COLEGIO BASE S · 2018. 2. 26. · Las excursiones que realizan los diferentes alumnos de nuestros...

FACTURACIÓN Código: PR-EF01 Publicado: 20130505 Página 1 de 15

SUMARIO

1. DATOS GENERALES DEL DOCUMENTO

2. COMENTARIOS DE ESTA REVISIÓN

3. OBJETO

4. CAMPO DE APLICACIÓN

5. DEFINICIONES

6. RESPONSABILIDADES

7. DESARROLLO

8. REGISTROS

9. REFERENCIAS

10. OTROS DOCUMENTOS

1. DATOS GENERALES DEL DOCUMENTO

1.1 Quien redacta el documento

Propone: Mª Isabel García-Rodrigo

Aprueba: Pilar González y Vicente Mangas Fecha de Aprobación: 20130505

1.2 Lista de revisión

Persona Publicado

Mª Isabel García-Rodrigo 20130505

Fernando Sánchez-Beato Sanz 20150909

Fernando Sánchez-Beato Sanz 20171111

2. COMENTARIOS DE ESTA REVISIÓN

Se ha puntualizado el apartado de morosos debido a que existían carencias en la manera en que se estaban gestionando. De esta manera, se logra definir aún más las acciones a realizar

cuando se producen este tipo de situaciones.

3. OBJETO

Establecer y describir los diferentes subprocesos claves que intervienen en el proceso de facturación de las sociedades del grupo teniendo en cuentas a los diferentes colectivos a los

que se emiten facturas como son: Alumnos, Sociedades del Grupo, y Clientes en general, desde que se inicia la fase inicial de captación de datos, asignación de conceptos facturables, asignación de precios, envío y aceptación de ofertas a clientes, conversión en pedidos, hasta el envío de la factura física al cliente y remesa al banco en gestión de cobro de las cantidades facturadas.

Dependiendo del tipo de facturación:

3.1 En el caso de facturación a alumnos de Centros Educativos, asegurarse que el

cien por cien de los alumnos han sido facturados de acuerdo a los conceptos facturables asignados, al precio previamente aprobado por la DG por cada C.F. y

dentro del periodo facturable asignado. Con envío de la remesa al banco en gestión de cobro antes del primer día de cada mes.

3.2 En el caso de facturación a clientes, asegurarse que el servicio ofertado ha sido

facturado en tiempo y forma de acuerdo a las condiciones y términos pactados en la oferta previamente probada por el cliente.

3.3 En caso de facturación a empresas del grupo, se seguirán los pasos marcados en

el punto 3.2, más las normas a efectos de lo marcado en la legislación sobre la Ley del IVA aplicados al régimen especial de grupos de empresas.

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4. CAMPO DE APLICACIÓN

Este proceso es de aplicación a los colegios Humanitas.

5. DEFINICIONES

1. FACTURA: Justificante fiscal de la entrega de un producto o de la prestación de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor, el vendedor, y al obligado tributario receptor, comprador.

2. FACTURA RECTIFICATIVA O DE ABONO: Justificante fiscal por el que se reconoce la anulación de la entrega de un producto a la prestación de un servicio.

3. SISTEMA DE FACTURACIÓN: Sistema ERP que tiene por objetivo la asignación de precios por CF a los alumnos demandantes de los mismos y el registro de todas las prestaciones realizadas.

4. PROCESO DE FACTURACIÓN: Conjunto de actividades cíclicas relacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada: acuerdos de prestación de

servicio o entrega de materiales en documentos exigibles de pago por la prestación o entrega de material recibida a una fecha determinada.

5. REMESAS: Conjunto de documentos, enviados en gestión de cobro a la entidad financiera, mediante el cual el banco realizad el cobro de los importes facturados a cada cliente, abonando los importes en la cuenta corriente del emisor de la misma

6. Nº DE ALUMNOS POR ETAPAS: Relación numeral de alumnos facturados por cada etapa educativa

7. INGRESOS DE EXPLOTACION: Importe de las ventas totales del periodo.

8. VENTAS POR ALUMNO: Ratio que indica el Importe medio facturado por alumno, se calcula dividiendo el importe facturado del periodo por el nº de alumnos periodo.

9. VENTAS POR EMPLEADO: Indicador que nos mide la productividad de los empleados, se calcula dividiendo el total de las ventas entre el nº de empleados.

