Manual de AMAS

CONSULTA E INGRESO DE DIRECCIONES

Al ingresar en el programa se le solicitará ingresar un usuario. Recién entonces podrán tener acceso a la base de datos. Consultar al administrador por su usuario.

Una vez dentro deben hacer un clic en Adreßpflege en donde se desplegará un listado de opciones. Seleccionar la opción Grundadressen

Se abrirá el siguiente cuadro en donde se pueden ver todas las direcciones ingresadas en el sistema.

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Para consultar los datos de una de ellas se escribe el Sortname en el campo correspondiente y haciendo doble clic sobre la misma se abrirán los datos.Las mismas se pueden ver ordenadas por el número de AMAS, por la palabra clave, el nombre, el lugar. Siempre se ven ordenadas por la palabra clave; para cambiar esa forma de búsqueda se debe hacer clic en el icono de A-Z

Si consultan una dirección deben tener cuidado de no modificar los datos ya existentes, salvo que no sean actuales. Para no cometer errores siempre es mejor salir de la empresa haciendo clic en la cruz y NO haciendo clic en OK. De esta forma si se hizo alguna modificación el programa les consultará si quieren salir sin guardar el cambio. Al hacer clic en JA se cierra la empresa con los datos originales. En el caso que tengan que hacer una modificación se debe cerrar la empresa si o si haciendo clic en OK para que el cambio quede guardado.

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Nuevo

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Abrir

Cambia la forma de búsquedaForma manual de selección

Campo de búsqueda

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Para ingresar una dirección nueva hay que hacer clic en el icono Nuevo .

Se abre una ventana nueva en donde se ingresa a la empresa deseada.Antes de ingresar una dirección se debe corroborar que no esté ya ingresada.

CAMPO EXPLICACIONAdreß-Nr. AMAS crea el número automáticamente. En el caso de ser la

empresa socia se antepone el número 1 en el caso de no socios el número 0

Firma Es un número que representa a nuestro país. También lo crea automáticamente el programa

Suchname Combinación del Nombre + Código Postal + Dirección crea por el programa.

Sprache si es una dirección argentina: Spanisch $, $si es una dirección en Alemania: Deutsch, DM, 001

Sortname Solo se pueden ingresar 15 caracteres Ingresar dentro de lo posible el nombre completo:

p.e. Hirschmann (y no Hirsch) No usar "de" ni puntos (no "Fab." sino "Fab") Empresa Alemana: se ingresa el apellido

p.e. Helmut Fischer GMBH - Sortname: Fischer Empresa Argentina: se ingresa la primera palabra:

p.e. Eduardo Fulano S.A.: Eduardo .... (si hay lugar seguir con el apellido)

Personas: se ingresa el apellido Para no generar datos dobles el programa emitirá un cartel

cuando el Sortname se repita. En caso de que de todas

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formas se desee ingresar los datos se debe hacer clic en Fortfahren

Anrede:(lista desplegable)

Personas en Argentina: Sr., Estimado señor o Sra., Estimada señora

Personas en Alemania: Herr, Sehr geehrter Herr o Frau, Sehr geehrte Frau

Empresas en Argentina: De nuestra consideración Empresas en Alemania: Sehr geehrte Damen und Herren

Name Dentro de lo posible escribir los nombres completos (no usar abreviaciones raras)

Empresas: ingresar en mayúscula/minúscula. Si es una sigla en mayúscula. El nombre se escribe tal cual como es. La razón social se escribe con puntos (S.A.)

Personas: se ingresan así "apellido*nombre" Si el nombre de la empresa no entra en el primer renglón

existen 3 reglones más para seguir ingresando. Al inicio de cada renglón se debe topear la / y dejar un espacio.

Strasse: El modelo es así:Corrientes 354-6º Of. 54(El º se tipea Alt+167)

Bundesland(lista desplegable)

Sólo se aplica a Argentina. En el caso de Buenos Aires (Capital) el campo queda vacío.

PLZ Postfach Este campo sólo se utiliza si existe una calle y una casilla de correo. Si se ingresa sólo una calle o sólo una casilla se utiliza el campo PLZ

Tel / Fax El modelo es:(011) 4394-0097/9(011) 4393-0097, 4395-0087No se ingresa el código país (a veces el sistema lo presenta. En este caso se borra!)

