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COMPRA DEL LICENCIAMIENTO, SERVICIO DE CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ERP SAP Y EL ALOJAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA SAP DE LA

ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P.”

INVITACIÓN PÚBLICA A OFERTAR No 018-2011

DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN

Villavicencio, septiembre de 2011



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TABLA DE CONTENIDO

1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN .............. ..........................................................................5 2 OBJETO............................................. .............................................................................................................5 3 FUENTES DE FINANCIACIÓN............................ ...........................................................................................5 4 ANTECEDENTES ...........................................................................................................................................5 5 SITUACIÓN ACTUAL................................... ..................................................................................................6 6 ALCANCE............................................ ...........................................................................................................6

6.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS .......................... ..............................................................................6 6.1.1 LICENCIAMIENTO SAP ................................. ...............................................................................6 6.1.2 ALCANCE FUNCIONAL DE LA ERP SAP.................... ................................................................7 6.1.3 CONTABILIDAD ....................................... .....................................................................................8 6.1.4 ACTIVOS FIJOS ...................................... ......................................................................................9 6.1.5 CUENTAS POR COBRAR................................. ............................................................................9 6.1.6 CUENTAS POR PAGAR.................................. ............................................................................10 6.1.7 TESORERÍA.................................................................................................................................10 6.1.8 COSTOS ......................................................................................................................................11 6.1.9 PRESUPUESTO...........................................................................................................................11 6.1.10 COMPRAS ...................................................................................................................................12 6.1.11 INVENTARIOS .............................................................................................................................13 6.1.12 FACTURACIÓN ........................................ ...................................................................................14 6.1.13 MANTENIMIENTO .......................................................................................................................14 6.1.14 PROYECTOS ...............................................................................................................................15 6.1.15 ALCANCE DEL ALOJAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLAT AFORMA SAP ...............15

7 RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA .................. ..........................................................................16 7.1 Laborales.......................................... ..................................................................................................16

7.1.1 Contrato de Trabajo................................ ....................................................................................17 7.1.2 Pago de Salarios................................... ......................................................................................17 7.1.3 Afiliación y Pago de Parafiscales.................. ............................................................................17

7.2 Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Salud Ocupac ional.............................................. ...........17 7.3 Otras Responsabilidades del Contratista............ ............................................................................19

7.3.1 Calidad de los Servicios ........................... .................................................................................19 7.3.2 Subcontratos....................................... ........................................................................................20

8 VALOR DE LA OFERTA ................................. .............................................................................................21



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9 Duración de los servicios.......................... .................................................................................................22 10 FORMA DE PAGO...................................... ..................................................................................................22 11 PLAZO PRESENTACIÓN PROPUESTA ....................... ..............................................................................23 12 DOCUMENTOS DE LA OFERTA............................ .....................................................................................24 13 PROPONENTES...........................................................................................................................................26

13.1 Personas jurídicas ................................. ............................................................................................26 13.2 Consorcios ......................................... ................................................................................................26 13.3 Uniones temporales................................. ..........................................................................................27

14 IMPUESTOS DEDUCCIONES, GASTOS Y GARANTÍAS .......... .................................................................27 15 Aspectos tributarios ............................... ....................................................................................................27 16 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL ............... ........................................................................29 17 VALIDEZ DE LA OFERTA............................... .............................................................................................29 18 DESVIACIONES ...........................................................................................................................................29 19 PROPUESTAS PARCIALES............................... .........................................................................................29 20 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS .......................... ....................................................................................30

20.1 OFERTA ECONÓMICA .......................................................................................................................30

20.2 OFERTA TÉCNICA .............................................................................................................................30 21 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES................. ..............................................................................32 22 ADJUDICACIÓN....................................... ....................................................................................................33

22.1 Renuncia a la firma del contrato................... ....................................................................................33 22.2 Adjudicaciones parciales........................... .......................................................................................33 22.3 Causales para revocar o declarar desierta la solici tud de cotización.................................. .........33 22.4 Causales de exclusión de las ofertas ............... ...............................................................................34 22.5 Procedimiento para subsanar documentos ............. .......................................................................35

23 NATURALEZA DE SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN........... ......................................................................35 24 SERVICIOS ADICIONALES .............................. ...........................................................................................35 25 SERVICIOS MAL EJECUTADOS........................... ......................................................................................36 26 NORMAS TÉCNICAS .................................... ...............................................................................................36 27 ASPECTOS RELEVANTES EN CASO QUE EMSA ESP DECIDA CON TRATAR......................................37

27.1 Designación del contratista ........................ ......................................................................................37 27.2 Legalización del contrato.......................... ........................................................................................37 27.3 Vigencia del Contrato .............................. ..........................................................................................37 27.4 Iniciación de los trabajos ......................... .........................................................................................37 27.5 Prórroga de término de ejecución................... .................................................................................38 27.6 Suspensión del contrato ............................ .......................................................................................38



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27.7 Suspensión de La Ejecución de Los trabajos......... ........................................................................39 27.8 Terminación del Contrato ........................... ......................................................................................39 27.9 Liquidación del Contrato........................... ........................................................................................39

28 GARANTÍAS DEL CONTRATO............................. .......................................................................................40

28.1 Póliza de cumplimiento de contrato .............................................................................................40

28.2 Póliza de pagos de salarios y prestaciones sociales ..................................................................40

28.3 Póliza de calidad de los servicios ..................................................................................................40 29 SICE..............................................................................................................................................................40 30 INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN .... ...........................................................41 31 ANEXOS .......................................................................................................................................................41

ANEXO No. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ............................42

ANEXO No. 2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE..........................................................................45

ANEXO No. 3 FORMULARIO DE PROVEEDORES ..........................................................................46

ANEXO No. 4 FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS ........................................................48

ANEXO No. 5 BORRADOR MINUTA CONTRATO...........................................................................49



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1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN

La presente invitación se regula por lo dispuesto en el Régimen Interno de Contratación de la EMSA, publicado en la página Web http://www.emsa-esp.com.co y el contrato que celebre la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP., se regirá por las disposiciones del derecho privado, de conformidad con lo previsto en el Parágrafo del Artículo 8 de la Ley 143 de 1994 y en el Artículo 76 de la misma Ley y el Título II, Capítulo 1 de la Ley 142 de 1994 y de las normas que las modifiquen o reformen y demás reglas vigentes sobre contratación que sean aplicables.

Es entendido que todos los PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de selección ante la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, conocen y se someten a lo establecido en el Régimen Interno de Contratación mencionado, el cual formará parte integral del contrato que se celebre.

2 OBJETO

El objeto de la presente invitación es la COMPRA DEL LICENCIAMIENTO, SERVICIO DE CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ERP SAP Y EL ALOJAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA SAP DE LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P.

3 FUENTES DE FINANCIACIÓN

Los recursos para el pago de los servicios objeto del contrato o contratos que se deriven de la presente invitación, provienen del Presupuesto de la EMSA, vigencia 2011.

4 ANTECEDENTES

La Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. es una empresa comercializadora de energía eléctrica, con casi 30 años en el mercado, sociedad de economía mixta, entidad descentralizada, perteneciente al orden nacional, vinculada al sector administrativo del Ministerio de Minas y Energía. Empresa No. 350 en el ranking nacional de las mejores empresas del país.



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Entes de control:

• Ministerio de Minas y Energía

• Comisión de Regulación Energía y Gas – CREG

• Superintendencia de Servicios Públicos

• Contraloría General de la Nación

• Contaduría General

5 SITUACIÓN ACTUAL

Actualmente LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. cuenta con un número aproximado de 230.000 clientes, a nivel de aplicaciones cuenta con el sistema de Facturación Eléctrica Comercial – SIEC, con un Sistema de Información Administrativo: Soluciones Poderosas Versión 6 con el cual manejan los procesos de Finanzas, Tesorería, Almacenes y Nómina, Sistema de Gestión documental - Orfeo y Sistema SCADA Sistema de Comunicación y Adquisición de Datos. Base de datos Oracle.

6 ALCANCE

La consultoría para la implementación del sistema de información integrado ERP SAP y la administración de la plataforma SAP en la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., debe cubrir los procesos de negocio de la Electrificadora, bajo un esquema de aplicación de las mejores prácticas ofrecidas por el ERP.

Los bienes y/o servicios cotizados incluirán: el licenciamiento, la implementación, pruebas, puesta en servicio de la solución y administración delegada de la plataforma SAP

6.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

6.1.1 LICENCIAMIENTO SAP

Se requiere una cantidad de 50 licencias de usuarios nombrados SAP distribuidos de acuerdo al número de personas por cada área de negocio que tendrán acceso al sistema.



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Licenciamiento No Licencias SAP Profesionales 20 Licencias SAP Limitadas 19 Licencia SAP Desarrollador 1 Licencias SAP Consulta 10

6.1.2 ALCANCE FUNCIONAL DE LA ERP SAP

El PROPONENTE deberá prestar los servicios de consultoría que sean necesarios, para implementar el SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO SAP, de tal manera que se cubran los procesos operativos, administrativos, financieros y gerenciales de la ELECTRIFICADORA DE EL META S.A. ESP

En la presente etapa se implementarán los siguientes módulos así:

• Módulo Financiero – FI - GL

• Módulo de Compras y Contratos – MM

• Módulo de Facturación – SD

• Módulo de Mantenimiento – PM

• Módulo de Proyectos – PS

• Módulo de Activos Fijos – AA

• Módulo de Presupuesto – FM

• Módulo de Costos o Controlling – CO

• Módulo de Tesorería – TR

Se requiere el desarrollo de interfases entre el sistema SAP y el sistema comercial SIEC y el módulo de nómina actual de la Electrificadora en el Sistema SP6.

El PROPENENTE se obligará a:

• Proporcionar consultoría y acompañamiento para la adquisición, instalación, cargue de datos, implantación, puesta en marcha y capacitación a los usuarios de la solución ERP en los módulos mencionados.

• Se debe contemplar en el alcance de los servicios, los requerimientos funcionales especificados en este documento para las áreas de: Contabilidad, Activos fijos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tesorería, Costos, Presupuesto, Compras, Inventarios, Facturación de conceptos diferentes a energía, Mantenimiento y Gerencia de Proyectos.



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• Integración mediante interfases, con el Sistema de Facturación de Servicios de Energía – Sistema de Información Comercial SIEC y con el módulo de nómina del SP6.

6.1.3 CONTABILIDAD

Esta funcionalidad debe proporcionar el manejo de la información contable de manera integrada, la cual se genera a partir de las operaciones soportadas por la ERP - SAP, teniendo como fundamento los requerimientos legales e internos de la empresa.

Se deben incluir los procesos financieros que requiere una compañía para operar en Colombia, de acuerdo con la legislación actual.

Incluye los procesos de acreedores, deudores, impuestos, reportes y certificados de retención, estados financieros, balance y PyG, contabilidad general, plan de cuentas etc.

Se deberá considerar en el alcance de la implementación el cubrimiento del Plan Único de Cuentas aplicable a las empresas prestadoras de servicios públicos, de acuerdo con los lineamientos de las entidades reguladoras como son la Superintendencia de Servicios Públicos, el Ministerio de Minas y Energía, la CREG, la Contraloría, la Contaduría y la DIAN entre otras.

