22 de julio de 2011

Asunto: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares

Estimada Comunidad COPARMEX:

Esta Nueva Ley fue publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de julio de 2010 e inició su vigencia al día siguiente de su publicación.

El Ejecutivo Federal debe expedir el Reglamento de la Ley dentro del año siguiente a su entrada en vigor, es decir a partir del 6 de julio de 2011, de acuerdo a información emitida por el IFAI, ello podrá ser entre octubre y noviembre del presente año.

Los responsables que somos todos los particulares (empresas personas físicas o morales) que podemos decidir sobre el tratamiento de datos personales de los particulares, deberemos designar a la persona o departamento de datos personales que en la Empresa se hará cargo del cumplimiento de dicha ley (art.30) y expedirá los avisos de privacidad a los titulares de datos personales (arts. 16 y 17) un año después de la entrada en vigor de la Ley. (6 de julio de 2011).

Los titulares (persona física, el trabajador, empleado, socio, asociado, etc.) a quien corresponden los datos personales que proporcione a la Empresa podrán ejercer ante los responsables sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (Capítulo IV); así como dar inicio, en su caso, al procedimiento de protección de derechos (Capítulo VII) 18 meses después de la entrada en vigor de la Ley. Es decir en enero del 2012.

Todas las disposiciones locales en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares en vigor antes de esta ley se abrogan y se derogan las demás disposiciones que se opongan a la Ley.

EL Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en lo futuro se entenderá como Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

Las Empresas deberán establecer e implementar lo siguiente a partir del 06 de julio de 2011:

A) Aviso de Privacidad, se acompaña al presente comunicado, un formato se acompaña como sugerencia.

Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable (la empresa) que es puesto a disposición del titular (el trabajador, empleado, socio, asociado, etc.) que es al que corresponden los datos personales;

El aviso lo debe formular la empresa, que puede decidir sobre el tratamiento de los datos personales, (cualquier información concerniente a la persona física identificada o identificable de que se trate)

El responsable debe designar a un encargado que será una persona física que sola (Ej. Gerente de Recursos Humanos) o jurídica (puede ser un tercero, empresa que administre el personal, persona física o moral, nacional o extranjera, distinta del empleado o de la empresa) que conjuntamente con otras (con el departamento de Recursos Humanos) trate los datos personales por cuenta de la empresa.

1

DIRECCIÓN JURÍDICA Confederación Patronal de la República Mexicana

Insurgentes Sur 950 2do. Piso, Col. Del Valle, México, D.F.Tel. 5687.2944, Fax. 5536 1698

Web site: www.coparmex.org.mx

lmorales@coparmex.org.mx

B) En el aviso de privacidad debe hacerse constar el consentimiento que es la manifestación de la voluntad del empleado mediante el cual autoriza el tratamiento de los mismos y debe contener la siguiente información:• La identidad y domicilio de la empresa;• La finalidad del tratamiento de los datos;• Las opciones y medios que la empresa ofrezca a los empleados para limitar el uso o

divulgación de los datos;• Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, de

conformidad con lo dispuesto en la Ley;• Las transferencias de datos que se efectúen, y• El procedimiento y medio por el cual la empresa comunicará a los empleados los cambios al

aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en la Ley• En el caso de datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar

expresamente que se trata de este tipo de datos. (Datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. Se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente y futuro, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual.

• La autorización a la empresa para el tratamiento de los datos y cualquier acción de acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposición de datos personales y la autorización para su transferencia en caso necesario a persona distinta de la empresa o encargada.

C) El aviso de privacidad debe ponerse a disposición del empleado a través de formatos impresos, digitales, visuales, sonoros o cualquier otra tecnología: Cuando hayan sido obtenidos personalmente del empleado, el aviso de privacidad deberá

ser facilitado en el momento en que se recaba el dato de forma clara y fehaciente, a través de los formatos por los que se recaban, salvo que se hubiera facilitado el aviso con anterioridad, y

Cuando sean obtenidos directamente del empleado por cualquier medio electrónico, óptico, sonoro, visual, o a través de cualquier otra tecnología, la Empresa deberá proporcionar al titular de manera inmediata, al menos la información que se refiera a la identidad y domicilio del responsable que los recaba y las finalidades del tratamiento de datos, así como proveer los mecanismos para que el empleado conozca el texto completo del aviso de privacidad.

Para dudas o comentarios, contactar a la Lic. Luz María Morales Uribe, lmorales@coparmex.org.mx

Atentamente.

Lic. Luz María Morales UribeDirección Jurídica

Elaboró: THNS/LMMU

Fecha: 22/07/11

2

DIRECCIÓN JURÍDICA Confederación Patronal de la República Mexicana

Insurgentes Sur 950 2do. Piso, Col. Del Valle, México, D.F.Tel. 5687.2944, Fax. 5536 1698

Web site: www.coparmex.org.mx

lmorales@coparmex.org.mx