Comunicación escrita y proceso de archivo
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LA
COMUNICACIÓN
ESCRITA, Y
PROCESO DE
ARCHIVO.
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¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escrita?
Permanencia: Constancia:Absolutamente todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente.Y permite mejorar el funcionamiento del registro y duración que le otorga existir en un documento escrito.
Es la garantía que hace constar algún hecho, y su utilidad de dejar constancia de las transacciones realizadas.
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LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
…
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CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:
EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL IMPLICA CINCO ETAPAS:
• creación o recibo
• archivo y protección
• utilización
• transferencia
• eliminación
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PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA:
Todo documento comercial (carta, factura, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación de un negocio.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se elaboran en original y tantas copias como
comprobantes de que hubo una transacción y la copia sirve de evidencia de esa operación.
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LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA…
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EQUIPOS Y MATERIALES
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ARCHIVADORES:
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TARJETEROS…
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MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES
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CORRESPONDENCIA
LA CORRESPONDENCIA ESCRITA ES LA PIEDRA
ANGULAR DE LA COMUNICACIÓN EN LOS
NEGOCIOS.
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RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:
Las asistentes o secretarias deben:
-Sellarla y registrarla.
-Leerla y verificar que sea parte de la oficina.
-Jerarquizarla: la que debe contestar ella y la que debe atender su jefe.
-Contestar y mecanografiar la que nosotros atendemos.
-Sintetizar la información de la otra.
-Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen.
-Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
-Mecanografiar o capturarla y revisarla antes de presentarla a firma.
-Separar y repartir las copias; o sacarlas.
-Colocar la copia en “expedientes”, para su seguimiento.
-Elaborar un acuse de recibo, si es necesario.
-Archivar la copia.
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Después de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de
la fecha, procede a:
-Registrarla.
-Colocarla en su bandeja de entrada.
-Transferencia a su jefe, para que esté la lea, y pueda dictar una respuesta.
-Archivar el documento, una vez cumplidos los pasos anteriores; para ello lo marca y autoriza su archivo. Esta anotación se conoce como iniciales de AUTORIZACIÓN PARA ARCHIVAR UN DOCUMENTO, y va en la esquina superior izquierda.
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PASOS EN EL PROCEDIMIETNO DE ARCHIVO:
•Inspección
•Clasificación
•Codificación
•Distribución
•Archivo
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LA CARTA COMERCIAL
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LAS PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL
SON:
• MEMBRETE
• FECHA
• DESTINATARIO
• VOCATIVO
• TEXTO
• DESPEDIDA
•ANTEFIRMA
•PUESTO DE RESPONSABILIDAD
•FIRMA
•REFERENCIAS FINALES
• INICIALES DE RESPONSABILIDAD
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LOS ESTILOS DE CARTA:
LOS TRES MAS ESTILOS USADOS SON:
• ESTILO BLOQUE
• ESTILO BLOQUE MODIFICADO
• ESTILO SEMIBLOQUE
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PUEDEN CONTENER…
PUNTUACIÓN:
• ABIERTA
• CERRADA O COMPLETA
• MISTA O ESTÁNDAR
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LOS DIFERENTES TIPOS DE CARTAS:
• CARTA DE PRESETACIÓN
• CARTA DE REFERENCIA
• CARTA DE SOLICITUD
• CARTA COMERCIAL
• CARTA DE AGRADECIMIENTO
• CARTA DE DESPIDO
• CARTA DOCUMENTO
• CARTA FORMA
• CARTA DE TRABAJO
• CARTA DE EMPRESA
• CARTA DE CONTRATO