema en su modalidad básica de licenciamiento tiene la posibilidad de dar de alta (registrar) hasta 99 Empresas y un usuario simultáneo (si se requieren más usuarios, se podrán adquirir las licencias de usuarios adicionales). Cada Empresa maneja los archivos de datos de manera independiente, ya que la estructura de los archivos que se crean permite identificar la empresa a la que pertenecen. Por ejemplo, en la carpeta de Datos se tiene el archivo ‘CC120401.DB’, donde:

CC Indica que es el Catálogo de Cuentas.

1204 Indica que pertenece al periodo Diciembre del 2004.

01 Indica que corresponde a la Empresa No. 1

DB Indica la extensión del tipo de archivo.

Por lo que no existe el riesgo de confundir la información. De tal forma, que se pueden concentrar todos los archivos en un solo directorio y al acceder a una Empresa, el sistema reconocerá únicamente los archivos que le corresponden. O bien, por cuestión de orden, almacenar los datos de cada Empresa en directorios diferentes. Una vez terminado el proceso de Configuración e Instalación de la empresa –procesos ampliamente explicados en el Curso Intermedio de ASPEL-COI-, el sistema presenta la ventana de Abrir Empresa, en ella aparece el nombre o razón social de la Empresa número uno, en caso de que no se haya personalizado el nombre por omisión es: “Empresa Inválida, S.A. de C.V.” Cabe mencionar que el esquema de licenciamiento incluido en la versión de Aspel-COI 5.0, consiste en activar el sistema vía Internet, una vez ACTIVADO el sistema se podrá personalizar la razón social sin requerir un “centinel” o candado, ni tampoco solicitar la asignación de claves de alta. En el diálogo de Abrir empresa, como se observa en la Figura 3.2-1, se debe seleccionar la empresa a trabajar y posteriormente se debe identificar como usuario del sistema, esto es: capturando la clave del usuario y su respectiva contraseña.


Figura 3.2-1 Acceso a la empresa a trabajar.

Empresa con la cual se trabajará Cuando se acaba

de instalar el sistema al usuario “Administrador”,

se le asigna de forma

predeterminada la Clave de acceso

“Aspel1” o con la tecla

Una vez capturados los datos anteriores, el sistema solicitará la instalación de la base de datos ó accederá de forma automática al último periodo en el cual se estuviera trabajando previamente. Cuando la base de datos no existe porque se va a empezar una contabilidad, al acceder al sistema envía el mensaje: Y despliega una ventana como lo muestra la figura siguiente para crear la base de datos: 3.3 Cambio de Periodo

Ruta de Acceso: Archivos/Administrador de periodos ó con el icono Esta opción permite realizar diversas funciones, todas las que se realizan con los periodos de trabajo, entre ellas, la asignación de la ruta de datos y selección del periodo de trabajo. La ventana del administrador de periodos se observa en la figura 3.3-1. Los procesos que pueden realizarse desde el Administrador de periodos se verán a detalle en cursos subsecuentes.

Figura 3.2-2 Creación del Período de trabajo.

Período. Ejercicio


La definición de la ruta de trabajo se realiza desde el icono: , en el diálogo que se presenta, se podrá

indicar una nueva ruta e incluso el formato en el que la base de datos se encuentra, -botón -, esto permite facilitar la lectura de bases de datos que se encuentran en un formato diferente al de la base que se estaba leyendo anteriormente, figura 3.3-2. Una vez que se ha indicado la ruta de trabajo, el sistema presenta los periodos contenidos en esa ruta, para elegir el periodo de trabajo basta con ubicarse en el mismo y al dar doble clic Aspel-COI accederá a dicho periodo. Ahora bien, si la base de datos no existe, ésta se puede crear desde el Administrador mediante la realización de los siguientes pasos. 1. Dando clic en el icono agregar 2. En el cuadro de diálogo se deberá elegir la opción “Nueva contabilidad” como se muestra en la siguiente

imagen y dar en el botón Aceptar.

Figura 3.3-3 Creación de un periodo contable nuevo. Período y Ejercicio.

Figura 3.3-4 Configuración del Período de trabajo.

Figura 3.3-1 Administrador de Períodos.

Figura 3.3-2 Definición del periodo de trabajo


3. Posteriormente se deberá indicar el Periodo y Ejercicio contable a crear, así como el formato en el que se desea crear la base y la ruta donde se desea sea almacenada la información.

Al presionar aceptar el sistema realizará un proceso de creación de la base de datos.

Práctica

a) En el directorio C:\Archivos de programa\Archivos Comunes\Aspel\Sistemas Aspel\COI 5.0\crear una carpeta llamada Curso.

b) Dentro de esta carpeta crear el mes de Diciembre de 20xx, seleccionando: 1. Catálogo estándar de cuentas, 2. Catálogo estándar de rubros, 3. Catálogo estándar de departamentos, 4. y el Dólar como moneda adicional.

3.4 Cerrar / Abrir Empresa

Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa ó con el icono . La opción “Cerrar Empresa“ permite terminar el trabajo con la empresa activa, es decir, es posible terminar de trabajar con los datos de esa empresa y cambiar a otra para seguir trabajando sin necesidad de cerrar el sistema y volver a entrar. 3.5 Salir

Ruta de Acceso: Archivos/ Salir ó con el icono

Este comando permite Salir o terminar definitivamente la sesión del sistema. 3.6 Barra de Herramientas

Ruta de acceso: Configuración/ Preferencias/ Barra de Herramientas ó ‘clic’ con el botón derecho sobre la Barra de Herramientas. En esta barra, se muestran los iconos de acceso a comandos del sistema, cada icono permite el acceso a funciones específicas, la barra puede personalizarse, es decir, se pueden agregar o eliminar iconos para acercar al usuario las funciones u opciones que utiliza con mayor frecuencia y agilizar así su trabajo en el sistema, figura 2.6-1. Por ejemplo, si un reporte muy utilizado por el Operador del sistema es el reporte de auxiliares,

se puede agregar el icono correspondiente a la barra , de esta forma, la emisión del reporte se hará al hacer clic sobre él, en vez de tener que acceder a la opción desde Reportes/ Auxiliares.


3.7 Teclas de Acceso Rápido La funcionalidad de las teclas de acceso rápido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de información, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el Mouse. Cada función del menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función.

Otras Teclas de acceso rápido de uso general son:

3.8 Operaciones de Aplicación General En todos los sistemas de la línea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rápido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada menú o módulo que integran el sistema.

Icono Descripción

Agregar Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre. También activa al presionar las teclas + .

Buscar Permite localizar un registro en específico de acuerdo a las características que se indiquen. También se puede activar la búsqueda presionando la tecla de función .

Archivos Edición Ver Reportes Gráficas Procesos Utilerías Configuración Ventana Ayuda

+ + + + + + + + + +

Abrir Ventanas de Captura + Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catálogo + Despliegue de Catálogos Cerrar el Sistema +

Figura 3.6-1 Personalización de la barra de herramientas.

Barra de iconos actual

Iconos disponibles

para adicionar en la Barra de herramientas

Descripción de la función del

icono seleccionado

Agrega el icono seleccionado a

la barra de herramientas

Elimina el icono seleccionado de

la barra de herramientas

Restaura los iconos

predeterminados

Inserta separaciones entre iconos


Filtrar

Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con las características establecidas en el filtro. También se puede activar esta opción presionando la tecla de

función .

Activar/ Desactivar Filtro

Permite desactivar o activar el filtro, restableciendo el orden de la información de un catálogo sin perder los parámetros que se hayan especificado para ese filtro en particular.

Copiado Especial Esta opción, permite utilizar la información generada por el sistema en una hoja de cálculo y mantenerla actualizada, de tal forma, que en caso de que ocurra un cambio en la información contable, se actualizará la hoja de cálculo, esto debido al vínculo dinámico que establece Aspel-COI con Microsoft Excel®.

Exportación Esta opción permite crear un archivo que contiene la información del catálogo seleccionado para que pueda ser utilizado por otra aplicación (txt, xls, db, dbf, htm, xml).

Presentación Preliminar Muestra la presentación preliminar de la información, es decir, la forma en como se visualizaría la impresión.

Imprimir Permite imprimir las consultas, catálogos, y reportes del sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y ordenada según se requiera.

Preparar

La consulta que se tiene en pantalla se preparará para ser publicada en Internet, incluyendo la asignación de nombre a la consulta y la carpeta en la que se depositará.

Publicar Esta función publica las consultas que se encuentren preparadas, se cuenta con la opción de configurar el hospedaje para estar ejecutándose automáticamente después de preparar una consulta.

Exportar a Palm® Esta función permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm® o en formato Microsoft Excel®.

Adicionalmente, dentro de cada consulta se cuenta con un menú contextual, el cual contiene diversas funciones que permiten manipular la información. 3.9 Datos de la Empresa

Ruta de Acceso: Configuración / Datos de la Empresa ó con el icono Mediante esta opción se podrán dar de alta las empresas así como modificar datos de las que ya están dadas de alta. Para agregar una nueva empresa se requieren los datos de:

• Razón social. • Dirección. • Registro Federal de Contribuyentes. • Registro Estatal.


Se podrán dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento en el que sea requerido.

Figura 3.9-1 Alta y Cambios de los datos de la empresa.


4. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

Una vez instalado el sistema, se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar.

• Creación o traducción de archivos de datos • Definición de Parámetros del sistema. • Creación de perfiles de usuario.

4.1 Parámetros del sistema Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja el programa, las cuales se pueden modificar para una operación más adecuada a las necesidades de trabajo. Estos parámetros afectan directamente al funcionamiento del programa, los datos de la empresa, los catálogos de Cuentas, Pólizas y Activos, así como el manejo de Multimoneda. 4.1.1 Datos de la empresa Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema/ Datos de la empresa Esta opción permite modificar los datos de la empresa como son:

• Razón social. • Dirección. • Registro Federal de Contribuyentes. • Registro Estatal.

Los datos que aquí se capturan son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro del sistema. 4.1.2 Cuentas Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema/ Cuentas

Figura 4.1.1 -1 Modificar datos de la empresa.


En esta opción se puede configurar:

Parámetro Descripción

Dígitos por nivel Es la forma de estructurar el catálogo de cuentas y organizar de forma jerárquica las cuentas contables que se usarán. Es posible definir hasta 9 niveles y hasta 20 dígitos. Por omisión, el sistema configura para el primer nivel 4 dígitos, para el segundo y tercer nivel 3 dígitos.

Cuentas con Guión Permite separar las cuentas contables por nivel añadiendo un guión.

Las cuentas aparecen sin guión y se debe capturar la cuenta con todos los dígitos que la integran.

Captura de Saldo Inicial Permite capturar un saldo a la cuenta al momento de darla de alta en el catálogo, es el saldo con el cual iniciará el periodo de trabajo. Será necesario capturar el saldo en las cuentas de detalle y el total de movimientos en la cuenta acumulativa o de mayor.

No se puede capturar el Saldo de la cuenta al darla de alta, por lo que la captura se deberá realizar a través de una póliza de apertura. Para evitar descuadres en la balanza de comprobación.

Alta en traspasos Al momento de realizar el traspaso de saldos, el sistema dará de alta automáticamente las cuentas que no existan, en los periodos posteriores.

Cuando se realice el traspaso de saldos no se darán de alta las cuentas nuevas.

Traspaso automático El sistema hará un traspaso automático para los periodos subsecuentes cuando se modifican las partidas de las pólizas, al eliminar la póliza, al realizar integración de pólizas, se ejecute el proceso de contabilización o cuando se modifique el saldo inicial de la cuenta.

Cuando se realice cualquiera de los movimientos anteriores, se deberá realizar Traspaso de saldos desde el Administrador de periodos.

Figura 4.1.2 -1 Parámetros de Cuentas.


Manejo de departamentos Permite usar el catálogo de departamentos para clasificar alguna o todas las cuentas por centros de costos, es decir, conocer el detalle de los ingresos o egresos por el área que los generó.

.Se deshabilitarán los catálogos de cuentas departamentales, departamentos y balanza de comprobación con departamentos.

Específica la ruta donde se encuentran y almacenarán los archivos de datos de la empresa, en esta ruta se registrarán todos los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa. Además, se puede definir el formato (Paradox, MS sql, por ejemplo) en que se encuentra la base de datos que se está leyendo y un alias, el cual es muy común utilizar cuando la base se encuentra en un formato de tipo cliente-servidor.

4.1.3 Pólizas Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del sistema/ Pólizas En esta opción se puede configurar:


Tipos de póliza Permite clasificar los movimientos contables de la empresa, por tipos de póliza. Se pueden definir hasta 12 tipos de póliza, el sistema tiene definidos los más comunes: Dr (Diario), Ig (Ingresos) y Eg (Egresos).

Número secuencial Al dar de alta una póliza, automáticamente se le asignará un folio ó número consecutivo secuencial y en la captura de las pólizas este campo no podrá modificarse.

El campo de folio o número de póliza estará disponible para modificarse al momento de capturar la póliza.

Folio único Al dar de alta una nueva póliza, el sistema asignará un número consecutivo a la póliza sin considerar el tipo de póliza al que pertenezca.

El folio o número de pólizas se asigna por tipo de póliza.

Sin decimales El sistema no considerará los decimales indicados en la captura de saldos o de pólizas, se podrán digitar pero no se considerarán.

El sistema permite la captura de cifras con decimales, en los cálculos se consideran hasta 5 decimales pero en las consultas las cantidades se redondean a 2 decimales.

Figura 4.1.3 -1 Parámetros de Pólizas.


Mes de Ajuste (13) Permite crear un mes “13”, en el cual se realizan pólizas de ajuste o se registra la póliza de cierre del ejercicio, sin que se mezcle con la información del último mes capturado, es decir, se indica al sistema que después del mes de diciembre o del mes de cierre fiscal, cree un mes llamado Ajt.

Auxiliares por fecha Al consultar e imprimir auxiliares mensuales y anuales, las pólizas se ordenaran por fecha.

Las pólizas se ordenaran por tipo y número de póliza.

Contabilizar en Línea

Al grabar las pólizas se actualizan automáticamente los saldos de las cuentas que se están utilizando.

Al grabar la póliza no se afectarán los saldos de las cuentas, se debe ejecutar el proceso de Contabilización.

Alta de cuentas en pólizas

En la captura de las pólizas, permite dar de alta las cuentas en el catálogo. Sólo se podrán agregar cuentas de detalle.

En la captura de las pólizas no se puede dar de alta cuentas en el catálogo.

Cuadrar pólizas automáticamente

Se podrá “cuadrar” una póliza automáticamente desde su captura, aún cuando no se haya terminado de registrar todas sus partidas. El sistema le asigna el status de “Pendiente” y en la consulta aparecerá en color rojo, facilitando así su identificación, para que posteriormente sea completada o modificada.

Cuenta de cuadre Se especifica la cuenta que le servirá al sistema para cuadrar las Pólizas, la cuenta debe ser de Detalle, esto es, cuando se esté capturando una póliza y se grabe, el sistema generará un asiento contable a la cuenta que se haya definido como cuenta de cuadre.

Mes de cierre fiscal Permite indicar el mes en el que se efectuará el cierre fiscal de la empresa, casi siempre es el mes de diciembre. Este parámetro está relacionado con la operación del mes de ajuste, en donde, si se habilita el mes de ajuste, entonces el mes “Ajt”13, se creará después del mes de cierre fiscal. Por ejemplo: Si el mes de cierre fiscal es Diciembre el mes 13 se creará entre diciembre y enero.

4.1.4 Activos Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del sistema/ Activos Cuando se dan de alta activos, el sistema sugiere la póliza correspondiente a la compra de activos, para que esta póliza sea muy apegada a la operación del usuario, el sistema permite definir: En esta opción se puede configurar:


Cuenta Banco Se especifica la cuenta contable correspondiente a Bancos (o la cuenta de la cual se obtengan los fondos al adquirir el activo) que el sistema sugerirá en la partida al momento de registrar la póliza de compra de activos.

Cuenta IVA Se especifica la cuenta contable correspondiente al impuesto o IVA, con un monto igual al 15% sobre el valor del activo, que el sistema sugerirá en la partida al momento de registrar la póliza de compra de activos.


4.1.5 Multimoneda Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema/ Multimoneda En esta opción se puede configurar:


Trabajar con monedas extranjeras

Se indica al sistema que se trabajará con varias monedas y se activarán los campos correspondientes a este manejo.

Se deshabilitará el catálogo de monedas y los campos correspondientes a este manejo.

Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa

Al acceder al sistema, presenta la ventana del Histórico de tipos de cambio para capturar y así actualizar el tipo de cambio.

No presenta la ventana y la captura y actualización se realizará desde el catálogo de monedas.

Proponer tipo de cambio al capturar pólizas

El sistema sugerirá en la captura de pólizas el último tipo de cambio registrado en el Histórico de tipos de cambio.

No sugiere el último tipo de cambio al acceder al sistema.

Figura 4.1.4 -1 Parámetros de activos.

Figura 4.1.5 -1 Parámetros de multimoneda.


Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas

Convierte el monto que se captura en moneda extranjera a moneda base (pesos) y muestra en la consulta de la partida de la póliza el monto capturado en moneda extranjera.

A los montos que se indiquen no se les aplicará operación de conversión alguna.

4.2 Datos de la empresa

Ruta de Acceso: Configuración/ Datos de la empresa y/o con el icono Cuando se instala un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual se trabaja durante los 30 días que Aspel otorga como periodo de evaluación, posterior al vencimiento de dicho periodo, se solicitará la activación del sistema. Una vez que se haya activado el sistema, en esta sección se podrán agregar hasta 99 empresas con el botón

, sin requerir claves de alta o un centinel en cada equipo donde se utilice el sistema. Una vez que este activado el sistema se podrán modificar los datos de las empresas que estén registradas en

cualquier momento, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, se utiliza la opción disponible en el diálogo de selección de empresa. Los datos que se pueden registrar o modificar son: 4.3 Agregar empresa

Ruta de Acceso: Configuración / Agregar empresa Además de la opción anterior, existe otra forma de agregar una empresa mediante el asistente, el cual ayudará a definir ciertos parámetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema Aspel-COI 5.0, con esta opción también se podrá traducir una base de datos de una versión anterior, traducir los parámetros y perfiles, dar de alta a los usuarios nuevos y anteriores, etc.

Centinel o Candado.- es un dispositivo de hardware que se utiliza para controlar el acceso y operación de un sistema.

Figura 4.2-1 Alta/ Modificación de datos de la empresa.

Datos de la empresa.


El asistente se presentará al momento de acceder al sistema por primera vez y posteriormente sólo se podrá acceder a él desde el Menú Configuración / Agregar empresa. El asistente podrá ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuración de la empresa, ya que se puede realizar posteriormente sin ningún problema. Si se desea actualizar de otras versiones en la siguiente ventana, se debe seleccionar la opción “Actualizar datos de una empresa de la versión 3.0x, 4.0”, lo cual permitirá importar y/o traducir los datos de las empresas definidas, definir los parámetros de la empresa, dar de alta a los usuarios, así como definir sus perfiles (opciones a las que tendrán acceso) o Crear una empresa Nueva. Al seleccionar “Actualizar de la Versión Aspel COI 3.x, 4.0”, el sistema mostrará las empresas que están dadas de alta en dichas versiones, permitiendo seleccionar cualquiera para que sea dada de alta en la versión 5.0. Una vez seleccionada la empresa aparecerá una ventana donde se podrá configurar sus parámetros, permitiendo modificarlos, o del mismo modo, si se escogió “Crear nueva empresa”. Este proceso se tendrá que realizar para cada una de las empresas que se manejaban en la versión anterior y se deseen traducir, o bien, para cada empresa que se desee dar de alta.

Figura 4.3-1 Asistente de Instalación de empresa.

Figura 4.3-2 Selección de empresa para dar de alta.


4.4 Perfiles de Usuario Ruta de Acceso: Configuración/Perfiles de usuarios

Aspel-COI maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificación de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrán tener acceso a cualquier sistema Aspel –además de COI-, y la información de ellos se almacena en la carpeta “Archivos comunes Aspel” (DAC), es por eso que en una instalación en red esta carpeta también se debe de compartir para que las estaciones de trabajo funcionen correctamente. Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-NOI 4.0 y cuando se entra a COI 5.0 aparecerán en la sección de Usuarios Aspel, pero estos no tendrán acceso a COI, sólo hasta que se asignen al sistema. Al instalar Aspel-COI de forma predeterminada se tendrá un usuario con clave “Administrador” con una contraseña “Aspel1” (se recomienda sea cambiada a la brevedad posible), el cual accede sin ningún tipo de restricción, el “Administrador” podrá dar de alta a otros usuarios y asignar los derechos respectivos a los usuarios.

