Como nos ayuda alfresco en la adopción de normativas
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Cómo nos ayuda #Alfresco …en la adopción de normativas y leyes ?
José CarrascoSenior Solution Engineertwitter: @jcarrasko
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Por qué gestión de registros ?
Record Management
Es la práctica de mantener los registros de una organización desde su creación hasta su eventual disposición. Incluyendo: clasificación, archivo, securización, preservación y destrucción.
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Los registros crecen…
Cada día hay más…
• Documentos y Registros• Normativas• Leyes• Canales de adquisición
Cada día falta más …
• Tiempo para catalogar• Normalización• Automatización
Los registros son:
• Información Legal
• Utilizada para demostrar de manera irrevocable una determinada acción
• Una mala gestión de los registros puede acarrear problemáticas legales importantes
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Si solo fuera una…
LEY 15/1999,LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal
Real decreto 3/2010, ENSEsquema nacional de Seguridad
Orden Pre/2971/2007 Expedición de factura electrónica
LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
LEY 30/2007 Contratos del Sector Público
LEY 34/2002Servicios de la Sociedad de la Información
LEY 56/2007, LMISI Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información
Real decreto 4/2010, ENIEsquema nacional de Interoperabilidad• Normativas
– ISO 15489– ISO 14721
– Moreq10– ….
• Normativas locales
• Exigencias de integración
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Tengo un directorio para…
Document Management
• Modelo documental flexible ( carpetas, tipos documentales)
• Documentos se pueden crear en cualquier momento y para cualquier uso
• El documento se puede cambiar según requerimientos de usuario
• Los documentos pueden ser borrados según requerimientos del usuario
Record Management
• La organización define un cuadro de clasificación
• Los registros pertenecen siempre a un proceso legal o de negocio dentro de la organización
• Una vez que un registro esta declarado, no puede cambiarse sin un procedimiento definido
• Los registros son custodiados por un determinado tiempo
≠≠
≠≠
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El Ciclo de vida del registro…
•Captura •Creación•Formularios•Escáneres•Correo electrónico
Generación
•Revisión•Colaboración•Aprobación•Espurgo•Flujos de trabajo
Revisión y aprobación •Publicación
•Web•Movilidad•Portales
Distribución
•Archivo•Conservar•Custodiar•Disposición•Destrucción
Almacenamiento y custodia
Auditoria y Seguimiento
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Por qué #Alfresco RM Rocks ?
Alfresco RM 2.0
Es el software capaz de simplificar y universalizar la gestión de los registros a la vez de dar cobertura a los requerimientos de implementación
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#1 Para todos
#1.1 Licenciamiento per Server. No se licencia por usuario y permite un despliegue mayor entre los usuarios que en otras soluciones no son contemplados por precio ( usuarios externos, administración…) #1.2 Múltiples interfaces. Alfresco permite crear registros desde el correo electrónico, unidades de red , adquisición por escáner o formularios web. El nivel de entrada del usuario no es un problema:
– Archiva desde Microsoft Office– Archiva desde el escritorio sin instalar ningún sistema (CIFs)– Archiva desde formularios web– Archiva desde el correo electrónico
Office
Correo electrónico
Escritorio
Formularios Web
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#2 La Solución 360º
#2.1 Permite implementar diferentes normativas en una única instalación. A diferencia de otras soluciones focalizadas únicamente en una normativa, Alfresco permite la implantación de diferentes normativas en único Alfresco gracias a ofrecer un framework universal.
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Generación
Revisión y Aprobación
Distribución
Custodia y disposición
#2 La Solución 360º
#2.2 Permite cubrir todo el ciclo de vida del registro. Alfresco contiene todos los instrumentos para cubrir desde la generación de registros, su revisión, administración , distribución , custodia y disposición.
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#2 La Solución 360º
#2.3 Accede desde el desktop, web o cualquier dispositivo móvil.