10. GASTOS DE EXPLOTACION POR ALUMNO: Ratio que indica los gastos medio por alumno, se calcula dividiendo el total de gastos de explotación del periodo por el nº de alumnos del

periodo.

11. BENEFICIOS POR ALUMNO: Ratio que indica el beneficio medio obtenido por cada alumno del centro, se calcula dividiendo el beneficio del periodo entre el nº de alumnos del periodo.

12. ALABARÁN: documento individual donde queda reflejado la entrega de el/los artículos que

cada familia adquiere.

13. TABLA ALBARÁN: documento tabla donde se recoge en cada línea los pack de libros que cada familia recoge

14. ALBARÁN –HOJA DE PEDIDO: En el caso de uniformes, es la hoja donde cada familia marca la prenda que necesita y la talla y firma cuando se lo lleva.

ABREVIATURAS

CF: Concepto Facturable. DG: Dirección General HBS: HUMANITAS BILINGUAL SCHOOL.

IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido. RIVA: Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido RT: Responsable de Tienda


6. RESPONSABILIDADES

Dirección General y Dirección del Centro:

Legitima el Proceso y su aplicación. Garantiza su cumplimiento. Dirección Económico Financiero: Establece los principios y las reglas de aplicación. Garantiza la homogeneidad del sistema. Mantener actualizados el Sistema y los registros a él asociados.

Controla el sistema y propone correcciones al mismo. Controla su correcta aplicación. Administración de Colegios/HUMANITAS BILINGUAL SCHOOL Gestiona las relaciones con el cliente. Actualiza la base de datos. Envía la documentación al cliente

Prepara la facturación mensual y verifica la facturación emitida

Emite la remesa en su fecha correspondiente Obtiene el informe de facturación del sistema y lo cruza con la información contable

comprobando su consistencia.

7. DESARROLLO

7.1 Planificación 7.2 Desarrollo 7.2.1 Tipos de Facturación 7.2.2 Morosos

7.2.3 Cobro de Impagados 7.3 Coordinación y Control 7.4 Diseño y Mejora 7.5 Evaluación

7.1 Planificación

Se estudia un criterio de facturación adecuado a la actividad de la empresa, teniendo en cuenta a quién van dirigidas las facturas, fechas de emisión necesarias para la organización y forma correcta de emitirlas acorde con la legislación vigente.

7.2 Desarrollo


7.2.1 TIPOS DE FACTURACIÓN:

a. Facturación alumnos

Se trata de establecer y describir los diferentes subprocesos claves que intervienen en los distintos procesos, principalmente en los de venta de libros y uniformes de los colegios del grupo.

I. Facturación docencia (entre días 1 y 3 del mes) II. Facturación de tienda escolar

III. Facturación Libros (en el mes de Noviembre)

En el caso de venta de libros, asegurarse que el cien por cien de los libros

vendidos son entregados en tiempo y forma, cumplimentado el registro de entrega y facturados en su totalidad.

IV. Facturación de Uniformes (a partir de Octubre entre el 1 y 3 del mes) En el caso de venta de uniformes, asegurarse que el cien por cien de los

uniformes es puesto a disposición de las familias, con la posibilidad de que todos los niños puedan probarse, y adquirir las prendas necesarias y de que son facturadas en su totalidad.

Desarrollo: Con tiempo suficiente para el aprovisionamiento, dependiendo del proveedor, se realiza el pedido de los uniformes y libros.

En el primer caso, se solicitan –ver procedimiento de compras- prendas estimando los niños que permanecerán en el colegio el próximo curso, sus edades y tallajes, intentando aprovisionar lo necesario para la venta y mantener un pequeño stock de reposición.

En el caso de libros, se solicita –ver procedimiento de compras- libros a las editoriales en el volumen tal que se vaya a poder satisfacer la demanda del 100% de los niños.

Una vez recibidos los pedidos – ver procedimiento de compras-, se preparan para su venta durante el mes de junio, julio y primera quincena de septiembre.

Los libros estarán disponibles en una sala amplia donde sea fácil clasificarlos por curso. Los uniformes estarán perfectamente clasificados en la tienda escolar habilitada para

tal fin.

En ambos casos se comunicará a las familias la disponibilidad de estos artículos así como los horarios de tienda. Si fuera necesario, se citaría a las familias para evitar la aglomeración de público y poder dar un mejor servicio.