La definición de los usuarios y perfiles se realiza con una barra de herramientas que facilita el proceso de operación en la captura. Para definir perfiles: 1. Como Administrador, acceder a Perfiles del usuario y en la barra de Herramientas seleccionar la empresa

a la que tendrá permiso de acceso el usuario.

A continuación se explican las opciones con las que cuenta la barra de los perfiles.

Figura 4.4-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios.

Figura 4.4-1 Alta de usuarios.

Usuarios registrados

para la empresa

seleccionada.

Usuarios Aspel


Icono Descripción

Nuevo Usuario Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar oprimiendo las teclas + .

Habilita / Deshabilita Mediante está opción se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta seleccionada del perfil, y también se puede hacer con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma.

Grabar perfil modificado Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado.

Cancela Cambios Está opción permite cancelar los cambios efectuados a un perfil.

Agregar perfil predefinido

Desde está opción se pueden crear perfiles predefinidos en base a un perfil modificado por el administrador.

Seleccionar Empresa

Empresa seleccionada para la asignación de usuarios y modificación de perfiles.

Imprimir Perfil

Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la empresa seleccionada.

Respaldar / Restaurar

Está opción permite generar respaldos de los perfiles de usuarios y también se permite restaurarlos.

2. Para agregar un usuario nuevo se deberá dar clic en el icono o con los botones se podrán agregar o quitar usuarios que se hayan dado de alta previamente desde otro sistema pudiendo modificar

sus datos dando clic en el icono , el cual estará habilitado únicamente antes de asignarlo al sistema, donde en ambos casos se mostrará la siguiente ventana:

Figura 4.4-3 Alta/Modificación de Nuevo Usuario.


Esta ventana cuenta con dos pestañas en las cuales se deberán capturar los siguientes datos:

• Usuario: Nombre del usuario que accesará al sistema. • Nombre: Nombre completo del usuario. • Clave y Confirmar Clave: asignar la contraseña de acceso al sistema y confirmarla. • Puesto y departamento. Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa. • Correo. Dirección de correo electrónico. • Perfil a aplicar. El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al

usuario, éstos son modificables. • Empresas. En esta pestaña se puede asignar las empresas a las que tendrá acceso o a todas, mediante

la casilla “Todas”.

Una vez que se capturaron todos los datos se deberá guardar dando clic en , con esto se agregará el usuario a la lista de usuarios Aspel ya asignado dentro del sistema.

Nótese que los usuarios que ya están asignados al sistema para poder identificarlos se muestran en Negrita. 3. Al agregar un usuario, de forma predeterminada se les otorga un perfil con acceso a todo (excepto a los

perfiles de usuario), para que este perfil sea modificado de acuerdo a las características y políticas de seguridad de la empresa. Por lo que después de agregar un usuario se debe modificar el perfil dando clic en el signo para desplegar o, para Contraer las opciones disponibles.

4. Para habilitar o Deshabilitar las opciones, bastará con dar doble clic o activar el menú contextual,

seleccionando la opción “habilitar/ Deshabilitar” o dando clic en el icono . Las opciones habilitadas se mostrarán en color “Azul” y las Deshabilitadas en color “Gris”.

5. Una vez que se ha definido el perfil se deberá guardar dando clic en icono .

A través del menú contextual en la opción “Propiedades del Administrador”, se pueden modificar los datos del Administrador. 4.4.1 Perfiles Predefinidos En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas, ciertos perfiles establecidos de acuerdo al departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opción a ser modificados o crear nuevos perfiles.

Figura 4.4-4 Administrador de Perfiles de Usuarios.


Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el menú contextual, dando clic en la opción “Aplicar Perfil” y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado. Por medio de este menú se puede copiar un perfil y pegarlo a otro usuario. El perfil que tenga el usuario puede modificarse y al guardarse lo hace tomando el cambio, pero sin afectar a los perfiles predefinidos. Se pueden dar de alta nuevos perfiles predefinidos, por medio del menú contextual

dando clic en “Nuevo Perfil Predefinido” o con el icono .

Al dar clic en el botón agregará un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder ser asignado a cualquier usuario, al escribir el nombre del perfil nuevo se habilitará dicho botón. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la opción “Ver perfiles predefinidos” del menú contextual.

El “Administrador” es el único que permite configurar los datos de todas las empresas y dar de alta usuarios. De esta manera se optimiza el control de acceso a la información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel.

Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del ícono , generando un archivo con extensión .pqz, esto también se podrá realizar por medio del respaldo del sistema.

Figura 4.4.1-2 Alta de perfiles.

Figura 4.4.1-3 Estructura de usuarios y perfiles.

Usuarios Restringidos.

Perfiles de usuario. Usuario

Administrador.

Figura 4.4.1-1 Aplicación de perfiles a los usuarios.


Cuando un usuario entre a una opción a la cual no tiene acceso, se mostrará una ventana indicando la situación.

Práctica

c) Dar de alta los siguientes usuarios con todos los derechos:

Usuario AuxCon1 Usuario ContAdm

Nombre Auxiliar Contable1 Nombre Administrador de Contabilidad

Contraseña Curso Contraseña Curso1

Puesto Auxiliar Puesto Contador

Departamento Contabilidad Departamento Contabilidad

d) Agregar un nuevo perfil con usuario: Auxiliar1 Nombre: Auxiliar Contraseña: Curso2 y con las siguientes opciones:

Opción Estatus

Catálogo de cuentas y cuentas departamentales

Agregar Habilitado

Modificar Habilitado

Eliminar Habilitado

Copiado especial Habilitado

Exportación de Archivos Habilitado

Imprimir Habilitado

Asociar cuentas Habilitado

Pólizas

Agregar Habilitado


Eliminar Habilitado

Imprimir Habilitado

Copiar póliza de otro período Habilitado

Auditoría Habilitado


Exportación de archivos Habilitado

Póliza modelo Habilitado

Asociar documentos digitales Habilitado

Figura 4.4.1-4 Mensaje de Restricción de acceso a una opción.


Rubros

Agregar Deshabilitado

Modificar Deshabilitado

Imprimir Deshabilitado

Departamentos




Tabla de INPC


Actualización FTP Deshabilitado

Grabar Habilitado

Catálogo de monedas

Agregar Habilitado


Imprimir Habilitado

Captura de tipos de cambio Habilitado

Especificar Impresora Habilitado

Catálogo de activos

Agregar Habilitado


Eliminar Deshabilitado


Exportación de Archivos Deshabilitado


Baja contable Deshabilitado

Balanza de comprobación con o sin departamentos


Exportación de Archivos Habilitado

Imprimir Habilitado

Balanza acumulada Habilitado

Auxiliares

Imprimir Habilitado

Editar póliza Habilitado

Saldo históricos Habilitado

Saldos en moneda extranjera Habilitado

Exportar a excel Habilitado


Tipos de Activos




Editor de formatos

Editor Deshabilitado

Lista de campos del editor Deshabilitado

Lista de comandos del editor Deshabilitado

Reportes

Diario general Deshabilitado

Balance general Deshabilitado

Estado de resultados Deshabilitado

Libro mayor Deshabilitado

Reexpresión de saldos Deshabilitado

Presupuestos Deshabilitado

Reportes del usuario Deshabilitado

Hojas de cálculo Deshabilitado

Cuentas Deshabilitado

Emisión de pólizas Deshabilitado

Saldo Promedio Diario Deshabilitado

Verificación de Activos

Depreciación de Activos Fijos Deshabilitado

Revaluación de Activos Fijos Habilitado

Conciliación de Activos Habilitado

Gráficas

Liquidez Deshabilitado

Apalancamiento Deshabilitado

Prueba de ácido Deshabilitado

Días de cartera Deshabilitado

Rotación de inventarios Deshabilitado

Ventas Deshabilitado

Utilidad Deshabilitado

Gastos de operación Deshabilitado

Activo, Pasivo, Capital Deshabilitado

Gráfica del usuario Deshabilitado

Modificación de datos Deshabilitado

Grabar gráfica Deshabilitado


Administración de Períodos

Creación del siguiente período Deshabilitado

Auditar período Deshabilitado

Traspaso de saldos Deshabilitado

Cambiar ruta de período Deshabilitado

Agregar período Habilitado

Borrar el período Habilitado

Crear nueva contabilidad Habilitado

Administración de Períodos

Regenerar archivo del administrador de periodos Habilitado

Procesos

Borrado de movimientos Deshabilitado

Contabilización Habilitado

Consolidación Deshabilitado

Balanza anual Deshabilitado

Póliza de cierre Deshabilitado

Póliza de depreciación Deshabilitado

Póliza de ajuste cambiario Deshabilitado

Revaluación de activos fijos Deshabilitado

Integración de pólizas Deshabilitado

Ajuste anual por inflación Deshabilitado

Utilerías

Traducción de archivos Deshabilitado

De cuentas a activos Deshabilitado

Importación de archivos Deshabilitado

Control de archivos Deshabilitado

Respaldo de archivos Deshabilitado

Activar sistema Deshabilitado

Servidor de licencias Deshabilitado

Directorio común Aspel Deshabilitado

Configuración

Parámetros del sistema Deshabilitado

Datos de la empresa Deshabilitado

Preferencias Deshabilitado

Perfiles de usuario Habilitado


Infoweb

Configurar mis sitios Habilitado

Preparar Información Internet Habilitado

Generales

Configuración de consultas Habilitado

4.5 Preferencias

Ruta de Acceso: Configuración / Preferencias Esta opción permite configurar algunos aspectos que son necesarios para que el usuario pueda trabajar de una forma más cómoda y rápida con ciertas tareas específicas.

• Barra de herramientas.- Curso anterior • Aplicaciones Asociadas.- Esta opción permite asociar al sistema aplicaciones externas necesarias,

como son una calculadora, un editor de textos para poder modificar los formatos (se recomienda usar el Block de Notas de Windows®), y una hoja de calculo (se recomienda usar Microsoft Excel®).

• Aquí se configura el formato y el contenido de la información de las consultas que se copiaran a otra aplicación.

4.6 Modo Alterno de Captura

Ruta de Acceso: Configuración / Modo Alterno de Captura Si está habilitada esta opción significa que la tecla dentro de los catálogos funciona para cambiarse de un campo a otro, como si se tratara de un tabulador. Cuando se habilita está opción aparecerá un mensaje que explica cuál es su función.

Figura 4.5-1 Configuración de las aplicaciones asociadas.

Figura 4.5-2 Configuración del tipo de copiado.


Sí no está activada esta opción, al momento de que se oprima la tecla se asume la terminación de la captura que se esté efectuando. 4.7 Activar sugerencias Ruta de Acceso: Configuración / Activar sugerencias El objetivo de esta herramienta es mostrar "Tips" o recomendaciones sobre los procesos y actividades novedosas e importantes en el sistema, así como sugerencias para un eficiente manejo del mismo. Al estar activada esta opción las sugerencias se mostraran al iniciar la sesión de forma aleatoria.

Figura 4.7-1 Sugerencias del sistema.


5. CATÁLOGOS DEL SISTEMA

5.1 Definición

El sistema Aspel COI-5.0 cuenta con varios módulos los cuales permiten capturar información necesaria para poder llevar el control de los procesos contables, a dichos módulos también se les denomina catálogos. Los catálogos son archivos en donde se almacena información con características particulares, esta información puede ser consultada, filtrada, exportada y se utiliza para la generación de reportes. Aspel COI-5.0 utiliza los siguientes catálogos:

Catálogo de departamentos Catálogo de Monedas Catálogo de Cuentas Catálogo de Cuentas departamentales Catálogo de Rubros Catálogo de Conceptos de pólizas Catálogo de Pólizas Catálogo de Tipos de Activos Catálogo de Activos Tabla de I.N.P.C.

5.2 Catálogo de Departamentos

Ruta de Acceso: Archivo/ Catálogo de departamentos ó con el icono . En el catálogo de departamentos, se registran los centros de costos de las cuentas, es decir, las cuentas del catálogo se pueden organizar por el departamento cuyas operaciones se van a registrar, de esta manera, se tendrá el saldo de las cuentas en cada centro de costo. De modo que al capturar pólizas, se deberán capturar por partida, el departamento al que corresponde el movimiento. Aspel COI-5.0 permite dar de alta hasta 999 departamentos. Si se van a trabajar en diferentes departamentos para las cuentas, de debe:

a) En el menú Configuración/ Parámetros del sistema/ Cuentas, marcar la opción ‘Manejo de departamentos’.

b) Dar de alta los departamentos, con Alt+Ins, estando en el respectivo catálogo.

c) Dar de alta las cuentas en el catálogo respectivo, indicando que manejará departamentos; de esta manera, el sistema en la captura de pólizas permitirá desglosar los departamentos en los que se realizaron los movimientos.

El catálogo de cuentas Estándar sugiere algunas cuentas como departamentales, las cuales se podrán cambiar según sus necesidades. Desde el catálogo de departamentos se podrán agregar todos los departamentos que se requieran.

Figura 5.2-1 Alta de departamentos.


Una vez que se dan de alta los departamentos no se pueden eliminar, solamente se puede modificar la descripción.

Práctica

a) Dar de alta los siguientes departamentos

No. Depto. Descripción

4 Sistemas

5 Contabilidad

6 Almacén

7 Compras

8 Rec. Hum.

9 Mercadotecnia

10 Tráfico

b) Modificar la descripción del Departamento No. 8 por Recursos Humanos.

5.3 Catálogo de Monedas

Ruta de Acceso: Archivos / Monedas ó con el icono El sistema permite el manejo y control de las cuentas contables en moneda diferente a la nacional, se tienen disponibles hasta 99 diferentes monedas con deslizamiento diario. El manejo de Múltimoneda permite generar pólizas para determinar el ajuste cambiario para las cuentas deseadas, el cual determina la utilidad o pérdida registrada en un periodo, por efectos de la variación del tipo de cambio de las monedas. La presentación de la opción correspondiente al catálogo de monedas en el menú Archivos, depende de la activación del parámetro: Trabajar con monedas extranjeras que se encuentra al acceder a Configuración/Parámetros del Sistema/Multimoneda.

Figura 5.2-2 Catálogo de departamentos.


Al activar este parámetro en el sistema, se indica que se trabajará con Multimoneda (monedas extranjeras) y se activarán los campos correspondientes automáticamente. Para dar de alta una cuenta se deben capturar los datos de:

Campo Descripción

Moneda Se puede cambiar el nombre de la moneda.

Símbolo Se puede cambiar el símbolo con el que se identificará a la moneda.

Tipo de cambio Se puede cambiar la paridad de la moneda base con respecto a la moneda que se este utilizando.

Fecha Se puede cambiar la fecha del último tipo de cambio de la moneda.

Desplazamiento Se puede cambiar el deslizamiento que diariamente presentará la moneda con respecto a la moneda base.

Desplazamiento automático

Se puede activar este campo si quieres que el sistema calcule diariamente la paridad para la moneda.

5.3.1 Histórico de Tipos de Cambio

Ruta de acceso: Archivos / Monedas ó con el icono Esta opción sirve para consultar y almacenar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras día a día. Lo cual permite un eficiente manejo de movimientos registrados en una moneda diferente a la moneda base. Es posible configurar el sistema para que al acceder, solicite el Tipo de Cambio del día, presentando la ventana de captura del Histórico.

Figura 5.3-1 Catálogo de Monedas.

Figura 5.3-2 Ventana de captura de Monedas.


5.4 Catálogo de cuentas

Ruta de Acceso: Archivos / Catálogo de cuentas ó con el icono Este módulo permite adaptar el catálogo de cuentas a las necesidades y características de la empresa. La información que aquí se almacena puede ser consultada en pantalla o puede ser impresa en forma de reporte. La nueva consulta de Aspel-COI permite observar de mejor manera todos los aspectos de la contabilidad, por ello desde el catálogo cuentas se observa:

1. Rubros de cuentas. 2. Número de cuenta. 3. Descripción de la cuenta. 4. Pestaña del periodo al que corresponden los datos. 5. Saldo actual de la cuenta. 6. Lista de pólizas que afectan la cuenta seleccionada (Auxiliar). 7. Año que se está consultando.

Figura 5.4-1 Catálogo de Cuentas.

1

4

2

3

5

6

7

Figura 5.3.1-1 Histórico de Tipo de Cambio.


Figura 5.4-2 Estructura de las cuentas.

Esta consulta es totalmente amigable, y permite realizar varias operaciones como son: • Modificar datos de la cuenta seleccionada. • Consultar las cuentas de diferentes periodos con solo dar clic en la pestaña del mes que se

requiera consultar. • Realizar búsquedas fonéticas • Consultar los rangos a los que pertenece la cuenta. • Asignar cuentas a un rubro. • Agregar / Modificar los Rubros de cuentas. • Ver las pólizas que están afectando a la cuenta seleccionada como un auxiliar. • Acceder directamente y modificar alguna de las pólizas que estén afectando a la cuenta. • Exportar a Microsoft Excel® el auxiliar de la cuenta. • Preparar y publicar información para Infoweb. • Exportar información a un dispositivo PALM.

Para comenzar a trabajar se debe introducir el catálogo de cuentas que maneja la empresa, para hacerlo se cuentan con dos opciones:

a) Elegir como base uno de los cinco catálogos predefinidos con los que cuenta el sistema, siempre y cuando se manejen los niveles 4-3-3, (estos catálogos son generados automáticamente por el sistema al crear la base de datos) y posteriormente hacer las modificaciones para adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa.

b) Capturar el catálogo de la empresa.

Los cinco tipos de catálogos con los que cuenta el sistema son:

• Catálogo estándar general. • Catálogo para empresas manufactureras. • Catálogo para empresas comerciales. • Catálogo para empresas de servicios. • Catálogo demostrativo.

Los catálogos de cuentas están conformados por Niveles y dígitos por nivel. Niveles: Es el número de sub-cuentas que pueden existir dentro de una cuenta de mayor (de 1 hasta 9

niveles). Dígitos por Nivel: Es la cantidad de caracteres que están contenidos dentro de cada uno de los niveles (de 1

hasta 20 dígitos). Por omisión (al instalar el programa), se define una configuración “4-3-3”. Los números de cuenta en los catálogos estándar están formados por tres niveles: 4 dígitos (caracteres) para el primer nivel (mayor), 3 para el segundo nivel (Sub-cuenta) y 3 para el tercer nivel (auxiliar). Definiendo una estructura como la mostrada en la Figura 3.4-2.


Todos los catálogos predefinidos contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una contabilidad completa, como las cuentas de Bancos, Clientes, Seguros, Rentas, I.S.R., Proveedores y Acreedores Diversos, Ventas, IVA por pagar, etc. Sí se requiere capturar el catálogo de cuentas con una configuración o con cuentas distintas (no se maneja el 4-3-3, por ejemplo), al crear el catálogo, se debe elegir la opción catálogo vacío (sin cuentas) y posteriormente proceder a dar de alta las cuentas que compondrán el catálogo, para lo cual se debe seguir el siguiente orden:

a) Capturar las cuentas de Mayor b) Las sub-cuentas que dependen de la cuenta de mayor c) Las cuentas auxiliares que dependen de las sub-cuentas.

Considerando esta información, se procede a dar de alta y modificar las cuentas. 5.4.1 Agregar o modificar cuentas

Ruta de Acceso: Archivos / Catálogo de cuentas/ Edición/ Agregar o con el icono o con +

Ruta de Acceso: Archivos / Catálogo de cuentas/ Edición/ Modificar o con el icono Al acceder a agregar o modificar una cuenta, el sistema presenta un diálogo donde solicita los datos correspondientes a la cuenta, como se muestra en la figura 5.4-1. A continuación se presenta una breve descripción de los campos contenidos en esta ventana, en la cual se distribuye de forma ordenada la información en tres pestañas: Generales, Monedas y Atributos. 5.4.2 Generales

Campo Descripción

No. de Cuenta Se debe capturar el Número de cuenta correspondiente, en algunos casos el sistema sugiere la siguiente cuenta de auxiliar que corresponde, el que la sugiera o no depende de la cuenta es la que se está posicionado al momento de hacer + .

Descripción Nombre de la Cuenta.

Figura 5.4.1-1 Detalle de la Cuenta.


Tipo Debe definirse si la cuenta es Acumulativa o de Detalle.

Es Departamental Activando esta casilla se indica que la cuenta maneja departamentos, también se activa de forma automática al agregar la cuenta al catálogo de cuentas departamentales.

Saldo Inicial Permite capturar el saldo inicial a la cuenta. A este campo sólo se podrá acceder si en Configuración/Parámetros/Cuentas está activo el campo: Captura de saldo inicial.

Importante: No es recomendable capturar saldos desde esta opción, sino mediante pólizas, esto con la finalidad de que todos los movimientos estén respaldados por una póliza y se eviten posibles “descuadres”.

Saldo Final Este campo se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema.

Presupuesto anual Anotar la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

Presupuesto acumulado El sistema acumulará el presupuesto de cada periodo en este campo, el cual se inicializa cuando se llega al mes de ajuste.

