COMO HACER UNA SU Juanola Sordo Barreiro. COMO HACER UNA SU AEGEE-Europa Subvenciones Alojamiento...

COMO HACER UNA SU

Juanola Sordo Barreiro

COMO HACER UNA SU

• AEGEE-Europa• Subvenciones• Alojamiento• Actividades• Comida• Organizadores• Finalización

AEGEE-EUROPA

• Primeras decisiones• Hacer página• Comunicación con el SUCT• Motivation letters

PRIMERAS DECISIONES I

• Fechaso Intentar no pillar principio y final de SU con ciertas fechas

(primeros o mediados de mes)

• Título• Promoción

o Video, página web, email, campaña…

• Organizadoreso Organizador principal, outgoing, incoming y treasurer

• Modo de pagoo Pago a llegada (%) o billetes por anticipado

PRIMERAS DECISIONES II

• Temáticao Human Rights WGo International Politics WGo Culture WGGreen SU (Environmental WG)o Where Does Europe End?o Higher Education days o Otros

• Competicioneso Mejor Green SU (EWG)o Mejor Web 2.0 SU (PRWG)o Mejor European Culture Night (CWG)o …

HACER PAGINA

• Dejar claro que tipo de SU eso Si no es la típica de sol y fiesta, si se hace deporte, si tiene

temática de baile…

• Intentar tener listos página web, email y videoo Para poder promocionar la SU desde la misma web de

AEGEE-Europa

• No indicar muchas personaso Siempre se podrán añadir más tarde dependiendo del

dinero

• Tener más o menos claro el programa

COMUNICACION CON EL SUCT

• Listas de correoso SU-COORDINATORS-Lo SU-OUTGOING-Lo AEGEE-SU-Lo AEGEE-L (principales mensajes)

• Pagina webo http://www.projects.aegee.org/suct/su2011/boards/

• Atentos a los emailso Puede haber problemas con participantes, datos de la SU,

etc…

• Activity y Finantial reporto A entregar hacia Octubre/Noviembre, avisan por email

COMUNICACION CON EL SUCT

MOTIVATION LETTERS

• Se reciben por email• Gente que presiona por el email

o Outgoings que nos intentan convencero Gente no escogida por AEGEE-Europao Gente que recalca que desea venir fuera de la Motivation

letter

• Modo de votacióno Amigos y recomendadoso Escoger 50% chicos y chicas, nacionalidades diversas,

etc…• Saber escoger muy bien respecto al programa

que tenemos

PASOS A CONCRETAR


SUBVENCIONES

• Principales subvenciones• Condiciones• Facturación• Justificaciones

PRINCIPALES SUBVENCIONES

• Informarse cuanto anteso Una de las primeras cosas a hacer, controlar cuando salen

• Institutos de la juventud• Ayuntamientos• Universidad• Ayudas de obra social de bancos• Por pedir que no quede…

CONDICIONES

• Memorias de solicitudo A veces largas y un poco complicadas (IAJ)

• Pedir dinero justoo En ocasiones se pide justificar todo el dinero que has pedido

incluso si no te lo conceden todo

• Presentar facturas• Leerse detenidamente las condiciones

o Pueden pedir detalles como que en las facturas se indique si se ha pagado al contado o por tarjeta

• Resúmenes claros pero concisoso Cuidado al indicar qué se pide (caso manutención en

Castrillón)

PRUEBA DE AGUDEZA VISUAL

• Qué tal veis la imagen?

FACTURACION

• Llevar la facturación al día y separada• Todos los organizadores con los datos de la

antena (su CIF, dirección, etc)• Presentar todas las facturas juntas al final

del día• Realizar la facturación lo antes posible al

acabar la SUo Es más fácil recordar de que es cada factura y recuperar

las facturas perdidas

• Separar las facturas del alcohol!!!!

JUSTIFICACIONES

• Enterarse de los plazos para cada subvencióno Se indica en las condiciones y en la carta en la que se dice

que cantidad nos conceden

• Intentar hacerlas cuanto antes, al acabar la SU

• Seguir de forma clara los pasos que nos piden (como con la memoria)o No saltarse ningún puntoo Si hace falta indicar más datos se añaden en un anexo

• En muchas piden datos parecidos

PASOS A CONCRETAR


ALOJAMIENTO

• Como pedirlo

COMO PEDIRLO

• Hacer un dossier informativoo Con todos los datos de qué es AEGEE, qué es una SU, etc…

• Carta de AEGEE-Europa• Pedirlo cuanto antes• Cosas a destacar

o Somos una ONG de estudiantes, se dejará como se encontró, estudiantes extranjeros que conocerán nuestra cultura…

