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PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA (*)

(*) El objetivo de este programa de trabajo es ser una guía general de pruebas de Auditoría Interna, incluyendo la información básica encaminada a que el auditor interno adquiera un conocimiento general del área a auditar. En ningún caso sustituye a los programas de trabajo específicos que han de elaborarse para la realización de la auditoría interna de cada actividad auditable.

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COMPRAS

INDICE I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS

III. 1 ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. FUNCIONAMIENTO GENERAL III. 3. NECESIDADES DE COMPRA III. 4. NECESIDADES DE COMPRA III. 5. SEGUIMIENTO

I. OBJETIVOS

Determinar si la información financiera y operacional de las compras es fiable e íntegra.

Evaluar si los aprovisionamientos se contratan en las mejores condiciones de precio, plazo y calidad.

Analizar si el órgano gestor de la contratación de los aprovisionamientos se realiza de forma eficaz y eficiente.

Verificar si los controles establecidos sobre la documentación y los registros de compras aseguran que no se realizan manipulaciones no autorizadas.

Comprobar si se cumplen las disposiciones legales y la normativa interna vigentes.

II. ALCANCE

El análisis de la comunicación de las necesidades de compras al órgano gestor de las mismas.

La revisión de la gestión de la contratación de los suministros.



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La evaluación de la gestión y administración de las adquisiciones que efectúa el órgano gestor.

La verificación de los sistemas de seguimiento utilizados para el cumplimiento

de los plazos de entrega.

El alcance del trabajo no incluye: Los cálculos previos (efectuados por las unidades solicitantes) a la petición de aprovisionamientos a la Unidad de Compras (UC):

El análisis de los cálculos utilizados por las unidades solicitantes para la determinación de las necesidades de compra (cantidad, plazo, etc.) a aprovisionar por el órgano gestor.

La recepción física y cualitativa de los suministros. La conformación y pago de las facturas.

El periodo del análisis recomendado es de 12 meses

III. PROCEDIMIENTOS

III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN ÓRGANOS GESTORES 1. Determinar si existe en la organización una Unidad de Compras responsable de la

gestión y contratación de la compra de bienes, materiales y servicios, analizando:

Si la adquisición de todas las necesidades de la organización se gestiona por la Unidad de Compras (UCC) / Aprovisionamientos (A)

Si se producen adquisiciones efectuadas por otras Unidades, establecer su naturaleza, alcance y volumen económico.

Si se realizan compras descentralizadas (UCD), en otros centros de trabajo, evaluar la dependencia de estos con la UCC.

Si existen diferentes niveles de autorización de las contrataciones en función de la naturaleza o importe de las mismas.



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2. Si la función de compras está descentralizada, verificar sí:

Están claramente definidas las adquisiciones que realiza cada centro. Los suministros comunes a varios centros, los de naturaleza

estratégica y, en general, todos aquellos que puedan suponer sinergias y ahorros potenciales de costes son gestionados de forma centralizada.

Existe una dependencia y coordinación adecuadas entre la Unidad de Compras y las unidades descentralizadas.

Las políticas y procedimientos de compra son homogéneos. 3. Para las adquisiciones que se realicen por áreas diferentes a la Unidad de Compras

/ Aprovisionamientos, analizar sí:

Están claramente definidas las adquisiciones que realizan La naturaleza o especialización de los suministros o servicios justifica

esta excepción a los criterios generales. La operatividad de esta excepción no supone pérdidas en las

condiciones de precio o plazo contratados. Se mantienen las políticas y procedimientos generales en este tipo

de contrataciones. Existe una coordinación con la Unidad de Compras /

Aprovisionamientos adecuada. 4. Analizar si la Unidad de Compras / Aprovisionamientos dispone de:

Un organigrama definido y actualizado con los distintos niveles de

responsabilidad y de puestos de trabajo. Una descripción de las funciones y responsabilidades asumidas por

los distintos niveles. Una asignación definida de las adquisiciones que corresponden a

cada agente de compras Una delimitación clara de las funciones entre la Unidad de Compras

central y las descentralizadas. Una política de rotación de los puestos de trabajo que asumen

funciones de gestión y contratación. Un plan de formación para los distintos niveles de responsabilidad

que asegure el conocimiento de las políticas de la organización y la



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formación continua en las prácticas de gestión y negociación de las contrataciones.

5. Con relación a la posición y dependencia funcional de la Unidad de Compras /

Aprovisionamientos dentro del organigrama, comprobar que:

Está asignada a un nivel ejecutivo que le asegura el adecuado

desempeño de sus funciones y responsabilidades. En el caso de la función de Compras descentralizada, la doble

dependencia jerárquica y funcional no genera descoordinación y falta de eficacia.

6. Comprobar que existe una segregación de funciones que asegure que la Unidad de

Compras / Aprovisionamientos no asume las responsabilidades de:

Recepción de suministros. Expedición de productos. Gestión de la calidad. Control de Existencias. Recepción, conformación, contabilización y pago de facturas.

