CURSO DE CREACION Y GESTION DE MICROEMPRESAS .

UNIDAD DIDACTICA 2 PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN DE LOS

RECURSOS EN MICROEMPRESAS .

1.-COMPONENTES BASICOS DE UNA PEQUEÑA EMPRESA

Podemos dividir los elementos de la empresa en cuatro grandes grupos:

- Capital físico. Está formado por los elementos más evidentes que se encuentran en

una empresa, y se pueden observar a simple vista: terrenos, inmuebles, naves

industriales, maquinaria, equipos informáticos, herramientas, mobiliario, etc. Todos

ellos son imprescindibles para realizar su actividad, bien sea la fabricación de bienes o

la prestación de servicios. Por ejemplo, un supermercado necesita estanterías, cajas

registradoras y un local donde colocar los productos, aparte de muchas otras cosas como

ordenadores para llevar la contabilidad, material de oficina, etc.

- Capital humano. Por muy importantes que sean los bienes que utiliza una empresa

para producir, de nada sirven por sí solos. Es necesaria la presencia de personas que

lleven a cabo la actividad productiva utilizando los medios que tienen a su disposición.

Dentro del capital humano podemos distinguir a:

◾Los dueños o propietarios de la empresa.

◾Los directivos.

◾Los trabajadores.

- Elementos intangibles. Se trata de factores que son difíciles de observar pero que

resultan cruciales para el éxito de la empresa. Se pueden dividir en dos categorías:

◾Capital intelectual. Es la formación previa de las personas que trabajan en la

empresa, su experiencia acumulada y, en definitiva, todo aquello que atesoran en su

cabeza y que les hace conseguir unos resultados que serían imposibles de alcanzar sin

dichos conocimientos. En inglés se suele denominar a esto Know how, literalmente

“saber hacer”.

◾Activos intangibles. Son elementos que pertenecen a la empresa pero no son

observables a simple vista; por ejemplo, una marca, una tecnología desarrollada

especialmente por la empresa, un programa de ordenador diseñado a medida o incluso el

sistema que se sigue para organizar las actividades de la empresa (turnos de vacaciones,

relaciones entre directivos y trabajadores, etc.). El hecho de que sean intangibles no

implica ni mucho menos que no deban ser tenidos en cuenta. Por ejemplo, se dice que la

marca Coca-cola tiene más valor que todas las instalaciones que tiene dicha empresa

repartidas por el mundo.

- Capital financiero. La empresa necesita el dinero desde su nacimiento para comprar

el capital físico que utilizará, y posteriormente recibirá ingresos de las ventas, deberá

pagar a los trabajadores, a los proveedores de materias primas, etc. Este capital

financiero no tiene por qué ser dinero en efectivo; es más, cada vez se usa menos esta

modalidad, y se utilizan medios de pago como las transferencias bancarias, cheques,

pagarés, letras de cambio, tarjetas de crédito, etc. Además de a los recursos propios, las

empresas también suelen acudir a la financiación ajena (dinero que le prestan las

entidades financieras).

2.-SISTEMAS: PLANIFICACION, ORGANIZACIÓN, INFORMACION Y

CONTROL

10.1 INTRODUCCIÓN .-

La planificación proporciona una dirección y un sentido de desempeño; puede ayudar a

lograr o incrementar el éxito, facilita a la dirección el cambio y al adaptación al entorno

y contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.

Para que las ventajas de planificación se pongan de manifiesto es imprescindible contar

con unos adecuados sistemas de información y control .Sin ellos es imposible alcanzar

la flexibilidad del proceso. Estos tres elementos actúan entre sí.

10.2 LA PLANIFICACIÓN.-

Proceso formal en el que se fijan metas y se establecen planes detallados de cómo

alcanzarlas.

Diferencias entre planificación y plan.

Planificación .- Operación mental que incluye los planes.

Planes.- Suelen ser los resultados de la planificación y definen las posibles acciones.

Tipos de planes.-

- Conjunto de metas que determinan la dirección

organizacional por lo que en ellos se verán reflejadas las actividades a cumplir.

- Se dan cuando las situaciones son relativamente

estables y los objetivos reiterados Los principales planes permanentes son las políticas ,

los procedimientos y las normas.

- Guías generales para tomar decisiones , deben permitir cierto margen de

libertad.

- Serie detallada de instrucciones para llevar a cabo una sucesión de

acciones que se repitan con regularidad.

- Instrucciones que determinan qué se debe o no hacer en determinadas

circunstancias.

- Planes para una acción específica y que

suelen quedar obsoletos tras alcanzar el objetivo. Los principales planes de una sola

aplicación suelen ser :

- conjunto de actividades para alcanzar , de una sola vez , un objetivo

importante .Comprende los pasos necesarios , el responsable de cada paso y el orden y

duración de ellos.