• Pedir el mayor rango de fechas y llaveso Es mejor tener las llaves para entrar y salir cuando se quierao Si es posible pedir unos días antes y después de cuando se va a ir

• Especificar que se va a hacer allí• Ofrecer publicidad y limpieza posterior

PASOS A CONCRETAR


ACTIVIDADES REALIZADAS

• Información a los participantes• Actividades• Workshops• Fiestas• Consejos

INFORMACION A LOS PARTICIPANTES

• Hacerlo todos los días por la mañana y el día antes por la noche

• Dejar claro el tiempo que tienen para prepararse

• Indicar si necesitarán algo (bañador, chubasquero, etc…)

• Decirles media hora antes de la hora realo Si después de unos días siempre son puntuales se puede

decir la hora real

• Avisarles si al día siguiente nos moveremos a otro sitio para que hagan la maleta con tiempo

ACTIVIDADES

• Explicarla bien antes de realizarlao Para que a ningún participante le pille desprevenido

• Indicar bien el tiempo aproximado que durao Por si alguien quiere ir al baño o a comer algo antes

• Decidles si tienen que realizar la actividad entera o pueden parar a la mitad

• “Obligarles” a realizarlao No se puede perder una actividad porque un participante

tiene sueño por salir la noche antes

• Dejad claro cómo harán la actividad los organizadoreso Por ejemplo, si es una caminata, unos delante del grupo y otros

detrás para no perderlos

WORKSHOPS

• Siempre son aconsejables algunos WS• Se pueden hacer de temas muy interesantes

o Historia del lugar, cultura, gastronomía, etc

• Tratar de hacerlos entretenidoso No sólo un tío hablando por horas como yo…

• Se puede hablar con gente de WG y proyectos que se conozcan para que los den

• Se puede pedir que nos den WS en museos o Universidades

FIESTAS

• Intentar hacerlas temáticas• Cuanto más de cultura del país/región sean mejor

o Aunque vengan de fiesta están deseosos de conocer el país y su cultura, y les puede sorprender que España sea algo más que toros y sangría

• Decirles antes de que empiece a que hora comienza el programa el día antes

• Cuidado con las fiestas de disfraceso A veces los participantes no están de humor para disfrazarse.

Los organizadores deben de dar ejemplo disfrazandose antes

• European Night diferenteo Que no sea sólo beber alcoholes de distintos países. Cuanto

más se haga relacionado con la cultura del país mejor: trajes, canciones, juegos, etc…

CONSEJOS

• Intentar evitar dos días seguidos de actividades duras siempre que se pueda

• Llegar a acuerdos con bares (vamos a meter 40 personas en un bar un lunes… copas mas baratas)

• Llevar la bandera y la mascota para hacerse fotos todos juntos con los símbolos de la antenao Pero cuidadín que nos los roban a la mínima

• Comprobar el tiempo que va a hacer o Antes de la SU y antes de cada díao www.accuweather.com (da el tiempo para los siguientes 15 días)o Tener un plan B

PASOS A CONCRETAR


COMIDA

• Comida a ofrecer• Desayunos• Picnics• Comidas/cenas• Alcohol

COMIDA A OFRECER

• Acordarse siempre de los vegetarianos, los alérgicos y los musulmanes

• Al menos desayuno y una de las comidas fuertes del día (comida o cena)

• Se puede dejar más para el final (dependiendo del dinero que nos den)

• Si se tienen platos, vasos y cubiertos de plástico reutilizables mejoro Cada uno usa el suyo y se preocupa del suyoo Recordarles que tienen que llevarlo durante toda

la SU y limpiarse cada uno el suyo o sino no comen

o Y es muy green!

DESAYUNOS

• Pensar si se tiene lo necesario el día anteso Y si es finde, pensar si se tiene suficiente hasta el lunes!!!

• Cuanto más cosas distintas se les ofrezca mejoro Pero los extranjeros suelen preferir los desayunos salados

(jamón, queso, etc…)o Y de beber, mejor los zumos y el café con leche

• Levantarse 30 min antes que los participantes para ponerlo

• Intentar evitar que se hagan bocataso Se les ofrece el desayuno, no un bufet para todo el día

PICNICS

• Acordarse de los vegetarianos / alérgicos / turcos…

• Los días que haga falta organizar a todos los organizadores para preparar los picnics

