Compras backup

Universidad Tecnológica de Bahía de Banderas

Noe Esaú Rodriguez Badillo

Gastronomía

Gestión de Compras

Concepto de compras:

En términos generales por compra se llama a la acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.

http://www.definicionabc.com/economia/compras.php

Compra.

1. f. Acción y efecto de comprar.2. f. Conjunto de los comestibles que se compran para el gasto diario de las casas.3. f. Objeto comprado.

Extraído del Diccionario de la Real Academia Española



Gastronomía

Gestión de Compras

Concepto de compras:

1. f. Acción y efecto de comprar.2. f. Conjunto de los comestibles que se compran para el gasto diario de las casas.3. f. Objeto comprado.

Extraído del Diccionario de la Real Academia Española

Compras:

El fin concreto de la gestión de compras consistirá en cubrir (satisfacer) necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, maximizando el valor del dinero invertido (criterio económico) pero este objetivo de corto plazo ( inmediato) debe ser compatible con la contribución de compras en armonía con el resto de los departamentos par lograr los objetivos de la empresa.

Gestión de compras negociación y estrategias y aprovisionamiento Martínez Moya Emilio, 4º Edición, editorial FC.

Concepto de departamento de compras:

Es el área encargada de contactar a los proveedores para la adquisición de los productos necesarios para el momento debido.

Descripción de puestos del departamento de compras:

Jefe de compras

Es el encargado del departamento, firma toda la documentación que se maneja en el departamento ( ordenes de compra, solicitudes de cheque) en ocasiones ayuda también a realizar las compras sobre todo cuando son urgentes y se requiere salir a comprarlas personalmente, es quien se encarga de dar solución a los problemas que surgen en el departamento respecto a las compras que se realizan, así como también debe conocer muy bien los precios de los productos que se manejan y mantener constante comunicación con los proveedores, esto por cualquier anomalía que llegara a presentarse.

Asistente de compras

Se encarga de cotizar y realizar las compras de mantenimiento, papelería y suministros. En casos de ausencia del jefe es quien se queda a cargo del departamento.

Secretaria de compras

Ella se encarga de cotizar y realizar todo lo de alimentos y bebidas, realiza las ordenes de compra incluyendo las de mantenimiento, papelería y suministros, así como también realiza las solicitudes de cheque que posteriormente se encarga de pasar a caja para que ahí se les pague a los proveedores, archiva toda la papelería como son: solicitudes de compra, solicitudes de cheque, ordenes de compra, facturas, etc.

Chofer de compras

Se encarga de realizar las compras urgentes o de menor cantidad, después que realiza sus compras tiene que hacer un reembolso, esto quiere decir que debe comprobar con las facturas las compras que realizo.

Organigrama del departamento de compras



Gastronomía

Secretaria de Compras

Chofer de Compras

Asistente A

Jefe de Compras

Gestión de compras

Importancia del control de compras

La gestión de las compras que es una de las principales funciones en toda empresa comercial, esta íntimamente relacionada con las demás actividades del negocio. Debe siempre guardar una obligada relación con la intensidad de las ventas, hasta el punto de que muchos fracasos comerciales han tenido como origen haber hecho las compras de mercancías sin hacerlas depender de la capacidad con que se contase para venderlas. Tanto el comprar por exceso--mas de aquello que pueda realizarse con beneficio--como el hacerlo por defecto--menos de lo necesario para atender la demanda de las ventas--son situaciones que deben evitarse. La compra por defecto implica perdida de ventas, y lleva también consigo el riesgo de perder clientes si las necesidades de estos no pueden cubrirse con prontitud y de acuerdo con sus pedidos. La compra por exceso obliga a una innecesaria inversión de capital en mercancías en existencia y aumenta las posibilidades de perdida por variación en los usos o en los precios. Es evidente que la posición ideal, en cuanto se refiere a al importe de mercancías en existencia será aquella en que se emplee la menor cantidad de capital para tener bien atendidas las necesidades de los clientes ya que en este caso se reducirá también al minimum la perdida por mercancías invendibles.

Muchas empresas mercantiles no llegan a percatarse de a perdida que implica la lenta evolución de las mercancías dentro del ciclo comercial. La cámara de comercio de los Estados Unidos ha llamado la atención de los comerciantes con respecto a este punto haciendo observar las siguientes desventajas:

1. Inversión superflua de capital en mercancías, que pudiera resultar mas provechosa si se aplicase a otros fines productivos.

2. Aumento de gastos por intereses, pues el hecho de mantener exigencias excesivas y de evolución lenta, necesita mayores prestamos de capital y durante plazos mas largos.

3. Baja del precio de venta, debido a la dificultad de movilizar las mercancías a precio mas alto.

4. Aumento en los gastos generales, puesto que requiere un almacén mas amplio y su consiguiente equipo, además de los gastos inherentes a la manipulación de mercancías y los que se motiven por la posible necesidad de tener que volver a marcar los precios de las existencias cuando así resulte necesario por producirse cualquier baja en el precio de venta.

5. Perdida de prestigio y reputación comerciales por ofrecer géneros deslucidos o pasados de moda.

Relación entre las compras y los recursos financieros.

Hechas las consideraciones que anteceden, es evidente que existe una relación esencial entre el régimen de compras de un negocio y su capacidad

para financiarlas. Aun cuando desde el punto de vista comercial sea posible aumentar las ventas, puede no ser factible que estas se desarrollen, a causa de que el negocio no este en condiciones de financiar el consiguiente aumento de crédito a los clientes y el mayor volumen de compra que resultara preciso para afrontar el aumento de las ventas. De aquí que la gestión de compras no pueda considerarse una actividad aislada del negocio, sino siempre como una consecuencia de la actividad de ventas y de los recursos financieros del mismo.

Organización de las compras

Dentro de los grandes negocios comerciales no se advierte absoluta uniformidad en los deberes y atribuciones asignados al departamento encargado de las compras. Hay algunos en que este departamento se organiza con absoluta independencia del de ventas; en otros ( como ocurre especialmente en los grandes almacenes), el encargado de compras lleva la dirección de todas las operaciones con mercancías, ejerciendo un control inmediato sobre la gestión de ventas. Es también muy corriente que el encargado de compras tenga a su cargo una determinada sección comercial para formar juicio sobre su éxito o fracaso según los beneficios que se obtengan en la misma. Otras veces se asigna a cada sección una cuota de beneficios, de la que es responsable este encargado de compras. Resumiendo: el encargado de compras suele tener autoridad suprema en la dirección de todas las gestiones de compra y venta, y por lo tanto, en el control de las existencias de mercancías, sujetándose, como es natural a las limitaciones generales. Que impongan los recursos financieros puestos a su disposición. Suelen, pues, situarse también bajo el control del director de compras, los empleados de almacén, los que se ocupen de marcar y renovar las marcas de las mercancías y, en general, toda la campaña de intensificación de ventas. Sobre los diferentes encargados de compras en las distintas secciones y para controlar su labor hay generalmente un director o alto funcionario de la empresa, cuya función principal consiste en compaginar las actividades locales de aquellos de aquellos con el régimen general de compras ventas y finanzas.

Cualidades que debe reunir el encargado de compras.

