Muchas veces en la carrera docente nos encontramos ante la necesidad de recolectar datos para luego ordenarlos, clasificarlos, extraer de ellos conclusiones y realizar

estadísticas.

Estas actividades, si bien son necesarias, nos colocan muchas veces frente al inconveniente de cómo resolverlas: qué tipo de encuesta hacer, qué opciones incluir, de qué manera acercárselo a los destinatarios, entre otros. Y luego, una vez distribuido el elemento para recolectar datos, la labor de reunirlos y sistematizar-los…

Bien, lo que les queremos compartir hoy, en esta primera píldora de información1 son los pasos precisos para realizar este trabajo: desde la formulación de las preguntas hasta la recolección (¡automática!) de los datos.

Para empezar, es indispensable tener una cuenta en Gmail, de Google. Una vez que tenemos nuestra cuenta activada, podemos acceder, desde la pantalla

principal de Google a “Mi cuenta”, donde veremos un resumen de los productos gratuitos que ya tenemos disponibles.

Google Docs es una de las tantas aplicaciones gratuitas del gigante Google, a la que podemos acceder con sólo registrarnos.

Hoy veremos cómo usar los formularios, que son una parte bastante nueva dentro del abanico de posibilidades de Google Docs.

1 Aunque nosotros preferimos llamarlas simplemente píldoras de información, Nicolás Hellers explica la creciente tendencia a producir píldoras de conocimiento en el marco de estrategias formativas más amplias diciendo: […] “Son dosis de conocimiento que suelen tener una duración relativamente corta y aplicación inmediata: Se trata de objetos fácilmente accesibles para quienes los necesitan, en el momento en que los requieren” En http://www.elearningamericalatina.com/edicion/octubre1_2005/it_5.php

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Generar el espacio donde se guardarán los resultados de la encuesta Sencillamente vamos a Nuevo / Formulario

Conviene usar un nombre explicito, para que sea fácil recuperar y reconocer cuando la cantidad de archivos empiece a ser significativa

Realizar y editar el formulario Al elegir NUEVO, se despliega una nueva ventana con este aspecto:

Colocamos título, subtítulo, texto de las preguntas y vamos eligiendo en cada caso el tipo de respuesta esperada.

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Google Docs nos permite los siguientes tipos de pregunta:

Cada tipo tiene su utilidad, lógicamente. Por eso decíamos antes que conviene pensar bien la encuesta antes de “lanzarse” sobre Google Docs.

Veamos cuál es el resultado visual de cada tipo de pregunta:

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Tipo texto abre una caja, como una línea de

texto. Se puede usar para nombres, apellidos, nro de DNI, etc.

Texto de párrafo es la opción que tenemos cuando queremos que el encuestado escriba algo libremente. Por ejemplo para preguntar “¿Quiere agregar algo más?”

Tipo test ofrece la posibilidad de seleccionar una respuesta excluyente mediante botones de opción. Es el tipo indicado para cuando deseamos que elijan solamente una respuesta, entre varias que están visibles.

Casillas de verificación se reconoce por sus opciones en forma de recuadro en los que se puede chequear más de una respuesta como válida.

Aquí vemos que también existe la alternativa de que el usuario añada su propia opción, en una casilla de texto en blanco.

Elegir de una lista: Es básicamente idéntico al tipo Test, con la diferencia de que no se visualizan todas las alternativas posibles.

Si bien a mucha gente le parece más elegante este formato, debemos tener cuidado porque puede suceder que la primera opción quede visible y resulte “elegida” sin querer.

Escala: genera un tipo de pregunta en la cual le podemos pedir al usuario que califique algo en base a una escala (que puede ser de 1 a 3, a 5, a 7, a 10…). En este caso, que es una escala de 5, aparecerán 5 círculos para señalar, y podemos indicar una palabra para el menor y otra para el mayor (Por ejemplo 1: Malo ; 5: excelente)

Una vez armadas las preguntas, guardamos el formulario.

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No se preocupen que en todo caso, se puede volver a editar sencillamente. Para compartirlo, una vez que está guardado lo elegimos señalándolo con un clic (acá elegí otro formulario, pero es una muestra, nada más) y vamos a la opción del menú Compartir. Veremos que un formulario se puede compartir con otros que funcionen como “lectores” (pueden verlo y responderlo, y

nada más) o compartirlo con colaboradores (pueden verlo, editarlo, acceder a las respuestas, etc.)