• Ofrecer siempre una pieza de fruta y aguao Si se puede, un par de bocatas y algo dulce como barritas

de cereales o galletas• Dejárselo preparado a los participantes y que

ellos cojan una cosa de cada y se lo metan en la mochila

• Intentar evitar el repetir bocataso Se pueden hacer de jamón con queso, atún con tomate,

calamares en su tinta, etc…

COMIDAS-CENAS

• Buscar un restaurante y hacer precio con el menú

• Siempre se pueden hacer barbacoas o cocinar por vosotros mismos

• Hay que darles al menos una de las comidas calientes del día (comida o cena)

ALCOHOL

• Si se compra, separarlo en las facturaso No se puede justificar en ninguna subvención

• La sangría es muy fácil de hacer y muy baratao Se puede mezclar en cualquier cubo de plástico (limpio)

• Por supuesto habrá que ofrecerles algo de alcohol típico o (Asturias = sidra, Cantabria= orujo…)

• Mucho cuidado con la zona donde se ofrece el alcohol, puede quedar muy suciao Evitar hacerlo dentro de los colegios, polideportivos, etc

PASOS A CONCRETAR


ORGANIZADORES

• División de tareas• Organizador principal• Outgoing• Incoming• Tesorero• Fundraising• Comportamiento

DIVISION DE TAREAS

• Es mejor dar a cada persona un puesto para que sepa que hacer en cada momentoo P.ej. Encargado de desayunos, de entradas,

etc…• Pero todos han de ayudar siempre que les

sea posible• El organizador principal llevará mucha carga

de trabajo (ya que siempre será el que mejor sepa el programa) pero debe delegar siempre que pueda

ORGANIZADOR PRINCIPAL I

• La cara visible de la SU• Es aconsejable que siempre esté cuando se

vaya a pedir algo (alojamiento, comida, etc)• Redactará la mayoría de los documentos

necesarios (subvenciones, dossier, booklet, reports, etc…)

• Debe ser el primero en dar ejemplo en todas las ocasiones

• La mayoría de las veces será el que hable con los participantes

ORGANIZADOR PRINCIPAL II

• Llevará la mayor parte del trabajo post-SU• Debe supervisar siempre el trabajo de los

demáso Nunca dar por hecho que se ha hecho algo,

siempre comprobarlo• Tendrá el móvil de AEGEE en todo

momento, y las listas de móviles de todos los participantes

• Intentar pensar en TODOS los detalles

OUTGOING

• Encargado de llevar a cabo la campaña de SU

• Ayudará a las personas a corregir las cartas que envían para ir de SU

• Hablar con otras antenas para que cojan a nuestros socios

• Hacer listas de socios que hayan pedido SU, listas de socios aceptados, preguntar a las antenas si se han comportado correctamente, etc…

INCOMING

• Debe ser el que mantiene informados a los participantes desde que son escogidoso Principalmente por email, grupos de gmail,

facebook, pagina web, etc…• Informarles de que material deben traer,

información que nos han de enviar, etc…• También se encarga de ayudar a los que

necesiten visado a conseguirlo• Hacer lista de llegadas y recolectar billetes de

avión• Es importante que esté al principio de la SU,

ya que será la “cara conocida” para los participantes

INCOMING (LLEGADAS)

• Tener una visión general sobre las horas de llegada

• Recogerles de la estación o fijar un sitio de encuentro

• Al registrarse:o Recolectar las cuotaso Darles un pack de bienvenida que contenga al

menos información del evento (programa, booklet, contacto organizadores, teléfonos emergencia …)

• Presentarles a la gente de la organización:o Dejar claro quienes son los organizadoreso Llevar los nombres en tarjetas identificativas

TESORERO I

• Debe ser el que saque el dinero con la tarjeta de crédito y lo reparta a los que se lo pidan

• Imponer una hora para recoger facturaso P.ej. de 21:00 a 21:30 antes de la cenao Cada organizador que coja una factura la guardará hasta que

el tesorero la coja

• Llevar las facturas separadas por día• Tener un papel por día en el que se anote el

número de factura, nombre de la empresa, cantidad, si es de alcohol y si ha sido hinchada

TESORERO II

• Realizar un Excel con todos los datos• Intentar recopilar todas las facturas nada

más terminar la SU• Tener dos hojas en el Excel, una en la que

se tienen las cuentas oficiales de la SU, y otra con las cuentas internaso Las oficiales tendrán el precio de las facturas hinchadas y

sin alcoholo Las de cuentas internas tendrán lo pagado sin hinchar y el

alcohol

FUNDRAISING

• Encargado de conseguir dinero/cosas para la SU

• Debería ser también el encargado de las subvenciones

• Debe trabajar un poco con el tesorero (para aclarar el tema de facturación)

