Preparando una mejor presentacin de diapositivas

*TemasSu auditorioEstructura y contenidoDiseo Herramientas adicionalesResumen

*Una presentacin de diapositivas cuenta una historia al auditorio.Su auditorio

*Su auditorioSu auditorio puede tener:Ningn conocimiento Algn conocimientoMucho conocimientosobre el tema

*Planee como contar su historia. Recuerde: Este es Ud.Este es su auditorio.

No los ahogue en informacin!Su auditorio

*Su auditorioPrimero, informe a su auditorio sobre lo que les va a decir.Luego dgaselos. A continuacin reitreles lo que acaba de exponer

*Su auditorioSu auditorio no habita en su mismo mundo.Su auditorio est ah para escucharlo a Ud., no para leer un libro.

*Su auditorioUtilice:Puntos destacadosGrficas sencillasTrozos de informacin de tamao reducido

*Su auditorioSi presentan una diapositiva as, quin capta la atencin del auditorio? El auditorio tendr la atencin dividida entre leer el texto de la diapositiva y escuchar lo que ustedes estn diciendo. Para el momento en que pasen a la siguiente diapositiva, su auditorio tendr poca o ninguna idea de lo que han dicho. Y ese es el punto: no repitan lo que estn diciendo en una diapositiva, los puntos destacados cortos son ms fciles de recordar. Utilice el tiempo eficazmente y mantenga el foco en usted.

*Su auditorioEl arte de una excelente presentacin de diapositivas es una buena narracin. Cautive al auditorio. Formule preguntas interesantes. Estructure su historia de manera interesante.

*Estructura y contenidoDnde empiezo?

*Estructura y contenidoEstructura bsica:Pgina de ttuloTabla de contenidosIntroduccinSecciones principalesDiapositiva de sntesis o elementos para la accinPreguntasCierre y agradecimiento

*Estructura y contenidoMantenga los acrnimos en un mnimo.Explique todos los acrnimos.

*Estructura y contenidoQue sea sencillo.Incluya slo elementos que refuercen la historia.Pruebe su texto.

*DiseoFuentes utilice slo 1 fuente.(negrita, cursiva, y romana todas de la misma familia)

*DiseoUtilice color y contraste para hacer que su presentacin sea fcil de leer.

*DiseoQue su diseo sea consistente.Utilice el mismo tipo de ilustraciones.

*Diseo

*DiseoLa fotografa debera ser en el mismo estilo.

*Diseo

*DiseoImgenes:Una imagen puede valer ms que 1000 palabras, pero son demasiadas palabras para una presentacin de diapositivas!

*DiseoImgenesResista el impulso!

*DiseoSi debe tener fotos, pregntese: Estas fotos refuerzan la historia? Estas fotos hacen que la presentacin se vea ms atractiva?

*Agra, IndiaSupporting Mission 2007 membersto develop a plan for commontelecentre manager trainingcurriculum + workshops.

Agra, IndiaLos miembros de la Misin de Asistencia 2007 desarrollarn un proyecto de modelo curricular + talleres para la capacitacin en gestin de telecentro comunitario

*DiseoEstas fotos se utilizan como decoracin.

*DiseoLas GRFICAS son buenas Pero que sean sencillas.

*Pases clasificados por ndice:

*Clasificacin ms bajaMadagascarRuandaRepblica del CongoBurkina FasoGabnDiseoClasificacin ms altaJapnEstados UnidosAlemaniaFinlandiaReino UnidoPases clasificados por ndice:

*Diseo

*DiseoANIME Revele slo trozos pequeos de informacin a la vez y elabore sobre eso.

*Qu se requiere para el xito?

telecentrosrecursos humanoscapacitacincontenido serviciosasistenciafinanciamientoredes

*Capas utilice capas para presentar la informacin gradualmenteDiseo

*Conflictos internos/inestabilidad

*EritreaTogoZimbabueRepblica CentroafricanaGuinea- BissauEtiopiaConflictos internos/inestabilidad Post-conflicto

*Conflictos internos/inestabilidad Post-conflictoGuerra/conflicto armadoEritreaTogoZimbabueRepblica CentroafricanaGuinea BissauEtiopia

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*SONIDO se puede tambin combinar con texto animado.Pero poco hace mucho.