Para el eficaz desempeño de su cometido, debe ser persona de amplia experiencia y dotada de gran perspicacia en cuanto a los valores y

posibilidades comerciales de las mercancías. En lo que se refiere en concreto a la gestión de compras, debe poseer información amplia acerca de los mercados asequibles para las mercancías que haya de adquirir, teniendo en cuanta su novedad y las corrientes de consumo. Con respecto a las ventas ha de conocer a fondo las demandas de sus clientes y estudiar la posibilidad de establecer otras nuevas. A este fin, el mejor índice para conocer la capacidad adquisitiva de la clientela radica en el nivel de ventas obtenido en años anteriores, hasta el punto hasta el punto de que la única base cierta para poder juzgar de las posibilidades de venta en lo sucesivo, consiste en considerar las pasadas actuaciones relacionándolas con la situación del comercio en general y con los planes proyectados para ampliar el negocio propio. Debe conocer la calidad de las mercancías y el grado de confianza que merezcan las personas de quien las adquiera; disponer también de un conocimiento cabal de los precios, y estar, por ultimo, bien compenetrado con los recursos financieros de su negocio, esforzándose por conseguir las mejores condiciones de crédito y descuento.

Tramitación de las compras

Al ocuparnos de la factura comercial en el capitulo XVI expusimos ya la tramitación típica de una operación de compras, por lo cual solo mencionaremos ahora algunos otros puntos principales en relación con la misma. En las grandes empresas, la base de todos los pedidos suele ser una requisición compra. Así ocurre especialmente cuando el encargado de estas funciones es quien se cuida de gestionar los distintos departamentos. El departamento que da origen a la requisición la formula por triplicado, enviándose una para sus propios archivos. Mas tarde, cuando se cursa el pedido al proveedor, el encargado de compras devuelve al departamento de origen la segunda copia como prueba de haberse cumplido la requisición.

De los pedidos se formulan varios ejemplares; el original que se remite al proveedor; una copia para la Tesorería, a titulo de información para la consiguiente provisión de fondos; otra para la Intervención o departamento de Contabilidad, y otra que se reserva el encargado de compras como base para la prosecución de sus gestiones. Cuando se recibe la factura, que regularmente precede a las mercancías, se comprueba por el departamento de compras con el pedido, y si resulta conforme se cursa al departamento de contabilidad, donde queda retenida hasta recibir correspondiente aviso de recepción de las mercancías que enviara el encargado de recogerlas. Si están de acuerdo los tres documentos que entonces se hallarán en poder del departamento de contabilidad, a saber: la copia del pedido inicial, la factura y el aviso de recepción, se formula en los libros el asiento que aplique en la empresa. Una vez efectuado el pago se archiva la factura en unión del correspondiente justificante del reembolso. Huelga indicar que procede poner el mayor cuidado para obtener la seguridad de que las facturas no se cursen mas que una sola vez para su pago y que todas ellas corresponden a pedidos debidamente formalizados y realmente recibidos.

Requisitos para la eficaz gestión de las compras.

El éxito en la gestión de compras se funda en el conocimiento de dos circunstancias, a saber: 1º, cuando debe comprarse y 2º, que debe comprarse. El momento oportuno para comprar depende mas bien de las necesidades que acusen las ventas que de las posibilidades que ofrezca el mercado, ya que las mercancías se adquieren ante todo como objeto de cubrir las necesidades de los clientes. Claro que también es necesario conocer la tendencia del mercado; pero si las compras se efectúan íntegramente de acuerdo con dicha tendencia, ello suele coincidir muy a menudo con la especulación de mercancías y a que no se conceda a las ventas la atención que merecen como pauta de las compras. Tiene asimismo gran importancia conocer gran importancia conocer las diferentes clases de mercancías que puedan ser necesarias para atender la demanda de los clientes. Una de las mejores fuentes de información a este respecto consiste en seguir la norma de anotar aquellos géneros que los clientes hubieran pedido y que no hayan podido servírseles por carecer de existencias; para ello se hace regularmente uso de lo que se lama “talón de falta”.

Para la resolución de estas dos cuestiones fundamentales, relativas a cuando debe comprarse y que debe comprarse, proporcionaran base los registros que se llevan en el propio negocio para obtener el necesario control del movimiento de mercancías. A este ultimo fin, resulta casi indispensable emplear algún sistema de inventario perpetuo. Tratándose de un negocio pequeño, donde el encargado de compras, generalmente el mismo dueño, esta en intima relación con todos los departamentos, puede conseguirse un satisfactorio control de las mercancías sin necesidad de recurrir a un inventario perpetuo; pero, en cambio, en un negocio de cierta importancia, este inventario resulta esencialísimo para ejercer el referido control sobre el movimiento de existencias.

Errores en compras

Durante diciembre del 2000 Huggins Company hizo una compra a crédito que no había pagado al final del año. Registro esta transacción de manera incorrecta en $ 17,000 aunque el precio de factura de inventario fue de

$ 27,000. Ya que la empresa subestimo las compras y las cuentas por pagar en $ 10,000 así que hace las siguientes correcciones a los asientos:

Utilidades retenidas 10,000

Cuentas por pagar 10,000

A causa de la demanda del acreedor para que se le pague, es difícil concebir un error de esta naturaleza que siga sin detectarse hasta el 2002, pero de que sucediera, ya se ha mostrado el asiento correctivo. Puesto que el inventario final era correcto, el error no se eliminaba y la compañía ha sobreestimado su ingreso en el 2002 y las utilidades retenidas hasta que los corrija.

Compras y recepción

La calidad de las partes y servicios adquiridos, así como la prontitud en su entrega son cruciales. El departamento de compras puede ayudar a una empresa a lograr la calidad si lleva a cabo lo siguiente:

Elegir proveedores conscientes de la calidad. Asegurar que las ordenes de compra definan con claridad los requisitos

de calidad que especifican la ingeniería y el diseño de productos. Vincular al personal técnico del comprador y el proveedor para diseñar

productos y resolver problemas técnicos. Establecer relaciones de largo plazo con los proveedores basadas en la

confianza. Proporcionar a los proveedores capacitación para el mejoramiento de la

calidad. Informar a los proveedores cualquier problema que se presente con sus

productos. Mantener una comunicación adecuada con los proveedores en relación

con los requisitos de calidad y los cambios en el diseño.

El gerente de una planta estadounidense que abastecía de material a un fabricante japonés de dispositivos semiconductores para aplicaciones electrónicas presento un ejemplo de la conciencia de la calidad de clientes japoneses a un grupo de universitarios. El directivo estadounidense estaba orgulloso y con razón, de tener el material de mejor calidad de este tipo disponible de cualquier proveedor de Estados Unidos, razón por la cual su compañía había sido elegida. Sin embargo, cuando la empresa japonesa sometió a pruebas el primer embarque de 9 millones de partes, se molesto mucho por la falta de calidad e informo a la empresa estadounidense que tendría que esforzarse o seria sustituida por un proveedor japonés ¡En la inspección detectaron 5 partes defectuosas en el envío total!

El departamento de recepción de embarques es el vinculo entre compras y producción. Su función consiste en asegurar que los artículos entregados tengan la calidad especificada en el contrato de compra, tarea que realiza con base en diversas políticas de inspección y prueba. Si el material que llega es

de alta calidad, no es necesario llevar a cabo inspecciones y pruebas extensivas. En la actualidad, muchas empresas piden a sus proveedores que ofrezcan pruebas de que sus procesos producen en forma consistente productos de una calidad especifica y las compañías dan preferencia a aquellos que así lo hacen.

