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1 Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores Coordinación de Procesos Tecnológicos Dirección de Operaciones del CECYRD Comisión Nacional de Vigilancia (CNV) Destrucción de la documentación electoral registral con más de 10 años de antigüedad, en cumplimiento del Artículo 155, párrafos 10 y 11, de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales Procedimiento para realizar la verificación de la copia digitalizada de la documentación a ser destruida y el quinto evento de destrucción Noviembre de 2016 Versión 3.0
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Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores
Coordinación de Procesos Tecnológicos
Dirección de Operaciones del CECYRD
Comisión Nacional de Vigilancia
(CNV)
Destrucción de la documentación electoral registral con más de 10 años de antigüedad, en cumplimiento
del Artículo 155, párrafos 10 y 11, de la Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales
Procedimiento para realizar la verificación de la copia
digitalizada de la documentación a ser destruida y el
quinto evento de destrucción
Noviembre de 2016
Versión 3.0
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Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores
Coordinación de Procesos Tecnológicos
Dirección de Operaciones del CECYRD
Contenido
1 Introducción. .............................................................................................................................. 4
2 Antecedentes. ........................................................................................................................... 7
2.1 Evolución del expediente documental de los movimientos al Padrón Electoral. ............... 7
2.1.1 Modelo Operativo Descentralizado. Periodo 1991-2003. .......................................... 7
2.1.2 Modelo Operativo Centralizado. Periodo 2003 – a la fecha. .................................... 11
2.2 Evolución de la capacidad del archivo de resguardo documental. ................................... 16
2.3 Proyecto de digitalización y destrucción de documentación electoral registral. ............. 18
2.3.1 Digitalización de Recibos de Credencial para Votar. ................................................. 19
2.3.2 Selección de FUAR que cumplen 10 años de antigüedad. ........................................ 20
2.3.3 Documentación electoral registral considerada en los anteriores eventos de
destrucción, que en el periodo de la verificación de los representantes de los partidos
políticos y día de destrucción, había sido requerida en préstamo. .......................................... 21
3 Marco jurídico-normativo. ...................................................................................................... 22
3.1 Reforma Electoral 2008. .................................................................................................... 22
3.2 Reforma Electoral 2014. .................................................................................................... 22
3.3 Clasificación de la información contenida en la documentación electoral registral. ....... 23
4 Objetivos. ................................................................................................................................. 26
5 Alcance. ................................................................................................................................... 27
6 Procedimiento de verificación para RCPV y FUAR. ......................................................... 28
6.1 Selección de la muestra. ................................................................................................... 28
6.2 Sorteo de subconjuntos. ................................................................................................... 28
6.3 Disposición de información en la aplicación para verificación de RCPV. .......................... 28
6.4 Ejecución de la verificación ............................................................................................... 29
6.5 Verificación de la documentación electoral registral que se encontraba prestada, en el
periodo de la verificación de los partidos políticos y día de destrucción en los anteriores
eventos. ......................................................................................................................................... 29
7 Procedimiento de destrucción. ............................................................................................. 31
8 Cronograma de actividades. ................................................................................................. 32
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9 Acciones instrumentadas para la continuidad y optimización de los eventos de
destrucción. ..................................................................................................................................... 34
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1 Introducción.
La Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales (LGIPE), en el Artículo
155, párrafos 10 y 11, establece lo siguiente:
“10. La documentación relativa a los movimientos realizados en el padrón
electoral quedará bajo la custodia y responsabilidad de la Dirección Ejecutiva del
Registro Federal de Electores y sus vocalías, por un periodo de diez años. Una
vez transcurrido este periodo, la Comisión Nacional de Vigilancia determinará el
procedimiento de destrucción de dichos documentos”.
“11. La documentación referida en el párrafo anterior será conservada en medio
digital por la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores y sus
Vocalías”.
De acuerdo a lo establecido en el citado artículo, se deben cumplir dos condiciones
para poder proceder a la destrucción de la documentación electoral registral:
Que la documentación haya cumplido 10 años de antigüedad.
Que la documentación a destruir sea conservada en medio digital.
En este contexto, hasta el 31 de agosto de 2016 se resguardaban en el Centro de
Cómputo y Resguardo Documental (CECYRD) tres conjuntos principales de
documentos:
110 millones de Formatos de Actualización (FUA), correspondientes al
periodo de 1991 al 2003. Cumplen la condición de tener 10 años de
antigüedad, pero no cumplen la condición de estar digitalizados.
100 millones de Recibos de Credencial para Votar (Recibos de CPV),
correspondientes al periodo de 1991 al 2003. Cumplen la condición de
tener 10 años de antigüedad y a partir de 2014 se inició con su proceso
de digitalización y gradualmente se están destruyendo. A la fecha se
han destruido aproximadamente 24 millones, de acuerdo al siguiente cuadro:
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No. de Evento Fecha de
destrucción No. Doctos. Destruidos
Primero 28 de noviembre de 2014
4,993,550
Segundo 10 julio de 2015 6,001,800
Tercero 27 de noviembre de 2015
8,001,862
Cuarto 8 de julio de 2016 5,001,463
Total 23,998,675
175.5 millones de documentos generados durante el periodo de 2003 al 31
de agosto 2016. Cumplen la condición de estar digitalizados, pero
apenas a partir de 2014 empezaron a cumplir gradualmente la
antigüedad de 10 años. De éstos, aproximadamente 9.5 millones fueron
destruidos: 4.5 millones en 2015 y 5 millones en julio de 2016.
No. de Evento Fecha de
destrucción No. Doctos. Destruidos
Primero 28 de noviembre de 2014
0
Segundo 10 julio de 2015 2,536,440
Tercero 27 de noviembre de 2015
2,003,343
Cuarto 8 de julio de 2016 5,001,476
Total 9,541,259
Con la finalidad de generar las condiciones que establece la ley para poder destruir
la documentación electoral registral, la DERFE ha venido desarrollando a partir de
2014 un proyecto que considera dos principales líneas de acción:
Digitalización de la documentación correspondiente al periodo de 1991 a
2003, la cual ya cumplió los 10 años de antigüedad.