El ERP debe contemplar que la información contable pueda agregarse y desagregarse por terceros. En particular la información que está destinada a ser reportada a la DIAN mediante medios magnéticos. Igualmente debe tener la capacidad de expedir los certificados de retención en la fuente, retención de IVA e industria y comercio.

La implementación del ERP SAP debe contemplar las configuraciones necesarias que permitan la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF y que apliquen para la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, según reglamentación vigente en el momento de la implementación del ERP.

Al proceso contable debe integrarse mediante interfases, la información generada por el Sistema de Información Comercial - SIEC a nivel de facturación por diferentes conceptos, ajustes a la facturación, cartera, recaudo, movimiento bancario etc… y toda la información generada desde el módulo de nómina del SP6, necesaria para el proceso de presupuesto, costos y contabilidad.

Se debe garantizar la integración del proceso contable con las todas las demás áreas de la organización.



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6.1.4 ACTIVOS FIJOS

Esta funcionalidad debe permitir el registro de los valores de la propiedad planta y equipo de la empresa los cuales representan el mayor porcentaje del activo de ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP.

El módulo deberá tener la capacidad de administrar la base de datos del inventario de Activos Fijos tanto eléctricos como no eléctricos. Debe proporcionar información sobre las transacciones que afectan dichos activos fijos, así como información histórica y de vida útil, y en general aquella que facilite el control y análisis de la misma. Debe poder tener la capacidad de depreciar los activos bajo diferentes bases y métodos a saber: aplicando costo histórico, aplicando criterio fiscal, valoración por costo de reposición a nuevo y otras que por necesidad de información se requieren, bajo los lineamientos de la Resolución CREG 097 de 2008.

Los procesos de administración de los activos fijos deben contemplar el ciclo, desde su compra o activación inicial, adjudicación de responsable, depreciación bajo diferentes métodos, traslados, mantenimientos, revalorizaciones, bajas, ventas y donaciones.

6.1.5 CUENTAS POR COBRAR

El sistema debe proporcionar el manejo integrado de las cuentas por cobrar de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., tanto de ventas operacionales como de no operacionales, las cuales estarán asociadas a un determinado cliente, permitiendo llevar un control contable y administrativo, optimizando la gestión de esa cartera.

Se debe garantizar la integración de la funcionalidad de facturación de servicios no operacionales, como son entre otros venta de pliegos, arrendamientos y otros servicios y/o asesorías con el componente de cuentas por cobrar, ofreciendo herramientas que permitan supervisar y analizar la información de partidas abiertas, vencimientos, saldos, extractos de cuenta, historiales de cuenta por cliente etc.

Los datos se deben poder consultar dentro de la Gestión financiera en tiempo real.

Los documentos pueden imprimirse de acuerdo con las características manejadas por los documentos contables, como clase de documento, (Notas Crédito, Facturas, Recibos de caja, Devoluciones, cruce de cuentas).

Esta funcionalidad debe proveer información que sirva para la optimización de la planificación de la liquidez o flujo de caja de la empresa.



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6.1.6 CUENTAS POR PAGAR

Esta funcionalidad del ERP debe establecer los lineamientos metodológicos para la recepción y verificación de los documentos necesarios para la generación de un pago a un tercero, con la finalidad de establecer claramente el control y manejo de dichos documentos.

Se debe contemplar bajo esta funcionalidad la radicación de facturas, validación de la información, aprobación del pago, verificación de facturas y recepción de facturación.

Igualmente se debe contar con información relevante para el proceso como las condiciones de pago especificadas o negociadas, datos bancarios y las vías de pago (cheque o transferencia bancaria, por ejemplo) que son necesarios para realizar pagos automáticos; además, la visualización de partidas individuales y la gestión de partidas abiertas para cada acreedor.

Se debe garantizar el encadenamiento e integración de la funcionalidad de presupuesto, impuestos, compras y abastecimientos con el componente de cuentas por pagar, de tal manera que se definan y apliquen criterios únicos y uniformes en el tratamiento contable, fiscal y de costos, que se le da a la gestión de pagos a los proveedores de bienes y servicios de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP

Se debe contar con los procesos de causación de facturas de bienes, servicios, facturas relacionadas a contratos por la ejecución de los diferentes proyectos que realiza la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P.

6.1.7 TESORERÍA

Esta funcionalidad del ERP SAP debe respaldar todas operaciones de ingresos y egresos de caja que tenga la empresa originados por cualquier proceso y concepto que se programe o que se reciba en el tiempo. Debe proporcionar el resumen de la posición de tesorería ofreciendo información sobre el estado financiero de las cuentas bancarias, con información actualizada y en línea.

La funcionalidad debe poder suministrar herramientas que permitan el análisis y la gestión de informes de los flujos de caja actuales y futuros, para respaldar la planificación y la toma de decisiones de gestión de caja.

Reembolso de cajas menores, en este proceso no se realiza el cálculo de retenciones. Cuando se requiera practicar retención, la causación se hace por el registro normal de documentos del módulo financiero y el pago, por la funcionalidad de caja menor.

Debe contemplar la integración con el sistema de información comercial – SIEC y el Módulo de facturación SD, de manera tal que permita realizar la conciliación de los



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valores a pagar ó recaudar con terceros, convenios, aliados y realizar cruces de cuentas con o sin situación de fondos si fuere el caso.

Esta funcionalidad debe permitir tener el control y gestión de cheques devueltos, suministrando información de la causal, el banco, y el monto.

Gestión de bancos, posiciones de tesorería y de liquidez, medios de pago y conciliaciones bancarias. Asi mismo el módulo deberá tener la capacidad de controlar en su parte básica créditos pasivos otorgados por bancos e inversiones de tesorería sin valoración a precios de mercado.

Generación de pagos electrónicos o por dispersión a través de portales bancarios.

6.1.8 COSTOS

El sistema ERP SAP debe permitir el manejo de costos bajo un escenario de costeo ABC, y/o la asignación de los costos según las necesidades de las diferentes áreas de la compañía. Debe ofrecer herramientas para el análisis de rentabilidad interna y de mercadeo, procesos de costos y gastos, análisis por centros de costos, órdenes, análisis de costos y rentabilidad por líneas de negocio o según la estructura comercial definida.

Se debe tener una desagregación de los costos AOM (Administración, Operación, Mantenimiento y Actividades de recuperación de Pérdidas de Energía) de acuerdo con las unidades de la sociedad: Comercial y Distribución para dar cumplimiento a lo reglamentado por la CREG y la SSPD.

El sistema de costos será el encargado de efectuar un seguimiento al presupuesto de costos o Controlling de la empresa, para detectar desviaciones en resultados financieros.

6.1.9 PRESUPUESTO

Entendiendo que la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP es una empresa de servicios públicos mixta, regida por el derecho privado pero con una participación importante de la Nación, se requiere el manejo de Gestión de Presupuesto, de acuerdo con las características que determinan las entidades de control y vigilancia como lo son la Contraloría General de la Nación para esta gestión.

El objetivo principal de contar con la funcionalidad de Gestión Presupuestal del sistema SAP ERP es soportar la dinámica presupuestal de ingresos y gastos garantizando una programación de ingresos y un tope máximo de gastos para la planeación anual, controlando que en la ejecución del gasto, no se sobrepase de los valores presupuestados para la categoría de egresos definida en el control presupuestario en la entidad.



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Además, el sistema de información debe servir para realizar estudios acerca de la aplicación del gasto y ver su nivel de disponibilidad discriminado por fuente de financiamiento, objeto del gasto y unidad ejecutora.

Por otra parte debe permitir visualizar y comparar, qué partidas de ingreso son las que aportan los recursos necesarios para el financiamiento de los gastos.

Esta funcionalidad debe estar completamente integrada con las áreas funcionales de finanzas, compras y contratación, tesorería etc…

Es importante contar con la generación de avisos para aprobaciones directamente en el sistema, de manera que permita optimizar los tiempos de respuesta.

Se requiere contar con la información requerida por las entidades de control sobre la ejecución presupuestal de los ingresos y de los gastos de una manera consistente.

Interfase con el SIEC para la aplicación presupuestal de ingresos y con el módulo de nómina del SP6 para la generación de disponibilidades y reservas automáticas.

El sistema deberá poder efectuar traslados de partidas no ejecutadas en una vigencia a la siguiente, bajo el mismo rubro presupuestal y a asi mismo mantener control de los compromisos contractuales financieros asumidos que cubran diferentes vigencias.

6.1.10 COMPRAS

Para cubrir las necesidades del área de compras y abastecimientos, es necesario que este componente abarque el proceso de compras desde el registro de la planificación y control del plan anual de compras de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP hasta la legalización de los contratos, órdenes de compra y/o servicios que se generan en los diferentes procesos de contratación. (Etapa Precontractual y Contractual).

Es necesario que el sistema de información permita realizar el registro de requerimientos de bienes, suministros y servicios por medio de solicitudes de compra que requieran las diferentes áreas de la organización y así mismo contemplar el flujo de aprobación de las mismas de acuerdo con los diferentes niveles de aprobación y las etapas que se tienen definidos en el Régimen Interno de Contratación.

La validación presupuestal para la gestión de compras será a nivel de importes por centro de costo, partidas presupuestales y cuentas. Asignando cada requisición al centro de costo que corresponda.

Es necesario poder registrar información correspondiente a las condiciones de los procesos de contratación y realizar la posterior evaluación de cotizaciones de los procesos de compra.



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Generar los contratos, órdenes de compra de bienes y las ordenes de servicios contando con la siguiente información como mínimo: Número/cantidad de material o servicios, inicio de validez, fin de validez, condiciones de pago, cantidad de cada material/servicio del contrato, precio de cada posición en el contrato, ubicación en la que se deben suministrar las mercancías/servicios, permitiendo informar al proveedor la asignación del contrato orden de compra.

Esta funcionalidad debe estar integrada con el área de presupuesto, finanzas y tesorería.

Contar con reportes e informes de órdenes de compra, contratos, materiales, servicios.

Suministrar información que permita enviar los reportes de las contrataciones al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE y a la Contraloría General de la Nación.

6.1.11 INVENTARIOS

Esta funcionalidad debe permitir el manejo y control de múltiples almacenes, la administración de los diferentes catálogos de productos de bienes, suministros, repuestos, materiales etc.

Realizar el registro de ingreso materiales por compra, transferencia, devolución o reingresos, integrados a los registros contables y de costos.

Despachar materiales por consumo, transferencia, devolución, integrados a la contabilidad y costos.

Procesar ajustes (ingreso/salidas) a las unidades. Emitir Notas de Ingreso al almacén por los conceptos de recepción. Emitir Notas de Salida del Almacén por los conceptos de entrega, baja, devolución.

Controlar el stock en distintos estados: disponibles, en tránsito, bloqueados, reservados.

Permitir la toma de Inventarios con cualquier frecuencia y alcance (total o parcial).

Emitir las diferencias físicas de faltantes y sobrantes valorados.

Efectuar la valorización de movimientos de almacén.