NOTA: En caso de cuentas ya existentes el número de cuenta no se puede modificar. 5.4.3 Monedas

Campo Descripción

Afecta póliza de ajuste cambiario.

Este parámetro se activa cuando la cuenta maneja moneda extranjera y es de tipo detalle, sirve para indicar al sistema que para la cuenta se calculará el ajuste cambiario, mismo que se presentará en la póliza correspondiente.

Tipo de la moneda Permite asignar la moneda en la cual se registrarán los movimientos de la cuenta (sólo para cuentas de tipo Acumulativa).

Saldo inicial (Monedas) Este campo se actualiza al momento de capturar el Saldo Inicial de la pestaña Generales.

Saldo final (Monedas) Este campo se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema.

Figura 5.4.3-1 Pestaña de asignación de moneda extranjera.


5.4.4 Atributos

Campo Descripción

Naturaleza Indica si la cuenta es de naturaleza Acreedora o Deudora, si se define para la cuenta de mayor es heredada a las sub-cuentas y auxiliares correspondientes. Este campo estará habilitado para su modificación siempre y cuando se tenga activo el parámetro Captura de Saldo Inicial, el cual se localiza en Configuración/Parámetros/Cuentas.

Contrapartida Se define una cuenta para ser utilizada como cuenta de contrapartida cuando se captura una póliza.

Asociar cuenta (botón) Sirve para indicar a qué rubros pertenece la cuenta, un rubro agrupa a cuentas que tengan características similares, por ejemplo, podemos definir un rubro que sea Activo Circulante, o un rubro que se llame Créditos, de esta manera, cuando se intente expresar el Balance General, sólo se debe llamar al rubro Activo circulante y no a cada cuenta, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por inflación, sólo se deberá llamar al rubro créditos y automáticamente aparecerán los saldos de las cuentas a las cuales se les asignó esta clasificación. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema.

Desasociar cuenta (botón)

Sirve para desasociar una cuenta a un rubro del rango de cuentas.

Al oprimir el botón de Asociar cuentas aparecerá una ventana donde se podrán elegir los rubros a los que pertenece la cuenta.

Se podrán escoger varios rubros oprimiendo la tecla y dando clic en los rubros que sean necesarios.

Práctica

a) Dar de alta las siguientes Cuentas, definiendo solamente los datos que se mencionan a continuación:

No. Cuenta Tipo Descripción Rubros Moneda

1120-002-000 Detalle Banamex No. Cta. 210597-8 Pesos

1120-003-000 Detalle BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 Pesos

1130-000-000 Acumulativa Bancos Extranjeros 1,11,22 Dólar A.

1130-001-000 Detalle CityBank No. Cta. 23012004 Dólar A.

1130-002-000 Detalle Ixe No. Cta. 15111968 Dólar A.

1170-001-000 Detalle José Castro Santana Pesos

1170-002-000 Detalle Marisol Molina Cuevas Pesos

1180-001-000 Detalle Facturas Pesos

Figura 5.4.4-1 Pestaña de Atributos.


1246-000-000 Detalle Maquinaria 2 Pesos

1257-000-000 Detalle Depreciación de Maquinaria 2,26 Pesos

1260-000-000 Acumulativa Automóviles 2,22 Pesos

1260-001-000 Detalle VW Jetta Modelo 2005 Pesos

1260-002-000 Detalle Ford Explorer Modelo 2005 Pesos

1260-003-000 Detalle Chrysler Voyager Modelo 2005 Pesos

1260-004-000 Detalle Nissan Platina Modelo 2005 Pesos

1260-005-000 Detalle Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 Pesos

2110-001-000 Detalle Office Depot Pesos

2110-002-000 Detalle Artículos Especiales, S.A. de C.V. Pesos

2111-000-000 Acumulativa Proveedores Extranjeros 3,16,23 Dólar A.

2111-001-000 Detalle Proveedor Extranjero Especial Dólar A.

2120-001-000 Detalle Vanesa Tellez Correa Pesos

2130-001-000 Detalle Documentos Varios Pesos

9000-000-000 Detalle Cuenta de Cuadre Pesos

b) Modificar la descripción de la siguiente cuenta 1120-001-000

Descripción

Cuenta Bancaria Especial

5.5 Catálogo de Cuentas Departamentales

Ruta de Acceso: Archivos / Catálogo de cuentas departamentales ó con el icono . En este catálogo se dan de alta las cuentas que manejarán departamentos. ¿Cuándo es conveniente manejar departamentos? es muy útil cuando se desea llevar la contabilidad, teniendo un estricto control de los gastos e ingresos de cada centro de costos de la empresa. Una vez que se han dado de alta las cuentas y departamentos, se deben definir las cuentas que son departamentales. Para dar de alta una cuenta dentro del catálogo de cuentas departamentales se debe dar un clic en los iconos

y capturar la información: Número de Cuenta, Departamento, Saldo Inicial en Moneda Contable y en Moneda extranjera, como se muestra en la figura 3.5-1. No importa que la cuenta no tenga habilitado el parámetro “Es departamental”, se le podrán asociar los departamentos, ya que el sistema es totalmente flexible y permite agregar cuentas a este catálogo siempre y cuando no tengan movimientos o saldo. Al momento de dar de alta la cuenta dentro de este catálogo, en el detalle de la cuenta el parámetro

quedará habilitado, indicando que esta cuanta ha sido asociada a Departamentos. Una cuenta se puede asignar a cuantos departamentos se tengan dados de alta, mientras no haya sido asignada previamente, en caso contrario el sistema mandará los mensajes correspondientes para indicar las causas por las cuales no pueda ser dada de alta.


Una vez definidas las cuentas como departamentales, aparecerá la ventana como se muestra en la figura 5.5.2 donde se muestra la clave, descripción y el saldo, agrupando las cuentas por el departamento al que corresponden, a través del menú contextual, también se puede agrupar por cuenta. En la parte inferior de la consulta se visualizarán las pólizas que afectan a esta cuenta. Dentro de este catálogo se podrán realizar las operaciones comunes como son eliminar, filtrar, exportar, etc.

Práctica

a) Dar de alta las siguientes cuentas departamentales:

No. Cuenta Descripción Depto.

1120-001-000 Cuenta Bancaria Especial 8

1120-002-000 Banamex No. Cta. 210597-8 5

1120-003-000 BBVA Bancomer No. Cta. 20041402 3

1130-000-000 Bancos Extranjeros 5

1130-001-000 CityBank No. Cta. 23012004 5

1130-002-000 Ixe No. Cta. 15111968 5

1170-001-000 José Castro Santana 3

Figura 5.5-1 Captura de saldo Inicial.

Figura 5.5-2 Catálogo de Cuentas departamentales.


1170-002-000 Marisol Molina Cuevas 3

1180-001-000 Facturas 7

1260-000-000 Automóviles 4

1260-001-000 VW Jetta Modelo 2005 4

1260-002-000 Ford Explorer Modelo 2005 2

1260-003-000 Chysler Voyager Modelo 2005 5

1260-004-000 Nissan Platina Modelo 2005 1

1260-005-000 Chevrolet Chevy Pop Modelo 2005 10

2110-001-000 Office Depot 7

2110-002-000 Artículos Especiales, S.A. de C.V. 7

2111-000-000 Proveedores Extranjeros 7

2111-001-000 Proveedor Canadiense 7

2120-001-000 Vanessa Tellez Correa 5

2130-001-000 Documentos Varios 9 5.6 Catálogo de rubros

Ruta de Acceso: Archivos / Rubros ó con el icono Un rubro agrupa a cuentas que tengan características similares, por ejemplo, podemos definir un rubro que sea Activo Circulante, o un rubro que se llame Créditos, de esta manera, cuando se intente expresar el Balance General, sólo se debe llamar al rubro Activo circulante y no a cada cuenta, de la misma forma, al estar haciendo el Ajuste anual por inflación, sólo se deberá llamar al rubro créditos y automáticamente aparecerán los saldos de las cuentas a las cuales se les asignó esta clasificación. La finalidad de los rubros es facilitar la generación de consultas y reportes del sistema, por ello es de suma importancia su correcta definición. Los rubros son clasificaciones de las cuentas, Aspel-COI sugiere varias clasificaciones o rubros iniciales para ser usados con los formatos y catálogos de cuentas estándar, pero pueden crearse más rubros y modificarse de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Para agregar y/o modificar rubros de cuentas, se debe ubicar en el catálogo de cuentas, en la sección

izquierda de la consulta correspondiente a Rubros de cuentas, y con los iconos de aplicación general ó

. Un rubro también se puede definir o modificar desde el menú contextual.


Para asociar cuentas a un rubro se tienen dos opciones:

a) A través del menú contextual del catálogo de cuentas/Asociar o Desasociar rubros:

b) Desde el detalle de la cuenta en la pestaña de Atributos. La ventana de asociación de cuentas corresponde a la mostrada en la Figura 3.6-3. Cabe mencionar que se pueden asociar cuentas de mayor o de detalle a los diferentes rubros, para ello se pueden utilizar los símbolos de + para ver todas las cuentas.

Figura 5.6-3 Rubros de cuentas.

Figura 5.6-2 Menú contextual del catálogo de cuentas

Figura 5.6-1 Agregar rubros de cuentas.


Práctica

a) Dar de alta el siguiente Rubro de cuentas

No. Rubro Descripción

34 Activo Diferido

b) Modificar los siguientes Rubros:

No. Rubro

Descripción Número de Cuentas

Desde 1210-000-000 2

Activo no Circulante Hasta 1260-000-000

Desde 1300-000-000 34

Activo Diferido Hasta 1350-000-000

5.7 Catálogo de conceptos de pólizas

Ruta de Acceso: Archivos/ Conceptos de pólizas En este catálogo, se podrán capturar los conceptos de Pólizas que más frecuentemente se utilizan en las pólizas, agilizando así la captura de éstas, dado que no se tendrá que capturar todo el concepto del movimiento, sino únicamente llamar al concepto previamente capturado y realizar los cambios necesarios. Para hacer uso de este catálogo en la captura de pólizas, sólo se tendrá que digitar la tecla o hacer clic sobre el icono , en el campo de concepto. Estando en el catálogo de conceptos se podrán agregar o modificar los conceptos de pólizas, a través de los

iconos ó . Se pueden grabar hasta 999 conceptos diferentes, de manera que al momento de Agregar o Modificar una póliza, en el campo “Concepto” se podrá desplegar este catálogo y seleccionar el concepto con el que se grabará la póliza. Asimismo, los conceptos de pólizas se pueden modificar en cualquier momento en caso de que ya no se vaya a utilizar, o se tenga que agregarle alguna descripción o comentario, de acuerdo a las necesidades de cada usuario. Nota: No es posible eliminar (dar de baja) Conceptos de Pólizas, únicamente se podrán cambiar o modificar los textos o leyendas asignadas, por lo que se recomienda que antes de empezar a capturar se analice y defina cuáles son los conceptos más utilizados.

Figura 5.7-1 Alta de conceptos de Pólizas.


Práctica

a) Dar de alta los siguientes conceptos de Pólizas

No. Concepto

Descripción

1 Póliza de Apertura

2 Póliza de Ventas

3 Póliza de Compras

4 Pago a Facturas

5 Pago de Nómina

6 Pago de Impuestos

7 Pago de Servicios

8 Pago a Proveedores

9 Anticipo de Clientes

10 Anticipo a Proveedores

5.8 Catálogo de pólizas

Ruta de Acceso: Archivos/ Pólizas ó con el icono Una póliza es un registro contable bajo el cual se almacenan los movimientos realizados a las cuentas del catálogo. La captura de pólizas, es la forma de realizar afectaciones a las cuentas, es decir, en el catálogo de pólizas se generan los movimientos necesarios para llevar a cabo los asientos contables de la empresa. Si el parámetro de Contabilización en línea esta activo, entonces al momento de grabar los datos de la póliza se afectarán los saldos de las cuentas. En caso contrario, únicamente se almacenarán los movimientos generados por la misma en el archivo correspondiente, sin afectar los saldos de las cuentas, hasta que se realice el proceso de Contabilización. Es posible consultar e imprimir las pólizas una por una o si se desea imprimir un rango de pólizas, además de la impresión individual de pólizas, se puede imprimir el Diario General. Cada vez que se inicia la captura de las pólizas en un periodo determinado, si se tiene activo el parámetro Folio secuencial, el sistema mostrará una ventana que indicará el folio inicial de cada tipo de póliza para ese periodo, permitiendo modificarlo si es que se desea iniciar con folios distintos.

Figura 5.8-1 Ventana de Folios de Pólizas para el periodo.


Una vez que se ha definido los folios que se van a utilizar, aparecerá la consulta de pólizas.

1. Sección de tipos de pólizas (se mostrarán los tipos dados de alta en la configuración y al dar clic sobre cada uno de ellos se presentarán en la consulta, las pólizas que se han dado de alta y de ese tipo).

2. Pestañas de los meses. 3. Listado de pólizas. 4. Vista previa de la póliza seleccionada. 5. Montos de la póliza seleccionada. 6. Año del periodo consultado.

5.8.1 Alta / Modificación de Pólizas

Ruta de Acceso: Archivos / Pólizas / icono ó . El procedimiento para la captura de las Pólizas es el siguiente:

1. Abrir el Catálogo de Pólizas y ejecutar el comando de Agregar. 2. Seleccionar el Tipo de póliza (Dr, Ig, Eg, etc.), Número de póliza (folio), Fecha, Concepto del

Movimiento, y Partidas (cargos y abonos). 3. Considerando que el sistema trabaja bajo la regla básica de la contabilidad que es la “Regla de la

partida Doble”, la cual indica que, “A todo Cargo le Corresponde un Abono”, esto implica que una vez capturadas las Partidas se debe verificar que los totales de la póliza sean iguales.

4. Se procederá a grabar la Póliza con la tecla ó con el botón o con el icono . Los campos de captura son:

Campo Descripción

Tipo Se elige el tipo de póliza que se agregará (Dr, Ig, Eg, etc.).

Número Dependerá de la Configuración puede ser consecutivo y se determina automáticamente o se captura.

Fecha Fecha de la póliza dentro del mes de trabajo.

Concepto Descripción del motivo por el que se efectúa el movimiento. Se puede auxiliar del catálogo de conceptos utilizando o haciendo clic en ?, para agilizar la captura.

Figura 5.8-2 Catálogo de pólizas.

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3


No. de Cuenta Anotar el número de cuenta que va a ser afectada.

Departamento Anotar el número del departamento que se afectará con el movimiento, se puede utilizar el ayuda de dicho campo o haciendo clic sobre el ?, con lo cual se muestra la lista de Departamentos en los que está definida la cuenta, si se digita + , aparecerá la lista de TODOS los departamentos registrados.

Concepto del Movimiento

El Sistema pone automáticamente el mismo Concepto que se capturó en el Concepto de la Póliza, pero es posible modificarlo.

Tipo de cambio

Este campo aparece activo si la cuenta indicada maneja sus montos en una moneda diferente a la base, en el campo se debe capturar el tipo de cambio al que se registra la operación; al solicitar el ayuda o hacer clic en ?, aparecerá la consulta del Histórico de Tipos de cambio.

Debe Anota la cantidad que va a cargarse a una cuenta, al solicitar el ayuda ó haciendo clic en ? se muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos, desde dicha calculadora también se puede consultar el Histórico de tipos de cambio.

Haber Se deberá anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta, al solicitar el ayuda ó haciendo clic en ? se muestra una calculadora para auxiliar en los cálculos, desde dicha calculadora también se puede consultar el Histórico de tipos de cambio.

1. Folio 2. Tipo de póliza 3. Concepto de póliza 4. Número de Cuenta 5. Departamento 6. Concepto de la partida 7. Cuadre de póliza 8. Fecha 9. Monto cargo (debe) 10. Monto Abono (haber) 11. Tipo de cambio

Figura 5.8.1-1 Edición de las pólizas.

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También se podrán agregar, modificar o eliminar pólizas estando en la consulta y dando clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

Los tipos de póliza que se configuran por default son Diario (Dr), Ingresos (Ig) y Egresos (Eg), si se desea utilizar otro tipo, debe definirse en Configuración/Parámetros del Sistema/Pólizas. Estando en la captura de pólizas se pueden utilizar las siguientes opciones:

Icono Función Tecla de Acceso

Guardar Póliza

Insertar Partida

Borrar Partida

Graba Póliza como Modelo

Envió de póliza por correo

Cargar una Póliza Modelo

Auditar Póliza + +

Copiar Póliza de otro periodo + +

Desplazamiento entre pólizas

Cuadrar Póliza

Estas opciones, sólo estarán habilitadas cuando se realicen modificaciones a las pólizas.

Práctica a) Capturar la siguiente póliza de Apertura.

Tipo de póliza: Dr Número Póliza: 1 Fecha: 31/12/20xx

No. de Concepto de póliza: 1 (Póliza de Apertura)

Figura 5.8.1-2 Menú contextual de pólizas.


No. Cuenta Depto. Descripción Debe Haber

1120-001-000 8 Póliza de Apertura 100,000.00



1140-001-000 Póliza de Apertura 65,000.00












b) Ya capturada la póliza anterior, para capturar los siguientes pólizas será necesario crear el siguiente

periodo, como se describe a continuación:

Archivos/Administrador de Períodos / en el icono seleccionar la opción que dice Creación del siguiente periodo (en este caso Enero). Dentro del mes de enero capturar las siguientes pólizas.


No. de Concepto de póliza: 2 (Póliza de Ventas)

No. Cuenta Depto Descripción Debe Haber

1150-002-000 Póliza de Ventas 57,500.00

4100-003-000 Póliza de Ventas 50,000.00

2170-003-000 Póliza de Ventas 7,500.00


No. de Concepto de póliza: 2 (Póliza de Ventas)


1150-002-000 Póliza de Ventas 28,175.00

4100-003-000 Póliza de Ventas 24,500.00

2170-003-000 Póliza de Ventas 3,675.00


Número de Concepto de póliza: 3 (Póliza de Compras)



1160-001-000 Póliza de Compras 18,590.00

1190-004-000 Póliza de Compras 2,788.50

2110-002-000 7 Póliza de Compras 21,378.50

Tipo de póliza: Ig Número Póliza: 1 Fecha: 06/01/20xx

No. de Concepto de póliza: 4 (Pago a Facturas)


1120-002-000 5 Pago a Facturas 18,500.00

1150-002-000 Pago a Facturas 18,500.00




1120-003-000 3 Pago a Facturas 10,250.00

1150-002-000 Pago a Facturas 10,250.00

Tipo de póliza: Eg Número Póliza: 1 Fecha: 11/01/20xx

No. de Concepto de póliza: 7 (Pago de Servicios)


6000-024-000 Pago de Servicios 10,000.00

6000-035-000 Pago de Servicios 200.00

6000-041-000 Pago de Servicios 500.00

1120-002-000 5 Pago de Servicios 10,700.00


No. de Concepto de póliza: 5 (Pago de Nómina)


6000-001-000 Pago de Nómina 38,975.00

6000-002-000 Pago de Nómina 400.00

6000-005-000 Pago de Nómina 1,250.00

6000-009-000 Pago de Nómina 4,315.00

1120-003-000 3 Pago de Nómina 44,940.00


No. de Concepto de póliza: 8 (Pago a Proveedores)



2110-002-000 7 Pago a Proveedores 13,425.00


5.8.2 Operaciones con Pólizas

Estando ya sea en la captura, edición o consulta de una póliza, el sistema está dotado de una serie de herramientas que facilitan la manipulación de las pólizas.

Siempre que se visualice el icono dentro de un campo el cual haga referencia a un catálogo, se podrá dar clic en él o pulsar lo cual desplegará el catálogo auxiliar del campo, donde a su vez, se podrán realizar búsquedas fonéticas que servirán para agilizar la captura.

Siempre que se visualice el icono en un campo numérico, se podrá dar clic en él o pulsar lo cual

desplegará una calculadora, la cual, al pulsar el botón desplegará la ventana del Histórico de Tipos de cambio. Cuadrar Pólizas. El sistema permite “cuadrar” una póliza rápidamente, utilizando una cuenta de “cuadre”, por ejemplo, si se tiene una póliza muy grande y no se ha terminado de capturar, se puede guardar para editarla posteriormente; las pólizas “cuadradas” con la cuenta de “cuadre” serán grabadas con el estatus de "Pendiente". Para usar esta opción, se deberá:

a) Activar el parámetro Cuadrar pólizas automáticamente ubicado en Configuración/Parámetros del sistema/Pólizas y definir la cuenta que será utilizada como cuenta de “cuadre”.

b) En la captura de una póliza, para “cuadrar” una póliza, se puede hacer de las siguientes maneras:

• Estando en una partida vacía se digita o dando clic sobre el icono , con lo que el sistema crea el asiento con la cuenta indicada y el monto necesario para “cuadrar” la póliza, sólo se tendrá que grabarla con .