Se distribuirán carteles con el horario de tienda y de venta de libros.

Para la recogida de los libros, la persona que recoge firmará bien el albarán con los libros que retira, bien la tabla albarán, en la línea correspondiente, si es que el colegio

permite la venta de pack de libros, no de libros sueltos.

En el caso de uniformes, la familia que recoge las prendas firmará el albarán-hoja de pedido dispuesto en el colegio para tal fin.

Estos albaranes son los documentos que utiliza el colegio para facturar los libros y los uniformes en su fecha correspondiente: Uniformes en Octubre Libros en Noviembre

R-EF01 Recogida de facturación de uniformes R-COM01 Solicitud de libros

b. Facturación a clientes. (entre días 1 y 3 del periodo)

c. Facturación Empresas del Grupo. (entre días 1 y 3 del periodo)


d. Facturas de abono.

7.2.2 MOROSOS

Tiene el propósito de establecer una norma general para todos los centros, para regular la gestión de los morosos tanto respecto a servicios que pueden realizar, excursiones, descuentos aplicables como a procesos monitorios y forma de gestionar la deuda.

a. Actividades complementarias

Actividades extra curriculares que el centro imparte como adición a la oferta curricular básica. SYAC en nuestras siglas contables.

b. Servicios complementarios

Los servicios a los que se hace referencia son todos aquellos que el colegio ofrece a los alumnos:

Comedor

Prolongación de jornada

Servicios de extraescolares

c. Excursiones

Las excursiones que realizan los diferentes alumnos de nuestros centros tienen por misión su formación tanto en valores humanos como educativos y al mismo tiempo que contribuyan a su formación en las diferentes materias curriculares de las etapas en que se encuentran. Todas las excursiones por lo general son de pago.

Por lo general en los diferentes centros, tenemos dos tipos de excursiones: Actividades culturales, forman parte de la actividad curricular del alumno, y

tienen como objetivo ampliar y desarrollar la materia que se estudia dentro del

aula.

Excursiones de ocio, no tienen como objetivo la formación en materia educativa

curricular y se encuadran dentro de la formación de otro tipo de valores, pero no

se encuadran dentro de la materia curricular de cada curso. Suelen ser con

pernoctación y comprende: excursiones a la granja, viajes fin de curso, viaje a

la nieve y otros.

R-EF01 Excursiones

d. Material

El colegio proporciona material diverso a las familias: Uniformidad

Libros

Material escolar

Anuario

Beca

Fotos del alumno

Uniformidad y Material de Extraescolares

e. Descuentos

El centro ofrece descuentos como ayuda a la familia. Los descuentos vigentes en el curso 17/18 son:

Descuentos por anticipo: es un descuento que se aplica a aquellas familias que

desean abonar todo el curso por adelantado. Se aplica al montante del servicio

que abonan y en el curso 17/18 el descuento que se aplica es del 3%. El plazo

para acogerse y aplicar este descuento comprende desde julio hasta septiembre

incluido. Cada curso se informa a las familias del plazo en el que deben

solicitarlo. Se puede aplicar a los servicios que la familia desee pagar por

adelantado, siendo lo usual, las actividades complementarias (SYAC) y al

comedor.


Descuento por familias con 3 o más hijos en el centro. Este descuento solo se

aplica a las actividades complementarias (SYAC). El descuento aplicado es el

40% al tercer hijo y el 60% al cuarto hijo.

Descuento por volumen en las actividades extraescolares contratadas. Este

curso 17/18 se ha definido un descuento a la familia que tiene contratadas 7

actividades extraescolares del 50% en el precio de la actividad más económica.

f. Procesos monitorios

Existe un procedimiento de comunicación a las familias con recibos pendientes, donde el último paso es acudir a un proceso monitorio.