La calidad de los materiales y las partes que legan se vuelve mas importante conforme aumenta el uso de la automatización flexible. Muchas empresas estadounidenses han puesto en practica el concepto de administración japonesa de la programación justo a tiempo ( just-in-time, JIT). Esta programación requiere de que los inventarios se reduzcan a un mínimo. A fin de mantener el ritmo de la producción, la calidad de los materiales debe ser alta porque no hay inventarios estabilizadores disponibles para evitar la inactividad. Por ejemplo Motorola ofrece ayuda y capacitación extensa a sus proveedores a fin de mejorar sus capacidades y la calidad, pero a cambio espera resultados. A los proveedores se les evalúa de acuerdo con la calidad del producto entregado y la puntualidad de las entregas. Solo conserva a los proveedores que cumplen con los requisitos de calidad superior de la empresa.



Gastronomía

Gestión de Compras

Políticas de Compra

1. No tengas un solo proveedor.2. Antes de comprar revisa, precios, cantidad, calidad, tiempos de entrega.3. Cuando hagas un trato con el proveedor, asegúrate de la seriedad del

mismo.4. Busca proveedores que ten den un buen servicio.5. No compres mercancía de mas.6. Que nunca te haga falta mercancía, para evitar decir a un cliente que no

la tienes.7. Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en

existencia.8. Observa y estudia a tu competencia.



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Gestión de Compras

Políticas de Compra

1. No tengas un solo proveedor.2. Antes de comprar revisa, precios, cantidad, calidad, tiempos de entrega.3. Cuando hagas un trato con el proveedor, asegúrate de la seriedad del

mismo.4. Busca proveedores que ten den un buen servicio.5. No compres mercancía de mas.6. Que nunca te haga falta mercancía, para evitar decir a un cliente que no

la tienes.7. Antes de comprar verifica la cantidad de mercancía que tienes en

existencia.8. Observa y estudia a tu competencia.

Criterios Sólidos

¿Se han establecido los objetivos apropiados? ¿Se ha ideado el establecimiento de objetivos y de metas mas disponibles para usarlos en la

dirección del personal del departamento de compras? Como en orden de prioridad, alcanzar una lista de objetivos es el punto de partida para un comportamiento efectivo y eficiente y es crucial en la administración efectiva, esto debe ser el punto de inicio ¿Son estas metas consistentes con las metas generales de la organización? ¿Se ha establecido una meta para cada una de las áreas principales que influyen en el comportamiento general de compras? ¿Se han establecido términos en que se puedan medir? ¿Cubren tanto el corto plazo como el largo? ¿Son bien conocidas y comprendidas por el personal de compras? ¿En el establecimiento de las metas se buscaron todos los ingresos de los diferentes niveles dentro de la organización de compras? ¿Se revisan y actualizan periódicamente?

¿Esta basada en Principios Sólidos la organización del departamento? ¿La organización que aparece en el papel es realmente la organización que esta trabajando? ¿Las líneas de autoridad y responsabilidad se han establecido con apreciación razonable para la naturaleza de las actividades y del personal disponible? Muchos de los datos requeridos para estos puntos se obtendrán del presidente o de la cabeza del departamento. Pero la información sobre que tan bien trabaja la organización y si las funciones realmente se cumplen en la forma que el presidente o la cabeza del departamento piensan que se hacen, será revelado solo después del estudio en los últimos niveles dentro del departamento. Uno de los puntos clave en la evaluación es como ocupa su tiempo realmente el personal de compras--¿este lo emplea en la realización de su función, o mucho del tiempo se emplea en papeleo y expediciones? ¿Esta razonablemente bien definida la política de compras? ¿Existen políticas decisionales que son aceptadas por el presidente, así como por otros ejecutivos de alto nivel como los gerentes de ventas, de producción y de ingeniería que actualmente se llevan a cabo? Las políticas son frecuentemente difíciles de seguir y están sujetas a cambio de tiempo en tiempo. Ninguno de estos hechos sirve de excusa para que el departamento no tenga políticas establecidas.

El establecimiento de políticas debe hacerse por escrito y distribuirse ampliamente, no solamente entre los integrantes del departamento, sino en toda la compañía e incluso entre los proveedores. Todos estos grupos deben tener una copia de esa política establecida en su propiedad. No solamente deben conocerla y comprenderla sino tener acceso a esta como referencia. En ninguna otra forma se pueden esperar los mejores resultados respecto a una cooperación completa. Además esta familiarización general con las políticas ocasiona una integración estrecha con las políticas de otros departamentos y las modificaciones posibles y necesarias mas fáciles de efectuar. El hecho de escribir ese procedimiento ayuda a definir la política en la mente de quienes son responsables de realizarla y ayuda a observarla. Además, reducir las políticas y procedimientos de una compañía a una forma escrita es uno de los medios mejores de asegurarse de que el jefe del departamento ha reflexionado cuidadosa, critica y constructivamente en los objetivos, políticas y problemas administrativos a enfrentar por la organización.

¿Son razonables los procedimientos? Existen dos buenas razones para comprobar los procedimientos con detalle. Una razón es ser capaz de juzgar si son adecuados. La otra es que no hay camino mas seguro de localizar las claves de los problemas departamentales que revisando los procedimientos con el mayor cuidado. Si en algún sitio existe una debilidad general será descubierta.

El numero de ordenes pequeñas y el volumen de las ordenes urgentes, por ejemplo son tipos reveladores de información. Un análisis de las ordenes de compra y una comparación de estas con las requisiciones correspondientes indicaran tanto si estas están completas como la independencia con la que se ejerce la asignación de las primeras. También ayudaran a aprender algo sobre el grado de las ordenes de carro completo contra las ordenes de menos de un carro, de la distribución de proveedores entre los que son locales y los que están fuera de la ciudad, el grado de confianza en los abastecimientos nacionales frente al de productores y del numero total de proveedores empleados. ¿De usar ordenes en blanco existe algún sistema de controlar la liberación en su contra? ¿Existe alguna separación en las etapas de compras, recepción y cuentas pagables? Las formas mismas son claves de la familiarización del personal con las “herramientas de comercio”. Así también esta el sistema del llenado: ¿Con que prontitud se pueden localizar los documentos y las indagaciones, tanto las que se originan dentro como las que se generan fuera del departamento son contestadas? ¿Qué sistema de control de documentos se usa? ¿Qué registros-vendedor, orden de compras, contrato, cotización, precio u otro-se guardan? ¿En que grado se utilizan los registros que se conservan?

Los procedimientos y las formas son, como una regla, cosas muy pesadas; para la mayoría de las personas son, no obstante, muy elementales y rutinarias. Pero para un analista de la eficiencia no hay mejor pista que un estudio de procedimientos. También aquí se podría encontrar si el departamento tiene una descripción escrita o un manual de procedimientos. La preparación de un manual indica la exactitud en el pensamiento, la certidumbre, la responsabilidad y la uniformidad de la operación, aunque, desde luego, también puede tener efectos desagradables si se convierte en una norma rígida y sirve para restar flexibilidad e iniciativa.



Gastronomía

Gestión de Compras

¿Qué debe contener una política de compras?

