Conceptos generales sobre presupuesto

1. PRESUPUESTO

INTRODUCCION

Los presupuestos constituyen una de las principales herramientas de planeacion y control, por lo tanto es importante conocer cual es la implicación de los mismos en la direccion de una empresa y las ventajas o desventajas que se derivan del diseño e implementacion de un plan presupuestario.

GENERALIDADESEl punto de partida del proceso de planeación de utilidades es el diagnostico de los factores externos e internos que pueden afectar negativamente o positivamente las estrategias, los programas, los proyectos de inversión y las políticas que se vayan a establecer en cada área funcional.

GENERALIDADES

El diagnostico externo se basa en precisar los factores del entorno que pueden incidir sobre el futuro de la organización, entre los cuales se puede destacar las políticas gubernamentales en los campos monetarios, salarial, fiscal y de comercio exterior.

GENERALIDADESOtros factores que pueden incidir son:• las tendencias de los fenómenos económicos (inflación, devaluación y costo del dinero).•Las actitudes de la competencia.•Las políticas de comercialización implantadas por los proveedores.

GENERALIDADES

•El diagnostico permitirá conocer los aspectos favorables que conviene aprovechar y los aspectos desfavorables que hay que contrarrestar.

GENERALIDADESEl diagnostico interno determina las debilidades y las fortalezas que tiene la empresa para competir y estudiar variables como:

Precio, Calidad de sus productos o servicios, Naturaleza de servicio al cliente Grado de actualización tecnológica Posicionamiento mercantil Situación financiera Opinión de los inversionistas e instituciones

financieras con las que podría manejar posibles operaciones de endeudamiento.

GENERALIDADESLas conclusiones aportadas por los diagnósticos interno y externo constituirán la plataforma para definir:El futuro de la organizaciónTrazar planes de desarrolloEstablecer estrategias competitivasSeleccionar el camino de crecimiento mas conveniente (intensivo, integrado o diversificado)Buscar el pleno empleo de los recursos económicos disponibles y viables de conseguir.

GENERALIDADES

Como los planes no son de modo alguno inflexibles y se exige la comparación permanente de los pronósticos y las realizaciones, una vez se ponga en marcha el proceso del planeamiento debe complementarse con una auditoria.

GENERALIDADESEsta auditoria conllevaría a concluir que:•La planeación y el control financiero como parte de la planeación estratégica se materializan por medio de un presupuesto.•El presupuesto es un completo plan financiero diseñado para orientar al empresario hacia la consecución de las metas propuestas.

UBICACIÓN DEL PRESUPUESTO EN EL TIEMPO

Los datos históricos son trascendentales para la elaboración del presupuesto, ya que, por ejemplo, la evolución de las ventas, dada en valores absolutos o porcentuales puede constituir un parámetro que se debe considerar en la proyección de las ventas para periodos futuros.


El presupuesto implica materializar los planes empresariales en información cuantitativa y monetaria, es igualmente el cimiento de los estados financieros proyectados y representa la base para la toma de decisiones, por cuanto permite prever las condiciones económicas de la empresa.


Condiciones económicas:EndeudamientoLiquidezRotación Fondos invertidosNaturaleza transacciones financieras


En la elaboración del plan presupuestal siempre debemos ubicarnos en tres momentos en el tiempo:

1. El pasado (Información Histórica)

2. El Presente (analizar y evaluar lo pasado)

3. Futuro (Presupuesto, es decir se establecen metas y objetivos a cumplir).

DEFINICION

Los presupuestos datan del siglo XVIII, cuando empezaron a ser utilizados para presentar los gastos del Reino en Gran Bretaña, al igual que se establecían algunas pautas de ejecución y control.En la segunda década del siglo XIX los presupuestos fueron adoptados en Francia y Estados Unidos como elemento controlador del gasto publico.

DEFINICION

Solo hasta la segunda decada del siglo XX empezaron a ser utilizados por la empresa privada, ya que comenzaron a notar los beneficios que se podian obtener en cuanto al control de costos y gastos y a la planeacion de las utilidades.

DEFINICION

En la actualidad los beneficios de utilizar un plan presupuestal son muy evidentes, debido a que suministra información concerniente a la liquidez y solvencia de la empresa, ayuda a detectar problemas relacionados con el manejo de los recursos monetarios y a la formulación de políticas relacionadas con los mismos.

