Conceptos básicos de una consultaAsistentes pArA búsquedA de no coincidentes. Esta consulta busca...

141Conceptos básicos de una consulta

Conceptos básicos de una consulta

Contenido

ConsultaTipos de consultas

Utilidad de las consultasCreación de consultas utilizando el asistente

Crear consultas con el diseñador

142 Estructura de base de datos

ConCeptos básiCos de una Consulta

Una de las ventajas de manejar una base de datos, es la de poder obtener la información que desea ordenada tal como la necesita. Para aprovechar este potencial real de la base de datos se hace a través de las consultas.

Por mencionar algunos ejemplo por medio de la consulta se podrán obtener:

Los datos de los clientes de una ciudad determinada.

Todos los productos de una determinada marca.

Los nombres de los vendedores del mes.

En este capítulo tendremos la oportunidad de realizar consultas con la información almacenada en una base de datos.

Consulta.

Las consultas en Access se utilizan para ver, modificar y analizar datos de diferentes maneras; una consulta también es conocida como Query o Filtro. A la consulta la podemos definir como la selección de información que cumple con una serie de criterios.

En Access se pueden crear diferentes tipos de consultas para obtener la información de una base de datos.

tipos de Consultas.

La creación de las consultas se hace para satisfacer las necesidades de los usuarios de una base de datos. Access ofrece diferentes tipos de consultas, donde cada una de ellas nos da carac-terísticas diferentes para mostrar la información de una base de datos. Los tipos de consultas son:

Consultas de selección. Son las consultas más utilizadas en Access. Este tipo de con-sultas obtienen los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de parámetros. Al ejecutar este tipo de consulta, se visualiza un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios (son condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.

Consultas de tablas de referencia cruzada. Con esta consulta se calculan y reestructu-ran los datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias


cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información:uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

Consultas de acción. Es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción.

Consulta de actualización. Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clien-tes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.

Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tablas son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

Consultas SQL (Structured Query Language). Es una consulta creada con una ins-trucción SQL cadena o instrucción de SQL. Puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado SQL para consultar, actualizar y administrar base de datos relacio-nales, como Access.

utilidad de las Consultas.

Las consultas creadas en Access dan una gran felixibilidad al manejo de la información alma-cenada en una base de datos y se podrán utilizar en:

Seleccionar campos. Las consultas permiten establecer que campos se desean vi-sualizar, sin necesidad de incluir todos los campos de una tabla. Por ejemplo se podría ver solamente los nombre sy teléfonos de una agenda personal omitiendo direcciones y demás datos adicionales que contiene una tabla.

Seleccionar registros. Se establecen criterios que deben cumplir los registros para que se incluyan en la hoja de respuesta de la consulta. Quizás solamente desea ver los registros que se hayan realizado en un rango de fechas específico.

Ordenar registros. Se puede ver la información organizada de una manera determinada. Por ejemplo puede visualizar los datos de la agenda personal organizada alfabéticamente, por fecha de nacimiento o por ciudad según lo requiera.

Obtener datos de varias tablas. Una consulta puede corresponder a una preguntasobre datos de más de una tabla y visualizar los resultados en una sola hoja de datos.


Realizar cálculos. Permite la creación de campos calculados, que almacenen el valor de un cálculo. Por ejemplo para obtener el importe de la venta se crea un campo calculado que realiza la multiplicación del precio por la cantidad de artículos vendidos.

Usar consultas como origen de datos para formularios, informes y otras consultas. Para seleccionar solo los datos que deben aparecer en un formulario o informe, se crea una consulta de selección y utilizarla como origen de datos del formulario o informe. Por ejemplo si usted desea obtener el estado de cuenta de un cliente, puede crear una consulta de selección que le permita visualizar solamente la información correspondiente al cliente y crear su formulario o informe. Y cada vez que se visualice el formulario o se imprima el informe, éste obtendrá la información actualizada de la consulta. También se podrán agregar o modificar datos desde el formulario o la consulta.

