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Cdigo: S/C MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA IFS

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Transmitiendo desarrollo

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........................................................................................................................................

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA IFS PROCESO DE COMPRAS

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CONTROL DE REVISIONES Rev. Fecha Histrico de Revisiones Elaborado Aprobado

001 07/12/09 Creacin AALULEMA

002 26/02/10 Actualizacin AALULEMA




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TABLA DE CONTENIDOS TABLA DE CONTENIDOS ....................................................................................... 3 1 OBJETIVO..................................................................................................... 4 2 ALCANCE...................................................................................................... 4 3 CAPITULO 1 NAVEGACIN ........................................................................... 4

3.1 ACCESO AL SISTEMA.............................................................................. 4 3.2 NAVEGADOR ....................................................................................... 8

4 CAPTULO 2 - PROCESO DE COMPRAS............................................................17 4.1 DESCRIPCIN GENERAL .........................................................................17

5 CAPTULO 3 REGISTRO DE PROVEEDOR........................................................19 5.1 PROVEEDOR ......................................................................................19

6 CAPTULO 4 REGISTRO DE ARTCULO DE COMPRA .........................................32 6.1 ARTCULO DE COMPRA...........................................................................32 6.2 PROVEEDOR PARA ARTCULO DE COMPRA .....................................................38

7 CAPTULO 5 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS INVENTARIABLES............42 7.1 SOLICITUD DE MATERIAL.........................................................................42 7.2 SOLICITUD DE COMPRA ..........................................................................46 7.3 ORDEN DE COMPRA..............................................................................51 7.4 APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA .......................................................57

8 CAPTULO 6 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS NO INVENTARIABLES.......62 8.1 ORDEN DE COMPRA..............................................................................62 8.2 APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA .......................................................73 8.3 RECEPCIN DE ORDEN DE COMPRA ............................................................78

9 CAPTULO 7 ANEXOS..................................................................................81 9.1 ANEXO 1 - PROCESO DE COMPRAS ......................................................82 9.2 ANEXO 2 - SOLICITUD DE MATERIAL .....................................................83 9.3 ANEXO 3 ORDEN DE COMPRA ...........................................................84


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1 OBJETIVO Facilitar al usuario un documento de aprendizaje que le permita ejecutar sus tareas en el mdulo de Distribucin Compra, del sistema IFS. 2 ALCANCE Este manual nos ensear paso a paso como realizar las tareas en el sistema IFS, para ejecutar el proceso de compras. Est dividido por captulos, los mismos que obedecen a un subproceso y funcionalidad especfica en la herramienta. En el manual se har mencin a los campos o lneas donde es obligatorio registrar informacin, a fin de que el sistema trabaje correctamente. Si el usuario considera necesario, puede registra informacin adicional en otros campos que no son obligatorios, pero pueden servir para obtener reportes adicionales. Al final del documento se encuentran los anexos de los procesos del sistema que se detallan en los captulos del presente manual. Este manual se complementa con el manual de Solicitud de Material de Bienes y Servicios y el Manual de Cuentas por Pagar, en los cuales el usuario deber guiarse para ejecutar el proceso de compras, desde el momento en que se genera el requerimiento y una vez finalizado el proceso, respectivamente. 3 CAPITULO 1 NAVEGACIN

3.1 Acceso al Sistema

El sistema IFS, posee varios mdulos a los que vamos a acceder, dependiendo de la funcionalidad que vayamos a ejecutar. El proceso de compras se ejecutar ingresando al mdulo de Distribucin. 3.1.1 Para ingresar al mdulo realizar lo siguiente

a. Ingresar al cono APLICACIONES IFS, que se encuentra en el escritorio


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b. Se abrir una pantalla llamada Shortcuts, con toda la lista de mdulos disponibles para Transelectric

c. Seleccionar el mdulo al que vamos a acceder, en este caso, Distribucin y doble clic sobre el cono del mdulo.

d. Luego de seleccionar el mdulo, aparece una pantalla donde se debe registrar el nombre del usuario y su contrasea de acceso. Cada usuario tiene asignada una clave de acceso especfica.


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e. Adicionalmente el usuario puede seleccionar el idioma con el que va a trabajar, para ello, se debe seleccionar la opcin Cambiar Idioma, que se encuentra en el lado inferior izquierdo de la pantalla de conexin

f. Oprimir el botn OK de la pantalla de conexin, ubicado en la parte inferior


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g. Si el usuario solicit cambiar el idioma, aparecer una pantalla emergente donde se debe seleccionar el idioma con el que se va a trabajar

h. Oprimir el botn OK de la pantalla Cambiar Idioma, ubicado en la parte superior derecha.

IFS Applications puede trabajar hasta con 23 idiomas diferentes. Por definicin de CELEC S.A.-Transelectric, estarn disponibles a los usuarios las opciones de


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portugus, ingls y espaol. Estas opciones estarn disponibles en la ventana de inicio al sistema, al momento de ingresar la clave de usuario, encontrar la opcin de Cambiar Idioma.

3.2 Navegador La pantalla que se muestra a continuacin ser nuestra principal herramienta y aparecer una vez ingresado a una de las Aplicaciones. En el lado izquierdo de la pantalla se encuentra el Navegador, que es la lista de mdulos a los que se tiene acceso, cada uno de los mdulos tiene una serie de funcionalidades que sern descritas de forma detallada en el manual correspondiente. Al lado izquierdo de la ventana se localizarn las ventanas a las que se acceder a travs del navegador. En caso de necesitar mostrar una ventana completa, es

posible ocultar la pantalla del navegador con la ayuda del cono

3.2.1 Tipos de Ventanas Dentro de IFS Applications estn disponibles en la mayora de ventanas de registro, dos tipos de diseo:


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- Ventana tipo Formulario: Primera ventana mostrada en la figura de abajo. Este diseo, tiene la facilidad de visualizar la informacin separada y organizada dentro de pestaas.

- Ventana tipo Resumen: Donde en forma de tabla o grilla se listan los registros con su informacin principal dentro de las columnas. En este formato, se tiene la facilidad de configurar la ventana de acuerdo al gusto del usuario. La disposicin de los campos, campos que sern visualizados en la ventana, campos obligatorios al momento de registro, etc.


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Adicionalmente, se puede tambin exportar los datos de la ventana, hacia los canales de salida citados previamente como en Excel. Este formato de Resumen de IFS, permite al usuario congelar varias columnas de la ventana.

3.2.2 Barra de Herramientas

En la parte superior de la ventana principal, se encuentra una serie de botones con los que se ejecutan las diferentes tareas dentro de la herramienta.


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- Nuevo Registro (F5) Cuando se desea ingresar datos a un campo o lnea

- Llenar Pantalla (F2) Cuando se desea traer toda la informacin a una ventana

- Bsqueda (F3) Para realizar la bsqueda de uno o varios registros especficos. As mismo, usando esta funcin, se puede guardar las consultas para poder ejecutarlas ms adelante, sin necesidad de volver a crear una nueva.