- Parte de un programa. Alcance limitado y directrices claras.

Responsabilidad de una persona determinada.

- Documentos donde se detallan los recursos que se destinan a las

actividades específicas durante un período determinado. Son básicos para controlar la

marcha de los programas y proyectos.

Según su temporalidad son:

de largo , corto y medio plazo . La dimensión temporal dada a cada uno de ellos está

ligada al tamaño de la empresa.

Según su nivel son :

Corporativos.- Es tarea de la alta dirección donde se fijan los grandes objetivos de la

empresa.

Tácticos.- Tarea de los mandos intermedios , están supeditados a los grandes objetivos.

Se definen subobjetivos para los departamentos, se plantean normas de actuación

,programas operativos , procedimientos y tiempos...

Operativos.- Tareas de los mandos operativos e incluso operarios .Se recoge la

programación del trabajo individual , tiempos de ejecución , instrucciones , y control

sobre la marcha del trabajo.

Según su flexibilidad son :

Rígidos.- No precisan modificaciones porque las variables que intervienen son

conocidas.

Flexibles.- contemplan cualquier variación en los acontecimientos.

Para llevar a cabo la planificación son necesarios unos puntos de partida. Se les conoce

como premisas de planificación y suelen ser:

- La misión de la empresa.

- Los valores y la ideología de la alta dirección.

Evaluación de las oportunidades y problemas internos y externos de la

organización , así como sus puntos débiles y fuertes.

La previsión .- Punto de los más importantes de las premisas. Trata de hallar el

rumbo más probable de los acontecimientos que influyen en la planificación.

Técnicas de previsión.

- Están sometidas a un gran grado de subjetividad , siendo útiles cuando

hay escasez de datos ( investigación de mercados)

sis de series y proyección. Técnicas estadísticas que sólo tienen sentido cuando

se tienen datos relativos a varios años y cuando las tendencias son claras y estables.

- Apoyándose en datos históricos usan la información acerca de la

relaciones entre los elementos pertinentes.

Fases del proceso de planificación.

Determinación de las premisas.- Punto de partida de la planificación.

Especificación de objetivos.- Determinan la dirección de los planes principales

definiendo así los objetivos por departamento.

Determinación de cursos de acción alternativos.- Fase creativa donde se pretende

identificar alternativas .

Evaluación de las alternativas.

Elección de un curso de acción.- Toma de decisión sobre el curso a seguir.

Formulación de planes derivados.- Tienen como fundamento respaldar al plan

principal.

Presupuestación.- Consiste en convertir los planes en números ( términos

monetarios)

Principios de la planificación.

De metodicidad.- Los planes han de basarse en el análisis de los hechos y de las

tendencias de su evolución.

De flexibilidad.- La planificación ha de permitir cierto grado de auto corrección.

De exactitud.- Grado de exactitud suficiente ,ya que ha mayor exactitud

significa más gasto ( tiempo, recursos...)

De amplitud.- La planificación por exceso y por defecto puede disminuir la

productividad del efecto planificador.

De economicidad.- Se orienta hacia un óptimo económico.

10.3 EL CONTROL

Función que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar la retroalimentación

de las acciones que se toman , es decir , una información valiosa para la planificación y

que puede servir de estímulo a los distintos componentes de la organización.

Significados de control.

Verificar

Regular

Comparar con un estándar

Ejercer autoridad sobre...

Limitar y restringir.

Elementos de sistema de control.

acterística

Fases.

s correctivas.

Tipos de control.

- Según los medios empleados.

- Según el objeto del control.

- En relación al contenido.

posteriori y permanente.-Según el momento de actuación.

Requisitos para su efectividad.

10.4 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

La información es necesaria para la toma de decisiones. La organización la utiliza con

cuatro propósitos.

3.-RECURSOS ECONOMICOS PROPIOS O AJENOS

Los recursos propios suelen revestir dos formas distintas: por un lado, el desembolso

inicial del empresario o de los socios al constituirse la unidad económica y también

desembolsos posteriores en aquellas situaciones en que se produce una ampliación de

capital y, por otro, la autofinanciación o recursos generados por la propia unidad

económica al obtener ésta beneficios que se mantienen en la misma sin ser retirados por

los socios con destino a sus patrimonios privados. Tal autofinanciación incluye las

reservas que proceden de la acumulación de resultados positivos no repartidos entre los

socios, ya sean alcanzados durante varios ejercicios económicos o bien como los

resultados del ejercicio corriente.

En lo que respecta a los recursos ajenos, cabe distinguir entre: a largo plazo, es decir

cualquier deuda que la unidad económica deba reintegrar en un plazo superior a un año,

y a corto plazo, cuando la devolución de los recursos obtenidos debe producirse antes

de dicho tiempo.