Selección de los FUAR que vayan cumpliendo los 10 años de antigüedad,
los cuales ya se encuentran digitalizados.
Este tema se ha abordado en el Grupo de Trabajo de Procesos Tecnológicos
(GTPT) de la Comisión Nacional de Vigilancia, presentándose a las
representaciones partidistas diversos escenarios de destrucción, perfilándose como
viable un escenario de destrucción en una planta recicladora, por ser ecológico, de
rápida instrumentación y sin costo para el Instituto, instrumentando las medidas de
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seguridad que garanticen la confidencialidad de los datos contenidos en la
documentación electoral.
Por otra parte, las representaciones partidistas en las reuniones del GTPT han
expresado la importancia de realizar una verificación física de una muestra de la
documentación a destruir, directamente en las instalaciones del CECYRD, con la
finalidad de confirmar que dicha documentación ha sido digitalizada.
En este contexto, el presente documento plantea el procedimiento para que las
representaciones de los Partidos Políticos acreditadas ante la CNV lleven a cabo,
presencialmente en el CECYRD, la verificación de una muestra de la
documentación a ser destruida.
Asimismo, en el presente documento se propone llevar a cabo el quinto evento de
destrucción en noviembre de 2016, consistente en 8,500,728 millones de Recibos
de CPV contenidos en 3,874 cajas. En esta ocasión no se involucran en la
destrucción documentos tipo FUAR.
Cabe destacar que, los eventos de destrucción de documentación seguirán siendo
periódicos y permanentes, toda vez que día a día la documentación electoral
registral resguardada cumple gradualmente los 10 años de antigüedad, razón por la
cual en julio pasado se llevó a cabo el cuarto evento y en noviembre se tiene
programado el quinto evento de destrucción.
Finalmente, se debe señalar que, como lo establece el párrafo 10 del artículo 155
de la LGIPE, la determinación del procedimiento de destrucción es una atribución
de la CNV, por lo que el tema fue incluido en el Programa Anual de Trabajo 2016
del GTPT, con la descripción de Procedimiento de destrucción de la
documentación electoral registral con más de 10 años de antigüedad.
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2 Antecedentes.
2.1 Evolución del expediente documental de los movimientos al Padrón
Electoral.
2.1.1 Modelo Operativo Descentralizado. Periodo 1991-2003.
El modelo operativo descentralizado operó en el periodo de 1991 al 2003, estaba
conformado por 17 Centros Regionales de Cómputo (CRC) distribuidos en todo el
país, que atendían de 1 a 3 entidades federativas, en función de su ubicación
geográfica y el tamaño de sus padrones electorales.
En los CRC se procesaban los trámites de inscripción y actualización al Padrón
Electoral de las entidades correspondientes, se resguardaban las bases de datos
regionales y se almacenaba la documentación electoral registral producto de dichos
trámites.
Asimismo, en el marco de este modelo operaba un Centro Nacional de Cómputo
(CNC), mediante el cual se sincronizaban los trámites entre distintas entidades
federativas y se solicitaba la producción de los formatos de credencial para votar.
Levantamiento del Nuevo Padrón Electoral 1991.
El modelo centralizado inició operaciones simultáneamente a las tareas para la
conformación del nuevo Padrón Electoral en 1991. En ese año el levantamiento del
Padrón se realizó mediante la aplicación de la técnica censal total, en visitas
domiciliarias, los documentos eran llenados manualmente por los visitadores y el
trámite era “de buena fe”, es decir, no se requería al ciudadano que presentara
medios de identificación para solicitar o recoger su credencial para Votar.
En el periodo de levantamiento del Padrón Electoral únicamente se procesaron
trámites de inscripción, utilizando para ello el formato de captación denominado
Padrón Electoral 1991 - Solicitud de Inscripción al Padrón.
La credencial que se generaba era la conocida como “credencial naranja”, la cual
no contenía la fotografía del ciudadano y se producía localmente en los CRC. El
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formato de recibo de credencial utilizado en este periodo estaba impreso en papel
bond en tamaño media carta.
Campaña de Foto-Credencialización.
Durante 1993 y principios de 1994 se llevó a cabo la campaña de foto-
credencialización, mediante la cual se canjeó a nivel nacional la credencial naranja
por la primera Credencial Para Votar con Fotografía (CPV). La producción de este
nuevo tipo de CPV estuvo a cargo de la empresa Polaroid.
El tipo de Recibo de CPV que se empezó a utilizar desde 1993 fue el denominado
“recibo Polaroid”, impreso en papel tipo opalina con medidas de 13.5 cm. de alto por
6.6 cm. de ancho, al cual se encuentra adherida una fotografía instantánea a color
del ciudadano, mediante cinta transparente.
En razón de que la Lista Nominal de Electores se conformó nuevamente con las y
los ciudadanos que contaban con su CPV con Fotografía, se determinó no
resguardar de manera definitiva los recibos de la credencial naranja.
Actualización del Padrón Electoral.
A partir de 1992 inició la captación en módulos de atención ciudadana y el
procesamiento en los CRC de los trámites de inscripción y actualización al Padrón
Electoral, utilizándose diversos formatos:
En el periodo de 1992 a 1995 se utilizó el formato denominado Solicitud de
Inscripción al Padrón CI-01, en el cual se registraban únicamente los trámites
de inscripción al Padrón Electoral.
En el mismo periodo, para efectos de la actualización del Padrón Electoral,
se utilizó el formato denominado Solicitud de Rectificación o Movimiento para
Proceso Electoral Federal CI-02, en el cual se registraban los diferentes tipos
de movimientos al Padrón Electoral. En este documento aparecieron por
primera vez las opciones para marcar el tipo de movimiento: Cambio de
Domicilio, Corrección de Datos o Reposición de Credencial.