- Duplicar Registro (F6) Para duplicar un registro ya existente.

- Remover (F7) Para eliminar registros o datos ingresados

- Limpiar Ventana (F4) Para dejar en blanco una ventana completa. No elimina registros guardados

- Lista de Valores (F8) Esta opcin permite acceder a una nueva tabla que contiene los datos registrados previamente, necesarios para llenar un campo. Ejemplo: Registro de Unidades de Medida de Material de Inventario.

- Zoom (F9) En esta opcin, podemos accesar a la ventana de Origen del Registro. Ejemplo: Crear una unidad de medida de un material de inventario. Si la unidad que requerimos no est registrada, podemos accesar a la ventana de Unidades de medida directamente y registrarla a travs de la funcin Zoom.

- Guardar (F12) Para guardar la informacin

- Canales de Salida En las ventanas de Resumen, se tienen disponibles uno o varios canales de salida

La opcin Bsqueda, permite acceder a una serie de alternativas de bsqueda en funcin de los campos disponibles en una determinada ventana. Se puede filtrar la informacin seleccionando los parmetros en la opcin Valor o mediante la opcin Ordenar.


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3.2.3 Opciones del Navegador

Situado en el Navegador y click derecho del Mouse, se abre una serie de alternativas que permiten personalizar el men del Navegador:

- Nuevo / Nueva Carpeta.- Permite crear carpetas y ordenar mi propio men de acceso a los diferentes mdulos.


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- Nuevo / Nuevo Elemento.- IFS Applications posibilita la llamada de un programa externo directamente desde IFS y lo mismo para una funcin propia de IFS.


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Asegrese de registrar correctamente el tipo de elemento de acceso y el nombre del destino.


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- Favoritos.- En la funcin Favoritos, se puede vincular las ventanas que el usuario usa comnmente en el da a da.

Para ello seleccionar los mdulos que se desea vincular y se los arrastra hasta la carpeta Vnculos.

- Inicio.- La carpeta Inicio, permite definir qu ventana o elementos IFS

(internos o externos) deben ejecutarse al inicio de la sesin de usuario dentro de IFS Applications.


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3.2.4 Propiedades del rea de Trabajo

El rea de trabajo (workspace) de IFS puede ser personalizada por usuario. Es posible cambiar de color de fondo, incluir una fotografa, un logotipo, etc. Para ingresar, se selecciona Propiedades, con clic derecho sobre el rea de trabajo.

Las barras de Herramientas de IFS pueden ser personalizadas por usuario, quien decidir qu barras desea desplegar.


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En la pestaa Navegador, el usuario puede definir si mostrar elementos ocultados de la barra de herramientas, o si desea fijar el navegador o tenerlo como un elemento flotante dentro del ambiente de IFS Applications; as como tambin, definir si desea reutilizar ventanas abiertas del mismo contexto o abrir una nueva por cada invocacin.

4 CAPTULO 2 - PROCESO DE COMPRAS

4.1 Descripcin General Para la adquisicin de bienes, servicios, obras o consultora, se aplicar lo previsto en la Ley de Compras Pblicas y en los procesos internos definidos actualmente para los diferentes modelos de contratacin. El proceso de compras en IFS ha sido diseado en base a los requerimientos actuales del proceso de compras en Transelectric y a los requerimientos de la herramienta. Previo a iniciar el proceso de compra se verificar que el artculo de compra y el proveedor se encuentren registrados en el sistema.


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El proceso de compras en IFS tiene tres escenarios y se los ejecutar de la siguiente manera: ANEXO 1

1. Las compras por nfima Cuanta a travs de Fondos Rotativos. Para este tipo de compras, el Administrador del Fondo ejecutar todas las actividades en la herramienta: Solicitud de Material, Solicitud de Compra y Orden de Compra para artculos de compra inventariables; y la Orden de Compra directa, para artculos de compra no inventariables. .

2. Las compras por nfima Cuanta Centralizadas. Se realizarn con la

autorizacin de la Vicepresidencia Administrativa Financiera adjuntando el informe tcnico respectivo que sustente el requerimiento y el certificado de disponibilidad en bodega. Para los artculos de compra inventariables, el usuario crear la Solicitud de Material, Solicitud de Compra y Orden de Compra; y para los artculos de compra no inventariables se crear la Orden de Compra Directa.

3. Las compras que se realizan a travs del Portal de Compras Pblicas, las

compras Especiales, que pueden ser: Giro del Negocio o a travs de Fondos de Organismos Externos y las Emergentes; se registrarn en el sistema IFS una vez que el proceso de compra haya concluido, es decir, cuando se disponga del Contrato Suscrito. En este tipo de procesos el usuario registrar la compra en el sistema IFS mediante la generacin de la Solicitud de Material, Solicitud de Compra y Orden de Compra si se trata de artculos de compra inventariables; y la Orden de Compra directa, si se trata de artculos de compra no inventariables.

El registro del proveedor en el sistema estar a cargo de las unidades:

- Para procesos de compra que se derivan en un Contrato, el registro del Proveedor en el sistema lo realizar Secretara General, al momento de realizar la codificacin del Contrato.

- Para procesos de compra menores, sean estos: nfima Cuanta o Fondos

Rotativo, lo realizar el rea de Logstica y Bodegas y un Delegado de los Fondos.

El registro de los artculos de compra en el sistema estarn a cargo de las unidades:


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- El registro de los Artculos de Compra Inventariables, lo realizar el rea de Logstica y Bodegas.

- El registro de los Artculos de Compra No Inventariables, como son

servicios, lo realizar el rea de Contabilidad. Todas las rdenes de compra requieren aprobacin. El autorizador de la orden de compra depender del cdigo de coordinador que se registre al momento de generar la orden de compra. 5 CAPTULO 3 REGISTRO DE PROVEEDOR Los datos del proveedor pueden ser registrados desde el mdulo de Compras o desde el mdulo Financiero. A continuacin se describe cmo se debe realizar el registro de un proveedor.

5.1 Proveedor Pueden ser todos los proveedores de la empresa, tanto internos como externos. Para poder emitir una orden de compra es necesario que el proveedor se encuentre creado en el sistema y que est relacionado con el artculo que se va a adquirir. La creacin de la relacin artculo proveedor se encuentra descrita en el numeral 6.2. Para realizar el registro de un proveedor seguimos el siguiente camino

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras / Proveedor / Proveedor Descripcin: Lugar para registrar un nuevo Proveedor


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Ejecutable: Financial Integration.exe Camino: Empresa / Proveedor / Proveedor Descripcin: Lugar para registrar un nuevo Proveedor

5.1.1 Datos que se deben ingresar en la cabecera de la pgina

a. Para crear un nuevo registro, digitar =nuevo (F5)= en el campo Proveedor, e ingresar el cdigo de identificacin del proveedor, el mismo que corresponde al RUC, Registro nico de Contribuyentes.

b. En el campo Nombre, digitar la Razn Social que conste en el documento RUC.

c. No. Asociacin, no es obligatorio llenar, se usa cuando el proveedor es cliente al mismo tiempo y se pueden dar casos en los que se realicen cruces de cuentas por facturas de ventas y compras por lo que este campo deber administrarlo el usuario o usuarios de ventas.