Controlar la rotación del stock.

Manejar el stock de seguridad o punto de pedido. Debe permitir identificar ítems críticos, Stock de seguridad.

Manejar stocks no valorados (solo cantidad).



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Manejar múltiples unidades de medida (compra, distribución)

Debe tener la capacidad de registrar el costo de los fletes por pesosy volumen

Reporte de consumos históricos para la planificación de stocks.

6.1.12 FACTURACIÓN

LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ES.P. requiere contar con la funcionalidad de facturación de conceptos diferentes a la venta de energía. Esta facturación puede originarse en diferentes áreas de la empresa y corresponde a actividades diferentes al “core” de negocio.

Debe permitir el registro de información de los diferentes clientes que por estos conceptos se tenga, tal como contacto, dirección, impuestos y el manejo comercial de cada uno de ellos. La información que se genera debe estar igualmente integrada a los procesos de gestión contable, de costos y de tesorería.

Se deben considerar reportes mínimos para poder administrar la cartera originada en éstos conceptos.

6.1.13 MANTENIMIENTO

Con el fin de cubrir el proceso de mantenimiento de las Subestaciones, líneas y redes, es necesario que el sistema de información SAP ERP, integre los procesos de planificación y gestión de mantenimiento que realiza la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP con personal directo y a través de terceros.

Permitir registrar información consolidada de mantenimiento realizado a los activos fijos, durante el tiempo de garantía como reparaciones correctivas y preventivas, llevando el control de cambio de partes y mejoras realizadas.

Se deben incluir los procesos de gestión de datos maestros de ubicaciones técnicas de los equipos, listas de repuestos requeridos por éstos, actividades a desarrollar, puestos de trabajo, rutas de mantenimiento, la planificación global del mantenimiento, identificación de máquinas en operación que durante su utilización tendrán mantenimiento, programación del plan de mantenimiento, planificación de requerimientos, ciclo de la orden de mantenimiento, consumo de repuestos, servicios con cargo a la orden de mantenimiento, notificación de avance, costeo de la orden de mantenimiento, cierre, liquidación de la orden y documentación de desarrollo del mantenimiento Correctivo y Preventivo

Las actividades programadas de mantenimiento que impliquen requerimientos de materiales de almacén deben respaldarse integradamente en la aplicación SAP, de manera que se optimicen procesos administrativos de requerimientos de suministros,



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autorizaciones, valoraciones etc…. Se debe contemplar interface con el sistema SIEC para la generación de las ordenes de trabajo en el mantenimiento de líneas y redes.

Mantenimiento deberá estar integrado al proceso de almacén, Activos fijos, costos y financiero.

6.1.14 PROYECTOS

La funcionalidad de Proyectos de ERP SAP debe poder administrar en su integralidad, cualquier proyecto definido por la EMSA desde su inicio hasta su entrega o activación ya sea propio o de un tercero. Proyectos deberá estar integrado a uno o varios contratos que se relacionan con un solo proyecto, para posteriormente y de forma ágil e integrada determinar el costo total. Por ejemplo (Obra civil, Consultoria, Planos, Diseño, materiales etc…)

La Funcionalidad de Proyectos debe estar integrada a la funcionalidad de presupuesto, compras y abastecimientos y costos. Debe poder mantener un seguimiento que permita la gerencia del proyecto en aspectos de avance de obra, costos, ruta crítica etc…

6.1.15 ALCANCE DEL ALOJAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA SAP

Para la administración de la plataforma SAP se contempla el siguiente alcance técnico:

• Proveer la infraestructura de procesamiento y almacenamiento del Site principal.

• Proveer el canal dedicado de comunicación entre las instalaciones del Site principal y las oficinas de la EMSA en la Azotea

• Alojamiento y administración total en el centro, de todo el Hardware del site principal.

• Manejo y ejecución de toda la estrategia de backup, incluyendo medios y custodia de cintas.

• Administración de Sistemas Operativos y bases de datos ORACLE y de la infraestructura computacional.

• Soporte basis de toda la plataforma SAP

• Ambiente de SSM (SAP Solution Manager) para manejo de proyectos y monitoreo de la plataforma.



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• Implementación del plan de contingencia de nuestros centros de cómputo alineados con la estrategia de contingencia del EMSA.

• Upgrade técnico en caso de realizarse un cambio de versión durante la duración del contrato. El ugrade técnico es un conjunto de procedimientos detallados por SAP para dar cumplimiento estricto a la metodología explicita en SAP, además de una coordinación total con el área de consultoría encargada de verificar todos los temas referentes al alcance Funcional.

• El recurso humano necesario para la implementación y operación de la infraestructura tecnológica y las herramientas de gestión. Administración integral y reportes de gestión.

7 RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

7.1 LABORALES

Es obligación del CONTRATISTA proveer y mantener durante la ejecución de los trabajos y hasta la terminación de los mismos a satisfacción de EMSA ESP, todo el personal idóneo y calificado de directivos, profesionales, técnicos y administrativos que se requieran con la experiencia adecuada.

Cuando el personal vinculado por el CONTRATISTA para la realización de los trabajos resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el CONTRATISTA procederá a contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para EMSA ESP, cumpliendo con la misma experiencia solicitada en estos términos.

El personal que emplee el CONTRATISTA será de su libre elección y remoción.

Será por cuenta del CONTRATISTA el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de todo el personal que ocupe en la ejecución de los trabajos. Los salarios y prestaciones sociales que el CONTRATISTA debe pagar a los trabajadores que vincule, para la ejecución del contrato serán, como mínimo, los establecidos en la ley.

El CONTRATISTA deberá conciliar, ante la respectiva oficina de trabajo, las prestaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar, cuando se reconozcan indemnizaciones por accidentes de trabajo y enfermedad profesional.

El CONTRATISTA deberá responder oportunamente por toda clase de demandas, reclamos o procesos que interponga el personal a su cargo o el de los subcontratistas.



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Si EMSA ESP fuere demandada por algún trabajador del CONTRATISTA o de un subcontratista, el CONTRATISTA procurará transar inmediatamente con el trabajador demandante. Si esto no fuere posible, pagará a EMSA ESP todos los gastos que se ocasionen por razón del proceso, incluidos los honorarios del abogado. Estas sumas serán descontadas por EMSA ESP de los saldos pendientes de pago o de la póliza mediante la cual se garantiza el pago de salarios y prestaciones sociales. A las cuentas por este concepto, EMSA ESP recargará un 10% sobre el valor de las mismas por administración.

Es entendido que el personal que el CONTRATISTA ocupe para la realización de los trabajos, no tendrá vinculación laboral con EMSA ESP (condición que debe fijarse en cada contrato individual de trabajo), y que toda responsabilidad derivada de los contratos de trabajo correrá a cargo exclusivo del CONTRATISTA.

7.1.1 Contrato de Trabajo

Debe ser de forma escrita por el mismo termino (tiempo), como mínimo, que dure el servicio. Copia del mismo debe ser entregada al trabajador al momento de su firma.

7.1.2 Pago de Salarios

El Contratista deberá pagar de forma puntual los salarios en las fechas acordadas y entregar al trabajador el desprendible de nomina.

7.1.3 Afiliación y Pago de Parafiscales

El Contratista deberá pagar en forma puntual, completa y oportuna los parafiscales SENA ICBF y COFREM.

7.2 SEGURIDAD INDUSTRIAL, MEDIO AMBIENTE Y SALUD OCUPACIONAL

Aun cuando se entiende que el CONTRATISTA ha estudiado y comprende muy bien las normas, reglamentaciones y procedimientos de seguridad industrial aplicables a los trabajos a realizar objeto de este contrato, deberá cumplir con lo siguiente:

Estudiar y presentar el Panorama de Riesgos que el trabajo involucre, tomar las precauciones necesarias y cumplir con las indicaciones dadas por el Interventor, el Personal de Seguridad Industrial y el Medio Ambiente de EMSA ESP.

El CONTRATISTA se compromete a aplicar una política de especial consideración a la protección de la salud, a la conservación del medio ambiente y al cuidado de los bienes de EMSA ESP, dándola a conocer expresamente a sus empleados y subcontratistas.



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En desarrollo de esa política, en el campo práctico, deberá prestar la debida atención al medio ambiente, a la salud de sus trabajadores y a la salud de las demás personas del lugar donde se ejecutarán los trabajos, preservando el aire, las aguas, el suelo y la vida animal y vegetal de cualquier efecto adverso que pueda surgir de las labores correspondientes al Contrato y colaborar estrechamente con EMSA ESP en el cuidado de sus bienes y equipos. Evitará Igualmente cualquier molestia que sus labores puedan ocasionar a la comunidad o a EMSA ESP y sus trabajadores.

El CONTRATISTA será el único responsable de cualquier daño o deterioro, así sea leve, que llegare a presentarse por causa suya o de sus trabajadores o subcontratistas en el aire, las aguas, el suelo, la salud humana y la vida animal o vegetal, o la polución o daño en carreteras, vías internas, calles, ciénagas, ríos, caños, parques, zonas verdes, zonas residenciales y equipos o plantas, como consecuencia del desarrollo de sus labores y reembolsará plenamente a EMSA ESP las sumas que ésta llegare a pagar por Cualquier concepto a causa de estos perjuicios.

Todos los costos ocasionados y relacionados con la Responsabilidad Ambiental y Salud Ocupacional estarán a cargo del CONTRATISTA.

El CONTRATISTA declara que conoce la Legislación Colombiana sobre protección a la salud humana, a los recursos naturales y al medio ambiente y se obliga a cumplirla, en especial los principios constitucionales, la ley 99 de 1993, el Decreto 1753 de 1994, el Decreto 2811 de 1974, la ley 9 de 1979, el Decreto 02 de 1982, el Decreto 2104: de 1983, el Decreto 614 de 1984, el Decreto 1594 de 1984, la resolución 02309 de 1986 del Ministerio de Salud y demás normas concordantes y complementarias.

El CONTRATISTA mantendrá informado al Interventor de EMSA ESP sobre los siguientes aspectos:

a) Hurto, pérdida, daño o deterioro de bienes o equipos, y

b) Medidas y acciones tomadas para evitarlos.

EMSA ESP podrá realizar inspecciones periódicas al sitio de las labores o a las instalaciones del CONTRATISTA para verificar el cumplimiento de las normas sobre protección a la salud, al medio ambiente y a los bienes y detectar cualquier acción nociva o riesgosa, para lo cual el CONTRATISTA otorga desde ahora su consentimiento expreso.

Cualquier infracción a las normas sobre salud, protección ambiental y manejo de



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bienes, durante la ejecución de los servicios, será corregida de Inmediato por el CONTRATISTA a su costa y riesgo. Si la infracción no fuere corregida, EMSA ESP se reserva el derecho de suspender total o parcialmente la ejecución de los servicios hasta que ello ocurra, corriendo el CONTRATISTA con todos los costos y riesgos que se deriven de la suspensión.

En casos de reincidencia, EMSA ESP., podrá dar por terminado el contrato, sin lugar a ninguna Indemnización.