1. Fondos propios:

Las aportaciones de recursos efectuadas por el propietario en la empresa

particular, por los socios en las sociedades de personas y por los accionistas en

las sociedades de capital.

Los beneficios netos ya obtenidos (incluidos los del último ejercicio) que, por

algún motivo, no hayan sido distribuidos a quien correspondan.

Las reservas o beneficios no retirados por los socios que permanecen en la

sociedad, incrementando su capacidad de financiación.

La autofinanciación acumulada una vez calculada y deducida de los excedentes

de explotación (al final de cada período contable, para hacer frente a renovación

de los equipos, dada su incorporación al proceso de actividad de la unidad

económica, y a los riesgos previstos de contingencias de pérdida).

El conjunto constituido por los recursos propios también se denomina Neto Patrimonial,

en cuyo caso se restringe la denominación de Pasivo para los recursos ajenos.

2. Fondos ajenos a largo plazo: Son las deudas contraídas por la unidad económica

con los proveedores de inmovilizado, los prestamistas o entidades financieras, los

obligacionistas y otros acreedores que otorgan su confianza a la misma por un período

superior a un año. Cabe señalar que los empréstitos son préstamos recibidos por la

empresa que se han dividido entre muchos prestamistas (obligacionistas) y que se han

documentado en títulos reintegrables (obligaciones), los cuales devengan un interés

preestablecido a favor de aquéllos.

3. Fondos ajenos corrientes (Pasivo circulante): Son las deudas contraídas por la

unidad económica con los proveedores de bienes o servicios, prestamistas u otros

acreedores que otorgan su confianza a la empresa por un período inferior al año.

4.-PROCESOS INTERNOS Y EXTERNOS EN LAS MICROEMPRESAS

5.-LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La estructura de una empresa depende de su estrategia.. La organización de una empresa

depende de la misión, visión y estrategia de la misma.

La empresa es un sistema y por tanto los diferentes departamentos o areas de la empresa

están conectados entre si tanto en un flujo físico ( monetario, de bienes etc ) como de

información . Cuando en una empresa hay un fallo en la conexión entre los diferentes

departamentos no se cumplen los objetivos en su totalidad y repercute en la

rentabilidad de dicha empresa.

Por tanto, cada empresa tendrá un organigrama distinto , una empresa comercial que

simplemente compra y vende, no cuenta en su organigrama con un departamento de

producción. Una empresa de prestación de servicios tendrá una organización muy

distinta a una empresa que produce bienes etc

En una microempresa su organigrama es muy sencillo y en ocasiones una misma

persona ejerce tareas que pertenecen a distintos departamentos dentro de la empresa por

ejemplo el propio gerente es el que realiza las tareas de venta o las tareas de gestión

administrativa . Hay que recordar que se considera microempresa , aquella que cuenta

con menos de diez trabajadores y que factura menos de dos millones de euros.

El órgano de dirección de una sociedad puede estar formado por uno o varios

administradores (solidarios o mancomunados) o bien por un consejo de

administración (cuyos miembros son los representantes de los accionistas de la

sociedad en la proporción en que participan a la empresa, y el consejo estará formado

por presidente, secretario, vocal, y uno o varios consejeros delegados). Las decisiones se

toman por mayoría a través del sistema de votación en la junta general y en las juntas

extraordinarias.

Este es el organigrama típico de una empresa, con los departamentos clásicos:

6.-VARIABLES A CONSIDERAR PARA LA UBICACIÓN DE LA

MICROEMPRESA

Factores de localización espacial y dimensión de la empresa

a) Factores de localización espacial

Localización espacial de la empresa: es el lugar elegido por el empresario para realizar

su actividad productiva, a donde se trasladan los factores de producción y donde se

obtienen los productos.

Toda empresa necesita elegir un espacio físico donde instalar los factores necesarios

para producir. Se trata de una decisión importante que debe ser meditada a largo plazo y

que requiere una gran inversión.

Los factores más destacables para localizar una empresa son los siguientes:

1- Proximidad del mercado de consumo, lugar donde se encuentran los clientes.

2- Disponibilidad y costes de materias primas, energía, mano de obra, recursos

financieros...

3- Medios de transporte e infraestructura existente.

4- Coste del terreno, locales y construcción.

5- Desarrollo económico social de la zona.

6- Factores climáticos y entorno natural.

7- Marco jurídico-fiscal.

8- Otros factores intangibles más difíciles de evaluar: ambiente de negocios, clima

laboral y social de la zona.

9- Factor preferencial: intereses personales, por lo que la localización se fija según las

preferencias personales del empresario. De hecho muchas fábricas están localizadas

donde vivía su fundador y donde dio comienzo su actividad empresarial.