Diseo

*DiseoLogos la mayora de los logos no son amigables con las presentaciones.

*Diseo

*DiseoSi cuenta con recursos y ayuda en el diseo, puede hacer los logos transparentes. Entonces es slo cuestin de balancear el tamao, disposicin, y contraste.

* Diseo

*Herramientas adicionalesMultimedia tambin es buena! Es decir, con moderacin.

*Herramientas adicionalesEjemplos multimedia: Video clips Archivos de sonidoVnculos a pginas Web Pero recuerde: el tamao de archivo es un factor

*Ejemplo de un vnculo a un video clipHerramientas adicionalesRecuerde incluir archivos fuente en la computadora

*Herramientas adicionalesEjemplo de un vnculo a un archivo de sonido

*Herramientas adicionalesEjemplo de un vnculo a una URL

*Herramientas adicionalesMultimedia puede requerir conocimiento que no est disponible internamente.Sea consistente con el estilo.No exagere.

*En resumenEntonces, qu aprendimos?

*En resumenAUDITORIOConozca a su auditorio.Nrreles una historia.Su auditorio est ah para orlo a usted.

*En resumenESTRUCTURA Y CONTENIDOQue sea sencillo.Dgales lo que va a decirles.Dgaselos.Entonces dgales lo que acaba de decirles.

*En resumenDISEOQue sea simple.

*En resumenHERRAMIENTAS ADICIONALESMultimedia, con moderacin, es buena!

En resumenMuchas gracias.

*Todos nosotros pasamos mucho tiempo en reuniones, algunos diran que demasiado tiempo. Pero esas reuniones pueden ser ms significativas y productivas si incluyen una buena presentacin de diapositivas o PowerPoint.

Aprender a hacerlas bien es una importante herramienta de comunicacin. *Los temas principales que vamos a abordar en esta sesin son:A quines se estn dirigiendo? Quin es su pblico?Cmo estructurar y determinar el contenido para la presentacinQu esquema y elementos de diseo mejorarn sus diapositivasQu herramientas adicionales pueden utilizarse para apoyarlos a ustedes o a al contenidoY finalmente, un resumen breve para recordar al auditorio los mensajes clave*Den un paso atrs y examinen el objetivo de una presentacin.En su forma bsica, una presentacin trasmite informacin.Una presentacin de diapositivas cuenta una historia al auditorio. Y ustedes son los narradores.

*Cuando planeen su presentacin, la primera cosa a hacer es establecer a quin le estn hablando y cunto saben ellos acerca del tema.Por ejemplo, su auditorio es:El pblico general? Puede no tener ningn conocimiento del tema.Socios, donantes? Pueden tener algn conocimiento.Miembros de la Junta o empleados de IDRC? Pueden tener el mayor conocimiento.*Cuando comiencen, planeen cmo narrarn su historia. Recuerden: ustedes tienen mucho conocimiento sobre el tema mientras que el auditorio puede no tenerlo.

En esta diapositiva, ustedes son la jarra de agua, y el auditorio es el vaso. El mensaje: no los ahoguen en informacin!*Preparen su historia segn requieran, con una tabla de contenidos.Una buena tcnica de presentacin a tener en cuenta es un truco que los locutores utilizan a menudo:

Informen al auditorio sobre lo que van a decirles (esta es la introduccin)Luego dganselos (esta es la presentacin en s misma)A continuacin reitrenles lo que acaban de exponer (este es el resumen)*RECUERDEN. El auditorio no vive en el mundo de ustedes. Todo es nuevo para ellos. Proporcinenles la oportunidad de familiarizarse con las cuestiones que estn presentando. Ustedes son los protagonistas, usen su presencia con efectividad!La gente va a las presentaciones a orlos a ustedes NO a leer un libro o una diapositiva.*Una vez ms, el auditorio est all para orlos a USTEDES, no para simplemente leer su Powerpoint.

Por lo tanto que sea corto en la pantalla:

Utilicen puntos destacados sobre los que puedan expandirseAadan grficas sencillas.Utilicen trozos pequeos de informacin sobre los que hablen en ms detalle o proporcionen informacin relacionada LUEGO de la presentacin.*No pongan demasiada informacin en una diapositiva. Este ejemplo es sencillamente demasiado verboso y demasiado cargado. Es mejor utilizar puntos destacados que son cortos y fciles de leer, para delinear un mapa de los puntos clave de su historia.