El CONTRATISTA será el único responsable por el cumplimiento de las normas de salud ocupacional, seguridad de todo el personal que trabaje para él o para sus subcontratistas, y protección de bienes. En consecuencia, se compromete a cumplir y hacer cumplir las disposiciones internas de EMSA sobre estas materias.

El CONTRATISTA, por su cuenta, deberá proveer todos los sistemas de protección que sean necesarios para mantener a salvo a las personas y a los bienes de EMSA ESP y de terceros, respondiendo directamente por los daños que ocasione en desarrollo del Contrato, para lo cual acepta desde ahora los descuentos pertinentes, sin perjuicio de las garantías otorgadas en desarrollo del Contrato. Además, deberá disponer del personal de seguridad y protección Industrial exigido en el Contrato.

7.3 OTRAS RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

Sin perjuicio de lo previsto en estas bases y en el contrato sobre calidad de los servicios, el CONTRATISTA será responsable, hasta la liquidación final del contrato, de todos los servicios objeto de éste, sin que fuere excusa para incumplir esta obligación la intervención de terceros.

El CONTRATISTA asumirá todas las consecuencias económicas y técnicas que se deriven de la aplicación de las normas y métodos que utilice para la realización de los trabajos.

Las aprobaciones que imparta EMSA ESP a los métodos del CONTRATISTA, no relevan a éste de su responsabilidad de entregar totalmente, a satisfacción de EMSA ESP, los servicios contratados.

7.3.1 Calidad de los Servicios

El CONTRATISTA será responsable por la calidad de los servicios; por lo mismo, se obliga a rehacer los servicios mal ejecutados o con especificaciones diferentes o inferiores a las requeridas. Lo anterior, sin perjuicio de la respectiva garantía de



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calidad de los servicios que debe aportar el CONTRATISTA.

7.3.2 Subcontratos

El CONTRATISTA, bajo su responsabilidad podrá subcontratar los servicios o labores que considere convenientes.

Independientemente de las consideraciones que se hayan establecido en la oferta, EL CONTRATISTA deberá obtener la autorización de EMSA ESP para poder subcontratar. En cualquier caso los subcontratos no podrán pactarse por un plazo superior al plazo del Contrato de Trabajo.

Para cada subcontrato, el CONTRATISTA se obliga a:

• Someter previamente el alcance, términos de referencia y minuta del subcontrato a la aprobación de EMSA ESP.

• Conservar el régimen jurídico y laboral, de acuerdo a lo establecido en este documento y al Contrato que llegue a suscribirse entre el CONTRATISTA y EMSA ESP.

• Cursar copia del original del subcontrato a EMSA ESP una vez se haya suscrito.

• Enviar al INTERVENTOR copia del acta de Iniciación, de las actas parciales de trabajo y del acta de finalización del subcontrato, así como quincenalmente, copia de las planillas de pago de salarios y de prestaciones sociales, con la firma y número de la cédula de ciudadanía de los trabajadores que estén al servicio de aquellos, y mensualmente copia de los recibos de pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en salud, pensiones y riesgos profesionales, al ICBF, al SENA, al FIC, a la Administradora de Riesgos Profesionales y a la Caja de Compensación familiar correspondiente y copia de la liquidación de los contratos de los trabajadores del subcontratista.

• Es responsabilidad del CONTRATISTA hacer cumplir a sus subcontratistas las obligaciones consignadas en este documento.

EMSA ESP se reserva el derecho de solicitar al CONTRATISTA la cancelación de los subcontratos y su reemplazo, sin que lo anterior genere modificación en las condiciones o en los costos del Contrato suscrito entre el CONTRATISTA y EMSA ESP.

Es obligación del CONTRATISTA suministrar y mantener durante la ejecución del Contrato, todo el personal idóneo y calificado del personal de los subcontratos de acuerdo con este documento.



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Las indemnizaciones que se causaren por concepto de terminación unilateral de contratos de trabajo del subcontratista, son por cuenta del CONTRATISTA.

Es obligación del CONTRATISTA exigir al subcontratista, que suscriba contratos individuales de trabajo con el personal que utilice y presentar a la INTERVENTORÍA copia de esos contratos. Además, deberá entregar, conforme a las fechas acordadas en los respectivos contratos, copias de las planillas de pago de salarios suscritas por los trabajadores del subcontratista, con indicación de las respectivas cédulas de ciudadanía.

El CONTRATISTA será responsable y exigirá al subcontratista las conciliaciones, ante la respectiva oficina de trabajo, las prestaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar, cuando se reconozcan indemnizaciones por accidentes de trabajo y enfermedad profesional de los trabajadores del subcontratista.

EL CONTRATISTA, debe establecer una estructura salarial acorde con los salarios del mercado del sector eléctrico, teniendo en cuenta las bases mínimas para pago de salarios establecidas en estos términos, las prestaciones a considerar serán como mínimo las previstas en la Ley.

Es entendido que el personal que el CONTRATISTA ocupe para la realización de las labores definidas en este documento, no tendrá vinculación laboral con EMSA ESP y que toda la responsabilidad derivada de los contratos de trabajo correrá a cargo exclusivo del CONTRATISTA.

8 VALOR DE LA OFERTA

El precio de la oferta deberá cubrir todas las actividades y costos necesarios para que el oferente preste los servicios objeto de la contratación en cumplimiento de las especificaciones técnicas correspondientes y a plena satisfacción de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, incluyendo viáticos, costos y gastos de desplazamiento etc…

Los precios presentados por el oferente son de su exclusiva responsabilidad. Cualquier omisión se interpretará como voluntaria y tendiente a conseguir precios que le permitan presentar una oferta más ventajosa.

El oferente deberá cotizar todos y cada uno de los rubros señalados en Formulario “Tabla de Cantidades y Precios”, que consta en los Pliegos, para el ítem que propone suministrar. La suma de precios unitarios deberá ser concordante con el precio final ofertado. En el formulario “Tabla de Cantidades y Precios”, el oferente debe



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presentar su oferta económica, desglosando los ítems de la siguiente manera:

• Costo de licenciamiento

• Costo de la implementación del ERP SAP

• Costo mensual del servicio de alojamiento y administración de la plataforma SAP, incluido el costo del canal dedicado de comunicaciones.

9 DURACIÓN DE LOS SERVICIOS

El plazo total para la ejecución de los servicios objeto del contrato es de 3 años contados a partir de la legalización del contrato y la firma del acta de inicio.

La fase de Implementación del Sistema de Información Integrado ERP SAP será de máximo seis (6) meses, contados a partir de la aprobación del cronograma de actividades.

El plazo del contrato de Administración Delegada de la Plataforma SAP es de tres (3) años calendario contados a partir de legalización del contrato.

10 FORMA DE PAGO

La Electrificadora del Meta S.A. ESP, cancelará al Contratista por la ejecución de los servicios objeto del contrato de la siguiente forma:

• CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ERP SAP

o 20% del valor de éste ítem, contra la aprobación del Plan o Cronograma de Implementación, que cubra la totalidad de los módulos a implementar y que se extienda por máximo 6 meses en el tiempo.

o 50% del valor de éste ítem, dividido en 5 pagos contra el cumplimiento de 5 Hitos verificables dentro del cronograma propuesto, previa aceptación consignada en Acta parcial, por parte del Gerente del Proyecto designado por la EMSA y presentación de Factura.

o 30% del valor de éste ítem, a la finalización de la etapa de implementación de las actividades de consultoría, previa presentación de acta parcial y factura correspondiente.



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• El LICENCIAMIENTO se facturará en Usd contra entrega del total de las licencias y se pagará por equivalente en COP, liquidados a la TRM de la fecha de la factura dentro de los 30 días siguientes, previa acta parcial firmada entre las partes.

• ALOJAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA SAP: Se realizaran pagos mensuales previa presentación de acta parcial firmada entre las partes y la respectiva factura. EMSA cancelará dentro de los siguientes 30 días calendario a la fecha de la factura.

El cánon mensual cotizado en la presente propuesta, se ajustará cada doce (12) meses de acuerdo con el IPC debidamente certificado por el DANE el 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior.

11 PLAZO PRESENTACIÓN PROPUESTA

Las ofertas deben ser entregadas en original y una copia, cada ejemplar en sobre independiente sellado debidamente foliado y firmado por el Representante Legal. La recepción de la oferta se realizara en el Centro de Documentación de la EMSA ESP, ubicada en el primer piso de la sede principal Barzal Alto, Vía Azotea de la ciudad de Villavicencio, antes de las 4:00 p.m. del día señalado en el cronograma de la presente invitación. Los sobres deben indicar claramente si son original o copia y deben estar marcados como oferta especificando el objeto de la invitación. El cronograma de la presente invitación es como se describe a continuación.

ÍTEM ACTIVIDAD FECHA

01 Publicación aviso de prensa 09-sep-2011

02 Entrega de Pliegos de Invitación y/o publicación en web 12-sep-2011

03 Fecha límite para solicitar aclaraciones 16-sep-2011

04 Fecha límite para entrega de Propuestas 23-sep-2011

NOTA: La EMSA ESP se reserva el derecho de variar el cronograma de la invitación.

Los interesados podrán solicitar aclaración a los términos de la invitación a través del buzón de correo electrónico [email protected] citando el numero de la invitación a cotizar.

Toda la correspondencia relativa a esta Invitación a Cotizar deberá dirigirse a:



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ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP Invitación Pública de Ofertas No 018 de 2011 “COMPRA DEL LICENCIAMIENTO, SERVICIO DE CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ERP SAP Y EL ALOJAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA SAP DE LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P.” GERENCIA GENERAL Villavicencio

12 DOCUMENTOS DE LA OFERTA

a) Índice con relación precisa de todos los documentos que conforman la oferta, indicando el número de página donde se encuentran.

b) Carta de presentación de la propuesta, según ANEXO No.1, firmada por el representante legal. No subsanable.

c) Documento de constitución de Consorcio o Unión Temporal si la oferta se presentare bajo cualquiera de estas modalidades. No subsanable

El PROPONENTE debe adjuntar en su oferta el acta de constitución del consorcio o la unión temporal, suscrita por los representantes legales, y la firma o tipo de empresa que presente la oferta.

Este documento debe expresar las facultades que los consorciados o la unión temporal le confieren a la firma o persona que asumirá la representación del consorcio.

d) Original del Certificado de Existencia y Representación legal del PROPONENTE. No subsanable.

Las personas jurídicas deberán adjuntar en su propuesta el original del certificado de existencia y representación del proponente emitido por la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar el certificado de cada uno de los consorciados o miembros de la unión.

e) Original del Registro de proponentes de la Cámara de Comercio. No subsanable.

Las personas naturales que oferten de manera individual o en forma conjunta, a través de consorcios o uniones temporales, deberán estar inscritos a la fecha de apertura del proceso de contratación, en el Registro Único de proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio.