POLÍTICAS DE COMPRAS

7. Revisar si la Unidad de Compras / Aprovisionamientos tiene establecidas políticas de compra y si están desarrolladas en un Manual de procedimientos que, al menos, incluya:

a. Código de ética. b. Responsabilidad de los compradores. c. Criterios de actuación con relación a los obsequios y atenciones de

proveedores. d. Delegación de autoridad requerida para la autorización de la

adquisición de bienes de inversión, materiales o servicios en función de su cuantía económica, de la naturaleza de los suministros o de otros criterios.

e. Establecimiento de criterios de múltiples fuentes de suministros. f. Criterios para la aplicación de la petición y selección de ofertas. g. Delimitación de las compras a proveedores exclusivos.



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h. Normas a utilizar para la formalización de documentos contractuales de compra.

i. Condiciones generales de compra con terceros. j. Tratamiento a seguir para cumplir los requisitos y especificaciones

establecidos en las compras a Administraciones Públicas. k. Relaciones a mantener con los clientes que son también proveedores. l. Procedimientos a utilizar en los suministros provenientes de empresas

del grupo. m. Procedimientos a aplicar para la homologación de proveedores. n. Pautas a seguir con los suministros y suministradores con los que se

mantiene una calidad concertada.

8. Con relación a la subcontratación de fabricaciones y productos, determinar si existen políticas que formalicen, al menos, los aspectos siguientes:

Criterios a utilizar para decidir una subcontratación. Comparación entre las alternativas económicas de fabricar, o

comprar. Especificaciones a usar al efectuar este tipo de subcontrataciones.

9. Con relación a las políticas descritas en los dos apartados anteriores, verificar si existen procedimientos que las desarrollen y formalicen. Analizar si esos procedimientos suponen una guía efectiva para el personal de la Unidad de Compras / Aprovisionamientos que realizan las funciones de adquisición y coordinación de las actividades de compras.

INFORMACIÓN DE APROVISIONAMIENTOS

10. Comprobar que la Unidad de Compras / Aprovisionamientos elabora periódicamente y distribuye a las diferentes áreas, información referida a los plazos medios de suministro clasificados de forma que resulte útil a los peticionarios. Verificar que:

Los tiempos medios calculados tienen en cuenta: plazo de gestión de

la compra + plazo de entrega del proveedor + plazo de recepción del suministro.

Los tiempos medios resultantes se revisan y actualizan en función de los plazos reales incurridos.

Se comunican y se tienen en cuenta al establecer las necesidades cuantitativas de los suministros a comprar.



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11. Analizar si la Unidad de Compras dispone de los planes anualizados de Producción

y de Ventas y evaluar si esta información se utiliza en desarrollo de su función. 12. Evaluar si los costes de la Unidad de Compras están en línea con los presupuestos

de los últimos periodos y si se han tomado medidas correctivas en caso de desviaciones significativas.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

13. Analizar el sistema informático de la Unidad de Compras / Aprovisionamientos, determinando:

Si se trata de una aplicación específica del área o si forma parte de

un sistema integrado de gestión. Si la introducción y transmisión de la información sobre los

suministros a aprovisionar se realiza por las distintas áreas solicitantes o por la propia unidad de Compras.

Si el mantenimiento de la aplicación informática se realiza de forma centralizada, en el caso de que la gestión de las adquisiciones esté parcial o totalmente descentralizada

Niveles de acceso establecidos para la actualización o consulta de los datos

Niveles de autorización requeridos para la modificación de la información económica (precios, descuentos, plazos, etc.) de los documentos de compra (pedidos, contratos, etc.) formalizados.

III.2. FUNCIONAMIENTO GENERAL

FUNCIÓN DE COMPRAS / APROVISIONAMIENTOS

1. Obtener la información relativa a:

Plantilla de la Unidad detallando la cualificación profesional de los

distintos puestos y otros datos relevantes. Rotación de personal en los puestos de trabajo en los tres últimos

años. Datos referidos a la formación continua. Conocimiento de las políticas y procedimientos de compras. Carga de trabajo.



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Ambiente de trabajo.

Valorar si la estructura, dotación y calificación de del personal de Compras son adecuadas para alcanzar los objetivos asignados.

2. A partir de los procedimientos de compras, por la revisión del sistema informático

y por entrevistas con los responsables, establecer diagramas de flujo de los principales procesos de compras que se llevan a cabo (contratos, pedidos, pedidos abiertos, compras en plaza, etc.), que contengan los principales pasos que los integran, los departamentos que intervienen, los documentos que se utilizan y los controles que se ejercen. Puntos a contemplar en los diagramas son los siguientes:

Comunicación de las necesidades de compra por las unidades

peticionarias que diferencie: - Formalización: informática o manual. - Circuito documentario - Nivel de aprobación requerido.

Gestión de las compras indicando:

- Sistemas que se emplean para la petición de ofertas a proveedores

- Hitos en la solicitud de ofertas a proveedores - Controles de recepción de ofertas - Proceso de adjudicación y autorización requerida

Contratación de las adquisiciones señalando:

- Formalización del documento contractual. - Documento y circulación - Nivel de aprobación y firma requerido, según los casos.

Seguimiento de pedidos:

- Control de la recepción de bienes y materiales - Reclamaciones a proveedores - Cierre de pedidos

A partir de la descripción obtenida, determinar si los controles básicos del proceso de compras están implantados en los procedimientos habituales de trabajo y si la segregación de funciones es adecuada.