Estos procesos solo se pondrán en marcha en el caso de la familia morosa que deja el

colegio con deuda pendiente. Mientras una familia este en el colegio, no se pondrá en marcha ningún proceso monitorio, reclamando la deuda desde Administración directamente a la familia, según el procedimiento ya establecido.

g. Objetivo

De forma histórica y recurrente se viene observando que una parte pequeña de los

alumnos dejan recibos pendientes de pago, ya sea de Actividades Complementarias, comedor u otros servicios, fundamentalmente. De igual manera, también ocurre que hay algunos alumnos que se apuntan y asisten a excursiones de las que hemos llamado lúdicas y tras facturárselas, devuelven el recibo. El objetivo de esta norma, es establecer un procedimiento general y de obligado cumplimiento para que todos los alumnos que inscriban a cualquier servicio o

excursión puedan hacerlo siempre que estén al día en el pago de las facturas emitidas por el colegio por los diferentes conceptos facturados y no tengan una antigüedad de deuda pendiente de pago superior a tres meses.

h. Norma de obligado cumplimiento

Esta norma afecta a: Excursiones de ocio, es decir, a cualquier tipo de excursión como granja escuela,

viaje de esquí, fin de curso, etc. y en general cualquier tipo de excursión que no

esté dentro de las que se consideran excursiones educativas.

Actividades extraescolares o prolongación de jornada

Adquisición de anuarios, fotos, beca, uniformidad, libros, material escolar y otro

material

Descuentos

Para poder asistir a la excursión, extraescolar, prolongación de jornada o adquirir anuarios, fotos y beca, el alumno no puede tener un retraso en el pago de los conceptos facturables mayor de tres meses. De la misma manera, todos los descuentos vigentes quedarán anulados mientras

exista deuda de la familia con el colegio y ésta sea superior a 3 meses de antigüedad. Se entiende como conceptos facturables atendiendo a la normativa establecida en el documento de matrícula suscrito en su día por la familia: actividades complementarias (SYAC), comedor, material (libros, uniformidad, material escolar, anuario, etc), prolongación de jornada o extraescolares.

No se admite de ninguna forma el pago por adelantado de un servicio para poder realizarlo (excursión, etc) si tiene deuda pendiente superior a tres meses de

antigüedad.

De esta forma, mientras exista dicha deuda superior a tres meses:

El alumno NO podrá: Asistir a una excursión con pernocta.

Mantener la inscripción y acudir a actividades extraescolares o prolongación de

jornada

Adquirir anuario, beca o fotos del curso


Acogerse a los descuentos

El alumno SI podrá: Asistir a las actividades complementarias (SYAC)

Asistir al servicio de comedor

Adquirir libros y uniformidad previo pago por adelantado, antes de retirarlos (para

eso se exigirá el justificante de ingreso para poder adquirirlos)

Asistir a las Actividades Culturales de un día

Es responsabilidad de cada Administración: Informar a la Dirección Financiera de aquellas familias que tengan una deuda

acumulada de más de 3 meses.

Avisar a Jefaturas de Etapa, Tienda o Extraescolares de los niños que no pueden

asistir a las excursiones, retirar material o inscribirse en una actividad

extraescolar.

La Dirección Financiera comunicará a las Direcciones de los centros esta situación. La comunicación a la familia la hará verbalmente la propia Dirección o la Dirección

Financiera, según considere la Dirección del colegio.

En el momento de comunicar a la familia, se le entregará el documento ANEXO I “Deuda vencida: norma de obligado cumplimiento”, cumplimentando el dato de la fecha que se entrega y del importe de la deuda acumulado hasta esa fecha, para que la familia lo firme, justificando así por parte del colegio que se ha comunicado esta norma y obteniendo así un reconocimiento de la deuda por parte de la familia.

Una vez solventada la situación y pagada la deuda vencida, las Administraciones comunicarán por email a las Jefaturas de Etapa, a Tienda o Extraescolares, que el alumnos ya puede hacer uso de estos servicios.

i. Aprobación

Esta norma fue aprobada por el Comité de Dirección el ……..

ANEXO I

Deuda vencida: norma de obligado cumplimiento

Cuando exista deuda vencida y pendiente de pago se establece un procedimiento de reclamación de lo debido basado en comunicaciones con la familia para informar de la incidencia y confirmar la forma de resolver la situación. En el momento en que la situación no se resuelva y las mensualidades superen los tres meses, se establece que se revisen los servicios contratados por la familia, debiendo aplicarse la normativa establecida.

Normativa establecida:

1. Afecta a:

• Excursiones de ocio, es decir, a cualquier tipo de excursión como granja escuela, viaje de esquí, fin de curso, etc. y en general cualquier tipo de excursión

que no esté dentro de las que se consideran excursiones educativas. • Actividades extraescolares o prolongación de jornada

• Adquisición de anuarios, fotos, beca, uniformidad, libros, material escolar y otro material • Descuentos

2. Supone:

que, para poder asistir a la excursión, extraescolar, prolongación de jornada

o adquirir anuarios, fotos y beca, la familia no puede tener un retraso en el

pago de los conceptos facturables mayor de tres meses.


que, todos los descuentos vigentes quedarán anulados mientras exista deuda

de la familia con el colegio y ésta sea superior a 3 meses de antigüedad.

