COMUNICACIÓN EFECTIVA

MG. JORGE LUIS MANRIQUE LAS HERAS

LA COMUNICACIÓN

• Es un proceso complejo para dar a conocer ideas, conocimientos, experiencias, pensamientos, etc.

• La comunicación es una de las principales funciones de las empresas, que resulta imprescindible para la organización,

• Una idea, no importa cuán grandiosa sea, no sirve hasta que es transmitida y entendida por los demás

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN

• Sirve a cuatro funciones principales dentro de la organización* La comunicación actúa para controlar el comportamiento individual de diversas maneras* La comunicación favorece la motivación al aclarar a los empleados lo que se ha hecho, si se desempeña bien* La comunicación proporciona un alivio a la expresión emocional de los sentimientos * La comunicación proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones

EL PROCESO DE LA COMUNICACION

• Esta formado por siete partes:

* La fuente de comunicación

* La codificación

* El mensaje

* El canal

* La decodificación

* El receptor

* La retroalimentación

LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

• La comunicación con el exterior se realiza, a través de 4 actividades* La publicidad* Las relaciones Públicas* La Promoción de Ventas* Las acciones de la fuerza de ventas

Uno de los principales problemas que se detectan en las instituciones es la falta de comunicación o los medios no son los mas efectivos

LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

• Más de un 30% de conocimientos impartidos en la vía oral se pierden en el receptor

• La comunicación oral ocupa un primer orden dentro de la empresa

• La principal barrera se halla en la comunicación escrita, falta de interés al mensaje escrito

• Fracasa por falta de interés y por los términos utilizados

PROPOSITO DE LA COMUNICACION

• El propósito de la comunicación en una empresa es realizar el cambio influir la acción hacia el bienestar de la empresa

• La comunicación es necesaria para:

* Establecer y difundir las metas de una empresa

* Desarrollar planes para su consecución

* Organizar recursos humanos y otros de manera eficiente y eficaz

* Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización

* Dirigir, motivar y crear un clima en que las personas desean contribuir

* Controlar el desempeño

SISTEMAS DE COMUNICACION

• Las comunicaciones en las empresas son de dos tipos: orales y escritas

* Medios de comunicación oral: Se transmiten de viva voz o a través de aparatos como el teléfono, el intercomunicador.

* Medios de comunicación escrita: se consideran no solo las que usan el papel sino los disquetes, el fax es una de los aparatos imprescindibles en una oficina moderna .

BASES DE LA COMUNICACION

• Dirección de la comunicación: la comunicación puede fluir vertical u horizontalmente.

* Comunicación descendente: fluye del nivel superior a un nivel más bajo es utilizado por lideres y gerentes

* Comunicación ascendente: fluye hacia un nivel superior en el grupo u organización, mantiene a los gerentes informados sobre como se sienten los empleados

* Lateral Cuando la comunicación tiene lugar entre los miembros del mismo grupo entre gerentes del mismo nivel,

BASES DE LA COMUNICACION

• Las redes formales e informales: las redes de comunicación definen los canales por los cuales fluye la organización y son dos:

* Redes formales:

- Comunicación verbal (tramo corto) filtros formales

- Comunicación escrita: memorandums y cartas

- Actas e informes. Formalidades

- Manuales son muy útiles

- Curso de documentos se le conoce como expediente

BASES DE LA COMUNICACION

* Redes informales:- Fuera de la organización con personas pertenecientes a la misma- El rumor: pasa de boca en boca del personal- Camarillas. * Limites de la comunicación formal: ascendentes- Inocuidad para el emisor- El superior igual lo sabrá- El subordinado quedara desairado ante su jefe* Limites descendentes: - Que no disminuya su autoridad- Ignorancia sobre las necesidades de los subordinados

BASES DE LA COMUNICACION

• Comunicaciones no verbales: Son mensajes transmitidos a través de los movimientos del cuerpo, las entonaciones o el énfasis que damos a las palabras, las expresiones faciales y la distancia física entre el emisor y el receptor

• Kinestesia: Estudio académico de los movimientos del cuerpo; las acciones dicen más (y con mayor precisión) que las palabras.

• Elegir el canal de comunicación: La investigación reciente ha encontrado que los canales difieren en su capacidad de transmitir información.

-La riqueza de canal: es la máxima cantidad de información que se transmite durante un episodio de la comunicación

BASES DE LA COMUNICACION

• Barreras de la comunicación:* Deformación. Es un problema semantico forma de pensar, la crianza.* Filtración. Manipuleo de la información ocurre en la comunicación verbal* Sobrecarga. Al superior le llega demasiada información * Sincronización. Coordinación entre el tiempo y la información que se emite* Falta de aceptación. Puede ser por falta de claridad* Cortocircuito. Cuando se saltea algún nivel estructural de la organización* Percepción selectiva. Ven en forma selectiva y escuchan basados en sus necesidades* Defensa. Cuando se siente amenazada reacciona

BASES DE LA COMUNICACION

• Dimensiones de la comunicación: Relacionado con las intervinientes en el proceso comunicacional:

* Intrapersonal Entre la persona misma Ejm. Leer un libro.* Interpersonal Entre dos personas* Grupal Personal * Intergrupal Entre dos grupos

• Que clase de información necesita un gerente para una toma de decisiones; se requiere a menudo recabar datos de todo el personal

LA COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

• La necesidad de información por parte de los gerentes: para ser eficaz un gerente requiere la información necesaria para desempeñar sus funciones y actividades