• Estando en la última partida digita , con lo que el sistema automáticamente graba la póliza, habiéndola “cuadrado” con la cuenta de “cuadre”.

• Posicionándose sobre una partida vacía y capturar en el campo de “No. de cuenta”, la cuenta que se indicó como de “cuadre” y se graba con .

En la consulta de Pólizas, aquellas que se hayan ajustado mediante la Cuenta de Cuadre o la utilicen, se presentarán en color Rojo, con el propósito de identificarlas fácilmente, para que posteriormente sean editadas para continuar con su captura. También se puede consultar el auxiliar de la cuenta de cuadre.

Figura 5.8.2-1 Catálogo de cuentas mostrado con la tecla F2.


Recuerda que si una cuenta utilizada en la póliza tiene definida una cuenta de contrapartida, al hacer uso de esta cuenta, de forma automática genera la siguiente partida.

Práctica

a) Verificar que se tenga activo el parámetro “Cuadrar pólizas automáticamente y definir en la cuenta de cuadre la cuenta 9000-000-000”.

b) Acceder a la póliza de Egresos (Eg) número 2, eliminar la última partida y contabilizarla c) Verificar como se visualiza la póliza modificada en la consulta de pólizas d) Acceder nuevamente a la póliza y capturar el movimiento original.

Auditar Pólizas. Esta herramienta está diseñada para que el contador o auditor de la empresa verifique las pólizas y las marque como auditadas, para evitar que puedan ser modificadas posteriormente. Por seguridad se puede restringir esta opción desde perfiles de usuario, sobre todo cuando se requiere que no se modifiquen las pólizas previamente contabilizadas, a menos que el usuario esté autorizado por el contralor de la empresa o por el administrador del programa.

Figura 5.8.2-2 Consulta del catálogo de pólizas.

Figura 5.8.2-3 Ventana para Auditar Pólizas.


Práctica

a) Acceder a la póliza de Diario (Dr) número 3, auditarla y cerrar la póliza. b) Verificar en la columna de Auditada el estatus de la póliza.

Filtrar. Además de generar las operaciones básicas, desde la consulta de pólizas el sistema permite visualizar en la consulta, pólizas que tengas características específicas, esto se realiza mediante la opción Filtrar, la cual

se puede invocar oprimiendo o con el icono . Vista Preliminar. Se puede generar un reporte de la consulta de las pólizas previamente filtradas, esto se

realiza a través del icono .. 5.8.3 Copiar y Pegar Pólizas

Ruta de Acceso: Edición / Copiar y Edición / Pegar ó con los iconos y . Estando en la consulta del catálogo de pólizas se podrá crear una póliza a partir de otra. Esto, gracias a las opciones: Copiar al portapapeles y Pegar o a través del menú Edición / Copiar y Edición / Pegar. Es posible copiar una póliza con sus partidas de un período a otro o inclusive en el mismo. Para hacer uso de esta opción, se debe estar ubicado en la póliza a copiar, posteriormente dar clic sobre el icono “Copiar”, y por último dar clic sobre el icono “Pegar” y de forma automática dará el No. de Folio consecutivo.

Si es más de una póliza las que desea copiar, se pueden seleccionar con la tecla + Clic en cada póliza elegida.

Práctica

a) Ya capturadas las pólizas anteriores, copiar la póliza Eg 3 y pegarla en el mismo periodo pero con los siguientes datos:


No. de Concepto de póliza: 8 (Pago a Proveedores)




Figura 5.8.2-4 Parámetros del Filtro de pólizas.


5.8.4 Visor de Documentos Asociados

Ruta de Acceso: Archivos / Pólizas / Icono Con la finalidad de permitir que la información contable se encuentre centralizada y que los comprobantes de las pólizas se encuentren “a la mano” para facilitar el seguimiento de los movimientos de la empresa, se pueden asociar a las pólizas diferentes documentos que sirven como comprobantes, los documentos pueden ser: hojas de cálculo, documentos en word, facturas electrónicas, comprobantes fiscales digitales (CFD) así como cualquier otro archivo (imagen, pdf, etc). Esta funcionalidad va de la mano con el concepto Integración digital Aspel. Para asociar un archivo a las

pólizas, se debe dar un clic en el icono , el sistema despliega una ventana como lo muestra la figura 5.8.4-1 En dicha ventana, se visualiza el archivo asociado y la descripción, las opciones que presenta son:

. . Muestra una pantalla, la cual despliega el nombre del archivo asociado, tipo y número de póliza, documento, número, referencia bancaria, a esta opción se le denomina Almacén digital de documentos como lo muestra la figura y tiene las siguientes opciones:

. Al dar un clic, esta opción despliega un explorador, el cual permite buscar y seleccionar el archivo para asociarlo a la póliza, una vez que se selecciona, despliega una ventana para capturar la descripción del documento.

Figura 5.8.4-2 Ventana del almacén de documentos.

Figura 5.8.4-1 Ventana del Visor de Documentos asociados.


. Esta opción permite definir el archivo que se va a asociar a la póliza correspondiente.

. Permite visualizar el contenido del archivo desde su aplicación de origen,

permitiendo corroborar y conocer la información contenida.

. Se definen las propiedades o características del archivo, los datos son: descripción, mes, año, RFC, tipo y número de póliza, fecha recepción del documento, referencia bancaria, tipo y número de documento.

. Elimina los archivos que se encuentran en el almacén de documentos. . Regresa a la pantalla principal del visor de documentos. Dentro del almacén de documentos, se puede generar una lista de los distintos archivos seleccionados para ser asociados a las pólizas y se pueden ejecutar filtros para visualizar la información correspondiente.

. Visualiza el contenido del archivo desde su aplicación de origen, permitiendo corroborar y conocer la información contenida. . . Elimina los archivos que se encuentran asociados a las pólizas. Al realizar esta operación, despliega una ventana con 2 opciones:

. Permite eliminar el archivo pero lo almacena en el almacén de documentos para poder asociarlo nuevamente en el momento que se requiera.

. Elimina definitivamente del visor de documentos el archivo asociado a la póliza.

. Muestra y permite definir las propiedades o características del archivo, que se modificaron dentro del Almacén de documentos.

. Permite salir de la ventana del visor de documentos y regresa a la pantalla principal de la consulta de pólizas.

Figura 5.8.4-3 Propiedades del Archivo.


Los documentos asociados a las pólizas se almacenan en la carpeta C:\Archivos de Programa\Archivos Comunes\Aspel\Comprobantes\COI\COIeeaaaa\Dep00 (donde ee corresponde al número de empresa y aaaa al año de la fecha de las pólizas) si se define el directorio por default, en caso contrario se debe buscar la carpeta dentro del DAC –Directorio de archivos comunes- definido.

Práctica

a) Acceder a la consulta de pólizas y asociar los siguientes documentos a las pólizas (los archivos se encuentran dentro de la carpeta de ejemplos y en la carpeta donde se encuentra instalado el sistema Aspel-COI 5.0).

Tipo Póliza Número de Póliza

Archivo para asociar Descripción del Documento

Diario (Dr) 1 2

Bgral.xls Leeme.txt

Balance General Características

Egresos (Eg) 2 4

diariow.fto logo1.gif

Reporte Adicional Imagen para el sistema

Ingresos (Ig) 2 Calcia.xls Ayuda para el cálculo 5.8.5 Pólizas Modelo

Ruta de Acceso: Archivos / Pólizas modelo ó con el icono ASPEL-COI ofrece la opción de manejar pólizas grabadas en archivo, las cuales pueden utilizarse para crear pólizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciación. También es a través de pólizas modelo como se lleva a cabo la interfase con los demás sistemas de la línea ASPEL. Una vez grabada la póliza modelo, se puede acceder posteriormente a este archivo, para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. También se puede utilizar cuando se necesitan contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva. Para Grabar una Póliza como “Póliza Modelo”, estando en la captura de póliza, se deberá hacer clic sobre el

icono o presionar la tecla y automáticamente el sistema pedirá el nombre del archivo que se grabará con la Extensión *.POL Y cuando se desea mandar a llamar una Póliza Modelo, se puede realizar estando en la captura de pólizas, se

dar clic sobre el icono , y seleccionar el Archivo correspondiente *.POL o bien accediendo a Archivos/Pólizas modelo y seleccionar la póliza, esta póliza se podrá contabilizar, eliminar o enviar vía correo electrónico. En el módulo de Pólizas Modelo, se pueden consultar todas las pólizas modelo almacenadas; recibir pólizas vía correo electrónico, visualizar notas adjuntas, clasificarlas por sistema y consultar su contenido antes de contabilizarlas.


Figura 5.8.5-1 Ventana de administración de Pólizas Modelo.

1. Agregar / Editar Póliza. 2. Ruta de la Póliza modelo. 3. Clasificador de Pólizas por sistema. 4. Tipo de Póliza. 5. Concepto de la Póliza. 6. Nombre de la Póliza. 7. Lista de Pólizas Modelo. 8. Fecha de la Póliza. 9. Detalle de la Póliza.

Contabilizar pólizas. Este botón despliega la ventana de captura de la póliza con el fin de contabilizarla,

para ello se utiliza el icono , éste sólo funcionará si se tiene seleccionada alguna póliza. Este proceso también se puede realizar dando un doble clic en la póliza modelo o con la opción Contabilizar Póliza del menú contextual.

Enviar pólizas por correo. Con este botón se envía por correo electrónico la póliza modelo seleccionada, desplegando el programa de correo predeterminado en la PC. Muestra la dirección del destinatario, asunto y texto del mensaje. Actualizar lista de correo. Con esta función se verifica nuevamente si existen correos nuevos para COI, en su caso solicitará la contraseña del usuario para obtener los correos. Para que se visualicen los correos debe tener como asunto la leyenda [ASPM] y debe tener un archivo tipo póliza (*.Pol) porque de lo contrario no se visualizará en la ventana de pólizas modelo de COI, pues este proceso verifica que el contenido del archivo sea el correcto.

Práctica a) Acceder al detalle de la póliza número 1 de Ingresos (Ig) y grabarla como Póliza modelo con el icono

o presionando la tecla con el nombre de Mod.pol.

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b) Ya guardada la póliza anterior como póliza modelo, será necesario crear el siguiente periodo, como se describe a continuación:

Archivos/Administrador de Períodos / en el icono seleccionar la opción que dice Creación del siguiente periodo. (En este caso Febrero)

c) Ya estando en el mes de febrero, acceder a Archivos/Pólizas Modelo o con el icono y contabilizar la póliza Modelo mod.pol con fecha 14 de Febrero de 20xx.

5.9 Catálogo de tipos de activos

Ruta de Acceso: Archivos / Tipos de Activos ó con el icono Los Tipos de Activos se definen para agrupar a los activos que por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciación y revaluación. Dentro del Catálogo de Tipos de Activos Fijos, se observa el listado de los tipos de activos existentes con su Número, Descripción, Tasa Contable, Tasa Fiscal (la cual se obtiene de la Ley de ISR), Método de Depreciación y Monto Máximo Deducible. La Tasa Contable puede ser igual a la Tasa Fiscal, sin embargo depende del Tipo de Activo, ya que por su naturaleza y en base a estudios previamente hechos, peritajes en relación al tiempo de vida útil y su valor de rescate, puede ser diferente a la Fiscal. Lo que respecta al Monto máximo deducible, son los topes establecidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo a la naturaleza de los Activos, como valor máximo base de depreciación. La información que se capture en este catálogo, se sugiere al momento de capturar un activo al que se le asignó el Tipo. Las Cuentas Contables aquí definidas deben estar relacionadas con la moneda seleccionada y deben ser de tipo ‘Detalle’.

Campo Descripción

Número de tipo de activo El sistema asignará el número en forma secuencial por cada tipo de activo que este dando de alta.

Descripción Anotar una descripción genérica del tipo de activo.

Tasa contable Porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo.

Tasa fiscal Porcentaje de deducción fiscal anual para el tipo de activo.

Figura 5.9-1 Catálogo de Tipos de Activos.


% de depreciación proyectada

Porcentaje de depreciación que se considere adecuado para el tipo de activo. Generalmente se proyecta el % de depreciación anual establecido en la ley del ISR.

Moneda Permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos.

Cuenta del activo Cuenta contable que se afectará por la compra de este tipo de activo.

Depreciación del activo Cuenta contable que se afectará al depreciar activos de este tipo.

Gastos de depreciación Cuenta contable que se afectará con los gastos de depreciación de este tipo de activos.

Baja o venta de activos Cuenta contable que se afectará en caso de que se dé de baja o se venda algún activo de este tipo.

Práctica

a) Dar de alta el siguiente tipo de Activo

Tipo de Activo Descripción: Maquinaria

Tasa Contable: 35 %

Tasa Fiscal: 35 %

Máximo Deducible: 957,250.00

Depreciación Proyectada: Línea Recta

% de Depreciación Proyectada: 10 %

Moneda: Pesos

Cuenta del Activo: 1246-000-000

Depreciación Activo: 1257-000-000

Gastos de Depreciación: 6000-044-000

Baja o venta del Activo: 7200-001-000

5.10 Catálogo de Activos

Ruta de Acceso: Archivos / Activos ó con el icono En el Catálogo de Activos, se registran individualmente los Activos Fijos (Bienes) de la empresa, que requieren de un control interno, solicitando la información necesaria para el cálculo de las Depreciaciones Contables y Fiscales, así como el monto revaluado de los Activos. A continuación se presenta una breve descripción de los campos contenidos en esta ventana la cual se distribuye de forma ordenada en seis pestañas: Generales, Depreciación Contable, Depreciación Fiscal, Moneda Extranjera, Mantenimiento y Seguro y Observaciones. 5.10.1 Generales En esta pestaña se capturan los datos generales del Activo, la moneda es definida de acuerdo a la que se haya configurado en el tipo de activo.


Figura 5.10.2-1 Parámetros para la depreciación Contable.

Campo Descripción

Clave del Activo Se debe definir la clave del Activo Fijo, puede ser alfanumérica (hasta 16 caracteres).

Descripción Anotar una descripción del Activo Fijo.

Fecha de Adquisición Capturar la fecha en la que se adquirió el Activo Fijo.

Monto Original Capturar monto del Activo a depreciar.

Porcentaje de vida útil remanente

Porcentaje de vida útil al inicio del ejercicio. Se actualizará automáticamente al crear un nuevo ejercicio contable.

Valor de Mercado Considera el valor capturado en monto original (se actualiza al momento de ejecutar el proceso de Revaluación de Activos Fijos).

Tipo de Activo Seleccionar el Tipo de Activo (del Catálogo de Tipos de Activos).

Moneda Es un campo informativo que indica el tipo de moneda en la que están registrados los montos de los activos.

Localización Lugar físico en donde se encontrará el Activo.

Departamento Definición del Departamento al cual está asignado el Activo.

Número de serie Indicar el número de serie que tiene el Activo. 5.10.2 Depreciación Contable

Figura 5.10.1-1 Datos Generales del Activo Fijo.


Campo Descripción

Fecha de Inicio de depreciación

Es la fecha en la cual se iniciara la depreciación del activo, este dato define el límite inferior del período de depreciación, el cual se utiliza para calcular el último mes de la primera mitad del período de depreciación, en base al cual se hace el cálculo de Factor de actualización.

Tasa de depreciación Es el porcentaje que se utiliza para depreciar los activos.

Depreciación Acumulada al Último Cierre

Es el monto acumulado de depreciación con el cual se cerró el ejercicio contable anterior.

Métodos de depreciación

Línea Recta, Doble Saldo Declinante y Suma de Años Digito. Estos son métodos de depreciación contable de carácter y valor universal.

Fecha de Inicio de depreciación

Esa la fecha en la cual se iniciara la depreciación del activo

5.10.3 Depreciación Fiscal

El sistema solicita también la Fecha Inicio Depreciación, Tasa de depreciación y Depreciación acumulada último cierre, ya que pudieran no ser las mismas que la Depreciación Contable, además de los siguientes datos: * Monto máximo deducible. En caso de que el activo fijo tenga un máximo de depreciación permitido conforme a la Ley del ISR, es necesario capturar este límite de deducibilidad, para evitar que el sistema deprecie más al activo del límite permitido. * Deducción inmediata. Al activarlo, se indica al sistema que ese activo se depreciará con Deducción Inmediata, es decir, depreciación acelerada, en un sólo año se deprecia el activo con un porcentaje alto de depreciación. Con la información de Depreciación Contable y Fiscal, el sistema calcula la Depreciación de activos afectando las cuentas de depreciación de activo y gastos de depreciación de acuerdo al tipo de activo que se trate.

Figura 5.10.3-1 Parámetros para la depreciación Fiscal.


5.10.4 Moneda Extranjera

Campo Descripción

Tipo de cambio actual. Se anota el tipo de cambio al cual se compra el activo

Valor del activo en. Es el valor del activo expresado en la moneda de acuerdo al tipo de activo seleccionado.

5.10.5 Mantenimiento y Seguro Esta pestaña registra los datos correspondientes a mantenimiento y seguro del activo, que a continuación se describen:

Campo Descripción

Póliza de Seguro En caso de que tenga algún seguro, se debe indicar el número de póliza o contrato.

Compañía Aseguradora Nombre de la empresa Aseguradora

Agente de Seguro Nombre del agente que se encarga de manejar el seguro.

TEL Siniestro Teléfono en caso de ocurrir algún evento de siniestro.

Tipo de Cobertura Se debe indicar el tipo de cobertura que se tiene con la aseguradora (Amplia, Daños a terceros, etc.)

Monto Asegurado Se indica el monto de la valuación que se asignó para el activo que se va asegurar.

Prima Total Es el monto que la aseguradora se compromete a pagar en caso de perdida total del activo.

Deducible Es el monto que deberá pagar la empresa a la aseguradora para poder reparar o reponer el activo.

Vigencia Es la fecha de vigencia del seguro.

Último Mantenimiento Es la fecha del último mantenimiento que se le dio al activo.

Costo del mantenimiento Se captura la suma del costo del mantenimiento

Periodo de mantenimiento Se debe indicar cada cuantos meses se le debe dar mantenimiento al activo para que esté en óptimas condiciones.

Próximo Mantenimiento Esta fecha se calcula de forma automática dependiendo de los meses indicados de periodicidad del mantenimiento.

Figura 5.10.4-1 Captura del tipo de cambio para el Activo.


5.10.6 Observaciones Las observaciones son datos adicionales de los activos (y dependerán de las necesidades de la empresa). Complementando la información asociada a los activos registrados por la empresa, Aspel-COI ofrece consultas y procesos para obtener la Depreciación Contable y Fiscal, así como Revaluación de activos. El sistema muestra una consulta la cual clasifica los activos por el tipo, además permite realizar las operaciones comunes de búsqueda, consulta y publicación, mostrando una ventana como la siguiente:

Cuando se termina de agregar activos, se debe presionar y el sistema sugiere una póliza por la compra de activos; si la graba, se afectarán contablemente los saldos de las cuentas que haya ocupado en la póliza, siempre y cuando esté activo el parámetro ‘Contabilización en Línea’. Si desea una póliza por activo, cada vez que termine de capturar los datos de alguno, se debe elegir Cancelar y el sistema sugerirá la póliza para ese activo. En cambio, si se desea una póliza para registrar todos los activos recién capturados, se debe elegir Aceptar después de cada activo y cuando se termine de capturar hay que indicar Cancelar; la póliza sugerida incluirá los montos de todos los activos. Asimismo, si no se requiere hacer la póliza de registro de activos en ese momento, se puede hacer posteriormente en forma manual, es decir, se tendrán que capturar todos los montos correspondientes.

Figura 5.10.5-1 Datos de seguro y mantenimiento de Activos.

Figura 5.10.6-1 Catálogo de Activos Fijos.


Práctica

a) Dar de alta los siguientes Activos. Para los campos que no tengan definido ningún valor de captura, se debe de considerar lo que sugiere el sistema.