3. Se entiende como conceptos facturables atendiendo a la normativa establecida en el

documento de matrícula suscrito en su día por la familia: actividades complementarias (SYAC)

comedor

material (libros, uniformidad, material escolar, anuario, etc)

prolongación de jornada o extraescolares..

4. No se admite de ninguna forma el pago por adelantado de un servicio para poder

realizarlo (excursión, etc) si tiene deuda pendiente superior a tres meses de

antigüedad.

De esta forma, mientras exista dicha deuda superior a tres meses: El alumno NO podrá:

• Asistir a una excursión con pernocta.

• Mantener la inscripción y acudir a actividades extraescolares o prolongación de jornada

• Adquirir anuario, beca o fotos del curso • Acogerse a los descuentos

El alumno SI podrá: • Asistir a las actividades complementarias (SYAC) • Asistir al servicio de comedor • Adquirir libros y uniformidad previo pago por adelantado, antes de retirarlos (para

eso se exigirá el justificante de ingreso para poder adquirirlos)

• Asistir a las Actividades Culturales de un día

Normativa aprobada por el Órgano directivo del colegio

Fecha de entrega: …………………………. Importe de deuda acumulada a esta fecha: ………………… Recibido por:

………………………………. 7.2.3 COBRO DE IMPAGADOS

a. Definición de impagado

Un impagado es una factura y/o un recibo que a su vencimiento no ha sido pagado por el cliente. Los impagados originan consecuencias negativas que afectan a la liquidez de los Colegios, (menor importe de la tesorería en cuenta corriente), generando gastos adicionales.

b. Cobro de impagados

Establecer un procedimiento general para establecer normas comunes a todos los

colegios para el cobro de los impagados de los clientes.

El Dpto. financiero detecta cada día los recibos devueltos por los alumnos el mismo día de su cargo en el banco. Enviado en el mismo día información de los recibos devueltos

a las administraciones de los colegios.

El fichero nos proporciona la siguiente información:

Banco en que se produce la devolución. Nombre del alumno que devuelve el recibo. Importe del recibo devuelto, sin decimales,

Cada recibo devuelto supone un cargo en nuestra corriente y por tanto disminución del saldo de la misma por el importe del recibo.

R-EF01 Impagos


c. Forma de actuación de las administraciones

Una vez que las administraciones reciben la información del impagado tienen que actuar de la siguiente forma:

I. Si la deuda esta vencida entre uno y treinta días:

De forma inmediata, comprobar en navision que la cantidad devuelta por el cliente coincide con la factura emitida, si es mayor la cantidad devuelta que la cantidad

facturada es que el banco nos ha cargado gastos en conceptos de devolución, por lo que la cantidad a reclamar al cliente será la suma de la cantidad facturada más los gastos ocasionado por la devolución del recibo.

Llamar por teléfono al cliente para informarle de la devolución del recibo, informándole que el banco nos ha cargado gastos de devolución y que estos son un mayor importe de la deuda. (Si los hubiera).

Acordar la forma de pago de la cantidad adeuda, mediante efectivo, recirculación

del recibo devuelto, transferencia, etc. más los gastos ocasionados.

Es aconsejable re circular de nuevo el recibo, porque de esta forma la administración del Colegio asume la responsabilidad del cobro al cliente, aunque siempre estaremos abiertos a la opción escogida por el cliente.

Si el cliente paga en efectivo, la administración tiene que imprimir la factura que ha ocasionado la devolución, estampa el sello de pagado y se la entrega al cliente

como documento válido para el cliente del pago realizado.

La entrega al cliente del recibo devuelto, no es un documento válido, debido a que ese documento es un documento emitido por el banco para el colegio y no es válido para el cliente como soporte del pago realizado.

II. Si la deuda esta vencida entre 30 y 90 días:

Reclamar al cliente la deuda vencida mediante el procedimiento anterior, y al mismo tiempo enviar una carta, “modelo de carta 1”.

III. Si la deuda esta vencida entre 90 y 180 días:

Reclamar al cliente la deuda vencida mediante el primer procedimiento, y al mismo

tiempo enviar una carta “modelo de carta 2”.