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PROVEEDORES

3. Comprobar que se mantiene información vigente acerca del volumen económico de compras por proveedores, por centros de compra, por referencias, por familias de productos, etc.

Analizar si esta información es manejada de forma habitual por el personal de la Unidad de Compras /Aprovisionamientos.

4. Con relación a los suministradores revisar si se mantiene una base de datos

informática y documental con su historial que contenga al menos los datos siguientes:

Información comercial y de contacto. Información fiscal. Información técnica y de suministro. Homologación por la propia organización y de otras entidades o

clientes. Certificaciones técnicas y de calidad de que dispone. Historial de suministros. Historial de ofertas. Historial de cumplimiento de plazos de entrega, cantidades y calidad

solicitada. Historial de no conformidades y devoluciones.

Determinar si Compras utiliza esa información en sus relaciones con los proveedores.

5. Verificar que el registro de suministradores habituales de la organización está

actualizado e identifica, al menos las siguientes categorías:

Proveedores únicos. Proveedores excluidos. Proveedores homologados.

Establecer si esta información se utiliza de forma habitual por la Unidad de Compras / Aprovisionamientos.



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6. Para los proveedores únicos analizar las gestiones efectuadas para encontrar suministradores alternativos. Valorar, cuando sea practicable, si se ha tenido en consideración la opción de modificar las especificaciones del producto a comprar como medio de lograr fuentes alternativas.

7. Con relación a los proveedores que tengan incumplimientos reiterados en las

condiciones de plazo, cantidad o calidad requeridas, verificar si se aplican penalizaciones. Para los proveedores excluidos por los incumplimientos, verificar que se producen basándose en criterios objetivos y soportados.

8. Para la homologación de suministradores, determinar si los procedimientos

aplicados toman en cuenta:

Su capacitación tecnológica. Su situación económica y financiera. Su situación legal y fiscal. Las homologaciones de otros clientes. Las acreditaciones técnicas y de calidad disponibles.

Establecer en que medida la Unidad de Compras mantiene relación comercial exclusivamente con proveedores homologados.

9. Para una muestra de compras ABC y para un periodo seleccionado, evaluar los

siguientes aspectos:

Concentración de compras en un grupo reducido de proveedores,

determinando su razonabilidad. Existencia de proveedores comunes contratados desde diferentes

centros gestores de compras (para las compras descentralizadas) Homologación de los principales proveedores. Valorar si se realiza una gestión y seguimiento integrado del suministrador por la Unidad de Compras central. En compras descentralizadas, comprobar que las condiciones de contratación son las mismas, independientemente de la unidad que realiza las adquisiciones.

10. Investigar si existen proveedores con el mismo domicilio, número de teléfono,

CIF, o cualquier otro indicador que pudiera ser representativo de competencia desleal. Verificar la razonabilidad de estas situaciones.



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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 11. Obtener información acerca de los procedimientos habituales para la búsqueda

de nuevos proveedores o de productos alternativos, valorando indicadores tales como:

Nuevos suministradores contratados. Solicitudes de ofertas a proveedores a los que no se les ha realizado

ninguna adquisición. Información sobre contrataciones o visitas realizadas mediante

portales o sitios WEB de compras. Información sobre catálogos de suministradores y/o productos

recibidos. Visitas realizadas a las instalaciones de posibles suministradores. Muestras de productos a prueba.

Basándose en la información anterior evaluar en que grado se lleva a cabo una búsqueda de nuevos proveedores.

12. En los suministros competitivos, comprobar que se solicitan de forma continuada

ofertas a los proveedores con antelación a la emisión del documento de compra, de forma periódica y que las ofertas tienen un plazo de validez.

13. Si están establecidas unas Condiciones Generales de Compra, verificar que se

requiere su aceptación por parte de los proveedores y que las condiciones estipuladas se cumplen. Comprobar que las CGC salvaguardan eficazmente los intereses.

14. Con relación a los suministradores que tengan incumplimientos reiterados en las

condiciones de plazo, cantidad o calidad requeridas, verificar si se aplican penalizaciones previstas en las CGC.

15. Investigar si las prácticas seguidas incluyen una continua petición de rebajas de

precios a los proveedores, especialmente a los que tienen un mayor volumen de contratación.

16. Analizar si se utilizan distintos sistemas de compra, dependiendo del tipo de

producto a adquirir o de la ubicación geográfica del proveedor (por ejemplo para los suministros repetitivos, de escaso valor y de calidad estándar, suelen arbitrarse procedimientos abreviados). Evaluar si los distintos sistemas empleados garantizan una correcta búsqueda de proveedores, una suficiente



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documentación contractual, la recepción estándar del suministro y en la medida de lo posible se reducen costes de tramitación

17. Para las contrataciones que no realiza la Unidad de Compras, determinar

Si corresponden a suministros o servicios especializados. Que unidades compran Los procedimientos que se emplean Si la Unidad de Compras tiene alguna responsabilidad. Si el tratamiento informático confluye con el de la Unidad de

Compras

18. Si se utiliza la práctica de “pedidos abiertos”, analizar la extensión de esa práctica, su justificación, el seguimiento y control que mantiene Compras.

19. Con respecto a las condiciones habituales de pago, verificar que las políticas y

condiciones generales son fijadas por la Dirección Financiera. Investigar si se producen variaciones en esas condiciones, que tienen la autorización de la misma.