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A partir de 1996 y hasta septiembre de 2001 se instrumentó el uso de un
único formato para captar cualquier tipo de movimiento al Padrón Electoral,
denominado Formato Único de Actualización (FUA), el cual incorporó la
opción para marcar también el tipo de movimiento de Inscripción.
Todos los formatos anteriores eran captados manualmente y no contenían la
fotografía del ciudadano.
Durante el periodo de utilización de estos formatos, de 1992 a septiembre de 2001,
continuó la producción de la CPV a cargo de la empresa Polaroid, manteniéndose
también el uso del Recibo Polaroid, el cual invariablemente contiene en la parte
inferior la clave de elector en texto y en código de barras unidimensional.
Modernización de Módulos de Atención Ciudadana (MAC) e inicio de producción de
la CPV por la empresa Unisys.
Como se ha expuesto anteriormente, desde la conformación del Padrón Electoral
en 1991 y hasta septiembre de 2001, la captación de los trámites registrales de
inscripción y actualización al referido instrumento electoral se realizaba mediante
formatos llenados manualmente.
En este contexto, durante 2001 la DERFE llevó a cabo un programa de
modernización de los MAC, el cual consistió en dotarlos de equipo de cómputo y
dispositivos digitales para la captación de los datos, fotografía, firma y huellas
dactilares de las y los ciudadanos.
La operación de este nuevo tipo de módulos dio inicio en octubre de ese año,
manteniéndose el uso del formato denominado FUA, pero ahora requisitado de
manera electrónica e impreso localmente con los datos del ciudadano, mediante el
primer sistema de información con el que contaron los MAC. A partir de ese
momento se incorporó la fotografía del ciudadano impresa en el FUA.
En lo referente a la CPV, en octubre de 2001 inició la producción de credenciales
por parte de la empresa Unisys, generándose un nuevo tipo de recibo de credencial
conocido como “recibo Unisys”. Este tipo de recibo mantuvo las mismas
dimensiones del Recibo Polaroid, así como la ubicación de la clave de elector en
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texto y en código de barras en la parte inferior, incorporando la fotografía impresa
del ciudadano en blanco y negro.
Los Recibos Unisys se produjeron hasta septiembre del 2003.
Conformación del expediente documental y electrónico al finalizar el modelo
operativo descentralizado.
Es así que, al finalizar el periodo de operación del modelo descentralizado, se
contaba en los archivos de resguardo documental de los 17 CRC con
aproximadamente 110 millones de Formatos de Actualización y 100 millones de
Recibos de CPV en diversos tipos de formatos, como se muestra a continuación en
las figuras 1 y 2.
Figura 1. Tipos de Formatos de Actualización generados en el modelo operativo descentralizado.
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Figura 2. Tipos de Recibos de Credencial generados en el modelo operativo descentralizado.
Cabe mencionar, que la totalidad de los documentos generados en el marco del
modelo operativo descentralizado no contaba con los elementos de anclaje que se
utilizan para los procesos automatizados de digitalización.
En cuanto a la conformación del expediente electrónico de los movimientos
realizados al Padrón Electoral, en el periodo de operación del modelo
descentralizado no se tenía considerada en los procedimientos establecidos para
los CRC la digitalización de la documentación electoral registral, por lo que no se
generó expediente electrónico.
2.1.2 Modelo Operativo Centralizado. Periodo 2003 – a la fecha.
Transición del modelo operativo descentralizado al modelo operativo centralizado.
Durante 2003 y 2004, en el marco del Programa de Modernización Tecnológica y
Operativa del Registro Federal de Electores, se implementó el modelo operativo
centralizado, en el cual se consolidaron en el Centro de Cómputo y Resguardo
Documental (CECYRD) la información y la documentación electoral registral que se
resguardaba en los 17 CRC y en el CNC.
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Respecto de la base de datos del Padrón Electoral, se llevó a cabo la migración de
la información contenida en las bases de datos regionales de los CRC y en la base
de datos del CNC, siendo concentrada en una base de datos nacional residente en
la infraestructura tecnológica adquirida para el CECYRD.
En cuanto a la documentación electoral registral que se resguardaba en los CRC,
consistente en 110 millones formatos de actualización y 100 millones de Recibos de
CPV, ésta fue trasladada al CECYRD e incorporada en el archivo de resguardo
documental.
Durante este periodo de transición, fue desarrollado y puesto en operación el
Sistema Integral de Información del Registro Federal de Electores (SIIRFE), tanto
en el CECYRD como en los Módulos de Atención Ciudadana.
Asimismo, se adquirió y se puso en operación en el CECYRD infraestructura
tecnológica de digitalización de alto volumen, con la finalidad de resguardar en
medio electrónico las imágenes de la documentación electoral registral de los
movimientos al Padrón Electoral y conformar así el expediente electrónico de las y
los ciudadanos.
Operación del modelo centralizado.
En septiembre de 2003 dio inicio la operación del modelo centralizado, generándose
en los MAC, a través del SIIRFE, el documento denominado Formato Único de
Actualización y Recibo (FUAR). Este nuevo tipo de documento integró el apartado
en el que se requisita la entrega de la credencial al ciudadano, con lo cual se eliminó
la necesidad de contar con el documento adicional de Recibo de CPV.
Desde septiembre de 2003 y hasta la fecha, se generaron diversos modelos de
FUAR y Solicitudes Individuales, como se describe a continuación:
En el periodo de septiembre de 2003 a septiembre de 2005 se instrumentó
el primer formato de FUAR, el cual incorporaba un apartado para los datos
personales y de identificación electoral del ciudadano, la declaratoria de
situación de la Credencial para Votar, el apartado de la documentación anexa
al recibo y medio de identificación, y el apartado para la entrega de la
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credencial. En este tipo de formato el ciudadano asentaba su firma y una
huella dactilar.
A partir de octubre de 2005, se incorporaron los datos relativos a los medios
de identificación presentados por el ciudadano al inicio del trámite.