• No existe un sistema de comunicación que se aplique universalmente

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACION

• MEJORAR LAS HABILIDADES DE TRANSMISIÓN DEL EMISOR1 Habilidades sociales conversacionales algunas técnicas son: - Parafrasear repetir pero cambiando- Autoapertura contar algo personal

- Escucha activa captar las claves

- Reforzar al otro - Tomar y ceder la palabra- Retomar el tema anterior - Cambio de tema - Preguntas conversacionales

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACION

1 Habilidades sociales conversacionales algunas técnicas son: - Duración de la intervención

- Cerrar una conversación

2. Habilidades asertivas es un patrón conductual:

- Conducta agresiva

- Conducta pasiva

- Conducta pasivo-agresiva

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACION

• ESCUCHAR tiene 3 fases- Percepción: oír el mensaje

- Interpretación: diferencia, sopesar - Evaluación: juicio de opinión

• El FEEDBACK se produce tras la evaluación- La reiteración repetir el mensaje

- Hacer preguntas - Respuesta empática damos respuesta - Acuerdo/desacuerdo - Continuidad:

- Acción: respuesta no verbal

LA COMUNICACIÓN COMO EL

ESTADO DE LA RELACIÓN • AXIOMAS DE LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

a) La imposibilidad de no comunicar - Rechazo de la comunicación silencio expresión no verbal

- Aceptación de la comunicación entabla conversación

- Descalificación de la comunicación invalida la comunicación

- Fingir no poder comunicarse finge somnolencia

 b) Toda comunicación implica un compromiso, y por ende, define la relación: toda comunicación tiene un aspecto de contenido (la información transmitida en el mensaje) y un aspecto relacional (el mensaje emocional que establece la relación definida entre dos personas) - Los participantes están en desacuerdo en el nivel del contenido- Los participantes están de acuerdo en el nivel del contenido pero no en el relacional.

EL RUMOR EN LA COMUNICACION

• El rumor es la difusión de una proposición o noticia, de tal forma que circula de persona a persona, sin ser verificada, y sin que las personas dispongan de medios de prueba seguros para confirmarla. Como vemos lo que define al rumor no es el origen. Una noticia puede ser veraz en su origen, o puede no ser veraz desde el principio Para que surja un rumor, si asumimos que su origen no esta organizado, se han de dar las condiciones que lo hagan nacer. Estas condiciones son tres: la importancia del contenido de la noticia para la persona, la ambigüedad de ese contenido, y que el contenido sea relevante para la contenida de los sujetos (es decir que se pueda hacer algo al respecto).

COMUNICACIÓN NO VERBAL

• Los psicólogos y psiquiatras han reconocido hace ya mucho tiempo, que la forma de moverse de una persona proporciona indicaciones sobre su carácter, sus emociones y sus reacciones hacia la gente que lo rodea

• El análisis de la comunicación no verbal requiere al menos tener en cuenta tres criterios básicos:

* Cada comportamiento no verbal está ineludiblemente asociado al conjunto de la comunicación de la persona.

* La interpretación de los movimientos no verbales se debe hacer en cuanto a su congruencia con la comunicación verbal.

* la necesidad de situar cada comportamiento no verbal en su contexto comunicacional.    

COMUNICACIÓN NO VERBAL• Existen tres ámbitos de estudio de la comunicación no

verbal: kinesia, paralingüística y proxémica. La kinesia se ocupa de la comunicación no verbal expresada a través de los movimientos del cuerpo. La paralingüística estudia el comportamiento no verbal expresado en la voz. La proxémica se encarga de estudiar el comportamiento no verbal relacionado con el espacio personal. * Kinesia 

- Postura corporal disposición del cuerpo o sus partes - Los gestos movimiento corporal propio de las articulaciones manos, brazos y cabeza - Expresión facial es el medio más importante para expresar emociones y estados de ánimo, junto con la mirada. Alegría, tristeza, asco, enfado, temor e interés

COMUNICACIÓN NO VERBAL

* Kinesia

- La mirada forma parte de la expresión facial por la gran importancia que tiene en la comunicación no verbal por si sola.

- La sonrisa la sonrisa se utiliza para expresar simpatía, alegría o felicidad. La sonrisa se puede utilizar para hacer que las situaciones de tensión sean más llevaderas

* Paralingüística está determinado por dos factores: el código y el contenido que se pretende comunicar

- El tono. El tono es un reflejo emocional

- El volumen Alto o bajo es volumen inapropiado

- El ritmo la fluidez verbal con que se expresa la

persona

QUE DEBO EVITAR EN LA COMUNICACIÓN

• Evite usar las siguientes generalizaciones en la comunicación* Yo nunca me equivoco* Solamente critica a los demás* Tenias que ser mujer

• Evite el chisme, este origina muchos y graves problemas en el aspecto laboral

• Evite el insulto, es sinónimo de intolerancia, frustración y mal humor

PRINCIPIOS ETICOS

• Lealtad y la fidelidad• La honestidad• Actuar con objetividad• En todo momento y

circunstancia comportarse con modestia

• Tiene que ser tolerante • Si este talento comprensivo

no es posible mantener un espíritu de equipo y un buen ambiente de trabajo

UNA IDEA, NO IMPORTA CUÁN GRANDIOSA SEA, NO SIRVE

HASTA QUE ES TRANSMITIDA Y ENTENDIDA POR LOS DEMÁS