20. Verificar que la Unidad de Compras / Aprovisionamientos tiene asignada la

función de la venta de chatarra, desperdicios y residuos y si se realiza en condiciones competitivas.

PLAZOS DE ENTREGA 21. Revisar los procedimientos vigentes para comprobar que la Unidad de Compras /

Aprovisionamientos recibe información (documental, informática, etc.) puntual de los suministros que se reciben.

22. Valorar los sistemas empleados para el seguimiento del cumplimiento de los

plazos de entrega acordados con los proveedores. Determinar sí:

Están definidos los plazos de tiempo a partir de los cuales se inician

los procedimientos de seguimiento. Están definidos los niveles de responsabilidad que deben efectuarlo. Se utilizan procedimientos automáticos con carácter general para

todos los pedidos o se combinan con un seguimiento individualizado en función de la naturaleza del pedido.

Evaluar la eficacia de los procedimientos empleados.



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III.3. NECESIDADES DE COMPRA

1. Mediante el sistema informático, a partir del registro de solicitudes de

compra o del archivo de pedidos / contratos, seleccionar una muestra de solicitudes de compra en las que las distintas unidades comunican a Compras / Aprovisionamientos los suministros que se han de adquirir. Para la elección de la muestra de estos documentos se tendrán en cuenta criterios tales como:

Solicitudes automatizadas y manuales emitidas por diferentes áreas. Clasificadas ABC por su volumen económico. Incluidas las de escaso importe económico. Con o sin presupuesto. De reposición de almacenes. De servicios. Abiertas. Urgentes. De regularización.

Comprobar que han llegado a la Unidad de Compras / Aprovisionamientos según los procedimientos establecidos. Verificar que:

a. Están formalizadas en los documentos establecidos en los

procedimientos. b. Están aprobadas por los niveles de autoridad establecidos. c. En Compras se dispone de una relación actualizada con los niveles de

delegación de autoridad para la aprobación de las solicitudes. d. Están cumplimentadas incluyendo la información necesaria señalada

en los procedimientos. e. Compras hace las comprobaciones oportunas. Una parte de los

controles, habitualmente, los realiza el sistema informático.

2. Con relación a la información sobre la descripción y especificaciones de los suministros a comprar, verificar que contienen:

Una referencia normalizada del producto, cuando sea aplicable. Una descripción y documentación técnica adecuadas.



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Una descripción suficiente de los suministros en el caso de las compras no normalizadas o referenciadas.

Una descripción adecuada de los servicios.

Evaluar si la información aportada sobre los suministros es suficiente para la Unidad de Compras/Aprovisionamientos, o si con frecuencia da lugar a consultas.

3. Para los suministros que requieran aceptación cualitativa a su recepción,

comprobar que la Solicitud contiene información específica de calidad, definida de acuerdo con los criterios del área de Calidad

4. Con relación a los plazos de entrega solicitados, comparar:

Fecha de comunicación de la solicitud a Compras /

Aprovisionamientos. Fecha de entrega de los suministros señalada.

Calcular el plazo de tiempo existente entre ambas fechas (en días naturales y laborables) Comparar los plazos resultantes con los periodos medios de gestión necesarios para la compra establecidos. Determinar sí:

a. Cubren un margen de seguridad razonable para permitir la

disponibilidad del suministro en las fechas previstas. b. Los periodos resultantes no son adecuados, analizar en que medida

es una práctica habitual de determinadas áreas de la organización o para ciertos suministros.

5. Comprobar si es práctica habitual que los peticionarios sugieran

proveedor, determinar:

a. La extensión de esta práctica y la naturaleza de las compras a las que afecta.

b. Si la Unidad de Compras / Aprovisionamientos respeta la sugerencia ofrecida.

c. En el caso anterior, valorar si se tratan de suministros competitivos para los que existen Fuentes alternativas.



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6. En el caso de solicitudes correspondientes a “urgencias”, mediante conversaciones con personal responsable de Compras / Aprovisionamientos verificar:

La extensión de estas prácticas. Las áreas de la organización reincidentes y los suministros afectados.

Establecer la razonabilidad y justificación de las “urgencias”.

7. Investigar hasta que punto se producen situaciones en las que la solicitud

viene motivada por causas no estrictamente “de necesidad”, sino a otras causas tales como: presión del suministrador sobre el solicitante, por razones de prestigio del peticionario, comodidad, etc.

8. Para la muestra de solicitudes seleccionada calcular los tiempos medios

(por tipo de producto, por tipo de proceso de compra, atendiendo a la importancia de los suministros) que tarda la Unidad de Compras / Aprovisionamientos en elaborar y lanzar el documento contractual al proveedor a partir de la recepción de la Solicitud en Compras. Medir asimismo los diferentes tiempos y demoras intermedias que pueden producirse.

Comentar con personal responsable de la Unidad de Compras los resultados obtenidos a fin de evaluar si la gestión de compra se efectúa en un plazo razonable y hasta que punto los diferentes pasos previos interfieren la labor de Compras. Comprobar si los resultados concuerdan con los Tiempos Medios de Suministro establecidos por la Unidad de Compras e informados a la organización

III.4. GESTIÓN DE COMPRA

1. Seleccionar una muestra de documentos de compra (pedidos, contratos,

etc.) formalizados y aprobados, utilizando el sistema informático o el archivo existente en la dirección de Compras / Aprovisionamientos. Para su elección se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes criterios:

Diferenciada por tipo de documento de compra.



