CUNDO UNA EMPRESA ESTA FUERA DE CONTROL?

La Empresa FAST LTDA. se dedica al transporte de valijas desde la V regin a la VIII Regin, utilizando vehculos de carga pequea (marca SUZUKI, modelo CARRY).En el mes de noviembre del ao x, los ejecutivos de Marketing, crearon el Servicio de Entrega de Correspondencia a Domicilio, en la ciudad de Valparaso y zonas aledaas, a un precio altamente competitivo $380, (equivalente a las Cartas Certificadas de Correo dentro de la ciudad).

El servicio tuvo una gran demanda, todos los saludos Navideos y del Ao Nuevo, fueron efectuados a travs de FAST LTDA.

Los ejecutivos de Marketing estaban felices con su nuevo servicio, pero su felicidad fue empaada, pues en enero del ao x+1, fueron informados de que el costo de Entregar correspondencia a Domicilio dentro de la ciudad es de aproximadamente $455.

NECESIDAD DE CONTROL

El Control es necesario en toda Empresa, por cuanto indica si se estn cumpliendo los objetivos expresados en la Estrategia y la eficiencia lograda en los recursos empleados.

DEFINICIN

Proceso fundamental para asegurar que todas y cada una de las actividades de una Empresa se realicen, de la forma deseada y contribuyan a los objetivos globales.

EVOLUCIN DEL CONCEPTO DE CONTROL DE GESTINDesde una perspectiva tradicional:

Anlisis numrico a posterioridad de los resultados de la Empresa, con respecto a los resultados que se deseaban obtener, utilizando para ello informacin financiera.

DESDE UNA PERSPECTIVA MODERNA:

Proceso completo y coherente que se efecta para juzgar el desempeo general de la Empresa y de todas las reas de inters en forma permanente, el cual es ejercido por todas y cada una de las personas que forman parte de ella, constituyendo un mecanismo de motivacin entre ellas.

Desde esta perspectiva, el Control no slo considera los aspectos financieros, sino tambin los aspectos ligados al comportamiento individual, cultura organizativa y al entorno.

DEFINICIN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTINProceso coherente que:

Vincula Estrategia, Estructura, Aspectos Psicosociales y Cultura Organizativa.Define Indicadores de Control.Determina Sistemas de Medicin de la Actuacin.Determina Sistemas de Planificacin.Determina Sistemas de Evaluacin.Determina Sistemas de Incentivos y/o Motivacin

OBJETIVO DEL SISTEMA DEL CONTROL DE GESTINCondicionar el comportamiento de las personas a la consecucin de los objetivos de la empresa.

Aspectos fundamentales para:- El Progreso y Crecimiento empresarial.- La Continuidad y estabilidad en el tiempo.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL Debe ser transparente, conocido y entendido por todos los miembros de la Empresa.

ASPECTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTINVinculacin del Sistema de Control con Estrategia, Estructura Organizativa, Aspectos Psicosociales y Cultura Organizativa. Estrategia y EstructuraExiste una estrecha relacin de la Estrategia y la Estructura con el Sistema de Control, la cual se aprecia en dos direcciones.

Primera Direccin:

El Sistema de Control, debe estar adecuado a las caractersticas de la Estrategia y la Estructura. Por lo tanto, el tipo de Estrategia y de Estructura, que tiene una Empresa, condicionan las caractersticas del SISTEMA DE CONTROL.

Segunda Direccin:El proceso de Control debe realizarse en funcin de la Estrategia y de la Estructura, facilitando aquella informacin que permita la formalizacin de estrategia y el control de la actuacin de los distintos responsables.

Lo anterior se puede presentar mediante el siguiente cuadro:

Estructura Organizativa.

Jerarqua de Autoridad.

Agrupacin de Actividades.

Funciones, personas yRecursos por departamentos.

Procedimientos y Normas.

Personal asignado (seleccin,formacin, retribucin).

Grado de descentralizacin.

Sistemas de coordinacin interdepartamental.

Sistema de control.

Indicadores de control.

Sistemas de informacin.

Sistemas de Planificacin.

Sistemas de evaluacin.

Sistemas de incentivos.

Planificacin estratgica.

Fines Globales de la organizacin.

Anlisis del entorno.

Anlisis interno de la organizacin.