EQUIPO DE OFICINA

Generales

Clave del Activo: ESCCON01

Descripción: Escritorio Mod. Ejecutivo 2105

Fecha de Adquisición: 5 de Enero de 20xx

Monto Original: $ 5,250.00

Tipo de Activo: 1 (Equipo. de Oficina)

Localización: 1er. Piso

Departamento: 5

Número de Serie: ES260374EU

Depreciación Contable

Tasa Depreciación: 10 %

Método de Depreciación: Línea Recta

Depreciación Fiscal


Mantenimiento y Seguro

Póliza de Seguro: 130490-1

Compañía Aseguradora: GNP

Agente de Seguro: Araceli Hernández Aranda

Tel. Siniestro: 1958-1009

Tipo de Cobertura: Amplia

Monto Asegurado: $ 5,250.00

Prima Total: $ 5,250.00

Deducible: $ 2,700.00

Vigencia 5 de Enero de 20xx

Costo Mantenimiento: $ 300.00

Período de Mantenimiento (meses) 5

Generales

Clave del Activo: ESCSIS01




Tipo de Activo: 1 (Equipo de Oficina)

Localización: 2º Piso

Departamento: 4

Número de Serie: ES090476SE



















EQUIPO DE CÓMPUTO

Generales

Clave del Activo: COMPESCRH01

Descripción: Computadora Escritorio Dell GX150



Tipo de Activo: 2 (Eq. de Cómputo)


Departamento: 8

Número de Serie: D191250CA





Tasa de Depreciación: 30%













Generales

Clave del Activo: COMPESCTR01







Departamento: 8

Número de Serie: D011049DA


















Generales

Clave del Activo: COMPESCVT01





Localización: 2º Piso

Departamento: 2

Número de Serie: D160772AL


















Período de Mantenimiento (meses): 2

Generales

Clave del Activo: IMPLASAL01

Descripción: Impresora Laser HP 1100




Localización: Planta Baja

Departamento: 2

Número de Serie: D030674NE





Tasa de Depreciación: 30 %













5.11 Tabla de I.N.P.C.

Ruta de Acceso: Archivos / Tabla de INPC ó con el icono La Tabla del Índice Nacional de Precios al Consumidor sirve para re-expresar los saldos o montos de las cuentas de una empresa. De tal forma, que se reflejen los cambios en los valores producidos por la inflación. El I.N.P.C. es un índice en términos absolutos (no porcentuales) que refleja la inflación o deflación que han sufrido los precios mensualmente desde enero de 1950.


Dentro de la consulta, se cuenta con un botón FTP, el cual realiza una conexión al FTP de Aspel, vía Internet para obtener y/o actualizar automáticamente los datos, con los índices de cada mes. El archivo de INPC es importante, ya que sirve para realizar cálculos como los siguientes:

1. Depreciación fiscal o actualizada. 2. Revaluación. 3. Impuesto al activo. 4. Ajuste anual por inflación 5. Reexpresión de saldos.

Figura 5.11- 1 Edición de tabla de INPC.


6. CONSULTAS

6.1 Consulta de Catálogo de Cuentas La consulta del catálogo de cuentas, tiene la capacidad de mostrar las cuentas bajo una estructura de árbol que proporciona una fácil lectura de las cuentas, permite que se expandan y se contraigan, dando clic en el signo (+) / (–) respectivamente; el sistema cuenta con un menú contextual el cual aparte de realizar las operaciones básicas, permitirá extraer o contraer el árbol de cuentas. Además de consultar las cuentas dentro de esta ventana, se podrán consultar también los rubros de cuentas, realizar asociaciones a un rubro específico, también por medio del menú contextual. En esta consulta por medio del menú contextual en la opción Configura Columnas se pueden modificar los datos que se desea visualizar únicamente con dar un clic en los campos que se requiera agregar. Al posicionarse en las cuentas de detalle, en la parte inferior se podrá visualizar el Auxiliar, es decir, todas las pólizas que afectan a la cuenta a cuenta seleccionada. Si se presiona doble clic sobre la póliza muestra la ventana de edición con todos los datos, permitiendo realizar cambios.

Figura 6.1-2 Menú Contextual del Catálogo de Cuentas.

Figura 6.1-1 Menú contextual del catálogo de cuentas

Figura 6.1-3 Menú contextual del auxiliar.


También se puede realizar una exportación a Excel del auxiliar consultado, imprimirlo y consultar los saldos históricos, que son los saldos con los que terminó la cuenta al final de cada periodo. 6.2 Consulta de Pólizas En la consulta de pólizas es posible agregar o quitar campos, por medio del menú contextual. Al posicionarse en la póliza se muestra en la parte inferior el detalle de la misma. 6.3 Consulta de Balanza de Comprobación

Ruta de Acceso: Archivo / Balanza de comprobación ó con el icono La Balanza de Comprobación nos permite consultar todas las cuentas con sus saldos y movimientos. Para obtener la Balanza de Comprobación correcta, es necesario que se hayan capturado y contabilizado todos los movimientos correspondientes al periodo, en caso contrario, la Balanza de Comprobación no estará actualizada. En las pestañas inferiores es posible consultar periodos anteriores o posteriores, siempre y cuando éstos hayan sido creados; además de filtrar e imprimir la información referente a la Balanza.

Figura 6.1-4 Saldo Histórico de la cuenta.

Figura 6.2-1 Menú Contextual de Pólizas.

Figura 6.3-1 Consulta de balanza de Comprobación.


6.4 Consulta de Balanza de Comprobación con departamentos

Ruta de Acceso: Archivo / Balanza de comprobación con departamentos ó con el icono Permite visualizar la balanza de comprobación clasificada por departamento, es decir, los saldos y movimientos generados por cada departamento. La consulta de la Balanza de comprobación y Balanza de comprobación con departamentos, tienen un icono

que permite emitir la Balanza acumulada, solamente es necesario indicar el rango de los periodos a acumular para que el sistema realice el proceso. El primer saldo inicial que presenta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas de detalle, el segundo y tercer valor corresponden al total del debe y haber de las cuentas de detalle, el cuarto valor es la suma de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la consulta de la balanza. Si se requiere hacer cambios en las Pólizas, al momento de cambiar los montos, la Balanza de Comprobación se afectará automáticamente. Nota: Si el saldo final se presenta en números positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor y si se presenta en números negativos, el saldo será acreedor, solamente si realizo traducción de archivos y se les asigno naturaleza a las cuentas. 6.5 Consulta de Auxiliares

Ruta de Acceso: Archivos/ Catálogo de Cuentas ó con el icono La consulta de auxiliares, como se mencionó anteriormente es nueva y forma parte del catálogo de cuentas.

Figura 6.4-1 Consulta de balanza de comprobación por departamentos.

Figura 6.4-2 Acumulación de periodos.


Sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas del catálogo, ya sea de un mes o hasta de un año completo, permitiendo además editar la póliza, solamente debe posicionarse en la cuenta y en la parte inferior se visualiza el auxiliar. El orden en que aparecen los movimientos en el consulta es por fecha de la póliza, esto depende de tener habilitado el parámetro Auxiliares por fecha en Configuración/ Parámetros del sistema/ Pólizas. Además de tener una nueva funcionalidad la cual consiste en exportar a Excel ®, el auxiliar de la cuenta seleccionada, como lo muestra la siguiente figura. 6.6 Consulta de Catálogos de Activos Fijos

Ruta de Acceso: Archivos / Activos ó con el icono Esta consulta nos muestra el listado de los activos en el sistema permitiendo realizar clasificaciones por tipos de activos. En las pestañas inferiores es posible consultar información del detalle del activo sin necesidad de acceder al activo, además contiene iconos de procesos específicos, los cuales estarán habilitados dependiendo de la pestaña seleccionada.

Figura 6.6-1 Consulta de activos.

Clasificación por tipo de

activo.

Comandos de las

operaciones de los activos.

Detalle de la consulta.

Pestañas de datos

adicionales.

Figura 6.5.1 Exportación de auxiliar a Excel ®.


7. PROCESOS

7.1 Administrador de períodos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de Periodos ó con el icono Esta consulta tiene varias funciones:

• Con periodos de trabajo: a) Muestra los periodos de trabajo que existen en el directorio de trabajo, el sistema indica el

mes y año al que corresponden, b) permite cambiar de período, c) dar de alta, eliminar o crear un período, d) realizar traspaso de saldos, e) auditar o desauditar el periodo y

• Permite modificar la ruta del directorio de trabajo. • Realizar la traducción de archivos, • Las diversas funciones del Control de archivos, • Generación y Reinstalación del Respaldo. • Permite la administración del archivo o tabla del Administrador de periodos.

7.1.1 Crear nuevos periodos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Este proceso nos permite realizar las siguientes tres opciones:

• Crear siguiente periodo. En base al catálogo de cuentas del período anterior, crea el siguiente periodo convirtiéndolo en los saldos finales en Saldos Iniciales de este nuevo periodo, garantizando la continuidad de saldos de periodo a periodo. También se puede realizar presionando la tecla .

• Nueva contabilidad. Crea un periodo con saldos en ceros. Se recomienda si no se tiene periodos anteriores creados, es decir, se van crear por primera vez. En caso contrario se debe seleccionar un directorio de datos distinto.

• Agregar período. Agrega un periodo al ejercicio actual, siempre y cuando éste no haya sido creado, es decir el sistema localiza periodos de trabajo que no estén incorporados a la consulta. Una vez ejecutado el proceso se visualiza la utilería Control de archivos, se debe seleccionar la opción “Instal Auto.”, para que inicialice el catálogo de cuentas, catálogo de cuentas departamentales y el catálogo de pólizas.

Figura 7.1-1 Administrador de períodos.


Práctica

Estando en el mes de Febrero, realizar la creación de los siguientes periodos: Marzo, Abril, Mayo y Junio. 7.1.2 Eliminación de periodos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Este procedimiento sólo elimina el periodo de la consulta del administrador de periodos, es decir, los archivos de datos permanecen físicamente en el directorio donde se creó el periodo. El sistema envía el siguiente mensaje de confirmación: Esta opción también se puede efectuar a través del menú contextual del Administrador de períodos o presionando las teclas + .

Si desea recuperar el periodo, es necesario Regenerar el Administrador de periodos, dando un clic en el icono

.

Práctica

d) Acceder al mes de Febrero y eliminar los periodos de Mayo y Junio. e) Verificar que dentro del Administrador de Períodos ya no se visualicen los meses eliminados.

7.1.3 Traspaso de saldos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Esta opción permite realizar la actualización de los saldos de las cuentas, cuando se hayan modificado las pólizas en periodos anteriores al actual (y no se tenga activo el parámetro Traspaso automático). Este proceso afectará los saldos de las cuentas en los periodos que se especifiquen.

Figura 7.1.1-1 Opciones para Crear un nuevo periodo.


Cuando un periodo requiere Traspaso de saldos, se activa la casilla en la columna Requiere traspaso, dentro del Administrador de periodos como lo muestra la siguiente figura: Para llevar a cabo el proceso es necesario:

Identificar el periodo y acceder al mismo, posteriormente dar un clic en el icono , el sistema muestra una ventana donde por omisión sugiere el traspaso de un mes a otro, pero se puede especificar un rango de meses (períodos), solamente con definir el mes inicial y final de traspaso, además tiene la casilla

la cual, permite actualizar solamente los saldos de las cuentas que tienen afectación en las pólizas, disminuyendo el tiempo para la actualización de saldos (figura 4.1.3-2).

Al presionar la opción Aceptar, el sistema genera el proceso y se visualiza una barra de progreso como lo muestra la siguiente figura: Este proceso también se puede efectuar a través del menú contextual de Administrador de periodos o presionando la tecla .

Figura 7.1.3-1 Indica Periodo que requiere Traspaso de Saldos

Figura 7.1.3-2 Traspaso de Saldos.

Figura 7.1.3-3 Finaliza Proceso de Traspaso de Saldos.


Práctica

a) Deshabilitar el parámetro “Traspaso automático”.

b) Acceder al mes de Febrero y copiar la póliza de Diario 2, Egresos 1 e Ingresos 2 del mes de Enero y contabilizarlas en este período.

c) Verificar en el Administrador de períodos la afectación a Traspaso de saldos.

d) Realizar traspaso de saldos de Febrero a Marzo y de Marzo a Junio.

7.1.4 Auditar / Desauditar período

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Esta opción audita (protege) el periodo para que no se pueda realizar ninguna operación que afecte la información de los catálogos del sistema, es decir, permite el acceder a los periodos solamente como consulta y emitir reportes. Una vez realizado el proceso, se actualiza el Administrador de períodos, cuando se ingresa al período muestra en la parte superior izquierda el mensaje “Periodo Cerrado”, como se muestra en la siguiente figura: Adicionalmente activa la casilla de Auditado en la consulta del administrador de periodos. Si ya no requiere tener el período auditado debe acceder al administrador de periodos y posicionarse en el

periodo indicado, este proceso se puede realizar de la siguiente manera: dando un clic en el icono , presionar la tecla ó a través del menú contextual Auditar / Abrir período.

Práctica

a) Acceder al mes de Marzo y auditar el periodo.

b) Verificar en el Administrador de Períodos que ya se encuentre activa la casilla Auditado.

c) Dar de alta la póliza de Diario No.1.

d) Desauditar el período y realizar la operación indicada en el inciso anterior.

Figura 7.1.4-1 Indica Periodo Auditado.


7.1.5 Control de archivos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opción el sistema muestra la ventana de Control de archivos, la cual se explica a detalle en el siguiente capítulo. También se puede realizar presionando la tecla . 7.1.6 Traducción de archivos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opción el sistema muestra la ventana de Traducción de archivos, la cual se explica a detalle en el siguiente capítulo. También se puede realizar presionando la tecla . 7.1.7 Generación de respaldo

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opción el sistema muestra la ventana de Generación de respaldo, la cual se explica a detalle en el siguiente capítulo. También se puede realizar presionando la tecla . 7.1.8 Reinstalación de Respaldo

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opción el sistema muestra la ventana de Reinstalación de Respaldo, la cual se explica a detalle en el siguiente capítulo. También se puede realizar presionando la tecla . 7.1.9 Ayuda

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opción se despliega la Ayuda del sistema. 7.1.10 Directorio de trabajo

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Al ejecutar esta opción el sistema muestra una ventana para cambiar el directorio de trabajo, también

permite cambiar el formato de la base de datos que se está leyendo, dando un clic en la opción .


7.1.11 Regenera archivo de administrador de períodos

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de periodos / Se regenera el archivo de administrador de períodos, es decir, reestablece aquellos periodos que fueron eliminados de la consulta del administrador de períodos con la opción Elimina Períodos, esta función también es útil cuando se cambia de ruta de datos, en ese caso, se recomienda usar la función para que el sistema identifique los periodos que existen en esa ruta y se pueda trabajar con ellos.

Práctica

a) Regenerar el archivo de Administrador de períodos

b) Verificar en el Administrador de Períodos que se encuentren todos los meses que fueron creados originalmente (que se incluyan los archivos de Mayo y Junio que fueron eliminados).

7.2 Borrado de Movimientos

Ruta de Acceso: Procesos / Borrado de Movimientos ó con el icono Esta función permite borrar los movimientos del período actual y cuenta con dos opciones:

• . Al ejecutar esta opción, se borrarán todos los movimientos registrados en el periodo actual (pólizas). Esto afecta los saldos finales de las cuentas ya que sólo acumulará el saldo inicial como final en este periodo.

• . Al ejecutar esta opción, se borrarán los movimientos (pólizas) y el saldo inicial de las cuentas en el periodo actual. Por lo tanto se debe efectuar un traspaso de saldos del periodo anterior al periodo actual antes de comenzar la captura de las pólizas.

Se recomienda realizar Respaldo de la información antes de ejecutar cualquiera de las opciones, ya que una vez ejecutado el proceso los datos son irrecuperables.

Este proceso es muy útil porque permite solucionar problemas de integridad de información y descuadres en balanza de comprobación.

Figura 7.2-1 Proceso Borrado de Movimientos.


Práctica

a) Realizar un respaldo solamente de los archivos de pólizas del mes de Febrero.

b) Acceder al mes de Febrero y realizar proceso Borra solo movimientos.

c) Verificar la Balanza de comprobación y corroborar que no existen movimientos en el periodo.

d) Abrir la consulta de pólizas y verificar que muestra la ventana de Número Secuencial para todos los tipos de póliza.

e) Reinstalar el respaldo del archivo de pólizas del mes de febrero.

f) Recuperar y regenerar el archivo de pólizas.

g) Visualizar nuevamente la balanza de comprobación con saldos y movimientos.

Práctica

a) Acceder al mes de Febrero y realizar proceso Borra movimientos y saldo inicial.

b) Verificar Balanza de comprobación sin saldos y sin movimientos.

c) Realizar traspaso de saldos de Enero a Febrero.

d) Reinstalar el respaldo del archivo de pólizas del mes de febrero (ya generado).

e) Recuperar y regenerar el archivo de pólizas.

f) Verificar la Balanza de comprobación con saldos y movimientos. 7.3 Contabilización Ruta de Acceso: Procesos / Contabilización Este proceso se deberá ejecutar cuando se captura una póliza y al contabilizarla no afecta el saldo de las cuentas (se tiene desactivado el parámetro Contabilizar en línea - Parámetros del sistema), entonces, se realiza el registro de los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si maneja departamentos). Afectando así los saldos de las cuentas. Si se realiza este proceso en un mes en donde ya se habían afectado los Saldos de las cuentas, los datos no se duplicarán. Para poder realizarlo es necesario tener desactivado el parámetro Contabilizar en línea. En este proceso cuenta con tres opciones para poder realizarlo:

• . Contabiliza solo aquellas pólizas que no han sido contabilizadas en este periodo.

• . Contabiliza todas las pólizas del período, es decir, contabilizadas y no contabilizadas.

• .. Contabiliza solo las pólizas del tipo que se haya seleccionado (diario, ingresos, egresos o algún otro tipo de póliza definido).


Si al realizar el proceso, envía el siguiente mensaje: “Sistema no configurado para proceso de Contabilización”, deshabilite el parámetro de Contabilizar en Línea y ejecute nuevamente el proceso.

Práctica

a) Acceder al mes de Marzo y deshabilitar el parámetro Contabilizar en Línea.

b) Copiar la póliza Dr.1, Ig. 3 y Eg.2 del mes de Enero y pegarlas en este período.

c) Verificar los saldos las cuentas, para corroborar que no existe afectación de los saldos por las pólizas.

d) Ejecutar el proceso de Contabilización seleccionando la opción TODAS y verificar los saldos de las cuentas.

7.4 Consolidación

Ruta de Acceso: Procesos / Consolidación ó con el icono Esta función permite concentrar en una empresa llamada Consolidadora, los datos de varias empresas, en la cual se reunirán todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas Departamentales de las demás empresas del corporativo. Para llevar a cabo el proceso es necesario, realizar el siguiente procedimiento:

1. Dar de alta una empresa cuidando que su nombre no se confunda con las otras que ya están dadas de alta (por ejemplo “Empresa Consolidadora, S.A. de C.V.)

2. Acceder a la empresa y configurar los parámetros que regirán su funcionamiento, se le puede indicar

que manejo de Departamentos, al consolidar, se le indica al sistema que asigne en cada departamento los datos y nombre de cada empresa lo cual permitirá conocer el resultado de la consolidación y el detalle de cada empresa.

3. Crear los archivos de trabajo desde la opción Utilerías Control de Archivos (Archivo de Cuentas,

Pólizas, Etc.).

Figura 7.3-1 Proceso de Contabilización.


4. Si en las empresas a consolidar se modificaron los Rangos de cuentas, se debe copiar el archivo modificado de Rangos de cuentas (Ranc.ee – las últimas dos letras equivalen al número de empresa en la que se está trabajando) y es necesario renombrarlo para que tome el lugar del archivo de la empresa consolidadora.

5. El archivo INPC también debe renombrarse a INPC.Dee, para que tome el lugar del archivo de la

empresa consolidadora.

6. En el catálogo de departamentos, dar de alta los distintos departamentos que compondrán el corporativo, donde el departamento 1 correspondería a la empresa 1, el 2 a la 2, etc.

7. Ejecutar el proceso de Consolidación.

8. Al terminar este proceso, desde la empresa consolidadora se pueden cargar pólizas para hacer

eliminaciones íntercompañías, para emitir reportes y gráficas de los totales obtenidos. Es importante que todos los movimientos se encuentren contabilizados en cada empresa, debido a que la consolidación únicamente considera los saldos existentes en el catálogo de cuentas y cuentas departamentales. El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacena en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catálogo de cuentas que contiene la información de todas las empresas consolidadas, sin contar las pólizas de cada una de ellas. Al realizar este proceso se borran los archivos del catálogo de cuentas y cuentas departamentales del período de trabajo, por lo que es importante realizarlo en la empresa consolidadora y en el periodo indicado. Es indispensable que las empresas a incluir en la consolidación manejen los mismos catálogos de cuentas, para que el procedimiento muestre resultados congruentes. El catálogo de cuentas de la empresa consolidadora debe ser el más “General” de todos, de tal manera que los catálogos de cuentas de todas las empresas estén contenidos en él. Se recomienda realizar el proceso al final de mes, debido a que, si se realizan modificaciones en las pólizas después de ejecutar este proceso, se deberá ejecutar nuevamente el proceso para obtener la información actualizada (este proceso se puede ejecutar cuantas veces sea necesario, ya que no duplica la información).

Figura 7.4-1 Ventana de Consolidación.