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Diferenciado por agentes de compras. Diferenciada por tipo de suministro y servicio. En función del importe económico, clasificado ABC. Incluyendo documentos de compra correspondientes a requisiciones

automáticas. Empleando muestreo estadístico o criterios de selección combinados

utilizando el apoyo informático. Utilizando la muestra empleada en el apartado III. 3. Verificar para la muestra seleccionada que, bien en soporte físico o virtual, incluye la siguiente información. Referencia a una Solicitud de Compra con los requisitos necesarios. La identificación y descripción del suministro o servicio contratado. La documentación y las especificaciones técnicas, cuando sea

aplicable. Los requerimientos de calidad, cuando sea aplicable. Los requisitos señalados por las Administraciones Públicas, cuando

los suministros estén destinados a productos para dichas Administraciones.

Las cantidades solicitadas. Los precios y restantes condiciones económicas acordadas

(descuentos, bonificaciones, etc.) Las condiciones de compra (las generales de la organización o las

específicas) Los plazos de entrega. El lugar y las condiciones de entrega. Los medios de transporte, cuando sea aplicable, indicando las rutas

o transportistas más favorables. Los impuestos. La forma y plazos de pago acordado. Firma manual, electrónica o cualquier tipo de validación aceptable

2. Evaluar si la Unidad de Compras / Aprovisionamientos tiene la capacidad

de intervenir en la determinación de las cantidades definitivas a comprar variando las solicitadas, si con ello consigue una mejora en los precios. Analizar los procedimientos aplicados, si esas modificaciones disponen de la autorización del peticionario y si no provocan niveles excesivos de inventarios en función de las necesidades futuras previstas.



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3. Cuando sea aplicable, revisar si Compras / Aprovisionamientos tiene en

consideración los niveles de inventarios existentes para los suministros a adquirir, con carácter previo a elaborar el documento de compra.

4. Analizar si la Unidad de Compras / Aprovisionamientos, trata de combinar

partidas de suministros provenientes de diferentes solicitudes que estén relacionadas, como medio de obtener mejores precios y reducir costes administrativos de lanzamiento de pedidos.

AUTORIZACIÓN

5. Verificar que los documentos de compra están:

Aprobados por un nivel de autoridad adecuado. Firmados por el nivel de apoderamiento establecido. Firmados por una firma electrónica certificada, para las Adquisiciones a través de Internet.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y DE OFERTAS

6. Para la muestra seleccionada obtener la información relativa a las ofertas solicitadas, los proveedores a los que se les pidió y la adjudicación realizada. Determinar sí:

a) El número de ofertas solicitado fue el previsto en los procedimientos

y se cursaron a proveedores que reunían los requisitos de homologación, aprobación, etc.

b) Hubo solicitudes a otros proveedores y los motivos.

c) Existe un soporte adecuado de la decisión adoptada, especialmente

en los casos en que no se adjudicó a la oferta más económica, evaluando la razonabilidad de la adjudicación

d) La adjudicación se aprobó por el nivel de autoridad apropiado.

e) Se produjeron fraccionamientos en las compras para eludir algún

control.



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f) Corresponde a una modificación de pedido, verificar que está

suficientemente justificada y autorizada por el mismo nivel de autoridad que aprobó el documento de compra anterior.

k) En el caso de los suministros destinados para Administraciones

Públicas u organismos oficiales, se han tenido en cuenta sus requerimientos específicos a la hora de adjudicar el pedido a un suministrador.

l) Se produjeron modificaciones en los medios o plazos de pago

respecto a los habituales, y se aprobaron por la Dirección Financiera.

m) Si la solvencia del proveedor es adecuada o no, obteniendo, cuando sea aplicable, información del Registro Mercantil relativa a Capital Social, Administradores, Nombre de los socios, Cuentas Anuales, etc.

Tener en cuenta en estas comprobaciones los distintos sistemas que puede mantener la Organización: recepción de ofertas a nivel de catálogo y proceso para su selección directa por el ordenador, sistema de plicas cerradas con apertura simultánea, recepción de ofertas para que sean analizadas directamente por los peticionarios, etc. Los distintos sistemas están diseñados habitualmente en función de los suministros a adquirir.

7. Revisar los registros disponibles en las Unidad de Compras /

Aprovisionamientos referidos a la selección de ofertas y proveedores. Comprobar sí:

Mantienen una evidencia adecuada de las razones por las que se

adjudica un pedido / contrato a un proveedor. Existe un soporte adecuado de las ofertas obtenidas: correo

electrónico, fax, correspondencia, actas, etc. En el caso de las ofertas telefónicas se requiere su confirmación

escrita posterior. Cuando no existen ofertas competitivas periódicas o recientes, se

evidencia suficientemente los criterios seguidos para la determinación de los precios acordados.



