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Conceptos básicos de Contabilidad Financiera

I. Capital, Activo y Pasivo Conceptos Capital: Se refiere al dinero o a los bienes, expresados en dinero, que posee una persona. Capital económico: Es uno de los factores de la producción y está representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riqueza. Capital financiero: Es el dinero que se invierte para que produzca una renta o un interés. Capital contable: Es la diferencia aritmética entre el valor de todas las propiedades de la empresa y el total de sus deudas. Activo: Representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa Pasivo: Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa. Capital contable, Capital líquido o Capital neto: Es la diferencia entre el activo y el pasivo. Capital contable positivo: Cuando el valor del activo es mayor que el monto del pasivo. Capital contable negativo: Cuando el valor del activo es menor que el monto del pasivo. Capital en giro o capital invertido: Conjunto de valores propios o ajenos invertidos en una empresa Capital propio: El capital que pertenece a una sola persona.

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Capital social: Es el importe total que se han comprometido a aportar las personas que constituyen una sociedad. Denominación y movimiento de las principales cuentas de activo y pasivo Principales cuentas del activo:

Caja: Representa el dinero en efectivo, es decir, billetes de banco, monedas, cheques y pagarés de tarjetas de crédito recibidos, giros bancarios, etc.

Bancos: Valor de los depósitos a favor del negocio, hechos e instituciones bancarias.

Almacén: Todo aquello que representa mercancías o materiales objeto de compra o venta

Clientes: Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, a

quienes no se les exige especial garantía documental.

Documentos por cobrar: Títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc.

Deudores diversos: Son las personas que deben al negocio por completo distinto al de venta de

mercancías.

Terrenos: Son los predios que pertenecen al comerciante.

Edificios: Son las casas propiedad del comerciante.

Mobiliario y equipo: Escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, básculas, vitrinas, etc.

Equipo de cómputo electrónico: Son las unidades centrales de proceso, monitores, teclados, impresoras, unidades de disco, entre otros.

Equipo de entrega o reparto: Entendemos a todos los vehículos de transporte que se usan en el

reparto de las mercancías.

Gastos de instalación: Son los gastos que se hacen para adicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.

Primas de seguros: Los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras por los cuales se

adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riegos y accidentes, robos, etc.

Rentas pagadas por anticipado: Importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales

correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente.

Intereses pagados por anticipado: Intereses que se pagan antes de la fecha del vencimiento del

crédito.

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Principales cuentas del pasivo:

Proveedores: Personas o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancía a crédito, sin darles alguna garantía documental.

Documentos por pagar: Títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés,

etc.

Acreedores diversos: Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancías.

Impuestos pendientes de pago, impuestos por pagar o impuestos por pagar: Impuestos generados o

causados devengados, que están pendientes de pago a cargo de la empresa entre ellos se pueden citar la cuota patronal del seguro social, la cuota de seguro del retiro (SAR), la cuota del fondo nacional de vivienda (INFONAVIT), el impuesto sobre nóminas, el impuesto predial, etc.

Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar: Obligaciones que tienen como garantía la escritura

de bienes inmuebles.

Intereses cobrados por anticipado: Importe de intereses que aún no estando vencidos se hayan cobrado anticipadamente.

Rentas cobradas por anticipado: Importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales

que aún no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente Clasificación del activo y pasivo Activo: Bienes y derechos propiedad de una empresa. - Activo circulante: Bienes y derechos que tienen cierta rotación o movimiento constante y de fácil

conversión en dinero en efectivo. Caja, bancos, mercancías, clientes, documentos por cobrar, deudores diversos, etc.

- Activo fijo o activo no circulante: Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con

el propósito de usarlos y no de venderlos. Terrenos. edificios, mobiliario y equipo, equipo de cómputo, equipo de reparto, etc.

Pasivo: Deudas y obligaciones a cargo de una empresa. - Pasivo circulante o pasivo a corto plazo: Deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo menor a un

año. Proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, impuestos por pagar, etc. - Pasivo fijo o pasivo a largo plazo: deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo mayor de un año.