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5.1.2 En la pestaa General vamos a encontrar los siguientes campos obligatorios

a. Idioma Predet., se registra el idioma segn el domicilio del proveedor b. Pas, pas de domicilio del proveedor. c. Identificar si se trata de persona Natural o Jurdica, en el campo Tipo de

Persona. d. En el campo Cd Validacin Ref, seleccionamos Ninguno. e. Cuando el proveedor es el proveedor es contribuyente especial, sealar

nicamente la opcin Retencin en la Fuente. Cuando no es contribuyente especial, sealar las opciones Retencin en la Fuente y Retencin IVA.

f. Guardar la informacin =guardar (F12)= .

Cabe sealar que cada vez que se realice un registro, debe guardar la informacin = guardar (F12) =, ingresando los campos obligatorios solicitados. De igual manera, para poder registrar datos en una nueva pestaa, se debe digitar = Nuevo (F5) =. Estos comandos se deben ejecutar cada vez que se vaya a cambiar de pestaa.


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5.1.3 Datos que se deben registrar en la pestaa Direccin El primer campo que observamos es el Cod. Direccin, el cual permite registrar varias direcciones para un mismo proveedor, como sucursales, y especificar cules son las condiciones de entrega de cada una de las direcciones registradas. Se debe realizar al menos un registro de Cod Direccin.

a. Colocarse en el campo Cod. Direccin y digitar =nuevo (F5)= e ingresar el cdigo, se mantendr la numeracin 01, 02, 03 dependiendo del nmero de cdigos que se deseen registrar

A continuacin se tiene 3 pestaas subsiguientes, dentro de la pestaa Direccin. Para cada Cod. Direccin que se haya registrado, se requiere ingresar la informacin en las pestaas.

5.1.4 Datos que se deben registrar en Info. General Direccin.

Los campos obligatorios que se deben ingresar son: Pas, Direccin.

a. En el campo Pas, seleccionar el pas de domicilio, que es especfico al Cod. Direccin creado.

b. En el campo Direccin ingresar la direccin del proveedor, por medio del cono . Los datos de Direccin 1, Direccin 2 y Cdigo Postal podrn ser ingresados por el usuario. Los campos Ciudad, Estado y Cantn debern ser

registrados a travs de =lista de valores (F8)= .


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c. En la tabla que se ubica junto a la Direccin, seleccionar las opciones para las cules aplica la direccin registrada. Estas pueden ser para realizar entregas, de bienes como documentos, pagos, etc.


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5.1.5 Datos que se deben registrar en la pestaa Informacin de Direccin Compra

En esta pestaa se debe registrar las condiciones de entrega que ese proveedor tiene respecto la direccin ingresada en el Cod. Direccin. Los campos obligatorios que deben ser ingresados aqu son, Term Entr y Forma Envo.

a. El Term Entr, es el Trmino de Entrega que se acuerde con el proveedor para el artculo de compra, es decir quien asumir la responsabilidad y el costo de la entrega. Seleccionar la opcin ACP, SEGN ACUERDO ENTRE

PARTES, con la ayuda de =lista de valores (F8)= . b. La Forma Envo es el tipo de transporte que se utiliza para la entrega de los

artculos de compra desde la direccin del proveedor. Seleccionar la opcin 03, SEGN CONTRATO/CONVENIO/ACUERDO, de la =lista de valores (F8)=.

c. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=

5.1.6 Registro de informacin en la pestaa Factura.


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En primera instancia se encuentra un campo llamado Compaa, este campo se

alimenta de forma automtica al seleccionar la opcin =nuevo (F5)= . A continuacin encontramos varias pestaas ms para el registro de informacin.

5.1.7 Registro de informacin en la pestaa General.

a. Con la ayuda de la =lista de valores (F8)= , seleccionar el Tipo Proveedor; este puede ser Interno o Externo. El proveedor interno se selecciona nicamente cuando se trate de un colaborador de la organizacin.

b. Seleccionar el tipo de Divisa, con la ayuda de la =lista de valores (F8)= c. Seleccionar el Grupo Proveedor, con la ayuda de la =lista de valores (F8)=;

este puede ser Proveedor Interno o Proveedor Externo. El proveedor interno se selecciona nicamente cuando se trate de un colaborador de la organizacin.

d. Seleccionar Condiciones de Pago, en caso de que se haya establecido un acuerdo de pago con el proveedor, esta condicin de pago puede ser modificada en la orden de compra, segn los acuerdos del contrato.

e. En el campo Factura Destinataria se registra el nombre de la persona que est realizando el registro de los datos del proveedor, esta informacin se alimenta de forma automtica

f. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=


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5.1.8 Registro de informacin en la pestaa Info de Impuesto

a. En el campo Rgimen Tributario, seleccionar IVA b. En el campo Obligacin Tributaria, con la ayuda de la =lista de valores (F8)=

, seleccionar el tipo de contribuyente c. En el campo Impuesto Retencin, seleccionar la opcin Inf. de imp.

reten./ing, para la generacin de informes sobre retencin de impuestos d. En el campo Ref del Libro de Impuestos, seleccionar la opcin LIBRO DE

IMPUESTOS ECUADOR, con la ayuda de la =lista de valores (F8)= . e. En el campo Impuesto seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% con la

ayuda de la =lista de valores (F8)= .


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f. Campo Tip Impuesto, seleccionar con la ayuda de la =lista de valores (F8)=

, la opcin 01, COMPRA RUC y digitar en nmero del RUC en el campo CIF/NIF

g. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)= h. Al momento de guardar IFS solicitar informacin adicional para la retencin

de impuestos misma que es de suma importancia ya que sin esta no se podrn generar retenciones al momento de ingresar la factura del proveedor

Otra forma es ejecutando botn derecho y escoger la opcin retencin reporte

En esta pantalla se utiliza la lista de valores y se obtiene la informacin (R) seleccionar y guardar.