Definiciones y responsabilidades

Compras

Es la función, la responsabilidad inherente de los departamentos de compras y personal autorizado para adquirir los bienes y servicios que requiere la empresa.

Equipo de mejora continua

Es el grupo especializado de compras que se reúne periódicamente para comentar los puntos sobresalientes del mercado y emitir a las unidades de negocios de la empresa o clientes internos sus recomendaciones al respecto.

Responsables de compras

Es el personal adscrito a los departamentos de compras pertenecientes a la Dirección de Cadena de Suministros, quienes adquieren los bienes y servicios de la empresa.

Responsables delegados de compras

Es el personal de otros departamentos fuera de la estructura de compras quienes han sido autorizados para realizar ciertas actividades de compras bajo las políticas de la empresa.

Compras de materia prima

Es la función responsable de las compras de materias primas, energía e insumos químicos que son consumidos en los diferentes procesos de fabricación o necesarios para el tratamiento de aguas, así como del empaque y embalaje requerido para los productos envasados en los sitios de producción.

Compras técnicas

Es la función responsable por las compras de bienes y servicios, que no sean materias primas, ligados directamente al mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos, así como aquellos necesarios para el funcionamiento administrativo del negocio, de los servicios tanto en las áreas productivas como administrativas y los proyectos de inversión.

Criterios de procuración

Conducta ética

Todas las actividades de compras deberán ser conducidas de una manera integra y de acuerdo con el Código de Ética y en escrito apego con las políticas y procedimientos de la empresa.

Contratos, acuerdos comerciales, y toda comunicación con proveedores que implique un compromiso económico de la empresa deberán ser firmados o ser del conocimiento, mediante copia, de al menos dos personas. De preferencia el ejecutor, mas el jefe inmediato superior.

Información Confidencial

El personal de la empresa no revelara información a terceras partes que sea considerada como confidencial.

En particular precios, datos de concursos, términos de contrato suministrados por proveedores potenciales. En general toda la información de proveedores debe ser manejada como interna de la empresa.

En caso de alguna duda sobre el manejo de la información confidencial, el departamento jurídico o la instancia que se asigne en el momento deberá definir y aclarar este punto y las medidas al respecto.

Compras de ó para empleados

Compras NO adquirirá bienes o servicios de o para empleados de uso o consumo personal, las compras deben ser única y exclusivamente para el funcionamiento del negocio.

Responsabilidades

Director de la cadena suministro

Es responsable de establecer los objetivos, en línea con los de la dirección general, a lograr por los departamentos de compras y facilitar los recursos para la capacitación y el funcionamiento optimo de los mismos. Asiste a otras áreas funcionales, cuando es necesario, en la interpretación de las políticas y procedimientos de compras.

Gerente de compras

Es responsable de coordinar y supervisar el manejo optimo de la función de compras, participa en las negociaciones mas importantes. Establece procedimientos y estrategias para obtener los mejores resultados en las adquisiciones de bienes y servicios. Vigila el cumplimiento estricto de estas políticas y procedimientos. Acuerda con los usuarios las necesidades a ser satisfechas por compras y es responsable por el cumplimiento cabal de los objetivos.

Líder de compras

Es el responsable de coordinar, supervisar, distribuir y apoyar las actividades de los responsables de compras. Vigila el estrecho cumplimiento de las políticas y lineamientos éticos dentro de su área y dentro del negocio.

Responsables de compras

Llevan a cabo las actividades de compras dentro de los lineamientos marcados por esta política. Conducen las relaciones con los proveedores, buscan, contactan y desarrollan nuevas fuentes de abastecimiento que cumplan con los requerimientos y necesidades de la empresa.

Obtienen de los proveedores las mejores condiciones posibles como son: precio, términos de pago, y tiempos de entrega en la adquisición de bienes y servicios.

Son responsables en forma integral del proceso total de compras, dando seguimiento al pedido desde que recibe la solicitud de un bien o servicio hasta la total aceptación de los mismos por parte del usuario, resolviendo cualquier problema que se presente en las diferentes etapas del proceso.

Responsable delegado de compras

Cumple cabalmente con las políticas de compras, procedimientos y estrategias establecidas para la adquisición de los bienes y servicios delegados.

Participa en la selección y desarrollo de proveedores, negocia las mejores condiciones de precio posibles, términos de pago y entrega.

Conjunta, obtiene y entrega toda la documentación motivo de la compra, necesaria para que el departamento de compras elabore los pedidos correspondientes cuando sea el caso.

Para los productos de compra-venta y materia prima, los responsables de Material Management (MM) convierten las requisiciones de compra provenientes del pronostico de ventas en pedidos, que envían a los proveedores y se responsabilizan de dar seguimiento a estos pedidos hasta que las mercancías arriban a nuestros almacenes y están disponibles para su abastecimiento a nuestros clientes internos y externos…

Adquisiciones hechas fuera del departamento de compras

Unidades externas a los departamentos de compras

La actividad de compras es una actividad que se da a lo largo de toda la compañía. Personas y departamentos fuera de los departamentos de compras llevan a cabo diariamente adquisiciones y negociaciones que involucran la utilización de los recursos de la empresa. Por tal motivo se les delega autoridad parcial para negociar preponderantemente los aspectos tecnológicos de estos bienes o servicios, cumpliendo y apegándose estrictamente a las mismas políticas, criterios de ética y requerimientos de los responsables de compras.

El papel primordial de las áreas abajo mencionadas es decidir sobre el aspecto técnico de la adquisición, sobre el proveedor que pueda proveernos de estos aspectos tecnológicos y que nos brinde las mejores garantías que estamos buscando. Compras conjuntamente con estos departamentos negociara y vigilara que el proveedor proporcione las mejores condiciones económicas para la empresa.

Los bienes y servicios que están autorizados a negociar serán de los siguientes tipos:

Unidad individual Bienes/ServiciosTodo el personal autorizado de la empresa

Transacciones con tarjetas de crédito corporativas, como: alojamiento y renta de autos en viajes corporativos, alimentación.

Finanzas Servicios contables profesionales de terceras personas, seguros y finanzas.

Dirección de Personal (DP) Servicios profesionales de DP y temas relacionados, incluyendo reclutamiento, capacitación de empleados, planes de retiro, etc. Servicios de comedor, servicios municipales, servicios de mantenimiento y operativos del edificio.

Relaciones Publicas Promocionales, Servicios de impresión, eventos, ferias y exposiciones, fiesta de fin de año.

Seguridad Marcas, equipos y/o servicios especializados y relacionados al tema de seguridad, higiene y protección personal.

Departamento de proyectos Proyectos de adquisición de activos fijos. Obra civil en general.

Departamento jurídico Servicios legalesLogística: Recepción, manejo y distribución de mercancías

Almacenamiento o terminales de embarque Almacenes/Terminales marítimas Carros, tanques, tolvas, plataformas, ferrocarril Transporte en general

Departamentos de ventas Productos de compra-venta, investigaciones de mercado, servicios profesionales de terceros por representación, asistencia técnica a clientes por terceros.

Responsables de planeación y/o producción

Maquilas y colocación de pedidos de los productos de compra-venta.

Material Management (MM) Colocación y seguimiento de pedidos para la adquisición de materias primas para las diferentes plantas de la empresa.

Logística/Distribución internacional

Agentes aduanales, fletes, impuestos, tarifas, derechos aduanales, etc.