…. si estas en el despacho…. desde el portal corporativo…. si estas en ruta…. desde el móvil
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#3 El repo Universal
#3.1 El repositorio universal. Alfresco es el ECM que cuenta con más interfaces estándar del mercado para acceder a sus contenidos así como un gran conjunto de APIs y Lenguajes de programación:
AP
Is
CMIS
SOA - Webservices
RESTful
Webscripts
Bulkloading API
Pro
tocolo
s
WebDAV
FTP
CIFs - Sharepoint
Len
gu
aje
s
Java
.net
Php
Python
C++
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#4 1,2,3 Funcionando…
#4.1 Muy rápido de implementar.
Gracias a su diseño , su integración nativa con los escritorios de usuario, el gestor de formularios, el motor de Workflow Activiti y su buena disposición para participar en prototipos y metodologías ágiles, Alfresco resulta un sistema muy rápido de implementar.
Sin duda, esto nos aporta ventajas en :
• Gestión del cambio más rápida siguiendo las directrices de negocio de la organización.
• Gracias a la interface intuitiva, ahorro en los tiempos de formación de los usuarios participantes
• Fácil y rápido mantenimiento de procesos gracias a las consola de Activiti
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Qué nos da #Alfresco RM?
Alfresco RM 2.0
• Capacidad de incluir cualquier cuadro de clasificación
• Instrumentos de llenado de registros• Modelo de datos flexible• Eventos y programador de acciones• Seguridad y Auditoria• Referencias y búsqueda
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•Kofax• Intelliant•Ephesoft
Escáner
•Sharepoint
•Microsoft Word
Office
•Outlook• IMAP
Correo electrónico
•CiFs•Webdav•FTP
Escritorio
Share
Formularios Web
•Activi•Múltiples usuarios
Workflow
Generación de Registros• Alfresco soporta la generación de registros por diferentes vías:
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• Múltiples usuarios participando en la creación del registro
• Poder implementar procesos de negocio mediante registros
• Permite modelar procedimientos
administrativos bajo BPMN 2• Herramienta visual de diseño• Integrado en Alfresco 4 como
motor BPM por defecto
Generación de RegistrosPor qué un motor de procesos para RM ?
Activiti Explorer Activiti Probe
Activiti Workflow Activiti Explorer
Activiti Cycle Activiti Modeler
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Cuadro de clasificación
Organización
• Jerarquías multinivel• Planificación de Procedimientos
(series de registros, categorías de registros y carpetas de registros.
• Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición)
• Agrupados por expedientes(carpetas de registros)
• Referencias(relaciones entre registros)
Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos.
Procedimiento
Carpeta de registros
Planificación disposición
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Cuadro de clasificación
• Múltiples tipos:
– Registro escaneado– PDF o registro Web– Físicos– Definidos por la organización
• Metadatos definidos por el usuario• Una carpeta de registro puede tener
registros físicos como electrónicos• Metadatos y aspectos
RegistrosAlfresco RM nos permite crear registros definidos por la organización o reutilizar los existentes dentro de Alfresco. También permite técnicas avanzadas de modelo como la herencia múltiple de tipos mediante aspectos.
Aspecto:AAPP 1
Aspecto:AAPP 2Aspecto:Localizable
Aspecto:….
Tipo:Comunicado
Tipo:Resolución
Tipo:Subsanació
n
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Ciclo de vidaDisposición
• Relacionado a nivel de categorías• Permite políticas de:
– Retención– Disposición
• Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido
Observación de Registros
• El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.
Eventos
• Definidos por el usuario• Definidos por el sistema• Permiten ser enlazados a las
planificaciones de disposición• Gran conjunto de eventos
predefinidos:– Abolición– Caso terminado– Obsoleto– Reasignación– Preparado para disposición
Transferencia
• Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.
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Seguridad y Auditoria
Seguridad
• Soporte para autenticación encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs,
• Modelo extensible para necesidades propias
• Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia.
Auditoria
• API de auditoria que permite una alta granularidad en la auditoria de los elementos tratados
• Auditar acciones• Filtro por tipo de evento, usuario o
fecha• Las mismas auditorias pueden ser
declaradas como registros
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Búsqueda
• Graba / recupera búsquedas
• Genera informes
Busca en :
• En el registro y sus propiedades
• En las planificaciones de disposición
• En campos calculados ( como las fechas )
• En los estados
• En propiedades propias
Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.