Objetivos de la organizacin.

Estudio de alternativas.

Formulacin del plan estratgico.

Implantacin.

ActuacinResultadoVinculacin del Sistema de control a la estrategia y a la estructuraFUENTE: El control de Gestin: Una perspectiva de Direccin Joan Mara Amat

IMPORTANTEEl Sistema de Control debe:

Suministrar informacin que permita elaborar la estrategia (planificacin estratgica).Conocer la adecuacin de la estrategia y de la estructura que se han diseado (Control estratgico).

ASPECTOS VITALES PARA LA EVOLUCIN A LARGO PLAZO DE LA EMPRESA

VINCULACIN DEL SISTEMA DE CONTROL CON ESTRATEGIA. Para que una empresa pueda disfrutar de un nivel sostenible de rentabilidad por sobre el nivel de la industria, puede optar por tres Estrategias Genricas:

a) Liderazgo en CostosEstablecer una diferencia de costos significativa y duradera respecto a todos los competidores de una industria.

b)DiferenciacinConsiste en seleccionar una o ms caractersticas que son fuertemente valoradas por los compradores y ofrecer unas mejores prestaciones que la competencia en dichas caractersticas.

c) FocalizacinConsiste en concentrarse en un grupo particular de compradores, un segmento de la lnea de produccin o un mercado geogrfico.

Las influencias de las Estrategias anteriores, en el diseo del Sistema de Control, se pueden apreciar en el siguiente cuadro:

Diseo de un sistema de control en funcin de la estrategia..

FUENTE: El Control de Gestin: Una perspectiva de Direccin. Joan Mara Amat.

VINCULACIN DEL SISTEMA DE CONTROL CON ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. DIMENSIONES QUE CARACTERIZAN UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:a) Estilo de Direccin o Grado de Formulacin: (Control: familiar, burocrtico, resultados, ad-hoc).b) Grado de Descentralizacin: (Centralizada, descentralizada)c) Tipo o Forma de Estructura: (Funcional, Divisional, matricial).

a)Diseo del Sistema de Control en funcin del Estilo de Direccin.Control Familiar:Empresas muy centralizadas en que la Gestin de la Empresa se basa fundamentalmente en el liderazgo y la supervisin directa del propietario o principal director de ella.Control burocrtico:En Empresas con actividades muy rutinarias, donde el Control se efecta primordialmente en la especificacin de los procedimientos de las actividades a efectuarse.Control por resultados:Predominante en actividades relativamente rutinarias con un entorno altamente competitivo.Control Ad Hoc:Se produce en empresas altamente descentralizadas y que cuentan con un Sistema de Control basado en la supervisin directa y en la confianza interpersonal de sus miembros.

DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL, EN FUNCIN DEL ESTILO DE DIRECCINFUENTE: El Control de la Funcin: Una perspectiva de Direccin. Joan Mara Amat.

b) Diseo de un Sistema de Control en funcin del Grado de Descentralizacin.Descentralizacin:Consiste que las decisiones que se toman:i) Son adoptadas por estratos directivos inferiores.ii) Requieren de un buen sistema de informacin, coordinacin y control.iii)Consideran un mnimo de consultas a los superiores.Lo anterior, implica que la DIRECCIN puede delegar operaciones del da a da y por consiguiente concentrarse en los aspectos de carcter estratgico de la Empresa.Centralizacin:Lo contrario a descentralizacin.

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL EN FUNCIN DEL GRADO DE CENTRALIZACIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

FUENTE: El Control de la Funcin: Una perspectiva de Direccin. Joan Mara Amat.

c) Diseo de un Sistema de Control en Funcin del Tipo de Estructura.Funcional:Consiste en agrupar por especialidad los insumos requeridos para desempear las tareas de la organizacin. Por ejemplo: Finanzas, Marketing, etc.

ESTRUCTURA FUNCIONAL

Divisional:La Organizacin se efecta en torno a sus resultados. Por ejemplo: Productos, mercados, clientes, ubicaciones geogrficas, etc.

ESTRUCTURA DIVISIONAL

Matricial:Tanto los insumos como los resultados son considerados de igual importancia en la segmentacin de las actividades.