Departamento de sistemas Negociaciones con compañías que lleven a cabo el desarrollo e implementación de hardware, así como empresas de desarrollo de software y empresas prestadoras de servicios de sistemas y telecomunicaciones.El departamento de sistemas decidirá sobre los aspectos tecnológicos mas ventajosos para la empresa y compras participara en todo momento en las negociaciones comerciales para obtener las mejores condiciones económicas.

Obligaciones

Las personas responsables de estas adquisiciones están obligadas a:

Conocer y cumplir el código de ética de la compañía. Evitar en todo momento el conflicto de intereses, por tanto no se aceptan negocios en donde el negociador tenga lazos familiares, de copropiedad, empleo o subordinación con el proveedor.

Buscar y obtener las mejores condiciones para la empresa en calidad, términos de pago, precio y condiciones de entrega. Condiciones de pago de contado por adelantado siempre deberán ser autorizadas por el gerente de compras, director de la cadena de la cadena de suministros o líder de compras según sea el caso o monto a adquirir.

Para montos negociados debajo de US$25,000 se requiere de una cotización por escrito. Arriba de este monto siempre se requerirán mínimo tres cotizaciones. En caso de no poder contar con estas tres cotizaciones se deberá anotar la causa o motivo que justifique esta situación.

Las facturas derivadas de estas compras, para su pago deberán ser autorizadas por el responsable del centro de gastos a que se hará dicho cargo.

Al final de cada compra deberá existir un expediente de la misma con: convocatoria y/o bases en caso de concurso, cotización, 1 o 3 según sea el caso, tabla comparativa cuando sea el caso, copia de la factura autorizada por el propietario del centro de gastos.

A criterio de la dirección general, de la dirección de la cadena de suministro o la gerencia de compras los responsables de estas adquisiciones podrán ser auditados a fin de dar cumplimiento a lo estipulado por esta política.

Criterios de aplicación general, obligatorios para todo el personal de la empresa

Pedidos

Toda adquisición de bienes o servicios debe estar soportada por una requisición en el sistema operativo (ERP Software System) debidamente autorizada y liberada conforme a las políticas de niveles de autorización vigentes.

El usuario es responsable de describir debidamente en la requisición el bien o servicio requerido, desglosando por partida los rubros a adquirir, así como, indicar la fecha de requerimiento y obtener del responsable del área la liberación correspondiente.

El responsable del área libera electrónicamente la requisición, revisando los montos y cuentas de aplicación respectivas.

Para materia prima, productos de compra-venta y materiales del almacén técnico las requisiciones son generadas por el sistema operativo (ERP) mediante la corrida de MRP o MPS.

Los pedidos se formulan conforme a lo establecido en los procedimientos de compras.

Los elementos mínimos que todo pedido debe contener son:

Proveedor, dirección, Telf. E-mail. Agente aduanal o planta a la que se consigna la adquisición. Descripción de lo solicitado, cantidad y precio. Términos y fecha de entrega. Términos de pago Cuando sea necesario: cláusulas de penalización, embalaje requerido,

pago de fletes y cualquier otra condición negociada con el proveedor.

Modificación de pedidos

Solo es facultad de los departamentos de compras y de los responsables de MM, para materia prima y los productos de compra-venta, el hacer las modificaciones de cualquier índole a los pedidos.

Las diferencias en precio de pedidos previamente fincados, deben autorizarse antes de su pago por los correspondientes departamentos de compras y para los productos de compra-venta por los departamentos de ventas correspondientes. Toda la modificación de precios deberá ser autorizada por el gerente de compras y/o líder de compras y de MM para productos de compra-venta, mediante el régimen de autorización de pedidos en el sistema operativo(SAP) cuando sea el caso.

En el caso de diferencia en volúmenes, las tolerancias para la recepción de las cantidades deben autorizarse por los correspondientes departamentos de compras y MM para compra-venta en caso de no estar establecidas previamente en los pedidos. Los cambios en los volúmenes en los pedidos deberán estar soportados por una requisición, memo o e-mail, de acuerdo al monto y volumen y serán autorizados acorde a la política de autorización de pedidos, tomando en cuanta el valor total del nuevo importe.

La cancelación total o parcial del pedido es decisión del responsable de compras de común acuerdo con el usuario y de los departamentos de ventas para compra-venta.

Cualquier modificación a un pedido debe de efectuarse en el sistema operativo (SAP), y para el caso de importaciones informar al departamento de trafico. Los márgenes de tolerancia para modificar un pedido sin requerir una requisición adicional son:

Materias primas e insumos Cantidades entregadas dentro de +-10% son aceptadas sin modificación electrónica del pedido, ya que el sistema operativo (SAP) ha sido parametrizado en este sentido, cerrando los pedidos en forma automática.

Cantidades entregadas que rebasan los anteriores porcentajes citados, deberán ser autorizadas por el departamento de compras, mediante modificación en sistema operativo del pedido o deben ser rechazadas.

Mermas: Embarques por pipa o marítimos, se acepta una

diferencia de +/-0.5% de lo facturado por el proveedor sin que esto genere descuento o pago adicional. Mermas superiores serán reclamadas al proveedor y al seguro.

La cancelación de los pedidos será acorde a las necesidades establecidas por el MRP (Material Requirement Planning) y en común acuerdo con disposición de materiales.

Materiales de mantenimiento y/o proyectos

Cantidades entregadas +/-5% son aceptadas sin modificación al pedido, siempre y cuando se haya previamente establecido en los parámetros del mismo. Esto aplica para materiales que su cantidad exacta se define al embarcar, como tubería, cables, etc.

En el caso de servicios es aplicable cuando en un servicio especifico el total se determina y aprueba al final del mismo y se contrata en base a precios unitarios con una autorización de monto global. La modificación no debe superar el monto autorizado, en caso contrario se maneja como nueva requisición para cubrir el monto faltante.

Para pedidos de servicios contratados con un monto fijo que por error de captura de la requisición o que por cambio de alcance justificado rebase los montos autorizados, la tolerancia aceptada será hasta un máximo de un 5%, siempre y cuando este no rebase US$ 500,00

Otras compras Cantidades entregadas en exceso y/o deficiencia para productos promocionales, papelería e higiénicos hasta 10% son aceptadas, previa autorización del departamento solicitante y modificación electrónica del pedido por parte del responsable de compras.

Autorización de Pedidos

Las adquisiciones se ejecutan a través de un contrato firmado por dos ejecutivos con poder legal otorgado por la empresa y/o con un pedido liberado mancomunadamente en el sistema operativo (SAP) de acuerdo a los siguientes rangos:

Ejemplo:

2 Responsables de compras (M0,M1) Hasta US$ 25,000

M0+Líder Hasta US$ 100,000

M0+Líder+Gerente Hasta US$ 200,000

M0+Líder+Director Mas de US$ 200,000

Las autorización/liberación de los pedidos se lleva acabo de manera electrónica en el sistema operativo. Dicha autorización/liberación se hace conforme a los montos arriba indicados. La liberación de los pedidos siempre se hace en forma mancomunada y en caso de ausencia de alguno de los involucrados (líder, gerente, director) se delegan facultades de acuerdo al caso.