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f) Certificado del RUT. Si se trata de un consorcio o Unión Temporal se debe adjuntar el certificado de cada uno de los consorciados o miembros de la unión. No subsanable.

g) Póliza de Seriedad de la oferta con el correspondiente recibo de pago de la prima, a cargo del PROPONENTE y a favor de la Electrificadora del Meta SA ESP NIT 892002210-6 por un valor del 10% (diez por ciento) del total de la oferta y una vigencia de sesenta (60) días contados a partir de la fecha de entrega de la oferta. No subsanable.

h) Formulario de precios y cantidades como se indica en el ANEXO No. 4, en medio escrito No subsanable y en CD en formato Excel. El CD debe estar en buen estado y etiquetado con el numero de invitación a cotizar y el nombre del la firma proponente.

i) Cuadro resumen relacionando la experiencia del PROPONENTE en servicios similares al objeto de la presente Invitación, de acuerdo al ANEXO No. 2. No Subsanable.

j) Certificaciones de los contratos realizados para validar el cumplimiento de la experiencia de la firma. No Subsanable.

k) Formulario único de creación de proveedores (ANEXO No. 3) de la EMSA ESP. Subsanable.

l) Certificación de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal del representante Legal expedido por la Contraloría General de la República. Subsanable.

La apertura se realizara con la presencia de los PROPONENTES que deseen participar y de los funcionarios de la EMSA ESP designados para tal fin.

La propuesta no debe presentar tachaduras ni enmendaduras.

Es importante que el PROPONENTE verifique que todas y cada una de las páginas que conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como: certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas (enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.

Respecto al diligenciamiento de la oferta, acorde al orden establecido, debe presentarse en el estricto orden de los presentes términos de referencia. La omisión por parte del PROPONENTE del diligenciamiento de los formatos y formulario de precios unitarios exigidos por EMSA ESP y anexos a estos términos de referencia será causal de la eliminación de la oferta.

La presentación de la propuesta se considerará como una manifestación expresa por parte del PROPONENTE de que conoce y acata la normatividad para contratar con



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EMSA ESP, que ha examinado completamente el pliego de condiciones, y acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su propuesta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, EMSA ESP no será responsable por descuidos o indebida interpretación que, del pliego de condiciones y demás documentos u otros hechos, haga el PROPONENTE y que puedan incidir en la elaboración de la propuesta.

La presentación de la propuesta será evidencia suficiente de que el PROPONENTE ha examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta contratación, y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de EMSA ESP sobre los puntos inciertos o dudosos.

13 PROPONENTES

LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP., ha dispuesto la apertura del presente proceso de Solicitud Pública.

Antes de presentar su oferta el PROPONENTE debe verificar el cumplimiento de los siguientes ítems:

• Tener capacidad jurídica para la presentación de la propuesta, para la celebración y ejecución del contrato.

• No estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la constitución y El Régimen Interno de Contratación de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P.

• Demostrar experiencia comprobado en el objeto de la invitación y de acuerdo a lo determinado en los presentes pliegos.

13.1 PERSONAS JURÍDICAS

Podrán participar todas las personas jurídicas que de su razón social se desprenda que pueden suministrar el objeto de la presente invitación, lo cual debe estar registrado en el objeto social del certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio principal de la persona jurídica.

13.2 CONSORCIOS

Podrá conformarse consorcio entre personas jurídicas lo cual deben acreditar a través del certificado de existencia y representación, y deben cumplir con las condiciones



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estipuladas en los presentes términos.

En un Consorcio, cada uno de sus integrantes responderá solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la Propuesta y del Contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

13.3 UNIONES TEMPORALES

En esta modalidad, cada uno de los integrantes de la Unión Temporal responderán solidariamente por el cumplimiento total de la Propuesta y del objeto del Contrato, pero las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los participantes en la Unión Temporal.

Los consorcios o uniones temporales deberán facturar a nombre del consorcio o de la unión temporal, no se aceptara que facturen de forma independiente, por tal razón deberán tramitar el respectivo RUT.

14 IMPUESTOS DEDUCCIONES, GASTOS Y GARANTÍAS

El PROPONENTE deberá tener en cuenta todos los impuestos que se causen y que puedan afectar el valor de su oferta y los que hayan de causarse por la ejecución del contrato.

15 ASPECTOS TRIBUTARIOS

El tratamiento tributario de los conceptos objeto de cotización deberán realizarse por separado, es decir que la facturación de los ítems deberá realizarse de la misma manera.

Compra de Licenciamiento

En cuanto a la Adquisición del Licenciamiento; deberá facturarse IVA a tarifa del 16% sobre el valor total del Ítem por tratarse de un suministro gravado con el impuesto a las ventas. Dependiendo de la calidad de contribuyente que tenga el CONTRATISTA se le realizarán las siguientes retenciones en la fuente:



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• Retención en la fuente a título de Renta por concepto de Compras del 3.5% para Personas Naturales o Jurídicas sobre el valor total del contrato antes de IVA.

• Retención en la fuente a título de IVA 50% sobre el valor del IVA facturado. • Retención en la fuente a título de Industria y Comercio por concepto de

Compras del 4x1000 para Personas Jurídicas y Personas Naturales sobre el valor total contrato antes de IVA.

Servicio de Consultoría para la implementación del Sistema de Información Integrado ERP SAP El Servicio de Consultoría es un servicio gravado con el impuesto a las ventas se debe calcular IVA del 16% sobre el valor total del ítem. Dependiendo de la calidad de contribuyente que tenga el CONTRATISTA se le realizarán las siguientes retenciones en la fuente:

• Retención en la fuente a título de Renta por concepto de Honorarios del 11% para Personas Jurídicas sobre el valor total del contrato antes de IVA.

• Retención en la fuente a título de IVA del 50% sobre el valor del IVA facturado.

• Retención en la fuente a título de Industria y Comercio por concepto de Servicios del 4x1000 para Personas Jurídicas sobre el valor total del contrato antes de IVA

Alojamiento y Administración de la Plataforma SAP de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. El Alojamiento y la administración corresponden a servicios gravados con el impuesto a las ventas se debe calcular IVA del 16% sobre el valor total del ítem. Dependiendo de la calidad de contribuyente que tenga el CONTRATISTA se le realizarán las siguientes retenciones en la fuente:

• Retención en la fuente a título de Renta por concepto de Servicios Generales del 4% para Personas Jurídicas declarantes de Renta sobre el valor total del contrato antes de IVA.

• Retención en la fuente a título de IVA 50% sobre el valor del IVA facturado.



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Tenga en cuenta que por tratarse de un servicio prestado en el municipio de Villavicencio, el contratista es responsable de la liquidación, presentación y pago del impuesto de industria y comercio por los ingresos obtenidos en las actividades económicas realizadas dentro de la jurisdicción del municipio de acuerdo con su normatividad. Adicionalmente, una vez otorgado el contrato, el CONTRATISTA debe calcular el 2% sobre el valor del mismo antes de IVA y cancelarlo en la Gobernación del Meta a título de Estampilla Pro-Electrificación Rural, el recibo expedido debe ser presentado en el proceso de Abastecimientos. El contratista debe tener en cuenta que todos los impuestos nacionales y territoriales vigentes a la fecha o se creen durante la duración del contrato es de obligación exclusiva del contratista; y la Emsa actuará en cada uno de esos casos como agente de retención de acuerdo a lo estipulado por cada uno de los tributos.

16 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL

El contratista para la legalización del contrato deberá cancelar en la Tesorería departamental el valor del impuesto de Pro-Electrificación Rural, el cual corresponde al 2% del valor del contrato antes de IVA.

17 VALIDEZ DE LA OFERTA

La validez de la oferta debe ser por un término de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la recepción de las ofertas.

18 DESVIACIONES

No se aceptan.

19 PROPUESTAS PARCIALES

No se aceptan



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20 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

EMSA considera que la oferta es válida, una vez verifique que contiene la totalidad de los documentos solicitados y la acreditación de la experiencia requerida, para lo cual además de certificaciones serán válidas copias de contratos con su correspondiente acta de liquidación final ó actas parciales en caso de contratos vigentes.

También se tendrá en cuenta la experiencia como integrante en las uniones temporales y consorcios.

La evaluación se basara exclusivamente en los formatos y anexos correspondientes de la oferta, por lo cual es requisito indispensable consignar en los mismos toda la información detallada que permita su análisis. EMSA ESP no recurrirá para la evaluación de las ofertas a información distinta a la consignada por los PROPONENTES en los formularios establecidos.

20.1 OFERTA ECONÓMICA

Se le asignara un valor de cuarenta y cinco (45) puntos a la oferta más económica, el puntaje para el resto de las ofertas, se asignará en forma inversamente proporcional en la relación a la de menor valor, mediante la aplicación de la siguiente formula:

−−

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12 )(*10

VoVo

VoVo−= X Puntaje

Donde: X: es el valor de la puntuación económica asignada, Vo1: es el valor de la oferta analizada, Vo2: es el valor de la oferta más barata; y, Vo3: es el valor de la oferta más cara.

La propuesta económica es a todo costo por lo que se entiende que incluye sueldos y salarios del equipo consultor y los viáticos y gastos de desplazamiento que se requieran.

20.2 OFERTA TÉCNICA

Se le asignara un valor de cincuenta y cinco (55) puntos a la oferta que cumpla la totalidad de las especificaciones técnicas solicitadas y a las demás se les asignara un



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puntaje proporcional como se presenta en la siguiente fórmula:

55XicaOfertaTecn

aTecnicaMejorOferti

rtaTecnicaPuntajeOfe =

Para ello se usará como instrumento de direccionamiento los siguientes criterios:

Requerimientos técnicos Puntaje

1

Experiencia acreditada del proponente de mínimo 6 años, habiendo realizado implementaciones exitosas en el ERP SAP. Se acredita mediante mínimo 5 certificaciones emitidas por los clientes.

5

2

Hoja de vida del Gerente que el proponente asignará al proyecto en donde acredite y sea verificable que ha gerenciado y liderado con éxito, no menos de 5 implementaciones similares.

10

3

Hojas de vida de 5 miembros del equipo consultor que el proponente asignará para el desarrollo del proyecto, con certificaciones donde se acredite por lo memos haber participado en mínimo 2 proyecto similares.

5

4 Experiencia en soporte técnico al aplicativo SAP en mínimo 60 clientes. Relacionar certificación con NIT, Nombre Cliente, Contacto, Teléfono, Ciudad.

5

5 Canal certificado por SAP Colombia para la venta y soporte del aplicativo SAP en categoría GOLD Partner. Certificación emitida por SAP de no más de 90 días de expedida

5

6 Hosting Partner Certificado por SAP en Categoría Advanced Presentar la certificación correspondiente

5

7 Equipo de consultores SAP conformado por más de 100 especialistas. Para evaluar se programará visita

5

8 Contar con una infraestructura de mesa de ayuda técnica y funcional con consultores dedicados exclusivamente a esta labor. Para evaluar se programará visita

5

Certificaciones Adicionales

1 Certificación de SAP para prestar el servicio de mantenimiento y soporte

5

2 Certificación ISO: 9001 aplicable para las actividades de soporte, alojamiento y administración de sistemas informáticos.

5

TOTAL 55



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El oferente deberá anexar en su propuesta los documentos soportes que avalan cada uno de los aspectos técnicos a evaluar.

