los documentos son soportes contables que sirven de base para registrar las operaciones

comerciales de una empresa, es por ello que debe tener un especial cuidado en el momento de

elaborarlo y realizar varias copias como l empresa lo exija.

como es lógico también están organizadas en carpetas y libros de contabilidad que contengan el tipo y concepto, pero a su vez para que cada uno

de estos registros sean de fácil acceso y justificables se deben soportar con los

documentos pertinentes para cada una de ellas

Es un documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente publico y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.

Debe elaborase en idioma castellano con base en los documentos soportes indicados, la fecha, origen, descripción, y cuantía en las operaciones y numerarse en forma consecutiva; su codificación se hará de acuerdo con el catalogo de cuentas del ente publico.

cheque de caja Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la .

Previamente al registro del hecho económico en los libros de primera entrada o resumen, debe elaborarse un

comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en

idioma español en forma manual o informatizada.

El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo

elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con el

registro con su código y nombre correspondiente en el

PUC.

El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un

día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la

empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar

varios comprobantes correspondientes a un día.

El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronológico

o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido

en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993.

Las empresas estipulan un comprobante para cada tipo de transacción, con el fin de facilitar su manejo, por esto

citaremos los siguientes comprobantes:

Es un soporte de contabilidad en el que se reflejan los ingresos en efectivo, cheque y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente y las copias se archivan (una para archivo consecutivo y otra se anexa al comprobante

diario de contabilidad).

Se contabiliza con debito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Habitualmente es un soporte de los abonos parciales o

totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada

cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia

para el archivo consecutivo.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de

omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago

de sus obligaciones.

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado

nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante

diario de contabilidad.

Nota de

Contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin

de registrar las operaciones que no tienen un soporte

contable como es el caso de los asientos

de corrección, ajustes y cierre.

Comprobante Diario

Es un documento que debe elaborarse

previamente al registro de cualquier operación y

en el cual se indica el número, fecha, origen,

descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada

comprobante se le anexan los documentos

y soportes que lo justifiquen.