Y no repitan lo que dice la diapositiva. La informacin en la ayuda visual y en su narrativa deberan ser complementarias, no idnticas.*El arte de una gran presentacin de diapositivas est en una buena narrativa.

Cautiven al auditorio, por ejemplo, mirando a la gente mientras hablan.

Formulen preguntas interesantes para asegurarse de que la gente est CON ustedes.Estructuren su historia de una manera interesante, quizs crear un clmax, o incluir algo de suspenso o giros inesperados.*Ahora es el momento de considerar una plantilla para estructurar la presentacin de diapositivas.

*La mejor manera de empezar es con un panorama general oral de la presentacin. He aqu una buen acercamiento:

Pgina de ttuloTabla de contenidoIntroduccin o panorama generalCaptulos o secciones principalesDiapositiva de sntesis o puntos de accinPreguntasConclusiones y agradecimiento*Mantengan los acrnimos en un mnimo.Si deben utilizar un acrnimo, asegrense de explicar lo que significa.El auditorio puede no vivir en su mundo o puede que el idioma de la presentacin no sea su lengua nativa.*La regla ms importante puede ser ceirse al principio, que sea sencillo. Y sean rigurosos. Incluyan slo informacin esencial.

La mejor opcin es hacer que un observador no comprometido examine el texto de su Powerpoint. Ustedes estn demasiado cerca del contenido como para ser objetivos y se les pueden escapar cosas.*Utilicen una nica fuente aunque pueden usar negrita, cursiva y romana en la misma presentacin. Deben pertenecer todas a la misma familia de fuente.Es bueno ceirse a sistemas de fuentes tales como Arial, Helvtica o Times New Roman, que vienen en todas las computadoras. Si utilizan un tipo de letra como Impact, por ejemplo, no pueden estar seguros de que todas las computadoras tendrn esta fuente.

Una fuente sans serif es una buena eleccin para una presentacin de diapositivas. Sans serif es un tipo recto, sin serifas o pequeos remates en las letras, logrando que la diapositiva se vea ms limpia que si utilizaran fuentes con serifas. Ejemplos de sans serif son: Arial y Avant Garde. Las fuentes con serifas incluyen a Times New Roman, Courier y Palatino.*Utilicen color y contraste para que su presentacin sea ms atrayente y disfrutable de mirar.

Usen un fondo ms oscuro y una fuente en color claro o al contrario, por ejemplo, fondo amarillo plido con escritura en azul oscuro. Existen muchas combinaciones que funcionan. Es mejor evitar colores de fondo que sean agresivos a la vista.*Ya hemos hablado de utilizar la misma fuente en toda su presentacin. Los elementos de diseo tambin deberan ser consistentes para lograr una presentacin con una apariencia uniforme.Eso incluye el tipo de ilustraciones que podran elegir.*He aqu un ejemplo. Las imgenes varan pero el estilo es el mismo.Aqu tambin estamos utilizando colores en diferentes captulos de la presentacin.Esto se aplica tambin a esta presentacin. Las diapositivas de la introduccin tienen un color de fondo, los captulos sobre el auditorio otro, la estructura y contenido tienen otro ms, y as sucesivamente.*Lo mismo se aplica a la fotografautilice un mismo estilo fotogrfico en toda su presentacin.*Aqu tienen un ejemplo de esa apariencia consistente.*Un gran nmero de presentaciones aqu en IDRC incluyen muchas ilustraciones, as que demos un paso atrs y examinemos el uso de ilustraciones con ms detalle. Las ilustraciones expresan tanto que terminan atrayendo la mirada y siendo el centro de atencin en lugar del texto en s. As que tengan cuidado con el poder de las ilustraciones.

*Resistan la tentacin de utilizar imgenes indiscriminadamente! Si cuentan con un diseo agradable, claro, con ideas y grficas interesantes, eso es todo lo que necesitan.

*Pero si piensan que no pueden dejar de presentar fotos, pregntense:Estas fotos complementan la historia o las utilizo puramente como decoracin?*Esta foto realmente refuerza la historia. El presentador est hablando acerca de una reunin en India.