Acreedores hipotecarios, documentos por pagar a largo plazo.

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II. Ingresos y Egresos Denominación y movimiento de las principales cuentas de ingresos y egresos

Ventas, incluye los movimientos de:

- Ventas totales: Es el valor total de las mercancías entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crédito.

- Devoluciones sobre ventas: Es el valor de las mercancías que los clientes devuelven porque no

les satisface la calidad, el precio, estilo, color, etcétera. - Descuentos sobre ventas: Es el valor de las bonificaciones que sobre el precio de ventas de las

mercancías se conceden a los clientes.

Costo de Ventas, incluye los movimientos de:

- Compras: Son el valor de las mercancías adquiridas, ya sea al contado o a crédito. - Gastos de compra: Todos los gastos que se efectúen para que las mercancías adquiridas

lleguen hasta su destino. - Devoluciones sobre compra: Valor de las mercancías devueltas a los proveedores, porque no

satisfacen la calidad, el precio, el estilo, color, etcétera. - Descuentos sobre compra: Valor de las bonificaciones que sobre el precio de compra o de

factura nos conceden los proveedores. - Inventario inicial: Valor de las mercancías que se tienen en existencia al dar principio el

ejercicio. - Inventario final: Es el valor de las mercancías existentes al termino del ejercicio.

Gastos de Venta: Gastos que tienen directa relación con la promoción, realización y desarrollo del

volumen de ventas.

Gastos de Administración: Todos los gastos que tienen como función el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la dirección y administración de la empresa, y que solo de un modo indirecto están relacionados con la operación de vender.

Otros Gastos y Otros Productos: Pérdidas o utilidades que provienen de operaciones que no

constituyen la actividad o el giro principal del negocio; también se puede decir que son pérdidas o utilidades que provienen de operaciones eventuales que no son de la naturaleza o giro principal del negocio.

Gastos Financieros y Productos Financieros: Las pérdidas y utilidades que provienen del valor del

dinero con el tiempo o del uso del sistema financiero.

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Impuestos a la utilidad: es el impuesto obtenido conforme a las leyes fiscales del país que se haya generado para pago a la federación, durante el año y que se haya generado debido a que la empresa obtuvo ganancias.

III. Balance general o Estado de situación financiera

Concepto: Documento contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada. Características:

1. El orden va de acuerdo con la facilidad de convertir el dinero en efectivo para cada empresa.

2. La información no es estática ya que puede cambiar en cualquier momento.

3. El saldo de las cuentas se puede representar en diferentes columnas según la empresa.

4. El balance puede traer notas al pie de la página explicando o aclarando las cuentas.

5. También se puede anotar cuentas puente, complementarias y de orden según el tipo de sociedad. Partes del balance: 1.- Encabezado

- Nombre de la empresa - Nombre del balance - Periodo contable

2.- Cuerpo

- Activo - Pasivo - Capital

3.- Pie

- Nombre y firmas de quien realizó y autorizó - Notas - Rubros y cifras de las cuentas de orden

Formas de presentar el balance: El balance general se puede presentar de dos formas: 1.- Con forma de reporte 2.- Con forma de cuenta

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1.- Balance general con forma de reporte: Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo, en una sola página, de tal manera que la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable. Este balance se basa en la formula Activo - Pasivo = Capital que expresada por medio de literales queda A - P =C 2.- Balance general con forma de cuenta: En esta forma se emplean dos páginas; en la izquierda se anota la clasificación del activo, y en la derecha, el pasivo y el capital contable. En esta forma se aplica la formula Activo = Pasivo + Capital literalmente A = P + C Aumentos del Capital contable: El Capital contable aumenta cuando la empresa percibe ingresos o cuando recibe aportaciones adicionales de capital. Ingreso: Son las utilidades que generan los bienes o servicios prestados por la empresa. Aportaciones adicionales de capital: Son las entregas en efectivo o en especie que hace el inversionista para incrementar su capital propio, o las que hacen los socios para aumentar la inversión original de capital social. Los aumentos del Capital contable que producen tanto ingresos como las aportaciones adicionales de capital aumentan el Activo o disminuyen el Pasivo. Disminuciones del Capital contable: El capital contable disminuye cuando la empresa causa egresos o cuando acepta reducciones parciales de capital. Egresos: Son los gastos que originan los bienes o servicios consumidos por la empresa. Reducciones parciales de capital: Son los retiros en efectivo o en especie que hace el inversionista para reducir su capital propio, o los que hacen los socios para disminuir la inversión original del capital social. Las disminuciones del capital contable que originan tanto los egresos como las reducciones parciales del capital disminuyen el Activo o aumentan el Pasivo.