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Evaluar si las prácticas utilizadas por Compras y los registros relativos a la selección y adjudicación de pedidos / contratos, aseguran que las decisiones adoptadas están suficientemente soportadas y garantizan una contratación transparente

8. A partir del sistema informático o de los registros disponibles en Compras, comprobar si se están produciendo adjudicaciones de pedidos y suministros continuadas a un mismo proveedor. Verificar que:

Las condiciones de la competencia sean más elevadas

económicamente. En el caso de que las razones sean unos menores plazos de entrega

o unas condiciones de compra o de pago más favorables, verificar que en la actualidad no existen otros suministradores que las mejoren.

Valorar si estas prácticas suponen una dependencia elevada de determinados proveedores.

9. A partir del sistema informático, por los registros de Compras, a través de

los registros de Cuentas a Pagar, etc., establecer sí:

A un mismo proveedor se le alteran con frecuencia las condiciones de pago.

Pedidos de materiales similares a diferentes proveedores, tienen condiciones distintas de pago.

Para las compras descentralizadas a un mismo proveedor, las condiciones de pago y las generales de compra son idénticas en cada centro.

10. Solicitar información referida a:

A) Concentración de volumen de compras

Volumen de pedidos agrupado por proveedores clasificado ABC y clasificado por partidas.

Volumen de compra agrupado por proveedores y centro gestor de compra (en el caso de compras descentralizadas) clasificado ABC.



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A partir de esta información, evaluar

La concentración de compras por proveedores. La concentración de partidas A, por proveedores. La adecuación de los resultados a las políticas de la organización. B) Ofertas competitivas

Información de ofertas a nivel de pedido detallando: Las que tienen

3 ó más, 2, 1 ó ninguna. Información por proveedores con mayor volumen de compras y

número de pedidos contratados detallando: nº de veces ofertado, nº de veces adjudicado (en %)

Relación de pedidos emitidos con proveedor definitivo distinto a los oferentes.

En función del análisis de la información y por conversaciones con personal responsable de la Unidad de Compras / Aprovisionamientos, determinar para las adquisiciones del periodo auditado:

El grado de solicitud de ofertas competitivas a los proveedores. El grado de solicitud de ofertas para los suministradores con mayor

volumen de adquisiciones. La congruencia de los resultados obtenidos con relación a periodos

anteriores similares. La adecuación de los resultados con las políticas de la organización.

C) Volumen por agentes compradores

Información del volumen económico de compras clasificado ABC por

agentes o áreas de compra. Volumen de número de pedidos por agentes o áreas de compra. En función del análisis de la información, de la composición de la plantilla y por conversaciones con personal responsable de Compras / Aprovisionamientos, determinar para las adquisiciones del periodo auditado: La razonabilidad de la carga de trabajo existente por agentes o áreas

de compra.



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11. Para evaluar el grado de satisfacción de los proveedores, cuando sea

practicable preparar por Auditoría Interna para una muestra de proveedores una confirmación escrita en la que se requiera su opinión en aspectos tales como:

Si recibe información suficiente en tiempo y forma para la

preparación de las ofertas. Si dispone de información sobre las razones por las que sus ofertas

no son seleccionadas. Las razones por las que no presenta ofertas a las solicitudes

realizadas. Su opinión sobre el órgano gestor. Contrastar los resultados obtenidos con la información disponible en los registros de compras.

SUBCONTRATACIÓN

12. Para la subcontratación de productos y fabricaciones analizar sí:

Están definidas políticas que señalen las condiciones que han de cumplirse para llevarlas a cabo y los requerimientos a exigir de los subcontratistas.

Se efectúan estudios económicos actualizados que comparen la posibilidad de fabricar o de subcontratar.

13. Seleccionar una muestra de subcontrataciones realizadas en el periodo

auditado verificando que:

Los condicionantes que han decidido la subcontratación están justificados y son conformes con las políticas.

Se ha realizado una selección de ofertas adecuada, indicando el número de ofertas recibidas.

La adjudicación se ha efectuado a la oferta que presenta las mejores condiciones económicas.

En caso de que la oferta elegida no corresponda a la más ventajosa desde el punto de vista económico, comprobar que las razones de la elección (técnicas, de servicio, de plazos, etc.) están soportadas y, en



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la medida de lo posible, verificar que los resultados alcanzados avalan la decisión.

14. Verificar que para el subcontratista elegido las prácticas seguidas

determinan que, con carácter previo a la firma del pedido / contrato, se le haya requerido la siguiente información:

Documentación legal (escritura de constitución, NIF, etc.) Documentación relativa a la Seguridad Social (nº patronal, fecha de

alta de la empresa, TC1 y TC2 de los trabajadores, etc.) Documentación que acredite que el subcontratista está al corriente

de sus obligaciones con la Administración Pública (Seguridad Social, IRPF, IVA, Sociedades, IAE, etc.)

Documentación que confirme la capacidad técnica del suministrador (homologación por terceros, certificaciones de calidad, etc.)

Documentación que confirme que ha cumplido las obligaciones de inscripción en el Registro Mercantil de las cuentas anuales y a auditarlas, cuando esté obligado el subcontratista a ello.

Documentación acreditativa de los poderes de las personas que firman el documento de compra.

15. En el caso de que se produzca una cadena de subcontrataciones,

determinar que:

Está aprobada. Las exigencias son transmitidas a lo largo de la cadena de

subcontratistas.