DEFINICION

La palabra presupuesto se deriva del vocablo frances bouggete, que significa “bolsa”, posteriormente se adopta del ingles el termino budget, que equivale en español a “presupuesto”.

DEFINICION

La palabra presupuesto esta conformada por el prefijo pre, que significa “antes de”, y del sufijo supuesto, que significa “hecho”. Por lo tanto, presupuesto literalmente significaría “antes de hecho”

DEFINICION“Un presupuesto es la estimación programada, en forma sistemática; de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por una organización, en un periodo determinado” (Cristóbal del Río).Un presupuesto es un método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control” (Glenn Welsch).

IMPORTANCIA

La existencia del presupuesto tiende a convertirse en un fin y no en un medio que facilite la gestión administrativa.Ya que toda la empresa se vuelca hacia la preparación del presupuesto y se olvidan de las labores primordiales. Mas grave aun, es cuando la administración se convierte en un esclavo del presupuesto.

IMPORTANCIA

En cualquier tipo de empresa, la eficiencia y productividad de la administración se deben manifestar en las utilidades y en la creación de valor en el negocio; esto es posible en la medida que en la empresa se reduzcan los inventarios, se creen nuevos negocios, se reduzcan los desperdicios, haya una mayor rotación de la cartera y se eliminen los activos improductivos.

IMPORTANCIA

Lo anterior se puede lograr en la medida que se desarrolle un buen proceso de planeación y control, y uno de los recursos que se puede disponer es el presupuesto, ya que solamente mediante su implantacion en una empresa se puede pensar sobre una base sólida en lograr:

IMPORTANCIA• Retornar a los socios un rendimiento

que justifique el costo del capital queesta sometido a riesgo.• Interrelacionar las funciones de venta,

producción, compras y finanzas en procura de la consecución de los objetivosEmpresariales.• Fijar politicas y estrategias para el

cumplimiento de las mismas y controlar que se cumplan.

VENTAJAS1.Permite determinar si la empresa

dispone de los recursos requeridos para el desarrollo de las actividades planeadas, y en caso de no ser así, permite visionar posibles alternativas para la consecución de los mismos.

2.Suministra información financiera que permite adoptar las decisiones que potencialmente lleven a la empresa a obtener mejores resultados.

3.Facilita la actividad de control que se debe desarrollar en la empresa.

VENTAJAS4.Permite ejercer un mejor control de

los estándares de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación, debido a que estos sirven como base para la elaboración del presupuesto.

5.Permite ponderar el valor de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa y que se relacionan con la actividad presupuestal.

6.Permite trabajar con costos promedios.

VENTAJAS7.Permite tener claridad en cuanto a las

metas sobre ingresos, costos y gastos que debe cumplir cada departamento de la empresa.

8.Permite realizar una adecuada planeación y control de los costos de producción y de los gastos operativos de la empresa.

9.Permite analizar las variaciones que se presenten entre los costos presupuestados y los costos realmente incurridos en un determinado periodo, con la finalidad de hacer los ajustes requeridos en el plan presupuestal.

DESVENTAJAS1.Los presupuestos tienen un alto

grado de subjetividad, debido a que siempre se preparan de acuerdo con la visión que los encargados de prepararlos tengan sobre las diferentes variables del entorno que intervienen o que tienen injerencia en el mismo.

2.Su implantacion es costosa y requiere tiempo, por lo cual los resultados que se deriven del mismo no son inmediatos.

DESVENTAJAS

3.Requiere del compromiso de todos los estamentos de la empresa para que pueda funcionar, lo cual no siempre es posible.

4.Algunos administradores los ven como una camisa de fuerza y se empeñan en cumplir las metas presupuestadas con exactitud; esta inflexibilidad no les permite explorar nuevas alternativas financieras u operacionales.

LOS PRESUPUESTOS Y SU RELACION CON LAS FUNCIONES

ADMINISTRATIVASA.Planeación: El presupuesto por si

solo es un plan cuantitativo que anticipa las acciones que deben desarrollarse, aunque los resultados que se obtengan dependerán de la calidad de la información histórica, tanto financiera como estadística, ya que a partir de estos resultados pasados proyectar los resultados futuros. Es importante recalcar que las acciones que se emprendan deben estar acordes con los objetivos corporativos


ADMINISTRATIVASB.Organización: Después de haber

establecido los objetivos generales de la empresa, se deben formular los objetivos de cada área funcional. Lo anterior facilita determinar el desarrollo de las actividades para cada área y el alcance de los objetivos particulares. Además permite un verdadero engranaje entre todas las funciones, como consecuencia de la interdependencia entre las diferentes áreas de la compañía.


