Comenzando con excel
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COMENZANDO CON EXCEL
¿Qué es Excel?
Excel es un software que le permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este
tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel le permite crear
tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos
especificados, imprimir tablas con diseños organizados y crear gráficos simples.
Excel es parte de "Office", un paquete de productos que combina varios tipos de
software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y administrar
el correo electrónico.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Los programas denominados como Hojas de Cálculo son aplicaciones diseñadas
para la gestión de datos numéricos fundamentalmente y la realización de
operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos.
Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio"
que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de cálculo
nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los
barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas,
identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por
tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número,
representativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda
colocada en la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4
(estaría mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayúsculas que
en minúsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato.
En sí ¿Qué es el programa: Microsoft Excel?
Microsoft Excel es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Word,
Access y PowerPoint, forma parte del paquete integrado de programas que se
denomina Microsoft Office.
¿Cómo se característica Excel?
1. Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo, constituidas por 255
columnas (Desde la columna A hasta la Z, luego continúa y se nombran AA
AB AC... así hasta la IV) y 65.536 filas. En definitiva, casi 17 millones de
celdas para utilizar.
2. La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las
posibilidades de trabajo. Podríamos utilizar hasta 255 hojas por cada
archivo de Excel.
3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando
son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es
preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.
4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos
en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de
cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas
o separadas.
6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de
cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de
Datos como Access.
¿Cómo iniciamos una sesión en Excel?
Se puede iniciar una sesión de Excel de las formas siguientes:
Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón
izquierdo del ratón. Se despliega el menú de Todos los programas (en
Windows XP) o el de Programas (en Windows 98), y picamos sobre la
opción Microsoft Excel.
Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa
hacemos doble clic sobre él.
Una vez ejecutado el programa aparece la pantalla de Excel, en la cual aparece
un libro nuevo, llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo
(3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3).
Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo
al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en
disco con una extensión. En Excel dicha extensión es .XLS.
¿Qué es la pantalla de Excel?
La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se
distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la
ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado
Libro1. Ambas ventanas se podrán minimizar, maximizar, cerrar, desplazar,
cambiar su tamaño, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de
Windows.
Se detallan a continuación cada uno de los elementos de esta pantalla:
BARRA DE TÍTULO: Localizada en la parte superior de la ventana (normalmente
de color azul), es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicación. En
ella también se sitúan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y
Cerrar.
BARRA DE MENÚS: Situada bajo la barra de título, es la barra donde están
contenidos todos los comandos del programa, y a los que se accede picando con
el botón izquierdo del ratón sobre cada uno de los títulos que los identifican. A la
derecha aparece un cuadro de ayuda, para hacer una pregunta escribirla y pulsar
la tecla Intro. Hay que tener en cuenta en las últimas versiones de Microsoft
Excel, que pudiera no verse un menú desplegable por completo (con todas sus
opciones) sino solamente las utilizadas mas recientemente por parte del usuario.
Para desplegar el menú por completo, es preciso hacer clic en la doble flecha
que aparece en el borde inferior del menú desplegado.
BARRAS DE HERRAMIENTAS: También llamadas barras de botones. En ellas
se disponen los iconos de las funciones y procesos de uso más frecuentes en
Excel. Se accede a estas funciones rápidamente haciendo clic sobre el icono
correspondiente. Unos botones, al pulsarlos realizan operaciones (por ejemplo el
botón de imprimir, imprime), otros activan cierta característica (por ejemplo el
botón de negrita activa ese formato para la celda o celdas seleccionadas) y otros
botones que tienen un triangulito a su derecha, permiten todavía desplegar mas
posibilidades a cerca de ese elemento).
BARRAS DE HERRAMIENTAS: También llamadas barras de botones. En ellas
se disponen los iconos de las funciones y procesos de uso más frecuentes en
Excel. Se accede a estas funciones rápidamente haciendo clic sobre el icono
correspondiente. Unos botones, al pulsarlos realizan operaciones (por ejemplo el
botón de imprimir, imprime), otros activan cierta característica (por ejemplo el
botón de negrita activa ese formato para la celda o celdas seleccionadas) y otros
botones que tienen un triangulito a su derecha, permiten todavía desplegar mas
posibilidades a cerca de ese elemento).
BARRA DE FÓRMULAS: Se encuentra localizada sobre el área de la aplicación.
En la figura siguiente se muestran los elementos que la componen:
El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda
activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor.
El Botón sirve para insertar o modificar fórmulas especiales llamadas
funciones.
El Cuadro de contenido, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de
la celda activa (un valor o una fórmula).
ÁREA DE LA APLICACIÓN: Es la gran zona que hay por debajo de la barra de
fórmulas, y es donde se sitúan las ventanas de los distintos documentos que se
visualizan en cada momento. Área de trabajo donde se encuentra la hoja de
cálculo en la que se está trabajando.
VENTANA DEL LIBRO DE TRABAJO: Situada dentro del área de la aplicación.
Consta de los siguientes elementos:
Barra de título: situada en la parte superior de la ventana. En ella se
encuentra el nombre del documento en el que se está trabajando. También
los botones Maximizar, Minimizar y Cerrar para este documento.
Indicador de columnas e Indicador de filas: situados en la parte superior e
izquierda de la ventana respectivamente de color gris. Facilitan la
introducción de los datos en las celdas, resaltándose en ellos la letra y el
número correspondiente a la celda activa. En el ejemplo, A1.
Barras de desplazamiento: situadas en la parte derecha e inferior de la
ventana. Permiten desplazarse por el documento.
Solapas de hojas: situadas en la parte inferior izquierda de la ventana.
Muestran el número de hojas que contiene el documento y se accede a las
mismas haciendo clic sobre ellas.
Botones de desplazamiento entre hojas: situados junto a las solapas de
hojas. Desde ellos se accede a hojas no visibles
PANEL DE TAREAS: Situado a la derecha del área de aplicación, este nuevo
panel puede estar visible o no. Si está oculto y lo queremos mostrar vamos al
menú Ver y activamos la opción Panel de Tareas. Tiene diferentes grupos de
trabajo y nos ayuda a realizar ciertas operaciones. Desde este panel, podemos
abrir un documento existente en disco (cosa que también podremos hacer desde
el menú Archivo, crear un libro nuevo (cosa que también podemos hacer desde el
menú de Archivo o bien pulsando el botón con el folio en blanco que tenemos a la
izquierda de la barra de herramientas estándar, o bien crear un nuevo libro a partir
de una plantilla u hoja ya existente (también podemos hacer esto desde el menú
Archivo -> Nuevo...). Yo soy partidario de cerrarlo con el fin de despejar la
pantalla.
BARRA DE ESTADO: Ocupa la última línea de la pantalla (abajo del todo),
dividida en dos zonas, en la izquierda la operación que se está realizando y a la
parte derecha una pequeña información mediante breves mensajes acerca del
estado del documento en ese momento.