Comunicacion efectiva 2

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1 COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN EFECTIVA EFECTIVA

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  • 1. COMUNICACINEFECTIVA 1

2. Agenda Principios de la comunicacin Comunicacin Organizacional Comunicacin verbal Comunicacin corporal Comunicacin escrita2 3. Principios de la comunicacin 3 4. Qu es COMUNICACIN COMUNICACIN proviene del latncommunis que significa comn En el castellano el radical comn escompartido por los trminoscomunicacin y comunidad 4 5. Definicin Trato, correspondencia entre dos oms personas. Transmisin de seales mediante uncdigo comn al emisor y alreceptor. Diccionario en lnea de la Real Academia de la LenguaEspaolahttp://www.rae.es/ 5 6. Definicin Proceso de transmitir ideas,informacin, emociones,sentimientos y actitudes con el fin deprovocar alguna reaccin en quienrecibe el mensaje. La comunicacin es un procesotransaccional. (R. Verderber) 6 7. Modelo MensajeIdea Idea + e ComunicadorCodificadorDecodificador Receptor Mensaje IdeaIdea + e Receptor/Comunicador/ Codificador/ Decodificador/ComunicadorReceptor Decodificador Mensaje CodificadorRespuesta + e + eRespuestaRespuesta Respuesta Comunicador Decodificador Codificador ReceptorReflexin" El resultado de la comunicacin estadado por lo que el receptor entendi y nopor lo que el emisor intento comunicar"7 8. Proceso de comunicacin Interaccin Dinamismo Complejidad8 9. Elementos Comunicador La persona con ideas, intenciones, informaciny que tiene por objetivo el comunicarse . Codificacin/Decodificacin Es un proceso que convierte las ideas delcomunicador en un conjunto sistemtico desmbolos o idioma que expresa el objetivo queeste persigue. Mensaje Es el resultado del proceso de codificacin.9 10. Elementos (cont.) Medio de comunicacin Modo de transferir el mensaje delcomunicador al receptor. Ejemplos: entrevistas personales, portelfono, en reuniones, por fax, memos,carteles, tele-conferencias, entre otros. Receptor Es la persona que recibe y decodifica elmensaje. 10 11. Elementos (cont.) Retroinformacin Es la respuesta al mensaje por parte delreceptor. Error o Ruido Se puede definir como cualquier factorque distorsiona la intencin quepersegua el mensaje y puedeproducirse en todos los elementos de lacomunicacin. 11 12. ComunicacinOrganizacional 12 13. Definiciones Conjunto total de mensajes que seintercambian entre los integrantes deuna organizacin, y entre sta y sumedio.13 14. Importancia La importancia de la comunicacinorganizacional radica en que sta seencuentra presente en toda actividadempresarial. Adems, es el proceso que involucrapermanentemente a todos los empleados. Las funciones de planificacin,organizacin y control slo cobran cuerpomediante la comunicacin organizacional.14 15. Clases Comunicacin Interna actividades efectuadas por cualquierorganizacin para la creacin ymantenimiento de buenas relacionescon y entre sus miembros. Comunicacin Externa conjunto de mensajes emitidos porcualquier organizacin hacia susdiferentes pblicos externos. 15 16. Comunicacin Descendente Fluye desde los niveles ms altos de unaorganizacin hasta los ms bajos Va del superior al subordinado Tipos instrucciones de trabajo explicacin razonada del trabajo informacin sobre procedimientos y prcticasorganizacionales Retro-comunicacin al subordinado respecto ala ejecucin Informacin de carcter ideolgico para iniciarla nocin de una misin por cumplir.16 17. Comunicacin Ascendente Fluye desde los niveles ms bajos de laorganizacin hasta los ms altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones degrupo y procedimientos de presentacin dequejas. Por otro lado, la gente tiende a compartirsolamentelas buenas noticias con sussupervisores y a eliminar las malas noticias,porque: Quieren parecer competentes. Desconfan de su jefe. Temen a que el jefe castigue al mensajero. Creen que ayudan a sus jefes si lo protegen de susproblemas.17 18. Comunicacin Horizontal Es la comunicacin que fluye entrefunciones. Produccin, Mercadeo, Finanzas, etc. 18 19. Comunicacin Diagonal Cruza distintas funciones y niveles deuna organizacin.19 20. Comunicacin Formal vs Informal Formal Mensajes oficiales que genera unaorganizacin. Informal Carecen del respaldo organizacional para sutransmisin. Los llamamos chismes o rumores.20 21. Reflexiones La comunicacin es fundamentalpara el funcionamiento de miorganizacin... Cuando la comunicacin fluye deforma eficiente, contribuye a... 21 22. Comunicacin Interpersonal Comunicacin VerbalComunicacin No Verbal Comunicacin Escrita 22 23. Comunicacin Verbal Implica el debate cara a cara,conversaciones telefnicas,presentaciones y discursos formales,entre otros. Toda situacin donde el mensaje setransmite de forma oral. Esta influenciado por nuestrashabilidades interpersonales. 