A partir de diciembre de 2008, se rediseñó el FUAR: se agregó la leyenda
“Solicitud Individual”; se reubicaron los apartados para los medios de
identificación presentados al inicio del trámite; se incorporó un apartado para
las huellas de un dedo de la mano izquierda y derecha, y en el apartado para
la entrega de la credencial se incorporó el espacio para el registro del medio
de identificación presentado.
A partir de julio de 2010, en al apartado de entrega de la credencial, se agregó
un recuadro para marcar la lectura de la huella dactilar en el momento de la
entrega.
A partir de enero de 2014, se utilizó el formato denominado Solicitud Individual de
Inscripción o Actualización al Registro Federal de Electores y Recibo de la
Credencial.
Asimismo, a partir de noviembre de 2014 se implementó el formato denominado
Solicitud Individual de Inscripción o Actualización al Padrón Electoral y Recibo de la
Credencial, ya con el logotipo del Instituto Nacional Electoral (INE).
Digitalización de los medios de identificación presentados por las y los ciudadanos
para obtener su CPV.
Con la Reforma al Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales
(COFIPE), publicada en el Diario Oficial de la Federación el 14 de enero de 2008,
se estableció la obligación para la DERFE de conservar copia digitalizada de los
documentos de identidad que presenten las y los ciudadanos para solicitar y obtener
su CPV, específicamente en el Artículo 180, párrafos 2 y 4:
2. Para solicitar la credencial para votar con fotografía, el ciudadano deberá
identificarse, preferentemente, con documento de identidad expedido por
autoridad, o a través de los medios y procedimientos que determine la Comisión
Nacional de Vigilancia del Registro Federal de Electores. La Dirección Ejecutiva
del Registro Federal de Electores conservará copia digitalizada de los documentos
presentados.
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4. Al recibir su credencial para votar el ciudadano deberá identificarse,
preferentemente, con documento de identidad expedido por autoridad, o a
satisfacción del funcionario electoral que realice la entrega, de conformidad con
los procedimientos acordados por la Comisión Nacional de Vigilancia. La Dirección
Ejecutiva del Registro Federal de Electores conservará copia digitalizada de la
constancia de entrega de la credencial.
En observancia a esta disposición, la DERFE instrumentó la digitalización de los
medios de identificación presentados por las y los ciudadanos en los MAC, siendo
establecidos por Acuerdo de la CNV los siguientes:
Documento probatorio de identidad y nacionalidad.
Documento de identificación con fotografía.
Comprobante de domicilio.
La digitalización de los medios de identificación en los MAC inició a partir de agosto
de 2009.
Con la expedición en 2014 de la LGIPE se mantiene esta obligación,
específicamente en los párrafos 2 y 4 del Artículo 136.
Conformación del expediente documental registral y electrónico en el marco del
modelo operativo centralizado.
De esta forma, durante el periodo de operación del modelo centralizado y hasta el
31 de agosto de 2016 se generaron 175.5 millones de documentos con diversos
modelos, como se muestra a continuación en la figura 3.
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Figura 3. Tipos de FUAR y Solicitudes Individuales generados en el periodo de septiembre de 2003 a agosto de
2016.
Cabe mencionar, que la totalidad de los documentos generados en el marco del
modelo operativo centralizado cuenta con los elementos de anclaje que se utilizan
para los procesos automatizados de digitalización.
Asimismo, se debe precisar que estos documentos se han venido digitalizando e
incorporando al expediente electrónico, conforme son remitidos mensualmente al
CECYRD por las Vocalías del Registro Federal de Electores.
De esta forma, el expediente electrónico de los movimientos al Padrón Electoral se
encontraba conformado por:
175.5 millones de imágenes de documentos generados bajo el esquema del SIIRFE.
294.2 millones de imágenes de medios de identificación, correspondientes a 92.3 millones de trámites registrales realizados de agosto de 2009 al 31 de agosto de 2016.
Características
Tamaño Carta Carta Carta Carta
Llenado Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico
Con Anclas Si Si Si Si
Código de Barras Si Si Si Si
Fotografía Si Si Si Si
Conjunto de 135.3 millones de Formatos Únicos de Actualización y Recibo y Solicitudes Individuales
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2.2 Evolución de la capacidad del archivo de resguardo documental.
Al inicio de la operación del CECYRD, en 2004, la capacidad instalada en el archivo
de resguardo documental era de 2,912 metros cuadrados (m2), distribuida en tres
niveles (pisos):
Primer nivel: 1,204 m2.
Segundo nivel: 1,204 m2.
Tercer nivel, habilitado parcialmente: 504 m2.
Cada nivel se habilitó con un sistema de anaqueles metálicos, con capacidad para
resguardar cajas de Formatos de Actualización o cajas de Recibos de Credencial
para Votar.
Este espacio se ocupó con la documentación electoral registral generada en el
periodo de 1991 a 2003, trasladada al CECYRD en 2004, así como con la
documentación generada en el modelo de operación centralizado, correspondiente
al periodo de 2004 a 2007.
En 2009 se llevó a cabo la primera ampliación del archivo de resguardo documental,
consistente en habilitar completamente con anaqueles el tercer nivel. Mediante esta
ampliación se habilitaron 700 m2 adicionales de capacidad de almacenamiento, con
lo cual la capacidad total instalada se amplió a 3,612 m2.
Este espacio se ocupó con la documentación generada en el periodo de 2008 a
2011.
En 2012 se realizó una segunda ampliación al archivo, consistente en la habilitación
de anaqueles en 969 m2 adicionales, distribuidos en tres niveles de 323 m2 cada
uno. Con ello, la capacidad total instalada se incrementó a 4,581 m2.
Cabe mencionar que, con el evento de destrucción a realizar en noviembre próximo
(8.5 millones) se dispondrá de capacidad de almacenamiento para 1,076 cajas, lo
que equivale aproximadamente a resguardar la documentación electoral de dos
remesas.
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En la figura 4 se muestra de manera esquemática la evolución de la capacidad del
almacén de resguardo documental.
Figura 4. Evolución de la capacidad del archivo de resguardo documental del CECYRD.