Alta de proveedores en el sistema operativo

Los responsables de compras son los únicos autorizados para dar de alta en el sistema operativo a nuevos proveedores y de modificar la información existente en el maestro de proveedores. Es su responsabilidad el mantenerlo actualizado. Poniendo especial atención en que estos deben otorgar a la compañía condiciones de pago acordes a lo marcado en el inciso correspondiente de este documento. Los responsables de compras deben cuestionar el alta de proveedores con términos de pago menores a los estipulados.

Compras menores

Los productos y servicios solicitados a través de requisiciones y/o memorándum debidamente autorizados que no excedan de US$ 200 (monto máximo por factura) pueden ser consideradas “compras menores” y ser pagadas por caja chica, si así lo decide el responsable de compras. En estos casos no se hace pedido alguno y los datos de la compra como:

Proveedor Precio Términos de pago y Autorización.

Se registran y adjuntan a una copia impresa de la requisición y/o memorándum (cuando exista) y/o de la factura, con el objeto de que puedan ser auditados posteriormente en caso de ser requeridos.

Contratos para bienes y/o servicios

Los servicios y adquisiciones de bienes y materiales estratégicos se respaldaran por un contrato firmado por dos personas con poder notarial y además el Vo. Bo. Del departamento jurídico, acorde a:

Por tipo de servicio:

Servicios que implican el establecimiento de una relación laboral en nuestra empresa, mayor a tres meses (personal eventual y becarios por DP, corretaje de bienes raíces por finanzas, etc.).

Servicios de outsourcing. Servicios de ingeniería, servicios de construcción, montaje y de

supervisión con duración de mas de tres meses y monto mayor a US$ 50,000.

Servicios de arrendamiento como almacenes, responsabilidad de las gerencias de almacenes.

Maquilas (fabricación por terceros). Fabricación de materias primas y/o equipo en forma exclusiva para la

empresa, que por razones de confidencialidad o de protección de patentes se requiera prever aspectos legales.

Consignación. Por su importancia estratégica para la empresa (materias primas

principalmente). Por la duración o vigencia del servicio. Transporte de personal. Servicio de comedor. Vigilancia.

Contrato especifico

Contrato individual elaborado por el departamento jurídico para cubrir los aspectos legales de alguna operación de compra especifica. Deberá ser firmado hoja por hoja por al menos dos personas con poder notarial para tal efecto y con Vo. Bo. Del departamento jurídico.

Pedidos como contrato

El formato normal de pedido cumplirá la función de contrato cuando la legislación del país proveedor así lo establezca, aun para aquellos servicios mencionados anteriormente en esta sección. Para tal efecto se deberán definir en el pedido los tribunales que imparten jurisprudencia en los países de origen de los bienes y servicios o se deberá hacer mención de la “Convención de las Naciones Unidas para Contratos Internacionales de Compra Venta del 11 de Abril de 1990”.

Servicios normados con políticas especificas

Hoteles, autos, gastos de viaje, boletos de avión, fletes, agentes aduanales, seguros, capacitación, publicidad, etc. Se rigen por políticas especificas.

Condiciones de pago

Preferentemente se fincan pedidos a proveedores que nos otorguen mínimo 60 días de crédito. Es responsabilidad de los departamentos de compras o de los responsables delegados de compras buscar las mejores alternativas para la empresa antes de asignar un pedido.

Para materiales estratégicos o de alto volumen de consumo se buscara implementar conjuntamente con el proveedor del establecimiento vía consignación, donde la administración de los inventarios corra a cargo del proveedor y la facturación de los materiales sea posterior al consumo. El termino de pago iniciara con la fecha de facturación.

Es responsabilidad de cuentas por pagar revisar que se cumpla lo establecido en el pedido para hacer el pago correspondiente.

Semanalmente la gerencia de tesorería obtiene la programación de pagos y valida los importes, es responsabilidad de tesorería comunicar a los responsables de compras las posibles reprogramaciones de pago por falta de datos del proveedor y/o cualquier problema que impida su pago en tiempo.

La verificación de los documentos es responsabilidad de la gerencia de contraloría, según lo establecido en la política de “cuentas por pagar”.

Las áreas de compras son responsables de hacer las aclaraciones pertinentes cuando los datos de la factura no correspondan al pedido o a la nota de entrada y en su caso efectuaran las modificaciones necesarias al pedido.

Fianzas y garantías bancarias:

Cuando se pacta una operación con el pago de un anticipo se debe solicitar una fianza, excepto cuando los términos de pago por la recepción del bien o servicio sucedan en un tiempo muy corto (hasta un mes) como es el caso de eventos de capacitación, convenciones, ferias y exposiciones, en pago directo a hoteles, locales para convenciones, lugar para ferias, exposiciones y donativos.

Los montos de anticipo que deben de quedar cubiertos con una fianza son a partir de USD$ 10,000

Siempre quedara a criterio de los responsables de compras el solicitar una fianza aun cuando no rebase el monto anterior.

Es responsabilidad de compras y de los responsables delegados de compras recabar la fianza del proveedor para garantizar el buen uso del anticipo, el cumplimiento a la entrega y/o la garantía de funcionamiento dependiendo de cual sea el caso. Compras revisara las condiciones de la fianza a fin de que cumpla con los estipulado en el clausulado del contrato o del pedido.

Las fianzas deberán ser tramitadas a través de tesorería o el broker autorizado para tal efecto.

Compras en común acuerdo con el usuario será la única responsable de liberar la fianza una vez que se ha cumplido lo establecido en el pedido y el plazo que cubre dicha fianza.

El original de la fianza se entrega a tesorería para su administración y custodia, ya que ellos son los responsables de citar los lineamientos de seguros y fianzas dentro de la empresa.

Para el caso de proveedores extranjeros se substituyen estas fianzas por garantías bancarias, las cuales son generadas por bancos o instituciones crediticias acreditadas mundialmente. Estas garantías también son resguardadas por tesorería o departamento de finanzas autorizado en el sitio de trabajo.

Selección del proveedor

Para áreas bajo normativa de ISO9001-2000 como: materia prima, compra-venta, envases, servicios de transporte, áreas de almacenamiento, capacitación, salud ocupacional, vigilancia industrial, servicios de prueba y análisis de prueba por terceros, reactivos y estándares, equipo de laboratorio, servicio de calibración y mantenimiento preventivo, y protección ambiental rigen los criterios de aprobación indicados en los correspondientes procedimientos.

En los casos donde no aplique el inciso anterior, la selección de proveedores se hará conforme a los criterios definidos, por el proceso de selección y aprobación de proveedores de aplicación general en la empresa.

Compras sin pedido

Los servicios señalados en el anexo 1 de esta política podrán ser contratados o adquiridos sin requerir la elaboración y autorización de pedido alguno, sin embargo queda a criterio del responsable de compras elaborar un pedido para cualquiera de los servicios mencionados, si este se requiere. El usuario será responsable de mantener y mostrar el respaldo de estas adquisiciones, como arriba se indica en esta política, cuando sea requerido. Los documentos mas comunes de estas compras son: contrato, cotización, cuadro comparativo, cuando sea el caso, e-mail o solicitud de adquisición. Para el pago de estas compras el usuario recibirá la factura correspondiente del proveedor y deberá obtener la autorización de la misma del responsable del centro de gastos que recibe el cargo, quien firma de aceptado y/o en su ausencia el controler de la división, y/o el director según sea el caso. La factura autorizada deberá depositarse en el buzón correspondiente con la leyenda “NO REQUIERE PEDIDO”, para su programación de pago. Los términos de pago serán aquellos que fueron dados de alta en el Master de proveedores.

