¿Cómo definen un proyecto exitoso? - GALA Global · de quién es cada responsabilidad:...
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¿Cómo definen un proyecto exitoso?
Un proyecto exitoso es aquel en el que las expectativas del cliente se han cumplido y todas
las partes interesadas (stakeholders) están conformes.
¿Quiénes son los “stakeholders” de un proyecto?
Cliente
Account Manager
Project Manager
Proveedores (Traductores, correctores, ingenieros, etc.)
¿Algún otro?
¿Qué parámetro podemos usar para analizar si un proyecto ha sido exitoso?
Las expectativas del cliente van a definir el ALCANCE o SCOPE del producto.
Esta definición del alcance del proyecto es la primera, y tal vez más importante,
tarea del Project Manager.
Scope del producto
Características que describen a un producto, servicio o resultado.
Scope del proyecto
El trabajo que debe ser llevado a cabo para entregar un producto, servicio o resultado con las características especificadas.
Lo primero que vamos a definir: Scope del producto
qué incluye el proyecto qué NO incluye el proyecto qué espera recibir el cliente cómo espera recibirlo de quién es cada responsabilidad cuáles son los tiempos (timeline)
1. Analizar el marco referencial del cliente para comenzar a delinear el Scope del producto.
¿Existe en el contrato alguna especificación? (QA de cada proyecto, por ej.)
2. Analizar la comunicación del cliente
- ¿Qué espera recibir?
- ¿Preguntas?
- Discutir lo que sea necesario para definir qué espera recibir.
Algunos proyectos son muy sencillos...
Ejemplo:
Veamos si podemos responder a las preguntas básicas:
qué incluye el proyecto: DTP
qué NO incluye el proyecto: tareas lingüísticas
qué espera recibir el cliente: documento INDD en francés
cómo espera recibirlo: a definir, probablemente ftp, basado en experiencia previa
de quién es cada responsabilidad: SpeakLatam: DTP.
cuáles son los tiempos: indefinidos, a pactar con el cliente.
Sencillo, ¿verdad?
En este proyecto, se cayó en el ERROR más peligroso de Pming : ASUMIR.
Al definir el Scope de un producto, NO se debe asumir.
En este caso, asumí que:
1. traducción (o tareas lingüísticas) no estaban incluidas...
2. mi entendimiento de DTP era exactamente igual al del cliente, porque todos definimos las tareas de la misma forma...
En este caso y según la definición de mi cliente, DTP incluye desde la puntuación hasta los términos traducidos de manera distinta en el mismo documento.
¿Cómo?
Mediante un pequeño documento, que puede ser similar a las instrucciones que enviamos al
vendor/responsable de DTP
¿Para qué?
Detectar la necesidad de “edición + DTP” que existía en este proyecto, y adaptar el proceso.
scope creep = cambios no controlados en el scope del producto
¿Cuáles son las conclusiones del análisis post-mortem de este proyecto?
Prevenir las instancias en las que se asume el scope.
Producir un pequeño documento descriptivo de cada servicio que provee la empresa.
Compartir este documento con el cliente: en la instancia de negociación o antes de cada proyecto
Cambiar el proceso de aceptación de proyectos de la empresa incluyendo una pequeña lista de descripción de tareas en el mail de confirmación.
En resumen…Scope del producto
Analizar
Definir
Acordar y comunicar
Una vez definido el scope del producto, el Project Manager va a pensar en:
Scope del proyecto = el proceso adecuado para alcanzar los objetivos.
Selección del proceso de acuerdo resultados deseados.
Es común aferrarse al clásico proceso TEP > involucra más pasos y ¿nos hace sentir más seguros en cuanto a la calidad?
Ejemplo: Nuevo cliente Industria: marketing
Necesita: reemplazar a su proveedor actual; hacer traducción, corrección y revisión final
Material existente: guía de estilo muy ordenada
Público objetivo: personas con nivel de estudios primarios
Primeros resultados > gran cantidad de cambios Trabajo interno > analizar cómo plasmar estos cambios en instrucciones para el equipo para reducir la cantidad de cambios y alcanzar el estilo propuesto por el cliente
Conclusión > el estilo propuesto es más sencillo en lenguaje con traducciones más literales y muchos anglicismos.
Resultados:
Búsqueda de procesos alternativos > analizar diferentes vendors, redactar diferentes instrucciones, etc. El producto de traductores junior del equipo se acerca más a los requerimientos del cliente. Se propone al cliente intentar un proceso diferente que solo incluya traducción y revisión final Obtenemos resultados esperados por el cliente.
Ejemplo: Cliente existente muy exigente Proceso habitual: TR+ED en todos los proyectos Necesita: utilizar una nueva herramienta que descontextualiza el texto. Material existente: muchísima referencia Problema: sumarle al equipo la tarea de chequear los segmentos en el original para definir si es título, bullet, etc., va a quitar demasiado tiempo y puede poner en riesgo la calidad.
Resultado: A pesar de que el proceso que se ha definido y pactado con el cliente es “TR+ED” AGREGAMOS Revisión final sobre el documento traducido para controlar la capitalización y puntuación sobre el archivo terminado.
Comparando…
Conclusión: Definir el scope debe ser un proceso dinámico que se ajuste a los requerimientos del producto.
Después de la definición del scope, la siguiente tarea del PM, en orden de importancia, es la comunicación.
Capacidad de comunicación del Project Manager correcta aplicación del proceso elegido resultados deseados
Algunas comunicaciones son insuficientes...
Y otras son excesivas:
Incluir toda la información pertinente. Lainformación innecesaria solo obstaculiza.
En el caso de las comunicaciones con los vendors, se aplica la misma regla. Las instrucciones deben ser pertinentes a la tarea de cada uno. Si una lista de instrucciones contiene información que no es específica de la tarea que esa persona está desarrollando, existe el riesgo de que el vendor descarte todas las instrucciones por inapropiadas.
Ejemplo: la tarea a realizar es “corrección” y solo se entrega al vendor el material traducido. No existe otra referencia.
Los intercambios de comunicación, tanto con clientes como con proveedores, generan el compromiso de cada uno con respecto al
scope del producto y del proyecto.
En resumen:
La comunicación debe ser:
• Completa
• Pertinente
• Personalizada
• Oportuna
1. Durante la planificación de un proyecto, es crucial definir el alcance (scope) y entender las expectativas.
2. Si al comienzo de un proyecto no se analizan los riesgos y límites ni se definen cuáles son los resultados que espera el cliente, existen pocas probabilidades de éxito.
3. Al igual que su empresa y el mercado competitivo, la definición del alcance es un proceso dinámico.
4. Existe una constante necesidad de flexibilidad y negociación con las partes interesadas.
5. Por lo tanto, existe una constante necesidad de adaptar el proceso de trabajo de acuerdo al objetivo que se pretende lograr.
6. Es necesario ajustar el proceso de acuerdo a los resultados deseados SIEMPRE.
Definición del scope Selección del
proceso Compromiso de los
stakeholders