23 24. Singular vs Dual Singular: Comunicacin en un solo sentido Proceso en el que la informacin fluyesolamente en una direccin, del emisor alreceptor, sin ciclo de retrocomunicacin. Dual: Comunicacin en dos sentidos Proceso en el cual la informacin fluye en dosdirecciones: el receptor proporciona laretrocomunicacin y el emisor es receptivo a lasta.24 25. Comunicacin No Verbal Es la parte del mensaje que setransmite a travs de gestos,expresiones y movimientoscorporales. El significado varia de cultura acultura. Ejemplos: inclinarse ligeramentehacia el frente, hacer contacto visualdirecto, fruncir la frente, etc. 25 26. Caractersticas de la comunicacin no verbal Ocurre de forma continua Puede utilizar ms de un canal almismo tiempo Es ambigua, se manifiesta de modoconsciente e inconsciente Es reconocido por personas de otrasculturas Desempea una funcin limitada26 27. Funciones de la comunicacin no verbal Complementa la comunicacin oral oescrita. Sustituye el lenguaje verbal Contradice el lenguaje verbal Regula el flujo de la conversacin 27 28. Comunicacin Escrita Implica la transmisin de un mensaje a travs de un medio escrito oelectrnico. 28 29. El proceso de redaccin La elaboracin de cualquiercomunicado escrito implica laparticipacin del redactor en unproceso dual que pone en funcindos actividades interrelacionadas: El proceso de desarrollar nuestrahabilidad discursiva El proceso de componer un comunicadoespecfico 29 30. Estrategias para convertir la redaccin en un proceso de dilogo Situacin - Por qu escribo elcomunicado? Hay algn obstaculoque me impida o dificulte esa tarea? Asunto - Qu mensaje quierotransmitirle al lector? Cul es elpunto o los puntos principales quedebo recordar? 30 31. Estrategias para convertir la redaccin en un proceso de dilogo Lector - Quin es? Cuntos y cundiferentes son? Qu esperan o qudesean? cul es la relacin quemantengo con esa persona? Cmopuedo usar el escrito para establecero mejorar la relacin con el lector?31 32. Estrategias para convertir la redaccin en un proceso de dilogo Propsito - Qu quiero lograr con elcomunicado escrito? Qu accin oqu respuesta debe provocar parademostrar que ha sido efectivo?Qu espero que haga el lector?32 33. Fallas en la comunicacinEl mensaje que enva elemisor no siempre llega alreceptor. 33 34. Barreras en la comunicacin Factores Fsicos Ruido Calor o fro Distancia entre las personas No mirar cara a cara Necesidades del momento (sueo,hambre, etc.)34 35. Barreras en la Comunicacin (cont.) Factores Biolgicos Defectos (habla o audicin) Estado de salud crtico35 36. Barreras en la Comunicacin (cont.) Factores Sociales Idioma (semntica) Estatus o posicin Valores y actitudes Prejuicios Percepciones muchas maneras de ver lomismo. Tomamos en consideracin los puntos de vista de los dems? Expectativas comunicar lo que creemos quese quiere escuchar No escuchar - no poder interpretar el mensaje36 37. Barreras en la Comunicacin (cont.) Factores Psicolgicos y Emocionales Preocupacin Coraje Estar a la defensiva Tono de voz Distracciones falta de enfoque37 38. Barreras en la Comunicacin (cont.) Otros Factores Generalizar (siempre, nadie, nunca) Pensar que sabemos lo que el otropiensa, siente o quiere Mensajes incompletos Acusacin continua Amenazas Discutir muchas ideas a la vez Tiempo se enfatiza la urgencia38 39. Indicadores de actitudes, estadosanmicos y otros rasgos personales Falta de Atencin Expresin Facial Voz Postura Movimientos Corporales Apariencia Personal 39 40. Actitudes y comportamientos quedificultan las relaciones interpersonales Descuido al elegir lo que se dice ycmo se dice Impetuosidad al hablar Terquedad u