• Buscar ideas para conseguir cosaso Por ejemplo llegar a acuerdos con empresas para que le

den cosas a cambio de publicidad en los booklets o artículos en los periódicos

COMPORTAMIENTO I

• Hacer reuniones TODOS los días o Siempre hay 5min para reunirse antes de la cena

• Levantarse TODOS a la misma horao Siempre hay trabajo y es una falta de respeto hacia el resto

de organizadores quedarse durmiendo

• Dejar claro antes de empezar la SU cuando se estará disponible

• Si se quiere ir uno de SU, intentar pedir una en la que no coincidan las fechas

• No apuntarse y desapuntarse cuando a uno le de la ganao Es desesperante no saber con quien contar y las bajas de

última hora

COMPORTAMIENTO II

• NUNCA discutir enfrente de los participantes

• Pensar que los organizadores a veces se han de sacrificar por los participanteso Ellos han pagado, tú no

• Pero no ser sus sirvientes recogiéndoles todo

• Si te mandan hacer algo y no pudiste hacerlo, diloo Si se cuenta con algo hecho y no lo está, puede suponer

un problema

COMPORTAMIENTO III

• El organizador principal es el que toma las decisiones, pero los demás organizadores también las pueden tomaro No os quedéis de brazos cruzados esperando que se os diga

que hacer, si sabéis que hay que hacer algo (p.ej. Comprar el desayuno) decirle al organizador que lo vais a hacer y hacerlo

• En las excursiones estar siempre atentos que no se pierda nadieo Siempre alguien adelante y atrás de todos los participantes

• Acostumbrar a los participantes a recoger su basura y limpiar los sitios donde esténo Firmar una hoja de reglas al principio de la SU

COMPORTAMIENTO IV

• Respetar siempre las horas marcadas!!!o Si un día llegáis tarde, ellos lo cogerán por costumbre el

llegar tarde

• Si hay problemas y la gente se da cuenta, informadlos, sino se dan cuenta, perfecto, no digáis nada

• No esperéis por la gente, al día siguiente tardarán más y es una falta de respeto para los puntuales

• Estableced puntos de encuentro.

COMPORTAMIENTO V

• Guiadlos a los lugares donde tiene lugar el evento.

• Mantenedlos informados sobre cambios en el programa

• Si se va a algún sitio y ellos tienen que volver solos, informadles de cómo hacerloo Darles un papel con la dirección donde estamos

• Despertar a los participantes sin putearleso Poner música suave e ir subiéndola, si eso no funciona ir a

despertar a los últimos haraganes uno por uno!!!• Pero a los organizadores despertarlos como

más gracia os haga :D

PASOS A CONCRETAR


FINALIZACION

• Últimas cosas de la SU• Evaluaciones• Post-SU• Consejos finales

ULTIMAS COSAS DE LA SU

• Darles algún pequeño detalleo Se queda muy bien regalándoles cualquier cosita como un llavero

• Realizar el concurso de mejor participante, mejores ojos, chic@ más guap@, etc…

• Recopilar todas las fotos y grabárselas en un CD, y añadir canciones míticas de la SU

• Si es posible, imprimir una foto de todos juntos y dársela

• Ayudarles a imprimir los billetes de vuelta y conseguirles los billetes de autobús

• Unas pocas palabras de agradecimiento a los participantes y organizadores siempre son bien recibidas

• Recuperar la bandera y/o la mascota

EVALUACIONES

• Hacer evaluaciones de los participantes el último díao Siempre son más completas que las que realiza AEGEE-

Europa y sirven para mejorar de un año a otro

• Hacer alguna evaluación ‘light’ intermedia para ver si las cosas van correctamente

• Realizar evaluaciones internas del trabajo de los organizadores y del programa

• Insistirles a los participantes para que voten en la página de AEGEE-Europao Y decirles que si les gusto nos voten con la máxima

puntuación posible :P

POST-SU

• Reunirse cuanto antes el organizador principal con el tesorero para hacer el resumen económico

• Realizar el Activity report y el Finantial report y enviárselos a AEGEE-Europa

• Responder a las preguntas de los concursos a los que nos presentamos o la de el WG o Proyecto que nos ayudó

• Revisar fechas de entrega de justificaciones de las subvenciones pedidas

• Realizar dichas justificaciones cuanto antes mejor• Cartas de agradecimiento a quien nos ayudase

CONSEJOS FINALES

• El trabajo bien hecho hoy, es menos trabajo para el siguiente equipo

• Mientras se realiza la SU y durante la misma pueden surgir conflictos… intentad ser lo más pacientes posibles y buenos compañeros ayudando y respetando a los demás

• Habrá momentos estresantes, pero por lo general organizar una SU es una experiencia única, disfrutadla

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