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5.1.9 Registro de informacin en la pestaa Info de Documento

a. En la columna Serie, seleccionar los documentos que son utilizados por el proveedor para la relacin comercial con Transelectric, por ejemplo Facturas, Notas de Crdito, etc.

b. Registrar el nmero de autorizacin del SRI, en la columna No. de Autorizacin S.R.I.

c. Ingresar la fecha de vigencia del documento en la columna Vigencia Factura d. En la columna No de Autorizacin, colocar el nmero de autorizacin de la

imprenta. e. En las columnas Desde No y Hasta No, digitar el nmero de comprobantes

de cada documento.

f. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=


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5.1.10 Registro de informacin en la pestaa Pago

a. En el campo Plantilla de Inters seleccionar la opcin 0, con la ayuda de la

=lista de valores (F8)= , ya que los proveedores no generan inters a Transelectric por pago tardo.

b. En el campo Aviso de Pago, seleccionar la opcin En la Propuesta. c. En el campo Receptor Cheque, seleccionar la opcin Beneficiario. d. En las celdas de Mtodos de Pago, se registran todas las formas de pago

que se acuerden con el proveedor, estas pueden ser: Cheque, Transferencia Bancaria, Fideicomiso etc. En la columna Predet., sealar la opcin predeterminada.

e. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)=


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5.1.11 Registro de informacin en la pestaa Comprar, General.

a. Con la ayuda de la =lista de valores (F8)= , seleccionar el Grupo Estad. Prov, que corresponde al tipo de contribuyente.

b. El campo Cod Comprador, est ligado al nombre del comprador asignado para ese proveedor especfico. Este valor debe genrico ya que el cdigo del comprador ser identificado en la orden de compra, por lo tanto el dato que debemos ingresar es **Usuario Transelectric.

c. Seleccionar el tipo de Divisa, con la ayuda de la =lista de valores (F8).

d. Guardar la informacin de Cod Direccin =guardar (F12)= .


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6 CAPTULO 4 REGISTRO DE ARTCULO DE COMPRA Los artculos de compra pueden ser inventariables y no inventariables; dentro de los artculos inventariables se encuentran todos los bienes que requieren ser ingresados a bodegas. Dentro de los artculos no inventariables estn catalogados todos los servicios y aquellos bienes que no requieren ingreso a bodega. Para que un usuario pueda emitir una solicitud de material de un bien o servicio, es requisito indispensable que los artculos que se desean adquirir estn registrados en el mdulo de compras como artculos de compra.

6.1 Artculo de Compra Para realizar el registro de un artculo de compra se deben seguir los siguientes pasos:

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras/Artculo de Compra/Artculo de Compra


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Descripcin: Lugar para registrar un nuevo Artculo de Compra.

La pantalla que se muestra a continuacin corresponde al registro de datos principales de los artculos que se van a comprar.

6.1.1 Datos que se deben registrar en la cabecera del Artculo de Compra Existen campos obligatorios que necesariamente deben ser ingresados para que se realice correctamente el registro.

a. Para realizar el registro del un artculo de compra, colocarse en el campo

Artculo, digitar =nuevo (F5)= , e ingresar el cdigo del artculo, el mismo que se debe crear de acuerdo al Manual de Codificacin de Artculos

b. En el campo Descrip. Art. en Uso., se ingresar la descripcin del artculo


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Se pueden realizar consultas de los artculos de compra, con la opcin llenar =llenar (F2)=, y traer todos los artculos creados a la pantalla, esto puede tardar varios minutos.

6.1.2 Datos que se deben registrar en la pestaa General En la pestaa General se deben ingresar los siguientes registros obligatorios: UdM Compra Predet., Cd Comprador, Grupo Compras, Sujeto.

a. En el campo UdM Compra Predet., seleccionar de la =lista de valores (F8)=

, la unidad de medida de compra predeterminada b. En el campo Grupo de Compras, seleccionar con la ayuda de la lista de

valores, el grupo de compras al que pertenece el artculo c. En el campo Cd Comprador, seleccionar la opcin Usuario Transelectric d. Marcar la opcin Sujeto, esto permitir definir el tipo de impuesto que se

aplica al artculo.

Cabe sealar que cada vez que se realice un registro, debe guardar la informacin = guardar (F12) =, ingresando los campos obligatorios solicitados. De igual manera, para poder registrar datos en una nueva pestaa, se debe digitar = Nuevo (F5) =. Estos comandos se deben ejecutar cada vez que se vaya a cambiar de pestaa.


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6.1.3 Datos que se deben registrar en la pestaa Caractersticas

La pestaa Caractersticas que se muestra a continuacin, debe contener las caractersticas tcnicas del producto, por ejemplo: pero, voltaje, color, etc., estas caractersticas pueden ser numricas o alfanumricas y deben estar previamente determinadas en una Plantilla de Caractersticas, la cual se selecciona de la lista de valores = lista de valores (F8) =.

6.1.4 Para seleccionar una plantilla de caractersticas se realiza lo siguiente:

a. Ubicarse en el campo Plantilla Caracterstica y digitar =lista de valores=. Se despliega una pantalla emergente.

b. Seleccionar la plantilla indicada y presionar el botn OK. De forma inmediata se cargarn los cdigos de las caractersticas que se hayan agrupado en esa plantilla.

c. En las columnas Valor Atributo Numrico/Valor Atributo Alfa, colocar los valores. Si se trata de una caracterstica discreta, seleccionar el valor del atributo de la lista de valores. Si se trata de una caracterstica variable, colocar el valor del atributo que corresponda.

d. En caso de que la plantilla seleccionada no contenga todas las caractersticas del artculo que se requieren, es posible aumentar cdigos; para ello, colocarse en la ltima lnea, digitar =nuevo (F5)= y seleccionar el cdigo con la ayuda de la =lista de valores (F8)=.


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La Plantilla Caractersticas es un conjunto de caractersticas que pueden tener los artculos de compra, estas caractersticas pueden ser:

- Caractersticas Discretas - Caractersticas Variables

Las Caractersticas Discretas son aquellas que el valor del atributo es limitado, se conserva el valor entre uno y otro artculo de la misma categora. Las Caractersticas Variables son aquellas que el valor del atributo vara de acuerdo al artculo, puede ser cualquier valor.

6.1.5 Creacin de ms Plantillas de Caractersticas En caso de que no exista una plantilla que se ajuste a las caractersticas del artculo que se est creando, es posible crear nuevas plantillas a partir de la pestaa Caractersticas:

a. Colocarse en el campo Plantilla Caracterstica y digitar =zoom (Shift+F9)= . En ese momento se despliega la Plantilla con la que se est trabajando.


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b. Colocarse en el campo Plantilla Caractersticas, digitar =nuevo (F5)= e ingresar el cdigo y la Descripcin de la plantilla

c. Registrar de uno en uno las caractersticas que se desean incorporar a la plantilla, estas pueden ser discretas o variables

d. De igual forma digitar la opcin =nuevo (F5)= sobre la lnea de la caracterstica que se desea registrar, seleccionar la opcin de la =lista de valores (F8)= e ingresar el cdigo de la UdM

e. Grabar la informacin =guardar (F12)=. El sistema permite, incrementar caractersticas de una plantilla ya creada, eliminar, cambiar los valores, etc., de acuerdo a la necesidad del usuario.