Modificar datos de las tablas. Las consultas de acción pueden actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros simultáneamente. También se pueden utilizar para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de un grupo de tablas existentes. Por ejemplo se tiene una tabla con las ventas diarias de un negocio, usted podrá crear una consulta para crear otra tabla más que almacene el histórico de las ventas y de esta manera depurar la tabla de ventas diarias para hacer más ágil la utilización de la información almacenada en la base de datos.

CreaCión de Consultas utilizando el asistente.

Las consultas se pueden crear con la ayuda de los asistentes para consultas. Recordemos que un asistente nos indica paso a paso los procesos que debemos seguir para la creación de un objeto en Access, de está forma los asistentes para consultas aceleran el proceso del diseño de una consulta.

En el caso de las consultas existen varios tipos de asistentes para consultas:

Asistente para consultas sencillas.

Asistente para consultas de tablas de referencia cruzada.

Asistente para búsqueda de duplicados.

Asistente para búsqueda de no coincidentes.

Asistentes pArA consultAs sencillAs.Este asistente es utilizado para la creación de consultas de selección, donde usted especifica

que campos desea ver por medio de la consulta y le permite establecer los criterios que deben cumplir los registros para poder ser visualizados a través de la consulta.

Para crear consultas sencillas realice:

1) Abra la base de datos donde desea crear la consulta.

2) Seleccione [Menú Insertar | Comando Consulta].


3) Seleccione la opción Asistente para consultas sencillas y elija el botón Aceptar.

4) Seleccione la tabla que desea establecer como origen de datos en la opción Tablas / Consultas.

5) Seleccione los campos que desea ver en su consulta y elija el botón Siguiente.

6) Escriba el título de la consulta y seleccione si desea abrir o modificar su consulta. Una vez realizado este paso seleccione el botón Finalizar.

Al finalizar el proceso del asistente para consultas sencillas el resultado obtenido es:


Asistente pArA consultAs de tAblAs de referenciA cruzAdA.Este asistente nos presenta la información en un formato compacto y resumido que hace más

fácil la interpretación de los resultados de la consulta.

Para crear consultas de tabla de referencia cruzada realice:



3) Seleccione la opción Asist. consultas de tabla ref. cruzadas y elija el botón Aceptar.

4) Seleccione la tabla que desea establecer como origen de datos y elija el botón Siguiente.

5) Seleccione los campos que desea visualizar en los registros de la tabla y elija el botón Siguiente.


6) Seleccione el campo que desea utilizar como título de las columnas y elija el botón Siguiente.

7) Seleccione que número se desea calcular para cada intersección de fila y columna. Y elija el botón Siguiente.



Al finalizar el proceso del asistente para consultas de tablas de referencia cruzada el resultado obtenido es:

Asistentes pArA búsquedA de duplicAdos.Esta consulta realiza la búsqueda de registros duplicados existentes en una tabla o consulta

seleccionada.

Para crear consultas de búsqueda de duplicados realice:



3) Seleccione la opción Asistente para búsqueda de duplicados y elija el botón Aceptar.



5) Seleccione los campos que desea que contenga información duplicada y elija el botón Siguiente.




Al finalizar el proceso del asistente para búsqueda de duplicados el resultado obtenido es:

Asistentes pArA búsquedA de no coincidentes.Esta consulta busca registros de una tabla que no tienen registros relacionados en otra tabla.

Por ejemplo, puede encontrar los clientes que no tienen un expediente.

Para crear consultas de búsqueda de no coincidentes:



3) Seleccione la opción Asistente búsqueda de no coincidentes y elija el botón Aceptar.



5) Seleccione la tabla que contiene los registros relacionados y elija el botón Siguiente.

6) Seleccione los campos coincidentes de ambas tablas y elija el botón Siguiente.