Almacén de Documentación Electoral
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Inicio de Operación 1ª Ampliación 2ª Ampliación
Capacidad inicial: Capacidad: Capacidad:
2,912 m2en tres niveles
Primer nivel: 1,204 m2
Segundo nivel: 1,204 m2
Tercer nivel: 504 m2
Periodo: 1991-2007
700 m2en el tercer nivel
Tercer nivel 1.204 m2
Capacidad total: 3,612 m2
Periodo: 2008-2011 Periodo: 2012-2016
969 m2en tres niveles
Primer nivel: 323 m2
Segundo nivel: 323 m2
Tercer nivel: 323 m2
Capacidad total: 4,581 m2
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2.3 Proyecto de digitalización y destrucción de documentación electoral
registral.
En este contexto, hasta el 31 de agosto de 2016 en el Centro de Cómputo y
Resguardo Documental (CECYRD), se resguardaban tres conjuntos principales de
documentos electorales registrales:
110 millones de Formatos de Actualización (FUA), correspondientes al
periodo de 1991 a 2003. Estos documentos fueron trasladados de los
Centros Regionales de Cómputo (CRC) al CECYRD en 2004. Cumplen la
condición de tener 10 años de antigüedad, pero no cumplen la
condición de estar digitalizados.
100 millones de Recibos de Credencial para Votar (Recibos de CPV),
correspondientes al periodo de 1991 a 2003. Estos documentos fueron
trasladados de los CRC al CECYRD en 2004. Cumplen la condición de
tener 10 años de antigüedad y a partir de 2014 se inició con su proceso
de digitalización y gradualmente se están destruyendo. A la fecha, se
han destruido 24 millones, 5 millones en noviembre de 2014, 14 millones en
2015 y 5 millones más en julio de 2016.
175.5 millones de documentos generados bajo el esquema de SIIRFE,
correspondientes al periodo de 2003 al 31 de agosto de 2016. Estos
documentos se generaron en el marco de la operación del CECYRD.
Cumplen la condición de estar digitalizados, pero apenas a partir de
2014 empezaron a cumplir gradualmente la antigüedad de 10 años. A la
fecha, se han destruido 9.5 millones, 4.5 millones en 2015 y 5 millones en
julio del presente año.
Con la finalidad de generar las condiciones para proceder a destruir la
documentación electoral registral y así disponer de capacidad de almacenamiento
en el CECYRD, la DERFE inició en 2014 un proyecto enfocado a la digitalización y
destrucción de dicha documentación, de la siguiente manera:
Digitalizar la documentación correspondiente al periodo de 1991 a 2003,
iniciando con los Recibos de CPV, considerando que presentan un formato
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estandarizado, y por lo tanto, mejores condiciones técnicas para ser
digitalizados mediante un proceso automatizado.
Seleccionar los FUAR que vayan cumpliendo los 10 años de antigüedad, los
cuales ya se encuentran digitalizados.
En la figura 5 se muestra de manera esquemática la situación de los conjuntos
principales de documentos resguardados en el CECYRD, así como los alcances
generales del proyecto.
Figura 5. Conjuntos de documentos resguardados en el CECYRD al inicio del proyecto.
2.3.1 Digitalización de Recibos de Credencial para Votar.
Para 2016 se estableció una meta de digitalizar 18.5 millones de RCPV, de los
cuales para el quinto evento de destrucción se tiene preparado un conjunto de
aproximadamente 8 millones, mismos que comprenden Recibos de tipo Polaroid y
Unisys, dichos recibos han sido sometidos a un proceso de control de calidad, de
tal forma que se asegure que se encuentren digitalizados con las especificaciones
establecidas, de manera previa a su destrucción. Estos documentos se encuentran
contenidos en 3,874 cajas, como se muestra en la tabla 1.
1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Exp
ed
ien
te
Ele
ctr
ón
ico
Exp
ed
ien
te
Fís
ico
+ Verificación previa a la destrucción
* Cumplen gradualmente la condición de antigüedad de 10 años, a
partir de 2014
* Cumplen con la condición de estar digitalizados
+ Seleccionar los documentos que vayan cumpliendo los 10 años de
antigüedad
* Cumplen con la condición de antigüedad de 10 años
* No cumplen con la condición de estar digitalizados
+ Realizar la digitalización de los documentos y su integración al
Expediente Electrónico
No se realizó digitalización en este periodo
175.5 millones de documentos
294.2 millones de imágenes de Medios de Identificación
correspondientes
a 92.3 millones de trámites
100 millones de Recibos de Credencial para Votar de los cuales se
destruyeron 24 millones en los años 2014, 2015 y julio 2016
Centros Regionales de Cómputo
Modelo de Operación Desentralizado
Centro de Cómputo y Resguardo Documental
Modelo de Operación Centralizado
110 millones de Formatos de Actiualización175.5 millones de documentos de los cuales se destruyeron 9.5
millones en 2015 y julio 2016
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Tabla 1. Documentos considerados para el quinto evento de destrucción RCPV.
Para efectos del proceso de control de calidad, se desarrolló un módulo de consulta
de los Recibos de CPV, el cual permite verificar las imágenes de cada uno de los
recibos contenidos en las 3,874 cajas a destruir.
Asimismo, se desarrolló una aplicación que genera una cadena única de caracteres
para cada una de las imágenes de los documentos a ser destruidos. Esta cadena
se genera a partir del contenido de la imagen, se vincula al documento
correspondiente y se almacena de manera definitiva en la base de imágenes, a
efecto de asegurar su integridad y autenticidad.
Se debe precisar que las imágenes digitalizadas de los RCPV, una vez verificada
su calidad, se incorporan de manera automática en el expediente electrónico, de tal
forma que pueda ser consultado integralmente el expediente de cada ciudadana y
ciudadano, incluyendo los FUAR y Recibos de los movimientos que haya realizado.