Mientras se est contando la historia, el auditorio puede realmente ver a las personas, el lugar, y el mtodo de trabajo que utilizaron: en este caso, se trata de la leyenda al pie.*Este es un ejemplo de fotos utilizadas como decoracin. Si deben utilizar fotos decorativas, colquenlas en los lugares apropiados, en pginas de ttulo e introducciones.*Las grficas son una buena manera de transmitir informacin compleja, pero deberan ser sencillas.*Esta es una grfica casi imposible de entender en una diapositiva. Tiene demasiados detalles como para que puedan establecer su punto. Este es un buen ejemplo de material que debera ser repartido luego de la presentacin.*Esta es una forma de presentar a los pases con clasificacin ms alta y ms baja de modo que pueda ser fcilmente captado.*Las grficas circulares son ms fciles de ver que las listas de informacin. Sin embargo, en esta diapositiva hay demasiada informacin para que el observador la capte.*El texto animado es una manera sencilla de manejar mucha informacin. Pueden revelar trozos pequeos por vez. Esto les permite mantener la atencin del auditorio y evita que lean por delante de ustedes.*Por ejemplo, hagan aparecer subttulos mientras desarrollan el contenido.As es cmo se anima el texto. Seleccionen la diapositiva en el modo trabajo. Hagan clic con el botn derecho, en el men que aparece, seleccionen Personalizar Animacin.Hagan clic en las casillas de los objetos que quieran animar.Hagan clic en la pestaa Orden & Velocidad para elegir el orden en el que aparecen los objetos.Hagan clic en la pestaa Efectos para elegir diferentes modos de animacin, la direccin de donde vienen, sonido, color y otras opciones.Sugerencia: Una caracterstica til en animacin es la opcin Vista Preliminar.*Las capas les permiten presentar la informacin gradualmente y aumentar la complejidad de su idea por etapas. El auditorio cuenta con tiempo para absorber la informacin.*Para una fcil comprensin, podran comenzar por mostrar los pases inestables de frica en amarillo.

Para hacer esto, seleccionen la diapositiva en el modo trabajo. En el men, hagan clic en Insertar, y luego en Imagen. Dependiendo del lugar donde est guardada la imagen, hagan clic en Imgenes Prediseadas, Desde Archivo, etc.*A continuacin agreguen una nueva capa de informacin. En esta ocasin, los pases en post-conflicto se representan en rosa.*Y finalmente agregan el ltimo trozo, los pases en rojo que son los que estn en guerra.*Otro ejemplo es el uso de ilustracin presentada en capas. Aqu se est introduciendo el concepto de telecentre.org, visualmente en etapas. Esto se hizo en Adobe Illustrator, un programa de dibujo usado principalmente por los diseadores grficos y editores profesionales. Siempre tienen la posibilidad de contratar a alguien para que cree las ilustraciones.*Esta ilustracin desarrolla adicionalmente cmo funcionan los telecentros.*Y entonces pueden aadir an ms informacin. Pero tengan cuidado de que la ilustracin no quede demasiado cargada. Puede que al auditorio le resulte difcil leer texto pequeo.*Esta es la ilustracin final sobre cmo funcionan los telecentros.*Se pueden combinar efectos de sonido y texto animado, pero deberan considerar si poco hace mucho.Tienen que asegurarse de que el sonido y la animacin no interrumpan sus ideas o entorpezcan el flujo de su presentacin.Para aadir efectos de sonido, seleccionen la diapositiva en el modo trabajo. Hagan clic con el botn derecho, en el men seleccionen Personalizar Animacin.Hagan clic en las casillas de los objetos a los que quieran aadir sonido.Hagan clic en la pestaa Efectos para seleccionar un sonido del men desplegable. Sin sonido es la opcin predeterminada.Sugerencia: Utilicen Vista Preliminar para asegurarse que ese sea el efecto de sonido que desean.*La mayora de los logos no funcionan demasiado bien en las presentaciones Powerpoint.*Aqu estn algunos de los logos utilizados en IDRC. Como pueden ver, suelen tener un fondo blanco que distrae mucho cuando los agregan a la diapositiva.