Si queremos enviárselo a ciertas personas, es útil esta alternativa, colocando los mails de los destinatarios. Ellos recibirán un aviso con un link para entrar a responder. Pero si queremos que el formulario esté disponible para muchas personas, conviene más colocar este formulario en un sitio web, blog o campus… (Ahí vayan pensando las utilidades… tomar encuestas a alumnos, relevar datos de inscriptos, actualizar legajos, fichas, etc…etc…etc…)

Como ejemplo, aquí tienen una vista de nuestro formulario en construcción para el censo de duendes.2

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2 Bueno! Hicimos una encuesta sobre duendes para no tocar ningún tema disciplinar específico. Este ejemplo no tiene relación alguna con la denominación de “pildoritas” del presente documento. ☺

Les mostramos lo principal…pero uds verán que, día tras día y semana tras semana, Google agrega o modifica algunas funcionalidades. Hay muchas opciones, cada uno indagará y decidirá si le convienen o no.

Por supuesto, el éxito de una buena encuesta es una buena redacción, una buena estructuración de las preguntas y opciones. Todo esto hay que pensarlo muy bien antes.

Con esos tres pasos el formulario está listo.

En cuanto los destinatarios lo reciban y lo completen, comenzaremos a reci-bir las respuestas en la planilla que guardamos vacía al comenzar.

Si alguien quiere elaborar la próxima píldora “Cómo elaborar buenas encuestas” estaremos todos agradecidos!

Si volvemos a acceder a ella, después de finalizada esta etapa, veremos que las columnas tienen como encabezado las preguntas del formulario. También veremos que se ha añadido en la columna A un item llamado Marca temporal, en gris, que registrará día y hora en que cada respuesta ingresó en Google Docs.

Esta columna es muy útil en general…Uds. vayan pensando cómo se puede aprovechar.

Columna con la marca temporal Columnas con las demás respuestas

Y ahora la frutilla del postre:

Les vamos a mostrar cómo colocar este formulario en un archivo disponible en Internet. Puede ser una página web personal, la clase de un aula virtual, una página de nuestro sitio web, un blog, etc. Cualquier documento en formato HTML.

Esta manera de hacer visible una encuesta resulta más práctica y natural ya que la gente tiende a completarla allí más fácilmente que si tiene que responder a un link enviado por e-mail.

Entramos a Google Docs, ubicamos el archivo que hemos creado. Lo abrimos. En el menú Formulario, elegimos Insertar el formulario…

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Los tres puntos indican que esa acción continúa.

Una aclaración:

si añaden nuevas preguntas en el formulario, uds pueden ubicarlas donde queden bien,(se arrastran con el Mouse) pero la planilla de recolección de datos insertará esas nuevas columnas al final de las preexistentes. No afecta al uso que le demos, pero es bueno saberlo.

La acción de Insertar (incrustar o embeber, en otras aplicaciones) abre el formulario en su aspecto de edición y superpone una ventanita rectangular donde se lee:

Eso es lo que debemos copiar (no importa qué dice, es código HTML, eso se lo de-

jamos por ahora al Sr Google)

Una vez que tenemos la copia de ese fragmento de código en el portapapeles de Windows, podemos ir hacia nuestro destino. En este caso les mostramos cómo pegarlo en una clase de un aula virtual.

También es recomendable pegar el código temporalmente al menos, en un archivo nuevo del bloc de notas, como para tenerlo visible, o para evitar perderlo por accidente (el caso prototípico: me olvidé, marqué y copié otro texto… y adiós…)

Muy bien, y ya en la recta final…

Supongamos que estamos preparando un curso sobre el tema que nos convoca (el censo de duendes) y en nuestra aula agregamos una clase en la cual irá la encuesta incrustada.

Escribo un título… como para amenizar… luego me voy al icono con una T: Verán que se abre una ventana flotante. Allí simplemente PEGAMOS lo que antes habíamos copiado. No se asusten los que

no están habituados a ver código, no deben tocar nada allí...sólo…

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Pegar, actualizar…y voilá!

Miren qué lindo quedó.

Ahora sólo resta convencer a los destinatarios de que entren y respondan…