6.1.6 Para ingresar opciones de Caractersticas de Artculos, que no estn registradas.

En caso de que en la lista de valores disponible no haya suficientes caractersticas para armar las plantillas, se realiza lo siguiente.

a. Colocarse en la pestaa Cdigos de Caracterstica. Aqu encontrar dos pestaas ms, Caracterstica Variables y Caractersticas Discretas

b. Colocarse en una de las dos opciones de pestaas, segn lo que se requiera agregar.


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c. Para ingresar Caracterstica Discretas, registrar el cdigo en el campo Cod. Caracterstica y la descripcin de la misma, con la ayuda de la opcin =nuevo (F5)=; seleccionar si es numrico o alfanumrico y en la parte inferior, en la columna Valor Caracterstica, ingresar todas las opciones de valor que el atributo puede tener.

d. Para ingresar Caractersticas Variables, seleccionar =nuevo (F5)= y registrar

el cdigo, descripcin y si se trata de una valor numrico o alfanumrico. e. Grabar la informacin =guardar (F12)=.

Luego, de ser necesario, retornar al punto 6.1.5, para crear la Plantilla, con las nuevas caractersticas ingresadas.

6.2 Proveedor para Artculo de Compra Para que se pueda emitir una orden de compra a un proveedor especfico, el proveedor debe estar relacionado al artculo de compra que se esta adquiriendo y con el precio al que est ofertando. Existen dos maneras de relacionar un artculo con un proveedor; la primera es a travs de la relacin Proveedor para Artculo de Compra, donde se ingresa el artculo de compra y luego el proveedor y se definen las condiciones de precio y


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entrega. La segunda alternativa es relacionar el artculo con el proveedor al momento de realizar la Solicitud de Compra, esta segunda alternativa la explicaremos ms adelante en el numeral 7.2.4. Recuerde que para cualquiera de las dos alternativas nombradas es necesario que el proveedor est previamente registrado, numeral 5.1. Para relacionar un proveedor a un artculo de compra debe seguir los siguientes pasos:

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras/Artculo de Compra/Proveedor para Artculo de Compra Descripcin: Lugar para registrar un nuevo artculo de compra.

6.2.1 Requisitos para crear la Relacin Artculo de Compra-Proveedor

- Proveedor creado en el sistema - Artculo de compra creado

6.2.2 Datos que se deben registrar para relacionar Artculo de Compra - Proveedor


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a. Colocarse en el campo Artculo y digitar =nuevo (F5)= , ingresar el cdigo del artculo. El campo Descripcin Artculo se llenar de forma automtica, segn el cdigo que se haya ingresado.

b. Colocarse en el campo Proveedor, seleccionar de la =lista de valores (F8)=

el cdigo del proveedor.

c. Luego de que se ha ingresado la informacin de artculo y proveedor; en la pestaa General verificar los datos UdM Compra, Precio U/M, de requerirse, cambiar los valores de las unidades con la ayuda de =lista de valores (F8)=

. d. Registrar el precio del proveedor para el artculo de compra en el campo:

Precio/Divisa, segn la unidad de medida registrada en el campo Precio U/M.


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e. En el campo Propiedad, seleccionar la opcin Propiedad Compaa. f. En el campo Impuesto, seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% o el

impuesto que aplique al artculo

g. Guardar la informacin =guardar (F12)=

Adicionalmente se puede ingresar datos en campos no obligatorios pero que pueden ser de utilidad para el usuario o mejorar el desempeo del proceso, como: porcentaje de descuento del proveedor, garanta de proveedor, cdigo y descripcin que ese artculo tiene en el inventario del proveedor, cantidades mnimas de orden, plazo de entrega del fabricante al proveedor, etc.


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7 CAPTULO 5 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS INVENTARIABLES

Para solicitar un bien a las bodegas, sean materiales, equipos o suministros a las bodegas, se debe generar una solicitud de material. En caso de que no haya disponibilidad de artculos en bodegas, se debe generar una solicitud de compra a partir de la solicitud de material. Este proceso se realizar nicamente cuando se trate de artculos que se registran en el inventario. A continuacin se muestran los pasos necesarios para formalizar una compra en el sistema, desde el registro de la solicitud de material hasta la creacin de la orden de compra.

7.1 Solicitud de Material Previo a la creacin de una solicitud de material, se debe verificar la existencia de los artculos en bodega. Una vez que el rea de Logstica y Bodegas emita el certificado de disponibilidad de artculos, se realizar la respectiva solicitud de material. Se crearn varias solicitudes de materiales, segn corresponda:

1. Una solicitud de material para los artculos que estn disponibles en bodega y se requiera realizar el egreso

2. Una solicitud de material para los artculos que no estn disponibles en bodega y requieran generar una solicitud de compra

3. Una solicitud de material exclusiva para cada Planta (Bodega), sea para realizar el egreso o para registrar el ingreso.

7.1.1 Requisitos para generar una Solicitud de Material

- Artculo de compra creado - Autorizacin de Egreso de Artculos de Bodega, emitida por la jefatura del

rea requirente. Aplica nicamente cuando hay disponibilidad de artculos en bodega y se requiere realizar el egreso de los mismos

- Certificado de Disponibilidad en Bodegas - Contrato, para los procesos de Compras Pblicas, Especiales y

Emergentes


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7.1.2 Contabilizacin de la Solicitud de Material Previo la creacin de la solicitud de material, se debe realizar el registro de cuentas contables en la herramienta disponible para el efecto. Ver Manual IFS-Solicitud Materiales que se encuentra disponible en la INTRANET . Una vez que se hayan seleccionado los artculos de compra, con las cuentas contables respectivas en el archivo de migracin, se debe iniciar con el registro de la solicitud de material en el sistema IFS. Para realizar una solicitud de material, debe seguir los siguientes pasos:

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Inventario/Solicitud de Material /Solicitud de Material Descripcin: Lugar para registrar una Solicitud de Material.

7.1.3 Datos que se deben registrar en la cabecera de la Solicitud de Material

Recuerde realizar una solicitud de material por cada Planta (Bodega) de la cual se vaya a realizar el egreso, si hay tres bodegas diferentes a las que voy a solicitar el egreso, se realizarn tres solicitudes de material diferentes. La misma regla aplica para la compra de artculos; en este caso se realizar una solicitud de material diferente, dependiendo del nmero de bodegas a las que ingresarn los artculos, as la compra pertenezca a un mismo contrato.


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a. Colocarse en el campo N? Orden y digitar =nuevo (F5)= , este campo junto con el campo Estado, se registra de forma automtica, por lo tanto no se ingresa ningn dato.

b. Registrar la Planta (Bodega) de donde se realizar el egreso o ingreso de los artculos. Cada usuario tendr acceso a Plantas especficas, las mismas que estarn clasificadas de acuerdo al tipo de actividad, si es de Inversin y Operacin.

c. Seleccionar de la =lista de valores (F8)= , el Cod Cliente Interno, que corresponde al nombre de la persona que realizar el egreso de los artculos. El campo Nombre Cliente Interno se alimentar de forma automtica al ingresar el cdigo.

d. En la columna Fecha Vto, ingresar la fecha en la que se requiere la entrega de los artculos por parte de la Planta (Bodega). Sin embargo si hay algn artculo que requiere una fecha de entrega diferente, se puede realizar el cambio en la lnea respectiva.

e. En el campo Cod Destino se registra el tipo de actividad a la que se destina el artculo, puede ser INVERSIN, OPERACIN; de igual forma el campo Descripcin se alimenta de forma automtica al ingresar el cdigo destino. El cdigo de Planta que se haya seleccionado estar relacionado con este campo.


