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Aquí comienzan a ser realidad tus sueños

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Fecha: 30-07-2010

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ACTA INSTITUCIONAL

FECHA: JUNIO 8 DE 2.012 HORA: 7:00 AM LUGAR: AUDITORIO INGENIENIAS

MIEMBROS CARGO

VER LISTADO DE ASISTENCIA

A = Asistió EX = Se Excusó NA = No Asistió

INVITADOS ESPECIALES

Arturo Barba Ho Asesor externo

ORDEN DEL DIA

1. Registro de Asistencia 5. Socialización Organigrama y Mapa de procesos

2. Saludo de Bienvenida 6.Desayuno

3. Metodología de trabajo Presentación comité de calidad

a. (Responsabilidades)

7.Taller teórico practico a) Enfoque por procesos b) Ciclo phva c) Caracterización d) Listado maestro de documentos e) Listado maestro de registros

f) Planes de trabajo por proceso

4. Articulación PDI - SGC 8 Almuerzo

DESARROLLO DE LA SESION:

Registro de Asistencia (ver listado de asistencia)

Saludo de Bienvenida

COMITÉ DE CALIDAD ACTA No. 36

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Siendo las 7:15 Am del día 08 de Junio de 2.012, se da inicio al taller teórico práctico con los líderes de los procesos institucionales definidos en el mapa de procesos con el fin de alcanzar los siguientes logros al finalizar la jornada de trabajo.

1. Caracterizaciones actualizadas 2. Listado maestro de documentos 3. Listado maestro de registros 4. Planes de trabajo por proceso

Se presenta el saludo de bienvenido por parte de la representante de la dirección y el asesor interno con la intensión de enfocar al grupo hacia el trabajo en equipos con el fin de sacar adelante el sgc en la FCECEP, y en la importancia de la participación de cada uno en la implementación.

Metodología de trabajo La metodología de trabajo será exposición por parte de los líderes de calidad, con la participación activa por parte de los asistentes, se sugiere dejar los celulares en silencio con el fin de no afectar las exposiciones, se facilitan portátiles para cada proceso y se organiza el auditorio de acuerdo con el mapa de procesos. A continuación se presentan algunos criterios de trabajo como son:

1. Nombremos un moderador y respetemos la palabra de los compañeros. 2. Designemos un monitor para el seguimiento al cumplimiento del orden del día. 3. Aprovechemos el tiempo de trabajo en las actividades asignadas. 4. Cuando estemos trabajando al interior de los grupos, evitemos ruidos que interrumpan el

trabajo de los demás compañeros. 5. Evitemos salir constantemente del auditorio. 6. Respetemos las fechas establecidas para la entrega del trabajo. 7. Dispongámonos para hacer de esta jornada de trabajo, la consolidación del comité de

calidad, con el objetivo de alcanzar los logros esperados. Adicionalmente y con el fin de monitorear constantemente el trabajo en los grupos establecidos, se definen facilitadores para cada proceso así:

PROCESO FACILIADOR

Gestión de la Direccion Arturo Barba Ho

Gestión Académica William Alfredo Biojo Garces

Mejoramiento Continuo Arturo Barba Ho

Admisiones, Registro y Control Académico Adriana Romero Mora

Prestación del Servicio Académico William Alfredo Biojo Garces

Gestión de Recursos Georgette Garcia Bermeo

Gestión del Talento Humano Georgette Garcia Bermeo

Bienestar Institucional Adriana Romero Mora

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Presentación comité de calidad (Responsabilidades)