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Determinación del Capital contable final: Para determinar el Capital contable final se suman al Capital contable inicial de los ingresos y las aportaciones adicionales de capital, y se restan de los egresos y las reducciones parciales de capital. Precisamente, el balance comparativo es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han tenido el Activo, Pasivo y Capital contable por las operaciones efectuadas durante el ejercicio. Modificaciones del Activo y del Pasivo que aumentan el Capital contable: El capital contable aumenta en los siguientes casos: a) Cuando aumenta el activo b) Cuando disminuye el pasivo Modificaciones del Activo y el Pasivo que disminuye el Capital contable: El capital contable disminuye en los siguientes casos: a) Cuando disminuye el activo b) Cuando aumenta el pasivo De las modificaciones anteriores, surgieron los siguientes casos en que el capital contable aumenta o disminuye: Casos en que aumenta el capital contable

1. Cuando aumenta el activo solamente 2. Cuando disminuye pasivo solamente 3. Cuando aumenta el activo y disminuye el pasivo 4. Cuando aumenta el activo en mayor proporción que el pasivo 5. Cuando disminuye el pasivo en mayor proporción que el activo

Casos en que disminuye el capital contable

1. Cuando disminuye el activo solamente 2. Cuando aumenta el pasivo solamente 3. Cuando disminuye el activo aumenta el pasivo 4. Cuando disminuye el activo en mayor proporción que el pasivo 5. Cuando aumenta el pasivo en mayor proporción que el activo

IV. Estado de pérdidas y ganancias o Estado de resultados Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio. La primera parte al elaborarlo consiste en analizar todas las operaciones relativas a la compra-venta de mercancías hasta determinar la utilidad o pérdida de ventas, o sea, la diferencia entre el precio de costo y el de venta de las mercancías vendidas. Para determinar la utilidad o pérdida de ventas es necesario conocer los siguientes resultados:

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- Ventas netas - Compras totales o brutas - Compras netas - Costo de ventas Fórmulas para la primera parte del estado de pérdidas y ganancias:

Ventas totales menos Devoluciones sobre ventas menos Descuentos sobre ventas igual Ventas netas

Compras más Gastos de compra igual Compras totales menos Devoluciones sobre compras menos Descuentos sobre compras igual Compras netas más Inventario inicial menos Inventario final igual Costo de ventas

Ventas netas menos Costo de ventas igual Utilidad en ventas (Utilidad bruta)

La segunda parte consiste en analizar detalladamente los gastos generales de operación, así como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio y determinar el valor neto que debe restarse de la utilidad bruta, para obtener la utilidad o la pérdida líquida del ejercicio. Para determinar la utilidad o la pérdida neta del ejercicio es necesario conocer los siguientes resultados: - Gastos generales - El valor neto entre otros gastos y otros productos - El valor neto entre gastos financieros y productos financieros - Impuestos a la utilidad Fórmulas para la segunda parte del estado de pérdidas y ganancias:

Utilidad bruta o en ventas menos Gastos de venta menos Gastos de administración menos Otros gastos más Otros productos menos PTU del ejercicio menos Gastos financieros más Productos financieros igual Utilidad o pérdida antes de impuestos menos ISR igual Utilidad o pérdida neta

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V. La cuenta, movimientos y saldos Cuenta: Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos del activo, pasivo y del capital. Nombre de la cuenta: El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla. Clasificación de las cuentas: Las cuentas se clasifican en tres grupos que son: - Cuentas del activo. - Cuentas del pasivo. - Cuentas del capital. Cuentas del activo: Las cuantas del activo son las que controlan bienes y derechos propiedad de la empresa. Cuentas del pasivo: Las cuentas del pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. Cuentas del capital: Las cuentas del capital son las que controlan tanto las utilidades así como las pérdidas del negocio. Debe: Es la columna que se encuentra en la parte izquierda. Haber: Es la columna que se encuentra en la parte derecha. Cargar o debitar: Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta Abonar o acreditar: Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.