*No obstante, si tienen software grfico, por ejemplo Adobe Illustrator, podran hacer transparente el fondo y entonces importar el logo a la diapositiva. Como pueden apreciar, se ve muy diferente y es ms atractivo que en la diapositiva anterior.

*Aqu hay algo que pueden hacer si no tienen software grfico.

Pueden agrupar todos los logos de socios en una pgina y crear un rea blanca para insertarlos. Esto da a cada logo un fondo uniforme. Para hacer esto, seleccionen la diapositiva en el modo trabajo. En la barra de herramientas Dibujo al pie de la pantalla, hagan clic en Auto Formas, Formas Bsicas.

Elijan la forma rectangular (mostrar un fondo azul).

Hagan clic con el botn derecho, en el men hagan clic en Formato Auto Forma.Cambien el color de relleno a blanco.*Multimedia es una buena herramienta para mejorar la presentacin, pero debera usarse con moderacin. Recuerden que nuestro objetivo es que sea sencilla y no abrumar al auditorio.*Multimedia puede significar video clips, o archivos de sonido, o vnculos a pginas Web.

Los ejemplos incluyen: video clips o archivos de sonido o vnculos a pginas Web tales como un video You Tube.

Sin embargo, el tamao del archivo es un factor crucial. Por ejemplo, van a mandar esta presentacin por correo electrnico? Su auditorio est en Amrica del Norte? O su auditorio se encuentra en frica donde el ancho de banda puede ser una restriccin?*Si utilizan video, que sea corto. Recuerden tener presente el tamao de archivo. Podran requerir dos versiones de la presentacin, una versin original y otra de menor ancho de banda. Necesitarn incluir archivos fuente en la computadora para que la presentacin pueda establecer el vnculo con ellos. Para insertar un video clip, seleccionen la diapositiva en el modo trabajo. En el men, hagan clic en Insertar, Pelculas y Sonido, Pelcula de archivo. Escojan el archivo mp4 (que han guardado previamente). Hagan clic en Aceptar. Pueden elegir si el video se reproduce automticamente o cuando hagan clic.

Nota: MP4 es un formato contenedor para una variedad de contenidos multimedia, incluyendo video, audio, subttulos e imgenes fijas. Ejemplos de marcas de MP4 son: Windows Media Video de Microsoft y Quick Time de Apple.*Para insertar archivos de sonido: seleccione la diapositiva en el modo trabajo. En el men, haga clic en Insertar, Pelculas y Sonidos, Sonido de archivo.Elijan el archivo mp3 (que guardaron previamente).Hagan clic en Aceptar. Pueden elegir si el sonido se reproduce automticamente o cuando hagan clic.

Nota: Los MP3 son archivos de sonido o msica grabada y almacenada en formato MP3 en las computadoras. Si no pueden hacer la grabacin y la exportacin en el archivo fuente adecuado, deberan contratar este servicio. Gurdenlo en la computadora e insrtenlo siguiendo los pasos mencionados arriba.*Para establecer un vnculo a pginas web, seleccionen la diapositiva en el modo trabajo. Hagan clic con el botn derecho, en el men hagan clic en Hipervnculo.

Editen el hipervnculo. Marquen los objetos que desean vincular.Teclee el archivo o nombre de la pgina web. Haga clic en Aceptar.*Cosas para tener en mente acerca de multimedia:Multimedia puede requerir conocimiento que no est disponible internamente as que pueden tener que contratar un servicio externo.

Asegrense de que las animaciones, grficas, colores o fuentes que utilicen en multimedia guarden coherencia con el estilo.

No exageren. El uso exagerado de multimedia puede ser un elemento de distraccin!*As que, qu aprendimos?*Cuando preparen una presentacin de diapositivas, recuerden:Decidan qu auditorio y adecuen el contenido al mismo.Nrrenles una historia y no los ahoguen en informacin.El auditorio est all para orlos a USTEDES!

*Cuando estn determinando la estructura y contenido de la presentacin:Que sea corta.Sin rodeos.Proporcionen ms informacin luego de la presentacin.*En lo respectivo al diseo:Que sea sencillo.Utilice grficas, texto animado y fotos para reforzar la historia.Evite las distracciones.*Sean cautelosos con lo que inserten!Multimedia es buena, pero nicamente con moderacin!*Y buena suerte con la preparacin de sus presentaciones de diapositivas!