Cargo Nombre Autoridad Responsabilidad Lider Operativo

Presidente Oliverio Hoyos X

Dir. Administrativa y Financiera Georgette Garcia Bermeo X

Asistente de Rectoria Paola Villani X

Rector William Velasquez X

Decano Luis Fernando Perez X

Coordinadora Academica Johana Martinez Castillo X

Rector William Velasquez X

Jefe de Tic Juan Carlos Marin V X

Docente - Autoevaluacion Edwin Jairt Bastidas X

Vicepresidente de Mercadeo Claudia Posso Gomez X

Director de Mercadeo Cesar A Gomez Hoyos X

Asesora Comercial Elsa Mireya Arellano X

Decano Luis Fernando Perez X

Docente Tc Leon Horacio Parra X

Docente Tc Maribel Piso X

Dir. Administrativa y Financiera Georgette Garcia Bermeo X

Coordinador Servicios generales Jose Felix Acosta X

Coordinador de Biblioteca Jhon jairo agredo X

Dir. Administrativa y Financiera Georgette Garcia Bermeo X

Jefe de GTH Jose Eyner Obonaga X

Asistente de GTH Claudia L Ceron C X

Rector William Velasquez X

Director de Bienestar Diego Luis Ballesteros X

Secretaria de Bienestar Sandra Lorena GalloX

Representante Legal Diego Jimenez Duque X

Dir. Administrativa y Financiera Georgette Garcia Bermeo X

Dir. Administrativa y Financiera Georgette Garcia Bermeo X

Secretario General Guido Javier Velasquez X

Secretaria de Sec. General Katerine Marin X

Secretaria de Sec. General Katerine Marin X

Presidente Oliverio Hoyos X

Contralor Euliquio Perea X

Auditoras Miriam Daza- Sandra Gamboa X

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Aquí comienzan a ser realidad tus sueños DOCUMENTO NO

CONTROLADOMATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Procesos

ES

TR

AT

EG

ICO

S

GESTIÓN DE LA

DIRECCIÓN

GESTIÓN

ACADÉMICA

MEJORAMIENTO

CONTINUO

MIS

ION

AL

ES

ADMISIONES,

REGISTRO Y

CONTROL

ACADEMICO

PRESTACION DEL

SERVICIO

ACADÉMICO

AP

OY

O

GESTIÓN DE

RECURSOS

GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

BIENESTAR

INSTITUCIONAL

GESTION

ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

SECRETARIA

GENERAL

JURIDICO

CONTRALORIA,

REVISORIA Y

AUDITORIA

Representante de la Calidad Req. 5,5,2 Georgette Garcia Bermeo

Directora de Calidad. Apoyo a todos los procesos - Adriana Romero Mora

Auditor de Calidad : Juan Carlos Marin Velez

Asesores Internos: Mario Hernan Colorado y William Alfredo Biojo Garces

Asesor Externo: Arturo Barba Ho

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Articulación PDI – SGC En la articulación del plan de desarrollo se presenta el mapa estratégico de la institución en el cual se observa la perspectiva financiera con enfoque hacia la sostenibilidad, el crecimiento y la rentabilidad de la institución. El enfoque hacia los clientes donde se prioriza el reconocimiento, la acreditación, cobertura, capacidad instalada. En el enfoque a procesos internos contamos con docencia, investigación, responsabilidad social, calidad e infraestructura. En el enfoque aprendizajes, se evidencia PEI, Talento Humano, capacitación y por ultimo hechos y datos, todos en busca de alcanzar la misión de la institución que reza: Que al año 2017 la FCECEP se encuentre posicionada en el ámbito local, regional y nacional como una institución de Educación Superior Técnica Profesional, Tecnológica y Universitaria, acreditada por su comunidad y por los organismos oficiales, con programas competentes y pertinentes”.

DIRECTRIZ ESTRATEGICA Brindar un servicio educativo y bienestar al alcance de la comunidad, que contribuya a la sostenibilidad y desarrollo institucional

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Direccionamiento PDI 2011-2017

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5. Socialización Organigrama

Socialización Mapa de procesos v-4

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Se socializa la versión 4 del mapa de procesos el cual no ha tenido variación en los procesos, únicamente se quiere visualizar el mejoramiento continuo del SGC por lo que se le adicionaron las flechas azules que muestran el ciclo. Se solicita por parte de los líderes de los procesos definir los subprocesos que componen a cada uno de los procesos, esto con el fin de poder determinar el alcance de proceso,

Taller teórico practico Enfoque por procesos: dado que la NTC ISO 9001 promueve la adopción del

enfoque a procesos, cuando se desarrolle e implemente un SGC, con el fin de aumentar la satisfacción del cliente y dar cumplimiento a los requisitos especificados, adicionalmente buscando funcionar de manera eficaz, se deben determinar, especificar y listar diferentes actividades que de alguna forma de interrelacionen entre si.

