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El 2017 está iniciando y seguramente tu departamento de marketing y ventas está empezando la planeación para incrementar el número de alumnos del año pasado. Para esto, no solo debes centrarte en mejorar tus resultados, sino en las métricas que obtuviste a lo largo del año para optimizar cada uno de tus procesos.

Para realizar esto, las preguntas clave a responder son las siguientes:

¿Cuántas visitas tuviste a tu sitio web?

¿De tus visitas, cuántos se convirtieron en contactos?

¿Cuántos de ellos se convirtieron en prospectos? Es decir, aquellas personas con posibilidades de inscribirse a uno de tus programas educativos.

¿Cuántos de ellos asistieron a una cita presencial a tus instalaciones?

¿Cuántos de ellos se inscribieron?

¿Cuántos prospectos perdiste?

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Con estos números debes crear un cuadro como el siguiente:

Después de completar el cuadro, debes revisar la inversión que has tenido en cada uno de estos rubros y sacar porcentajes de cuántos de tus candidatos se quedan en cada etapa, es decir, revisar qué porcentaje de visitas se convierten en contactos, qué porcentaje de contactos se convierten en prospectos, y el porcentaje de citas que se convierten en inscripciones.

Con estos porcentajes detectarás dónde se está deteniendo tu proceso de inscripción y en esas etapas es donde debes invertir en mejoras.

Esta tabla debe ser el control de tus resultados del año pasado y podrás usarlo para el año que inicia; aquí puedes descargar un archivo Excel para llenarlo junto con el departamento de marketing y admisiones.

A continuación, te explicamos cada uno de los rubros y al final te damos algunas ideas para mejorar en cada una de estas etapas:

Visitas a sitio web

SeptiembreAgosto Octubre Noviembre Diciembre

Contactos

Prospectos

Citas

Inscripciones

Prospectos Perdidos

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Contactos La métrica más importante no solo es conocer el número de contactos que obtuviste en cierto periodo de tiempo, sino saber por qué medio digital ingresaron (página web, páginas de destino, correo electrónico, redes sociales, chat, etcétera) o cuántos se adquirieron desde offline, (cuántos fueron prospectados por tus vendedores, exposiciones, ferias, call center, etcétera). Recuerda que entre más detallado sea tu reporte, podrás crear un mejor plan.

Medios de contacto online:

Registros en sitio web

Registros en páginas de destino

Registros en newsletter

Chat

Redes sociales

Medios de contacto offline:

Call Center

Contactos de vendedores

Contactos de exposiciones, ferias o eventos

Visitas a las instalaciones

Visitas Aquí empieza todo, si no tienes la información del número de visitas a su sitio web, este es el momento de empezar a hacerlo. Seguramente te sorprenderás de cuántas personas han entrado a tu página buscando información de tu oferta educativa.

En este rubro no solo tienes que ver el número de visitas, sino también contemplar el número de visitantes únicos. Las visitas son las veces que tu sitio web fue visto, es decir, una persona pudo generar varias visitas, mientras que los visitantes únicos son aquellos usuarios que visitan tu sitio con una misma IP.

El cuadro unificado se vería de la siguiente forma, aquí lo puedes descargar.

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Prospectos Los prospectos son personas interesadas en tu oferta educativa, pero no necesariamente son personas que vayan a inscribirse. Es importante que tengas claro quién es tu público objetivo para prospectar de forma correcta. Deberás conocer si trabajan o solo estudian, nivel socioeconómico, escuela de procedencia, intereses, y clasificarlos de acuerdo a la calidad; aquí deberás definir cuáles son tus prospectos de alta, mediana y baja calidad.

Inscripciones Este número te será mucho más fácil de obtener ya que la información está en tu contabilidad.

Reinscripciones Por último, es muy importante conocer, de todos estos alumnos, cuáles se volvieron a inscribir en tu escuela o universidad en el siguiente cuatrimestre, semestre o año escolar.

Citas Una vez que tienes una lista de prospectos, deberás analizar cuántas citas generaste para a cada uno de ellos. Es importante que tomes como cita el momento en el que invitas a los interesados a asistir a tus instalaciones para brindar más información de tu oferta educativa.

Genera un análisis del número de citas a tus prospectos:

Propuestas a alumnos de alta calidad

Propuestas a alumnos de mediana calidad

Propuestas a alumnos de baja calidad

Con estos datos podrás analizar todos los rubros y crear iniciativas y estrategias para cada uno de ellos. Lo importante será elevar los resultados, como las tasas de conversión entre una y otra etapa, es decir, si tienes 1,000 visitas al sitio web, 100 contactos, 10 citas y 1 inscripción, puedes optar por incrementar tus visitas y así conseguir más alumnos.

A continuación, se muestra un cuadro de métricas con una tasa de con-versión promedio del mercado actual en la educación, en el cual se hace una suposición de una inversión en Adwords de $100,000.00.

Para incrementar las visitas, puedes optar por la compra de anuncios en buscadores o redes sociales, con el objetivo de mejorar tu posicionamiento, o compartiendo contenido de interés a tus prospectos a través de mailing, newsletters o medios sociales.

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Inversión

Medio

Costo por clic

Visitas a sitio web

Tasa de conversión

Contactos

Tasa de conversión

Prospectos

Tasa de conversión

Citas

Tasa de conversión

Inscripciones

Prospectos Perdidos

$ 100,000

Adwords

$ 8.00

12,500

3 %

375

85 %

319

15 %

48

85 %

41

334

Para incrementar la tasa de conversión de visitas a contactos debes mejorar tu página y/o páginas de registro. Si inviertes en publicidad busca dirigirla en todo momento a una página de registro. Para esto te recomendamos implementar las mejores prácticas de una landing page para escuelas y universidades, aquí un eBook para conocerlas.

Para incrementar la tasa de conversión de contactos a prospectos debes analizar la fuente de la que provienen tus leads, así como la tasa de conversión de tus medios, es decir, del call center, de los vendedores, etcétera

Si detectas que las reinscripciones son muy bajas, puedes crear estrategias para fidelizar a tus alumnos. Al igual que en el punto anterior, esto lo puedes crear de forma automatizada; por ejemplo, en el caso de las escuelas, si tienes muchos estudiantes de preparatoria, una gran iniciativa sería hacer campañas de marketing automatizado para que se inscriban en tu universidad.

Recuerda que lo que no se mide no se puede mejorar, por ello, lo primero que debes hacer es dedicarle el tiempo necesario a la recolección de métricas; segundo, estudiarlas a profundidad; y tercero, buscar opciones para incrementar el volumen y la tasa de conversión en cada etapa.

Si estás iniciando la planeación de tu estrategia del 2017, en DigitAll Business podemos asesorarte con base en los resultados que obtuviste durante 2016, para optimizar cada uno de tus procesos y así lograr mejores resultados.

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