REGLAS PARA EL USO DE SORTNAMES

AHK + País Cámaras Alemanas en el ExteriorIHK + Stadt Cámaras alemanas en AlemaniaCAMARA + País Cámaras binacionales en Argentina

Por ejemplo. Cámara Suizo-Argentina = CAMARA SUIZA

CAM + Sector Cámaras sectoriales en ArgentinaCámara de Industriales Metalúrgicos de Córdoba-CIMCC = CAM METALURGICO

CAM COMEX + Provincia o Ciudad Cámaras Argentinas de Comercio Exterior

ASOC AsociaciónASOC + Rubro Asociaciones sectorialesB BancoFAB Fabricantes

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FED FederaciónFED + Rubro Federaciones sectorialesIHK + Ciudad Cámaras en AlemaniaIND IndustriaMIN MinisterioSEC SecretaríaSUBSEC SubsecretaríaEST + nombre EstudioESTABL + nombre EstablecimientoBOD + nombre Bodega

Ansprechpartner - Personas de contacto de la empresa

Unternehmenskennzahlen – Datos de la empresa: Razón social, año

de fundación, facturación anual, condición frente al IVA.

Mitgliedsdaten – Datos de socio. Solo algunas personas tienen

acceso a modificar esta sección. Figuran la fecha de ingreso, cuota social que abonan, fecha de baja (en el caso de ex socios), número de CUIIT.

Fakturiegungsdaten – Datos de facturación. Figuran datos que

aparecen en la factura como ser el número de CUIT y si existe algún tipo de descuento, como también la inicial del país de origen.

Zusatzfelder – Campos adicionales para ingresar datos que no

entraron en la parte principal, por ejemplo nº de teléfonos.

Sonderinformationen – Informaciones varias

Las 999 líneas se reparten de la siguiente manera:

1-200: SOCIOS1-15 actividad en castellano16-30 actividad en alemán

Ojo! Se trata de líneas que muchas veces sirven para imprimir listados, entre otros para el listado de empresas alemanas. Se pueden ingresar informaciones en las líneas, pero solo si son aptas para publicar!!!! De ninguna manera cambiar los textos en el caso de empresas asociadas, representantes o subsidiarias alemanas..

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201-300: DE301-400: SD401-600: FE601-700: SC701-800: CRH801-900: AF901-999: VARIOS

Zielgruppen – Código del motivo de ingreso. Es FUNDAMENTAL

que todas las empresas, personas, tengan al menos 1 zielgruppe asignada. De esta forma la dirección es identificada para futuras selecciones.

Verknüpfungen – Enlaces. En esta sección se muestran las

empresas que tienen conexión con la empresa principal, es decir muestra si esta empresa tiene filiales o si es la filial de una casa matriz, representantes o es representada, mayoristas o distribuidores.

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Zielgruppen

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Zielgruppen generales Zielgruppen de la empresa o persona de contacto

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Personas de Contacto

Para ingresar la persona de contacto de una empresa se debe hacer clic en el icono Ansprechpartner La forma de ingresar es similar a la del ingreso de la dirección. Primero hacer clic en y se abrirá la siguiente pantalla para cargar la información necesaria.

En el segundo renglón del Name se debe colocar el cargo de la persona en el caso de conocerlo. De esta forma antes de abrir el contacto ya se sabe que cargo tiene. Aquí también es fundamental colocarle una Zielgruppe

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Verknüpfungen – Enlaces

Como se dijo anteriormente en esta sección se muestran las empresas que tienen conexión entre sí.Para ingresar una conexión primero es necesario que las dos empresas estén ingresadas en el sistema.Al hacer clic en el icono se despliega la siguiente ventana.

El siguiente paso es hacer clic en Se abre una ventana para buscar el

nombre de la empresa con la que se desea vincular a la empresa actual y colocar la categoría de vinculación. El último paso es colocar la Zielgruppe del rubro vinculado.

Muttergesellschaft = casa matriz Tochtergesellschaft = filial

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Vertreter = representante Vertretung = representadaREALIZAR UNA SELECCIÓN

1) Dentro de Auswertungen seleccionar Allgemeine Auskunft

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2) Seleccionar la Zielgruppe deseada. Se recuerda que la tecla AZ cambia el criterio de búsqueda de Zielgruppe a Bezeichung. Luego presionar la teclaEn el caso de seleccionar una Zielgruppe incorrecta se elimina con la tecla inversa

3) Al seleccionar la Zielgruppe se abre una ventana de confirmación, en el caso de que sea la Zielgruppe seleccionada presionar OK

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4) En el caso de seleccionar 2 Zielgruppen, la opción Suchverfahren trabaja de la misma manera que los conjuntos en matemáticas (diagramas de Venn). Tener en cuenta que la 1º Zielgruppe es la que domina.