Al finalizar el proceso del asistente para búsqueda de no coincidentes el resultado obtenido es:

En los 4 tipos de consultas que se pueden crear a través de un asistente; también se tiene la oportunidad de modificarlas de forma manual, para ello tendría que hacer uso del diseñador de consultas.

proceso pArA Abrir y ejecutAr unA consultA Al mencionar el termino ejecutar hacemos referencia a la obtención de los resultados de la

consulta una vez que haya sido terminada.

Para ejecutar la consulta desde la ventana de la base de datos realice:

1) Verifique que este activa la base de datos donde se encuentra definida la consulta que desea ejecutar.

2) Seleccione [Menú Ver | Comando Objetos de la base de datos | Opción Consultas].

3) Seleccione el nombre de la consulta que desea ejecutar.

4) Seleccione el botón Abrir de la barra de herramientas que se encuentra ubicada en la ventana de la base de datos.

Cuando se visualiza el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas)


praCtiCa.

En esta practica se retomará el caso de la tienda «La Abarrotera» donde se creo la base de datos «Tienda» para llevar el control de las ventas diarias.

Se desean crear una serie de consultas que permitan manejar la información de la base de datos para tomar decisiones oportunas. Las consultas que se deben crear son:

consultAs sencillAs

Consulta para obtener las ventas de un tipo de artículos en especial. Para esta consulta haremos uso del asistente para consultas de selección. El procedimiento que debe realizar es:

1) Abra la base de datos «Tienda».


3) Seleccione la opción Asistente para consultas sencillas y elija el botón Aceptar.

4) Seleccione la tabla «Ventas» en la opción Tablas / Consultas.

5) Seleccione los campos Código, Descripción y Precio y elija el botón Siguiente.

6) Escriba el título de la consulta «Catalogo de artículos» y seleccione la opción Abrir para ver la información. Una vez realizado este paso seleccione el botón Finalizar.

Al realizar este procedimiento el resultado obtenido podrá ser modificado en el diseñador de consultas.


consultA de tAblAs de referenciA cruzAdA.Otra necesidad de la tienda es obtener un resumen de las ventas efectuadas cada día, detallada

por los artículos que se venden en la tienda. Para tal efecto se creara una consulta de tablas de referencia cruzada. Para realizar esta consulta haga el siguiente procedimiento:



3) Seleccione la opción Asist. consultas de tabla ref. cruzadas y elija el botón Aceptar.

4) Seleccione la tabla «Ventas» y elija el botón Siguiente.

5) Seleccione los campos Código y Descripción. Una vez seleccionados elija el botón Siguiente.

6) Seleccione el campo «Fecha» para utilizarlo como título de las columnas y especifi-que el intervalo Fecha para que la consulta se haga por día. Una vez establecidas las características de la fecha elija el botón Siguiente.

7) Seleccione el campo Cantidad y el cálculo Suma para obtener el total de artículos vendidos por día. Y elija el botón Siguiente.

8) Escriba el título de la consulta «Ventas diarias» y seleccione la opción Ver la consulta. Una vez realizado este paso seleccione el botón Finalizar.

El resultado de este procedimiento nos permite obtener la información de la siguiente forma:

consultA de búsquedA de duplicAdos.Por ultimo se desea obtener un detalle de cuantas ventas fueron realizadas de cada artículo,

para este proceso se hará uso de las consultas de búsqueda de duplicados. La búsqueda de duplicados se hace de la siguiente forma:



3) Seleccione la opción Asistente para búsqueda de duplicados y elija el botón Aceptar.

4) Seleccione la tabla «Ventas» y elija el botón Siguiente.

5) Seleccione el campo Código (este campo se utiliza para hacer la búsqueda de la información duplicada) y elija el botón Siguiente.

6) Seleccione los campos Descripción, Unidad, Precio, Cantidad y Fecha. Una vez seleccionados los campos elija el botón Siguiente.