16. Mediante los registros de personal y de control de presencia de los trabajadores subcontratados, analizar si existe algún riesgo derivado de una prestación ininterrumpida de servicios durante un periodo de tiempo.

SUMINISTROS REPETITIVOS Y DE ESCASO IMPORTE

17. Para los suministros repetitivos, de escaso importe unitario, que no necesiten aceptación de calidad y que no requieran un gran volumen económico de consumo (material eléctrico, de ferretería, de limpieza, de oficina, etc.), determinar sí:



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Está establecido un procedimiento ágil de compra, recepción,

entrega al peticionario y facturación.

La política de selección de proveedores trata de centrar el mayor número posible de suministros en un número reducido de proveedores.

Los trámites de facturación, conformación, pago y contabilización

tratan de reducirse al mínimo posible.

La simplificación de trámites no elude los controles fundamentales

18. Por la revisión de los registros de Compras / Aprovisionamientos, mediante el sistema informático comprobar si se están efectuando adquisiciones por el sistema habitual de compra para este tipo de suministros, en lugar de hacerlo por el procedimiento más ágil. Evaluar la mayor carga de trabajo que ello conlleva para Compras.

URGENCIAS

19. Por la revisión de las Solicitudes de Compra, a través del sistema informático, determinar la frecuencia con la que se producen solicitudes urgentes por parte de los peticionarios. Analizar:

Si existen departamentos, productos o periodos de tiempo en los que

estas urgencias son más habituales. Si se encuentran justificadas y aprobadas. Si, en alguna medida, tienen un impacto sobre la negociación de los

precios. Si la adquisición se realizó con la agilidad suficiente para cubrir

satisfactoriamente la urgencia. Hacer una prueba para comprobar el uso efectivo de las

adquisiciones de forma inmediata a su recepción, o si por el contrario la urgencia era falsa.

DOCUMENTOS DE COMPRA



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20. Para los diferentes sistemas en los que se formalizan las adquisiciones (pedido, contrato, pedido abierto, vale de compra en plaza, etc.) comprobar que se introducen en el sistema informático para su control y seguimiento. Verificar que:

Existe un control secuencial informático que evita que se utilice el

mismo número por documentos de compra diferentes. Las variaciones de pedido, tienen asignada una numeración que las

identifica con el documento de compra originario.

21. Para los pedidos establecer el número y el circuito de las copias entre los distintos departamentos. Señalar si su distribución se realiza de forma informática o de manera manual (documental) Verificar que la información llega hasta al menos:

Recepción física. Gestión de la Calidad. Cuentas a Pagar. Peticionario. Almacenes. Proveedor.

En el caso de que la información se distribuya de forma manual, comparar la fecha de edición por Compras / Aprovisionamientos y su recepción en las restantes áreas. Determinar las demoras resultantes (en días naturales y hábiles), valorando sus resultados.

22. Analizar si los procedimientos establecidos incluyen la elaboración de un

documento de entrada de los suministros (Parte de Recepción, Albarán de Entrada, etc.) que sea incluido en el sistema informático. Comprobar que:

Existe un control secuencial de su numeración. Se les vincula necesariamente a un documento de compra (pedido)

que ampara su contratación. El documento de entrada sirve de evidencia de la aceptación

cuantitativa y cualitativa de las adquisiciones. El documento de entrada se requiere para todos los suministros,

incluidos los servicios.



24

23. Analizar si la elaboración del documento de entrada es informática o

manual (documental) Revisar que la distribución de las copias incluye al menos:

Compras / Aprovisionamientos. Recepción física. Gestión de la Calidad. Cuentas a Pagar. Almacenes. Peticionario.

En el caso de que la información se distribuya de forma manual, comparar la fecha de edición por Recepción física / Gestión de la Calidad y su recepción en las restantes áreas de la organización. Determinar las demoras resultantes (en días naturales y hábiles), valorando sus resultados.

24. Revisar los procedimientos utilizados para el envío del documento de

compra firmado al proveedor y determinar si asegura su pronta recepción.

25. Seleccionar mediante el sistema informático o los registros de Compras

una muestra de modificaciones de pedido, comprobando que:

El nivel de aprobación es el mismo del pedido originario. Las razones que han demandado esa modificación son lógicas y están

adecuadamente soportadas. Los controles, informáticos o manuales, requeridos para los pedidos

les son igualmente aplicables. 26. Para determinar el periodo medio de edición del documento formal de

compra, con el apoyo del sistema informático, para el periodo auditado comparar:

A. Fecha de la recepción de la Solicitud de Compra en Compras /

Aprovisionamientos. B. Fecha de la elaboración del documento de compra. C. Fecha de la firma del documento de compra.



25

Plazo de edición del documento de compra: C – A.

Estratificar los plazos resultantes (en días naturales y hábiles) por pedidos y tipo de suministro. Comparar con los plazos medios de gestión de compra señalados por Compras / Aprovisionamientos valorando su razonabilidad.

27. Seleccionar una muestra de Variaciones de pedido (documentos que soportan cambios en las condiciones inicialmente pactadas), comprobando que:

Tienen asignada una numeración específica y el sistema permite relacionarlas con el documento de compra originario.

El nivel de aprobación es el mismo del pedido originario.