Resumen Evaluación de Ofertas

EVALUACIÓN PUNTAJE

Oferta Técnica 55 puntos

Oferta Económica 45 puntos

Total 100 puntos

21 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El Representante Legal o quien haga sus veces, deberá manifestar de manera expresa en la carta de presentación de la propuesta ANEXO No. 1 que ni él, ni la firma que representa se hayan incursos en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas en la constitución nacional, el Reglamento Interno de Contratación de EMSA ESP y demás disposiciones que la reglamenten, adicionen o reformen.

Si se llegare a presentar una inhabilidad y/o incompatibilidad a un PROPONENTE dentro del proceso de selección, se entenderá que este renuncia a su participación en el mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene a uno o unos de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal, éstos están obligados a ceder su participación y los derechos correspondientes a un tercero, previa autorización escrita de EMSA ESP. Cuando la inhabilidad se presente durante el proceso de selección con anterioridad a la adjudicación, se entenderá para todos los efectos, que la propuesta fue presentada exclusivamente por los integrantes que no están inhabilitados, salvo que estos manifiesten la voluntad de no continuar adelante con el proceso.



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22 ADJUDICACIÓN

22.1 RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO

Si el PROPONENTE a quien se adjudique el contrato, rehúsa o descuida la legalización del mismo o deja de otorgar la fianza de cumplimiento requerida en la minuta del contrato, EMSA ESP hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y dispondrá de su valor como indemnización de perjuicios.

El PROPONENTE a quien se adjudique tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato. De no ser así se hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y EMSA ESP estará en libertad de adjudicar nuevamente de acuerdo con los resultados de la evaluación en el orden de elegibilidad, siempre que la oferta sea conveniente para la Empresa.

22.2 ADJUDICACIONES PARCIALES

No hay adjudicaciones parciales.

22.3 CAUSALES PARA REVOCAR O DECLARAR DESIERTA LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN

EMSA ESP, podrá revocar o declarar desierta total o parcialmente la presente Solicitud de Oferta, cuando a juicio de la EMSA ESP, las ofertas presentadas sean inconvenientes técnica o económicamente para los intereses de la empresa, sin que por esta causa deba dar contraprestación alguna a los PROPONENTES.

Procederá la declaratoria de desierta o revocación del proceso de selección, cuando se presente una justa causa o no se hubiere presentado oferta alguna. La declaratoria de desierta o la revocación del proceso de selección podrán realizarse hasta antes de la firma del contrato.

Si la declaración de desierta es anterior a la comunicación de favorabilidad, la Empresa se abstendrá de suscribir el contrato. Otras causales son:

• Que en la fecha y hora de cierre de la convocatoria y a la apertura de las propuestas, no se presente ninguna oferta.

• Que ninguna propuesta se ajuste a las condiciones y especificaciones establecidas en los términos de referencia.



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• Que se haya violado la reserva de las propuestas antes del cierre de la convocatoria.

• Cuando a juicio de EMSA ESP, las diferentes propuestas se consideren inconvenientes.

• Cuando el valor ofertado sea mayor a los recursos presupuestales disponibles para la contratación o cuando siendo así EMSA ESP haya negociado con el o los PROPONENTES y no hubiera sido posible disminuir el valor total de la oferta.

• Cuando se descubran acuerdos o maniobras perjudiciales para EMSA ESP.

• Interferencia en el proceso de evaluación de los PROPONENTES.

• Cuando se compruebe que se han presentado ofertas en las que se han fijado condiciones económicas o de contratación, artificialmente bajas, con el propósito de obtener la adjudicación del contrato, o que la información suministrada sea engañosa.

De presentarse una sola propuesta, EMSA ESP podrá adjudicar el contrato a dicho PROPONENTE, si su propuesta reúne las condiciones de los presentes términos y si ésta es financieramente aceptable para EMSA ESP, con lo cual terminará el proceso de selección, o podrá declararla desierta si no la considera conveniente.

22.4 CAUSALES DE EXCLUSIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas serán descartadas cuando se presente alguno de los siguientes eventos:

• Cuando no cumpla requisitos de documentación descritos.

• Cuando las Ofertas no se ajusten al Documento base de invitación.

• Cuando se presenten dos o más ofertas por un mismo PROPONENTE.

• Cuando el PROPONENTE se encuentre incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad de las establecidas en el Régimen de Contratación de la EMSA ESP.

• Cuando la oferta no fuere presentada debidamente firmada por el Representante Legal.

• Cuando la Oferta se presente extemporáneamente.

• Cuando los documentos necesarios para la comparación de las propuestas, presenten enmendaduras o correcciones o que no aparezcan debidamente autorizadas con la firma del PROPONENTE.



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• Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la Oferta o cualquier intento de fraude o engaño por parte del PROPONENTE.

• Cuando la oferta presente desviaciones no aceptables o condicionamientos para su selección.

• La falta de cumplimiento de la experiencia exigida.

• Cuando no se realice la respetiva consignación de compra de términos de referencia.

• La EMSA ESP rechazará aquellas ofertas presentadas después de la fecha y hora de límite señalada en el cronograma de la presente invitación

• Cuando se compruebe falsificación o presentación de valores artificialmente bajos que conlleven a desequilibrio económico del contrato o cuando no presenten la experiencia especificada

22.5 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS

En los casos en que la oferta no esté acompañada por todos los documentos solicitados, a excepción de los documentos que descalifican la oferta, la EMSA ESP, requerirá por escrito al PROPONENTE quien deberá, dentro del plazo que se fije en el requerimiento, suministrar los documentos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta no será considerada.

23 NATURALEZA DE SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN

La presente Solicitud de Ofertas y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA ESP, ni la obligación de suscribir contrato.

24 SERVICIOS ADICIONALES

Son servicios adicionales aquellos que no hayan sido previstos en los documentos de la Contratación, pero que a juicio de EMSA ESP, son necesarios, útiles o convenientes para la mejor ejecución del objeto del contrato.

Los servicios adicionales sólo podrán ejecutarse cuando se haya suscrito el respectivo contrato adicional.



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EMSA ESP podrá contratar los servicios adicionales con el CONTRATISTA principal o con un tercero, según convenga a sus intereses. De todas maneras, el CONTRATISTA deberá ejecutarlos, si así lo decide EMSA ESP.

25 SERVICIOS MAL EJECUTADOS

El CONTRATISTA deberá rehacer a su costa, sin que implique modificación al plazo de ejecución del contrato o al programa de trabajo, los servicios mal ejecutados.

Se entiende por servicios mal ejecutados aquéllos que, a juicio de EMSA ESP, hayan sido realizados con especificaciones inferiores o diferentes a las señaladas por EMSA ESP en estas bases para proponer, o a las que regulan la clase de servicios contratados.

El CONTRATISTA deberá rehacer los servicios mal ejecutados, no aceptados, dentro del término que EMSA ESP le indique.

Si el CONTRATISTA no rehiciere los servicios mal ejecutados dentro del término señalado por EMSA ESP, ésta podrá proceder a imponer las multas en la cuantía que se indique en el contrato, las cuales se causarán por cada día en que el CONTRATISTA esté en mora de rehacerlos.

Cuando definitivamente el CONTRATISTA se negare a rehacer los servicios mal ejecutados, EMSA ESP podrá realizar las actividades pertinentes y cobrará el costo de las mismas, más un 10% sobre su total valor, por concepto de administración.

Lo anterior no implica que EMSA ESP releve al CONTRATISTA de su obligación y de la responsabilidad por la correcta ejecución del contrato.

26 NORMAS TÉCNICAS

Las normas técnicas bajo las cuales se ejecutarán y aprobarán los servicios objeto de esta Contratación, son las establecidas en estas bases para proponer, y las Nacionales o Internacionales que regulen la clase de servicios contratados.

EMSA ESP decidirá qué normas Nacionales o Internacionales son equivalentes a las exigidas, sin que tal determinación de EMSA ESP disminuya la responsabilidad del CONTRATISTA por la calidad de los servicios.

Cuando no se mencionen normas de referencia determinadas, la realización de los



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servicios deberá cumplir con las especificaciones que señalen las entidades nacionales o internacionales relacionadas con la especialización en la materia que se vayan a aplicar, previa autorización escrita de EMSA ESP. EL CONTRATISTA será el único responsable por la incorrecta aplicación de una especificación y de las consecuencias que se deriven de tal hecho.

27 ASPECTOS RELEVANTES EN CASO QUE EMSA ESP DECIDA CONTRATAR

27.1 DESIGNACIÓN DEL CONTRATISTA

El PROPONENTE o PROPONENTES seleccionado(s) será(n) notificado(s) mediante comunicación escrita y será de carácter irrevocable. A los demás PROPONENTES se les informará el resultado de la evaluación.

27.2 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. Para su ejecución requiere registro presupuestal y expedición y aprobación de pólizas.

El PROPONENTE a quien se adjudique tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato, contados a partir de la fecha de adjudicación del mismo. De no ser así se hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y si le es conveniente a la EMSA ESP, estará en libertad de adjudicar nuevamente de acuerdo con los resultados de la evaluación en el orden de elegibilidad resultante. La legalización del contrato incluye la presentación de las pólizas descritas en este documento.

27.3 VIGENCIA DEL CONTRATO

La vigencia del contrato comprende el plazo de ejecución de los trabajos y dos (2) meses más. Este término de dos (2) meses será utilizado para la liquidación final del contrato.

27.4 INICIACIÓN DE LOS TRABAJOS

Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento del contrato, el CONTRATISTA deberá iniciar los trabajos, máximo dentro de los cinco (5) días calendario siguientes, previo la firma del acta de iniciación correspondiente.

Si por hechos Imputables al CONTRATISTA no se pudieren Iniciar los trabajos en el



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plazo Indicado por EMSA ESP y sin perjuicio de la facultad de aplicación de las multas correspondientes, ésta podrá señalar nueva fecha, pero en este caso recortará al plazo del contrato los días de demora en la iniciación de los servicios.

De la Iniciación de los servicios deberá quedar constancia, en acta que suscribirán EMSA ESP y el CONTRATISTA.

Para la iniciación de los trabajos se requiere el cumplimiento de:

• Perfeccionamiento del contrato.

• Cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato.

27.5 PRÓRROGA DE TÉRMINO DE EJECUCIÓN

La EMSA ESP, se reserva el derecho de prorrogar hasta en un 50% en tiempo del plazo inicial, cuyos precios se mantendrán fijos y firmes hasta la finalización del contrato.

Si EL CONTRATISTA se retrasare en el programa por causas que le sean atribuibles, EMSA ESP, a su exclusiva voluntad, podrá prorrogar el plazo para la ejecución del contrato por el término que estime razonable y sin perjuicio de que aplique las multas a que hubiere lugar. En este caso, el CONTRATISTA, deberá absorber los mayores costos que ello implique. De igual manera, el CONTRATISTA, deberá correr con todos los riesgos, incluidos la fuerza mayor o el caso fortuito, que sobrevengan durante el período de prórroga.

Todos los gastos relacionados con la prórroga como primas de seguros, impuestos de timbre, etc., son por cuenta del CONTRATISTA.

La prórroga en el plazo para la ejecución del contrato Implica, sin necesidad de que se declare, ampliación de la vigencia del contrato por el mismo término de la prórroga.

