Como evitar que_un_congreso_se_convierta_en_un_dromedario
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Como evitar que un congreso se convierta en un dromedario 5º desayuno Gestión por Proyectos Noain, 9 de noviembre e 2010 Lola Vicente
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Como evitar que un congreso se convierta en un dromedario
5º desayuno Gestión por ProyectosNoain, 9 de noviembre e 2010
Lola Vicente
La información como piedra angular de la organización de un congreso
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Presentation Notes
En la organización de un congreso la previsión, la antelación el conocimiento son muy importantes pero en esta charleta voy situar la información, los flujos de ésta en el centro de la organización de un congreso.
Congreso: tener el conocimiento y la voluntad de querer transmitirlo
Presenter
Presentation Notes
Para la organización idea de un congreso se necesitan dos elementos: conocimiento – una ciencia, un tema sobre que tenga contenido y enjuncia para presentar un discurso sobre ello y voluntad para querer llevarlo a cabo. Digo ideal ya que no vamos a entrar en temas de recurso para llevarlo a cabo. El conocimiento está en las “mentes” de las personas que conformaría el comité organizador de congreso y estos también tiene la voluntad de llevarlo a cabo, en las mentes de unas personas expertas –que formarán el comité científico y los ponentes- y en otras personas que también tienen conocimiento e interés en ese tema o saber: instituciones y empresas que trabajan, investigan, difunden etc ese conocimiento.
La información en la organización de congresos: un flujo constante
Presenter
Presentation Notes
Podemos percibir que ese conocimiento está disperso: está en las mentes de todas esas personas que hemos citado, hace falta que se concentre esa información como primer paso para la realización de un congreso.
Concentramos la información: concretamos temas, comités científicos, ponentes,
empresas e instituciones
Presenter
Presentation Notes
La concentración se da cuando se concretan los temas y subtemas relevantes, se precisa qué personas son expertas en esos temas y pueden formar el comité científico y los ponentes invitado, qué empresas e instituciones tienen interés en los temas, están trabajando en sentido amplio en ellos. La empresa opc estructura esa información para que sea accesible a los interesados. Esta concentración de la información se concreta en un “primer anuncio del congreso” que se materializaba tradicionalmente en un folleto impreso, actualmente además en un folleto digital, en una página web u otros documentos digitales.
Difundimos la información: avances de programas, envíos, páginas webs…
Presenter
Presentation Notes
Se procede a la difusión de la información, buscando que la información llegue al individuo concreto que tiene interés en el tema y más aun que va a querer estar presente en el espacio y el tiempo de celebración de un congreso. Esta labor es casi un sembrar.
Concentración de la información: comunicaciones, ponencias, inscripciones,
expositores
Presenter
Presentation Notes
La difusión hecha va dando sus frutos, y empieza a darse un proceso de concentración: Llegan las comunicaciones de los interesados. Las inscripciones Las solicitudes de las empresas para participar en la exposición técnica comercial. Las ponencias de los expertos.
Gestión de la información: valoración de comunicaciones, verificación de inscripciones,
negociación de patrocinios, contacto con proveedores …
Presenter
Presentation Notes
La información recibida debe procesarse: comunicaciones a comité científico para su valoración, las inscripciones para su verificación y confirmación, en un proceso administrativo, las empresas para su ubicación y negociación de patrocinios etc. El procesamiento de esta información es también necesario para “alimentar” los procesos de servicios organizativos en sede.
La información se vuelve a concentrar: programas definitivos, edición de actas, confirmación de pedidos a proveedores
Presenter
Presentation Notes
Esa información ya gestionada se vuelve a concentrar en un “documento escrito”, impreso, pdf, web ya listo para su difusión con el programa científico, social, etc del congreso; también se concentra en los documentos que se envían proveedores de servicios en sede. E
Difusión en la sede del congreso: el tiempo y el espacio confluyen…
Presenter
Presentation Notes
La información se difunde: asistente: programas, credenciales, invitaciones, Proveedores: cómo deber proveer sus servicios.
!La gestión de la información hace que un congreso no se convierta en un
dromedario!
!Gracias por vuestra atención!
Presenter
Presentation Notes
Difundir información precisa en poco tiempo: !imprevistos!
Lola Vicente
www.congresosnavarra.com
TEL. 948274050-948274011