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El cloud• Estrategia hibrida • Escenario pensado
para la colaboración entre una administración y sus partners
• Publicación de registros en la nube
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Referencias …
Alfresco …
+ de 2.300 clientes en 55 paísesGobierno , Finanzas, Media y entretenimientoEducación ,Logística y viajes, Manufacturas
En España y Portugal …
7% ingresos globales75% crecimiento +20 Partners+200 Proyectos EnterprisePresencia en las mayores cuentas IBEX 35
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Ayuntamiento de Denver
Resultados
• Ahorro de $1.5 millones de dólares en 5 años
• Reducción del tiempo global de los procedimientos
• Remplazo del sistema propietario anterior por Alfresco
• Mejora de la auditoria y reducción de los casos imputados a Denver
• Acceso mediante servicios Web• Utilización desde dispositivos
móviles
Tecnología
• Alfresco Enterprise 3.3• Ephesoft• CMIS• iPhone SDK• Oracle ESB• PeopleSoft Financials• & CRM• Zia Fresh Process
Ayuntamiento de Denver con más de 10.000 trabajadores y un volumen de operación de 1 Billion de Dólares.
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Church Pension Group
Resultados
• Remplazo de Interwoven con Alfresco Enterprise
• Centralización de los registros de las 5 compañías del grupo
• Rápida implementación absorbiendo una carga inicial de 2 Millones de registros
Tecnología
• Alfresco Enterprise 3,4• Alfresco Share• Alfresco Record Management• KOFAX
Empresa global de servicios financieros con una facturación de $9 Billones.
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Caceis
Resultados
• Registro de toda la documentación de los clientes
• Digitalización de documentos • Integración mediante
servicios web• Reducción del coste total de
la solución
Tecnología
• Alfresco Enterprise • KOFAX
Banco global con más de 3000 empleados y custodia de 2300 billones de euros.
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Boise Cascade Corporation
Resultados
• Retirar IBM Systemware RM• Gestión de las facturas• Actualización a tipos de
documentos actuales• Control sobre la retención de
los registros y su distribución• Implementar la política de
retención de 7 años• Auditar los accesos a los
documentos
Tecnología
• Alfresco Enterprise• Alfresco Share• Alfresco RM• RightFax• DB2
Empresa norteamericana de manufacturas relacionadas con la madera, packaging y papel. Cuenta con 10.000 empleados y más de $5Billones de volumen de negocio.
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Rational Retention
Resultados
• Automatización de los registros no estructurados
• Mejora de los procesos de litigación
• Rapidez en la implementación de nuevos procedimientos
• Mejora de las búsquedas de registros
Tecnología
• Alfresco Enterprise• Alfresco Share• Alfresco RM
Empresa global de software especializada en ofrecer servicios de gestión de registros
![Page 29: Como nos ayuda alfresco en la adopción de normativas](https://reader033.fdocuments.es/reader033/viewer/2022061300/548e5e76b479595e5a8b4b10/html5/thumbnails/29.jpg)
BSA
Resultados
• Automatización del sistema de facturación y aprobación de compras
• Utilización de procesos basados en Alfresco
• Captura por OCR de facturas• Reducción del tiempo de
proceso de facturas
Tecnología
• Alfresco Enterprise • Ephesoft• Redhat• MySQL• Pronto ERP
Empresa australiana líder en el sector de telecomunicaciones con más de 1000 empleados.
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EADS Astrium
Resultados
• Escaneado y archivo de más de 20.000 registros de recursos humanos
• Integración y distribución de más de 600.000 documentos relacionados
• Integración con SAP• Digitalización de 1500
expedientes al año
Tecnología
• Alfresco Enterprise • GWT• SAP
EADS Astrium es la primera empresa europea en la inustria aeroespacial, incluyendo Airbus, Eurocopter,Defence and Astrium. Cuenta con más de 12000 empleados.
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