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7.1.4 Registro de artculos en la Solicitud de Material

a. Una vez que se disponga de la solicitud de material creada, se deben migrar

los artculos registrados en la herramienta de contabilizacin disponible para el efecto.

b. En la columna Fecha Vto, ingresar la fecha en la que se requiere la entrega del artculo por parte de la Planta (Bodega), nicamente si esta fecha difiera de la fecha registrada en la cabecera de la solicitud.

c. En la columna Cd. Condicin, registrar la palabra Bueno. d. En la columna Cd Suministro, se define el rumbo que tendr la solicitud de

material. Si la solicitud de material va a ser atendida por bodegas, es decir, se va a realizar el egreso de los artculos disponibles en bodegas, se selecciona la opcin Orden Inventario.

Si no existe disponibilidad de los artculos en bodega y por lo tanto se va a realizar la compra de los mismos, se selecciona la opcin Orden de Compra; en este caso, el sistema generar una Solicitud de Compra por cada una de las lneas ingresadas.

e. Guardar la informacin registrada =guardar (F12)=

Si la Solicitud de Material fue creada con Cd Suministro Orden Inventario, el rea de Logstica y Bodegas atender la solicitud de material, previa la Autorizacin de Egreso, emitida por la Jefatura del rea requirente, para el egreso de los artculos.


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Si la Solicitud de Material fue creada con Cd Suministro Orden de Compra, se genera una Solicitud de Compra por cada uno de los artculos ingresados.

f. Para verificar los nmeros de solicitud de compra que se crearon, de acuerdo al nmero de artculos registrados, sealar la lnea del artculo de la solicitud de material, clic derecho sobre la primera columna, seleccionar Informacin %Compra. Se despliega una pantalla emergente con la informacin de la solicitud que se gener.

7.2 Solicitud de Compra Todas las compras que se realicen en la organizacin, iniciarn con el registro de una solicitud de material, seguido de la creacin de la solicitud de compra y orden de compra.


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7.2.1 Requisitos para generar una Solicitud de Compra

- Proveedor registrado en el sistema - Solicitud de Material creada - Contrato, para los procesos de Compras Pblicas, Especiales y

Emergentes Para ingresar a la solicitud de compra se deben seguir los siguientes pasos:

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras/Solicitud de Compra /Solicitud de Compra Descripcin: Lugar para registrar una Solicitud de Compra.

7.2.2 Creacin de una Solicitud de Compra a travs de una Solicitud de Material

a. Colocarse sobre el campo No. Solicitud y con la opcin =dilogo de

bsqueda (F3)= , ingresamos el nmero de solicitud de compra generada, ver numeral 7.1.4 e.

b. Al seleccionar el nmero de solicitud, se cargarn todos los datos previamente registrados en la solicitud de material.


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c. En la pestaa Lneas de Solicitud de Artculo; por cada lnea de artculo de compra ingresado, registrar en la columna Proveedor, el RUC del proveedor al que se le adjudic el concurso

d. Si el proveedor registrado no se encuentra relacionado con el artculo de compra, aparecer una pantalla emergente que permitir relacionar el artculo de compra con el proveedor.


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e. Registrar el precio del proveedor para el artculo de compra en el campo Precio, por unidad de medida del artculo.

f. En el campo Impuesto, seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% o IVA EN COMPRAS 0%, dependiendo del tiempo de impuesto que se aplique o especifique en el Contrato.

g. Oprimir el botn OK que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla emergente


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h. Clic derecho sobre la cabecera de la solicitud, seleccionar la opcin Lanzar


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7.3 Orden de Compra

7.3.1 Creacin de la Orden de Compra

a. Colocarse con el cursor en la primera columna de la lnea o lneas de artculos que se van a cotizar o a comprar. Recuerde que para que las opciones se activen, es necesario que las lneas tengan sombreado color negro, tal como se muestra en la pantalla siguiente.

b. Clic derecho sobre la lnea o lneas de artculos c. Seleccionar Solicitud A Orden. En ese instante aparecer una pantalla

emergente donde se debe registrar los datos generales de la orden de compra.

d. El campo Cd Coordinador, se alimenta de forma automtica y corresponde

al nombre de la persona encargada de autorizar la orden de compra, en caso de que no haya ningn registro, ingresar el nmero de cdula del Jefe de rea.

e. El campo Cd Comprador, alimenta de forma automtica y corresponde al nombre de la persona que est realizando la orden de compra, de igual forma


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si este campo no posee ningn dato, registrar el nmero de cdula de la persona que est creando la orden de compra.

f. Seleccionar la opcin Centralizado. g. Seleccionar la opcin 10 en el campo Planta. h. Digitar la opcin Crear Nuevo, para generar una nueva orden de compra.

i. Al crear una nueva orden de compra, aparecer una pantalla con el datos de

la solicitud de compra y el nmero de la orden de compra creada


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j. En caso de que existan varias solicitudes de compra y todas pertenezcan a

una mismo Contrato, seleccionar el nmero de la orden de compra a la que se desea aadir las lneas de artculos de la solicitud de compra y digitar la opcin Aadir a Orden. Es posible crear una sola orden de compra, de varias solicitudes de compra, siempre que se trate de un mismo proveedor.

Recuerde siempre sealar la opcin Centralizar y seleccionar la opcin 10 en el campo Planta


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La orden de compra traer la informacin registrada en transacciones anteriores, de forma automtica.

k. En el campo Cd Partida registrar la partida presupuestaria del artculo de

compra. Se puede registrar varias partidas presupuestarias, separadas con punto y coma la una de la otra

l. En el campo Cd Concurso registrar el nmero del Concurso con el que se llev a cabo el proceso de compra

m. En el campo N Lnea PAC, el nmero que consta en el Plan Anual de Compras donde se autoriza la compra del artculo

n. Guardar la informacin =guardar (F12)=. Una vez que se haya creado la orden de compra, el usuario debe eliminar lnea por lnea de artculo, las cuentas que fueron registradas en la solicitud de material. Este paso es sumamente importante previo la aprobacin de la orden de compra. En caso de que el usuario no elimine las cuentas, el rea de Logstica y Bodegas proceder a realizar la devolucin de la orden al usuario requirente.


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Adicionalmente, se puede ingresar informacin al documento como Notas, Texto de Documento, etc., ingresando en la cabecera con el cursor y clic derecho. Tambin podemos adjuntar documentos a la orden, a travs de =objetos conectados (F9)=

.