7) Escriba el título de la consulta «Detalle de ventas por artículo» y seleccione la opción Ver los resultados. Una vez realizado este paso seleccione el botón Finalizar.


Crear Consultas Con el diseñador.

El diseñador de consultas permite diseñar consultas acorde a las necesidades del usuario, en otras palabras se crean las consultas partiendo de cero. Los elementos de la ventana del diseñador de consultas son:

pArtes que conformAn el diseñAdor de consultAs.El diseñador de consultas esta compuesto de una serie de elementos, donde cada uno de

ellos tiene una función especifica para la creación de las consultas en Access.

1) Campo. Fila donde se especifica el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

2) Tabla. Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos será útil cuando defi-namos consultas basadas en varias tablas.


3) Orden. Sirve para ordenar las filas del resultado.

4) Mostrar. Esta casilla de verificación permite establecer si el campo aparecerá en la consulta. Si la casilla se encuentra activa el campo se mostrará en el resultado en caso de que no se encuentre activa este campo no será mostrado en el resultado.

5) Criterios. En esta fila se especifican condiciones que deben cumplir los registros para poder aparecer en el resultado de la consulta.

6) O. Esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones para establecer los criterios de búsqueda.

procedimiento pArA creAr consultAs con el diseñAdor.Al utilizar las consultas con el diseñador debe realizar una serie de pasos que a continuación

describiremos.

Para crear una consulta con el diseñador debe realizar:



3) Seleccione la opción Vista de diseño y elija el botón Aceptar.

4) Seleccione la ficha Tablas y elija la tabla que desea establecer como datos origen. Unas realizado este paso elija el botón Agregar. Esta paso se repite según el número de tablas que desee agregar a su consulta.

5) Seleccione el botón Cerrar una vez que se hayan agregado las tablas al diseñador de consultas.


Para agregar campos a la consulta realice lo siguiente:

1) Arrastre el campo de la lista de campos y ubíquelo en la primer columna vacía de la cuadrícula del diseñador.

De esta manera agregara todos los campos que desee manejar en su consulta.

Para agregar campos calculados a una consulta realice:

1) Seleccione la columna donde desea agregar su campo calculado.

2) Escriba la expresión matemática respetando la siguiente sintaxis.

Por ejemplo para calcular importe de los artículos vendidos el campo calculado se escribirá de la siguiente manera:


Para guardar la consulta realice:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar como]. Se visualiza el cuadro de dialogo Guardar como.

2) Escriba el nombre de la consulta en la opción Guardar consulta.

3) Seleccione la forma como desea guardar su consulta en la opción Como.

4) Seleccione el botón Aceptar.

Para cerrar una consulta realice:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar].

Para modificar una consulta seleccione el nombre de la con-sulta y en seguida el botón que se encuentra en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.


praCtiCa.

En la tienda «La Abarrotera» se desea crear una consulta que permita hacer el calculo del importe, IVA y el total a pagar. Para realizar estos cálculos se tomo la decisión de crear una consulta desde la vista de diseño. Dicha consulta debe contener los siguientes campos:

Código del artículo.

Descripción del artículo.

Unidad de medida.

Fecha de registro de la venta.

Precio del artículo.

Cantidad de artículos vendidos.

Los campos calculados que se desean manejar son:

El importe de la venta, este valor se obtiene con la multiplicación del precio por la cantidad.

El IVA es el valor correspondiente al 15% del importe de la venta. Y se obtiene realizando la multiplicación del importe por 0.15.

El total a pagar se obtiene al sumar el resultado del importe mas el resultado del IVA.

Para crear su consulta en Access realice el siguiente proceso:



3) Seleccione la opción Vista de diseño y elija el botón Aceptar.

4) Seleccione la ficha Tablas y elija la tabla «Ventas» como datos origen. Una vez realizado este paso elija el botón Agregar.

5) Seleccione el botón Cerrar una vez que se hayan agregado las tablas al diseñador de consultas.