ESTRUCTURA MATRICIAL

FUENTE: El Control de la Funcin: Una perspectiva de Direccin. Joan Mara Amat.DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL EN FUNCIN DEL TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

3.VINCULACIN DEL SISTEMA DE CONTROL CON ASPECTOS PSICOSOCIALES.Estos aspectos estn ligados a los estilos individuales de comportamiento y a las relaciones que surgen entre las personas que forman parte de la Empresa.Los aspectos que se deben considerar en el Control son los siguientes:a)Personalidades individuales del equipo directivo (estilo participativo, actitud para delegar, estilo de resolucin de los conflictos, etc.) y las de personal (edad, expectativas respecto al trabajo e incentivos esperados, etc.).b)Caractersticas de la actividad.Grado de desafo, autonoma en la realizacin de las tareas, etc.c)Relaciones de poder.

Por qu es importante considerar los ASPECTOS PSICOSOCIALES en el Control?.Para promover el comportamiento deseado y permitir la congruencia entre objetivos individuales y de la Empresa.

Desarrollo individual paralelo al de la Empresa.

VINCULACIN DEL SISTEMA DE CONTROL CON CULTURA ORGANIZATIVA.Cultura OrganizativaConjunto de creencias y valores que desarrolla una empresa para legitimar un determinado comportamiento, y de esta manera lograr la integracin interna de los diversos elementos que la constituyen.En funcin de esos valores y creencias, la empresa puede caracterizarse por:- El nfasis en la accin o, por el contrario, en la reflexin.- El nfasis en criterios profesionales (eficacia, eficiencia) o no profesionales (amistad, lealtad, confianza personal).- La orientacin a las personas (satisfaccin de sus necesidades en el funcionamiento organizativo) o a las tareas.

Por qu es importante considerar la CULTURA, en el Control?.

Porque, la CULTURA ORGANIZATIVA fomenta el AUTOCONTROL y por consiguiente complementa el control y facilita su aceptacin.

INDICADORES DE CONTROLUnidades de Medida cuantitativas o cualitativas, que se utilizan para medir el desempeo de una Empresa, las cuales estn definidas a diferentes niveles jerrquicos: Corporativo, de Negocios y funcional.

Se determinan en funcin de la identificacin de las variables claves de la Empresa en su conjunto y/o cada unidad en particular. Entendindose por reas claves (variables o factores crticos de xito), aquellas vinculadas con las actividades centrales de la Empresa, que deben realizarse en forma correcta, para que sta logre sus objetivos y asegure su desempeo competitivo exitoso, en el entorno en el cual se desenvuelve.

CARACTERSTICAS DE LAS VARIABLES CLAVES.

Especficas para cada Empresa. Explican el xito o fracaso de la Empresa o de una unidad. Se les debe adoptar de continuo para reflejar los cambios que se producen en la Empresa o en el entorno.

FUENTES PARA DETERMINAR LOS FACTORES CRITICOS DE XITO (FCE).

1. ESTRUCTURA DEL SECTORCada sector tiene, por su propia naturaleza, un conjunto de FCE que vienen determinados por las caractersticas propias del mismo, por consiguiente cada empresa del sector debe tener en cuenta esos factores.

ESTRATEGIA COMPETITIVA. POSICIN EN ELSECTOR.Todas y cada una de las empresas dentro de un sector tienen una posicin individual determinada por su historia y su estrategia competitiva habitual.

OTROS FACTORES DEL ENTORNO

FACTORES TEMPORALESSe trata de aquellas reas de actividad que son significativas para el xito de una organizacin durante un perodo de tiempo concreto.

EJEMPLO DE VARIABLES CLAVES

UNA VEZ IDENTIFICADAS LAS VARIABLES CLAVES, SE PROCEDE A SELECCIONAR AQUELLOS INDICADORES QUE PERMITAN SU SEGUIMIENTO.

EJEMPLO:

SISTEMAS DE INFORMACINSistemas que permiten recoger el desempeo de los miembros de la Empresa.

Esta medicin, se puede efectuar a travs de informacin financiera y no financiera.