5) Otros criterios para tener en cuenta en la selección

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Alle: tanto una como otraNur Dubletten: Sólo las direcciones que tienen las dos zielgruppen.Ohne Dubletten: no selecciona las direcciones que tengan ambas Zielgruppen.Und nicht: Selecciona la empresa que posea la primer Zielgruppe y no la segunda.

Selecciona país de donde se quiere realizar la búsqueda

Selecciona otros criterios que figuran en la Grundadresse

Selecciona a través de la información contenida en las Sonderinformationen

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6) Una vez elegidos todos los criterios de selección se debe efectuar un click sobre el botón SUCHEN. Tras unos segundos debe aparecer la tabla que se muestra más abajo. En ella verá el listado completo de las empresas que cumplen con los requisitos seleccionados. En el caso que haya una empresa que se desea eliminar de la búsqueda se debe hacer un click sobre el cesto de basura, previa selección de la empresa (no abrirla sólo iluminarla).

7) Si se quiere seleccionar una persona de contacto (Ansprechpartner) de esas empresas, haciendo click en el botón Suche Ansprechpartner, se abrirá una ventana para seleccionar la Zielgruppe correspondiente.

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Permite asignarle una nueva Zielgruppe a las empresas seleccionadas

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A partir de este momento existen dos alternativas: imprimir el listado directamente desde Amas o exportar los datos a Word para poder realizar listados, etiquetas, cartas, etc.

Alternativa 1: Imprimir el listado desde Amas

Se debe presionar la tecla que tiene un dibujo de una impresora. Se desplegará la siguiente ventana.1. Drucken: imprimir2. Vorschau : realiza una vista previa del documento.3. Überschrift der Liste : es el título que aparecerá como encabezado en la

documento final. Aparece como predeterminado “Empresas constructoras”, borrarlo y escribir el deseado.

4. Drucken : Permite que se visualice el número de Amas y/o la persona de contacto.

5. Adresse: Le da el orden de aparición a la dirección (z.Hd...., 1º empresa luego persona de contacto, 1º persona de contacto, luego empresa, etc.)

6. Zielgruppen: Permite que se visualicen las Zielgruppen que tiene la empresa. Se puede seleccionar cuales son las deseadas, por ejemplo sólo las de FE o sólo las de SC.

7. Sonderinformationen: Cumple la misma función que Zielgruppen pero para las Sonderinformationen.

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Alternativa 2: Exportar a Word

En esta alternativa se pasará la información a Word para poder realizar una combinación de correspondencia. Como primer paso se debe hacer un click en la letra W. El segundo paso es seleccionar una variante ya existente o elegir los campos que se desean que figuren de las empresas y Ansprechpartner seleccionados.

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Todos los campos que figuran en la Grundadresse Todos los

campos que figuran en el Ansprechpartner

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El siguiente paso es guardar la selección. Para ello hacer click sobre el botón OK. Si no seleccionó una variante ya existente al presionar OK le preguntará si quiere guardar esa variante. La decisión es de Ustedes (Si o NO según corresponda). Luego aparecerá una ventana para buscar el lugar en donde guardar la selección. Se recomienda tener una carpeta especial dentro de Mis Documentos para guardar esta base de datos que se usarán para el archivo definitivo.

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IMPORTANTE: Siempre poner la extensión .doc en los nombre de archivo. El nombre del archivo no debe superar los 8 caracteres

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El trabajo en Amas ha finalizado. Ahora se comienza a trabajar en Word. Existen dos opciones: crear una nueva plantilla o utilizar las plantillas ya existentes de AMAS.