Los cambios producidos están suficientemente documentados Los controles requeridos para los pedidos originales les son igualmente aplicables

28. A partir del sistema informático de Compras obtener para el periodo auditado una información referida a la formalización de los pedidos, desarrollada en número de casos, detalle de los mismos e importe económico, que incluya:

A. Fechas de formalización del pedido con relación a los suministros.

Pedidos emitidos con anterioridad a la fecha de edición de la

Solicitud de Compras. Pedidos emitidos con anterioridad a la fecha de recepción en

Compras de la Solicitud. Pedidos emitidos con anterioridad a la fecha límite para la recepción

de ofertas. Pedidos emitidos con anterioridad a las ofertas de los proveedores. Pedidos emitidos con posterioridad a la fecha de recepción de los

suministros.

Analizar el tratamiento que lleva a cabo el sistema informático respecto a estas situaciones, valorando:



26

Las validaciones requeridas. La información aportada a Compras / Aprovisionamientos para su

seguimiento. La extensión de estas prácticas y las unidades que más

frecuentemente las provocan. La incidencia que tienen sobre la gestión de los suministros y los

precios contratados.

B. Pedidos emitidos con relación a las facturas

Pedidos emitidos con factura cuya fecha de recepción es anterior a la fecha de la Solicitud de Compras.

Pedidos emitidos con factura cuya fecha de recepción es anterior a la fecha del pedido.

Pedidos emitidos con fecha posterior a la fecha del pago. Analizar el tratamiento que lleva a cabo el sistema informático

respecto a estas situaciones, valorando: Las validaciones requeridas. La información aportada a Compras / Aprovisionamientos y Cuentas

a Pagar para su seguimiento. La extensión de estas prácticas y las unidades que más

frecuentemente las provocan. La incidencia que tienen sobre la gestión de los suministros y los

precios contratados. Los riesgos que genera de efectuar pagos de suministros no

conformes.

III.5. SEGUIMIENTO

1. Para efectuar un análisis del cumplimiento de los plazos de entrega por

parte de los proveedores, seleccionar una muestra de documentos de compra ya recibidos totalmente y comparar las fechas solicitadas con las de recepción, según la comunicación que se recibe en Compras. Para la selección de la muestra se tendrán en cuenta criterios tales como:

Diferenciada por tipo de documentos de compra. Diferenciada por la naturaleza de los suministros.



27

Diferenciada por agente o áreas de compra. Clasificada ABC por su importe económico. Seleccionada por métodos estadísticos.

Estratificar la información de forma que distinga los desfases resultantes por tramos temporales. Esta estratificación debe diferenciar entre:

Suministros recibidos con adelanto (por ejemplo > de 7 días

naturales) Suministros recibidos en la fecha acordada (por ejemplo entre – 7 y

+ 7 días naturales) Suministros recibidos con retraso (por ejemplo > 7 días naturales) En función de los desfases resultantes, mediante el análisis de los más relevantes y por conversaciones con personal responsable de Compras / Aprovisionamientos, determinar sí: Los resultados estadísticos son equiparables con relación a otros

periodos temporales similares. Los desfases de retrasos y adelantos más relevantes o de aquellos

que supongan mayores riesgos para la organización den función de los suministros, están adecuadamente justificados.

Los procedimientos de seguimiento fueron eficaces.

2. Para analizar los documentos de compra pendientes de entrega a una fecha determinada, mediante el sistema informático o por los registros de Compras / Aprovisionamientos desglosar los que estén pendientes de entrega y cuya fecha prevista sea igual al día de la prueba (o por ejemplo de + 7 días naturales) Estratificar los desfases temporales resultantes por tramos y diferenciar la información en función de:

Tipo de suministros. Clasificada ABC por su importe económico. Diferenciada por agente o áreas de compra.

Tras el análisis de las desviaciones más relevantes o las que presenten mayor riesgo, mediante conversaciones con personal responsable de Compras / Aprovisionamientos determinar sí:



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Compras realiza un seguimiento adecuado sobre los “pendientes” que presenten mayor riesgo.

Compras prevé las posibles dificultades futuras en las entregas y

adopta medidas para su solución. Los procedimientos de seguimiento utilizados son eficaces.

a. Verificar si las prácticas seguidas por Compras aseguran que cuando los

proveedores comunican retrasos en las entregas previstas:

Se comunican a los peticionarios solicitando su conformidad Se modifican los registros informáticos, para poder mantener un

seguimiento efectivo.

b. Cuando se producen adelantos significativos en las entregas, verificar si: Se solicita la aprobación del peticionario para la aceptación del

suministro. Los adelantos no ocasionan problemas de almacenaje o similares El pago se realiza en función de la fecha original acordada, salvo

interés específico en el adelanto.

c. Con relación al “cierre” de los pedidos, revisar que estén definidos criterios sobre:

El tratamiento de las diferencias de cantidad en las entradas de suministros.

Límites aceptables para las diferencias de cantidad recibidas en las entradas (especialmente en granel)

Los faltantes pendientes de recibir para completar las cantidades

totales solicitadas en los documentos de compra.

Evaluar si estos criterios son eficaces y permiten el “cierre” de los pedidos en forma adecuada.

d. Efectuar una prueba de cierre de pedidos, que confirme los funcionamientos

descritos y evaluar su efectividad.

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