2.3.2 Selección de FUAR que cumplen 10 años de antigüedad.
En cuanto a los 175.5 millones de documentos generados bajo el esquema SIIRFE,
considerando que éstos ya se encuentran digitalizados, para proceder a su
destrucción se debe realizar la selección de aquellos que vayan cumpliendo
gradualmente los 10 años de antigüedad.
El criterio que se ha definido para determinar la antigüedad de estos documentos
se basa en la fecha de la entrega de la Credencial para Votar, toda vez que es hasta
este momento cuando el documento queda requisitado completamente.
Polaroid Unisys Polaroid Unisys
Campeche 251,914 0 251,914 122 0 122
Chihuahua 481,800 0 481,800 230 0 230
Coahuila 2,641,114 0 2,641,114 1,266 0 1,266
Ciudad de México 0 1,180,800 1,180,800 0 369 369
Guanajuato 3,426,400 0 3,426,400 1,640 0 1,640
Morelos 518,700 0 518,700 247 0 247
Total 7,319,928 1,180,800 8,500,728 3,505 369 3,874
Tipo de RCPVTotalEntidad
No. de CajasTotal
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Sin embargo, en éste quinto evento no se tienen programada la destrucción de
documentos electorales registrales tipo FUAR.
2.3.3 Documentación electoral registral considerada en los anteriores eventos de destrucción, que en el periodo de la verificación de los representantes de los partidos políticos y día de destrucción, había sido requerida en préstamo.
Esta documentación electoral registral se refiere a la que se encontraba identificada
como prestada, al momento de la verificación de los representantes de los partidos
políticos y el día de la destrucción, y que por tal motivo no fue considerada en el
marco de los cuatro eventos de destrucción que se han llevado a cabo, como se
muestra en la tabla 2.
Tabla 2. Documentación electoral registral prestada y devuelta para su destrucción.
En la tabla mostrada se identifica que en los cuatros eventos de destrucción que
fueron llevados a cabo, quedaron pendientes de destruir un total de 5,147
documentos: 247 Recibos de Credencial para Votar y 4,900 FUAR.
De éstos, hasta el 4 de octubre de 2016 se han reintegrado al CECYRD 1,796
documentos: 85 Recibos de Credencial para Votar y 1,711 FUAR.
Dichos documentos serán considerados dentro del universo del Quinto Evento
de Destrucción, que tendrá verificativo en noviembre del presente año.
Documentos
considerados
para
destrucción
Documentos
que durante el
evento se
encontraban
prestados
Documentos
prestados que
han sido
devueltos
(hasta el 21 de
octubre)
Documentos
pendientes de
devolver (al 21
de octubre)
Documentos
considerados
para
destrucción
Documentos
que durante el
evento se
encontraban
prestados
Documentos
prestados que
han sido
devueltos
(hasta el 21 de
octubre)
Documentos
prestados que
han sido
devueltos
(hasta el 21 de
octubre)
Primero 4,993,550 46 4 42 0 0 0 0
Segundo 6,001,800 42 22 20 2,536,440 2,049 1,156 893
Tercero 8,001,862 114 61 53 2,003,343 1,217 490 727
Cuarto 5,001,463 45 2 43 5,001,476 1,634 91 1,543
Total 23,998,675 247 89 158 9,541,259 4,900 1,737 3,163
Evento de
Destrucción
Recibos de Credencial para Votar Formatos Únicos de Actualización y Recibo (FUAR)
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3 Marco jurídico-normativo.
3.1 Reforma Electoral 2008.
Con la Reforma al Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales
(COFIPE), publicada en el Diario Oficial de la Federación el 14 de enero de 2008,
se estableció el periodo de custodia de la documentación relativa a los movimientos
realizados en el Padrón Electoral.
Asimismo, se establecieron la atribución de la Comisión Nacional Vigilancia para
determinar el procedimiento de destrucción de dicha documentación y la obligación
para la DERFE de conservar copia digitalizada de la misma.
Lo anterior, en los párrafos 10 y 11 del Artículo 199:
10. La documentación relativa a los movimientos realizados en el padrón electoral
quedará bajo la custodia y responsabilidad de la Dirección Ejecutiva del Registro
Federal de Electores y sus vocalías, por un periodo de diez años. Una vez
transcurrido este periodo, la Comisión Nacional de Vigilancia determinará el
procedimiento de destrucción de dichos documentos.
11. La documentación referida en el párrafo anterior será conservada en medio digital
por la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores y sus Vocalías.
3.2 Reforma Electoral 2014.
La Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales (LGIPE) expedida a
partir de la Reforma Electoral de 2014 mantiene las atribuciones y obligaciones
referidas en el punto inmediato anterior, específicamente en el Artículo 155, párrafos
10 y 11:
10. La documentación relativa a los movimientos realizados en el Padrón Electoral
quedará bajo la custodia y responsabilidad de la Dirección Ejecutiva del Registro
Federal de Electores y sus vocalías, por un periodo de diez años. Una vez
transcurrido este periodo, la Comisión Nacional de Vigilancia determinará el
procedimiento de destrucción de dichos documentos.
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11. La documentación referida en el párrafo anterior será conservada en medio digital
por la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores y sus vocalías.
3.3 Clasificación de la información contenida en la documentación electoral
registral.
La LGIPE y el Reglamento del Instituto Nacional Electoral en materia de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, establecen que los datos
personales proporcionados por las y los ciudadanos al Registro Federal de
Electores son confidenciales.
Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales (LGIPE).
Artículo 126. 3. Los documentos, datos e informes que los ciudadanos proporcionen al Registro Federal de Electores, en cumplimiento de las obligaciones que les impone la Constitución y esta Ley, serán estrictamente confidenciales y no podrán comunicarse o darse a conocer, salvo cuando se trate de juicios, recursos o procedimientos en los que el Instituto fuese parte, para cumplir con las obligaciones previstas por esta Ley, en materia electoral y por la Ley General de Población en lo referente al Registro Nacional Ciudadano o por mandato de juez competente. Reglamento del Instituto Nacional Electoral en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Artículo 2
Glosario
1. Además de las definiciones previstas en el artículo 3 de la Ley General de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, para los efectos del presente
Reglamento, se entenderá por:
…
XVI. Datos personales: la información concerniente a una persona física,
identificada o identificable;
Artículo 15
De la información confidencial
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1. La información confidencial no estará sujeta a temporalidad alguna y sólo podrán
tener acceso a ella los titulares de la misma, sus representantes y los servidores
públicos facultados para ello.