Una vez que se encuentra en la vista de diseño, el siguiente proceso es agregar los campos de la tabla «Ventas» a la consulta. Para agregarlos realice los siguientes pasos:

1) Seleccione los campos Código, Artículo, Unidad, Precio, Cantidad y Fecha. Ya selec-cionados arrástrelos hacia la primer columna vacía de la cuadrícula del diseñador.

Para seleccionar todos los campos al mismo tiempo haga clic sobre el campo Código y presione las teclas [Shift + Flecha Abajo] hasta que se seleccionen los campos indicados.

El siguiente procedimiento es agregar los campos calculados descritos en párrafos anteriores. Las expresiones que se deben escribir en Access para los campos calculados son:

1) Campo calculado del importe. La expresión que debe escribir en Access para calcular el importe de la venta es:

2) Campo calculado del IVA. La expresión que debe escribir en Access para calcular el IVA de la venta es:

3) Campo calculado del total. La expresión que debe escribir en Access para calcular el total de la venta es:


El procedimiento para agregar un campo calculado es el siguiente:

1) Seleccione la columna posterior a donde se encuentra el campo Fecha. En esta columna se agrega el campo calculado del Importe.

2) Escriba la expresión matemática correspondiente al Importe.

3) Seleccione la columna posterior a donde se encuentra el campo calculado Importe. En esta columna se agrega el campo calculado del IVA.

4) Escriba la expresión matemática correspondiente al IVA.

5) Seleccione la columna posterior a donde se encuentra el campo IVA. En esta columna se agrega el campo calculado del Total.

6) Escriba la expresión matemática correspondiente al Total.

Una vez creados y agregados los campos de la tabla «Ventas» y creados los campos calcu-lados Importe, IVA y Total; debe guardar su consulta. Para guardar la consulta realice lo siguiente:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar como].

2) Escriba el nombre de la consulta «Venta_calculo» en la opción Guardar consulta.

3) En la opción Como seleccione Consulta.

4) Seleccione el botón Aceptar.

Al guardar su consulta el siguiente proceso es cerrar la consulta. Para cerrar la consulta realice lo siguiente:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar].

Con esta serie de procesos usted ha creado una consulta desde la vista de diseño. Para culminar con esta practica, utilizaremos la consulta como dato origen para la creación de un formulario desde el asistente para formularios. El procedimiento a seguir es:

1) Verifique que se encuentre activa la base de datos «Tienda».

2) Seleccione [Menú Insertar | Comando Formulario].


3) Seleccione la opción Asistente para formularios y elija el nombre de la consulta «Ventas_calculo». Una vez realizado este paso elija el botón Aceptar.

4) Seleccione todos los campos de la consulta y elija el botón Siguiente.

5) Seleccione el tipo de distribución que desea para su formulario y elija el botón Siguiente.

6) Seleccione el estilo que desea aplicar a su formulario y elija el botón Siguiente.

7) Escriba el titulo del formulario «Ventas finales» y seleccione la opción Abrir el formulario para ver o introducir información. Una vez establecido el titulo y seleccionada la forma de ver su formulario elija el botón Finalizar.


resumen.

En este capítulo donde tratamos el tema de consultas usted aprendió a manejar las diferentes consultas que se pueden crear en Access. Los temas tratados en este capítulo fueron:

Definir el concepto de consulta.

Identificar los diferentes tipos de asistentes para consultas que maneja Access.

Realizar el procedimiento para crear consultas a través de los asistentes.

Crear consultas desde la vista de diseño.

Crear campos calculados en las consultas.

mida sus ConoCimientos.

1) A la selección de información de una base de datos que cumple con una serie de criterios se le conoce como:

a) Consulta b) Formulario c) Tabla

2) Escriba el nombre de 2 asistentes para crear consultas :

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3) En una consulta se pueden crear campos calculados:

Falso Verdadero

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