Joel Pérez Suárez

COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

La comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.

Comunicación organizacional formal:

La establece la propia empresa, es estructurada en función del tipo de organización y de sus metas. Es controlada y sujeta a reglas.

Comunicación organizacional formal:

Entre los medios de comunicación mas conocidos a nivel de las empresas está el memorándum correspondencia escrita entre departamentos; las reuniones con agenda escrita y entregada previamente, el correo electrónico a través de computadoras en redes, entre otras.

Comunicación organizacional formal:

Se clasifican en:

Comunicación descendente: de la dirección o gerencia hacia el personal.

Comunicación ascendente: del personal hacia la dirección, gerencia presidencia de la empresa.

Comunicación horizontal: entre el personal de igual jerarquía.

Comunicación organizacional formal:

Comunicación diagonal: entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan, no necesariamente cubriendo la línea de forma estricta, por ejemplo, contraloría solicita urgente a la gerencia de recursos humanos la nomina de la institución, el encargado de la nomina se la hace llegar, de forma directa.

Comunicación Organizacional informal.

Este estilo de relaciones está basado en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas.

La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a la empresa, según como se emplee.

La comunicación organizacional tiene la función específica de contribuir al logro de los objetivos de la empresa, o de lo contrario corre el riesgo de aislarse y volverse prescindible. La manera de contribuir al logro de éstos tiene que ver con cinco íes:

1.Propiciar que todos los integrantes de la organización reciban información completa, confiable y oportuna sobre el entorno, sobre la empresa y sobre el trabajo.

Funciones de la comunicación organizacional

2. Propiciar la identificación de la gente con la organización, y por tanto, el orgullo y el sentido de pertenencia.

3. Favorecer la integración de la organización con y entre sus colaboradores.

4. Promover la creatividad e innovación para reunir nuevas posibilidades para la organización.

5. Facilitar la creación de una imagen favorable y consistente de la organización entre su público.

Funciones de la comunicación organizacional

Matriz decir/hacer

Fuente: D´Aprix, Roger (2004). The Face to Face Communication Toolkit. San Francisco, CA: International Association of Business Communicators. Reproducido con permiso.

Los empleados creen lo que los líderes hacen

Alto dicenBajo hacen

Alto dicenAlto hacen

Bajo dicenBajo hacen

Bajo dicenAlto hacen

Dic

e

Nunca Hace Siempre

Siempre

“Lo que los líderes dicen” debe ser igual “a lo que hacen”

Matriz decir/hacerMatriz decir/hacer

Fuente: D´Aprix, Roger (2204). The Face to Face Communication Toolkit. San Francisco, CA: International Association of Business Communicators. Reproducido con permiso.

LA MEJOR PRÁCTICA:Palabras y acciones

son congruentesSe crea confianzaSe construye

satisfacción y compromiso

SEÑALES MEZCLADAS:Crea un ambiente de desconfianza, promueve el rumor, alto grado de especulación

MALA PRÁCTICA:Especialmente problemática si los empleados perciben un problema oculto o un futuro peligroso

LA PEOR PRÁCTICA:Señales mixtas, no se confía en los líderes, la comunicación se percibe como “mucha habladuría y nada de acción”

Alto dicenBajo hacen

Alto dicenAlto hacen

Bajo dicenBajo hacen

Bajo dicenAlto hacenD

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Nunca HacenSiempre

Siempre

Importancia de la comunicación.

Se ha demostrado que el retorno a la inversión es más alto en las organizaciones que se comunican efectivamente.

La comunicación es una dimensión clave del liderazgo organizacional.

La mayor parte de las operaciones de una organización dependen de la comunicación diaria entre individuos y equipos de trabajo.

Importancia de la comunicación

Breth, R (1974) dice que la comunicación en las organizaciones es definitivamente muy importante en todos sus niveles de funcionamiento; se convierte en una herramienta estratégica al tener responsabilidad medianamente indirecta sobre mensajes y medios que emplean los diversos actores organizacionales para expresar decisiones, dar indicaciones, entre otros

Importancia de la comunicación

El fin primordial de la comunicación organizacional es el de informar, es decir, difundir mensajes, entretener o motivar a la acción. Cualquiera que sea su finalidad, la actitud, claridad y precisión con que se produzca el mensaje (emisor) incidirá sobre la acción de quien escucha (receptor), sea cual sea el canal utilizado para tal fin (aunque éste también influya en menor grado).

Comunicación interpersonal

Es la interacción entre dos personas o entre un grupo reducido. Este tipo de comunicación es la forma más directa y adecuada de comunicación, porque a través de la transacción, se cubren necesidades, como resolución de problemas, intercambios de ideas, toma de decisiones y el desarrollo personal.