7.3.2 Registro de cargos de compra en la pestaa Cargos En caso de que existen cargos, adicionales al valor del artculo por transporte, bodegaje, etc., se debe hacer lo siguiente


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a. Generar una nueva lnea con la ayuda de =nuevo (F5)= sobre la columna Tipo Cargo

b. Seleccionar de la lista de valores todos los cargos se deseen adicionar, recuerde que debe digitar =nuevo (F5)=, por cada lnea que desee incrementar.

c. Registrar el valor del cargo, en la columna Precio Cargo/Base d. Guardar la informacin =guardar (F12)=.

7.3.3 Registro de datos en la pestaa Info. Adic. Orden

En esta pestaa vamos a encontrar informacin de compra predeterminada en los datos del proveedor. Estos datos deben contener la informacin que consta en el Contrato.

a. Verificar que datos deben ser complementados y qu datos deben modificarse.

b. Colocar el cursor sobre aquellos campos que se deseen modificar, clic derecho y seleccionar los datos de la =lista de valores (F8)=

c. Guardar la informacin =guardar (F12)=.


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d. Luego de registrar o actualizar toda la informacin de orden de compra, se requiere la aprobacin de la orden por parte del Coordinador.

e. Podemos identificar quien persona responsable de aprobar la orden de compra en la pestaa Autorizacin.

7.4 Aprobacin de la Orden de Compra

Para que los bienes puedan ser recibidos por los usuarios o las Bodegas, se requiere la aprobacin y confirmacin de la orden de compra.

7.4.1 Requisitos para la aprobacin de la orden de compra


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- Orden de compra creada - Autorizacin de Compra Suscrita, para las compras de nfima Cuanta o

Fondos Rotativos - Contrato, para los procesos de Compras Pblicas

Para ingresar a las aprobaciones de orden de compra

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras/ Aprobaciones de Orden de Compra / Resumen Autorizacin de Orden de Compra Descripcin: Lugar para aprobar un Orden de Compra.

7.4.2 Como realizar la aprobacin de la orden de compra

a. Ingresar al Resumen Aprobacin Orden de Compra, digitar =llenar (F2)=

. En ese momento el sistema traer a la pantalla todas las rdenes de compra.

b. Sealar la opcin Ver Solo No Aprobado, esto nos permitir identificar rpidamente las rdenes de compra que no han sido aprobadas.


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c. Sealar con el cursor la orden de compra que se desea aprobar y digitar clic derecho del mouse.

En este momento se nos abren varias opciones para la aprobacin de la orden de compra: la una opcin es ingresar a la orden de compra y revisar su contenido antes de realizar la aprobacin; la otra opcin es autorizar la compra directamente sin ingresar a la orden de compra

d. Seleccionar la opcin Orden de Compra. En ese momento nos debe aparecer

la orden de compra creada.


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e. Verificar los datos registrados en la orden de compra f. Ingresar a la pestaa Autorizacin

g. Sealar con el cursor la lnea de la autorizacin que debemos ejecutar, segn

la columna Nombre Autorizador. Digitar clic derecho del mouse y seleccionar Autorizar.


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h. Una vez autorizada la orden de compra, ubicarse en la cabecera de la solicitud, digitar clic derecho del mouse y seleccionar Confirmar


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Una vez que la orden de compra haya sido confirmada, cambiar el Estado y la orden estar disponible para ser recibida, segn se realice el ingreso de artculos en bodega. En este momento el sistema permitir iniciar el trmite del pago a proveedores

8 CAPTULO 6 PROCESO DE COMPRA PARA ARTCULOS NO INVENTARIABLES

8.1 Orden de Compra Todos los artculos comprados que no requieran ingreso a bodega, sean estos servicios o materiales no inventariables iniciarn el proceso con la creacin de la orden de compra directa.

8.1.1 Requisitos para generar una orden de compra

- Artculo de Compra creado en el sistema - Proveedor registrado en el sistema - Autorizacin de compra, para las compras de nfima Cuanta o Fondos

Rotativos - Contrato, para los procesos de Compras Pblicas

Para ingresar a la orden de compra


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Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras/ Orden de Compra / Orden de Compra Descripcin: Lugar para registrar una nueva Orden de Compra.

8.1.2 Creacin de la Orden de Compra

a. Ingresar a la orden de compra a travs del navegador, colocarse en el campo

No Orden y digitar =nuevo (F5)= . b. Registrar el RUC del Proveedor a quien va dirigido la orden de compra, en el

campo Proveedor. c. Verificar que los datos de los campos Cd Comprador y Coordinador estn

correctos, caso contrario digitar los nmeros de cdula de la persona que est realizando la orden de compra y del autorizador de la orden, respectivamente.

d. En el campo Cd Partida registrar la partida presupuestaria del artculo de compra, de requerirse. Se puede registrar varias partidas presupuestarias, separadas con punto y coma la una de la otra.

e. En el campo Cd Concurso registrar el nmero del Concurso con el que se llev a cabo el proceso de compra.

f. En el campo N Lnea PAC, el nmero que consta en el Plan Anual de Compras donde se autoriza la compra del artculo.

g. Ingresar el nmero del Contrato, en el campo No. Contrato. h. Guardar la informacin =guardar (F12)=.


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Proceso: Compras

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i. Adicionalmente, se puede ingresar informacin al documento como Notas,

Texto de Documento, etc., ingresando en la cabecera con el cursor y clic derecho. Tambin podemos adjuntar documentos a la orden, a travs de

=objetos conectados (F9)= .

8.1.3 Registro de datos en la pestaa Lneas de Orden de Artculos

a. Colocarse sobre la primera lnea de la pestaa y digitar =nuevo (F5)= . b. Colocarse en la columna Artculo y digitar el cdigo del artculo de compra no

inventariable.


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c. Colocarse sobre la columna Cantidad y registrar el nmero de artculos que se estn adquiriendo, para los artculos no inventariables esta unidad por lo general ser 1.

d. Si el proveedor registrado no se encuentra relacionado con el artculo de compra, aparecer una pantalla emergente que permitir relacionar el artculo de compra con el proveedor.

e. Registrar el precio del proveedor para el artculo de compra en el campo Precio, por unidad de medida del artculo.

f. En el campo Impuesto, seleccionar la opcin IVA EN COMPRAS 12% o IVA EN COMPRAS 0%, dependiendo del tiempo de impuesto que se aplique o especifique en el Contrato.

g. Oprimir el botn OK que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla emergente


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h. En caso de que el artculo de compra ya se encuentre relacionado con el proveedor, se requiere modificar el precio. Para ello, nos colocamos en la columna Precio/Divisa e ingresamos el valor del bien. En la columna Precio incl. Imp./Base, se puede verificar el precio total incluyendo el impuesto que aplique para este artculo.