En el caso de compras repetitivas los responsables de compras deberán participar en el desarrollo de estos proveedores y sus negociaciones.

Anexo 1

Conceptos cuya adquisición no requiere de elaboración de pedido

(Estos conceptos no aplican cuando son parte de un proyecto)

Para todos los casos indicar en la factura el o los centros de gastos que son afectados por estas adquisiciones. Cuando se afecte mas de un centro de gastos se indica el porcentaje en que el monto de la factura será distribuido.

Concepto Lineamiento y/o comentarioAnálisis de productos químicos Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y

obligaciones.Clases de idiomas, cursos, seminarios, diplomados

Esta autorización debe estar de acuerdo con la política de capacitación de los empleados de Dirección de Personal.

Comisiones por ventas a promotores

Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones.

Membresías clubs Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones.

Suscripción a periódicos y revistas


Publicidad en periódicos y revistas: Publicidad, esquelas y anuncios.


Honorarios por asesorias-consultoras: jurídica, fiscal, legal, nominas, sueldos, gestorías, personal por administración, outsourcing

El usuario debe asegurar y proteger los intereses de la empresa mediante un contrato legal.

Honorarios por becarios Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones

Enlaces de comunicaciones Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones

Telefonía-Telmex Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones

Celulares, radios Para el caso de celulares y radios se maneja sin pedido los pagos generados por uso el diario. La adquisición y mantenimiento de los mismos, si requiere de un pedido negociado por compras y autorizado por el área de sistemas.

Tramites de Licencias Para este caso no se incluyen las licencias de software de uso de equipos de proceso en producción y mantenimiento, para estas se requiere un pedido y vo. bo. de sistemas.

Mantenimiento a conmutadores/servidores

El usuario deberá asegurar el servicio mediante una póliza de mantenimiento con el proveedor original.

Mantenimiento a equipo de videoconferencias


Cableado de edificio Solo se requiere pedido dentro de las áreas operativas.Outsourcing de resguardo de cintas de respaldo e información


Servicios de larga distancia para faxes


Asesorias en aseguramiento de calidad

Ser requiere contrato de servicios y licencia vigente del proveedor para prestar este servicio.

Donativos Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones.

Concepto Lineamiento y/o comentarioEncuestas de sueldos Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y

obligaciones.Estudios socio económicos Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y

obligaciones.Gas para el edificio Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y

obligaciones.Gasolina para autos utilitarios Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y

obligaciones.Boletos de avión Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y

obligaciones.Sesiones de trabajo externas Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y

obligaciones.Honorarios por estudios de mercado


Cuotas a cámaras y asociaciones


Honorarios médicos Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones.

Renta de bodegas Se requiere contrato legal.Renta de oficinas Se requiere contrato legal.Selección y/o reclutamiento de personal por servicios externos


Servicio de comedor Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones.

Servicio de taxis Compras es responsable de negociar anualmente el costo de los servicios con el proveedor. El empleado usuario del servicio solo podrá usar los taxis autorizados por la empresa y presentara al taxista el formato de solicitud de servicio firmado por su jefe. Mensualmente se pagara este servicio cargando a los centros de gastos correspondientes el servicio prestado.

Servicio de limpieza (outsourcing)

Se requiere contrato legal.

Servicio de vigilancia Se requiere contrato legal y licencia vigente del proveedor para prestar este servicio.

Servicio de mantenimiento de plantas dentro del edificio y jardinería externa


Servicio de transporte de valores

Se requiere contrato legal.

Servicio de estacionamiento para empleados


Servicios de mensajería/paquetería


Servicios de mantenimiento de autos


Horarios por tramites y gestoría relacionados con autos de la compañía


Servicios de mudanzas Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones.

Servicios de fotocopiadoras in situ

Se deberá asegurar el servicio con un contrato y una póliza de mantenimiento.

Servicios de maquilas Se debe negociar con el maquilador un contrato de servicios y uno de confidencialidad por las formulas usadas.

Servicios de traducciones de documentos


Concepto Lineamiento y/o comentarioHonorarios por servicios de cobranza


Fletes fuera de contrato de transporte


Pagos de servicios municipales y federales: CFE, COMAPA, CNA, impuestos, IMSS


Vales de despensa y gasolina Adquisiciones hechas fuera de los dptos. De compras y obligaciones.

Gastos para eventos (fiesta de fin de año, celebraciones, cócteles a clientes)

Para control de estos eventos el área contable generara a solicitud del usuario una orden interna en el sistema operativo para aquellos gastos con presupuesto superior a US$ 5,000.

Visión de compras

Nosotros

Somos gente de fe en nosotros mismos, en nuestro trabajo y en nuestra empresa, un equipo altamente motivado y capacitado que asume sus retos con imaginación, ética, y coraje “Vivimos los valores que pregonamos”.

Somos la primera frontera, la imagen de la empresa ante nuestros proveedores, “nuestra gente es la empresa y cada persona es responsable de construirla”. Estamos totalmente conscientes de la responsabilidad, consecuencias e impacto de cada una de nuestras acciones, logros y fracasos a lo largo de todos los procesos que constituyen nuestro negocio. “Sabemos lo que hay que hacer, sabemos como hacerlo y lo hacemos”.

Proveedores

La calidad y la mejora continua son nuestra bandera. Un cumplimiento exacto de lo pactado en cada entrega construye una sólida confianza en nuestros proveedores. Somos absolutamente leales a la calidad, un buen precio y aun extraordinario servicio. “Lo excelso es raro”, pero alcanzable con esfuerzo y tenacidad.

Buscamos “alianzas y negocios a largo plazo, mutuamente rentables”, con socios que comparten nuestra visión y día a día se preocupan y contribuyen a mantener la competitividad de nuestra empresa.

El mundo entero es nuestra palestra, las distancia, los aspectos culturales y los idiomas no son un impedimento para lograr nuestras metas. “vemos, prevemos, negociamos y proveemos”.

Favorecemos a aquellos proveedores que aportan a nuestra empresa, puntos extras, valor agregado, innovación, ventajas técnicas y soluciones que ayudan a nuestros clientes a hacer mejor sus productos.

Clientes internos y unidades de negocios

Nuestros clientes internos y unidades de negocios nos ven como un apoyo incondicional y el brazo derecho que soluciona sus problemas cabalmente y satisface plenamente sus necesidades, porque cumplimos lo que nos solicitan, porque aprovechamos nuestra fortalezas para conseguir los mejores precios y condiciones, porque “somos puntuales ateniéndonos a la palabra dada”.

Sentimos como propios sus éxitos en el mercado, estamos orgullosos cuando ellos alcanzan máximos de producción y ventas, compartimos la alegría y satisfacción de los ingenieros al admirar y ver la conclusión de los proyectos. “Estamos comprometidos con el éxito de nuestros clientes, dándoles apoyo para crear y defender mayor valor”.

Igualmente sufrimos y somos solidarios en sus fracasos y pro-activamente aportamos lo mejor de nosotros para no repetir lo equivocado.