Opción 1: Plantilla Nueva

Del menú HERRAMIENTAS seleccionar la opción Cartas y correspondencia / Asistente para combinar correspondencia.A partir de este momento un asistente aparecerá en el margen derecho de la pantalla. Se debe seguir los pasos indicados. En total son 6 pasosEn el primer paso se le consulta sobre el tipo de documento que desea confeccionar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas, listados de direcciones). Luego de seleccionar la opción deseada presionar SiguientePaso 2: se le consulta sobre cuál documento se desea trabajar. En este caso sobre el documento actual. Paso 3: Seleccionar la base de datos. Se debe buscar la base recientemente creada en AMAS. Presionar Examinar para localizarlaPaso 4: En este paso se colocan los campos seleccionadas en Amas en el lugar del documento que uno desee. Para eso seleccionar la opción Más elementos.Paso 5: Vista previaPaso 6: Se completa la combinación. En el caso de correos electrónicos se enviarán automáticamente solicitando previamente el asunto. En los casos restantes se le consulta si quieren combinar en un nuevo documento.

Opción 2: Plantilla existente

Haciendo click en Archivo-Nuevo existen varias plantillas de Amas con las se pueden trabajar. Por ejemplo: etiquetas, listados, etc.Si siguiendo el paso anterior no pueden ver estas plantillas se deben seguir los siguientes pasos: Del Menú Herramientas, seleccionar la opción OPCIONES. Aparece una

ventana con varias pestañas, se debe seleccionar Ubicación de archivos. Posicionarse sobre la opción plantillas de grupo y presionar Modificar. Las plantillas poseen la siguiente ruta: E.\Winamas\Plantillas. Por último Aceptar

Una vez que aparecen estas plantillas en Nuevo, seleccionar la deseada y comenzar a utilizar la combinación de correspondencia como en el caso anterior, con la única diferencia que no va a ser necesario colocar los campos.

ATENCIÓN: Es necesario que los campos elegidos en Amas previamente sean los mismos que figuran en la plantilla.

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REALIZAR UNA SELECCIÓN DE REPRESENTANTES

1) Dentro de Auswertungen seleccionar Verknüpfungen

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2) Seleccionar si se desea buscar representantes o filiales esto se realiza desde la opción Verknüpfung. Luego seleccionar la zielgruppe deseada. Se recuerda que la tecla AZ cambia el criterio de búsqueda de Zielgruppe a Bezeichung. Luego presionar la tecla En el caso de seleccionar una Zielgruppe incorrecta se elimina con la tecla inversa El lugar en donde se coloque la zielgruppe depende de la búsqueda que estoy realizando. Por ejemplo si busco un representante de productos químicos coloco la zielgruppe en la Verknüpfung, en cambio si quiero que el representante tenga esa zielgruppe la coloco en Vertreter.

Definiciones: Vertreter: representanteVertretung: representaciónVerknüpfung: vinculación, nexoMuttergesellschaft: casa matrizTochtergesellschaft: filial

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3) Al seleccionar la Zielgruppe se abre una ventana de confirmación, en el caso de que sea la Zielgruppe seleccionada presionar OK

4) Las opciones Land, PLZ y Sortname permiten acotar la búsqueda por país, código postal o directamente una empresa en especial, respectivamente. Luego presionar Suchen

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5) Al aparecer el resultado de la búsqueda verá que se detalla tanto los datos de la empresa alemana como los del representante en Argentina.

6) A partir de este momento los pasos a seguir son iguales a la búsqueda a través de Allgemeine - Aufkunft Se recuerda que existen dos alternativas: imprimir el listado directamente desde Amas o exportar los datos a Word para poder realizar listados, etiquetas, cartas, etc.

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CREAR UNA ZIELGRUPPE

1) Dentro de Stammdaten seleccionar Zielgruppen. Se desplegará la ventana que se ve a continuación

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2) Presionar el botón de NUEVO. Luego completar los campos. Primer el código de zielgruppe y luego la descripción. Se recuerda que se debe seguir con la estructura ya existente. Al final presionar OK.NOTA:Por favor solo ingresar zielgruppen de su sector. En el caso de necesitar una zielgruppe de algún rubro solicitarla a MP/FT

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Descripción

Código

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3) Es posible imprimir el listado de las zielgruppe, ya sea las de cada sector, las de clasificación de productos o todo el listado de completo. Para ello se debe presionar el botón de la IMPRESORA. Una vez que aparezca la ventana correspondiente colocar cuales son las zielgruppen que se desean imprimir. Luego presionando VORSCHAU podrán tener una vista previa del listado y con DRUCKEN imprimen.

No todos tienen permiso para borrar zielgruppen. En el caso de errores por favor dirigirse a MP.

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