COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Introducción

La combinación de Correspondencia en Word 2013, permite generar cartas, sobres, invitaciones, faxes, etiquetas, para muchos destinatarios, a partir de un documento base y replicarlo las veces que necesite sin necesidad de generarlo nuevamente, solo conectándose a una base de datos de donde inserte los datos cambiantes del documento.

Word 2013, permite generar su propia base de datos, si no dispone de ella. Insertar en su carta, invitación, sobres o etiquetas los campos combinados y generarlas de una manera muy simple.

IMPORTANCIA Y APLICACIÓN

Figura 1. Definición de correspondencia

¿Alguna vez ha tenido que escribir y entregar un mismo documento a varias personas distintas, como un diploma o una carta en la que el formato y el texto del documento es el mismo pero los datos de los destinatarios cambian?.

Si tiene que realizar una invitación a una fiesta, el formato o modelo de la invitación es el mismo pero los datos de "a quien va dirigida la invitación (destinatarios)" cambia, entonces es posible resolver este tipo de problemas utilizando "Combinación de Correspondencia de Word 2013".

En un diploma por ejemplo el formato del documento es el mismo pero el nombre de quien debe recibir el diploma ("destinatarios") debe cambiar, y a veces la lista de nombres es muy extensa y probablemente usted se demore bastante tiempo en realizar este trabajo si lo realiza de manera individual.

La combinación de Correspondencia en Word 2013 permite generar cartas, invitaciones, sobres, fax, etiquetas para muchos destinatarios a partir de un documento principal que sirve de modelo.

Word 2013 permite generar su propia base de datos (lista de datos o destinatarios) o trabajar con una base de datos existente y a continuación insertar en su documento "carta, invitación o diploma, etc" los "campos combinados" que relacionan datos de su "base de datos" con el documento que desea entregar a los destinatarios.

CONOZCA LOS GRUPOS DE LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA

Microsoft Word 2013, presenta varios elementos en la pestaña "Correspondencia", donde se pone a disposición todos los íconos, para administración de cartas, sobres, destinatarios y otros temas relacionados.

Haga Clic en el menú Correspondencia y observe los grupos:

Crear: Permite crear los diferentes tipos de documentos. Iniciar combinación de correspondencia: Permite iniciar la combinación de correspondencia y seleccionar

los destinatarios. Escribir e insertar campos: Permite hacer cambios al texto del documento en forma selectiva. Vista previa de resultados: Permite visualizar los resultados antes de generarlos o imprimirlos. Finalizar: Permite generar o imprimir los documentos.

Figura 2. Fichero de Correspondencia

CONCEPTOS BÁSICOS ANTES DE COMBINAR CORRESPONDENCIA

Antes de combinar correspondencia es importante conocer algunos conceptos que se utilizarán dentro de la lección, además de los elementos que se mencionan en la misma.

Documento base o documento modeloEs el documento principal de la combinación, puede ser:

Documentos generados por usted Cartas base. Una invitación base. Sobres. Etiquetas.

Documentos tomados de las plantillas del Word, como un memorándum, una carta, una invitación etc.

Base de datosSe necesita un origen de datos, estos datos pueden estar almacenados en una tabla Word, una tabla Excel o puedes generarla desde correspondencia de Word como una base de datos en Access.

Por lo general la base de datos tiene títulos o campos.

Tratamiento: donde puedes colocar Sr o Sra. Nombres: donde puede colocar el nombre de la persona. Apellidos: Apellidos de la persona. Título: donde se especifica el título de la persona. Cargo: cargo de la persona; otros.

Campos combinadosLos campos (títulos) creados en la base de datos, cuando se los inserta en el documento base se los conoce como campos combinados.

Documentos generadosSon las cartas, invitaciones, sobres o etiquetas donde ya están insertos los campos combinados.

PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

Una vez identificados los conceptos básicos para combinar correspondencia, ahora se presentan los pasos que se recomiendan seguir para Combinación de Correspondencia.

Paso 1: Abrir el documento existente o generar el documento. Paso 2: Generar la base de datos y conectarse a la base de datos Paso 3: Agregar campos de combinación al documento principal. Paso 4: Editar los documentos mediante una vista previa. Paso 5: Combinar y generar los documentos

Figura 3. Pasos para combinar correspondencia

ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE

Si el documento base se generó con anterioridad, éste puede ser una carta modelo, un fax o invitación, se puede abrir mediante la barra de acceso rápido, escogiendo el ícono abrir carpeta, como se presenta en la figura.

Figura 3. Abrir documento

Normalmente en una invitación o documento tendrá espacios que deberán ser llenados, con información como:

El tratamiento al invitado El nombre del invitado Y cualquier otra información que tenga registrada en su base de datos.

A continuación, se presenta una invitación como ejemplo de documento base donde se indica el punto donde insertar lo campos como: tratamiento, nombre del invitado, y otros contenidos de la base de datos.

Puede descargar el documento base, dando clic aquí

Figura 4. Documento Modelo o base

TIP ;-)

Puede hacer uso de las plantillas que ofrece Word 2013 para utilizar como un documento modelo o documento base.

Cree una carpeta de trabajo en su computador para guardar los documentos que se generen durante la combinación de correspondencia. La invitación que se presenta en la figura 4 será el documento base que se utilizará en el proceso y que deberá guardarlo en su carpeta de trabajo.

GENERAR EL DOCUMENTO BASE

Si no tiene un documento base puede generarlo mediante las opciones de Correspondencia que presenta Word 2013, en este caso se genera un Sobre, para poder visualizar los pasos a seguir.