Breves definiciones sobre INCOTERMS

EXW (EX Works) En fabrica: se aplica para todo tipo de transporte, siendo la referencia la planta del fabricante, el almacén o el tanque donde el proveedor tiene almacenado el producto. Los de exportación y carga del transporte corren por cuenta del comprador.

Ejemplo: EXW planta Celaya, EXW tanque en Coatzacoalcos.

FAS (Free Alongside Ship) Libre al costado del barco: se aplica única y exclusivamente para transporte marítimo, siendo la referencia al puerto de salida convenido. La responsabilidad del proveedor finaliza cuando la mercancía se encuentra al lado del barco, lista para ser cargada en el puerto de salida. El vendedor lleva a cabo los tramites aduanales de exportación.

Ejemplo: para mercancías que vienen de India hacia México es correcto aplicar FAS Mumbai o FAS Kolkata.

FOB (Free On Board) Libre a bordo: se aplica única y exclusivamente para transporte marítimo, siendo la referencia el puerto de salida convenido. La responsabilidad del proveedor finaliza cuando la mercancía cruza la borda del barco en el puerto de salida, el vendedor realiza los tramites aduanales de la exportación.

Ejemplo: para mercancías que vienen de Europa hacia México es correcto aplicar, FOB Amberes o FOB Rotterdam, o FOB Hamburgo.

CIF (Cost, Insurance and Freight) Costo seguro y flete: se aplica también única y exclusivamente para transporte marítimo, siendo la referencia el puerto de arribo convenido. La responsabilidad del proveedor finaliza cuando la mercancía cruza la borda del barco en el puerto de partida. El vendedor paga el flete, seguro (minima cobertura) y gastos aduanales de exportación hasta llegar al puerto convenido de arribo. El comprador asume los riesgos de daño o perdida cuando la mercancía cruza la borda en el puerto de partida.

Ejemplo: para mercancías que provienen del exterior hacia México es correcto aplicar, CIF Altamira, o CIF Manzanillo, o CIF Veracruz.

CFR (Cost and Freigth) Costo y flete: se aplica igual que el anterior, pero el seguro lo paga el comprador.

DES (Delivery ex Ship) Entrega sobre el barco: solo se usa para transporte marítimo. Siendo la referencia el puerto de destino convenido. El vendedor pone la mercancía a disposición del comprador a bordo del barco finalizando aquí su responsabilidad. Por tanto los gastos y riesgos de descarga y gastos aduanales de importación corren a cargo del comprador.

Ejemplo: Para mercancías provenientes de Europa hacia México es correcto usar DES Altamira, el vendedor paga el flete y seguro hasta llegar a puerto mexicano.

DEQ (Delivery ex Quay) Entregado en muelle: se aplica igual que el anterior, solo que adicionalmente el vendedor se hace responsable de la descarga de la

mercancía del barco y la pone a disposición del comprador en el muelle. Los gastos de importación corren a cargo del comprador.

FCA (Free Carrier) Libre transportista: se aplica para todo tipo de transporte, siendo la referencia cualquier punto de origen convenido entre comprador y vendedor donde la mercancía será entregada a un transportista. La responsabilidad del proveedor finaliza cuando la mercancía es entregada al transportista en el punto convenido, los gastos de carga y descarga de la mercancía serán cubiertos por el vendedor o el comprador dependiendo del lugar convenido de entrega, cuando la entrega se lleva a cabo en las instalaciones del vendedor este cubrirá los gastos, en cualquier otro punto de entrega serán responsabilidad del comprador. El proveedor no paga gastos de exportación, ni cruce de frontera.

Ejemplo: para una mercancía proveniente de Houston que será entregada en Laredo TX. En las instalaciones de un transportista contratado por el comprador para ser importada hacia México es correcto usar FCA Laredo TX. Los cargos de exportación y cruce de frontera serán con cargo al comprador.

CPT (Carriage Paid To) Transporte pagado hasta: se aplica para todo tipo de transporte terrestre dentro del territorio nacional o de otro país en el extranjero, con flete pagado hasta el punto de referencia convenido. Siendo la referencia cualquier punto dentro de las fronteras del país convenido. La responsabilidad del proveedor finaliza cuando la mercancía es entregada al primer transportista. El riesgo de daño o perdida de la mercancía corre a cargo del comprador. Si en el trayecto al punto convenido se cruza alguna frontera los cargos de exportación corren por cuenta del vendedor.

Ejemplo: para una mercancía proveniente de Monterrey que será entregada con flete pagado en la Cd. De Querétaro es correcto aplicar CPT planta Querétaro.

CIP (Carriage and Insurance Pay To) Transporte y seguro pagado hasta: se aplica igual que el anterior, pero además el proveedor paga el seguro hasta el punto convenido de arribo.

DAF (Delivery at Frontier) Entregado en frontera: se aplica para transporte terrestre que llega hasta la frontera entre dos países, siendo la referencia la frontera terrestre de entrada al país sin cruzarla. Los gastos de exportación corren a cargo del proveedor. La responsabilidad del proveedor termina cuando la mercancía es entregada en las instalaciones del agente aduanal, al cual viene consignada la mercancía, en la frontera de Laredo TX.

Ejemplo: Para mercancías que provienen de USA es correcto aplicar DAF Laredo TX.

DDP (Delivery Duty Paid) Entrega con impuestos pagados: se aplica para todo tipo de transporte siendo la referencia algún punto convenido dentro del país importador, en el cual ya se cruzo la frontera y se nacionalizo la mercancía mediante el pago de los impuestos. La responsabilidad del proveedor finaliza cuando la mercancía arriba al punto convenido.

Ejemplo: para embarques de mercancías provenientes del exterior en donde el proveedor ofrece un servicio door to door asumiendo todos los gastos y riesgos hasta colocar la mercancía en la planta de un cliente en la Cd. De México, es correcto aplicar, DDP planta Cd. De México. Los gastos de descarga corren a cargo del comprador.

DDU (Delivery Duty Unpaid) Entrega sin pago de impuestos: se aplica igual que el anterior, pero los impuestos y gasto relativos a demoras para la importación corren a cargo del comprador.

Equivalencias mas comunes usadas en compras

Pesos y medidas: Sistema Métrico Vs Sistema Ingles.

Las equivalencias deberán usarse de acuerdo a los requerimientos de cada adquisición. Para volúmenes enormes pueden utilizarse hasta la quinta o la sexta fracción si es necesario.

1 Tonelada métrica (tn)= 1000 Kg.

1 Kilogramo (kg)= 1000 miligramos (mg)

1 kilogramo (kg)= 2.20462262 lb

1 libra (lb)= 0.45359237 kg

Bibliografía:

Diccionario de La Real Academia Española

Evans James R. & Lindsay William M. Administración y control de calidad Edit. Cengage, Learning Editores SA. De CV. 7ma edición 2008.

Gestión de compras negociación y estrategias y aprovisionamiento Martínez Moya Emilio, 4º Edición, editorial FC.


Kester Roy B. Contabilidad Teórica y Practica. Edit. Labor S.A. 7ma Edición 1975

Manual De la SECOFI

Michiel Lenders. Políticas de compras y Materiales Edit. CECSA.

Memoria UTBB

Nicolai, Lorena & Bazley, John Contabilidad Intermedia. Edit. Thomson 8va Edición 2001.

Palacios García Daniel Las compras en su empresa. Edit. Panorama.


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