27.6 SUSPENSIÓN DEL CONTRATO

Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito o por ser conveniente a los intereses de EMSA ESP o del servicio, y actuando de común acuerdo en el primer caso, se podrá suspender la ejecución del contrato. En este caso las partes suscribirán un Acta de Suspensión en donde se haga constar dicha circunstancia.

Para efectos del plazo extintivo no se computará el tiempo de la suspensión.



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27.7 SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

EMSA ESP podrá suspender en todo o en parte la ejecución de los trabajos, por las causas que se mencionan a continuación, las cuales se considerará totalmente imputable al CONTRATISTA:

a) Cuando los trabajos no se estén ejecutando con las condiciones técnicas y las especificaciones convenidas.

b) Por Infracción a las normas de seguridad establecidas por EMSA ESP o las que sean usuales en la clase de servicios contratados.

c) Cuando el CONTRATISTA realice actividades que no hayan sido aprobadas ni autorizadas por EMSA ESP.

Durante la suspensión de los servicios por estas causas correrá el plazo para la ejecución de los mismos.

27.8 TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El contrato terminará en cualquiera de los siguientes casos, una vez se haya practicado y perfeccionado la liquidación final del mismo:

a) Por cumplimiento exacto del objeto contratado.

b) Por la expiración del término de vigencia del contrato.

c) Por mutuo acuerdo.

d) Por circunstancias dé fuerza mayor o caso fortuito, cuando, a juicio de las partes, no resultare conveniente la suspensión del contrato.

e) Por cualquiera de las causales previstas en la cláusula de terminación anticipada de la minuta de contrato.

27.9 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Expirado el plazo para la ejecución de los trabajos, o cumplido el objeto del contrato, o Terminado anticipadamente éste, se procederá a su liquidación final, en el término de dos (2) meses.



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28 GARANTÍAS DEL CONTRATO

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, en una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, las garantías que avalen las obligaciones del contrato amparando los siguientes riesgos:

28.1 Póliza de cumplimiento de contrato

Para garantizar el cumplimiento del contrato y las obligaciones que de él se deriven, deberá ser por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del plazo para la ejecución del contrato y sesenta (60) días más, a partir de la fecha de firma del contrato.

28.2 Póliza de pagos de salarios y prestaciones sociales

Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual a la duración del contrato y tres (3) años más.

28.3 Póliza de calidad de los servicios

Por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual a la duración del contrato y seis (6) meses más.

29 SICE

De conformidad con lo indicado en el artículo 15 del Decreto 3512 del 5 de Diciembre de 2003, todo proveedor que suministre bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a los organismos que conforman la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deberán vincularse al SICE según las indicaciones publicadas en el Portal (www.sice-cgr.gov.co). Debiendo referenciar en sus ofertas, el número del certificado de registro en el RUPR.

El PROPONENTE que no cumpla con lo exigido en el SICE responderá fiscal, penal, civil y disciplinariamente según lo establecido en las normas que regulan las materias.



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30 INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN

El Documento Base de Invitación debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada; por lo tanto, al mismo se integran los anexos y adendas.

El orden de los capítulos y cláusulas de este documento no debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos.

Si el PROPONENTE considera que existen omisiones o contradicciones, o se tuviere dudas sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones en este documento, EL PROPONENTE deberá solicitar la aclaración pertinente a EMSA ESP.

Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propios análisis, interpretaciones o conclusiones, etc., obtenga EL PROPONENTE respecto del Documento Base de Invitación son por su exclusiva cuenta. Por tanto, EMSA ESP no asume responsabilidad alguna por tales análisis, interpretaciones y conclusiones.

31 ANEXOS

ANEXO No.1: Modelo de carta de presentación de la propuesta ANEXO No.2: Experiencia del proponente ANEXO No.3: Formulario de proveedores ANEXO No.4: Formulario de cantidades y precios ANEXO No.5: Borrador minuta contrato



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ANEXO No. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Ciudad y fecha Señores ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. Barzal Alto Vía Azotea VILLAVICENCIO - META Ref: Invitación Publica a ofertar No 018--2011 El suscrito, ________________________________________, identificado con la cédula de ciudadanía No. _________________ expedida en _________________, actuando en calidad de (Gerente, Representante Legal o Presidente) ____________ de la firma _______________________________________, domiciliada en (Ciudad, Departamento, País), __________________________________________ someto a consideración de la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. la oferta de nuestra compañía, para el SERVICIO DE CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ERP SAP Y LA ADMINISTRACIÓN DELEGADA DE LA PLATAFORMA SAP EN LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. de conformidad con lo establecido en la Invitación Pública a ofertar y la oferta adjunta, entendiéndose que la participación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA ESP, y por tanto, no crean obligaciones para la misma, salvo en lo que se refiere al deber de obrar objetivamente y de buena fe en el proceso. El hecho de solicitar cotizaciones no genera obligación alguna para EMSA ESP de suscribir contrato. Así mismo declaro que:

1. Que la firma ____________________________________________, NIT (o RUT) No. ________________________ suscribirá con la EMSA ESP bajo su exclusiva responsabilidad, el eventual contrato en caso de salir favorecida con la adjudicación de la Invitación a cotizar.

2. Que la firma _______________________________________ cumple con los requisitos establecidos para participar en la Invitación a cotizar.

3. Que bajo la gravedad del juramento aseguro que la firma ______________________ ____________________, ni sus socios se



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encuentran incursos en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley.

4. Que su Representante Legal está facultado legalmente para firmar y presentar la propuesta.

5. Que he revisado cuidadosamente la solicitud de Oferta a Cotizar, los documentos en ella referidos, incluidas las disposiciones legales que rigen la materia y acepto todos los requisitos en ella contenidos y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

6. Que la información entregada en todos los documentos incluidos en esta oferta obligan al PROPONENTE y éste garantiza la veracidad de la información suministrada.

7. Que he recibido y analizado los ADENDOS publicados por la EMSA ESP y que los mismos han sido considerados en mi oferta.

8. Que el valor total de la oferta incluido el IVA, todos los costos directos, indirectos, impuestos, etc, es la suma de ________________________________ pesos ($________________) moneda corriente.

9. Que el plazo total propuesto para la ejecución del contrato contando a partir de la legalización del mismo (aprobación de la póliza de cumplimiento), es de ______ (___) días calendario.

10. Que adjunto la Garantía de Seriedad de la oferta entre particulares, a favor de la EMSA ESP, por un valor de __________________________________ ($_________________) M/CTE y vigente desde ______________________ hasta ________________________.

11. Que en la eventualidad de que esta propuesta sea seleccionada, me obligo a presentar las garantías exigidas en la solicitud de ofertas a Cotizar y además, prorrogar la Garantía de Seriedad de la Oferta, hasta tanto se establezca y apruebe la Garantía de Cumplimiento del contrato que llegue a firmarse.

12. Que realizaré dentro del plazo que fije la EMSA ESP, todos los trámites necesarios para firma y la legalización del contrato, de lo contrario, autorizo expresamente a EMSA ESP para que haga efectiva la póliza de seriedad de la oferta presentada y adjudique a su criterio nuevamente el objeto del contrato

13. Que iniciaré el contrato en la fecha ordenada por la EMSA ESP y lo terminaré dentro del plazo establecido.

14. Que conozco totalmente los requisitos y alcances de las exigencias laborales, de salud ocupacional y ambientales vigentes en la EMSA ESP y los aplicaré en la ejecución de los trabajos.



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15. Que me obligo a guardar la confidencialidad de la información que llegue a conocer con motivo del presente proceso contractual.

NOMBRE Y FIRMA (Espacio para la firma del representante legal o persona autorizada) _____________________________________________________ (Anotar nombres y apellidos completos de quien firma) C.C. No ________________de___________ DIRECCIÓN:__________________________ TELÉFONO:________________________________ CORREO ELECTRÓNICO: _____________________ Nota: se sugiere presentar la propuesta en papel membreteado e igualmente no agregar comentarios o aclaraciones a este documento.



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ANEXO No. 2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Contrato

No. Valor del Contrato $ Objeto del contrato Entidad

contratante Fecha de inicio Fecha de finalización

NOTA: Esta relación debe ir acompañada de copia de los contratos y/o actas de liquidación final o acta parcial de cada contrato o contratos vigentes, para que sea tenida en cuenta en la asignación de puntajes por experiencia.



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ANEXO No. 3 FORMULARIO DE PROVEEDORES



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INSTRUCCIONES DILIGENCIAMIENTO: 1. INFORMACION GENERAL: • NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Si es persona natural, es necesario que enuncie apellidos y nombres completos tal como aparecen registrados en la cédula de ciudadanía. Si es establecimiento de comercio de una persona natural, debe indicar apellidos y nombres completos del propietario. Si es Persona Jurídica, su razón social completa como aparece descrita en el Certificado de Cámara de Comercio. • RUT O NIT Y NUMERO RUT Para personas naturales o jurídicas, diligenciado ante la DIAN NIT para personas jurídicas • DIRECCION, TELEFONO, FAX, CELULAR, EMAIL, PAGINA WEB, CIUDAD, DEPARTAMENTO, PAIS: Es el domicilio del proveedor, lugar donde jurídicamente se puede localizar a una persona. A esta dirección se le enviaran la correspondencia y cualquier documento. • REGISTRO DE CÁMARA DE COMERCIO: Código asignado por la Cámara de Comercio como comerciante y PROPONENTE. 2 NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: Persona autorizada según Certificado de Cámara de Comercio, para solicitar, tramitar y actualizar cualquier información ante EMSA ESP. 2. CLASIFICACION DEL PROVEEDOR: Debe ir de acuerdo con la actividad principal que desempeña el proveedor. Para Personas Jurídicas debe coincidir con el Acta de Constitución o Escritura de la Empresa. 3. INFORMACION BANCARIA: Datos básicos para tramitar con oportunidad y seguridad, los pagos generados por sus servicios o suministros a EMSA ESP. El suministro de una cuenta corriente o de ahorros nos facilita efectuar vía electrónica su pago. Es de carácter obligatorio anexar certificación bancaria en original, con expedición no mayor a treinta (30) días. Esta certificación debe contener como mínimo los siguientes datos:

3 Titular de la cuenta, su NIT o cédula. El primer titular de la cuenta debe ser la persona natural o jurídica que presta el servicio o suministro y que es quien suministra sus datos en este formulario.

4 Tipo y número de Cuenta. 5 Firma, nombre y sello del funcionario y Entidad que expide la certificación.

Si desea tramitar una actualización de la información bancaria, anexe adicionalmente una carta de solicitud firmada por el Rep. Legal en donde indique la cuenta anterior y la nueva cuenta. 6 INFORMACION TRIBUTARIA Esta información hace referencia a todos los aspectos fiscales del proveedor, básicos e indispensables para garantizar la correcta liquidación de los impuestos de las facturas o Cuentas de Cobro de acuerdo a las normas establecidas. 7 NOMBRE, FIRMA E IDENTIFICACION DEL REPRESENTANTE LEGAL Certifica la veracidad de la información suministrada. DOCUMENTOS A ANEXAR: • Fotocopia del RUT, NIT o Cédula • Certificado de Cámara de Comercio • Certificación bancaria NO OLVIDE INFORMAR CUALQUIER CAMBIO EN LOS DATOS SUMINISTRADOS PARA EVITAR CONTRATIEMPOS Y FACILITAR UN OPORTUNO CONTACTO, ENVIO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITE DE PAGOS.