Si se desea consolidar más de 15 empresas, se deben realizan consolidaciones en empresas parciales (por grupos no mayores a 15 empresas) y después realizar una consolidación general que integre las empresas con consolidaciones parciales. 7.5 Balanza anual Ruta de Acceso: Procesos / Balanza Anual Este proceso emite una balanza de comprobación la cual contiene la información de varios meses e incluso hasta de un año. Una vez ejecutado el proceso la Balanza anual crea un nuevo período de trabajo, el nombre del periodo se compone de la palabra AÑO y los dos últimos dígitos del año en el cual se está generando (por ejemplo, para el año 2005, sería Año/05), este archivo contiene el Saldo Inicial el cual tomará del primer período que se especifica, el debe y haber acumulado de cada uno de los periodos y el saldo final. El catálogo de cuentas departamentales sólo se crea si el proceso fue solicitado para desglosar los datos por departamento. El catálogo de cuentas debe ser consistente a lo largo del período de la balanza seleccionado, ya que si existen cuentas que se dieron de baja y luego ese número se retomó para dar de alta otro concepto, se mezclarán en el mismo número de cuenta los montos de Debe y Haber correspondientes a dos conceptos distintos. Sin embargo no existirá ningún problema si existen cuentas en un mes y fueron dados de baja para el siguiente, o si se agregan cuentas de un periodo a otro.

Práctica

a) Realizar el proceso de Balanza anual con los siguientes parámetros:

Parámetro

Directorio fuente: Carpeta de datos Actual

Directorio destino: Carpeta de datos Actual

Nivel de cuenta: Auxiliar

Por departamento: Departamento Todos los departamentos

Fecha Desde: Enero 20xx

Fecha Hasta: Abril 20xx

b) Acceder al periodo creado (Año xx) y verificar la Balanza de Comprobación emitida con saldos y movimientos de los periodos seleccionados.

Figura 7.5-1 Balanza Anual.


7.6 Ajuste anual por inflación Ruta de Acceso: Procesos / Ajuste Anual por Inflación Este proceso se basa en la Reforma Fiscal para el ISR a partir del 2003, en la cual se eliminó la obligación que tenían los contribuyentes de realizar el cálculo mensual de los componentes inflacionarios de los créditos y de las deudas, llamado componente inflacionario, para sustituirlo con un solo ajuste anual por inflación. El cual consiste en determinar los saldos promedios de cuentas que pueden ser afectadas por efectos inflacionarios. La finalidad es llevar valores históricos a valores actuales a través de índices tanto de créditos (cuentas de activo) y deudas (pasivos), para terminar la diferencia y el resultado será Ganancia Acumulable o Pérdida Inflacionaria Deducible. Por ley solo lo deben calcular las personas morales y se realizará únicamente al cierre de cada ejercicio fiscal. El sistema presenta un asistente como se muestra en la figura 4.6-1 el cual se debe proporcionar la información que solicita para realizar el Cálculo del ajuste anual por inflación. Para llevar a cabo el proceso es necesario:

• Indicar el tipo de ejercicio Regular (periodos de 12 meses) o Irregular (períodos menores a 12 meses).

• Definir la ruta de datos donde se obtiene los datos de los períodos. • Indicar el año del ejercicio a calcular. • Cuando el ejercicio es Irregular, se debe indicar el mes inicial y final.

Presionar la tecla

• Seleccionar las cuentas de créditos y posteriormente las cuentas de deudas, para agregarlas se puede realizar con el menú contextual Agregar Cuentas, presionando las teclas ( +A), o arrastrándolas hacia el lado derecho., las cuales se muestran en el orden en el que fueron dadas de alta en el catálogo de cuentas. Para incluir varias cuentas se presiona la tecla .

Figura 7.6-1 Datos para realizar Ajuste Anual por Inflación.


Si se desea eliminar cuentas ya incluidas, se debe posicionar sobre la cuenta y con el menú contextual seleccionar la opción “Eliminar esta cuenta” ó “Eliminar Todas”.

Posteriormente presionar la tecla y muestra un reporte con los datos obtenidos en el Proceso de Ajuste Anual por Inflación.

Figura 7.6-2 Selección de cuentas.


El resultado del reporte se puede almacenar en un archivo *. xls.

Práctica

a) Acceder al mes de Junio y realizar el proceso de Ajuste Anual por Inflación.

b) Seleccionar las cuentas:

Número de Cuenta Descripción

1150-000-000 Clientes

1170-000-000 Deudores Diversos

Cuentas Créditos

1180-000-000 Documentos por Cobrar

2110-000-000 Proveedores

2120-000-000 Acreedores Diversos

Cuentas Deudas

2130-000-000 Documentos por Pagar

c) Verificar el Reporte de Ajuste Anual por inflación con las cuentas solicitadas.


7.7 Póliza de ajuste cambiario

Ruta de Acceso: Procesos / Póliza de Depreciación ó con icono Este proceso genera una Póliza en la que se concilian las fluctuaciones cambiarias registradas al utilizar monedas extranjeras. Al dar de alta una cuenta de detalle que va a utilizar moneda extranjera, es importante que se active en el

detalle de la cuenta (pestaña monedas), la casilla . Antes de realizar la póliza de ajuste cambiario es necesario que se actualicen los tipos de cambio en el catálogo de monedas. Al ejecutar el proceso el sistema solicita un rango de cuentas inicial y final y una cuenta de ajuste para efectuar el proceso de ajuste cambiario como lo muestra la figura 4.7-1 Al realizar el proceso y el sistema detecte cuentas que registran un ajuste cambiario, el sistema convierte el saldo final de la cuenta a la moneda que tenga definida (tomando el tipo de cambio que se tenga registrado en el histórico de tipos de cambio, dentro del catálogo de monedas) compara este saldo convertido contra el saldo final que se tenga en la pestaña de monedas en el detalle de la cuenta. Si lo saldos no son iguales, el sistema genera la póliza de ajuste cambiario con un movimiento para conciliar la diferencia de la cuenta que se esta analizando. Este proceso se realiza por cada cuenta que se encuentra en el rango de cuentas especificado y que cumple con las características antes mencionadas. El sistema cuadra la póliza generando un movimiento por el monto total de las partidas en la cuenta definida como Cuenta de Ajuste.

Los montos que se visualizan en la póliza son en moneda base (pesos) y la afectación de los saldos de las cuentas se llevará a cabo hasta que se contabilice la póliza.

Figura 7.7-1 Póliza de Ajuste Cambiario.


Práctica

e) Acceder al mes de Abril y verificar que se tenga activo el parámetro “Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas” y capturar la siguiente póliza:



No. Cuenta Depto. Descripción T.C. Debe Haber

1130-001-000 5 Pago a Facturas 10.00 1,500.00

1150-002-000 Pago a Facturas 15,000.00

15,000.00 15,000.00

f) Acceder al catálogo de monedas y en la moneda dólares actualizar el Histórico de Tipos de Cambio a 10.50 en el último día del mes.

g) Ejecutar el proceso de Póliza de Ajuste Cambiario, definiendo el rango de cuentas inicial y final y como

cuenta de ajuste la cuenta 7200-002-000, verificar el monto de la póliza y contabilizarla. 7.8 Póliza de cierre

Ruta de Acceso: Procesos/Póliza de Cierre y o con el icono Esta opción te permite la elaboración automática de la póliza de cierre del año de trabajo, traspasando los saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Cuando la póliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualaran a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre señalada. La cuenta de cierre debe haber sido registrada o dado de alta dentro del Catálogo de cuentas. Si manejan departamentos, en el Catálogo de cuentas departamentales, además de generar una póliza por cada departamento.

Es importante que la póliza de cierre, se realice en el mes Ajuste (13) porque después de contabilizar la póliza de cierre, la utilidad neta cambia.

Práctica

a) Generar el mes de ajuste y cambiarse a dicho periodo.

b) Generar la póliza de cierre, para todos los departamentos y contabilizarlas.

c) Acceder al catálogo de cuentas y verificar los saldos de las cuentas.

Figura 7.8-1 Generación de póliza de cierre.


7.9 Integración de pólizas Ruta de Acceso: Procesos / Integración de pólizas

Esta opción permite integrar "masivamente" en el catálogo de pólizas, aquellas que fueron realizadas en otros periodos. Este proceso puede pasar sólo las pólizas previamente auditadas, o todas las pólizas. Se le llama integración porque agrega pólizas nuevas pólizas al catálogo provenientes de otro período, sin borrar o sustituir las ya existentes.

Cuando se realiza este proceso se podrá elegir algunos tipos específicos de pólizas o todas, permitiendo elegir rangos de pólizas y fecha de elaboración, así como el estatus que tengan las pólizas (Contabilizadas, Auditadas o Pendientes), marcando las casillas correspondientes.

En el campo “Período” al pulsar aparecerán los períodos que se podrán elegir para que sean integrados en el actual. En caso de que existan tipos de pólizas que actualmente no estén configurados en el sistema, se tendrá la

opción de que se genere el tipo de póliza nuevo marcando la casilla , así como el poder generar una bitácora de los errores que se puedan presentar durante este proceso, marcando la casilla

, para que al término del proceso, genere un archivo (*.txt) el cual contiene los errores registrados.

Práctica

a) Acceder al período de Marzo y realizar la integración de las pólizas del mes de Enero.

b) Tipo “Dr”, con los atributos de solo contabilizadas, de cualquier fecha y habilitar generación de Bitácora.

c) Verificar que las pólizas se hayan integrado en el período correspondiente.

Figura 7.9-1 Integración de Pólizas.

Selección del periodo a integrar.

Tipos de pólizas.

Fechas de Pólizas.

Números de Pólizas.

Atributos de las Pólizas.

Generación de bitácora de

sucesos.

Creación de tipo de póliza.


8. REPORTES

8.1 Generales

Dado que la parte medular de un sistema es la información que esté es capaz de proporcionar, una vez que la información de cada catálogo ha sido capturada conforme a las necesidades de operación de la empresa, se procede a generar reportes los cuales ayudarán a responder a las necesidades financieras más importantes. El sistema maneja 4 tipos de reportes:

• Internos. Creados por desarrollo del sistema. (No se pueden editar). • Formato Los cuales requieren de un archivo denominado formato, cuya extensión es *.FTO , son

editables • Qr2. Son editables, a través del reporteador llamado QuickReports. • Hojas de Cálculo. Las cuales se visualizan en Excel® y son editables.

Cuando Los formatos no se encuentran dentro del directorio donde está ubicada la base de datos, el

sistema solicitará que se proporcione la ruta donde se encuentran. Por instalación, son almacenados en el directorio de datos dentro de la carpeta correspondiente al sistema dentro del Directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC). Nota: La edición de los reportes requiere de una base de conocimientos más amplia la cual se analizará en niveles subsiguientes. 8.2 Especificar Impresora

Ruta de Acceso: Archivos /Especificar Impresora

En esta opción se define y configura el equipo de impresión que se va a utilizar para la emisión de reportes. De modo que antes de emitir cualquier reporte es importante que se tenga instalada una impresora para poder generar los reportes. Al acceder a esta opción el sistema presenta las siguientes opciones de configuración: Fuentes para las diferentes secciones de los reportes, márgenes (inferior/superior), impresora y configuración de la impresora. Sí se requiere configurar los parámetros de impresión, se debe seleccionar el botón Configurar, este permite definir los parámetros propios del software de impresión, los cuales básicamente definen el tipo de papel, orientación, fuente de alimentación de papel, calidad de impresión, puerto de conexión, etc.

Figura 8.2-1 Especificar Impresora.


Figura 8.3-1 Barra de herramientas de la vista previa de un reporte interno o de un fto.

8.3 Emisión de Reportes Se pueden emitir los reportes estando en cualquier catálogo o desde reportes del sistema. La presentación de un reporte puede manejarse de varias formas o destinos entre las cuales encontramos:

• Pantalla • Impresora • Disco • Correo (mail)

Pantalla . Muestra una vista preliminar del reporte en pantalla y además permite verificar como se obtendría el reporte de forma impresa. Los botones de la presentación preliminar tienen funciones específicas de acuerdo a la consulta del reporte, destino y tipo de reporte.

Los reportes que utilizan formatos (archivos con extensión .fto), se tienen que editar cambiando el destino a “pantalla” para que se tenga la vista preliminar. La barra de herramientas de un reporte tipo .qr2 incluye más funciones dado que es un tipo más avanzado de reporte.

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Guardar en algún formato

Cargar otro reporte

Manejo de InfoWeb

Figura 8.3-2 Barra de herramientas de la vista previa en un reporte .qr2.


Impresora . Se manda de forma directa a la impresora la consulta o reporte. Estando en las consultas al

mandar a imprimirlas se define el destino o dispositivo de salida del reporte cuando se oprime el icono mostrando un diálogo como el siguiente: Disco. Se manda un reporte de forma directa a un archivo ASCII. Correo. El reporte abre el programa de correo electrónico que se tenga configurado de forma predeterminada en el navegador de Internet y de forma automática se adjunta en un archivo ASCII con los datos del reporte. Los reportes internos se envían directamente a pantalla a menos que se cambie el destino con el botón “Opciones” donde puede seleccionar los diferentes destinos de impresión mencionados anteriormente. 8.4 Reporte de Catálogo de Cuentas

Ruta de acceso: Reportes / Catálogo de cuentas /Catálogo de Cuentas Tipo: Interno

Este reporte permite obtener la impresión de las cuentas que integran el catálogo. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: números de cuentas, departamento, moneda. También permite modificar el título del reporte.

Figura 8.3-3 Configuración de impresión.

Figura 8.3-4 Configuración de la salida del reporte.


Opciones del reporte: Saldo Inicial: Muestra el número de cuenta, tipo descripción y el saldo inicial. Saldo Final: Muestra el número de cuenta, tipo, descripción y el saldo final. Comparativo: Muestra el número de cuenta, tipo, descripción, saldo final, presupuesto acumulado, diferencia entre ellos y el porcentaje de la diferencia. No imprime saldo: Muestra el número de cuenta, tipo y descripción. Saldo presupuestado: Muestra el número de cuenta, tipo, descripción, presupuesto anual, mensual y acumulado. Desglose de ajuste anual: Muestra cada una de las cuentas involucradas en el desglose de ajuste anual, el saldo final de las cuentas por cada mes. Si no se ha realizado el proceso de Ajuste anual, no se podrá emitir este reporte. El sistema lo indicará con el siguiente mensaje:

Si la respuesta es afirmativa, se cerrará la ventana del reporte y mostrará la ventana del asistente para el ajuste anual por inflación. Es importante tener capturados los tipos de cambio para el primer día del mes, porque si no los saldos para las cuentas en moneda extranjera serán arrojados en moneda base. Para este reporte, no se consideran las opciones del filtro para generarlo, ya que la información es tomada del Proceso de ajuste anual. Título del reporte: El sistema sugiere un título, pero es modificable de acuerdo a las necesidades de cada empresa. departamentos: Se puede seleccionar todos, ninguno o departamentos en específico, oprimiendo la tecla y dando clic sobre los departamentos que se requieran. Incluye Totales: Al activar la casilla se muestra el total de los montos. Afecta Ajuste cambiario: Cualquier ajuste que se le haga al tipo de cambio se verá afectado en el reporte.

Las cuentas aparecen en orden secuencial y jerárquico, con un renglón en blanco cuando cambia la cuenta de mayor. 8.5 Reporte Saldo Promedio Diario

Ruta de Acceso: Menú Reportes / Catálogo de Cuentas / Saldo promedio diario mensual. Tipo: Interno

Este reporte muestra el saldo promedio diario por mes de una o varias cuentas, es decir, la diferencia entre el movimiento deudor y acreedor (Debe /Haber) de una cuenta. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: números de cuentas, departamentos, rango de fechas: saldos en moneda contable, moneda extranjera (si está manejando el sistema en multimoneda) y/o con desglose.


8.6 Reporte Emisión de Pólizas

Ruta de Acceso: Menú Reportes / Emisión de pólizas Tipo: Formato .fto

Este reporte permite imprimir las pólizas del período actual de forma masiva o de un solo tipo (Dr,Ig,Eg), es importante ya que en ocasiones se requiere imprimir las pólizas nuevamente para que sean revisadas por Contralores, Contadores externos, auditores. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: tipo de póliza, rango de números de pólizas, número de copias. También permite cambiar el archivo de formato y especificar otro. 8.7 Reporte Balanza de Comprobación

Ruta de Acceso: Menú Reportes / Balanza de comprobación ó con el icono Tipo: Interno

Este reporte nos permite conocer los movimientos y saldos de las cuentas del periodo, a fin de comprobar que los saldos de cada cuenta correspondan a su tipo y naturaleza. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Números de cuentas, departamentos, moneda, indicar sólo con saldo y/o movimientos, nivel de las cuentas (Mayor, Sub-Cuenta, Auxiliar). También permite cambiar el título del reporte.

Figura 8.5-1 Parámetros para el reporte de saldo promedio diario.

Figura 8.6-1 Parámetros para emisión de pólizas.


La balanza de comprobación muestra cuatro columnas. (Saldo Inicial, debe, haber y saldo Final). Para que una balanza de comprobación esté cuadrada, el total de la columna de saldo inicial y final debe ser ceros, y el total de la columna debe y haber debe ser el mismo en ambas columnas, como resultado de los movimientos registrados. 8.8 Reporte Diario General

Ruta de acceso: Reportes /Diario general ó con el icono Tipo: Interno

Este reporte proporciona el detalle de las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: tipo de póliza, rango de números de pólizas, el folio para el número de página. También permite cambiar el archivo de formato y especificar otro.

El orden en que se presentan los tipos de póliza en este reporte dependerá de cómo se hayan registrado en Configuración/Parámetros del sistema/Pólizas /Tipos de Pólizas. 8.9 Reporte de Auxiliares

Ruta de acceso: Reportes /Auxiliares ó con el icono Tipo: Interno

Este reporte muestra los saldos y movimientos de las cuentas, de un mes o hasta de un año completo. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: números de cuentas, departamento, rango de periodos, solo con movimientos, folio, corte de página por nivel, moneda. También permite cambiar el título del reporte. Además cuenta con una opción para exportar el reporte a un archivo de Excel®, de una o varias cuentas.

Figura 8.7-1 Parámetros para emisión de la balanza de Comprobación.


El orden en que presenta los movimientos este reporte es: por fecha de las pólizas, si tiene habilitado el parámetro Auxiliares por fecha en Configuración / Parámetros generales / Pólizas, en caso contrario no el orden en que presenta los movimientos es por tipo de póliza y por número. 8.10 Reporte de Catálogo de Activos Fijos

Ruta de Acceso: Reportes / Activos Fijos / Catálogo de activos fijos Tipo: Interno

Este reporte muestra un listado de los activos fijos registrados en el sistema. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: clave del activo fecha de adquisición, tipo de activo, localización, criterios de ordenamiento, baja contable, departamento. También permite cambiar el título del reporte. 8.11 Reporte de Inventario de Activos Fijos

Ruta de Acceso: Reportes / Activos fijos / Inventario de Activos fijos Tipo: Interno

Este reporte permite llevar un control de la ubicación y número de serie de los activos fijos de la empresa, para registrar de manera más rápida los cambios que pudieran presentarse.

Figura 8.9-1 Parámetros para la emisión del Auxiliar.

Figura 8.10-1 Parámetros para el reporte de Activos Fijos.


8.12 Reportes Financieros “La contabilidad financiera tiene como objetivo primordial el de informar, derivado de la naturaleza y relación que tiene la contabilidad con el medio económico que lo rodea, le permite presentar los resultados que a una fecha determinada se han obtenido por la entidad económica”. Esta información se presenta en los documentos llamados estados financieros que se integran básicamente por balance general, estados de resultados y estado de cambio de situación financiera, entre otros. Estos documentos generados por el sistema responden a los estándares establecidos de los “principios de contabilidad”, los cuales son los conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros. 8.12.1 Balance General

Ruta de Acceso: Reportes /Balance general / Moneda contable ó con el icono Ruta de Acceso: Reportes /Balance general / Moneda extranjera

Tipo: Formato (.fto) El balance general muestra los activos, pasivos y el capital contable a una fecha determinada, presenta las cuentas de balance (Activo Pasivo y Capital), los totales de estos rubros y la fecha del reporte. Este reporte puede ser emitido en moneda contable y extranjera. El archivo Bgralw.fto genera el balance general en la moneda contable del sistema y Bgralmow.fto genera el balance general en moneda extranjera. Si realizo traducción de archivos los formatos que se deben utilizar son bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto 8.12.2 Estado de Resultados

Ruta de acceso: Reportes / Estado de resultados /Moneda Contable ó con el icono Ruta de acceso: Reportes / Estado de resultados /Moneda extranjera.

Tipo: Formato (.fto) El estado de resultados muestra los ingresos, costos, gastos y la utilidad o pérdida resultante en el periodo.