IV. Si la deuda esta vencida en más de 180 días:

Recamar al cliente la deuda vencida, mediante el envío de la carta, “Modelo 3”. Al mismo tiempo el departamento económico financiero tiene obligación de provisionar la deuda del cliente.

d. Gastos de devolución

Si el impagado lleva aparejado gastos de devolución, comisiones de devolución, etc., estos le serán cargados al cliente en la siguiente facturación y en concepto de gastos bancarios siendo el importe de los mismos la cantidad cargada por el banco por dicho concepto.

e. Informe antigüedad deuda del cliente

Navision proporciona información de la antigüedad de la deuda, para imprimir el informe de antigüedad de la deuda el proceso es el siguiente:

Gestión financiera Cobros informes Antigüedad deuda cliente


Aparece la siguiente pantalla:

Este informe muestra una lista de los saldos vencidos de los clientes en DL,

clasificados en cinco periodos según la antigüedad del vencimiento: no vencidos; vencidos en los 30 días anteriores; vencidos en los 31-60 días anteriores y vencidos hace más de 90 días.

Utilice el informe para gestionar la emisión de recordatorios o para preparar análisis de liquidez.

Puede definir lo que se incluye en el proceso estableciendo filtros. Puede establecer

campos adicionales en la pestaña Cliente, haciendo clic en Campo y, a continuación,

en el AssistButton situado a la derecha. También puede determinar lo que se muestra en el informe rellenando los campos en la pestaña Opciones. Rellene los campos de la forma siguiente:

Informe de deuda de clientes

Antigüedad deuda cliente

17. Noviembre 2008

Hasta el 31/08/08

Pág. 1

Sdad. Colegio XXX

adelperal

Importes en divisa local.

Nº

Nombre

No vencido

0-30 días

31-60 días

61-90 días

Más de 90 días

062665

BONFIM LO, CARLA ANDRESSA

0,00

0,00

0,00

0,00 1.302,45

072689

NATAL MARTINEZ, MIGUEL ANGEL

0,00

0,00

0,00

0,00

214,45

072702

RUIZ DE ASSÍN TOLOSA, FRANCISC

0,00

0,00

0,00

0,00

-65,99


Cliente

Nº: Introduzca los números de los clientes que desea incluir en el informe. Para ver los

existentes, haga clic en el campo Filtro y, a continuación, en el AssistButton situado a la derecha.

Alias: Introduzca los alias de los clientes que desea incluir en el informe.

Grupo contable cliente: Introduzca los grupos contables de cliente que desea incluir en

el informe. Para ver los grupos disponibles, haga clic en el campo Filtro y, a continuación, en el AssistButton situado a la derecha.

Nº grupo estadístico: Introduzca los números de los grupos estadísticos que desea incluir en el informe.

Cód. términos pago: Introduzca los códigos de términos de pago que desea incluir en el informe. Para ver los códigos existentes, haga clic en el campo Filtro y, a continuación, en el AssistButton situado a la derecha.

Haga clic en la flecha hacia arriba situada en la esquina inferior izquierda de la ventana

para ver el resultado de los filtros que ha definido para la tabla.

Para ver las claves de clasificación y determinar el orden en que aparecerá la información, haga clic en Ordenar....

Opciones

Fecha inicial: Introduzca una fecha para especificar el comienzo del periodo que cubre

el informe.

Para imprimir el informe, haga clic en el botón Imprimir. Si primero desea verlo, haga clic en el botón Vista preliminar. Si en ese momento no desea imprimir el informe, haga clic en Cancelar para cerrar la ventana.

f. Modelo de carta para enviar a clientes

A continuación, podrá encontrar los modelos de carta de reclamación de deuda al cliente.

Modelo carta 1

Es una carta de contenido suave, e informativa al cliente de la devolución del

recibo y de la deuda endiente

Modelo carta 2 Es una carta informativa en el que se apremia al cliente a resolver la situación lo más rápidamente posible.

Modelo de carta 3 Es una carta informativa, en el que se le da un plazo al cliente para resolver la situación, o en caso contrario emprenderemos actuaciones legales encaminadas al

cobro de la deuda

Modelo de carta 1

HUMANITAS BILINGUAL SCHOOL TRES CANTOS/TORREJON, SL

Departamento de Administración

Avda. de los Actores, 1-5 / C/ Salvador Dalí, 1

28000 Tres Cantos / 28000 Torrejón de Ardoz

Madrid

Madrid, 12 de Noviembre de 2008


Sr.

