CÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 CÓMO PLANIFICAR PROCESOS (Bajo ISO 9000)

CÓMO PLANIFICAR PROCESOSCÓMO PLANIFICAR PROCESOS 4302_V01_305 4302_V01_305

CÓMO CÓMO PLANIFICAR PLANIFICAR PROCESOSPROCESOS(Bajo ISO 9000)(Bajo ISO 9000)


OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALLograr la adecuada identificación y estructuración de los procesos

Contenido:Estructura de procesosConcepto de procesoCaracterización de un proceso

Objetivo del procesoLíder del procesoRequisitosActividadesEntradas / Procesos proveedoresSalidas / Procesos clientesRecursosInteracciones (comunicaciones entre

procesos)Indicadores del proceso


PRINCIPIOPRINCIPIO 4: 4: ENFOQUE A PROCESOSENFOQUE A PROCESOS

Entorno

Cliente

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS DE NEGOCIOS

Los resultados Los resultados deseados se logran deseados se logran más eficientemente más eficientemente cuando los recursoscuando los recursosy las actividades y las actividades relacionadas se relacionadas se gestionan como un gestionan como un proceso.proceso.

PROCESOS DE APOYO

ISO...ISO...

Cliente


El foco está en las ÁREAS

ESTRUCTURA FUNCIONAL

ESTRUCTURA POR PROCESOS

El foco está en los PROCESOS


V

4.14.1 Requisitos GeneralesRequisitos Generales

H

P

ACuando se contraten externamente procesos, los controles deben

identificarse en el Sistema de Gestión de la Calidad.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

a) IDENTIFICAR LOS PROCESOS

DETERMINAR SECUENCIA E INTERACCIÓN

DETERMINAR CRITERIOS PARA ASEGURAR OPERACIÓN Y CONTROL EFICACES

b) ASEGURAR DISPONIBILIDAD DE RECURSOS E INFORMACIÓN NECESARIA PARA APOYAR:

OPERACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS

c) MEDIR Y REALIZAR SEGUIMIENTO

d) IMPLEMENTAR ACCIONES Y LOGRAR MEJORAMIENTO CONTINUO


4.1 REQUISITOS GENERALES a) Identificación de procesos.

Identificar los procesos actuales de la empresa (Realidad de la empresa). LISTADO O CATALOGO

b) Secuencia de procesos e ...Determinar de secuencia Lógica. ESTRUCTURA DE PROCESO

b) ... Interacciónb) ... Interacción de procesos de procesos..Definir los elementos de cada proceso.Definir los elementos de cada proceso. ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESOSPROCESOS


CLASIFICACIÓN DE PROCESOS (CICLO PHVA)

TIPO P (Planear):

PROCESOS DE PLANEACIÓN:

Determinan las directrices para el desempeño corporativo de los procesos según la formulación estratégica.

TIPO H (Hacer):

PROCESOS DE EJECUCIÓN:

Procesos de Negocio:

Directamente responsables de generar los productos (bienes/servicios) para el logro de objetivos estratégicos.

Procesos de Apoyo:

Suministran los recursos, servicios e información necesarios para el cumplimiento de los objetivos de cada proceso.

HH

PP


TIPO V (Verificar):

PROCESOS DE VERIFICACIÓN DE LA GESTIÓN CORPORATIVA

Responsables de realizar la verificación a la planificación y al cumplimiento de los objetivos corporativos, y de realizar la revisión gerencial para identificar acciones de mejora

TIPO A (Actuación):

PROCESOS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN CORPORATIVA

Responsables de aplicar las respectivas acciones y de retroalimentar los procesos de planeación.

CLASIFICACIÓN DE PROCESOS (CICLO PHVA)

AA

VV


PROCESOS

MACROPROCESOS

Subprocesos

Actividades

Cadena de Valor de primer nivel

Cadena de Valor de segundo nivel

Cadena de Valor de tercer nivel

Procesos de piso

MODELO CADENA DE VALOR (Varios niveles)


Empresa

PlaneacionEstrategica

PlaneacionFinanciera

PlaneacionOrganizacional

PlaneacionTecnologica

Planeacionde la Calidad

Mercadeoy Ventas Adquisiciones Produccion Distribucion

GestionHumana

Gestion Tecnologica

Gestion Contable y Financiera

Gestion Servicios Generales

Gestion Documentacion

Auditorias

Revision por la Gerencia

Negocio

Apoyo

Entorno

Cliente Cliente

ESTRUCTURAS ESTRUCTURAS

ORGANIZACIONALES POR ORGANIZACIONALES POR

PROCESOSPROCESOS


Clie

nte

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Producto

RR

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cc

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Sistema de Gestión Sistema de Gestión de la Calidadde la Calidad

