Combinar correspondencia

¿Para qué sirve?

Sirve para generar muchos documentos iguales a partir de un listado, por ejemplo un certificado para 200 personas que asistieron

a un mismo evento.

¡¡¡No tenemos que hacer 1 por 1!!!

¿Cómo se combina correspondencia?

Utilizamos 2 programas: Word y Excel. En el archivo de Word vamos a tener la “plantilla” o el texto base del certificado (o documento a combinar).

En el archivo de Excel vamos a tener el listado de personas con las columnas necesarias, como nombre y

apellido, DNI, y otros datos que tengamos que combinar (ejemplo: nombre de un curso, fecha de un evento, etc.)

Importante!!!

Tanto el archivo de Word como el de Excel los ajustamos según la necesidad de lo que queremos combinar: por

ejemplo en el Excel podríamos ordenar a la gente por orden alfabético (en ese orden se generará el documento); en el Word podemos dar diferentes formatos o tipografías a las

diferentes “partes” del texto.

Necesitamos:

• 1 documento de Word con el texto base y el formato adecuado (1 página), incluyendo los gráficos y todo lo que sea necesario.

• 1 archivo Excel con el listado de personas, que deberá incluir los encabezados. No olvidar revisar tildes, mayúsculas, etc. porque ¡TAL COMO ESTÉ ALLÍ, ASÍ SALDRÁ!

Vamos al paso a paso…• Abrir el documento de Word. Ir a la pestaña

“correspondencia” y luego a “seleccionar destinatarios” “usar lista existente”.

• Aparece una ventana en la que tendremos que seleccionar el archivo Excel que vamos a usar (o sea la lista de gente). Click en “abrir” y seleccionamos la hoja del Excel (si es que el archivo tiene varias hojas) y Aceptar.

• Luego vamos a “Insertar campo combinado”; vamos a ver que aquí figuran los encabezados del archivo Excel (nombre, apellido, DNI, etc.) Ubicamos el cursor en la parte del texto donde queremos que aparezca ese “campo”. Y luego insertamos el campo, como se ve en las imágenes:

Una vez que ya insertamos todos los campos que queremos combinar podemos comprobar que esté bien, vamos a: •Resaltar campos de combinación

•Vista previa de resultados

Y vamos a “comprobación automática de errores” para verificar que todo coincida y se combine bien:

Por último, seleccionamos “Finalizar y combinar” “Editar documentos individuales”… Todos, Aceptar…

Se genera un nuevo documento llamado “cartas”, en el cual encontramos en cada hoja el certificado de cada persona. Guardar este documento con un nombre nuevo.

Tener en cuenta hacer una revisión final, página por página, ajustando los cambios necesarios (por ejemplo disminuir el tamaño de la tipografía cuando un nombre es muy largo)