Para generar un sobre o una etiqueta, se deberán seguir los pasos que se presentan en las siguientes figuras:

Figura 5. Combinación de Correspondencia: Sobres

Al escoger la opción Sobre se despliega una pantalla de Opciones de Sobre donde podrá visualizar:

Opciones de sobre: donde podrá cambiar el tamaño del sobre, la fuente tanto de la dirección y el remitente; además de realizar una vista previa del sobre.

Opciones de impresión: visualizará opciones generales para la impresión del sobre.

Figura 6. Opciones de generación del sobre

Después de Aceptar las opciones escogidas del sobre, se despliega la pantalla con las dimensiones del sobre donde deberá ingresar la información de sobre el remitente y receptor del mismo.

Figura 7. Edición del sobre

Ahora se tiene el sobre listo para colocar los campos combinados. Deberá guardarlo en la carpeta como sobres base.

GENERAR LA BASE DE DATOS

Se puede generar la base de datos de diferentes maneras estas son:

1. Desde Excel, una tabla normal con los rótulos (títulos o campos) correspondientes en sus respectivas columnas.

2. Desde Word, como se lo visualizará en las siguientes figuras.

Figura 8. Iniciando la generación de destinatarios

Figura 9. Creando la base de datos

Figura 10. Guardando la base de datos

Word guardará el archivo como una base de datos, con extensión mdb.

Recuerde que este paso es opcional. Se ejecutará solo si no cuenta con una base de datos.

CONECTAR LA BASE DE DATOS

Una vez que la base de datos está lista, es decir que se ingresaron los datos, se procederá a conectarla al documento base.

Asegúrese de estar en el documento base (documento modelo). Ingrese al fichero Correspondencia para seleccionar la base con la que se va a conectar, siga los pasos que indica la figura.

Figura 11. Seleccionar la base de datos

Se despliega la ventana Seleccionar archivos de origen de datos donde puede ingresar al directorio en donde se guardó la base de datos.

Figura 12. Seleccionando la base de datos

Ahora tiene su base de datos conectada, además que todos los íconos de correspondencia se activaron como lo muestra la figura 13.

Figura 13. Íconos de la pestaña Correspondencia activos

CONECTAR LA BASE DE DATOS

Una vez que la base de datos está lista, es decir que se ingresaron los datos, se procederá a conectarla al documento base.

Asegúrese de estar en el documento base (documento modelo). Ingrese al fichero Correspondencia para seleccionar la base con la que se va a conectar, siga los pasos que indica la figura.

Figura 11. Seleccionar la base de datos

Se despliega la ventana Seleccionar archivos de origen de datos donde puede ingresar al directorio en donde se guardó la base de datos.

Figura 12. Seleccionando la base de datos

Ahora tiene su base de datos conectada, además que todos los íconos de correspondencia se activaron como lo muestra la figura 13.

Figura 13. Íconos de la pestaña Correspondencia activos

AGREGAR CAMPOS DE COMBINACIÓN

Ahora en el documento se incluirán los campos a ser combinados ingresando a la ficha Correspondencia. Ubíquese en la posición donde se insertará el campo a combinar y siga los pasos indicados en la figura.

Figura 14. Agregando campos de combinación

Después de insertar todos los campos correspondientes, se podrá visualizar el documento de la siguiente manera.

Figura 15. Visualización de los Campos combinados

Guarde el archivo en su carpeta de trabajo, será el documento modelo (o base) con campos combinados.

EDITAR LAS CARTAS MEDIANTE UNA VISTA PREVIA

Antes de generar los documentos, verifique que se vean como se necesite, para ello utilice la vista previa, observe como se hace.

Figura 16. Ingreso a la opción Vista previa de resultados

A continuación se visualizará un ejemplo del resultado obtenido.

Figura 17. Vista previa del documento

Además se puede revisar todos los documentos a ser generados utilizando la opción que se presenta en la Vista previa de resultados; así como buscar documentos por destinatario.

Figura 18.Opciones para buscar un documento

FINALIZAR Y COMBINAR DOCUMENTOS

Una vez cumplidos los pasos anteriores, simplemente debe generar los documentos dando clicen Finalizar y Combinar, y podrá imprimirlos o generar un nuevo archivo que contendrá las cartas a todos los destinatarios como una réplica del documento modelo.

Editar documentos individuales

Si en algún documento generado tuviere algún error, o si desea guardar un archivo con las cartas a todos los destinatarios, se podrá utilizar la opción Editar Documentos Individuales que se encuentra en el menú de Finalizar y Combinar.

Figura 19. Selección de la opción Editar documentos individuales

A continuación deberá seleccionar el documento que va a editarse.

Figura 20. Selección documentos a modificar

Si selecciona TODOS, se genera un nuevo documento con las cartas a todos los destinatarios, una tras otra.

Figura 21. Archivo a modificar

Puede editar cualquiera de las cartas, guardarlas o imprimirlas.

IMPRIMIR DOCUMENTOS

Si desea imprimir directamente todas las cartas combinadas, podrá utilizar la opción Imprimir documentos que se encuentra en el menú de Finalizar y Combinar.

Figura 22. Seleccionar Finalizar y Combinar

Al seleccionar Imprimir documentos se despliega una ventana donde se selecciona que documentos desea imprimir.

Figura 23. Selección de documentos a imprimir

Finalmente se despliega la ventana Imprimir donde puede seleccionar impresora o modificar las propiedades de impresión del documento.

Figura 24. Selección de impresora

Por último en esta lección se recomienda fijarse en los tamaños de los documentos a imprimir, para ajustar correctamente la impresora.