COMUNICACIÓN DE EVENTOS

Escuela Universitaria de Turismo de Murcia, marzo 2013

COMUNICACIÓN ES LA BÚSQUEDA DE TODOS

LOS MEDIOS DE PERSUASIÓN QUE

TENEMOS A NUESTRO ALCANCE.

(ARISTÓTELES)

OBJETIVOS BÁSICOS DE LA COMUNICACIÓN:

Informar sobre la existencia del evento.

Asesorar sobre el evento y sus características.

Persuadir para que el evento resulte seleccionado.

Inducir a la participación en él.

FUNCIONALIDAD DE LA COMUNICACIÓN:

Introducir el evento en el mercado mediante la difusión de datos o ideas que justifiquen su organización, dirigidos a los grupos específicos.

Proporcionar un canal de comunicación entre la organización y el público objetivo.

Generar prestigio entre los destinatarios.

Crear imagen de marca.

Contrarrestar detalles negativos o actividad de la competencia.

NECESITAMOS UN PLAN

CONTENIDO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

Antecedentes

Promotor/Organizador

Análisis DAFO (Identificación)

Plazo

Recursos disponibles

Público objetivo

Acciones de comunicación

Calendario de acciones

Ejecución

Evaluación

MEDIOS PARA UN PLAN DE COMUNICACIÓN

Dossier informativo

Datos, cifras que avalen el evento

Detalles sobre su desarrollo (invitados, novedades, sede...)

Notas de prensa

Convocatorias a ruedas de prensa

Listado general de medios

Listado de medios específicos del sector

Listado de periodistas e influenciadores

Listado de gabinetes de de prensa institucionales

Clipping

LA MEJOR MANERA DE LLEGAR A LA SOCIEDAD

‘SOBREINFORMADA’ ACTUAL ES A TRAVÉS DEL

MENSAJE ‘SOBRESIMPLIFICADO’.

(ARISTÓTELES)

ALGUNAS PREGUNTAS

INTERESANTES

PREGUNTAS CLAVE¿Qué queremos comunicar?

¿Cómo será el mensaje?

¿Quién va a recibirlo?

¿Qué imagen deseamos transmitir?

¿Qué reacciones queremos provocar?

¿Sabemos cómo vamos a desarrollar el sistema integral de comunicaciones?

¿Cómo vamos a controlar el proceso de publicaciones?

¿Vamos a realizar análisis de resultados?

¿CUÁNDO CONVOCAR RUEDA DE PRENSA?

En general, para la presentación de un evento.

Cuando contemos con un personaje destacado que presentar a la sociedad a través de los medios.

Cuando consideremos que los periodistas van a estar interesados en plantear sus preguntas.

Cuando lo que vayamos a contar sea más extenso que un texto de 500 palabras.

Para reforzar una de las actividades programadas.

¿CÓMO CONVOCAR RUEDA DE PRENSA?

Al menos con 24 horas de antelación y si es posible con 48.

A través de un texto breve que recoja algún contenido persuasivo para el periodista/medio.

Incluir desde el principio la persona de contacto y las vías para contactar.

Reforzar la convocatoria con llamadas a los principales medios.

Hacer llegar a todos nuestros contactos la convocatoria.

PREPARATIVOS PARA UNA RUEDA DE PRENSASi es de presentación, dossier y elementos de comunicación disponibles.

Si es sobre otro tema, un adelanto de la nota que se va a emitir posteriormente.

Tarjeta con datos sobre la persona de contacto y, preferiblemente, el protagonista de la rueda de prensa.

Papel y bolígrafos, agua, pilas, en pequeña cantidad pero suficientes para que los asistentes se sientan atendidos.

TRAS LA RUEDA DE PRENSA

Enviar lo más rápidamente posible la nota informativa para los medios que no han podido asistir.

Acompañar audio, foto o vídeo, a ser posible todo. (ftp o Dropbox)

Negociar entrevista con los medios que no hayan podido asistir.

Realizar el seguimiento oportuno y reforzar con influenciadores.

¿ C Ó M O R E D A C TA R U N A N O TA D E P R E N S A ?

TENGO SEIS HONESTOS SIRVIENTES(ME ENSEÑARON TODO LO QUE SÉ)

SUS NOMBRES SON QUÉ Y POR QUÉ Y CUÁNDO

Y CÓMO Y DÓNDE Y QUIÉN

(RUDYARD KIPLING, JUST SO STORIES, 1902)

¿CÓMO REDACTAR UNA NOTA DE PRENSA?

Realizar un borrador con la respuesta a las cinco ‘w’ y una ‘h’: Who?, What?, Where?, When?, Why? & How?

Pensar en una persona sencilla de entre nuestros conocidos a la que deseamos que llegue el mensaje.

Meditar el titular y el subtitulo, ellos serán el gancho para los periodistas.

Resaltar los elementos diferenciadores de nuestra oferta.

CONTENIDO DE UNA NOTA DE PRENSA

Encabezado con logo evento

Fecha

Titular (2 líneas)

Subtítulo (2 líneas)

Cuerpo de la nota (500 palabras)

Datos destacados en negrita

Contacto y cuentas RR SS

D U R A N T E E L D E S A R R O L L O D E L E V E N T O

C L I P P I N G

ALERTAS DE GOOGLE

GratuitasInmediatas

Sociales

¿HASTA CUÁNDO ‘CLIPEAR’?

En medios convencionales, hasta un mes después de finalizar el evento.

Si se ha utilizado Social Media para comunicar, el evento debe seguirse hasta un año después.

Elaborar informes semanales de clipping en prensa convencional.

Elaborar informes mensuales de clipping social.