Cuando se habla de enfoque a procesos básicamente se trata de un conjunto de actividades que realiza un proceso para que al final sus salidas se conviertan en entradas para otro procesos, es dice que sus resultados sean los insumos para los demás procesos.

Ciclo phva; se da una breve explicación de las cuatro etapas que componen el ciclo PHVA: Planear: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir de

acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la Institución. Hacer: implementar los procesos Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos

respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto e informar los resultados.

Actuar. Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

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Caracterización: Es la identificación de todos los elementos que intervienen en un

proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo.

En el momento de elaborar las caracterizaciones a los diferentes procesos de la FCECEP se

debe tener en cuenta que debe contener:

Objetivo que es el resultado que el proceso aspira lograr con base en el entendimiento

de su misión. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas,

actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la organización y la satisfacción

del cliente.

Alcance: Es acordar con qué actividad se inicia el proceso y con cuál termina.

Líder del proceso: Es la persona que le ha sido asignada la responsabilidad y autoridad

de liderar el proceso.

Entradas o insumos: Son las materias primas y materiales directos tangibles o

intangibles que el proceso necesita para obtener sus productos/servicios.

Actividades del proceso: Son las etapas que el proceso requiere realizar para

transformar los insumos/entradas o materias primas en los productos/resultados/salidas.

Se plantean en términos de P-H-V-A.

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Salidas: son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las

entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Se

convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida,

repitiéndose el ciclo.

Clientes: Son tantos los internos como los externos que reciben directamente los

productos y/o servicios que genera el proceso.

Proveedores: Son las entidades/procesos internos y externos que entregan los insumos.

Indicadores: Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del

proceso. También se les conoce como puntos de control.

Importancia de caracterizar procesos.

Determina los rasgos distintivos de un proceso

Identifica la interrelación del proceso con otros procesos.

Facilita el despliegue de los objetivos y el cumplimiento de las estrategias.

Identifica las posibilidades de hacer más eficiente los procesos.

Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesos.

Identifica los controles excesivos entre procesos internos.

Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (clientes-proveedores

internos).

Crea conciencia en los resultados.

Facilita la definición de indicadores de gestión.

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Listado maestro de documentos y Listado maestro de registros:

Se entregan los formatos y el procedimiento institucional para el control de los documentos y registros de acuerdo con el requisito No 4.2.2 Control de Documentos y 4.2.3 Control Registros. Se da claridad que el procedimiento está en proceso de actualización por parte del Comité de calidad.

Planes de trabajo por proceso

Se entrega el formato para definir los planes de trabajo por cada uno de los procesos, en el cual se deben definir las actividades y los responsables, así como la fecha de seguimiento y observaciones Por último se muestran la estructura del SGC que debemos tener para la certificación como son:

Manual de calidad Organigrama Mapa de procesos Caracterización por procesos Listado maestro de documentos por proceso Listado maestro de registros por procesos Procedimientos obligatorios

Para el almacenamiento de la información que se está generando con la implementación del SGC por cada proceso se hace entrega de memorias USB de 4gb a cada líder de responsabilidad. Adicionalmente se hace entrega de las normas ISO 9001 Y GTC 200 a cada proceso, así como borradores de caracterización para facilitar la construcción de los documentos propios de la FCECEP.

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Se inicia con el apoyo y la elaboración de las caracterizaciones, esperando que al final de ejercicio se cuente al menos con los objetivos de cada uno de los procesos. Al finalizar el ejercicio se exponen los objetivos y alcances de cada proceso, concluyendo que para el próximo 25 de Julio se entregaran los ejercicios completos en las USB. Se da retroalimentación a cada líder por parte de los asesores de calidad el Ing. Barba Ho, William Biojo y el Dr., Mario Hernan Colorado. Para la entrega se visitaran por parte de la dirección de calidad a cada líder responsable para recoger la información de cada uno y posteriormente se enviara la retroalimentación. Siendo las 2:00 pm de la tarde se da por terminada la reunión. Se anexa listado de asistencia (22 asistentes)

ADRIANA ROMERO MORA Directora de Calidad