8/6/2019 Comunicacion Efectiva German Nieto

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Germn Ernesto Nieto C.Director de ComunicacionesUniversidad Icesi

ComunicacinComunicacin

efectiva en laefectiva en laorganizacinorganizacin

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Qu es comunicacin?

Qu es una organizacin?

Cmo hago comunicacinefectiva?

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Primero organizacin

Segundo comunicacin

Tercero qu hacer para lograr unacomunicacin efectiva?

Agenda

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Usted y las organizaciones

Piense en algunas de las organizaciones delas que usted es parteFamilia, profesor, estudiante, jefe, votante de

elecciones, paciente, miembro de CLADEA, miembrode un equipo, hincha

El tamao, la estructura, la complejidad, lospropsitos y la longevidad son variables:

representan elementos dinmicos de lasociedad.

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Las organizaciones

Las organizaciones existen porque uniendorecursos los individuos pueden lograr ms quesi lo hicieran solos.

Dos personas deben: coordinar sus esfuerzos una no puede ver a la otra trabajar pues no

se logra el objetivo.

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Las organizaciones

Existen en virtud de ciertos

objetivos que slo se

alcanzan con:

1. Esfuerzos comunes: Personas que vanms all de sus limitaciones individuales

2. Acciones conjuntas: Se involucran enacciones concertadas y coordinadas conotros

EL primer paso deNeil Armstrong en laluna fue untestimonio delpoder de laorganizacinhumana y tcnica

en su mximaexpresin.

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Interdependencia...

Las personas se influyen

mutua y recprocamente.

El comportamiento de una persona afecta el

comportamiento de otra. Cuando los individuos desarrollan finalidades

comunes, actan de manera cooperativa yunen sus esfuerzos y recursos: all se genera

interdependencia y la organizacin tienelugar.

Entender el concepto esEntender el concepto escrucial para entender lacrucial para entender la

dinmica organizacionaldinmica organizacional

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Ubicacin en el espacio y eltiempo

Las organizaciones no existen en el vaco.

Existen en un contexto y en un ambiente alque deben responder.

Interactan en forma continua.

Entran en relacin con otros individuos yorganizaciones del medio ambiente global:

Los clientes, los proveedores, el gobierno todoshacen demandas a la organizacin.

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Organizaciones Vs. Organizar

Un sentido esttico para

describir los patronesestables de coordinacin.

Proceso continuo mediante

el cual se efectan lasactividades y las accionescoordinadas.

La organizacin es el resultado deorganizar en cualquier momento

determinado

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Qu permite que laspersonas se organicen?

La Comunicacin es lo que permiteque las personas se organicen.

Hace posible que las personascoordinen sus actividades para lograractividades comunes.

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Ahora respondamos a la pregunta:

Qu es comunicacin?

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Qu es entonces lacomunicacin?

Proceso en el que las personasconstruyen significados y desarrollan

expectativas sobre lo que sucede a sualrededor y entre s mediante elintercambio de smbolos

Construirsignificados

Desarrollar

expectativasIntercambiar

smbolos

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Qu dicen los autores?

La comunicacin -intercambio deinformacin y

transmisin designificado - es laesencia misma deun sistema social ode unaorganizacin.

Katz y Kahn. 1978

Proceso detransferencia deinformacin y

entendimiento deuna persona a otray aade es la nicamanera de lograr la

administracindentro de unaorganizacin.

Keith Davis. 1972.

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Al igualque todos lossistemas

vivientes,lasorganizacionesseestableceny mantienenmediantelacomunicacinconsus

ambientesy entre suspartesLee Thayer

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Todos coinciden...

La comunicacin es una fuerzadominante en la vida organizacional.

La comunicacin es la esencia de la

organizacin.

La comunicacin es el enlace quemantiene juntas a las diversas partes

interdependientes del sistemaorganizacional.

Sin comunicacin no existe la actividad

organizada.

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Si yo construyo mi propio significado y ustedconstruye el suyo, cmo es posible que nosentendamos y coordinemos nuestras actividades?

Los significados no se desarrollan en elvaco social.

La comunicacin es transaccional, puesusted aprende con otros a usar smbolos ya construir significados.

Mientras ms frecuente y regularmente se comunicacon otra persona, ms logra usted compartir

significados con ella.

Construccin de significados

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Construccin de significados

Mensaje

Emisor

Receptor Referente

Significados

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Desarrollo de expectativas

El aprendizaje de los smbolos y de suasociacin con experiencias se lleva a caboprestando atencin a las personas y

observando que hacen cuando emplean lossmbolos.

Usted puede construir significadosaproximadamente similares a los de laspersonas que se encuentran a su alrededor.