Boletín A-1 de la comisión de Principios de Contabilidad del IMCP.

Figura 8.11-1 Parámetros para reporte de Activos.


Agrupa las cuentas de resultados en el siguiente orden:

• Ventas • Costo de Ventas • Gastos de operación (Gastos de venta y gastos de administración). • Productos Financieros • Otros Ingresos y Gastos • ISR y PTU

El archivo Edorew.fto genera el estado de resultados en la moneda contable del sistema y edoremow.fto genera el estado de resultados en moneda extranjera. Si realizo traducción de archivos los formatos que se deben utilizar son edorewbt.fto y edoremowbt.fto 8.12.3 Libro Mayor

Ruta de acceso: Reportes / Libro mayor ó con el icono Tipo: Formato (.fto)

Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas de Mayor en uno o varios períodos, hasta llegar a un año. Muestra el saldo inicial, el total de cargos y abonos y el saldo final de las cuentas. Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la empresa, el archivo a editar se llama mayorw.fto. 8.12.4 Reexpresión de Saldos

Ruta de acceso: Reportes /Reexpresión de saldos Tipo: Formato (.fto)

Este reporte nos proporciona: Número y descripción de la cuenta, periodo de la reexpresión por cuenta, movimientos reexpresados por cuenta, saldo inicial de la cuenta en el último periodo, saldo final de la cuenta en cada periodo reexpresado, diferencia por reexpresión, totales por cuenta de cargos, abonos, saldo final y diferencia por reexpresión. Para poder expedir correctamente este listado es indispensable contar con la tabla del INPC actualizada. Este reporte se puede modificar de acuerdo a las necesidades de la empresa, donde el archivo que se puede editar se llama reexpw.fto. 8.12.5 Presupuestos

Ruta de acceso: Reportes / Presupuestos y/o con el icono Tipo: Formato (.fto)

Dentro del detalle de cada cuenta, el sistema permite asignar un presupuesto mensual anual y acumulado, cuyos montos podrán ser comparados con los saldos mensuales y/o anuales que va arrojando el sistema. Al emitir este reporte presentará todos los saldos presupuestados y los saldos finales de todas las cuentas del catálogo.


Este reporte se emite por medio de un formato y se puede modificar dependiendo de las necesidades de la empresa, el archivo a editar es presupw.fto. 8.13 Reporte del Usuario

Ruta de acceso: Reportes / Reporte del usuario ó con el icono Tipo: Formato (.fto) y qr2

Los sistemas de la línea Aspel, cuentan con reportes que satisfacen las necesidades más importantes de la empresa, no obstante, pueden existir reportes los cuales por necesidades especificas de las empresas no se adapten a los estándares. Por tal motivo en los sistemas, se cuenta con editores de reportes que permiten a través del Administrador de Reportes, facilitar la manipulación, es decir, se encargará de listar, editar, crear y emitir los reportes ya sea por formatos (.fto) o por quickreports (.qr2). El procedimiento para editar y crear nuevos reportes en cualquiera de los dos formatos disponibles se explicará en el curso avanzado.

Figura 8.13-1 Administrador de Reportes.


9. MANEJO DE ACTIVOS

9.1 Depreciación Contable y Fiscal de Activos La Depreciación es la pérdida en valor de los Activos de la empresa por el transcurso del tiempo. El sistema Aspel-COI permite el manejo de 2 tipos de Depreciación: Depreciación contable y Depreciación fiscal. 1. Depreciación histórica o contable. Esta Depreciación se lleva en libros de contabilidad (Diario y Mayor).

Existen tres métodos de Depreciación Contable los cuales se describen a continuación:

• Línea recta. Se aplica un porcentaje fijo al monto de la inversión. Los porcentajes de depreciación son anuales. Este tipo de depreciación es requerido por la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Utiliza la siguiente fórmula:

Depreciación = Valor del Activo * Porcentaje de la depreciación

• Suma de años dígitos. Se deprecia el activo a un cierto número de años, los cuales se calculan dividiendo el porcentaje de vida útil remanente entre el porcentaje de depreciación, además requiere de un factor, que se obtiene sumando el número de años a depreciar hasta llegar a la unidad. Utiliza la siguiente fórmula:

Depreciación = Años a Depreciar

Total de la suma de años a depreciar

• Doble saldo declinante. Se deprecia el doble del porcentaje de depreciación, se obtiene un número de años a depreciar y se realiza sobre el saldo pendiente a depreciar, no sobre el costo de la inversión. Utiliza la siguiente fórmula.

Depreciación = Monto a Depreciar * Porcentaje de Depreciación.

Si al término de la depreciación todavía quedará un saldo por depreciar, el valor teórico permanece en libros.

Para obtener la depreciación de un solo periodo en cualquier de los tres métodos, será necesario dividir el monto de depreciación entre doce (número de meses del año).

2. Depreciación Fiscal. Este tipo de Depreciación utiliza el método de Línea Recta y requiere tener

capturados los Índices Nacionales de Precios al Consumidor (INPC) ya que en base a ellos se calcula el factor de actualización que se aplicará a la depreciación por activo. Utiliza la siguiente fórmula:

Depreciación actualizada = Valor actualizado del activo * Porcentaje de Depreciación Fiscal donde:

Valor actualizado del Activo = Factor de actualización * Valor Original del activo Factor actualización = (INPCum/ INPCma)

INPCum= Índice Nacional de Precios al Consumidor del Último Mes de la primera mitad de utilización del bien en el ejercicio a depreciar.

INPCma= Índice Nacional de Precios al Consumidor del Mes de Adquisición. 9.1.1 Póliza de depreciación

Ruta de Acceso: Procesos / Póliza de Depreciación ó con el icono Este proceso genera una póliza modelo con los movimientos correspondientes a la depreciación de todos los activos en el período que se indique, contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciación acumulada del activo, la cual es la cuenta del Balance General.


Para calcular los montos de depreciación, el sistema aplica el monto original de la inversión en valores históricos el porcentaje de depreciación establecido en cada tipo de activo, el cual se asigna al dar de alta los activos, el resultado lo divide entre doce y lo multiplica por el número de meses que se indican al generar la póliza y en los cuales sea válida la depreciación del activo. El monto calculado es el importe del cargo a la cuenta de Gastos de Depreciación y el abono a la cuenta de Depreciación, que dependerá de los tipos de activo. Los datos para el cálculo de las Depreciaciones, son los que se definen en la pestaña de cada una de las depreciaciones al momento de dar de alta el activo y que se relacionan con el tipo de activo. 9.1.2 Parámetros de depreciación

Ruta de Acceso: Archivos / Depreciación/ Edición / Parámetros / Depreciación ó con el icono desde Archivos / Activos. Con esta opción se pueden definir nuevos parámetros para el periodo fiscal y de depreciación para que sean considerados en los cálculos de depreciación y valores actualizados, es muy importante definirlos correctamente, ya que los cálculos de la consulta de depreciación y detalle de la depreciación se visualizan en base a estos parámetros. 9.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal

Ruta de Acceso: Archivos / Depreciación. En esta consulta de depreciación se muestran los datos del activo como son: Clave, Descripción, Monto Original y también Depreciación acumulada, Depreciación Contable (periodo) y Depreciación Fiscal (actualizada) de todos los activos o por tipo de activo.

Figura 9.1.1-1 Póliza de Depreciación.

Figura 9.1.2-1 Parámetros de Depreciación.


Permitiendo visualizar los montos que calcula el sistema para cada una de las depreciaciones. La consulta de depreciación permite agregar datos a través del menú contextual “Configura Columnas” presionando un clic en los campos que se desee agregar, los campos disponibles los muestra la figura 9.1.3-2. Se puede volver a mostrar la consulta original seleccionando la opción “Restaurar configuración original” del menú contextual. 9.1.4 Detalle de depreciación contable y fiscal

Ruta de Acceso: Archivos / Activos / Edición / Detalles / Depreciación ó con el icono .

Figura 9.1.3-1 Consulta de Depreciación Contable y Fiscal.

Figura 9.1.3-2 Menú Contextual de Depreciación.


Para cada Activo, el sistema muestra un detalle de la información de los Activos, permitiendo verificar los montos de las depreciaciones, los datos que considera el sistema para los cálculos son: Parámetros de Depreciación y Datos definidos en las pestañas de depreciación al momento de dar de Alta el Activo. La información se encuentra clasificada en: General, Depreciación Contable y Depreciación Fiscal

• General: Muestra la clave del activo, tipo, localización, número de serie, fecha de adquisición, fecha de baja, método de depreciación, monto original, máximo deducible, etc.

• Depreciación Contable: Fecha de Inicio Depreciación, Porcentaje de Depreciación, Depreciación

Acumulada, Depreciación del periodo, etc.

• Depreciación Fiscal: Fecha de Inicio de Depreciación, Porcentaje de Depreciación, Factor de Ajuste, Valor actualizado, etc.

9.1.5 Baja contable del activo

Ruta de Acceso: Archivos / Activos / Edición / Baja Contable del Activo ó con el icono desde Archivos / Activos. En esta opción se indica al sistema que el Activo fue Vendido, Robado o perdido y debe ser eliminado Contablemente. Al ejecutar la opción el sistema envía un mensaje como el siguiente: Al presionar , muestra el detalle con los datos del activo, los cuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja del activo y sugiere elaborar la póliza de baja del activo, con la que se afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciación el total del remanente por depreciar del activo a valor histórico. Los activos dados de baja siguen apareciendo en el catálogo de activos, pero con status de baja. Al crear el primer periodo de un nuevo Ejercicio Fiscal, se eliminan del catálogo de activos aquellos con status de baja.

Figura 9.1.5-1 Baja Contable de Activos.

Figura 9.1.4-1 Datos del Detalle de la Depreciación.


Práctica

a) Acceder al período de Mayo y dar de baja los siguientes activos con fecha del 10/Mayo y contabilizar la póliza correspondiente.

Generales

Clave del Activo: ESCSIS01


Clave del Activo: COMPESCTR01

Descripción: Computadora Escritorio Dell GX150 9.2 Reportes de depreciación contable y fiscal El sistema emite Reportes de Depreciación de acuerdo a las necesidades específicas de cada tipo de empresa. 9.2.1 Reportes de depreciación contable Dentro de Aspel-COI 5.0 se manejan distintos Reportes de depreciación contable los cuales se describen a continuación: 9.2.1.1 Reporte de depreciación contable

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Contable / Depreciación Contable Tipo: Interno

Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación: valor del activo, la depreciación acumulada hasta el periodo anterior de depreciación indicado, la depreciación del periodo y el monto total de las depreciaciones. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisición, Período de Depreciación, Tipo de Activo, Localización, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Ordenar por. También permite cambiar el título del reporte. 9.2.1.2 Reporte activos que ya no se deprecian

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Contable / Activos que ya no se deprecian Reportes /

Depreciación Contable / Activos que ya no se deprecian ó con el icono . Tipo: Interno

Figura 9.2.1.1-1 Reporte de Depreciación Contable.


Se genera un reporte de depreciación de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminado del catálogo. Se puede emitir en la depreciación contable y en la fiscal. Definiendo como parámetro la fecha de fin de depreciación. 9.2.1.3 Reporte proyección de depreciación

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Contable / Proyección de Depreciación ó con el icono . Tipo: Interno

Este reporte permite obtener una proyección sobre los activos de la empresa. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisición, Período Fiscal, Período de Depreciación, Tipo de Activo, Localización, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Con acumulado histórico, Ordenar por y Tipo, el tipo de proyección a seleccionar es: Proyección de la Depreciación con Valores Históricos, Proyección de la depreciación con valores actualizados y Proyección de Depreciación con Valores Históricos y Actualizados También permite cambiar el título del reporte. 9.2.1.4 Reporte conciliación de activos

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Contable / Conciliación de Activos Tipo: Interno

En este reporte se pueden comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del Activo y Depreciación en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. Permitiendo detectar anomalías en el registro de los movimientos de depreciación. También permite revisar que los activos dados de alta en el catálogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de la empresa.

Figura 9.2.1.3-1 Reporte Proyección de Depreciación.

Figura 9.2.1.2-1 Activos que ya no se deprecian.


9.2.2 Reportes de depreciación fiscal 9.2.2.1 Reporte con valores actualizados (factor anual)

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Fiscal / Valores Actualizados (factor anual) ó con el icono Tipo: Interno

Este reporte presenta la depreciación sobre el valor actualizado de activos por la inflación. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisición, Período Fiscal, Período de Depreciación, Tipo de Activo, Localización, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Incluye Vigentes, Incluye dados de baja, Ordenar por. También permite cambiar el título del reporte. En este reporte se incluyen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los límites en cuanto a monto se refiere, establecidos en la ley y que se deprecian en el periodo de depreciación indicado. A diferencia del reporte de depreciación con valores contables, este reporte sí aplica el factor de actualización en su cálculo. Se identifica como período de uso del activo el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal y el factor corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualización de la depreciación, no del saldo pendiente de deducir, este último lo calcula internamente el sistema.

Figura 9.2.1.4-1 Reporte Conciliación de Activos.


9.2.2.2 Reporte con valores actualizados (Ajuste ISR)

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Fiscal / Con Valores Actualizados (Ajuste ISR) Tipo: Interno

Este reporte presenta por omisión las depreciaciones actualizadas por los primeros seis meses del año, para la obtención de los valores de ajuste de ISR con pagos adicionales, pero se puede solicitar la depreciación actualizada de cualquier período. A diferencia del reporte de depreciación con valores actualizados (factor anual), el período fiscal de este reporte considera los doce meses del año. El período de depreciación por omisión será del 01 de enero al 30 de Junio de cada ejercicio, debido a que sólo se realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el período antes mencionado, aunque puede ser modificado. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisición, Período Fiscal, Período de Depreciación, Tipo de Activo, Localización, Departamentos, Desglose por mes, Solo cuadro resumen, Incluye Vigentes, Incluye dados de baja, Ordenar por. También permite cambiar el título del reporte. Se identifica como período de uso del activo el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal.

Figura 9.2.2.2-1 Reporte con Valores Actualizados (Ajustes ISR).

Figura 9.2.2.1-1 Reporte con Valores Actualizados (factor anual).


En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido límites para su deducción y el valor histórico exceda dichos límites, se considerará como monto original de la inversión para actualizar el importe del límite establecido, el cual se multiplicará por los porcentajes máximos de depreciación establecidos en los artículos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 para obtener la depreciación mensual actualizada y determinar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas. 9.2.2.3 Reporte deducción inmediata

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Fiscal / Deducción Inmediata Tipo: Interno

Este reporte muestra los cálculos para aquellos activos que se deprecian por el método de Deducción inmediata. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisición, Período de Depreciación, Tipo de Activo, Localización, Departamentos, Ordenar por. También permite cambiar el título del reporte. Manejo de la deducción inmediata Monto Original de la Inversión actualizado: Se ajusta multiplicándolo por el factor de actualización resultante de la división del INPC del último mes de la primera mitad del período que transcurra desde que se efectuó la inversión hasta el cierre del ejercicio, entre el INPC des mes en que se adquirió el bien. El resultado se multiplica por el porcentaje de Deducción Inmediata que le corresponda al bien según el Artículo 220 de la ley del ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pestaña de depreciación fiscal del alta de activos. Dando como resultado el importe de la deducción inmediata aplicable. Consideraciones importantes de la Ley de ISR

• La Deducción inmediata sólo podrá aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en México. Esta deducción no podrá ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automóviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones, remolques o aviones.

Figura 9.2.2.3-1 Reporte Deducción Inmediata.


• La opción a que se refiere este artículo, sólo se puede ejercer tratándose de inversiones en bienes que se utilicen permanentemente en territorio nacional y fuera de las áreas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey, salvo que en estas áreas se trate de empresas que sean intensivas en mano de obra, que utilicen tecnologías limpias en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos. El Ejecutivo Federal determinará tanto las características de las empresas a que se refiere este párrafo, como las zonas de influencia de las citadas áreas metropolitanas, exceptuándose autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques.

• Esta deducción podrá efectuarse en el ejercicio en el que se efectúe la inversión, en el que se inicie su utilización o en el siguiente.

9.2.2.4 Reporte Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC)

Ruta de Acceso: Reportes / Depreciación Fiscal / Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC) ó con el icono . Tipo: Interno

Este reporte emite un listado de los activos y el impuesto al Activo que le corresponde. Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisición, Período Fiscal, Período de Depreciación, Tipo de Activo, Localización, Departamentos, Ordenar por y el Porcentaje Aplicable(1.80) . También permite cambiar el título del reporte. Para efectos del cálculo del impuesto al activo, se emplea el siguiente procedimiento. Saldo pendiente de deducir actualizado. Es el monto original de la inversión multiplicado por el factor de actualización. 50% de la deducción anual en los términos de la Ley del ISR. Este importe se refiere al 50% de la depreciación fiscal (depreciación actualizada) correspondiente al ejercicio. Valor Promedio. Es el resultado de disminuir el saldo pendiente de deducir actualizado menos el 50% de la deducción anual. Los bienes adquiridos en el ejercicio, se considera como saldo pendiente de deducir el monto original de la inversión. En los bienes adquiridos después del último mes de la primera mitad del ejercicio (Junio) no se actualiza su monto original, aunque sí se actualiza el 50% de la depreciación.

Figura 9.2.2.4-1 Reporte de Impuesto a los Activos Fijos (IMPAC).


Para bienes no deducibles para el ISR, se toma su monto original actualizado bajo los mismos términos antes mencionados y no se le aplica la deducción del 50% de la depreciación, ni ningún tipo de depreciación. Los bienes que el ejercicio sea su primer o último año de utilización, el resultado de la división entre 12 se multiplica por el número de meses que se haya utilizado el bien, aunque estos meses no sean completos. En el caso de activos que tengan límites de deducibilidad se considera este límite para el cálculo del saldo pendiente de deducir y para el 50% de la depreciación fiscal. 9.3 Revaluación de activos La revaluación es el reconocimiento de los efectos de la inflación sobre el valor de los activos, por medio de la revaluación se calculan los valores actualizados de los activos, se tienen tres opciones: la consulta, el reporte y la actualización por revaluación. La consulta y el reporte son datos preliminares que a su vez permiten analizar la revaluación que se va a efectuar, en tanto que la actualización es el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema. Asimismo calcula el valor neto de los activos, el cual independientemente del método de revaluación lo calcula como Valor neto = (Valor de mercado) * (Porcentaje de vida útil remanente). El porcentaje de vida útil remanente se toma del catálogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al que se tenía a principios de año, puede ser actualizado por los meses transcurridos desde esa fecha hasta el periodo de revaluación solicitado. Por ello, en parámetros de revaluación y en el diálogo de emisión del reporte, se encuentra el dato actualizar % de vida útil, con el cual se le indica al sistema si considera el porcentaje tal y como está en el catálogo de activos o si lo actualiza. El sistema cuenta con tres métodos de revaluar activos: 1. Factor para valor de mercado. Este método consiste en multiplicar un factor por valor de mercado que se encuentra en el catálogo de activos. Este factor se debe anotar en el campo de "Factor de revaluación". Este factor puede partir de una estimación del usuario con respecto de la evolución del precio de los activos, o pudiera venir de una agencia de valuación de activos. Este método utiliza la siguiente fórmula: Monto revaluado = Valor de mercado x factor de revaluación A partir de lo anterior se puede verificar que es más exacto el monto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida útil. Por otro lado, es importante mencionar que la actualización sobre el porcentaje de vida útil, sólo se realiza para fines de consulta, no se alteran los datos del activo. 2. Con INPC desde la última revaluación. Este método consiste en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la última revaluación (el sistema archiva esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluación entre el INPC de la fecha de la última revaluación. Ejemplo: Para comprender más a fondo en que consiste este método, tomemos como ejemplo un activo con un valor de adquisición de $120,000.00 con fecha de 2 de Noviembre de 2002 y fue revaluado en Diciembre de 2002, dando como resultado lo siguiente: Valor de mercado: 170,000.00 Se requiere revaluar en Febrero de 2003 Se tiene un porcentaje de vida útil remanente a Febrero de 2003 de 96.67 INPC del mes a revaluar / INPC del mes de la última revaluación = Factor de actualización Monto revaluado = Factor de actualización x valor de mercado.