Proceso de Proceso de realización realización del producto del producto

Salida

Proceso de Proceso de medición, medición,

análisis y mejoraanálisis y mejora

Procesos de Procesos de alta direcciónalta dirección

Procesos Procesos de gestión de gestión

de recursosde recursos

Entrada

Mejora Mejora Continua del Continua del

SGCSGC


CADENA DE VALOR PORTER

PRO

CESO

S PRIM

ARIO

SPRO

CESO

S SO

PO

RTE

GESTIÓN DE COMPRAS

DESARROLLO DE TECNOLOGÍA

ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

MARGEN

LOGISTICA INTERNA

OPERACIÓNLOGISTICA EXTERNA

MERCADEO Y VENTAS

SERVICIO


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RA

MAPA DE PROCESOS

PR

OC

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ES

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OS

DE R

EA

LIZA

CIÓ

N

CLIENTE

CLIENTE

PLANI FI CAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA

CONSOLI DAR LA MEDI CI ÓN DE LA GESTI ÓN CORPORATI VA

P

H

V

A

GESTI ONAR DOCUMENTOS Y REGI STROS

GESTI ONAR FI NANZAS

GESTI ONAR EL TALENTO HUMANO

PLANIFICAR EL SERVICIO

GESTI ONAR COMPRAS

AUDI TAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA

GESTI ONAR I NFRAESTRUCTURA

GESTIONAR SOLUCIÓN DE

FALLAS

GESTIONAR CAMBIOS E

INNOVACIÓN

GESTIONAR PLANES DE CAPACIDAD

GESTIONAR LA CONFIGURACIÓN

GESTIONAR DISPONIBILIDAD Y

CONTINUIDAD

GESTIONAR SERVICIO Y

ATENCIÓN AL CLIENTE

REVI SAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA

MEJ ORAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA


4.1 REQUISITOS GENERALES a) a) Identificación de procesos.Identificación de procesos.

Identificar lIdentificar los procesos actuales de la os procesos actuales de la empresa (Realidad de la empresa). empresa (Realidad de la empresa). LISTADO O CATÁLOGO.LISTADO O CATÁLOGO.

b) Secuenciab) Secuencia de procesos de procesos e .. e ....Determinar la secuencia lógica. Determinar la secuencia lógica. ESTRUCTURA DE PROCESO.ESTRUCTURA DE PROCESO.

c) ... Interacción de procesos.Definir los elementos de cada proceso. ESQUEMA O CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO.


DEFINICIÓN 1: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan en forma combinada, mediante las cuales ciertos elementos de entrada se transforman en resultados.

DEFINICIÓN 2: Conjunto lógico de actividades que se realizan con el propósito de Agregar Valor a unos Insumos para obtener Productos que satisfagan los requerimientos de los Clientes.

DEFINICIÓN n: ... Actividades ... Entradas ... Salidas.

QUE ES UN PROCESOQUE ES UN PROCESO


ESQUEMA GENERAL DE UN PROCESO

ObjetivoINDICADOR DEL PROCESO

Secuencia del proceso

Insumos

Proveedores

Medios

VALOR AGREGADO

Clientes

Productos

Medios

RECURSOS:HUMANOSINFRAESTRUCINFORMACIÓN


IDENTIFICACIÖN BÁSICA: Nombre Propósito / Objeto Requisitos (Cliente, Técnicos, Legales, ISO) Líder del proceso

FLUJOS DEL PROCESO: Subproceso y actividades (PHVA)

INTERRELACIONES CON OTROS PROCESOS Insumos - proveedores – medios. (Entradas) Productos - clientes - medios. (Salidas – Resultados)

RECURSOS Humanos / Organizacional Infraestructura (Software, Equipos de Operación) Información (Documentos, Registros) Conocimiento y habilidades (Competencias del proceso)

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESO Actividades de seguimiento Indicadores del proceso

ESQUEMA DE UN PROCESO


DENOMINACIÓNDebe ser acorde con el objetivo por cumplir.

OBJETIVO

OBJETIVORazón de ser del proceso: Propósito a cumplir durante su ejecución. Está directamente relacionado con el producto a generar y sus características.

CARACTERIZACIÓN DE UN PROCESO


REQUISITOS:


TÉCNICOS: Especificados por la organización:Ejemplo: - BPM

- Norma técnica colombiana (NTC – 1335)- Método MARSHALL

DEL CLIENTE: Especificados por éste:Ejemplo: - Aplicar HACCP.

