¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.

Las actividades: Son las tareas que deben ejecutarse para llegar a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.

Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo, de cada operación.

Los recursos: Son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo.

Los Objetivos: En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no demandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo.

Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios:

Procesos iniciales: Reconocer que el proyecto (o fase) debe comenzar y comprometerse a ello, teniendo un principio y un fin.

Procesos de planificación: Concebir y mantener un esquema factible de trabajo para satisfacer la necesidad de negocio por la que se encara el proyecto, Tener un calendario definido de ejecución

Procesos de ejecución: Coordinar las personas y otros recursos para ejecutar el plan y plantearse de una sola vez, Constar de una sucesión de actividades o de fases.

Procesos de control: Asegurar que los objetivos del proyecto mediante control y medición del progreso y si es necesario, tomando acciones correctivas, agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad.

Procesos de cierre: Formalizar la aceptación del provecto (o fase) y llevarla a un fin ordenado, contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades.

Además que nos resalta la relevancia que tiene la figura de un administrador en los proyectos que toda empresa desea realizar, ya que cada proyecto cuenta con cometidos que deben cumplirse en un cierto

plazo y que además requieren de la concurrencia de otras personas. Un administrador eficaz de proyectos, es aquel que logra que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.

El texto hace mención a Deming (William Edwards Deming estadístico estadounidense, consultor y difusor del concepto de calidad total), quien señala y remarca que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial y que si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación, estos esfuerzos podrían causar profundos daños.

Definición de los proyectos informáticos

Un proyecto informático es un sistema de cursos de acciones simultáneas y/o secuenciales que incluye personas, equipamientos de hardware, software y comunicaciones, enfocadas en obtener uno o más resultados deseables sobre un sistema de información.

En un entorno informático estable, la decisión de iniciar un proyecto viene dada por las necesidades de: mantenimiento, modificación, mejoramiento, reemplazo o capacidad; encuadrándose así, el proyecto informático, dentro de una categoría de complejidad.

Toda dirección de proyectos lleva consigo un rol, de actividades que deben estar correctamente asignados, y cada miembro del equipo debe saber cuál es el papel que le corresponde.

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

Un conjunto particular de proyectos informáticos viene definido por los proyectos de integración de sistemas, cuyo fin no es el desarrollo de una aplicación, si no la puesta en relación y funcionamiento de un conjunto heterogéneo de componentes para conseguir una solución global que responda a una necesidad de usuario.

Características de integración.

· Competencia técnica del integrador.· Conocimientos de los diferentes proveedores, productos y / o

servicios.· Realizar el plan operativo de definición de la solución a construir.· Tomar en cuenta la complejidad del proyecto.· Analizar los riesgos tecnológico y financiero.· Método de desarrollo (de la solución)· Método de dirección (del proyecto)· Contar con un equipo de profesionales (para el desarrollo ye

integración del proyecto)

GESTIÓN DEL ALCANCE

Un proyecto que no realiza el análisis y la definición del alcance está afectando directamente con su organización y como consecuencia tiene grandes probabilidades de fracasar.

La administración del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que este contenga todas las actividades para tener éxito en los resultados.

Procesos de la Administración del alcance del proyecto

Los principales procesos son:

· Inicio· Planificación del alcance· Definición del alcance· Verificación del alcance· Control del cambio de alcance

GESTIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

Para gestionar el tiempo debemos tener en cuenta las siguientes etapas:

· Definición del problema: Determinación de las expectativas hacia el producto, necesidades y restricciones obtenidas y analizadas en los requisitos del sistema. Trabaja cerca del cliente para establecer las necesidades operacionales.

· Análisis de la solución: Determinar las opciones posibles para satisfacer los requisitos y las restricciones. Estudiar y analizar las posibles soluciones. Seleccionar la mejor, sopesando las necesidades inmediatas, opciones de implementación, utilidad, evolución del sistema…

· Planificación de los procesos: Determinar los grupos de tareas técnicas que se deben realizar, el esfuerzo requerido para cada una, su prioridad y los riesgos que implican para el proyecto.

· Control de los procesos: Determinar los métodos para controlar las actividades técnicas del proyecto y los procesos; la medición del progreso, revisión de los productos intermedios y ejecución de las acciones correctivas, cuando corresponda.

· Evaluación del producto: Determinar la calidad y cantidad de los productos elaborados, a través de evaluaciones, pruebas, análisis, inspecciones.

WBS: Work Breakdown Structure: Estructura Desagregada del Trabajo

(Desagregar: Separar dos cosas que estaban unidas)

Es una descomposición jerárquica del trabajo a ejecutar por el equipo de proyecto orientada a productos entregables para alcanzar los objetivos de un proyecto, programa o portafolio

Representa TODO el trabajo que se debe realizar en un Proyecto Equivale al índice de un libro – Nos dice lo que hay que hacer en

un proyecto Sirve para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido

y solo el trabajo requerido, para completarlo exitosamente Establece los límites del proyecto El WBS organiza y define el alcance TOTAL del proyecto Subdivide el trabajo en piezas de trabajo mas pequeñas, manejables

y controlables

La Regla del 100%

Es una característica clave del WBS

La Regla indica:

– El WBS incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto

– Contiene todos los entregables (Internos, externos e intermedios) en términos de trabajo a ser completado

– Incluye la Gerencia del Proyecto

Importancia del WBS

Define todo el trabajo del proyecto (Clarifica el alcance) Refleja los entregables del equipo de trabajo asegurando su

compromiso Es la línea de base a usar para el control de cambios

Beneficios del uso del WBS

• Asiste a los Gerentes de Proyectos, participantes y Stakeholders en el desarrollo de una visión clara de los productos finales producidos por el proyecto.

• Facilita la comunicación entre los stakeholders

• Ayuda a definir contablemente el proyecto para administrarlo y controlarlo

• Mejora la comunicación entre los patrocinantes del proyecto, stakeholders y miembros del equipo de proyectos

• Ayuda a producir estimados mas precisos de las tareas, riesgos, líneas de tiempo y costos

• Incrementa la certeza que el 100% del trabajo es identificado e incluido

• Es la base para los procesos de control dentro del proyecto