Domicilio Ciudad C.P.

Muy señores míos:

Según nuestra información contable, le informamos que al día de hoy tiene usted vencida la mensualidad correspondiente a la factura nº: ……………… , de fecha: ………………….. , y por importe de …….., € correspondiente a la mensualidad del mes de ……………..

Como entendemos que esta demora es debida a un error u omisión, le rogamos que se pongan en contacto con el dpto. de administración del Colegio, mediante teléfono:

91xxxxxxx o mediante correo electrónico administració[email protected], para solventar esta situación de la forma más conveniente para ustedes.

Agradeciéndole de antemano la colaboración prestada.

Un cordial saludo

HBS, SL

Dirección financiera

Modelo de carta 2





Madrid


Sr.

Domicilio Ciudad C.P.

Muy señores míos:

Según nuestra información contable, le informamos que al día de hoy tiene usted vencida

“X” mensualidad correspondiente a las siguientes facturas, fechas e importes:

Factura Fecha Importe

Por un importe total de ………, €

mailto:administració[email protected]


Le rogamos que se pongan en contacto con el dpto. de administración del Colegio, mediante

teléfono: 91xxxxxxx o mediante correo electrónico administració[email protected], para solventar esta situación de la forma más rápida posible.

Agradeciéndole de antemano la colaboración prestada.

Un cordial saludo

HBS, SL


Modelo de carta 3





Madrid


Sr.

Domicilio Ciudad

C.P.

Muy señores míos:

Según nuestra información contable, le informamos que al día de hoy tiene usted una deuda vencida y no pagada con antigüedad mayor de 180 días correspondiente a las siguientes facturas, fechas e importes:

Factura Fecha Importe

Le rogamos que se pongan en contacto con el dpto. de administración del Colegio, mediante teléfono: 91xxxxxxx o mediante correo electrónico administració[email protected], para

solventar esta situación de la forma más rápida posible.

Un cordial saludo

HBS, SL


7.3 Coordinación y control

El control consiste en la comprobación del desarrollo del proceso, y por tanto, se debe hacer

mailto:administració[email protected]:administració[email protected]


mediante la constatación de los registros. Este control se desarrolla en las auditorías

internas que se realicen y afecta al desarrollo del proceso con objeto de comprobar su correcta implantación así como la validez, en su desarrollo. Se valorará respondiendo a las siguientes cuestiones:

1. ¿Todos los pasos del proceso están organizados en una secuencia lógica? 2. ¿Todos los pasos agregan valor? 3. ¿Puede eliminarse algunos de los pasos a fin de mejorar la calidad? 4. ¿Deben añadirse algunos pasos a fin de mejorar la calidad? 5. ¿Algunos pasos deberían reordenarse?

6. ¿Existe proporcionalidad entre cada uno de los pasos que conforman el proceso? 7. ¿Qué habilidades, equipos y herramientas se requieren en cada uno de los pasos

del proceso? 8. ¿Deberán mecanizarse o automatizarse algunos pasos del proceso? 9. ¿En qué punto debe medirse o controlarse la calidad? 10. ¿En qué punto del proceso pueden ocurrir los errores más frecuentes?

7.4 Diseño y mejora Plan de mejora

7.5 Evaluación

-- Es conveniente realizar una revisión analizando su valor y descubriendo áreas de mejora--

8. REGISTROS

R-EF01 Excursiones R-EF01 Impagos R-EF01 Recogida de facturación de uniformes R-COM01 Solicitud de libros

9. REFERENCIAS

10. OTROS DOCUMENTOS

Tipo Documento Código Nombre Documento Publicado

Manual MGC Manual de Calidad Ver documento

Manual de acogida MA Manual de Acogida Ver documento

Normas de Convivencia

RRI Reglamento Régimen Interior Ver documento

APPCC APPCC Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control

Ver documento

Proyecto Curricular PC Proyecto Curricular Ver documento

Carpeta de Información

Welcome Pack Ideario del Colegio Ver documento


Protección de Datos Protección de Datos

Protección de Datos Ver documento

Manual de Perfiles Manual de Perfiles

Manual de Perfiles del colegio Ver documento

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