Usted desarrolla expectativas o hacepredicciones sobre lo que la gente realizar.

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Slo cuando las expectativas se comparten, esposible la coordinacin y tiene lugar laorganizacin

Haga 10 copiasde este informey distribuyalos

entre los miembrosdel departamento

La Jefe espera que:

1.comprenda las instrucciones

2. Est dispuesta a cumplirlas

3. Efecte la tarea con velocidad y precisin razonables.

Jefe Secretaria

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En la reunin con el Departamento laJefe espera que:

1. Espera que todos estn familiarizados con el informe.2. Supone que ya ha sido distribuido y ledo.

Slo cuando las expectativas se comparten es posiblela coordinacin y tiene lugar la organizacin.Cuando no se comparten los significados y las

expectativas se limitan a funcionar en mundos privados.

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Intercambio de Smbolos

El intercambio de smbolos con losdems permite crear significados y

compartir expectativas.

Los smbolos pueden ser:

1. Verbales

2. No Verbales

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Smbolos Verbales

Cuando se utilizan palabras para hablaro escribir a otros:

Verbal-oral: dar instrucciones,entrevistar, dar o recibirinformacin.etc.

Verbal-escrito: cartas, informes,boletines, etc.

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Smbolos No Verbales

Los gestos, expresiones faciales

El mobiliario o equipo de oficina

La ropa y las joyas Entonacin

Modulacin

Intensidad de voz

En el contexto de una organizacin

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Un ejemplo...

Te vi entrar a la

oficina de la Sra.

Sara. tuviste la

oportunidad de

contarle nuestra

idea sobre la reunin

de consultas

en lnea?

Pues no. Pareca

cortante y tuve laimpresin de que

no quera que le

quitara mucho

tiempo.

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Retomemos

La comunicacin es la base de los procesos deorganizar que tienen lugar en lasorganizaciones.

Pero es diferente a informacin. Qu es lainformacin?

Reconoce patrones y determina el grado de

prediccin de su ocurrencia.

La funcin de la informacin es reducir laincertidumbre.

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Se refiere a un tipo especial dereconocimiento de patrones: el que seexpresa en forma simblica.

Las personas deben compartir un sistemasimblico.

Las palabras o smbolos deben significarlo mismo para ambos.

Qu es la Comunicacin?

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Qu es la Comunicacin?

1. La comunicacin es susceptible de ser estudiada, peronecesitamos varios enfoques disciplinarios.

2. Toda comunicacin involucra signos y cdigos. Los signos sonactos o artefactos que se refieren a algo diferente de ellos

mismos, es decir, son conceptos significativos. Los cdigosson sistemas de organizacin de los signos que determinancomo stos pueden estar inter-relacionados.

3. Estos signos o cdigos son transmitidos, o puestos adisposicin de otros; y transmitir o recibir signos, cdigos ocomunicacin, es la prctica de las relaciones sociales.

4. La comunicacin es central a la vida de nuestra cultura: sin ella,la cultura muere. En consecuencia, el estudio de lacomunicacin implica el estudio de la cultura a la cualest integrada.

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Elementos delproceso de Comunicacin

EmisorProductor Originario dela Comunicacin

ReceptorDestinatario final de la

ComunicacinCdigo

Mensaje

Medio o Canal

Referente

Contexto

Retroalimentacin

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Y Cmo hacemos para quela comunicacin sea efectiva?

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Primero: preprese

Es necesario entrenarse.

No lo haga espontneamente.

Busque asesora y haga pruebas. Redescubra el proceso.

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Despus: hgase preguntas

Piense en el receptor y hgase muchaspreguntas:

1. Quin es?

2. Cmo es?

3. Cules son sus costumbres?

4. Qu lee?

5. Por qu?6. En dnde?

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El receptor

Es posible que sean varios: clasifquelos.

Hgase las mismas preguntas para todos.

Determine sus necesidades exactas decomunicacin o de transmisin deinformacin.

Haga un plan detallado con cada uno. Evale la efectividad.

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Tenga en cuenta

Evitar ruidos en el proceso

Siempre estar en contexto

No hable en clave o con trminosdesconocidos

Escoja muy bien los medios o canales

Elabore muy bien el contenido (7%)

Interacte siempre pensando en el otro Desde los zapatos del otro

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La comunicacin es:

Intercultural.

Tolerante.

Incluyente. Clara y precisa.

Escuchar antes de hablar.

Un ejercicio planeado. Es transversal a todo lo que hacemos.

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Muchasgracias

E-mail: gnieto@icesi.edu.coTelfono: 555 2334 ext.324

Cali Colombia