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ANEXO No. 4 FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS

ÍTEM DESCRIPCIÓN Cantidad Valor Unitario

Valor Total

Licenciamiento Licencias SAP Profesionales 20 Licencias SAP Limitadas 19 Licencia SAP Desarrollador 1

1

Licencias SAP Consulta 10 Subtotal Licenciamiento

5 Mantenimiento Licencias año Total Licenciamiento

6 Implementación Global 7 Valor Mensual Administración Delegada

Incluyendo Comunicaciones canal dedicado 36 meses

Sub-Total

IVA

VALOR TOTAL



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ANEXO No. 5 BORRADOR MINUTA CONTRATO

CONTRATO No. XXX-2011

OBJETO: “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx”,

CONTRATISTA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

VALOR: $XXXXXXXXX Incluido IVA

Entre los suscritos FRANCISCO JACOBO MATUS DIAZ , mayor de edad, vecino de

Villavicencio, identificado con la cédula de ciudadanía número 79.380.043 expedida

en Bogotá D.C., en su condición de Gerente y Representante Legal de la

Electrificadora del Meta S.A. Empresa de Servicios Públicos Mixta, sociedad por

acciones, sometida en materia de contratación a las normas del derecho privado,

constituida por escritura pública No.6353 del 18 de Diciembre de 1981 de la Notaria

Primera del Círculo de Bogotá D.C., quien en adelante se denominará EMSA ESP; y

XXXXXXXXXXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía No.

XXXXXXXXXXXXX expedida en XXXXXXXXXXXXX, quien actúa en su calidad de

Representante Legal de la firma XXXXXXXXXXXXXX., Sociedad constituida

mediante Escritura Pública No. XXXXXXXXX del XXXXX de XXXXX de XXXX de la

Notaría XXXXXXXXX, inscrita en la Cámara de Comercio el XXX de XXXXX de

XXXXX bajo el No. XXXX del Libro XXX y quien contractualmente se denominará el

CONTRATISTA, han convenido celebrar el presente contrato que se rige por las

siguientes cláusulas, previas las siguientes consideraciones: a) Que atendiendo las

necesidades de la empresa, se formuló la Invitación Pública a Ofertar No. XXXX-

2011, cuyo objeto fue XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. b) Que se

publicó aviso de prensa en el Periódico la República el XXX de XXXX de 2011; c)

Que, la Invitación Pública a Ofertar No. XXXX y su Adendo Complementario No.

XXXX fueron publicados en la página WEB de la empresa. d) Que, una vez

efectuada la respectiva evaluación a las propuestas presentadas, el Comité de

Contratación de EMSA E.S.P. decide adjudicar el objeto de la presente contratación



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a la firma XXXXXXXXXXXXXXX., por presentar la propuesta más favorable a EMSA

E.S.P. PRIMERA: OBJETO. “xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx” de conformidad con su oferta

radicada en el Centro de Documentación Bajo el No. CD. XXXX el XX de XXX de

201X, análisis de la Gerencia de XXXXXXXXXXX del XX de XXXXXXXX de 201X,

Acta del Comité de Contratación No. 0XX-2011 del X de XXXXXXXXXXX de 2010,

Documento Base de invitación a Cotizar y adendas No x, x, todos los anteriores

documentos forman parte integral del presente contrato: SEGUNDA: ALCANCE DEL

OBJETO. El contratista debe efectuar “ xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx de

conformidad con lo establecido en el Numeral X del Documento Base de Invitación

No. XX-2011. TERCERA: VALOR DEL CONTRATO. El valor del presente Contrato

es por la suma de XXXXXXXXXXXX ($XXXXXXXXXX) MONEDA CORRIENTE,

Incluido IVA. PARÁGRAFO: Los precios unitarios establecidos en la primera cláusula

son fijos y no serán reajustables. EL CONTRATISTA declara expresamente que los

precios pactados incluyen todos los costos directos e indirectos, gastos generales,

como tasas, impuestos, derechos, según se requieran para cumplir integralmente con

el objeto del contrato. CUARTA: FORMA DE PAGO: La Electrificadora del Meta S.A.

ESP, cancelará al Contratista por la ejecución de los servicios objeto del contrato,

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.. QUINTA: PLAZO Y SITIO DE ENTREGA. El

CONTRATISTA se obliga a entregar la totalidad de los trabajos objeto del presente

contrato en un plazo máximo de XXXXXXXXXX (XX) XXX calendario, contados a

partir de la respectiva acta de inicio y posterior a la legalización del contrato. SEXTA:

IMPUESTOS Y GASTOS. EL CONTRATISTA se obliga a pagar todos los gastos de

transporte hasta el sitio de entrega de los materiales, como fletes, seguros,

impuestos, derechos, comisiones y cualquier otro costo relacionado con el

perfeccionamiento y ejecución del presente contrato y los que durante su vigencia se

requieran para dar cumplimiento a disposiciones legales sobre el particular, hasta la

entrega total de los bienes, objeto de la presente compraventa. SÉPTIMA:

GARÁNTÍAS. EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de la EMSA



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ESP, las siguientes garántías, (PÓLIZA DE SEGUROS DE CUMPLIMIENTO ENTRE

PARTICULARES) las cuales deberán consistir en fianzas de bancos o compañías de

seguros legalmente establecidas en Colombia con sujeción a las correspondientes

pólizas matrices aprobadas por la Superintendencia Bancaria: a) a) Garántía de

Cumplimiento, para garántizar el cumplimiento de todas las obligaciones contraídas

en virtud del presente contrato, por una cuantía equivalente al x0% del valor del

contrato por un término igual al plazo del contrato y xxx xxxx más. Esta garántía

deberá constituirse dentro de los cinco días siguientes a la firma del contrato y tener

vigencia desde su firma. b) Salarios y Prestaciones sociales , para garántizar el

pago de salarios, prestaciones sociales, reclamaciones o indemnizaciones al

personal con motivo de la ejecución del contrato, por un valor equivalente al xxxx por

ciento (x0%) del valor del contrato por el término de la vigencia del contrato y xxxx

(xx) años más. c) Calidad de los Servicios Prestados, por un valor equivalente al

xxxx por ciento (x0%) del valor del contrato y con una validez igual al plazo del

contrato y xxxxx (xx) días más.. PARÁGRAFO SEGUNDO: De acuerdo con lo

previsto, en las pólizas matrices el monto de la garántía se repondrá cada vez que en

razón de las multas impuestas, el mismo se disminuyera o agotare o fuere necesario

prorrogar el contrato por cualquier causa pero siempre su valor con cargo al

CONTRATISTA. OCTAVA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES

PRESUPUESTALES. Se establece que las entregas de las sumas de dinero que la

EMSA ESP está obligada a pagar al CONTRATISTA, en virtud del presente contrato,

están subordinadas a las apropiaciones que de la misma se asignen en el

presupuesto de gastos para la vigencia fiscal correspondiente. NOVENA:

INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD . EL CONTRATISTA declara conocer la

Constitución, y demás leyes y normas que regulan la materia y afirma bajo

juramento, que no se encuentra incurso de ninguna de las inhabilidades e

incompatibilidades establecidas en ellas, para la celebración del presente contrato.

DÉCIMA: EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL Los servicios que aquí



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contratan son onerosos e independientes y no implican relación de subordinación

alguna. El CONTRATISTA, sólo tendrá derecho a los emolumentos que

expresamente se pactan, por tanto no podrá reclamar pago de prestaciones sociales

ni de ningún otro concepto por este contrato. DÉCIMA PRIMERA : CLÁUSULA

PENAL PECUNIARIA . En caso de incumplimiento total de las obligaciones de

cualquiera de las de las partes, la parte incumplida indemnizará a la otra en una

cuantía del diez por ciento (10%) del valor del contrato. Dicha suma será posible

haciéndose efectiva la póliza que garántiza el cumplimiento por parte del

CONTRATISTA DÉCIMA SEGUNDA: PENALIZACIONES. Por mora o

incumplimiento parcial, EMSA E.S.P. podrá imponer al contratista, una multa

equivalente al 1% sin exceder del 10% del valor del Contrato por cada día de retraso

o incumplimiento. PARÁGRAFO: Las multas serán impuestas mediante acto

motivado. EL CONTRATISTA deberá cancelar su valor en un plazo de CINCO (5)

días calendario contados a partir de la ejecutoria de dicha providencia. En caso

contrario, la EMSA ESP podrá descontarlas de las cuentas pendientes de pago al

CONTRATISTA dentro del presente contrato.DÉCIMA TERCERA:

INTERVENTORIA. La EMSA E.S.P. ejercerá la Interventoria del presente contrato a

través del XXXXXXXXXXXXXX La interventoría será el conducto regular para las

relaciones entre la EMSA ESP. y el CONTRATISTA a través de ella se tramitarán

todos los asuntos relacionados con el contrato y será la encargada de vigilar el

cumplimiento de los compromisos contractuales. DÉCIMA CUARTA: CESIÓN DEL

CONTRATO. El CONTRATISTA no podrá ceder los derechos y obligaciones

provenientes del presente contrato sin previa autorización expresa y escrita de

EMSA E.S.P. DÉCIMA QUINTA: NORMAS FISCALES : El presente contrato se

regirá por las normas fiscales aplicables en la EMSA, las cuales acepta el

CONTRATISTA y se consideran parte integrante del presente contrato. DÉCIMA

SEXTA: FONDOS. El valor del presente contrato será pagado con fondos

provenientes del rubro presupuestal XXXXXXXXXXX. DÉCIMA SEXTA. CAUSALES



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DE TERMINACIÓN: La EMSA E.S.P. podrá dar por terminado el presente contrato

en los siguientes casos: 1) Por mutuo acuerdo entre las partes. 2) Por el

incumplimiento del Contratista en las obligaciones contraídas en virtud del objeto del

presente contrato. DÉCIMA SÉPTIMA: DOMICILIO : Las partes declaran que para

todos los efectos judiciales y extrajudiciales de este contrato, acepta la ciudad de

Villavicencio como domicilio de los contratantes. DÉCIMA OCTAVA: EJECUCIÓN

DEL CONTRATO. Para la ejecución del presente contrato se requiere: 1) Registro

presupuestal; 2) Constitución y aprobación de la garántía de cumplimiento y

presentación del recibo de pago de la prima correspondiente. DÉCIMA NOVENA: El

Contratista deberá cancelar la(s) siguiente(s) obligación(es): 1) Pago de la estampilla

Pro-electrificación rural en la Tesorería Departamental. En constancia de todo lo

anterior se firma en Villavicencio, a los

Por EMSA ESP Por EL CONTRATISTA

COMPRA DEL LICENCIAMIENTO, SERVICIO DE … · IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO...

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