- Contratar personal de la región.- Reglamento de marquillas (disposición final)

LEGALES: Definidos por ley (relacionados con los productos y servicios) :

Ejemplo: - Ley 142 (servicios públicos)- NSR 98

ISO: Numerales ISO 9001 o ISO 14001Ejemplo: Proceso de gestión humana:

- 5.5, 6.2, 8.4 y 8.5.


LÍDER DEL PROCESOLíder: Tiene carisma y mueve seguidores para GESTIONAR el proceso.

ACTIVIDADAcción a ejecutar sobre el objeto de transformación


Definición: Secuencia lógica de Actividades para agregar valor a los insumos hasta convertirlos en productos según el objetivo establecido para el proceso.

P

V

H

A

FILTRACIÓNPROCESO DE

REACCIONHOMOGENIZACI

ÓN MEZCLA EMPAQUESECADOMOLIENDA


INSUMOSEntradas a transformar mediante adición de valor según el objetivo del proceso. No necesariamente entran en la primera actividad del

proceso.


Insumos

Físicos

Información

Medios de ingreso de información

FaxDocumento

fisico

Especificaciones de los insumosCalidad-Oportunidad-Seguridad-Servicio-

Precio

ElectrónicoTeléfono


PROVEEDORESEntidades suministradoras de insumos / información / recursos al proceso

Insumos

Calidad

Oportunidad

Seguridad

Servicio

Precio

Internos (Otros procesos suministradores de la organización)

Externos (Proveedores externos a la empresa)

PROVEEDORESPROVEEDORES

Adecuada negociaciónde las especificaciones

de los insumos


•Humano/Organizacional

•Responsabilidad de ejecución

•Infraestructura •Edificio, Local, Salón, Quirófano

•Software y Hardware

•Equipos de operación y medición

•Servicios (Comunicación, transporte)

•Herramientas

•Información• Documentos (Normas, Procedimientos, Instructivos, etc.)

• Registros / bases de datos

•Conocimiento Conocimiento

Base deDatos

Herramienta

Software

Máquina / equipo

Cargo

RECURSOSElementos y factores requeridos para la transformación de insumos en productos

Documentos


PRODUCTOSResultados de la ejecución del proceso mediante la adición de valor según el objetivo establecido. No necesariamente se producen en la ultima actividad del

proceso.


Productos

Físicos

Información

Medios de egreso de información

FaxTelefono

Documentofisico

Electronico

Especificaciones de los productosCalidad-Oportunidad-Seguridad-Servicio-

Precio


CLIENTESEntidades receptoras del resultado de proceso (productos / servicios / información / recursos)

Productos

Calidad

Oportunidad

Seguridad

Servicio

Precio

Adecuada negociaciónde las especificaciones

de los productos

Internos (Otros procesos receptores de la organización)

Externos (Clientes externos a la empresa)

CLIENTESCLIENTES


MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADOR)Variable de desempeño (MAGNITUD NUMÉRICA), que sirve de referencia para determinar el cumplimiento del OBJETIVO del proceso

OBJETIVO


CARACTERISTICA

RESPONSABLE

FREC INDICE META

HistoriaIdeal

Sector

SEGUIMIENTO DEL PROCESOActividades de monitoreo (control, supervisión, auditoria, inspección, medición)


DESPLIEGUE DE LOS DESPLIEGUE DE LOS OBJETIVOS CORPORATIVOS OBJETIVOS CORPORATIVOS

EN LOS PROCESOSEN LOS PROCESOS

VISIÓN

MISIÓN

POLÍTICA

SISTEMA DE GESTIÓN

PROCESOS(Indicadores de Procesos)

OBJETIVOS(Indicadores de Gestión)


8.2.3 M & S DE LOS PROCESOS8.2.3 M & S DE LOS PROCESOS

•SeguimientoSeguimiento de los proceso de los proceso•MediciónMedición de los procesos de los procesos APLICABLESAPLICABLES

ESQUEMA PROCESO Objetivo

Clientes

VALOR AGREGADO

Secuencia del proceso

Insumos Productos

Proveedores

Recursos

INDICADOR DE PROCESO


GRACIAS POR SU GRACIAS POR SU ATENCIÓNATENCIÓN

REINALDO CARDONA RENDÓNREINALDO CARDONA RENDÓNAsesoría: COOTRAMAAsesoría: COOTRAMACorreo electrónico: Correo electrónico: [email protected]@yahoo.com

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