3. Con INPC desde la última fecha de adquisición. Consiste en multiplicar el valor original del activo por el índice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC de la fecha de adquisición del activo. Ejemplo: Se tiene un mobiliario con valor de adquisición de $ 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2002. Se requiere revaluar en el mes de Enero de 2003 (periodo de trabajo). La fórmula que se utilizará será: (INPC del mes a revaluar / INPC del mes de adquisición ) x Valor de adquisición = Monto revaluado 98.253 (INPC Enero 2003) / 93.765 (INPC Febrero 2002) = 1.0479 x 5,000 = 5,239.32 (Valor revaluado del activo). Al mes de Enero de 2003 tiene una vida útil remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciación es del 10% anual. 5, 239.32 x .9083 = 4,758.87 (Valor neto revaluado) 9.3.1 Proceso revaluación

Ruta de Acceso: Procesos / Revaluación de Activos Consiste en el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema. Por lo que es recomendable realizar un respaldo de la información, antes de realizar este proceso. Calcula el valor neto de los activos, el cual independientemente del método de revaluación lo calcula como Valor Neto = (Valor de Mercado)* (Porcentaje de vida útil remanente). El sistema cuenta con tres tipos de Revaluación, los cuales son:

• . Consiste en multiplicar un factor por el Monto Original que se captura al dar de alta el activo, este factor se debe anotar en el campo de “Factor de revaluación” y puede definirse a partir de una estación del usuario con respecto de la evolución del precio de los activos o por una agencia de valuación de Activos.

• . Con INPC desde la Última Revaluación. Consiste en calcular el valor actualizado del activo considerando el valor del Mercado de la última revaluación (el sistema almacena esa fecha y valor) y se multiplica por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC del mes de la última revaluación.

• . Consiste en multiplicar el Monto original del activo por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC de la fecha de adquisición del activo.

Figura 9.3.1-1 Proceso de Revaluación de Activos Fijos.


9.3.2 Parámetros de revaluación

Ruta de Acceso: Archivos / Activos / Edición / Parámetros / Revaluación ó con el icono . Se define la forma en la que se revaluarán los Activos dados de alta en el catálogo. Los parámetros son aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular. Se debe seleccionar el tipo de revaluación y fecha, cuando se emplea el tipo Factor para valor mercado, se activa el campo Factor de Revaluación.

Para el cálculo del valor Neto, considera el porcentaje de vida útil del catálogo de activos, si requiere que el porcentaje este actualizado hasta el mes de revaluación, debe habilitar la casilla

. 9.3.3 Consulta de revaluación

Ruta de Acceso: Archivos / Revaluación En esta consulta de Revaluación se muestran los datos del Activo como son: Clave, Descripción, Monto Original, Valor de Mercado, Última Revaluación, Revaluación del período de cada uno de los activos. Permite visualizar los montos que calcula el sistema para la revaluación. La consulta de Revaluación permite agregar datos a través del menú contextual, seleccionando la opción “Configura Columnas” y presionando un clic en los campos que se desee agregar.

Figura 9.3.2-1 Parámetros de Revaluación de Activos Fijos.

Figura 9.3.3-1 Consulta de Reevaluación.


Se puede definir nuevamente la consulta original a través del menú contextual seleccionando la opción “Restaurar configuración original”. 9.3.4 Detalle de revaluación

Ruta de Acceso: Archivos / Revaluación / Edición / Detalles / Revaluación ó con el icono . Para cada activo el sistema muestra un listado con la información de la Revaluación, los datos se encuentran definidos en dos clasificaciones: General y Revaluación como lo muestra la figura 9.4.3-1. Esta consulta permite verificar el monto de la Revaluación, los datos que considera el sistema para el cálculo son definidos en los Parámetros de Revaluación. 9.3.5 Reporte de revaluación de activos fijos

Ruta de Acceso: Reportes / Activos Fijos / Revaluación de Activos Fijos Tipo: Interno

Este reporte permite conocer el valor de los activos con el efecto de la inflación, la emisión de este reporte no afecta los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluación se modifican con el proceso de Revaluación de activos.

Figura 9.3.4-1 Datos del Detalle de la Revaluación.

Figura 9.3.3-2 Menú Contextual de Revaluación.


Para la emisión de este reporte se definen los siguientes parámetros: Clave de Activo, Fecha de Adquisición, Tipo de Activo, Localización, Departamentos, Tipo de Revaluación, Fecha de Revaluación, Factor (solo se activa al seleccionar Factor para valor mercado) Ordenar por y Actualizar % de vida útil. También permite cambiar el título del reporte.

Figura 9.3.5-1 Reporte de Revaluación de Activos.


10. UTILERIAS

Las utilerías son un conjunto de herramientas que están disponibles en los sistemas para asegurar la integridad de los archivos. El sistema Aspel-COI 5.0 cuenta con las siguientes utilerías:

• Traducción de Archivos. • Pasar Información de cuantas de Activos fijos a Activos. • Importación de Archivos. • Control de Archivos. • Respaldo de Archivos.

A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de cada una de ellas. 10.1 Traducción de archivos

Ruta: Utilerías / Traducción de archivos o desde el Administrador de Períodos con el icono Esta opción permite realizar el proceso de traducción, el cual consiste en hacer una copia de los archivos de una versión anterior, pero adaptando los datos a la estructura actual del sistema Aspel-COI 5.0. La traducción de archivos se hace por medio del Asistente que permite traducir: Archivos de Datos, Parámetros de Empresa y Perfiles de Usuario que se encuentren en una versión anterior, ya sea 3.x ó 4.0, tal como se muestra en la siguiente figura. Antes de realizar la traducción, se debe especificar que es lo que se desea traducir:

• Archivos de Datos. Permite traducir únicamente los datos de la contabilidad. • Parámetros de Empresa. Traduce la configuración que se tiene en la versión anterior por ejemplo: la

definición de tipos de pólizas, dígitos por nivel, etc. • Perfiles de Usuario. Permite traducir los usuarios de Aspel COI 3.x o 4.0 como usuarios de Aspel-COI

5.0, y asignarles automáticamente los perfiles a los que tenía derecho, los usuarios quedarán registrados como usuarios Aspel, disponibles para que sean agregados a otros sistemas de la línea.

IMPORTANTE: Antes de ejecutar la traducción de archivos, se debe:

a) generar un respaldo de la información. b) realizar en la versión anterior la recuperación de TODOS los archivos c) realizar la regeneración de índices d) generar un respaldo de estos nuevos archivos.

Figura 10.1-1 Traductor de archivos.


Al accesar a la opción de Traducción, el sistema despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura: En ella debe indicarse la versión anterior del sistema y la ruta donde se encuentra instalada la versión anterior. El archivo que lee el sistema para hacer este proceso se llama empresaw.coi. Una vez definida la ruta, solicita que se indiqué el número y empresa de la cual se va a realizar la traducción de archivos, por lo tanto, es posible que estando en la empresa 1, se puedan traducir datos de un número de empresa distinta. Posteriormente, se debe definir los siguientes directorios: “Origen” (carpeta donde están los datos de la versión anterior) y “Destino” (carpeta donde se almacenarán los nuevos archivos con la información ya traducida). En la parte donde se indica Periodo Desde, se debe seleccionar el primer periodo que se visualiza en la lista y en Período Hasta se selecciona el último periodo que visualiza en la lista de los períodos que fueron encontrados, como se muestra en la figura 10.1-4.

Figura 10.1-3 Selección de empresa a traducir.

Figura 10.1-2 Selección de versión y directorio de instalación anterior.


Se recomienda que el directorio destino esté en blanco y que sea donde se almacenan todos los formatos (.fto), reportes (.qr2) y hojas financieras (.xls), que se encuentran en la carpeta de datos. Una vez realizado el proceso de traducción, muestra una ventana donde solicita la definición de las cuentas de naturaleza Acreedora, ya que por omisión considera todas las cuentas de Naturaleza deudora Figura 10.1-5. En caso de no seleccionar ninguna cuenta, se calculan los saldos como en versiones anteriores, es decir, sin considerar la Naturaleza de la cuenta. Se recomienda que sea en la instalación donde se realice la asignación de naturaleza de la cuenta, en caso contrario, se deberá hacer cuenta por cuenta. Si posteriormente desea cambiar la naturaleza de las cuentas, es necesario, habilitar el Parámetro “Captura de Saldo Inicial”, modificar el saldo manualmente y cambiar la naturaleza, esto debe realizarse para todos los periodos que ya existan. Porque no se realiza traspaso en Naturaleza de las cuentas. Si selecciona traducir Parámetros del sistema, podrán ser consultados y/o modificados antes de continuar con el proceso de traducción como se muestra a continuación.

Figura 10.1-5 Selección de Cuentas de Naturaleza Acreedora.

Figura 10.1-4 Selección de directorio origen /destino y periodos a


En la ventana de traducción de parámetros al oprimir el botón , aparecerá la ventana de configuración de la nueva versión con los parámetros definidos en la versión anterior, para verificar y poder modificarlos. Si selecciona la opción de traducir Perfiles, el sistema agregará los usuarios dados de alta en el sistema de versión anterior a la nueva versión, pero si el sistema no encuentra el archivo usuriow.dee, enviará un mensaje como el siguiente:

El asistente realiza la traducción de perfiles de la empresa a la que se acceso, es decir, sí se acceso a la empresa 1, el asistente sólo detectará el archivo con extensión .d01 la extensión del archivo, dependerá del número de empresa que se desea traducir.

Figura 10.1-6 Configuración de Traducción de parámetros del sistema.

Figura 10.1-7 Parámetros del sistema de la versión


Al oprimir el botón el sistema mostrará una ventana como la de la figura 10.1-9, donde se podrán elegir los usuarios y sus respectivos perfiles, mostrando para cada uno, las siguientes opciones:

• Crear como usuario nuevo. • No traducir este usuario. • Si utiliza otro sistema de la línea Aspel como por ejemplo (Aspel-NOI 4.0, Aspel-SAE 4.0) también le

permite asignar alguno de los usuarios que se encuentre registrado en el sistema como usuario de COI.

Al indicarle al sistema los datos necesarios en cada una de las ventanas, comenzará a realizar la traducción de los archivos. 10.2 De Cuentas a Activos

Ruta de Acceso: Utilerías/De Cuentas a Activos ó con el icono Esta opción está diseñada para que los activos que se dieron de alta como cuenta en el Catálogo de cuentas, se trasladen al catálogo de activos con toda su información. Las sub-cuentas desaparecen y el saldo queda integrado en la cuenta de mayor del catálogo y los nuevos activos forman parte del catálogo del sistema. Para poder llevar a cabo este proceso se deben seguir los siguientes pasos:

• Capturar la cuenta de Mayor (Acumulativa) cuyas sub-cuentas se trasladarán como activos. • Indicar el tipo de activo que se asignará a los activos • Completar la información cada uno de los datos de captura para cada sub-cuenta, porque son los

datos con los que se registre cada uno de los activos:

Figura 10.1-8 Configuración de los perfiles a traducir.

Figura 10.1-9 Selección de usuarios a traducir.


Cuenta utilizada como tipo de activo. Se anota la cuenta de Mayor (Acumulativa), cuyas sub-cuentas se trasladarán a activos. Tipo de activo con que se quiere asociar. Se indica el tipo de activo que se va asignar para cada una de las sub-cuentas. Sub-cuentas (Activos). Este campo informativo muestra los activos (sub-cuentas de cada uno de ellos) que se trasladarán al catálogo de activos. Clave. Se anota un texto que clasifique a los nuevos activos. Localización. Indica la clasificación que se tiene diseñada para ordenar los activos de acuerdo a una localización en la empresa. Descripción. El sistema sugiere la misma descripción de la sub-cuenta para el activo, pero se puede anotar cualquier otra. Departamento. Selección del departamento al que reportará el activo. Fecha de adquisición. Se anota la fecha de compra del bien. Tasa de Depreciación.Indica la tasa de depreciación que por ley aplica a los activos. % Vida útil remanente. Indica el porcentaje de vida útil que tienen los activos . Monto original. Anota el valor original de los activos.

Depreciación acumulada. Señala el monto de la depreciación que presenta el activo hasta el momento actual.

• Oprimir el botón , para que la operación sea efectuada. Una vez terminado el traslado, se recomienda que se genere la póliza de depreciación de activos, para que quede registrado el movimiento.

Práctica

a) Acceder al menú Utilerías /De cuentas a activos seleccionar la cuenta 1260-000-000 (Automóviles) para que muestre en la sección de sub-cuentas los datos para los activos.

Datos de las Activos Tipo de Activo 3

Clave VW Jetta

Localización P.B.

Descripción VW Jetta 2005

Departamento 4

Fecha Adquisición 0101xx

Tasa de Depreciación 25

Figura 10.2-1 Ventana de traslado de cuentas a


% Vida Util 100

Monto Original $ 70, 000.00

Depreciación Acumulada 0

Tipo de Activo 3

Clave FExplo

Localización P.B.

Descripción Explorer 2005

Departamento 2



% Vida Util 100

Monto Original $100, 000.00


Tipo de Activo 3

Clave CVoya

Localización P.B.

Descripción Ford Voyager 2005

Departamento 5



% Vida Util 100



Tipo de Activo 3

Clave NPlati

Localización P.B.

Descripción Nissan Platina 2005

Departamento 1



% Vida Util 100



Tipo de Activo 3

Clave CChevy

Localización P.B.

Descripción Chevy Pop 2005

Departamento 10



% Vida Util 100

Monto Original $80, 000.00


b) Una vez capturados los datos, ejecutar el proceso de Traslado, posteriormente verificar en el catálogo de activos que se hayan agregado los datos y que las cuentas seleccionadas se hayan eliminado del catálogo de cuentas.

10.3 Importación

Ruta: Utilerías /Importación de archivos ó con el icono Esta opción te permite importar la información que se encuentra en otra aplicación hacia el sistema. El formato que se pueden importar es:

• CONTPAQ® 2003, 2004, 2005 Al seleccionar la opción se despliega un asistente el cual guía paso a paso en la importación de la información como lo muestra la siguiente figura:

10.4 Control de archivos

Ruta de Acceso: Utilerías / Control de Archivos o desde el Administrador de Períodos con el icono Esta opción permite revisar el estado de los archivos de datos, de manera que se verifique la integridad de la información cuando surjan incidentes como: interrupción en energía eléctrica, algún cambio brusco de voltaje, bloqueo en el sistema o en la PC. Se utiliza cuando se detecta alguna anomalía en los datos, para verificar que los archivos no estén dañados, en caso de encontrar algún daño, tratar de corregirlo.

Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, se debe generar un respaldo de la información.

CONTPAQ es una marca registrada de Computación en Acción S. A. de C.V., empresa no relacionada.

Figura 5.3-1 Importación de archivos.

Figura 10.3-1 Asistente para la importación.


a) Catálogos. El sistema de archivos de Aspel-COI 5.0 de forma predeterminada trabaja en formato

Paradox® y está compuesto por archivos de datos o tablas. b) Índices del sistema. Los índices contienen información de la organización de los registros en el archivo de

datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar más rápidamente la información capturada.

La estructura de los archivos de Paradox®, es la siguiente:

DB Tablas.

PX Índice de datos primarios.

XG0/ YG0 Índice de control de datos secundarios.

c) Datos del archivo seleccionado. Esta opción presenta una serie de datos los cuales se describen a

continuación. • Nombre del archivo. • Tipo (formato de base de datos en que se encuentra). • Fecha (Última modificación). • Hora (Última modificación). • Tamaño del archivo (en Bytes). • Estatus. • Registros Calculados (Se refiere al número de registros que están grabados en el archivo. • Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el

número de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo).

• Ruta de datos.

d) Por medio de esta función se podrá conocer datos generales del archivo seleccionado, es decir actualizar la información descrita anteriormente, sin alterar el contenido del archivo.

Figura 10.4-1 Mantenimiento o Control de Archivos.

a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

i)


Al dar clic en el botón de verificar el sistema correrá un proceso donde actualizara la información.

e) Esta opción permite recuperar la mayor cantidad de los archivos que se encuentren dañados. Antes de ejecutarse envía un mensaje de aceptación y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo como recuperado y el total de registros.

f) Al ejecutar esta opción se crea el archivo en blanco que se encuentre seleccionado, el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo crea, si detecta que ya existe el archivo, envía un mensaje que ya existe y solicita la confirmación para continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus aparecerá como creado.

g) Esta opción es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas, se solucionan ejecutando esta utilería. Solamente se ejecuta sobre archivos de índice (en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan en orden la información.

h) Esta opción permite crear de manera automática archivos necesarios para trabajar con el sistema fácil y rápidamente, únicamente proporcionando parámetros básicos como: Si se desea que se instale el catálogo estándar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que trabajará el sistema, etc. Esta forma de instalación asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato.

i) Se utiliza esta opción para indicar al sistema que la base de datos estará en un tipo diferente a Paradox®. Esta opción exportará toda la base de datos al Tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan.

Los formatos disponibles son:

• Paradox® • D’base® • MSSQL Server® • DB2® • Oracle®, entre otros.

Figura 10.4-2 Diagnostico de un archivo de datos.


La forma de realizar esta conversión es la siguiente, al dar clic aparecerá una pantalla como la siguiente: Alias. Es el sobre nombre que tendrá la configuración para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta donde se encuentran los archivos de base de datos. Una vez que se definió el Tipo de base de datos (Driver) y la Ruta o Alias, se debe dar clic en el botón “OK”. El sistema enviara el siguiente mensaje: “¿desea Exportar su Información?”, como se muestra a continuación: Si selecciona “SI”, realizará una copia de la información que se tiene actualmente, creando un nuevo archivo o tabla del tipo seleccionado. Teniendo como resultado dos archivos que contienen la misma información pero en su correspondiente Tipo, por ejemplo: Sí se realizara el proceso de avanzado de Paradox® a D’base® se tendrán entonces dos archivos, CCMMAAEE.db (Paradox®) y CCMMAAEE.dbf (d’base®). Todos los archivos que utiliza el sistema tendrán la estructura y nombre de acuerdo al último tipo de formato seleccionado.

Si selecciona “No” el sistema simplemente cambiara el “Tipo” y si los archivos no existen se deben Crear,

ejecutando la opción . Si por el contrario se le indica que “Si” y el sistema detecta que en la base de datos ya existe en el tipo seleccionado, enviará el siguiente mensaje:

Si elige “Si”, se sustituye el archivo por el que contiene la información actual, sí elige “No” únicamente cambia el “Tipo” de formato y leerá los datos que ya existen.

j) Este proceso muestra las mismas opciones que el anterior, se utiliza para exportar los archivos de la base de datos que actualmente está utilizando Aspel-COI (formato Paradox®) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado.

Figura 10.4-3 Ventana de Avanzado.

Tipo de base de datos.

Ruta o Alias.


10.5 Respaldo de archivos En la actualidad la información que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperación de la información en un sistema administrativo, contable o de cualquier índole, requiere que cuente con herramientas capaces de cumplir con esta tarea, Aspel-COI permite realizar estos procesos por medio de la opción respaldo de archivos. 10.5.1 Generación de respaldo

Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Generación de Respaldo o desde el Administrador de

Períodos con el icono . Esta opción sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: Disquetes, CD’s, Memory Stick, disco duro o etc. El asistente crea un archivo .ZIP con el nombre que se proporcione. Esta operación permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, pueda ser restablecido en el directorio de trabajo. Los campos con los que cuenta esta opción se describen a continuación:

• Ruta de instalación. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0 • Ruta de datos. Ruta donde se encuentran la base de datos. • Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. • Directorio destino. Se direcciona la ruta donde se depositará la información de la empresa. Por

razones de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que están los datos originales.

• Nombre del archivo. Nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensión .zip.

• Proteger con contraseña. Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contraseña se deberá activar esta opción, escribir la contraseña y Confirmarla.

El sistema permite respaldar por categorías de archivos. • Extensión de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensión. • Máscara para nombre de archivo. Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de

acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estándar (* ?); este manejo también se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos específicos de configuración se deberán escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.

ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.


La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa, pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al día, con esto se garantiza que la información siempre estará disponible bajo casi cualquier circunstancia. 10.5.2 Reinstalación de respaldo

Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Reinstalación de Respaldo o desde el Administrador de

Períodos con el icono . Con esta opción se podrá reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos de información que maneja esta opción son:

• Ruta de instalación. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0 • Ruta de datos. Ruta donde se encuentran las bases de datos. • Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. • Directorio origen. Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo

con extensión .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que no contenga información de la base de datos se mostrara el siguiente mensaje:

• Contraseña. Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, se deberá escribir, de lo contrario no se podrá realizar el proceso de reinstalación.

• ¿Qué quieres restaurar?. Es posible seleccionar los datos que se necesitarán restaurar. Al

seleccionar el respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarán en la parte de los datos que se quieren restaurar.

Figura 10.5.1- 1 Respaldo de Archivos.


Aspel de México S.A. de C.V. agradece su participación en este curso…

Figura 10.5.2-1 Restauración del respaldo.

Aspel es una marca registrada de Aspel de México S.A. de C.V.Asimismo Aspel de México S.A. de C.V. se reserva el derecho de revisar periódicamente este documento y hacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario. Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas por sus respectivas compañías. Cualquier duda o comentario al respecto de este documento, favor de notificarlo a: [email protected]

COI 5.0 Guia Curso Propedeutico

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