ADMINISTRATIVASC.Coordinación: Contribuye a lograr

el equilibrio en la elaboración de los presupuestos, ya que para elaborar el presupuesto de un área es necesario tomar información de las otras áreas, en virtud de la interdependencia.

D.Dirección: El presupuesto es una herramienta importante en la toma de decisiones y cumplimiento de políticas y visionar las actividades de la empresa.


ADMINISTRATIVASE.Control: La acción controladora de

los presupuestos es innegable, es el mecanismo que permite comparar lo presupuestado con lo ejecutado, y da pie al análisis de las variaciones que se hayan presentado con la finalidad de adoptar las medidas correctivas. El presupuesto permite adoptar soluciones a tiempo, es decir antes que sean irreversibles para la empresa.

INTRODUCCION A LA PLANEACION ESTRATEGICA

La globalización y la tecnología han dado lugar a un creciente aumento en la competencia a todos los niveles.Los cambios, no solo rápidos sino dramáticos, que se presentan en el entorno obligan a la administración de las empresas a pensar en forma estratégica.

PLANEACION ESTRATEGICALa planeación estratégica ha sido considerada como uno de los descubrimientos mas importantes de la Administración de Empresas en los últimos años. Años atrás la planeación estratégica no era tan necesaria como lo es actualmente, dado que los cambios que le plantea el entorno a las empresas es tan rápido, que estas no tienen tiempo de adaptarse a un cambio cuando nuevamente se deben implantar cambios en la organización.

PLANEACION ESTRATEGICALa investigación y el desarrollo son el pilar de la planeación estratégica y aseguran el futuro de la organización, orientándola hacia unas metas preestablecidas, es decir, planeadas.

La Planeación Estratégica es un proceso para fijar estrategias generales de acción que permitan alcanzar en el futuro las metas y objetivos que una organización se fija en el presente.

VENTAJAS PLANEACION ESTRATEGICA

• Mejora el funcionamiento de la organización debido a que la guía mas directamente al cumplimiento de su misión.

• Permite preparar a la organización para que enfrente con éxito un entorno cambiante y con menos costos futuros.

• Permite a los administradores reconocer las oportunidades seguras y riesgosas, y por consiguiente reduce los márgenes de error.

PLANEACION ESTRATEGICA

Un proceso de planeación debe tener las siguientes características:• Sencillo• Adaptable a todas las áreas• Estandarizado• Comprensible• Adaptable para el corto, mediano y largo plazo

• Cuantificado• Adaptable a las dimensiones estratégicas y operativas

PROPOSITOS DE LA PLANEACION

Planeación de la misión: Define cuales valores morales, éticos y económicos pretende alcanzar la organización, que filosofía seguir y cual representa el ultimo y mas alto objetivo de la misma con relación a sus mercados y productos.Planeación de objetivos materiales: Se refiere al tipo de bienes y servicios que se quieren producir, así como los volúmenes que se desean alcanzar.º


Planeación de objetivos formales: Hace relación al equilibrio entre los insumos y los resultados, es decir, si la empresa planea alcanzar mayores utilidades o si solamente desea cubrir sus costos.Planeación de la estructura: Para asegurar los objetivos anteriores, la planeación debe proponer una estructura adecuada: ¿Dónde va a producir, con que recursos y con que estructura tecnológica?


Planeación del proceso físico: Debe definirse el proceso material/físico. Esto se refiere a la coordinación existente entre el aprovisionamiento de los suministros, la transformación y venta de los bienes y servicios, para asegurar el financiamiento de los procesos.