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i. En caso de que se requiera modificar el cdigo del impuesto, dirigirse a la columna Desc. Cdigo Impuesto y seleccionar de =lista de valores (F8)= el impuesto que aplica a esa compra.

j. En caso de que el mismo artculo vaya a ser asignado a diferentes centros de costos, se debe duplicar la lnea de artculo mediante =duplicar (F6)=, y registrar el valor desagregado.

k. Grabar la informacin =guardar (F12)= l. En la parte inferior de la orden, vamos a encontrar los campos que contienen

los valores totales de la orden de compra, el campo Bruto Tot con Carg/Divisa, debe coincidir con el valor total de la factura.


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8.1.4 Registro de Informacin Contable

Una vez que se haya realizado el registro de artculos, cantidades y valores en la orden de compra, se procede a registrar la informacin contable por cada artculo de compra, de requerirse.

a. Colocarse sobre la primera lnea del artculo ingresado, digitar clic derecho del mouse y seleccionar Precontabilizacin.


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, . b. Con la ayuda del botn Lista, seleccionar la Cuenta, Centro de Costo e Item

Gasto del artculo. c. Digitar el botn OK d. Proceder a realizar el mismo registro contable con el resto de artculos

ingresados. e. Guardar la informacin =Guardar (F12)=


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. En caso de que todos los artculos de compra que se hayan registrado, se vayan a registrar en la misma Cuenta, Centro de Costo o Item Gasto, se puede registrar la informacin a travs de la Cabecera de Precontabilizacin. En este caso nos colocamos sobre la cabecera de la orden, clic derecho del mouse y seleccionar Precontabilizacin. De esta forma todas las lneas de artculos que se registren, tendrn la misma informacin contable.


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8.1.5 Registro de cargos de compra en la pestaa Cargos En caso de que existen cargos, adicionales al valor del artculo por transporte, bodegaje, etc., se debe hacer lo siguiente

a. Generar una nueva lnea con la ayuda de =nuevo (F5)= sobre la columna Tipo Cargo

b. Seleccionar de la lista de valores todos los cargos se deseen adicionar, recuerde que debe digitar =nuevo (F5)=, por cada lnea que desee incrementar.


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c. Registrar el valor del cargo, en la columna Precio Cargo/Base d. Guardar la informacin =guardar (F12)=.

8.1.6 Registro de datos en la pestaa Info. Adic. Orden

En esta pestaa vamos a encontrar informacin de compra predeterminada en los datos del proveedor. Estos datos deben contener la informacin que consta en el Contrato.

a. Verificar que datos deben ser complementados y qu datos deben modificarse.

b. Colocar el cursor sobre aquellos campos que se deseen modificar, clic derecho y seleccionar los datos de la =lista de valores (F8)=

c. Guardar la informacin =guardar (F12)=.


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d. Luego de registrar o actualizar toda la informacin de orden de compra, se requiere la aprobacin de la orden por parte del Coordinador.

e. Podemos identificar quien persona responsable de aprobar la orden de compra en la pestaa Autorizacin.

8.2 Aprobacin de la Orden de Compra Para que los bienes puedan ser recibidos por los usuarios o las Bodegas, se requiere la aprobacin y confirmacin de la orden de compra.

8.2.1 Requisitos para la aprobacin de la orden de compra

- Orden de compra creada


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- Autorizacin de Compra Suscrita, para las compras de nfima Cuanta o fondos rotativos

- Contrato, para los procesos de Compras Pblicas Para ingresar a autorizaciones de orden de compra

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras/ Aprobaciones de Orden de Compra / Resumen Autorizacin de Orden de Compra Descripcin: Lugar para aprobar un Orden de Compra.

8.2.2 Como realizar la aprobacin de la orden de compra

a. Ingresar al Resumen Aprobacin Orden de Compra, digitar =llenar (F2)=

. En ese momento el sistema traer a la pantalla todas las rdenes de compra.

b. Sealar la opcin Ver Solo No Aprobado, esto nos permitir identificar rpidamente las rdenes de compra que no han sido aprobadas.


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c. Sealar con el cursor la orden de compra que se desea aprobar y digitar clic derecho del mouse.

En este momento se nos abren varias opciones para la aprobacin de la orden de compra: la una opcin es ingresar a la orden de compra y revisar su contenido antes de realizar la aprobacin; la otra opcin es autorizar la compra directamente sin ingresar a la orden de compra

d. Seleccionar la opcin Orden de Compra. En ese momento nos debe aparecer la orden de compra creada.


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e. Verificar los datos registrados en la orden de compra f. Ingresar a la pestaa Autorizacin

g. Sealar con el cursor la lnea de la autorizacin que debemos ejecutar, segn

la columna Nombre Autorizador. Digitar clic derecho del mouse y seleccionar Autorizar.


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h. Una vez autorizada la orden de compra, ubicarse en la cabecera de la solicitud, digitar clic derecho del mouse y seleccionar Confirmar


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Una vez que la orden de compra haya sido confirmada, cambiar el Estado y la orden estar disponible para ser recibida.

8.3 Recepcin de Orden de Compra Mediante esta opcin se realizar la recepcin de artculos artculos no inventariables. La recepcin de una orden de compra se realiza una vez que el artculo de compra haya sido entregado al usuario, por parte del proveedor en las condiciones esperadas. Una vez que el artculo de compra haya sido recibido, se procede al pago del mismo. Para recibir una orden de compra realizo lo siguiente:

Ejecutable: Distribution.exe Camino: Compras/ Recepcin / Registrar Llegadas de Ordenes de Compra Descripcin: Funcionalidad para Registrar Llegadas de Ordenes de Compra


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8.3.1 Cmo Registrar Llegadas de Ordenes de Compra

a. Luego de ingresar a travs de navegador, digitar la opcin =llenar (F2)=, o con la ayuda del botn . Aparecern todas las rdenes de compra disponibles para recibir.

b. Identificamos todas las ordenes de compra que se van a recibir con la ayuda de =dilogo de bsqueda (F3)= o mediante el botn . Habrn tantas lneas como artculos registrados en la orden.

c. Nos guiamos con la primera columna de la ventana, N? Orden, que es el nmero de la orden de compra que vayamos a recibir.

d. Seleccionamos la lnea o lneas de orden de compra que vayamos a recibir, digitar clic derecho y seleccionar la opcin Recibir Orden.


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e. Se abrir una pantalla emergente que contiene el nmero de la orden que se

va a recibir. f. Seleccionar el botn OK, que se encuentra en la parte superior derecha de la

pantalla emergente.


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Una vez que la orden de compra haya sido recibida, se procede a realizar la Solicitud de Pago, adjuntando los documentos correspondientes.

9 CAPTULO 7 ANEXOS


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9.1 ANEXO 1 - PROCESO DE COMPRAS


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9.2 ANEXO 2 - SOLICITUD DE MATERIAL


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9.3 ANEXO 3 ORDEN DE COMPRA

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