2. Se considera como información confidencial:
I. La que contiene datos personales;
Artículo 18
Del manejo de la información reservada y confidencial
1. La información de carácter reservado o confidencial, de acuerdo con la
clasificación que realicen las áreas del Instituto, no estará a disposición de
terceros, incluidas las representaciones de los partidos políticos y los Consejeros
del Poder Legislativo ante el Consejo y, en su caso, ante los consejos locales y
distritales, hasta en tanto mantenga ese carácter, con excepción de lo dispuesto
en los artículos 126, párrafo 4 de la Ley; y demás aplicables del Reglamento
Interior del Instituto Nacional Electoral y del Reglamento de Sesiones del
Consejo.
Lineamientos para el Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Validación de Datos Personales en Posesión de la Dirección Ejecutiva del Registro Federal De Electores
1. Para los efectos de los presentes Lineamientos, se entenderá por:
…
Datos personales: La información concerniente a una persona física, identificada
o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida
a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar,
domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas,
creencias o convicciones religiosas o filosóficas, el estado de salud físico o
mental, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad.
…
9. Los datos personales que las y los ciudadanos proporcionen a la Dirección
Ejecutiva, en cumplimiento con las obligaciones que les impone la Constitución y
el Código, serán estrictamente confidenciales, y no podrán comunicarse o darse
a conocer, ni utilizarse para otro fin con excepción de lo que dispone el Código.
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Por su parte, los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de
la Información del Instituto Federal Electoral, establecen que la información
confidencial permanecerá como tal por tiempo indefinido.
Capítulo II. De la Clasificación. Sección Primera. Del Procedimiento de Clasificación. Octavo. La información confidencial permanecerá como tal por tiempo indefinido…
Por lo anterior, la documentación electoral registral que contiene los datos
personales de las y los ciudadanos está clasificada como confidencial por tiempo
indefinido.
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4 Objetivos.
General.
Establecer el procedimiento y los periodos para llevar a cabo el quinto
evento de destrucción de la documentación electoral registral de los
movimientos al Padrón Electoral con más de 10 años de antigüedad y
que se encuentra respaldada en medio digital, así como para realizar la
verificación previa de una muestra de la documentación a ser destruida.
Específicos.
Exponer los antecedentes y situación actual de la evolución del
expediente documental registral y electrónico de los movimientos al
Padrón Electoral, así como del proyecto para digitalización y destrucción
de la documentación con más de 10 años de antigüedad.
Determinar el método estadístico para la selección de la muestra de la
documentación a destruir en el quinto evento, que será verificada por las
representaciones partidistas en el CECYRD.
Establecer el procedimiento para efectuar la verificación de una muestra
de la documentación electoral registral a destruir.
Establecer el procedimiento de destrucción física de la documentación
electoral registral, así como las medidas de seguridad para garantizar la
confidencialidad de los datos personales contenidos en dicha
documentación.
Definir el cronograma de las actividades de verificación y destrucción de
la documentación electoral registral.
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5 Alcance.
El alcance del quinto evento de destrucción considera la destrucción de los Recibos
de Credencial para Votar correspondientes al periodo de 1991 a 2003, mismos que
han cumplido los 10 años de antigüedad y que han sido digitalizados e integrados
al expediente electrónico:
Tipo de Documento No. de Cajas No. de Doctos
Recibos de Credencial para Votar 3,874 8,500,728
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6 Procedimiento de verificación para RCPV y FUAR.
6.1 Selección de la muestra.
La muestra será generada mediante un método estadístico aleatorio, considerando
que sea representativa del conjunto de 8,500,728 Recibos de Credencial para Votar.
Para el caso de los RCPV, se propone un diseño de muestreo por conglomerados,
determinándose un número mínimo de 396 cajas a revisar, que contienen
aproximadamente 868,000 documentos.
Las cajas seleccionadas para la muestra se conformarán en 9 subconjuntos de 44
cajas, uno para cada representación partidista.
Una vez seleccionada la muestra de cajas a revisar, se tienen dos alternativas:
Seleccionar una muestra aleatoria de Recibos a revisar dentro de cada una
de las cajas.
Que cada representación partidista determine el método para seleccionar los
documentos a revisar.
6.2 Sorteo de subconjuntos.
Una vez seleccionados los 9 subconjuntos para cada tipo de documento, se llevará
a cabo un sorteo para determinar el subconjunto que será asignado a cada
representación partidista.
Al término del sorteo se entregará a cada representación un archivo nominativo que
contenga la referencia de las cajas a revisar.
6.3 Disposición de información en la aplicación para verificación de RCPV.
La Dirección de Operaciones del CECYRD procederá a generar una base de datos
con los registros involucrados, así como a disponer la documentación digitalizada a
través de una aplicación, de tal forma que pueda ser verificada por las
representaciones partidistas.
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La aplicación mostrará la imagen de los Recibos de Credencial para Votar que serán
destruidos de acuerdo al número de caja seleccionado.
6.4 Ejecución de la verificación
La verificación se llevará a cabo en las instalaciones de la Dirección de Operaciones
del CECYRD, durante siete días. Asimismo, se considera un día para carga de las
cajas con la documentación electoral registral y otro para la descarga e inicio de
destrucción física de la misma.
De acuerdo al procedimiento propuesto para generar la muestra, cada una de las
representaciones partidistas revisará 44 cajas con documentación electoral registral
a destruir, a razón de ocho o nueve cajas por día.
A cada representación le será asignado un equipo de cómputo, con la finalidad de
que puedan efectuar la verificación de que la documentación electoral registral esté
digitalizada.