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Movimientos de una cuenta: Movimiento deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta. Movimiento acreedor: Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta. Saldo de una cuenta: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos: Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor. Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor. Cuenta saldada o cerrada: Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales.

VI. Registro de operaciones Reglas o principios:

1. Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotación en el debe.

2. Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotación en el haber.

3. La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotación en el haber. Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se debe cargar. En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar. Principios que deben observarse: a) Los aumentos del activo se cargan b) Las disminuciones del activo se abonan c) Los aumentos del pasivo se abonan d) Las disminuciones del pasivo se cargan e) Los aumentos del capital se abonan f) Las disminuciones del capital se cargan

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Reglas del cargo y del abono: Se debe cargar: - Cuando aumenta el activo - Cuando disminuye el pasivo -Cuando disminuye el capital Se debe abonar: - Cuando disminuye el activo - Cuando aumenta el pasivo - Cuando aumenta el capital Conclusiones de las reglas del cargo y del abono:

1. Las cuentas del activo empiezan con un cargo, aumentan cargándolas, disminuyen abonándolas, y su saldo es deudor.

2. Las cuentas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonándolas, disminuyen cargándolas y

su saldo es acreedor.

3. La cuenta del capital empieza con un abono, aumenta abonándola, disminuye cargándola, y su saldo por lo general es acreedor.

4. Las cuentas del capital o de resultados; gastos de venta y gastos de administración, siempre se

cargan y, por tanto, su saldo será deudor.

5. Las cuentas del capital o de resultados; gastos y productos financieros y otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar y, por tanto, su saldo podrá ser deudor o acreedor.

Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones: Para registrar las operaciones, en primer lugar se deben analizar, es decir, se debe determinar la variación que sufren las cuentas afectadas y, después, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono. Modo de expresar correctamente los asientos de diario: Para distinguir la contraposición que guarda la cuenta de cargo como respecto de la de abono a esta última se le antepone en forma expresa, no escrita. Observaciones que se aplican a las alteraciones del balance: 1.- A todo aumento del activo corresponde:

a) Una disminución en el activo mismo b) Un aumento en el pasivo c) Un aumento en el capital

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2.- A toda disminución del pasivo corresponde:

a) Una disminución en el activo b) Un aumento en el pasivo mismo c) Un aumento en el capital

3.- A toda disminución de capital corresponde:

a) Una disminución en el activo b) Un aumento en el pasivo c) Un aumento en el mismo capital

Partida doble: La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma del pasivo como el capital. Balanza de comprobación: Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La balanza de comprobación se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparación de la balanza de comprobación que se presenta a fin de año. La balanza de comprobación debe contener los siguientes datos:

1. Nombre del negocio 2. Nombre del documento, o sea, balanza de comprobación 3. Folio del mayor de cada cuenta 4. Nombre de las cuentas 5. Movimientos deudor y acreedor de las cuentas 6. Saldo deudor y acreedor de las cuenta

En la balanza de comprobación deben aparecer los movimientos de las cuentas que estén saldadas. Al formular la balanza de comprobación y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, como así los de debe y haber, tomando en cuenta que los saldos y movimientos pueden ser diferentes. Errores en la balanza de comprobación:

1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobación

2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor

3. Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del mayor.

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4. Haber cargado o abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario.

5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en los asientos de

diario.

6. Haber registrado en las cuentas del mayor únicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos de diario.

Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobación:

1. Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario.

2. Haber cargado una cuenta en lugar de otra.

3. Haber abonado.