La importancia de los factores de localización varía según el tipo de actividad y de

mercado:

Factores de localización industrial

La localización óptima de fábricas, almacenes...será el lugar geográfico donde los

costes totales sean menores. La localización de una industria depende de:

1- Disponibilidad y coste del terreno:

Hay que evaluar el coste del solar donde se instala la industria. Este factor es más

determinante en empresas que requieran grandes superficies (petroquímicas, fábricas de

automóviles...) y que tienden a situarse lejos de núcleos urbanos donde el precio del

terreno puede ser menor.

2- Facilidad de acceso a materias primas y otros suministros:

Si la planta se sitúa cerca de fuentes de suministro de materias primas se podrán ahorrar

gastos de transporte y también tiempo. P. Ej. Las refinerías de petróleo se sitúan con

frecuencia en puertos o cerca de la costa y así se minimiza la distancia entre barcos

petroleros y la planta de transformación y de esta manera se ahorra el coste de

construcción de oleoductos.

3- La existencia de mano de obra cualificada:

Interesa que en la zona elegida existan suficientes trabajadores cualificados para cubrir

los distintos puestos de trabajo de la empresa. Además hay que tener en cuenta que el

coste de la mano de obra varía de unas zonas a otras.

4- Dotación industrial en la zona:

La empresa necesita relacionarse con empresas auxiliares que le presten determinados

servicios.

Por eso hay que tener en cuenta el nivel industrial de la zona y la existencia de otras

empresas a las que poder recurrir: transportes, fabricantes, servicio de asistencia técnica,

reparaciones, distribuidores de piezas....

5- Infraestructuras y comunicaciones:

Que existan en la zona y sean accesibles a la empresa

- diferentes fuentes de energía

- infraestructuras de servicios (alumbrado público, red de saneamiento......)

- comunicaciones con el resto del territorio

6- Normativa urbanística sobre el uso de suelos:

Habrá que conocer la legislación urbanística de cada zona considerada: Planes de

ordenación urbana. En caso de plantas industriales su instalación deberá hacerse en

zonas de uso industrial y hay que tener en cuenta registros medioambientales para

obtener la licencia municipal.

7- Existencia de ayudas económicas o fiscales:

Para promover la instalación de empresas en algunas zonas, la Administración concede

determinadas ventajas económicas y fiscales que se deben tener en cuenta.

Localización comercial y de servicios

Las tiendas, hoteles, bancos y otras empresas de servicios se preocupan de asegurar que

sus productos estén disponibles y con fácil acceso a sus clientes.

Por lo que para una buena localización comercial y de servicios se ha de tener en

cuenta:

1- Proximidad de la Demanda:

Estar cerca de donde se encuentran los potenciales clientes. Si este objetivo no es fácil

de alcanzar por dispersión geográfica de la demanda, deberá buscarse un lugar situado

como centro de gravedad de esa demanda.

Ej.: Un hospital se situará en un lugar geográfico para atender a la población en su área

de influencia. Una residencia universitaria cercana a un centro universitario. Un

restaurante de lujo en zonas con alto poder adquisitivo...

2- Visibilidad del local:

Situarse en zonas de alto poder de atracción para el cliente o en lugares estratégicos que

resulten

más visibles. Son preferibles locales con amplias fachadas, calles peatonales, centros

comerciales...

3- Coste del local:

Hay que tener en cuenta tanto el precio como el coste de acondicionamiento, los

servicios que ofrece... Los locales mejor situados suelen ser los más cotizados y los que

requieren mayor desembolso para su compra. Sin embargo esa gran inversión inicial se

suele compensar con mayor rentabilidad.

4- Facilidad de comunicaciones y comodidad de acceso

El producto o servicio ha de ser accesible al usuario. Es por eso que se valora el fácil

acceso a través de transporte público, facilidad de aparcamientos.... Por ello grandes

superficies comerciales se sitúan a las afueras por facilidad de aparcamientos.

5- Complementariedad de actividades:

Son cada vez más atractivos los puntos de localización en los que existen ofertas de

servicios complementarias, como las grandes superficies y centros comerciales.

Ante todo lo descrito surge el concepto de “Campo o Radio de Acción” de un negocio:

área de mercado hasta donde llega la influencia de un establecimiento o punto de venta

respecto a un bien o servicio.

Los factores que ayudan a expandir el radio de acción de un negocio son:

• Adecuada política de venta a crédito (tarjetas de pago)

• Envío de productos a domicilio sin recargo para el cliente.

• Montajes e instalaciones gratuitas.

• Servicio postventa que incluya la posibilidad de devolver etc

7.-DECISIONES DE INVERSION EN INSTALACIONES , EQUIPAMIENTOS Y

MEDIOS .