Asimismo, se asignará por cada representación partidista un servidor público del
CECYRD, con la finalidad de que vaya disponiendo de manera continua las cajas
con la documentación electoral registral a verificar.
6.5 Verificación de la documentación electoral registral que se encontraba
prestada, en el periodo de la verificación de los partidos políticos y día de
destrucción en los anteriores eventos.
La verificación de la copia digitalizada de la documentación electoral registral que
se encontraba identificada como prestada, al momento de la verificación de los
representantes de los partidos políticos y que ya fue reintegrada al CECYRD, en el
marco de los cuatro eventos de destrucción que se han llevado a cabo, se propone
se realice de la misma manera que el resto de la documentación motivo del presente
procedimiento.
Para la verificación de esta documentación, se dispondrá la totalidad de RCPV y
FUAR a las representaciones partidistas, para que por medio del aplicativo tengan
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acceso a las imágenes, mismas que podrán verificar bajo las dos alternativas
siguientes:
Seleccionar una muestra aleatoria de documentos a revisar dentro de cada
una de las cajas.
Que cada representación partidista determine el método para seleccionar los
documentos a revisar.
Esta documentación será integrada en cajas y serán identificadas con una etiqueta
que describa el tipo y el total de documentación electoral registral resguardada en
las mismas. Estas serán leídas y cargadas al transporte al final de la carga de las
cajas correspondientes al evento de destrucción en cuestión.
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7 Procedimiento de destrucción.
Escenario propuesto.
Con base en la experiencia de eventos anteriores, se propone un escenario de
destrucción en planta recicladora, sin costo para el Instituto, por ser ecológico y de
rápida instrumentación, implementando las medidas de seguridad que garanticen la
confidencialidad de los datos contenidos en la documentación electoral.
Beneficios:
Se garantiza la confidencialidad de los datos, ya que no queda residuo.
El proceso será supervisado en todo momento por las representaciones
partidistas.
Procedimiento ecológico, al realizarse en planta recicladora.
Sin costo para el Instituto.
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8 Cronograma de actividades.
Para realizar las actividades de verificación y destrucción de la documentación
electoral registral, se propone a las representaciones partidistas un cronograma de
actividades, el cual considera 7 días hábiles, como se muestra en los cuadros
siguientes:
Septiembre Octubre Noviembre
1Definición del procedimiento de destrucción física de la
documentación
2Definición del procedimiento de verificación de una muestra de la
documentación a destruir
3Definición del método estadístico para seleccionar la muestra de
cajas y documentos a verificar
4 Aprobación de los procedimientos en el GTPT
5 Acuerdo de la Comisión Nacional de Vigilancia
6Selección de la muestra e integración de los 9 subconjuntos, uno
por cada representación partidista
7 Sorteo de subconjuntos
8 Verificación de la documentación a destruir
9 Carga y sellado de la caja del vehículo
10 Apertura de la caja del vehículo
11 Descarga de la documentación
12 Destrucción física de la documentación
13 Cierre del evento
A
P
R
O
B
A
C
I
O
N
D
E
P
R
O
C
E
D
I
M
I
E
N
T
O
S
S
E
L
E
C
C
I
Ó
N
D
E
L
A
M
U
E
S
T
R
A
Supervisión de los representantes de los partidos políticos:
E
J
E
C
U
C
I
Ó
N
2016
27.10
27.10
27.10
27.10
08.11
14.11
14.11
14.11 18.11
22.11
23.11
23.11
23.11
23.11
26.09
26.09
26.09
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Coordinación de Procesos Tecnológicos
Dirección de Operaciones del CECYRD
A continuación se detalla las actividades descritas en los puntos 9 al 12 del
cronograma anterior:
Día Actividad Tiempo estimado Observaciones
1.
Carg
a d
e
docum
enta
ció
n Apertura del acta del
evento en el CECYRD A partir de las 9:00 horas
Se contará con la presencia de un funcionario adscrito a la Oficialía Electoral del Instituto, para dar fe del evento
Carga de documentación en vehículo (tráiler)
7 horas Se realizará con personal de la empresa
Sellado de caja del vehículo
1 hora
Se asegurarán las puertas con candados de seguridad, y se sellarán con etiquetas firmadas por los participantes en el evento.
2.
Destr
ucció
n d
e
docum
enta
ció
n
Traslado del CECYRD a la planta recicladora en Atlangatepec, Tlaxcala.
De las 08:00 a las 10:30 horas
El vehículo será escoltado por personal de seguridad durante el traslado.
Apertura de caja del vehículo
30 minutos Verificación y retiro de candados y etiquetas
Descarga de documentación
5 horas
La descarga y el proceso de destrucción son simultáneos
Proceso de destrucción de la documentación y conclusión del evento
Variable, en función del proceso
Tabla 3. Actividades para llevar a cabo el procedimiento de destrucción de la documentación.
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9 Acciones instrumentadas para la continuidad y optimización de los
eventos de destrucción.
Con la finalidad de asegurar la continuidad y la optimización de los
procedimientos para la destrucción de la documentación electoral, se
instrumentarán las siguientes acciones:
Cons. Área de Oportunidad Acciones Instrumentadas
1
Optimización de las actividades de carga y descarga de documentación.
La carga de la documentación electoral registral se realizará desde origen y se colocará en barcinas (costales) de gran capacidad y resistencia.
2
Impactos en el proceso de destrucción física, derivado de la cinta adhesiva y las fotografías que incorporan los RCPV, lo que incide en el tiempo total de destrucción.
Solicitar a la empresa un reporte de los tiempos reales de destrucción de los RCPV, así como posibles acciones para disminuir estos tiempos.
3
Por las políticas de seguridad de las plantas, la alimentación a los equipos de destrucción se realiza por personal de las mismas, lo que dificulta el control total del personal del Instituto en éstas actividades.
Establecer con el personal de la empresa, acciones que permitan disminuir la caída de la documentación durante su descarga y colocación en la banda transportadora, y recolección inmediata de la documentación involucrada para su destrucción.