INFORMACIN FINANCIERAProviene de los Sistemas Contables:- Contabilidad General- Contabilidad de Costos

INFORMACIN NO FINANCIERAi) Estadsticas extracontables Por ejemplo: Estadsticas de ventas.Estadsticas de produccinii) Otras Por ejemplo: Informacin social: Grado de contribucin de las polticas de la Empresa, a la satisfaccin de los diferentes grupos que inciden en ella (personal, proveedores, consumidores, comunidad).Esto se puede lograr, a travs de ENCUESTAS DE OPININ.

PLANIFICACINLa Planificacin a travs de los Programas y Presupuestos entrega, toda la informacin requerida para analizar el desarrollo de las tareas, de ah que es fundamental que las diferentes partes que componen la Empresa, participen en la elaboracin de los Presupuestos, puesto que stos constituyen un puente entre PLANIFICACIN y CONTROL.

EVALUACIN DE LA ACTUACIN

Comparar si la Empresa se ha desempeado de acuerdo a sus objetivos preestablecidos.

SISTEMAS DE MOTIVACIONES Y DE RECOMPENSAS.Mecanismos que refuerzan la congruencia entre los objetivos individuales y de la Empresa, tanto en el Corto como en el Largo Plazo.Estos mecanismos estn ligados bsicamente con:- Administracin de Compensaciones (retribucin monetaria adecuada).- Recursos materiales y humanos disponibles.- Posibilidad de utilizar una variedad de habilidades.- Percepcin de las influencia personal en el resultado de la actividad y la contribucin al resultado de la Empresa.- Autonoma en el ejercicio de las tareas.- Interaccin con otras personas.- Etc.

ESTUDIO DE LAS COMPENSACIONES

1)ASPECTOS IMPORTANTES DE LAS COMPENSACIONES. - Econmico: Para la Empresa es un costo y para los trabajadores un ingreso.- Psicolgico: Satisface necesidades.-Sociolgico: Determina status y movilidad social.- tico: La compensacin puede ser vista como justa o injusta.

2)OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DE COMPENSACIONES.- Contar con personal calificado.- Retener empleados actuales.- Garantizar la igualdad.- Alentar desempeo adecuado.- Otros.

FASES DE LA ADMINISTRACIN DE COMPENSACIONES.Fase I: Identificacin y estudio de los cargos.Anlisis de los Cargos.Fase II: Equidad Interna.Evaluacin de los cargos.

Fase III: Competitividad. Externa. Estudio de Mercado sobre Remuneraciones.

Fase IV: Equilibrio interno y externo. Determinacin de Compensacin.

PERSPECTIVAS DE LA CONCEPCIN DEL CONTROL

EJEMPLO DE OBJETIVOS EMPRESA CON FINES LUCRATIVOS

DIVIDENDO POR ACCIN RENDIMIENTO DE LA INVERSIN PARTICIPACION EN EL MERCADOXITO DE LOS NUEVOS PRODUCTOSETC. EMPRESA DE FINES NO LUCRATIVOS (EJEMPLO HOSPITAL) ( CALIDAD DE LOS SERVICIOS SANITARIOS CUMPLIMIENTO DE LAS NECESIDADES DEL FUTURO ENTORNO SANITARIO ETC.

EJEMPLOS DE ALGUNOS INDICADORES POR DEPARTAMENTOCOMPRASUnidades compradas de materia prima

Precio de compra

Costos variables de aprovisionamiento

Costos fijos de aprovisionamiento

Costos financieros de la inversin del departamento

Inversin en activo fijo del centro

Inversin en stock de M.P. envases y embalajes,comerciales, etc.Calidad

Plazo de aprovisionamiento

Polticas de pago

Relacin con proveedoresOtrosIndicadoresPRODUCCIONUnidades vendidas de los diferentes productos en los diferentes mercados

Precio de venta unitario (incluye descuentos, rappels)

Costos variables comerciales

Costos financieros de la inversin

Inversin en activo fijo del centro

Inversin en stocks de acabadosConocimiento del mercado

Capacidad de innovacin

Satisfaccin de consumidores

Plazo de entrega

Indicadores de tipo econmicoUnidades producidas de los diferentes productos en las diferentes fabricas

Costos variables industriales

Costos fipos industriales

Costos financieros de la inversin

PRODUCCIONIndicadores de tipo FinancieroInversin en activo fijo del centro

Inversin en stocks de en cursos y acabadosCalidad

Plazo de entrega

Adaptacin tecnolgica

Mermas

Devoluciones