COMPONENTES DEL PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA

MISION

ANALISISEXTERNO

ANALISIS DELDESEMPEÑO Y EXPECTATIVAS

ANALISISINTERNO

AGENDA ESTRATEGICAOBJETIVOS Y PROGRAMAS

DE ACCION AMPLIOS

PLANES DEEJECUCION

CONTROL DE LAEJECUCION


Misión: Es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la organización para conseguir los propósitos fundamentales, indica de manera concreta donde radica el éxito de la empresa.Análisis del desempeño y expectativas: Es el medio por el cual la empresa realiza un reconocimiento de su realidad interna, y comprende un análisis del desempeño de la misma en los últimos años en todas sus áreas, ventas, producción, finanzas, etc.


Análisis Externo: Es la identificación de los grupos estratégicos y el análisis de la competencia, la imagen de los productos y servicios de la empresa frente a los competidores. Se analizan las oportunidades y amenazas de la organización.Análisis Interno: Consiste en el análisis de la cadena de valor de la empresa en comparación con la de la competencia mas relevante. Se identifican Fortalezas y debilidades.


La agenda estratégica: Comprende la formulación de los planes de acción y los objetivos que respondan a las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades identificadas en la empresa.Planes de Ejecución: Hace referencia a la asignación de responsabilidades por la elaboración detallada de los proyectos estratégicos.


Control de la Ejecucion: Comprende las actividades de seguimiento del plan estrategico, las correcciones a la ejecucion, los ajustes a los planes de accion y administracion por consecuencias

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos pueden clasificarse desde diferentes puntos de vista; el orden de prioridades que se les de depende de las necesidades de los usuarios de los mismos:

1.Presupuestos según la flexibilidad2.Presupuestos según el periodo que cubran

3.Presupuestos Operativos4.Presupuestos Financieros5.Presupuestos del Sector Publico6.Presupuestos del Sector Privado


1. P

resu

pues

tos

segú

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fle

xibi

lidad

1.1. Presupuestos rígidos, estáticos o fijos

Estos presupuestos por lo general se hacen para un nivel únicode actividad. Este tipo de presupuesto no permite realizarajustes de acuerdo con las variaciones que se hayan presupuestados. Prácticamente al utilizarlos se esta realizandoun control por anticipado, desconociendo el entorno en que semueve la empresa.

1.2. Presupuestos flexibles o variables

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y son fácilmente adaptables a las condiciones económicas que se presenten. Permiten mostrar los ingresos costosy gastos acordes con el volumen de actividad de la Empresa.


2. P

resu

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segú

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n 2.1. Presupuestos a corto plazo

Son los que abarcan las operaciones de la empresa por un periodo de un año o menos.

2.2. Presupuestos a largo plazo

Por lo general cubren periodos entre dos a cinco años. Serecurren a este tipo de presupuestos cuando se planean proyectos de inversion para actualizacion de la tecnologia ampliacion de la capacidad instalada, expansion de mercados


3.

Pre

supu

est

os

Opera

tivos

Presupuesto de Ventas

Presupuesto de producción

Presupuesto de materiales

Presupuesto de mano de obra

Presupuesto de CIF

Presupuesto de gastos


4.

Pre

supu

est

os

fin

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s

4.1. Presupuestos de caja

Se construyen a partir de los ingresos pronosticados por concepto de ventas al contado, recaudo de ventas acrédito y otros valores de fácil realización. Consolida lasEntradas y salidas de fondos monetarios.

4.2. Presupuestos de erogaciones capitalizables

Controla las inversiones capitalizables relacionadas con activosfijos. Este presupuesto debe relacionar las inversiones destinadas a adquisición de planta y equipo, e igualmente esde gran utilidad al evaluar las diferentes alternativas de inversión y el requerimiento y disponibilidad de fondos monetarios en el tiempo.


5.Presupuestos del Sector Publico: Son los que preparan las entidades del Estado para cuantificar los recursos necesarios para el desarrollo normal de sus actividades. Estos presupuestos deben incluir los salarios de los funcionarios del sector publico, la inversión, la amortización de la deuda publica, gastos de funcionamiento y los desembolsos relacionados con obras de beneficio social.

6.Presupuestos del sector privado: Son los que utilizan las empresas particulares para el planeamiento de todas las actividades de la empresa.

ETAPAS EN LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Para elaborar un presupuesto consistente con los objetivos de la empresa es conveniente seguir las siguientes etapas en la elaboración del plan presupuestal:1.Preiniciación (diagnósticos interno y externo, objetivos, estrategias y políticas)

2.Elaboración del presupuesto3.Ejecución4.Control5.Evaluación

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