obstinacin Tendencia a entablar altercados Exceso de competitividad40 41. Podra ocurrir que no prestemosatencin porque Nos concentramos en algnproblema, asunto pendiente orecuerdo agradable Omos las palabras pero nocomprendemos el mensaje Comprendemos momentneamenteel asunto escuchado Presumimos que ya sabemos todo loque se va a decir41 42. Mejorando laComunicacin 42 43. Buena Redaccin1. Planificar y organizar las ideas2. Preparar un bosquejo3. Evite estructuras montonas4. Buscar ser breves y claros.5. Ajustar la escritura al estilo de la audiencia6. Evitar el argot y los caprichos (slang and fad words: O.K., terrific, tremendous) 43 44. Buena Redaccin1. Evite la redundancia3. Evite los eufemismos5. Evite errores gramaticales y de escritura 44 45. Tipos de documentos de ingeniera Registros y libretas. Cartas de la empresa Memorandos Cartas del gerente Correo electrnico45 46. Principios fundamentales para mantener relaciones interpersonales armoniosas Respeto hacia los dems Confianza en s mismo Confiabilidad y credibilidad Sentido de justicia 46 47. Actitudes que fortalecen lacomunicacin interpersonal Presumir que la otra persona actade buena fe Colocarse en el lugar del otro Estar en disposicin de cambiar 47 48. Comportamientos que fortalecen lacomunicacin interpersonal Escuchar con atencin Hablar para ser comprendido Iniciar el dilogo a partir de lospuntos en comn48 49. Credibilidad Acte con sentido tico Respete las normas, reglamentos ypolticas de la organizacin Cumpla con las tareas y acciones queprometa Sea organizado Mantenga una comunicacin franca yabierta 49 50. Credibilidad (cont.) Trate a las dems personas conrespeto y sentido de justicia Mantenga a las personas bieninformadas y provea informacinconfiable Ocpese de estar al da en todo lorelacionado con su especialidad,disciplina o profesin. 50 51. Escuchar 51 52. Escuchar: una destreza esencial Escuchar es mucho ms que el meroor o captar los sonidos emitidos porla persona con quien hablamos.Requiere: prestar atencin comprender el mensaje evaluarlo recordarlo responder de forma adecuada52 53. En el contexto laboral, el carecer de la destreza para escuchar de modo eficiente es la causa de: Errores al transmitir mensajes recibidos,ejecutar tareas y efectuar trmites Trabajos que deben volver a realizarseporque no se prest la debida atencin alas instrucciones Prdida de tiempo, materiales, recursoshumanos, clientes y dinero Disgustos que afectan las relacioneshumanas debido a los errores y a lasprdidas53 54. Receptor activo Ejercer mejor control sobre los sonidos alos que debemos prestar atencin Asumir una actitud positiva Investigar acerca del emisor y del asunto Adoptar una postura que nos facilitecaptar el mensaje Dejar que la otra persona termine dehablar para entonces intervenir54 55. Receptor activo (cont.) Prestar atencin al lenguaje no verbal Controlar las emociones Evitar el concentrarse a pensar en lo queuno va a decir cuando le corresponda elturno de intervenir Reconocer la labor de quien hace lapresentacin Organizar la informacin segn se recibe55 56. Importancia de la formulacin de preguntas Es indispensable interrogar con elpropsito de: Conseguir informacin Interaccionar con otras personas Conocer la forma de pensar de otros Ganar la confianza de otros Verificar informacin56 57. Busqueda de Informacin57 58. Recursos Informativos Bibliotecas revistas, libros, colecciones, etc. Prensa Radio Televisin Internet58 59. Necesidad de Informacin Tomar decisiones Mantenernos al da en los avances deingeniera Desarrollar nuevo conocimiento 59 60. Busqueda de Informacin1. Identificar el tema, pregunta de investigacin o problema.2. Escoger frases o trminos que describen el tema.3. Determinar la mejor fuente de informacin.4. Evaluar los resultados y escoger el medio apropiado de informacin5. Localizar los materiales y sintetizar la informacin.60 61. Evaluar la Informacin Credibility - Quin es la fuente deinformacin?, Qu respeto tiene? Accuracy - Se puede verificar lainformacin? Relevancy - Qu relevancia guarda connuestro propsito? Date - Est al da? Source - Cul es la bibliografa? 61 62. Donde se obtiene informacin Bases de datos Referencias impresas Recursos en lnea 62 63. Gracias por su atencin63