Comunicación interpersonal

También esta comunicación se puede ver afectada por la sensibilidad de los participantes con respecto a sus propios sentimientos y a los del resto del grupo.

El proceso de comunicación es una forma de enfoque eficaz para ayudar a otros a realizar cambios de adaptación al medio ambiente.

Los estilos de la comunicación interpersonal pueden ser:

Inseguro o pasivo: Deja que los demás controlen la conducta actuando en aras del propio interés.

Agresivo: Amenazador, culpabilizador y hostil.

Enérgico: Abiertamente expresivo, espontáneo, considerado con los demás.

¿Cómo mejorar los procesos de comunicación?

Ante todo tener el objetivo de comunicarse.

Saber escuchar. Mantener la calma y una actitud racional,

aunque su estado emocional sea fuerte, tenga en cuenta que la forma es tan importante como lo que se dice.

¿Cómo mejorar los procesos de comunicación?

Hable con claridad, sin rodeos y adaptando lo que quiere decir a quien esta escuchando y a la situación.

Motive y deje que la contraparte hable, así conocerá su criterio

Haga preguntas y tenga en cuenta todas las ideas.

Evite debates innecesarios, pueden dañar la relación.

Sea reflexivo.

¿Cómo mejorar los procesos de comunicación?

Emita sus criterios proporcionando opciones creativas.

Cuando sea posible apoye sus palabras con acciones.

Trate de retroalimentarse para conocer si el mensaje se entendió y se aceptó.

Tenga en cuenta no sólo lo que dice su interlocutor, sino además sus gestos y sobre todo las expresiones del rostro.

¿Cómo mejorar los procesos de comunicación?

Piense, razone lo que quiere decir antes de expresarlo.

El receptor debe tener en cuenta sus posibilidades de recepción e interpretación así como estar al tanto de todas las formas en que el emisor le puede trasmitir algún mensaje.

Principios de la comunicación

Hay una serie de principios de comunicación que todo líder debiera saber manejar:

La redundancia del mensaje se relaciona con la retención del mensaje.

El uso de varios medios de comunicación es más efectivo que el uso de solo uno.

La comunicación cara a cara es la más efectiva. La comunicación cara a cara por sí sola es

el medio que más impacto tiene. Esto se debe a su inmediatez y a su potencial de interacción. El proceso de doble vía fortalece el involucramiento; también clarifica las ambigüedades e incrementa la probabilidad de que emisor y receptor se conecten adecuadamente. Es el mejor medio de comunicación para corregir deficiencias inmediatamente.

Principios de la comunicación

La línea jerárquica es el canal de comunicación organizacional más efectivo y legítimo. La credibilidad de un mensaje está

directamente relacionado al status de la fuente del mensaje y, generalmente, el status más alto se designa de acuerdo a la línea de autoridad.

Principios de la comunicación

La supervisión directa es una fuente efectiva de información organizacional. El supervisor es un comunicador clave.

El actor más importante y el representante primario de la organización es el supervisor inmediato. Cuando se mantiene al primer nivel de supervisión completamente informado acerca de la razón y el avanza del cambio, es muy probable que los siguientes niveles esté bien informados.

Principios de la comunicación

Los líderes de opinión son efectivos para ayudar a cambiar actitudes y opiniones.

La información que es de relevancia personal es mejor retenida que información abstracta o general. El contenido más importante en los mensajes

dirigidos a los colaboradores está asociado con estándares de desempeño, expectativas de trabajo, retroalimentación respecto al desempeño e información técnica relacionada con el trabajo. En otras palabras, la información que afecta el territorio del trabajo personal se atiende y se retiene.

Principios de la comunicación

Conclusiones

Decir que no hay tiempo de comunicar es admitir que no hay tiempo para liderar.

Los empleados quieren saber cómo las noticias de la organización se relacionan con ellos.

No hay que esperar para comunicarse. La comunicación debe ser abierta,

honesta y directa. Lo que se dice debe ser igual a lo que se

hace. Los empleados son consumidores

maduros de comunicación.

Conclusiones

Necesitamos reconocer que invertir en comunicación es redituable por el impacto que se tiene en la conducta y las actitudes de nuestros colaboradores.

Con la integración de herramientas de evaluación, planeación y mejora continua que la comunicación organizacional utiliza, ésta es un imperativo estratégico para las organizaciones actuales.

Para reflexionar

¿Qué impacto causa la comunicación en su empresa? ¿Sus públicos meta reconocen a la empresa? Si ocurre una situación crítica, ¿los públicos meta apoyan a la

organización? Ante una serie de cambios, ¿los públicos meta lo entienden?

¿Sus empleados se involucran? ¿Los mensajes clave y el uso de canales son congruentes

con la búsqueda de resultados del negocio? Finalmente, ¿los esfuerzos de comunicación contribuyen al

logro de los objetivos organizacionales?